Relacje między pracodawcą a pracownikami są podstawą tworzenia mikroklimatu w każdej organizacji. Wielu dyrektorów generalnych nie uczy się zasad skutecznej komunikacji z pracownikami i wierzy, że z natury posiadają skuteczne umiejętności komunikacyjne. Nie zapominajmy, że żyjemy w nieustannie zmieniających się i dynamicznych czasach. Współczesny rynek pracy jest pełen pewnych siebie i konkurencyjnych przedstawicieli różnych zawodów. W przeszłości od pracowników oczekiwano, że będą cicho znosili nieuzasadnioną agresję, uprzedzenia, kary i nagany. Obecnie nawet najmniej wykwalifikowani pracownicy mają do siebie szacunek i zmieniają pracę bez obaw przed byciem niechcianym na rynku pracy. Wielu doświadczonych pracodawców wie, jak trudno jest znaleźć wykwalifikowanych, uczciwych i lojalnych pracowników. Dlatego dobrze dopracowana komunikacja organizacyjna odgrywa ważną rolę w każdej firmie. Aby firma działała jak w zegarku, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy muszą iść na kompromis i ważyć każde wypowiedziane i usłyszane słowo, zachowując przy tym poziom uprzejmości. Spróbujmy dowiedzieć się, jakie są właściwe sposoby komunikacji z pracownikami i jakie środki należy podjąć, aby uczynić swój zespół najbardziej efektywną siłą roboczą, jaką kiedykolwiek mieliście przyjemność zarządzać.
Najczęściej stosowane techniki komunikacji wewnętrznej
Bycie szefem firmy nie jest najłatwiejszą rzeczą do zrobienia. Odpowiedzialność finansowa i sami pracownicy to obszary twojej odpowiedzialności. Kierownik topowej firmy musi być mądry, elastyczny, nieustannie ważyć swoje decyzje i znać właściwe sposoby delegowania władzy. Istnieje wiele seminariów zarządzania zespołem, webinariów i szkoleń, gdzie można zdobyć niezbędną wiedzę i umiejętności. Każdy szanujący siebie pracodawca musi uczestniczyć co najmniej w jednym z tych seminariów, aby nadążać za najnowszymi trendami w zatrudnianiu i zarządzaniu personelem. Powinieneś również pracować nad własnym stylem zarządzania pracownikami.
Z reguły istnieje kilka technik komunikacji wewnętrznej, które są omawiane podczas różnych profesjonalnych szkoleń seminaryjnych:
-
Autorytarny. Wszystkie ważne decyzje podejmowane są wyłącznie przez pracodawcę. Narzucają oni ścisłą systemową kontrolę nad realizacją wszystkich zadań. W ramach tego zarządzania wszystkie inicjatywy i indywidualność są surowo tłumione.
-
Anarchistyczny. Pracodawca stara się jak najbardziej unikać codziennych spraw firmy i pracy pracowników, całkowicie odpuszczając, porzucając wszelką odpowiedzialność za wyniki.
-
Demokratyczny. Pracodawca dąży do zwiększenia roli pracowników w podejmowaniu decyzji, daje im możliwość wyrażania swoich opinii i podejmowania decyzji drugorzędnych samodzielnie. Ponadto wszystkie nowe rozwiązania, cele zbiorowe i cele firmy są regularnie omawiane, a każdy pracownik ma prawo do głosowania.
Oprócz tego pracodawcy mogą wykorzystywać wspólną kreatywność w zarządzaniu pracownikami. Istota tego stylu polega na osiągnięciu pozytywnych wyników, wyznaczonych celów i zadań wspólnym wysiłkiem pracowników i pracodawcy.
Każda z tych metod jest dobra na swój sposób i odpowiednia w określonych okolicznościach. Podejście autorytarne daje dość dobre wyniki dzięki ciągłej kontroli, ale można je stosować tylko w krytycznych sytuacjach. Metodę demokratyczną można wdrożyć, gdy kierownictwo firmy jest bardzo inteligentne i sprawne pod względem umiejętności menedżerskich. Bez tego praktycznie nie jest możliwe uzyskanie dobrego wyniku z demokratycznej techniki komunikacji wewnętrznej.
Doświadczony właściciel firmy musi posiadać pewien stopień przewidywania. Przede wszystkim musi analizować zachowania i cechy charakteru wszystkich członków zespołu, określać potencjał wszystkich pracowników, przewidywać możliwość wystąpienia różnych sytuacji. Wszystkie te czynniki muszą być brane pod uwagę przy poszukiwaniu odpowiedniego stylu komunikacji organizacyjnej.
Opinie zwrotne są cenną umiejętnością w komunikacji z pracownikami
Umiejętność organizowania właściwej opinii zwrotnej jest uważana za jedną z najważniejszych umiejętności komunikacyjnych niezbędnych do skutecznej komunikacji z pracownikami wśród liderów firm od dłuższego czasu. Nawet młodzi i doświadczeni dyrektorzy generalni muszą być w stanie rozmawiać z pracownikami, wyjaśniać wszelkie nieścisłości, chwalić lub wskazywać rzeczy, które można poprawić, prawidłowo delegować uprawnienia, doradzać w różnych zadaniach. Komunikacja z członkami zespołu nie powinna stanowić problemu dla CEO. Szef firmy musi być w stanie kontaktować się z każdym pracownikiem, nawet z najbardziej niesfornymi i kapryśnymi, ponieważ właściwa opinia zwrotna jest fundamentem wzajemnie korzystnej komunikacji. Na początku wydaje się, że wezwanie pracownika, aby omówić kwestie, które sprawiają ci problem, to najłatwiejsza rzecz na świecie. Okazuje się, że wcale tak nie jest. Większość badań psychologicznych i socjologicznych przeprowadzonych przez setki firm na całym świecie wykazała, że opinie zwrotne są najbardziej problematyczną częścią relacji między pracodawcą a pracownikiem. Wielu pracowników jest zestresowanych podczas źle prowadzonych rozmów w cztery oczy z przełożonymi oraz z powodu braku odpowiednio ustanowionego procesu opinii zwrotnej. Boją się wypowiadać swoje zdanie, czują się niedoceniani, bezwartościowi i upokorzeni. Nieistniejący lub źle zorganizowany system opinii zwrotnej dezorientuje pracowników w organizacji i zmniejsza ich chęć dążenia do wspólnego celu. Utalentowany i mądry CEO musi zrozumieć, że opinia zwrotna to dobre narzędzie, które pozwala na:
-
Korygowanie zachowania pracownika w zespole
-
Kierowanie pracownika w kierunku rozwoju i wzrostu w określonym dziale
-
Wyrażanie wdzięczności i podkreślenie znaczenia pracownika
-
Motywowanie pracowników do nowych osiągnięć
-
Ustalenie przyczyny niewłaściwego zachowania pracownika
Przyjrzyjmy się teraz niektórym technikom komunikacji wewnętrznej, które pomogą w stworzeniu właściwego systemu opinii zwrotnej. Stosując je, będziesz w stanie łatwo komunikować się ze swoimi pracownikami.
Zasada numer 1: Bądź precyzyjny w wyznaczaniu celów
Przed spotkaniem z pracownikiem zrozum, jaki cel chcesz osiągnąć i zapisz go na kartce papieru. Zadaj sobie pytanie: „Co chcę osiągnąć podczas tego spotkania?” W ten sposób rozmowa stanie się dużo łatwiejsza.
Zasada numer 2: Wyznacz czas i miejsce na rozmowy
Ważne jest, aby rozmawiać tylko o niedawnych wydarzeniach podczas rozmowy z pracownikiem. Najlepszą praktyką jest skontaktowanie się z pracownikiem i omówienie wydarzenia, które niedawno go dotknęło. Nie ma sensu przywoływać sytuacji, gdy spóźnił się do pracy 3 lata temu, jeśli przychodził spóźniony w zeszłym tygodniu. Gdy zauważyłeś, że niektórzy pracownicy doświadczają problemów z projektem wczoraj lub kilka dni temu, nadszedł czas, aby omówić ten problem i udzielić kilku rad.
Zasada numer 3: Angażuj pracowników w dyskusje
Wszyscy pracownicy we wszystkich firmach pragną być potrzebni, ważni i wysłuchani. Pozwól swoim pracownikom mówić, co myślą. Po pierwsze, to dobry sposób na promowanie niezależności pracowników i odpowiedzialności za decyzje, które podejmiesz podczas dyskusji. Po drugie, przez odmowę prawa do wyrażania opinii pracownikom możesz odmówić sobie cennych informacji, a nawet znalazć się w niewygodnej sytuacji. Możesz także dowiedzieć się o rzeczywistym potencjale danego pracownika, zdobyć kilka dobrych pomysłów, a nawet zdobyć nowe doświadczenia.
Zasada numer 4: Chwalić publicznie, krytykować prywatnie
To bardzo ważna zasada! Istnieje wiele powodów, aby ją stosować. Publiczna krytyka upokarza i głęboko demotywuje pracowników. Nie może być właściwej komunikacji, jeśli szef firmy pozwala sobie na publiczne krytykowanie pracowników z domieszką kpin. Zrozum, że jeśli zrobisz to w przypadku niektórych pracowników, zrobisz to także w przypadku innych, co natychmiast sprawi, że znajdziesz się po złej stronie innych. Pochwały powinny być szczere, zarówno publicznie, jak i prywatnie.
Zasada numer 5: Dyskutuj o wydarzeniach i działaniach
Nie jest w porządku przechodzić na osobiste rzeczy i przyklejać ludziom etykiety w żadnych okolicznościach. Podczas rozmów z pracownikami, zarówno prywatnych, jak i zbiorowych, omawiaj tylko wydarzenia i działania, a nie pracowników. Łatwo jest przyczepić komuś etykietę lub obrazić, ale może to potrwać miesiące lub lata, aby ponownie nawiązać komunikację w zespole.
Sposób, w jaki komunikujesz się ze swoimi pracownikami i jaki styl komunikacji wybierasz, całkowicie zależy od ciebie. Możesz zignorować nasze rady i nie nawiązać odpowiednich opinii zwrotnych z pracownikami, ale w ten sposób twoja kariera będzie bardzo krótkotrwała. Jako CEO powinieneś zrozumieć jedną prostą rzecz: Zarówno ty, jak i twoi pracownicy musicie być zorientowani na osiąganie wspólnych celów i zadań oraz na budowanie jak najbardziej przyjemnej atmosfery w zespole. Powodzenia, drodzy pracodawcy. Nie rezygnujcie z doskonalenia swoich umiejętności, a osiągniecie wszystko!
