Συστήματα ATS και CRM: Ένας Απλός Οδηγός για Έξυπνη Πρόσληψη

Η πρόσληψη δεν ήταν ποτέ εύκολη. Οι εταιρείες λαμβάνουν εκατοντάδες βιογραφικά για μια μόνο αγγελία εργασίας, οι recruiters αφιερώνουν ώρες ταξινομώντας αιτήσεις, και οι υποψήφιοι συχνά παραπονιούνται για αργή ή μη ξεκάθαρη επικοινωνία. Για να το αντιμετωπίσουν αυτό, οι επιχειρήσεις στρέφονται σε ψηφιακά εργαλεία που κάνουν τη διαδικασία πρόσληψης πιο γρήγορη, εύκολη και αξιόπιστη. Δύο από τα πιο σημαντικά εργαλεία είναι τα συστήματα ATS και CRM.

Αυτές οι λύσεις αλλάζουν τον τρόπο που οι εταιρείες προσλαμβάνουν. Μειώνουν την χειροκίνητη εργασία, βελτιώνουν την εμπειρία του υποψηφίου, και παρέχουν στους διευθυντές δεδομένα για να λαμβάνουν πιο έξυπνες αποφάσεις. Αλλά τι ακριβώς είναι τα ATS και CRM, πώς διαφέρουν και γιατί πρέπει η εταιρεία σας να τα χρησιμοποιήσει; Ας τα αναλύσουμε με απλά λόγια.

Τι Είναι τα Συστήματα ATS και CRM;

Ένα ATS, ή Σύστημα Παρακολούθησης Υποψήφιων, είναι λογισμικό σχεδιασμένο για να διαχειρίζεται αιτήσεις εργασίας. Αντί να ανοίγουν χειροκίνητα κάθε βιογραφικό και να δημιουργούν ατελείωτα υπολογιστικά φύλλα, ένα ATS συλλέγει όλες τις αιτήσεις σε ένα σημείο, φιλτράρει τους υποψήφιους με βάση τις δεξιότητες ή την εμπειρία και προγραμματίζει ακόμη και συνεντεύξεις.

Ένα CRM, ή σύστημα Διαχείρισης Σχέσεων Υποψηφίων, επικεντρώνεται στην επικοινωνία. Παρακολουθεί τους υποψήφιους, ακόμη και εκείνους που δεν προσλήφθηκαν την πρώτη φορά, και βοηθά τους recruiters να παραμείνουν σε επαφή. Με το CRM, οι ομάδες HR μπορούν να στέλνουν emails παρακολούθησης, υπενθυμίσεις για νέες ευκαιρίες και ενημερώσεις σχετικά με τη διαδικασία πρόσληψης.

Όταν συνδυάζονται, αυτά τα συστήματα δημιουργούν μια πλήρη λύση πρόσληψης: το ATS χειρίζεται τη διαδικασία εύρεσης και φιλτραρίσματος υποψηφίων, ενώ το CRM διασφαλίζει τη συνεχιζόμενη επικοινωνία και οικοδόμηση σχέσεων.

Γιατί οι Επιχειρήσεις Χρειάζονται ATS και CRM

Κάθε επιχείρηση, ανεξάρτητα από το μέγεθος, χρειάζεται τα κατάλληλα άτομα για να αναπτυχθεί. Αλλά οι παραδοσιακές μέθοδοι πρόσληψης είναι πολύ αργές για τη σημερινή αγορά. Εδώ είναι μερικοί λόγοι για τους οποίους τα ATS και CRM έχουν σημασία:

1. Εξοικονόμηση χρόνου - Ένα ATS μπορεί να σκανάρει εκατοντάδες βιογραφικά σε δευτερόλεπτα. Ένα CRM μπορεί να στέλνει εξατομικευμένα μηνύματα αυτόματα, μειώνοντας τη χειροκίνητη εργασία.

2. Καλύτερη εμπειρία υποψηφίου - Οι υποψήφιοι λαμβάνουν γρηγορότερες απαντήσεις, σαφείς ενημερώσεις και πιο επαγγελματική επικοινωνία.

3. Πρόσληψη με βάση τα δεδομένα - Το ATS παρέχει αναφορές για την ταχύτητα πρόσληψης και τις πηγές των υποψηφίων. Το CRM παρακολουθεί πώς οι υποψήφιοι αλληλεπιδρούν με την εταιρεία σας.

4. Συνεργασία - Και τα δύο συστήματα συγκεντρώνουν πληροφορίες, κάνοντας εύκολη τη συνεργασία για τις ομάδες HR.

5. Χαμηλότερο κόστος - Με την κατάργηση περιττών εργασιών και τη μείωση του κινδύνου κακών προσλήψεων, οι επιχειρήσεις εξοικονομούν χρήματα.

Γιατί τα ATS και CRM Είναι Διαφορετικά αλλά Συμπληρωματικά

Αν και λειτουργούν μαζί, τα συστήματα ATS και CRM εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς:

• ATS = διαδικασία - Οργανώνει και αυτοματοποιεί τα βήματα της πρόσληψης.

• CRM = άνθρωποι - Βοηθά στην οικοδόμηση και διατήρηση σχέσεων με τους υποψηφίους.

Φανταστείτε το ATS ως μια μηχανή διαλογής και το CRM ως έναν διαχειριστή επικοινωνίας. Το ένα εξασφαλίζει ότι δεν θα πνιγείτε στα βιογραφικά, ενώ το άλλο διασφαλίζει ότι οι υποψήφιοι δεν αισθάνονται παραμελημένοι.

Επεξήγηση των Δυνατοτήτων του ATS

Ένα ATS διαθέτει ισχυρές δυνατότητες σχεδιασμένες για να απλοποιήσουν τη διαδικασία πρόσληψης:

• Διαλογή βιογραφικών - Φιλτράρει τους υποψήφιους με βάση δεξιότητες, εμπειρία ή λέξεις-κλειδιά.

• Ανάλυση - Δείχνει τον χρόνο πρόσληψης, τις καλύτερες πηγές υποψηφίων και τα ποσοστά επιτυχίας.

• Προγραμματισμός συνεντεύξεων - Βρίσκει αυτόματα κατάλληλες ώρες για τον recruiter και τον υποψήφιο.

• Ενσωμάτωση - Συνδέεται με πίνακες εργασίας, λογισμικό HR και ημερολόγια.

• Επικοινωνία - Στέλνει αυτοματοποιημένες ενημερώσεις στους υποψήφιους.

• Βαθμολόγηση υποψηφίων - Αναθέτει βαθμολογίες με βάση το πόσο καλά οι υποψήφιοι ταιριάζουν στον ρόλο.

Με αυτά τα εργαλεία, οι recruiters μπορούν να εστιάσουν λιγότερο στα έγγραφα και περισσότερο στους ανθρώπους.

Επεξήγηση των Δυνατοτήτων του CRM

Ένα σύστημα CRM προσθέτει την ανθρώπινη πλευρά στην πρόσληψη:

• Αυτοματισμός email - Στέλνει υπενθυμίσεις, ενημερώσεις εργασίας ή σημειώματα ευχαριστίας.

• Κατηγοριοποίηση - Ομαδοποιεί υποψηφίους με βάση τις δεξιότητες, τον κλάδο ή προηγούμενες αιτήσεις.

• Ετικέτες και σημειώσεις - Κρατά τα προφίλ οργανωμένα και αναζητήσιμα.

• Παρακολούθηση αλληλεπιδράσεων - Παρακολουθεί ποιοι άνοιξαν emails και απάντησαν.

• Μακροπρόθεσμες δεξαμενές - Αποθηκεύει πληροφορίες υποψηφίων για μελλοντικές προσλήψεις.

Αυτό διασφαλίζει ότι ακόμη κι αν ένας υποψήφιος δεν προσληφθεί σήμερα, μπορεί να ταιριάζει εξαιρετικά για αύριο.

Γιατί το ATS και το CRM Μαζί Είναι η Καλύτερη Επιλογή

Πολλές επιχειρήσεις αναρωτιούνται αν πρέπει να επιλέξουν ένα σύστημα ή το άλλο. Η αλήθεια είναι ότι η χρήση και των δύο είναι πολύ πιο ισχυρή.

Με το ATS, μπορείτε να διαχειρίζεστε γρήγορα τη ροή των αιτήσεων. Με το CRM, μπορείτε να καλλιεργείτε σχέσεις και να διατηρείτε θετική εικόνα εργοδότη. Μαζί, δημιουργούν μια ομαλή ροή: οι υποψήφιοι υποβάλλουν αίτηση, το ATS φιλτράρει, και το CRM διατηρεί την επικοινωνία ζωντανή μέχρι να εμφανιστεί ο κατάλληλος ρόλος.

Για παράδειγμα, αν ένας ειδικός marketing κάνει αίτηση αλλά δεν επιλεγεί, το ATS καταγράφει το προφίλ τους. Το CRM μπορεί αργότερα να τους υπενθυμίσει για μια νέα θέση, διατηρώντας τους συνδεδεμένους και ενδιαφερόμενους.

Πραγματικό Παράδειγμα

Ας φανταστούμε μια εταιρεία λιανικής που χρειάζεται 200 εποχιακούς υπαλλήλους. Χωρίς λογισμικό, οι recruiters αφιερώνουν εβδομάδες ελέγχοντας βιογραφικά και στέλνοντας emails.

Με το ATS, τα βιογραφικά φιλτράρονται σε λεπτά και μόνο οι κατάλληλοι υποψήφιοι απομένουν. Το CRM στέλνει αυτόματα ενημερώσεις, ορίζει συνεντεύξεις και κρατά τους υποψήφιους ενημερωμένους. Ως αποτέλεσμα, η εταιρεία προσλαμβάνει 200 άτομα μέσα σε λίγες ημέρες αντί για εβδομάδες, εξοικονομώντας χρήματα και μειώνοντας το άγχος για τους recruiters και τους υποψήφιους.

Τα Οφέλη για τους Υποψήφιους

Αυτά τα συστήματα δεν είναι χρήσιμα μόνο για τις εταιρείες — βελτιώνουν και την εμπειρία των υποψηφίων:

• Σαφής επικοινωνία και ενημερώσεις.

• Γρηγορότερες απαντήσεις μετά την υποβολή βιογραφικών.

• Πιο οργανωμένες συνεντεύξεις με λιγότερη αναμονή.

• Προσωπικά μηνύματα που αισθάνονται ανθρώπινα, όχι ρομποτικά.

• Πιο δίκαιες αξιολογήσεις βασισμένες σε δεδομένα, όχι μόνο σε προσωπικές κρίσεις.

Αυτό κάνει τους υποψηφίους πιο πιθανό να επανυποβάλουν αίτηση ή να συστήσουν την εταιρεία σας σε άλλους.

Τα Οφέλη για τις Ομάδες HR

Για τους διευθυντές HR και recruiters, τα ATS και CRM παρέχουν:

• Λιγότερο άγχος από τα χαρτιά.

• Καλύτερη συνεργασία με τα μέλη της ομάδας.

• Γρήγορη πρόσβαση στο ιστορικό υποψηφίων.

• Πιο σαφείς αναφορές επιδόσεων.

• Πιο ισχυρή φήμη ως επαγγελματική και οργανωμένη.

Το Μέλλον των ATS και CRM

Η τεχνολογία κινείται γρήγορα. Στο εγγύς μέλλον, τα ATS και CRM θα γίνουν ακόμη πιο έξυπνα:

• Σάρωση με βάση την τεχνητή νοημοσύνη - Τα συστήματα δεν θα ελέγχουν μόνο τα βιογραφικά αλλά θα προβλέπουν και την επιτυχία των υποψηφίων.

• Chatbots - Οι υποψήφιοι μπορεί να αλληλεπιδρούν με αυτοματοποιημένους βοηθούς για πιο γρήγορες απαντήσεις.

• Βαθύτερη ανάλυση - Πιο λεπτομερείς αναφορές για την απόδοση των υπαλλήλων μετά την πρόσληψη.

• Ισχυρότερη ενσωμάτωση - Σύνδεση των ATS και CRM με συστήματα προγραμματισμού, μισθοδοσίας και εκπαίδευσης.

Αυτές οι βελτιώσεις θα κάνουν την πρόσληψη ακόμα πιο ομαλή και αποδοτική.

Τα ATS και CRM στο Shifton

Η Shifton είναι κάτι περισσότερο από μια πλατφόρμα προγραμματισμού εργατικού δυναμικού. Συνδυάζοντας τις δυνατότητες ATS και CRM με τον προγραμματισμό βαρδιών, παρέχει στις επιχειρήσεις μια πλήρη λύση HR.

• Οι recruiters μπορούν να βρουν υποψηφίους με το ATS.

• Το CRM διασφαλίζει ότι παραμένουν συνδεδεμένοι με τους υποψηφίους.

• Τα εργαλεία προγραμματισμού της Shifton διευκολύνουν την εισαγωγή.

• Όλα τα δεδομένα παραμένουν σε ένα μέρος, εξαλείφοντας τον διπλασιασμό.

Αυτό δημιουργεί μια άρτια διαδικασία: από την ανάρτηση εργασίας έως την πρώτη βάρδια, όλα είναι αυτοματοποιημένα και αποδοτικά.

Συμπέρασμα

Η διαδικασία πρόσληψης είναι μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Η παλιά μέθοδος — χειροκίνητης ταξινόμησης βιογραφικών και αποστολής emails — απλά δεν λειτουργεί πλέον. Γι' αυτό οι εταιρείες χρειάζονται πιο έξυπνες λύσεις.

Τα συστήματα ATS και CRM απλοποιούν τη διαδικασία, βελτιώνουν την επικοινωνία και εξοικονομούν χρόνο και χρήματα. Μαζί, δημιουργούν μια επιτυχημένη φόρμουλα για τους recruiters και τους υποψηφίους.

Αν θέλετε η εταιρεία σας να αναπτυχθεί και να προσελκύσει το καλύτερο ταλέντο, είναι καιρός να εξετάσετε πώς αυτά τα συστήματα, ειδικά όταν ενσωματώνονται με πλατφόρμες όπως η Shifton, μπορούν να μεταμορφώσουν τη διαδικασία πρόσληψης σας.