টেকনিশিয়ান ও দলের জন্য এসি শিডিউলিং সফটওয়্যার

এসি ও শীতাতপ নিয়ন্ত্রণের কাজ সমান তালে আসে না। দুই সপ্তাহের আরামদায়ক আবহাওয়া হঠাৎ গরমের ধাক্কায় বদলে যায় এবং সোমবারে যে বোর্ড আরামদায়ক দেখাচ্ছিল, বুধবারে তা ভরে যায়, আর জরুরি কল গিয়ে পড়ে সেই টেকনিশিয়ানদের ওপর যারা এমনিতেই নিজের ঘণ্টার সীমায় পৌঁছে গেছেন। এসি শিডিউলিং সফটওয়্যারই ঠেকায় যাতে পুরো কাজটা শুধু ফোন আর স্মৃতির ওপর না চলে, কারণ শ্রমের খরচ, সাড়া দেওয়ার সময় এবং টেকনিশিয়ানদের মনোভাব এই তিনটিই একসঙ্গে ঠিক হয় শিডিউলে।

এই শিডিউল যারা বানান তারা সাধারণত মালিক বা সার্ভিস ম্যানেজার, যারা একই সঙ্গে দর দেন এবং ফোনও ধরেন। এক সপ্তাহ সেটআপ লাগে এমন কিছু ব্যস্ত মৌসুমের ধাক্কা সামলাতে পারে না। টুলটিকে হোয়াইটবোর্ডের চেয়ে দ্রুত হতে হবে, ঘণ্টার হিসাবে সৎ হতে হবে এবং সকাল সাতটায় ফোনে পাওয়া যেতে হবে।

এসি শিডিউলিং সফটওয়্যারকে আসলে কী করতে হয়

চারটি কাজ। পুরো সপ্তাহে দলকে দ্রুত ভাগ করা, প্রতিটি কাজের সঙ্গে সাইট জুড়ে দেওয়া। প্রত্যেকের ঘণ্টা সীমার ভেতরে রাখা, যাতে ওভারটাইম পরে আবিষ্কার নয়, আগেই সিদ্ধান্ত হয়। প্রতিটি বদল সঙ্গে সঙ্গে সেই টেকনিশিয়ানদের কাছে পাঠানো যাদের সঙ্গে তা জড়িত। আর যা সত্যিই ঘটেছে তা এমন নির্ভুলভাবে লিখে রাখা যাতে তার ভিত্তিতে বেতন দেওয়া যায়।

Shifton এই চারটির চারপাশেই তৈরি। দিন, তিন দিন, সপ্তাহ ও মাসের ভিউ, খোলা শিফট, শিফট বদল, বারবার ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট, ঘণ্টার সীমা, উপস্থিতির সম্মতি ও ছুটির আবেদন, মোবাইল টাইম ক্লক, শিফটভিত্তিক রেট ও বোনাস, এবং কাজের ঘণ্টা থেকে ওভারটাইম আলাদা করা রিপোর্ট। যারা এসি সার্ভিস শিডিউলিং সফটওয়্যারকে শেয়ার করা ক্যালেন্ডারের সঙ্গে মেলান, তারা পার্থক্য সাধারণত প্রথম দুটিতে নয়, শেষ দুটি বিষয়ে পান।

বাজারভেদে নাম বদলায়। কেউ খোঁজেন দলের শিডিউলিং সফটওয়্যার, কেউ এয়ার কন্ডিশনিং শিডিউলিং সফটওয়্যার বা হিটিং ও কুলিং শিডিউলিং সফটওয়্যার, আর যারা সিস্টেমের দুই দিকই বসায় তারা এটিকে বলেন এয়ার কন্ডিশনিং স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার বা এয়ার কন্ডিশনিং শিফট শিডিউলিং সফটওয়্যার। সব নামের নিচের চাহিদা একই: একটি বোর্ড, আসল ঘণ্টার যোগফল এবং প্রতিটি গাড়িতে একই জিনিস দেখানো একটি ফোন।

এসি বোর্ডে ডিসপ্যাচ আসলে কী বোঝায়

ডিসপ্যাচ দুটি আলাদা জিনিস বোঝায়, আর কেনার আগেই এই পার্থক্যটা জরুরি। একটি হলো ঠিক করা কে কোন কাজ, কোন ঠিকানায়, কোন ক্রমে নেবে এবং তাকে সেটা জানানো। অন্যটি হলো গাড়ির রুট বানানো, পৌঁছানোর সময় আগে থেকে বলা এবং লাইভ ম্যাপে নজর রাখা। Shifton প্রথমটি পুরোপুরি করে এবং দ্বিতীয়টি করার চেষ্টাই করে না।

তাই এসি ডিসপ্যাচ সফটওয়্যারের কাছে যদি আপনার চাহিদা হয় এমন একটি বোর্ড যেখানে প্রতিটি টেকনিশিয়ানের দিন দেখা যায়, কাজ সেকেন্ডে অন্যকে দেওয়া যায় এবং সংশ্লিষ্ট লোকটি রওনা হওয়ার আগেই তা জেনে যায়, তবে এটিই সেটি। কাজ নিজের লোকেশন বহন করে, তিন দিনের ভিউ প্রতিজনের ফাঁকা সামর্থ্য দেখায় এবং বিনা নামের কাজ এমন সারিতে বসে যা কারও চোখ এড়ায় না। যারা মোড়-ধরে-নির্দেশনাসহ এসি সার্ভিস ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার চান, তারা অন্য শ্রেণির পণ্য খুঁজছেন, আর সেটা এখনই জানা ভালো।

মৌসুমি চাপ আর অন-কল রোটেশন

এই পেশায় চাহিদা চালায় আবহাওয়া, তাই শিডিউলকে ভেঙে না পড়ে বাঁকতে হয়। এই ভারের বড় অংশ দুটি জিনিস বহন করে। টেমপ্লেট চেনা ধরনটাকে নতুন করে না বানিয়ে সামনে এগিয়ে দেওয়ার সুযোগ দেয়, আর সেটা তখনই দরকার যখন ব্যস্ত সপ্তাহটি আসলে গত বছরের ব্যস্ত সপ্তাহই, শুধু নামগুলো আলাদা। খোলা শিফট বাড়তি সামর্থ্যকে এমন কিছুতে বদলে দেয় যাতে দল নিজে যোগ দিতে পারে, ম্যানেজার যে ক্রমে মানুষের কথা মনে করেন সেই ক্রমে ফোন করার বদলে।

অন-কল রোটেশনও একইভাবে চলে। রোটেশন একবার বানান, সেভ করুন, সামনের দিকে বসান, আর টেকনিশিয়ানদের মধ্যে বদল চলুক অ্যাপের ভেতর দিয়ে, কিছু চূড়ান্ত হওয়ার আগে ম্যানেজারের অনুমোদন নিয়ে। যে এসি টেকনিশিয়ান শিডিউলিং সফটওয়্যার রোটেশন প্রকাশ করতে পারে না, সেটি প্রতি মাসে কাউকে হাতে তা আবার বানাতে বাধ্য করে। সেভ করা রোটেশন এমন এসি শিডিউল টেমপ্লেটের মতো কাজ করে যা ধরনটি আগেই জানে, আর সামনে বসাতে সন্ধ্যা নয়, এক মিনিট লাগে। একইভাবে যেসব প্রতিষ্ঠান প্লাম্বার দলও চালায়, তাদের জন্য প্লাম্বারদের শিফট শিডিউলিং পাতাটি আলাদা করে রাখা আছে।

শিফটেই ওভারটাইম আর রাতের বাড়তি রেট

জরুরি কাজ ব্যবসার লাভজনক দিক এবং বেতনের খরুচে দিক, প্রায়ই একই সপ্তাহে। এটি সামলানোর একমাত্র উপায় হলো রেট মাসিক যোগফলে না দেখে শিফটেই দেখা।

Shifton এ প্রতিটি শিফট নিজের রেট গুণক বহন করতে পারে এবং শিফটের বিস্তারিততে দেখা যায় প্রযোজ্য রেট, গোনা ঘণ্টা ও টাকার অঙ্ক। পুরো সময়কাল জুড়ে রেট রিপোর্ট টেকনিশিয়ান ও প্রজেক্ট ধরে ঘণ্টাকে ভিত্তি ও বাড়তি স্তরে ভাগ করে। বেতনের বিল বেড়েছে জানা আর কোন কলগুলো বাড়িয়েছে জানা, এই দুটোর মধ্যে ফারাক এটাই। কাজ বণ্টনের সময়েই চলতি যোগফল দেখানো ঘণ্টার সীমার সঙ্গে মিলে এসি বিজনেস শিডিউলিং সফটওয়্যার ক্যালেন্ডার থাকা বন্ধ করে খরচ নিয়ন্ত্রণ হয়ে ওঠে। যে এসি শিডিউলিং প্ল্যাটফর্ম বেতন হিসাব পর্যন্ত রেট লুকিয়ে রাখে, সেটি সবচেয়ে দরকারি সংখ্যাটিই স্ক্রিনের বাইরে রেখে দিয়েছে।

কাজ যখন কখনও অফিসে হয় না, তখন সময়ের হিসাব

টেকনিশিয়ানরা সাইটেই শুরু করেন, সাইটেই শেষ করেন, তাই কাগজের টাইমশিট আসে দেরিতে, গোল করা অঙ্কে এবং মাঝে মাঝে কল্পনামিশ্রিত। Shifton এ তারা মোবাইল অ্যাপ থেকে ক্লক-ইন ও ক্লক-আউট করেন এবং সময়ের ছাপ যে শিফটের সেই শিফটেই জুড়ে যায়, বিরতি আলাদা লেখা থাকে এবং পরে প্রশ্ন উঠতে পারে এমন সবকিছুর জন্য টাইমশিট লগ রাখা হয়। কীভাবে কাজ করে তা আমাদের টাইম ট্র্যাকিং ফিচার পেজে আছে।

আরও নিশ্চয়তা দরকার হলে পেইড জিওলোকেশন মডিউল ক্লক-ইনের জায়গা রেকর্ড করে এবং নির্দিষ্ট সময়ে টেকনিশিয়ানের রেকর্ড হওয়া থামাগুলো দেখাতে পারে। এটি পেইড সংযোজন, ফ্রি প্ল্যানের অংশ নয়, এবং এটি রুট পরিকল্পনা নয়, অবস্থান রেকর্ড করে। বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠানের জন্য এসি টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার শুধু এই কারণেই নিজের জায়গা করে নেয় যে কাজটা আসলে কখন শেষ হলো তা নিয়ে সাপ্তাহিক তর্ক থেমে যায়। চাহিদা এসি কনট্রাক্টর টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার হিসেবে লেখা হোক বা এয়ার কন্ডিশনিং টাইমশিট সফটওয়্যার হিসেবে - পরীক্ষা একই: রেকর্ড হওয়া ঘণ্টা কি সেই শিফটের সঙ্গে মেলে যেখানে কাজ হয়েছে, আর তিন সপ্তাহ পরে আপনি কি তা প্রমাণ করতে পারবেন। টেকনিশিয়ানের শিডিউল অ্যাপ আর অফিসের বোর্ড একই রেকর্ড থেকে পড়ে, তাই মেলানোর কিছু থাকে না। রিপোর্ট কাজের ঘণ্টা আর ওভারটাইম ঘণ্টা আলাদা কলামে রাখে, আর শুধু এই কারণেই ব্যস্ত মাসের শেষে এসি টেকনিশিয়ান টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার শেয়ার করা স্প্রেডশিটকে হারিয়ে দেয়।

মেইনটেন্যান্স চুক্তি আর আগেই জানা কাজ

পরিকল্পিত মেইনটেন্যান্স বছরের সেই অংশ যা ঠিকভাবে শিডিউল করা যায়, আর এটিই সবচেয়ে বেশি স্মৃতির ওপর ছেড়ে দেওয়া হয়। নিয়মিত ভিজিট টেমপ্লেট হিসেবে বানিয়ে সেই মাসগুলোতে বসানো যায় যেখানে সেগুলোর থাকা উচিত, ফলে জরুরি কাজ বোর্ড ভরে ফেলার আগেই চুক্তির কাজ জায়গা পেয়ে যায়। প্রজেক্ট ধরে ফিল্টার একটি চুক্তির কভারেজ সাধারণ সার্ভিস থেকে আলাদা রাখে, আর তাতেই বোঝা যায় কোনো চুক্তি আয়ের চেয়ে বেশি শ্রম খেয়ে ফেলছে কিনা। যারা সাইটে ভবনের সিস্টেমও সামলান, তারা আমাদের ফ্যাসিলিটি ম্যানেজমেন্ট পেজটি মিলিয়ে দেখতে পারেন, যেখানে একই সমস্যা ভবনের দিক থেকে দেখা হয়েছে।

এক দল, কয়েকটি ডিপো, বা মেশানো কাজ

দুই গাড়ির কাজে দরকার শুধু গতি, আর কিছু নয়। বহু শাখার প্রতিষ্ঠানে দরকার আলাদা রাখা দল, শুধু নিজের অংশ দেখেন এমন ম্যানেজার এবং মালিকের জন্য যোগ হওয়া মোট হিসাব। Shifton পণ্য না বদলেই দুটোই সামলায়: প্রজেক্ট ও শিডিউল দল, শাখা বা চুক্তি আলাদা করে, অনুমতি ঠিক করে কে কী সম্পাদনা করতে পারবে, আর শাখা পেরিয়ে কাজ করা টেকনিশিয়ান তবুও এক ক্যালেন্ডার দেখেন। স্প্রেডশিট ধরনের ফ্রি এসি শিডিউলিং সফটওয়্যার প্রথম ক্ষেত্রটি খারাপভাবে করে আর দ্বিতীয়টি একেবারেই করে না। যেসব প্রতিষ্ঠান এসি টেকনিশিয়ান রোস্টারিং সফটওয়্যার খুঁজে এখানে আসে, তারা সাধারণত একই কারণে থেকে যায়: ইনস্টল দল আর সার্ভিস টেকনিশিয়ান দুটি অমিল সিস্টেমে নয়, এক বোর্ডেই বসে।

বেছে নেওয়ার আগে কী পরীক্ষা করবেন

সিদ্ধান্তের আগে যেকোনো এসি শিডিউলিং অ্যাপকে একটি সত্যিকারের সপ্তাহ দিয়ে দেখে নিন। পুরো বোর্ড শূন্য থেকে বানান এবং সময় মাপুন। একটি জরুরি কল অন্যকে দিন আর দেখুন নোটিফিকেশন কত দ্রুত পৌঁছায় এবং টেকনিশিয়ান কী দেখেন। ইচ্ছে করে একজনকে তার ঘণ্টার সীমা ছাড়িয়ে দিন এবং দেখুন টুলটি সতর্ক করে নাকি চুপচাপ ছেড়ে দেয়। এরপর সেই সপ্তাহের ঘণ্টা ও রেট রিপোর্ট বের করে দেখুন সেগুলো সব একসঙ্গে যোগ করছে নাকি বাড়তি রেটের ঘণ্টা আলাদা করছে।

সেরা এসি শিডিউলিং সফটওয়্যারের তালিকাগুলো এই পরীক্ষায় প্রকাশিত ক্রমে টেকে না, কারণ যেসব পার্থক্য আসল, সেগুলো চাপের নিচেই বেরোয়। Shifton সময়সীমা ছাড়াই দশজন পর্যন্ত ফ্রি, যা ছোট এসি প্রতিষ্ঠানের শিডিউলিং সফটওয়্যারের চাহিদা পুরোপুরি মেটায়, আর দল বড় হলে পেইড প্ল্যান হয় প্রতি কর্মীর জন্য মাসিক। কোন মডিউল কোথায় আছে তা প্রাইসিং পেজে দেওয়া। দল ইমপোর্ট করুন, একটি সপ্তাহ বানান, প্রকাশ করুন এবং দেখুন কত ফোন কল কমে যায়।