পুলিশ ও জরুরি সেবার কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার

সংস্থায় জনবল রাখা আসলে রোস্টারের পোশাক পরা একটি বাজেট সমস্যা। ন্যূনতম জনবলের মাত্রা নীতিমালা বা চুক্তি ঠিক করে দেয়, কারও অনুপস্থিতির জন্য দায়িত্বের এলাকা ছোট হয় না, আর মূল মাত্রার উপরের প্রতিটি ঘণ্টা এমন বাড়তি হারে দেওয়া হয় যা সরকারি বাজেটে গিয়ে পড়ে। জরুরি সেবার কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার তখনই নিজের জায়গা অর্জন করে যখন একই সময়ে দুটি জিনিস দেখায়: কভারেজ নিরাপদ ও আইনসম্মত কিনা, আর তাতে খরচ কত।

খুব কম সংস্থাই নিজের ইচ্ছায় বর্তমান পদ্ধতিতে এসেছে। স্প্রেডশিটে দ্বিতীয় শিট গজিয়েছে, তারপর তৃতীয়, তারপর এমন কিছু রঙের নিয়ম যা পুরোপুরি একজনই বোঝেন। প্রশিক্ষণের হিসাব থাকে অন্য ফাইলে। বাড়তি হারের ঘণ্টা মেলানো হয় ঘটনার পরে, বেতন হিসাবের সময়, যখন আর কিছু বদলানো যায় না। কাজ তবুও চলে, কিন্তু সহজ প্রশ্নের দ্রুত জবাব কেউ দিতে পারে না: গত ত্রৈমাসিকে এই ইউনিট মূল মাত্রার উপরে কত ঘণ্টা কাজ করেছে এবং তার কারণ কী।

কর্মী ব্যবস্থাপনা সিস্টেমকে যে চারটি কাজ করতে হয়

বিজ্ঞাপনের স্তর সরিয়ে দিলে কাজটি সংকীর্ণ। সপ্তাহের প্রতিটি ঘণ্টার জন্য ন্যূনতম জনবলের মান মেনে কভারেজ প্রকাশ করা। কার নাম পরিকল্পনায় ছিল নয়, কে সত্যিই ডিউটিতে ছিল তার রেকর্ড রাখা। প্রত্যেকের জমা ঘণ্টা তার উপর প্রযোজ্য সীমার বিপরীতে অনুসরণ করা। এমন সংখ্যা তৈরি করা যা অর্থ বিভাগের সামনে এবং শেষ পর্যন্ত নিরীক্ষকের সামনে টিকে থাকে।

এই চারটির বাইরে সবই সাজসজ্জা। যে সমাধান সুন্দর টেবিল আঁকে কিন্তু সেই টেবিলের খরচ বলতে পারে না, সে সমস্যার সহজ অর্ধেকটাই সমাধান করেছে।

প্রশিক্ষণ ঘণ্টা ও সনদ যেগুলোর মেয়াদ ফুরালে চলবে না

উর্দিধারী ও বেসামরিক দুই ধরনের কর্মীই এমন শর্ত বহন করেন যার মেয়াদ শেষ হয়। অস্ত্র চালনার যোগ্যতা, আত্মরক্ষার কৌশল, প্রাথমিক চিকিৎসা, গাড়ি চালনা, নির্দিষ্ট দায়িত্বের জন্য বিশেষ অনুমোদন: প্রতিটির ঘণ্টার শর্ত ও নবায়নের তারিখ আছে এবং প্রতিটিই ডিউটি ফাঁকা না রেখে সম্পন্ন করতে হয়। এটি সম্মতির আগে রোস্টারের সমস্যা, কারণ প্রশিক্ষণের সময় মানে সেই সময়ে মানুষটি কভারেজের জন্য নেই।

কার্যকর পথ হলো প্রশিক্ষণকে কাজ হিসেবেই ধরা। এটিকে আলাদা প্রকল্প হিসেবে পরিকল্পনা করুন, অন্য যেকোনো ডিউটি ব্লকের মতোই লোক দিন এবং ঘণ্টাগুলো সেই রিপোর্টেই জমতে দিন যেখানে বাকি সবকিছু আছে। ত্রৈমাসিকের শেষে কর্মঘণ্টার রিপোর্ট দেখায় কে কত প্রশিক্ষণ নিয়েছে এবং কোন ইউনিট পিছিয়ে পড়েছে, সমান্তরাল কোনো ফাইল রাখার দরকার হয় না। প্রতিটি কর্মীর রেকর্ডে রাখা পদ ও ভূমিকা স্পষ্ট করে দেয় অল্প সময়ে কোনো জায়গা ভরাতে হলে কে সেই দায়িত্বের জন্য অনুমোদিত।

সম্মতি, যৌথ চুক্তি এবং ঘণ্টার সর্বোচ্চ সীমা

জরুরি সেবা সেই অল্প কয়েকটি খাতের একটি যেখানে রোস্টার আইনি নথির মতো কাজ করে। যৌথ চুক্তি ঠিক করে দেয় দুই ডিউটির মাঝে বিশ্রাম, টানা কত দিন কাজ করা যাবে, পরিবর্তনের নোটিশের সময় এবং বাড়তি হারের ঘণ্টা কীভাবে ভাগ হবে। তার উপরে থাকে আইনে বেঁধে দেওয়া কর্মঘণ্টার সীমা। নিয়ম ভাঙলে খরচ কেবল একটি অভিযোগ নয়, পুরো সময়কাল নতুন করে লেখা।

সফটওয়্যার এখানে দুটি অনাড়ম্বর কাজ ভালোভাবে করে সাহায্য করে। রোস্টার তৈরির সময়েই এটি প্রত্যেকের সর্বোচ্চ ঘণ্টা আগে থেকে দেওয়া ঘণ্টার পাশের কলামে দেখায়, তাই সীমা পরে আবিষ্কার করা তথ্য নয়, চলমান শর্ত হিসেবে কাজ করে। আর এটি স্থায়ী রেকর্ড রাখে কী, কখন এবং কার কাছে প্রকাশ করা হয়েছিল, অভিযোগ বা নিরীক্ষা আসলে তার উপরেই দাঁড়ায়। যে ব্যবস্থা পরিকল্পনার কেবল সর্বশেষ সংস্করণ রাখে, সেটি অতীত নিয়ে প্রশ্নের জবাব দিতে পারে না।

ওভারটাইমের খরচ আসলে কোথায় জমে

সংস্থায় বাড়তি হারের সময় প্রায় কখনোই একটিমাত্র সিদ্ধান্ত নয়। এটি জমে শূন্য পদ বাড়তি সময় দিয়ে ভরানো থেকে, বিশ্রামের দিনে পড়া আদালতের হাজিরা থেকে, জরুরি ডাক, পূর্বনির্ধারিত অনুষ্ঠান এবং মাসের পর মাস একজন কম নিয়ে চলা ইউনিটের ধীর সরে যাওয়া থেকে। বেতন হিসাব যখন সংখ্যাটি একত্র করে, কারণগুলো তখন আর একে অন্য থেকে আলাদা করা যায় না।

বেতন স্তর অনুযায়ী ঘণ্টা ভাগ করলে সেই কুয়াশা এমন সংখ্যায় বদলে যায় যা নিয়ে কাজ করা যায়। প্রতিটি কর্মী, প্রকল্প ও রোস্টার অনুযায়ী আলাদা কলামে দেখানো মূল ঘণ্টা, রাতের ভাতা, রাত ও ছুটির দিনের ভাতা এবং উৎসবের ঘণ্টা কর্তাকে বলে দেয় কোন ইউনিট ব্যয়বহুল সময় তৈরি করছে এবং কারণটি কাঠামোগত নাকি একটি খারাপ মাস। আমাদের রিপোর্টিং টুল এই বিভাজন সেই একই শিফট রেকর্ড থেকে তৈরি করে যা দিয়ে সময়কালটি পরিকল্পনা করা হয়েছিল, তাই পরিকল্পনার দৃশ্য আর খরচের দৃশ্য কখনও একে অন্যের সঙ্গে অমিল হয় না।

জনবলের মানদণ্ড ও পদ পরিকল্পনা

প্রতিটি সংস্থার একটি অনুমোদিত জনবল থাকে আর একটি প্রকৃত জনবল, আর দুইয়ের ফাঁক ভরাট হয় বাড়তি হারের ঘণ্টা দিয়ে। বেশি পদের পক্ষে যুক্তি দিতে, বা থাকা পদ সরিয়ে নিতে, এমন প্রমাণ লাগে যা বাজেট যে এককে লেখা হয় সেই এককেই প্রকাশিত।

সেই প্রমাণ আসে ইতিহাস থেকে: মাসে প্রতি ইউনিটে কাজ হওয়া ঘণ্টা, মূল ঘণ্টার সঙ্গে বাড়তি হারের ঘণ্টার অনুপাত, খালি শিফট কতবার কেউ নেয়নি, ছুটি ও প্রশিক্ষণ জনবলের কতটা নিয়েছে। পুরো এক বছর ধরে পড়লে এই সংখ্যাগুলো কাগজে লেখা মানদণ্ড নয়, সত্যিকারের জনবল মানদণ্ড বর্ণনা করে। যে ব্যবস্থা তথ্য পরিষ্কারভাবে স্প্রেডশিটে বের করে দেয়, সেটি পদ পরিকল্পনায় বেশি কাজে লাগে সেই ব্যবস্থার চেয়ে যা তথ্য নিজের ভেতরে আটকে রাখে।

ডিসপ্যাচ সিস্টেম এবং কর্মী স্তরের সীমানা

একই শব্দে কয়েকটি আলাদা পণ্য খোঁজা হয়, তাই সুনির্দিষ্ট হওয়া দরকার। কম্পিউটার সহায়তায় ডিসপ্যাচ চলমান ঘটনা, ইউনিটের অবস্থা ও কল বণ্টন সামলায়। জননিরাপত্তা ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার বৃহত্তর অর্থে রেকর্ড, আলামত ও মামলার নথি একত্র করে, আর দমকল সেবার ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার দমকলের দিকে একই কাজ করে। Shifton এদের কোনোটিই নয়। এটি সেই জনবল প্রশ্নের জবাব দেয় যা বাকিরা মীমাংসিত ধরে নেয়: কে ডিউটিতে, কত সময়, কোন হারে, আর দুজন অসুস্থ হয়ে পড়লে সপ্তাহের কী হয়।

সীমানাটি ইচ্ছাকৃত। সংস্থাগুলোর কাছে রেকর্ড ও ডিসপ্যাচ প্ল্যাটফর্ম আগে থেকেই আছে এবং তারা কমই সেগুলো বদলাতে চায়। বরং প্রায়ই যা থাকে না তা হলো এমন একটি কর্মী স্তর যাকে পরিকল্পনাকারী ও অর্থ বিভাগ দুইয়েই ভরসা করে, আর এই ফাঁকটিই কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের ভরাট করার কথা।

শিফট ইনচার্জের দৃষ্টি ও সংস্থা পরিচালনার দৃষ্টি

দৈনন্দিন পরিকল্পনা আর সংস্থার স্তরের পরিকল্পনা আলাদা কাজ, আলাদা মানুষ করেন। যিনি আগামী সপ্তাহ ভরাচ্ছেন তাঁর কাছে জরুরি কে আছেন আর কে সীমার কাছাকাছি। আর পরিচালনার কাছে জরুরি ছয় মাসে বাড়তি হারের ঘণ্টার ধারা এবং কোনো ইউনিট কাঠামোগতভাবে কম জনবলে চলছে কিনা। একই শিফট তথ্য দুজনেরই কাজে লাগতে হয়, তাই আমাদের ডিউটি রোস্টার পাতাটি কভারেজ ও প্যাটার্নের দিক গভীরভাবে দেখে, আর এই পাতাটি থাকে কর্মী ব্যবস্থাপনা, সম্মতি ও খরচের দিকে।

এগুলো এক ব্যবস্থায় রাখলে মেলানোর ধাপটিও চলে যায়। রোস্টার, উপস্থিতির হিসাব আর বেতন হারের রিপোর্ট যখন তিনটি আলাদা নথি, বিশ্লেষণের বেশিরভাগ সময় যায় সেগুলো মেলাতে। যখন সেগুলো একই রেকর্ডের তিনটি দৃশ্য, বিশ্লেষণ শুরু হয় যেখান থেকে হওয়ার কথা।

কর্মী ব্যবস্থাপনা সিস্টেম কীভাবে বাছবেন

যেকোনো প্ল্যাটফর্ম পরিষ্কার সময়কাল নয়, এলোমেলো সময়কাল দিয়ে যাচাই করুন। একটি রাতের ব্লক, একটি প্রশিক্ষণ দিন, একটি শূন্য পদ ও শেষ মুহূর্তের দুটি অনুপস্থিতি নিয়ে সপ্তাহ তৈরি করুন, তারপর ব্যবস্থাটিকে জিজ্ঞেস করুন এতে খরচ কত হলো এবং কোন সীমার কাছাকাছি পৌঁছাল। দেখে নিন কর্মী নিজের ঘণ্টা দেখে ফোন থেকে ছুটি চাইতে পারেন কিনা, কারণ গ্রহণযোগ্যতা ঠিক করেন যাঁরা ডেস্কে বসেন না। নিশ্চিত হন সংখ্যাগুলো এমন রূপে বের হয় যা আপনার বেতন প্রক্রিয়া নিতে পারে, কারণ যে রিপোর্ট কেউ সরাতে পারে না তা কেউ ব্যবহারও করে না।

Shifton দলে দশ সদস্য পর্যন্ত সময়ের সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে চলে, যা ছোট বিভাগ বা একটি ইউনিট পুরোপুরি কভার করে এবং এতে রোস্টার তৈরি, মৌলিক টাইম ক্লক, মোবাইল অ্যাপ ও সাধারণ রিপোর্ট থাকে। অর্থপ্রদত্ত প্ল্যান মাসে প্রতি কর্মী হিসাবে ধার্য হয় এবং বড় সংস্থার প্রয়োজনীয় গভীর খরচ রিপোর্ট, একাধিক প্রকল্পের কাঠামো ও অবস্থান নিয়ন্ত্রণ যোগ করে। আপনার বর্তমান পদ্ধতি যদি সময়কাল শেষ হওয়ার পরেই তার খরচ বলে, তবে যে বদলটি করার মতো তা হলো সেটি, যা সিদ্ধান্ত নেওয়ার সুযোগ থাকতেই বলে দেয়।