Con người hiện đại luôn bận rộn. Chúng ta liên tục phải hoàn thành nhiệm vụ công việc, thanh toán các hóa đơn, mua thức ăn và thỉnh thoảng đi khám bác sĩ. Vì điều này, chúng ta thường phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Ví dụ, gửi email cho các đối tác kinh doanh, nói chuyện qua điện thoại với khách hàng mới hoặc lên kế hoạch cho kỳ nghỉ. Loại căng thẳng này không phải là vấn đề đối với những người biết cách làm nhiều việc một lúc.
Kết hợp ngoại tuyến và trực tuyến cản trở khả năng làm nhiều việc cùng lúc của bạn
Đầu tiên, bạn phải tạo hai danh sách. Ghi lại tất cả những việc có thể làm ngoại tuyến trong danh sách đầu tiên. Danh mục thứ hai chỉ dành cho các nhiệm vụ yêu cầu kết nối Internet. Chỉ trực tuyến khi cần thiết. Ví dụ, bạn có thể viết nội dung email mà không cần kết nối, trong khi cần truy cập Internet cho các cuộc đàm phán kinh doanh qua Skype. Theo cách này, bạn bị phân tán ít hơn và hiệu quả hơn trong việc làm nhiều việc cùng lúc.
Theo dõi mọi thứ
Các nhiệm vụ bị bỏ lỡ khiến bạn thức trắng đêm? Tạo một danh sách công việc chưa hoàn thành và giữ nó gần bạn. Cố gắng nêu rõ nhiệm vụ của bạn. Nếu không, bạn sẽ gặp khó khăn khi hoàn thành chúng. Không quan trọng danh sách có bao nhiêu mục: 100 hay 1000.
Cập nhật nó vào cuối ngày làm việc. Chúng tôi cũng khuyên bạn tạo các danh mục cho các loại nhiệm vụ khác nhau. Ví dụ, cho các nhiệm vụ liên quan đến tiếp thị hoặc mua sắm hàng hóa.
Tiếp theo, chọn các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất. Chọn 5 việc quan trọng cấp thiết, những nhiệm vụ có thể ủy thác và những việc có thể bỏ qua. Để lại các nhiệm vụ ưu tiên thấp cho ngày mai.
Xem danh sách vào buổi sáng và kiểm tra nếu nó đã có tất cả các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Tiếp theo, thêm tất cả chúng vào lịch của bạn. Kiểm tra danh sách vào cuối tuần để đảm bảo rằng bạn không quên bất cứ điều gì.
Đặt smartphone xuống
Đảm bảo rằng bạn tắt thông báo trên điện thoại. Bạn có thể lướt Facebook và xem các tweet mới khi về nhà. Tất cả các thông báo bạn cần nên có trên máy tính nơi làm việc. Tốt hơn là trả lời email từ bạn bè ở ngoài văn phòng.
Làm nhiều việc cùng lúc chào đón sự thay đổi nhịp độ
Thử làm việc trên hai dự án khác nhau trong cùng một ngày và thỉnh thoảng chuyển đổi giữa chúng. Thay đổi hoạt động giúp nghĩ ra những giải pháp bất ngờ và giải phóng bản thân khỏi suy nghĩ ngoài lề. Đây luôn là cách tốt để giải trí bản thân khỏi công việc đơn điệu.
Đừng quên những quy tắc này và rất sớm việc làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc sẽ trở thành bản năng thứ hai của bạn.
