Ağıllı Zaman İzlənməsi: Gözdən Qaçırmayacağınız Düzgünlər və Yanlışlar

Müasir bizneslər dəqiqələr üzərində çalışır. Onları itirmək pul, etibar və hüquqi təhlükəsizliyin itirilməsi deməkdir. Onları nail olmaq isə təmiz maaş haqqı, xoşbəxt komandalar və təxminlərə deyil, reallığa əsaslanan qərarlar deməkdir. Bu bələdçi sizi praktik do’s və don’ts, alətlər və rollout addımları ilə aparır ki, siz spreadsheet-lərlə mübarizə aparmaqdan dayanasınız və friksiyasız əməliyyat başlada biləsiniz.

2025-ci ildə Vaxt Uçotunun Hələ də Əhəmiyyəti Var

Əmək xərcləri sizin idarə edə biləcəyiniz ən böyük xərclərdir. Dəqiq Vaxt Uçotu onları idarə etmək üçün sizə xam məlumat verir: sizin növbələrin nə vaxt sürüşdüyünü, nə vaxt artıq iş saatlarının artdığını və boş vaxtların harada gizləndiyini görürsünüz. O, sizi auditalarda qoruyur, əmək qanunlarına uyğunluğu sübut edir və maaş haqqına ədalət gətirir. İşçilər də faydalanır: təmiz qeydlər onların qazandıqları məbləği vaxtında və mübahisəsiz aldıqları mənasını verir. Qısacası, Vaxt Uçotu möhkəm olduqda, hər kəs qazanır.

Dəqiq Qeydlərin Həqiqətən Nə Üçün Olduğu

Saatlar sadəcə maaş haqqı üçün yem deyil. Onlar münaqişələrdə sübutlar, məhsuldarlığın planlaşdırılması üçün daxil etmələr və qiymət qərarları üçün yanacaqdır. Qeydlər dəqiqə və tənzimləmələrin səbəbləri ilə tam olduqda, siz nizamları görə bilərsiniz: daimi gec başlayışlar, həmişə uzanan layihələr, hədəflərə çatmaq üçün artıq iş saatlarını yandıran departamentlər. Bu aydınlıqla siz sadəcə olaraq "insanlara doğru maaş ödəmirsiniz"; siz işçilərin sayı, xidmət səviyyələri və marjinaları tənzimləyirsiniz.

Ediləcək İşlər: Dürüst Saatların Saxlanılması Üçün Vərdişlər

Tək bir həqiqət mənbəyi seçin. Bir platforma versiya xaosunu aradan qaldırır. Üç sistem saatları saxlayırsa, münaqişələr qaçılmazdır.Saatı avtomatlaşdırın. İnsanların növbələri proqram, kioks və ya brauzerdə başlatmalarına və dayandırmalarına icazə verin. Avtomatlaşdırma dəqiq tutma səhvlərini kəsir və "onu yazmağı unutmuşdum" bəhanələrini öldürür.Konteksti qeyd edin. Saatlarla yanaşı, iş kodları, yerlər və ya vəzifə etiketləri tələb edin. Kontekst xam vaxtı xərclərin təhlilinə çevirir.Real vaxtda nəzərdən keçirin. Gündəlik yoxlamalar ayın sonu arxaeologiyasını döyər. Menecerlər tabloları nəzərdən keçirsin və anormallıqları xatirələr təzə ikən düzəltsin.Hamını öyrədin. İlk gün beş dəqiqəlik nümayiş daha sonra saatlarca düzəlişləri saxlayır. Qısa bir SÖV yazın, ekran görüntülərini paylaşın və anlamağa çalışın.Lazım gələrsə coğrafi baryerlər və ya cihaz qaydalarını müəyyən edin. Sahə komandaları üçün insanların harada saat aça biləcəyini və ya hansı cihazdan istifadə edə biləcəyini məhdudlaşdırın. Bu, döyüşçü saatların yoxlanılmadan qarşısını alır.İşçilərə öz məlumatlarını göstərin. Şəffaflıq etimad yaradır. İnsanlar tətbiqi açıb saatlarını görə bilsələr, maaş haqqı bağlandıqdan sonra deyil, səhvləri erkən xəbərdar edəcəklər.Tətil, səyahət və təlim vaxtını rekord saxlayın. Çoxlu yurisdiksiyada məhsuldar deyil demək ödənişsiz deyil deməkdir. Onu aydın qeyd edin ki, nəyi ödəməli olduğunuzu bilin.Dövrələri kilidləyin. Bir həftəlik maaş haqqı təsdiqləndikdə, onu donuz saxlayın. Gizli retro-düzəlişlərdən daha sürətli heç nə güvəni sarsıtmaz.

İzlənməli Vaxt Uçotu Metrikası

Ümumi saatları, artıq iş saatlarını, gec/erkən vuruşları, itirilmiş tətilləri, təyin edilmemiş vaxtı (iş kodsuz), manual düzəlişləri və təsdiqləmə gecikməsini (çatdırılma ilə təsdiqə qədər müddət) izləyin. Hər menecer üzrə düzəliş nisbətini izləyin - çox yüksək olması ya zəif təlim, ya da sui-istifadə deməkdir. Sistematik sürüşməni tutmaq üçün planlanan və faktiki saatları müqayisə edin. Zaman keçdikcə, bu Vaxt Uçotu metrikaları prosesin sıxılmasına və ya sızmasına işarə edəcək.

Edilməyəcək İşlər: Səhvlər Sizə Pul İtirmək Deməkdir

Onu çətinləşdirməyin. Saat qeyd etmək bir dəqiqədən çox çəkərsə, insanlar saxta və ya unutduq edəcəklər. Onu iki tıklama üçün dizayn edin, on deyil.Maaş düzəlişlərini gecikdirməyin. Kimsə itirilmiş saat bildirsə, onu bu dövran düzəldin. Gecikmələr doğub və hüquqi risk yaradır.Qaydaları gizlətməyin. Əgər siyasət heç kəsin oxumadığı bir dəftərdə gizlənibsə, “Bilməzdim” müdafiələrinə hazır olun. Qaydaları divarda, tətbiqdə və onboardingdə xülasə edin.Kiçik düzəlişləri görməməzlikdən gəlməyin. Şəxs başına bir neçə dövrəvi "toplama" toplanır. Şablon təhlili sui-istifadəni mədəniyyət olmadan əvvəl tutar.Timesheets itirməyin. Rol əsaslı giriş ilə bulud saxlama USB disklər və e-poçt əlavələrinə qalib gəlir. Avtomatik olaraq ehtiyat edin.On-the-clock işin sürüşməsinə imkan verməyin. Yaxşı niyyət dəyişiklikləri məhkəmə işlərinə çevrilə bilər. Kimsə "sadece beş dəqiqə" kömək edir, qeyd edin. Sonra ya ödəməyi, ya da bannamağı qərar verin - amma əvvəlcə qeyd edin.Yaddaşa etibar etməyin. Chat qeydlərindən bir həftəni təkrar yaratmaq kabusa çevrilir. Real vaxt giriş və ya heç bir şey.Tətilləri unutmayın. Bir çox qanun xüsusi uzunluqların ödənişli və ya ödənişsiz tətillər tələb edir. Onlardan birini qaçırmaq və ya qeyd etməmək cərimələrdə pul itirir.Təsdiqləmələri çox təfərrülü etməyin. Édilərin təqdim etməsi bir tıklama və menecerlərin təsdiqləməsi bir tıklama olaraq edin. Bürokrasiyanın qatları qısaltma doğurur.

Hər Kəsin Baş Arduğunu Anlayacaq Şəffaf Siyasət Yaradın

Siyasətlər hüquqi dərsliklər kimi oxunarsa bacarıqsız olur. Sizin siyasət bir səhifəyə sığsın:

• Kim qeyd edir: bütün qeyri-daxil işçilər, həmçinin səyahət və ya təlimdə olan daxil olan işçilər.
• Qeyd etmək necə: proqram simgəsi → “Növbəni başla,” layihə kodu əlavə edin, “Növbəni bitirin.” Nahar üçün fasilə düyməsi. Düzəliş tələbləri forma vasitəsilə, DM deyil.
• Son tarixlər: Bazar ertəsi saat 10:00-a qədər təqdimat; menecer təsdiqləri saat 12-də.
• Düzəlişlər: yalnız maaş haqqı təsdiqlənmiş dövrləri dəyişə bilər; bütün dəyişikliklər qeydlərə düşür.
• Off-the-clock qanuni qadağa: qeyd edilməmiş növbə olmadan hər-hansı iş qadağandır və baş verərsə ödəniləcək.
• Nəticələr: təkrar uyğunsuzluq əvvəlcə tövsiyə, sonra disciplin yaranır.

Bu siyasəti onboardingdə, Slackdə və fiziki məlumat lövhəsində yerləşdirin. Qanunlar və ya iş axını dəyişdikcə ildə bir dəfə təkrar baxın.

Doğru Aləti Seçmək: Shifton Niyə Uyğundur

Sizə iyirmi funksiyalar lazım deyil; sizə lazımi beşdən biri yaxşı edilir. Shifton sizə verir:

• Mobil və veb əsaslı saatlama GPS və ya IP məhdudiyyətləri ilə.
• Avtomatik yığılmış rəqəmsal vaxt cədvəlləri baxılmaq və ixrac olunma üçün hazırdır.
• Real‑vaxt tabloları maaş günü anoloji hallar barədə xəbər verir.
• Rol əsaslı təsdiqlamalar düzəlişləri nəzarətdə saxlayır və yoxlanıla biləndir.
• Maaş inteqrasiyaları belə ki, saatlar dərhal mühasibat saxlamağıza daxil olur.

Ən önəmlisi, Shifton sürətlidir. Əgər personal interfeysi bəyənmirsə, müqavimət göstərəcəklər. Əgər menecerlər məsələləri saniyələrdə görə bilmirsə, onları gözardı edəcəklər. Shifton sürtünməyi az saxlayır ki, qəbul olunması dəyərə gətirsin.

30 Günlük Rollout Planı

1–3 Günlər: Mövcud axını xəritələndirin. Saatlar haradan gəlir? Kim təsdiqləyir? Səhvlər nə qədər tez-tez baş verir? Ağrı nöqtələrini qeyd edin.4–7 Günlər: Shiftonu konfiqurasiya edin. Komandalar, rollar, maaş dövrləri, fasilə qaydaları və coğrafi baryerləri yaradın. Personal siyahılarını idxal edin.8–10 Günlər: Bir səhifə siyasətini yazın. Sizə ekran görüntüləri daxil edin. Lazım gələrsə tərcümə edin.11–14 Günlər: Bir komanda ilə pilot edir. Rəyləri toplayın. Çaşdırıcı düymələri və ya itirilmiş kodları düzəldin.15–18 Günlər: Menecerləri öyrədin. Onlara tabloları, redaktə qeydlərini və təsdiqləmə addımlarını göstərin.19–22 Günlər: Qalan hər kəsi öyrədin. Beş dəqiqəlik masa seansları və ya qısa video.23–26 Günlər: Canlı olun. Ilk həftəni tam rəqəmsəl icra edin. Metrikaları izləyin.27–30 Günlər: Baxın və düzəldin. Qaydaları sıxlaşdırın, istifadəsiz kodları silin və sürətli qələbələri ictimai şəkildə qeyd edin.

Xüsusi Hallar: Təlim, Səyahət, Fasilələr, Uzaq İş

Təlim: Əgər iştirak məcburidir və ya işlə əlaqədardırsa, qeyd edin və ödəyin. Xərcləri təhlil etmək üçün təlim kimi etiketləyin.Səyahət: Gediş vaxtı adətən ödənişsizdir; bir gün ərzində iş yerləri arasında səyahət adətən ödənişlidir. Başlanğıc və bitiş qeyd edin, milage və məqsəd.Fasilələr: Bir fasilə düyməsi verin. Əgər yurisdiksiyanız fərqləndirirsə, ödənişli/ödəməsiz seçim tələb edin.Uzaq iş: Cihaz və ya yer qaydalarını istifadə edin mümkün olduqda, amma güvəni gizliliyə qarşı balanslayın. Aydın başlanğıc/bitiş gözləmələri keyloggerdən daha çox əhəmiyyətlidir.Hazırda gözləmə zamanı: “Gözləməyə iş” nədir və “çıxmağa azad” nədir müəyyən edin. Uyğunluğun saxlanılması üçün hər iki növü fərqli qeyd edin.

Rəyinizi Xülasəsiz Qoymamaq Üçün Qanuni Olmadan Uyğunluq Edin

Sizə hər bir qanunu ezberləmək lazım deyil. Sizə uyğunluğu prosesə çörək lazımdır:

• Maaş ödənişi üçün hüquqi son tarixlərlə, dövrü uyğunlaşdırın.
• Düzəlişləri qeyd edin: kim nəyi, nə vaxt və niyə dəyişdi.
• Qeydləri tələb olunan illər üçün saxlayın (çox vaxt 2–4; vergi qaydaları daha çox tələb edə bilər).
• Qanunlar onların saatlarını məhdudlaşdırarsa, kiçiklər və ya xüsusi kateqoriyaları ayrı izləyin.
• Qaçırılmış fasilələri və düzəltmə tədbirlərini sənədləşdirin.

Şübhən olduqda, vaxtı ödəyin və siyasəti sonradan düzəldin. Cərimələr və geridə qalmış ödənişlər peyğəmbər maaşlarından daha çox başa gəlir.

Tez-tez Soruşulan Suallar

Əgər kimsə saat yaddan çıxarsa nə etməli? Menecer təsdiqi ilə eyni gün düzəliş formu tələb edin. Ayda bir neçə dəfə məhdudlaşdırın, təlimatlandırma başlamadan əvvəl.Əməyin pozulmasını necə dayandıra bilərik? Şəxsi identifikasiya nömrəsi əlavə olaraq şəkil, GPS və ya cihaz bağlama istifadə edin. Təsadüfi yoxlamalar elan edin.5 dəqiqəyə yaxın dövrə edə bilərikmi? Bəzi qanunlar əməkdaşlara zamanla bərabər şəkildə fayda gətirsə, minimal dövrəni qəbu vəziyyətə gətirir. Daha təhlükəsiz yol: dəqiq dəqiqələri yazın.Əmək haqqı daxil olan yaş işçilər izləməlidirmi? Əgər onlar qeyri-daxil olsalar, bəlkə gündəlik deyil, amma layihələri və səyahətləri izləmək xərclər məlumatlarını təmiz saxlayır. Əgər onlar daxildisə, bəli.Qeydləri nə qədər saxlamalıyıq? Ən az iki il əmək haqqı və saat üçün; bir çox yerlərdə dörd və ya daha çox vergi üçün. Yerli qaydaları yoxlayın.Podratçılar haqqında nə demək olar? Onların iş saatını və ya tədarüklərinə qədər izləyin. Sizə hələ də xərclər və faktura məlumatları lazım olacaq, hətta maaş qaydaları fərqli olsa da.

KPI və Davamlı İnkışaf

Ölçülməyən bir proses azalır. Hər menecer ilə aylıq metrikaları nəzərdən keçirin:

• Təsdiqləmə gecikməsi (məqsəd: 24 saat altında)
• Hər dövrdə düzəliş faizi
• Keç məqamları və ya gec başlama sayı
• Əmək haqqının ümumi saatlarının %
• Fasilə uyğunluğu göstəricisi
• Planlı saatlarla faktiki saatların nisbəti
• Layihə başına hər bir əmək saatının xərci

Rüblük hədəflər təyin edin: “Düzəliş faizini 12%-dən 5%-ə azaltmaq”, “Daha ağıllı planlaşdırma ilə 15% əlavə iş saatını azaltmaq.” Onları bonuslara və ya komanda OKR-lərinə bağlayın ki, Vaxt Uçotunun uğuru hər kəs üçün əhəmiyyət kəsb etsin.

Final Söz

Dəqiq saatlar mikroyönetim ilə əlaqəli deyil – onlar ağlı başında, ədalətli və gəlirli bir iş idarə etmək haqqındadır. Qaydaları sadə saxlayın, aləti asan və məlumatları şəffaf saxlayın. Hər gün doğru şeyləri edin, ümumyol səhvlərdən uza durun və Shifton ağır yükləri idarə etməyə icazə verin belə ki, siz inkişaf üzərində təmərküzləşə biləsiniz.

Kağızdan Rəqəmsələ: Köç Mərkəzlər Siyahısı

Kağızdan rəqəmsəl köç etmək qorxulu səslənir, amma acı zəif planlamadan gəlir, keçidin özündən deyil. Strukturlaşmış köçürmə çaşqınlığı az saxlayır. Hər hazır zaman cədvəli şablonunu, elektron cədvəl və qaydanı toplayaraq başlayın. Hansının saxlanıldığı, hansının getdiyi və hansının sistem parametrlərinə çevrilməli olduğunu etiketləyin. Sonra, işçi siyahınızı təmizləyin: təkrar adlar yoxdur, ardıcıl adlar, düzgün rollar. Daha sonra, kiçik bir sınaq mühiti qurun: bir neçə işçi, bir neçə iş kodu və bir maaş dövrü. İmitasiya həftəsi keçirin. Qarışıq küncləri nəzərə alın - itirilmiş sahələr, qarışıq etiketlər və ya boğulan təsdiqləmələr. Onları indi təmir edin, maaş günü deyil. Son olaraq, dönüş tarixini, dəstək əlaqələrini və eskalasiya yolunu elan edin ki, personal bilsin necə kömək alınmalı, nəsə pis gedəndə ya hiss edəndə. Bu strukturu ilə, rəqəmsəl vaxt uçotu təbii etmək olur.Keçid zamanı hər kəsin əhəmiyyət verdiyi sözü təkrar et: sadəlik. Əgər bir sahə hesabatı, fakturalaşdırmanı və ya uyğunsuzluğu idarə etmirsə, onu buraxın. Hər əlavə qutu insanları yavaşlatır. Rəqəmsəl sistemlər sonsuz məlumat toplaya bilər, amma etməməlisiniz. Qısa məlumat toplayın və qalanını görməməzlikdən gəlin. Bu intizam Vaxt Uçotunu incə və davamlı saxlayır.

Datanı Maaş və Mühasibatlığa Yerləşdirmək

Çəkmək saatların maaş və mühasibatlığa inteqrasiyası avtomatlaşdırmanın ödəməsini təmin edir. CSV-ləri ixrac etmək və nömrələri təkrar yazmaq səhvlərə dəvətdir. Bunun əvəzinə, sahələri bir dəfə xəritələndirin - normal saatlar, artıq işlər, ödənişli tətil, ödənişsiz vaxt - və onların təsdiqdən sonra avtomatik şəkildə ötürülməsini təyin edin. Bütün dövrləri paralel maaş ilə qaçın ki, cəmlər uyğunlaşıb uyğunlaşmadığını yoxlayın. Belə deyilsə, dövrə qaydalarını, vaxt zonası parametrlərini və artıq iş tətiklərini araşdırın.Shifton-un ixracatları və API-ləri əksər maaş təminatçıları ilə uyğunlaşmanıza imkan verir. Onlardan istifadə edin. Datanız çoxlu sahə ilə toxunduqca, onun dəyişməsi üçün daha az imkan var. Və auditorlar bir nömrənin necə hesablandığını soruşduqda, siz aydın bir zəncirə işarə edə bilərsiniz: punch → təsdiq → ixracat → payçək. Bu izleme disiplinli Vaxt Uçotunun bütün məqsədidir, heç kim bunu açıqca deməməkdən.

Məxfilik, Təhlükəsizlik və Etika

Saatlar şəxsi məlumatdır. Lokasiyalar daha da həssasdır. Onları hörmətlə rəftar edin. İşçilərə nəyi, niyə və nə qədər saxladığınızı dəqiq deyin. Onlara eyni qeydləri görə biləcəkləri şəffaflıq tabloları təklif edin. Girişləri rola görə məhdudlaşdırın: menecerlər öz komandasını, maaş haqqı ümumi məbləğləri görə bilməli, İT isə yalnız konfiqurasiya toxula bilməli. Saxlanmaları şifrələyin və köhnə qeydləri qanun və siyasətə uyğun şəkildə təmizləyin.Etika uyğunluğdan daha uzağa gedir. Vaxt Uçotu qeydlərini tualet fasilələrini korlamaq və ya müştəriyə kömək etmək üçün beş dəqiqə qalmış birini cəzalandırmaq üçün istifadə etməyin. Məlumatları işçilərin planlarını yaxşılaşdırmaq üçün istifadə edin, casusluq üçün deyil. İnsanlar sizin məqsədlərinizə etibar edəndə, qəbul səviyyəsi göylərə qalxır.

Real Dünyanın Ssenariləri (və Onların Necə Qarşısını Almaq Olar)

Kiçik boşluqların böyük problemlərə necə çevrildiyini göstərən üç qısa ssenariyə baxaq:Ssenari 1: Gec Puncher. Aleks həmişə saatı üç-dan beş dəqiqə gec vurur, sonra girişləri cümə günü düzgün görünməsi üçün redaktə edir. Redaktə qeydləri olmadan, heç vaxt fərq etmirsiniz. Shifton ilə, redaktə tezliyi bir tablodadır. Aleksə öyrətdiniz, növbə başlama vaxtını tənzimlədiniz və problem sakitcə yox oldu.Ssenari 2: Ödənişsiz Təlim Günü. Sizin texniklər məcburi bir təhlükəsizlik seansında iştirak edirlər. Heç kim saat törəmir "çünki bu təqvimdə deyildi." Bir neçə ay sonra, bir əmək müfəttişi ödənişin sübutunu tələb edir. Bütün tədbirlərin bir 'Təlim' kodu altında qeyd olunmasını tələb etdiyiniz üçün, dərhal qeydlər hazırlayır və cərimələrdən qaçırsınız.Ssenari 3: Itirilmiş Laptop Cədvəli. Bir menecer şahsi cihazında olan əsas vaxt cədvəllərinə saxladı ki, o oğurlandı. İndi qeydlər yarım ildə itdi. Bulud əsaslı Vaxt Uçotu bunu qarşısını alır; hər işarə təkrar və daimi saxlanıldır, maaş haqqı xaosundan xilas edir.

Təkmilləşdirmə Döngəsi

Metriklər önəmlidir, lakin əməl etmək daha da önəmlidir. Hər şöbə müdiri ilə ayda bir dəfə 30 dəqiqəlik icmal cədvəli planlaşdırın. Hər dəfə eyni panelə baxın ki, meyllər aydın olsun. Soruşun: Həddindən artıq işləmə niyə baş verdi? Hansı tapşırıqlar ən çox nəzərdə tutulmayan vaxt yaratdı? Təstiqləmələr harada gecikdi? Gələn ay sınaq üçün bir dəyişikliyə qərar verin – işçilərlə bağlı düzəliş, siyasət xatırlatması, və ya cədvəl şablonu. Dairəvi prosesi nəzərdən keçir → qərara al → əməl et → ölç. Bir il ərzində bu kiçik dövrlər Zaman İzləmə prosesinizi sərtləşdirir və o avtomatik işləməyə başlayır.

Kopyalaya biləcəyiniz Təlimat Ssenarisi

Əməkdaşınızı işə qəbul edən təlimçiniz üçün qısa bir ssenari buradadır:

1. Shifton tətbiqini açın. Toxunun Növbəyə Başlayın. İstəklənsə, layihə və ya müştərini seçin.
2. Nahar edirsinizmi? Toxunun Fasiləyə Başlayın. Qayıdarkən, toxunun Fasiləyə Son.
3. Gün üçün bitirdinizmi? Toxunun Növbəyə Son. Göstərilən saatları iki dəfə yoxlayın.
4. Hər hansı şeyi düzəltmək lazımdırsa? Tətbiqdə düzəliş tələbi göndərin. Menecerinizə DM göndərməyin.
5. Bazar ertəsi səhər, son həftənin saatlarını təsdiq edin Mənim Cədvəlim tabında.

Bu ssenari abstrakt Zaman İzləmə qaydalarını yeni işçiyə heç bir sual verilmədən yerinə yetiriləcək konkret addımlara çevirir.

Hər kəsin Bölüşməli Olduğu Terminologiya Lüğəti

Lüğətlər mübahisələri aradan qaldırır. Əsas terminləri bir dəfə təyin etdikdə, kiməsə yenidən qoşulmaq lazım gəlməz. Burada qapamalı olduğunuz bir neçə qeyd var:

• Daimi Saatlar: Cədvəl çərçivəsindəki hər hansı iş.
• Həddindən Artıq İş Saatı: Qanun və ya siyasət tərəfindən müəyyən edilmiş gündəlik və ya həftəlik hədləri aşan saatlar.
• Ödənişli Fasilə: İşlənmiş saatlara daxil olan qısa istirahət vaxtı.
• Ödənişsiz Fasilə: İşlənmiş saatlara daxil edilməyən uzun yemək fasiləsi.
• Düzəliş: Vaxt, kod və ya yer daxil olmaqla, orijinal punch-a edilən hər hansı əl dəyişikliyi.
• Təsdiq: Menecerin qeydin düzgün və əmək haqqı üçün hazır olduğunu təsdiqləməsi.

Bu tərifləri siyasətinizə əlavə edin ki, hamı eyni dildə danışsın. Davamlılıq mötəbər Zaman İzləmə təməlidir.

Liderlərə ROI-nu Sübut Etmək

Yatırımın gəlirliyini hesablamak liderləri əlaqədə saxlayır. Budur sadə bir formula: ROI = (Qaçınılan səhvlər + qənaət olunan idarəçilərin saatları + azaldılmış həddindən artıq iş saatları) − proqram təminatının dəyəri.Güman edin ki, hər biri 10 saat ayda üç idarəçiyə vərəqləri düzəltmək üçün ödədiniz. Avtomatlaşdırılmış Zaman İzləmə ilə bu iki saata düşür. Saatda 25 dollar isə ayda 600 dollar qənaət edirsiniz. Həddindən artıq iş saatlarının təsadüfi olaraq 15 saat azalması ilə əlavə 35 saatda, əlavə 525 dollar. İldə bir əvəzolunmaz qanuni iddia daxil olun və hesab axmaq olur. İlk dörddəbbəyinizdən sonra bu cür rəqəmləri təqdim edin ki, daimi qərar qəbul edəsiniz.

Daha Sürətli Cavablar

Kimsə çıxışı unutsa nə edəcəyik? Təyin olunmuş vaxtdan sonra növbələri avtomatik bitirin və həm işçiyə, həm də menecerə bildirin. Ertəsi səhər təsdiqləmə tələb edin.Bəzi hallarda saatlı iş edən maaşlı işçini necə idarə etməliyik? Xüsusi kod yaradın və yalnız o bölmələri qeyd etmələrini tələb edin. Bu, yoxlamaların təmiz saxlanmasını təmin edir və onların idarəyə boğulmasına imkan vermir.Qeydləri silə bilərik? Həyır. Ləğv edin və səbəb əlavə edin, lakin xətt daxilində saxlayın. Silmə yoxlama yollarını məhv edir.Jurnalları nə qədər tez-tez yoxlamalıyıq? Hər komanda üzrə dördħu ildə bir dəfə, əlavə olaraq şirkət üzrə illik yoxlama. Obyektivlər dəyişdirilsin ki, kimsə öz məlumat yollarına baxmasın.Saytda giriş üçün ən yaxşı cihaz nədir? Divara bağlı tablet ucuz və etibarlıdır. Sadəcə tətbiqə kilidləyin və sabit bir şəbəkəyə sabitləyin.

Bir Səhifəlik Siyasət Şablonu və Menecer İpuçları

Yazılı bir şablon sizin daha sürətli başlamağa kömək edir. Kopyalayın, yapışdırın və dəyişdirin:Əsas Məlumat — Bizim Zaman İzləmə prosesi hər bir işçinin düzgün ödəniş almasını, əmək qanunlarına hörmət edilməsini və idarəçiliyin planlama üçün etibarlı məlumat almasını təmin etmək üçün mövcuddur. Davamlı Zaman İzləmə həm şirkəti, həm də sizi qoruyur.Əhatə dairəsi — Bu siyasət bütün saatlıq işçilər və saatlıq tapşırıqlar, səfərlər, təlimlər və ya əlavə növbələr yerinə yetirən maaşlı işçilərə tətbiq olunur. Bu şərtlər tətbiq edildikdə, heç kim Zaman İzləmədən xaric deyil.Məsuliyyətlər — İşçilər öz vaxtlarını qeyd etməlidirlər; menecerlər təsdiq edir və təsdiqləyir; əmək haqqı yoxlayır və ixrac edir. Zaman İzləməni həmkarınıza həvalə etmək qadağandır.Metod — Bütün dəqiqləşdirmələr üçün Shifton mobil və ya veb tətbiqindən istifadə edin. Sistem uğursuz olarsa, 24 saat ərzində əl Zaman İzləmə düzəliş formasını təqdim edin. Təkrarlanan əl formaları təlimatı tetikler.Dəqiqlik — Vaxtı real vaxtda daxil edin. Daha sonra saatların bərpası qəbul edilmir, fasilələr istisna olmaqla. Zaman İzləmə məlumatlarının hər hansı qəsdən saxtalaşdırılması intizam qaydalarının pozulmasıdır.Fasilələr — Bütün yemək və ya istirahət tənəffüslərini tətbiqdə başlayın və bitirin. Fasiləni itirdinizsə, qeyd edin və menecerinə bildirin; sənədsiz tənəffüs əmək haqqı və uyğunluq problemləri yaradır.Düzəlişlər — Yalnız əmək haqqısı təsdiq edilmiş qeydləri dəyişə bilər. Hər bir düzəliş qeyd edilir. Bir qeyd olmayan düzəlişlər rədd ediləcək. Zaman İzləmənin bütövlüyü görünən yola bağlıdır.Qeydsiz İş — İşi qeyd etmədən yerinə yetirmək qadağandır. Əgər hər hansı işi yerinə yetirirsinizsə, Zaman İzləmə sistemini istifadə etməlisiniz. Şirkət icazə verdiyi və ya təsdiq etdiyi bütün işləri ödəyəcək, lakin təkrar pozuntular disiplinar tədbirlərlə nəticələnəcək.Saxlama — Qeydlər minimum dörd il müddətində saxlanılır. Zaman İzləmə jurnalları məxfi saxlanılır və işlərini yerinə yetirmək üçün ehtiyacı olanlara paylanır.Suallar — Bütün siyasət və ya sistem suallarınızı HR ya da əmək haqqınızına yönləndirin, təsadüfi həmkarlarınıza deyil, belə ki, cavablar davamlı olacaq. Əgər Zaman İzləmə tətbiqinin səhv olduğunu düşünürsünüzsə, dərhal bildirin.Menecerlər əlavə olaraq aşağıdakı duz qamışlarını alırlar:

• Hər günorta əvvəl tablosunu yoxlayın. İtkin punchların yerini müəyyən edin və həmin gün insanları uyarın. Sürətli düzəlişlər həvazəndə həftənin sonunda təmiz Zaman İzləmə statistikasına səbəb olur.
• 24 saat ərzində təqdimatları təsdiq edin və ya rədd edin. Gec təsdiqləmələr əmək haqqı sıxışdırır. Sağlam bir Zaman İzləmə axını heç bir şeyin gözləməməsindədir.
• Düzəliş əmsallarını izləyin. Bir nəfərin Zaman İzləməyə daim düzəlişlər edilməsi lazımdırsa, onları öyrədin və ya işi sadələşdirin.
• Təşkil olunmuş ixracatlar. Gec ixracatlar ödəmənin dəqiq olacağına olan inamı pozur. Zaman İzləmə müddətçələrini faktura müddətlərinə bənzəyin, danışıqsız.

Bu şablonu canlı bir sənəd kimi qəbul edərək və real məlumatlardan tənzimləyərək, Zaman İzləmə mədəniyyətiniz təbii şəkildə yetişir. İnsanlar bunu əziyyət kimi qəbul etməkdən çıxır, təhlükəsizlik toru kimi görməyə başlayırlar.Davranışı dəstəkləmək üçün kiçik təşviqlər əlavə edin. %-98 zamanında Zaman İzləmə təqdimatları ilə rübü qeyd edin. Heç bir əl dəyişməsi olmayan komandaları vurğulayın. Tanınma az xərc tələb edir, amma rutini mənalı edir.Nəhayət, unutmayın ki, alətlər pozulan davranışı qurtarmayacaq. Shifton, klikləri və səhvləri azaldır, bəli, amma liderlik hələ də təmiz Zaman İzləməni modelleməli: menecerlər sahə günlərində qeyd olunur, icraçılar təlim saatlarını qeyd edir, hər kəs eyni qaydalara riayət edir. Başdan davamlılıq hər yerdə vərdişi möhkəmlədir.

Əmək Haqqı Cümə Çeklisti (və Miflərin Sökülməsi)

İnsanlar çeklistləri sevirlər, çünki stresli günlərdə düşüncəni azaldır. Hər əmək haqqı cüməsini bu siyahı ilə istifadə edin:

1. Tablosunu açın və "Bitmə vaxtı əksik" üçün filtr edin. Dərhal həmin işçiləri ping edin.
2. Təsdiqlənməmiş qeydlərə görə sıralayın. Menecerləri daxili chatınıza etikətləyərək xatırladın, basdırılan email ilə deyil.
3. Ekstremal növbə uzunluqlarını tarayın (30 dəqiqədən az və ya 16 saatdan çox). Bunlar demək olar ki, hər zaman daxil edilmə səhvlərdir.
4. Fasilə uyğunluğunu yoxlayın qanuni minimumla müqayisədə. Kimsə buraxdısa, səbəbini və düzəltmə tədbirini qeyd edin.
5. Təsdiq faylı ixrac edin və təsadüfi olaraq on nəfərin cəmi yoxlayın. Uyumsuz ondalık təməllərə və həcmi olmayan kateqoriyalara baxın.
6. Dövrü bağlayın əmək haqqı təsdiq edildikdən sonra. Retrospektiv dəyişikliklər tələb edən formal bir tələb tələb etdiyini bildir.

Bu ritual işləyərkən 20 dəqiqə çəkir. Onu atlamaq isə sonradan saatlar tələb edir ki, qəzəbli emaillər gəlməyə başlayanda hədiyyə olmasın.Nələrsə ilə bir neçə mifləri əzərək zu i bitirək:“Komandam kiçikdir, ona görə da manuel izləmə yetərlidir.” Kiçik komandalar böyüyür. On nəfərlik insanlar düzəldilmiş vərdişlər iyirmi nəfərdə sındırılır. Təmiz gəlin başladığınızda, təzyiq altında təkrar düşünməzsiniz.“Proqram bahalıdır.” Abunəlik haqqını, cəzaya gətirib çıxaran bir əmək haqqısı xətası və ya cədvəl təmir etmək üçün istifadə edilən maaş saatları ilə müqayisə edin. Praktik olaraq hər zaman avtomatlaşdırma lehine hesab olur.“İşçilər izlənilməsini sevməyəcək.” Onlar daha çox yetərincə ödənilmədiklərini və ya keçən çərşənbə axşamını xatırlamağı sevməyəcəklər. Üstünlükləri izah edəndə - ədalətlik və sürətli maaş - qəbul gözləntilərinizdən daha hamar olur.“Daha sonra edəcəyik.” Əksər hallarda bu, bir tənzimatçının artıq suallar verdiyi zamandır. Sistema indi qoyun və həmin gün gəldiyində daha rahat yatacaqsınız.

Yaxşı, İndi Nə Edək?

Çaşıqlığı şəffaflıqla əvəz etməyə hazırsınız? Shifton-a açın, ilk növbə şablonunu yaradın və bu gün iki müşahidəçini dəvət edin. Üç günlük mikropilot çalışın. Hansının qırıla biləcəyini müşahidə edin. Onu düzəldin. Sonra miqyasa salın. Tempostos mükəmməlliyini döyür. İdarə komandasına və ya altı aylıq bir komissiyaya ehtiyacınız yoxdur. Sabah səhər üçün qərar və təqvim dəvətinə ehtiyacınız var. Belirleyin, paylaşın və hərəkət edin. Komandanız sizə təşəkkür edəcək, əmək haqqısı daha rahat nəfəs alacaq və liderlər nəhayət etibar edəbiləcək əmək məlumatlarını görəcəkdir.