Οι σχέσεις μεταξύ εργοδότη και εργαζομένων αποτελούν τη βάση της διαμόρφωσης ενός μικροκλίματος σε κάθε οργανισμό. Πολλοί διευθύνοντες σύμβουλοι δεν μαθαίνουν τις αρχές της αποτελεσματικής επικοινωνίας με τους εργαζόμενους και πιστεύουν ότι διαθέτουν φυσικά αποτελεσματικές επικοινωνιακές δεξιότητες. Ας μην ξεχνάμε ότι ζούμε σε συνεχώς μεταβαλλόμενους και δυναμικούς καιρούς. Η σύγχρονη αγορά εργασίας είναι γεμάτη από σίγουρους και ανταγωνιστικούς εκπροσώπους διαφόρων επαγγελμάτων. Στο παρελθόν, από τους εργαζόμενους αναμενόταν να δέχονται σιωπηλά απρόκλητη επιθετικότητα, προκατάληψη, ποινές και επιπλήξεις. Σήμερα, ακόμη και οι λιγότερο εξειδικευμένοι εργαζόμενοι συμπεριφέρονται με σεβασμό και αλλάζουν δουλειές από μία πεποίθηση χωρίς το φόβο ότι δεν θα είναι επιθυμητοί στην αγορά εργασίας. Πολλοί έμπειροι εργοδότες ξέρουν πόσο δύσκολο είναι να βρεθούν εξειδικευμένοι, τίμιοι και πιστοί εργαζόμενοι. Αυτός είναι ο λόγος που η καλά ρυθμισμένη οργανωτική επικοινωνία παίζει σημαντικό ρόλο σε οποιαδήποτε εταιρεία. Για να λειτουργήσει μια επιχείρηση σαν ένα ρολόι, τόσο οι εργαζόμενοι όσο και οι εργοδότες πρέπει να συμβιβαστούν και να ζυγίζουν κάθε λέξη που λέγεται ή ακούγεται, ενώ διατηρούν ένα επίπεδο ευγένειας. Ας προσπαθήσουμε να εξετάσουμε τους ορθούς τρόπους επικοινωνίας με τα μέλη του προσωπικού και τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν για να γίνει η ομάδα σας το πιο αποτελεσματικό εργατικό δυναμικό που είχατε ποτέ την ευχαρίστηση να διαχειριστείτε.
Οι πιο συνηθισμένες τεχνικές εσωτερικής επικοινωνίας
Το να είσαι επικεφαλής μιας εταιρείας δεν είναι το πιο εύκολο πράγμα. Η οικονομική ευθύνη και οι ίδιοι οι εργαζόμενοι είναι τα πεδία της ευθύνης σας. Ένας κορυφαίος διευθυντής μιας εταιρείας πρέπει να είναι σοφός, ευέλικτος, να ζυγίζει συνεχώς τις αποφάσεις του και να ξέρει τους κατάλληλους τρόπους ανάθεσης εξουσίας. Υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός σεμιναρίων, διαδικτυακών σεμιναρίων και εκπαιδεύσεων για διαχείριση ομάδων, όπου μπορείτε να αποκτήσετε τις απαιτούμενες γνώσεις και τις απαραίτητες δεξιότητες. Οποιοσδήποτε εργοδότης που σέβεται τον εαυτό του πρέπει να παρακολουθήσει τουλάχιστον ένα από αυτά τα σεμινάρια για να παρακολουθήσει τις νέες τάσεις στην πρόσληψη και διαχείριση προσωπικού. Πρέπει επίσης να δουλέψετε στο δικό σας στυλ διαχείρισης εργαζομένων.
Κατά κανόνα, υπάρχουν αρκετές τεχνικές εσωτερικής επικοινωνίας που συζητούνται κατά τη διάρκεια διάφορων επαγγελματικών εκπαιδευτικών σεμιναρίων:
-
Αυταρχικός. Όλες οι σημαντικές αποφάσεις λαμβάνονται αποκλειστικά από τον εργοδότη. Επιβάλλουν αυστηρό συστημικό έλεγχο στην εκτέλεση όλων των αναθέσεων. Υπό αυτή τη διαχείριση, όλες οι πρωτοβουλίες και η ατομικότητα καταστέλλονται αυστηρά.
-
Αναρχικός. Ο εργοδότης προσπαθεί να απέχει όσο το δυνατόν περισσότερο από τις καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες και την εργασία των εργαζομένων, αφήνοντας τα πράγματα εντελώς χαλαρά, ενώ έχει εγκαταλείψει κάθε ευθύνη για τα αποτελέσματα.
-
Δημοκρατικός. Ένας εργοδότης στοχεύει στην αύξηση του ρόλου των εργαζομένων στη λήψη αποφάσεων, τους δίνει την ευκαιρία να εκφράσουν τις απόψεις τους και να λαμβάνουν αποφάσεις δευτερεύουσας σημασίας από μόνοι τους. Επιπλέον, όλες οι νέες λύσεις, οι συλλογικοί στόχοι και οι εταιρικοί σκοποί συζητούνται τακτικά, με κάθε εργαζόμενο να έχει το δικαίωμα να ψηφίζει.
Επιπλέον, οι εργοδότες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη συλλογική δημιουργικότητα στη διαχείριση του προσωπικού. Η ουσία αυτού του στυλ έγκειται στην επίτευξη θετικών αποτελεσμάτων, καθορισμένων στόχων και εργασιών με συνδυασμένες προσπάθειες των εργαζομένων και του εργοδότη.
Καθένα από αυτά τις μεθόδους είναι καλό με τον τρόπο του και κατάλληλο υπό ορισμένες συνθήκες. Η αυταρχική προσέγγιση δίνει κάπως αξιοπρεπή αποτελέσματα λόγω συνεχούς ελέγχου, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο σε κρίσιμες καταστάσεις. Η δημοκρατική μέθοδος μπορεί να εφαρμοστεί όταν η ηγεσία της εταιρείας είναι εξαιρετικά ευφυής και καλή με τις διοικητικές δεξιότητες. Χωρίς αυτό, είναι πρακτικά αδύνατο να επιτευχθεί καλό αποτέλεσμα από τη δημοκρατική τεχνική εσωτερικής επικοινωνίας.
Ένας έμπειρος ιδιοκτήτης εταιρείας πρέπει να έχει ένα ορισμένο βαθμό προνοητικότητας. Πρωτίστως, πρέπει να αναλύσει τη συμπεριφορά και τα χαρακτηριστικά του χαρακτήρα όλων των μελών της ομάδας, να καθορίσει το δυναμικό όλων των εργαζομένων, να προβλέψει τη δυνατότητα εμφάνισης διάφορων καταστάσεων. Όλοι αυτοί οι παράγοντες πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την αναζήτηση του κατάλληλου στυλ οργανωτικής επικοινωνίας.
Η ανατροφοδότηση είναι μια πολύτιμη δεξιότητα στην επικοινωνία με τους εργαζόμενους
Η ικανότητα να οργανώνεται σωστή ανατροφοδότηση θεωρείται μία από τις πιο σημαντικές δεξιότητες επικοινωνίας που απαιτούνται για αποτελεσματική επικοινωνία με τους εργαζομένους μεταξύ των ηγετών της εταιρείας εδώ και αρκετό καιρό. Ακόμα και οι νέοι και έμπειροι διευθύνοντες σύμβουλοι πρέπει να είναι σε θέση να μιλούν με τους εργαζόμενους, να διευθετούν οποιεσδήποτε ανακρίβειες, να επαινούν ή να επισημαίνουν πράγματα που θα μπορούσαν να βελτιωθούν, να αναθέτουν σωστά εξουσίες, να δίνουν συμβουλές για διάφορα καθήκοντα. Η επικοινωνία με τα μέλη του προσωπικού δεν πρέπει να αποτελεί πρόβλημα για το Διευθύνοντα Σύμβουλο. Ένας επικεφαλής εταιρείας πρέπει να μπορεί να επικοινωνεί με όλους τους εργαζομένους, ακόμη και με τους πιο δύστροπους και καπριτσιόζους, καθώς η σωστή ανατροφοδότηση είναι το θεμέλιο της αμοιβαία επωφελούς επικοινωνίας. Αρχικά, φαίνεται ότι το να καλέσεις έναν εργαζόμενο για να συζητήσεις τα θέματα που έχεις είναι το πιο εύκολο πράγμα να κάνεις. Αποδεικνύεται ότι δεν είναι καθόλου εύκολο. Η πλειονότητα της ψυχολογικής και κοινωνιολογικής έρευνας από εκατοντάδες εταιρείες σε όλο τον κόσμο έδειξε ότι η ανατροφοδότηση είναι το πιο προβληματικό μέρος των σχέσεων εργοδότη-εργαζομένου. Πολλοί εργαζόμενοι είναι αγχωμένοι κατά τη διάρκεια κακώς διαχειριζόμενων συνομιλιών με τα ανώτερα στελέχη τους και λόγω της έλλειψης μιας σωστά καθιερωμένης διαδικασίας ανατροφοδότησης. Είναι πολύ τρομαγμένοι να εκφράσουν την άποψή τους, αισθάνονται ανεκτίμητοι, ανάξιοι και ταπεινωμένοι. Ένα ανύπαρκτο ή κακώς οργανωμένο σύστημα ανατροφοδότησης αποπροσανατολίζει τους εργαζομένους στην οργαν θέωση και μειώνει την επιθυμία τους για επίτευξη του κοινού στόχου. Ένας ταλαντούχος και σοφός Διευθύνων Σύμβουλος πρέπει να κατανοήσει ότι η ανατροφοδότηση είναι ένα καλό εργαλείο που επιτρέπει:
-
Τη διόρθωση της συμπεριφοράς ενός εργαζομένου στην ομάδα
-
Τον προσανατολισμό ενός εργαζομένου προς ανάπτυξη και εξέλιξη σε ένα συγκεκριμένο τμήμα
-
Την έκφραση ευγνωμοσύνης και την υπογράμμιση της σημασίας ενός εργαζομένου
-
Την παρακίνηση των εργαζομένων προς νέες επιτεύξεις
-
Τον προσδιορισμό της αιτίας της κακής συμπεριφοράς ενός εργαζομένου
Τώρα ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικές από τις τεχνικές εσωτερικής επικοινωνίας που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε ένα σωστό σύστημα ανατροφοδότησης. Ακολουθώντας αυτές, θα μπορείτε να επικοινωνείτε εύκολα με τους εργαζομένους σας.
Κανόνας Νο1: Να είστε ακριβείς με τους στόχους
Πριν από μια συνάντηση με έναν εργαζόμενο, καταλάβετε ποιον στόχο επιδιώκετε και γράψτε τον σε ένα χαρτί. Ρωτήστε τον εαυτό σας: «Τι θέλω να επιτύχω κατά τη διάρκεια αυτής της συνάντησης;» Με αυτόν τον τρόπο θα κάνετε τη συνομιλία πολύ πιο εύκολη.
Κανόνας Νο2: Έχετε χρόνο και χώρο για συζητήσεις
Είναι ζωτικής σημασίας να συζητάτε μόνο τα πρόσφατα γεγονότα όταν μιλάτε με τον εργαζόμενο. Η καλύτερη πρακτική είναι να έρθετε σε επαφή με έναν εργαζόμενο και να συζητήσετε ένα γεγονός που συνέβη πρόσφατα. Δεν έχει νόημα να αναφέρετε την εποχή που καθυστέρησε για δουλειά πριν από 3 χρόνια αν καθυστερούσε την προηγούμενη εβδομάδα. Όταν είδατε ότι ορισμένοι εργαζόμενοι αντιμετώπισαν προβλήματα με το έργο χθες ή πριν από λίγες μέρες, είναι καιρός να συζητήσετε αυτό το ζήτημα και να παρέχετε κάποιες συμβουλές.
Κανόνας Νο3: Εντάξτε τους εργαζομένους στις συζητήσεις
Όλοι οι εργαζόμενοι σε όλες τις εταιρείες θέλουν να είναι απαραίτητοι, σημαντικοί και να ακούγονται. Επιτρέψτε στους εργαζόμενους σας να εκφράσουν τις απόψεις τους. Πρώτον, είναι καλός τρόπος να καλλιεργήσετε την ανεξαρτησία και την υπευθυνότητα των εργαζομένων για τις αποφάσεις που θα λάβετε κατά τη διάρκεια της συζήτησης. Δεύτερον, αρνούμενοι στο προσωπικό το δικαίωμα να εκφράσουν την άποψή τους, μπορείτε να αρνηθείτε στον εαυτό σας τη χρήσιμη πληροφορία και ακόμη να βρεθείτε σε μια αμήχανη κατάσταση. Μπορείτε επίσης να μάθετε το πραγματικό δυναμικό που έχει ένας συγκεκριμένος εργαζόμενος, να πάρετε μερικές καλές ιδέες και ακόμη και να κερδίσετε νέα εμπειρία.
Κανόνας Νο4: Επαινέστε δημόσια, κριτικάρετε ιδιωτικά
Αυτός είναι ένας πολύ σημαντικός κανόνας! Υπάρχουν πολλοί λόγοι για να το κάνετε έτσι. Η δημόσια κριτική ταπεινώνει και βαθιά αποθαρρύνει τους εργαζόμενους. Δεν μπορεί να υπάρχει σωστή επικοινωνία εάν ο επικεφαλής της εταιρείας επιτρέπει στον εαυτό του να επικρίνει τους εργαζόμενους δημόσια με μια δόση σαρκασμού. Κατανοήστε ότι αν το κάνετε αυτό σε κάποιους εργαζόμενους, θα το κάνετε και σε άλλους, το οποίο θα σας φέρει αμέσως στην αρνητική τους πλευρά. Ο έπαινος πρέπει να διαχέεται ειλικρινώς, είτε δημόσια είτε ιδιωτικά.
Κανόνας Νο5: Συζητήστε γεγονότα και ενέργειες
Δεν είναι σωστό να γίνεστε προσωπικοί και να βάζετε ετικέτες σε άτομα υπό οποιεσδήποτε συνθήκες. Όταν μιλάτε με τους εργαζομένους σας, είτε ιδιωτικά είτε συλλογικά, να συζητάτε μόνο γεγονότα και ενέργειες, όχι πρόσωπα. Είναι πολύ εύκολο να χαρακτηρίσετε ή να προσβάλλετε άτομα, αλλά μπορεί να χρειαστούν μήνες ή χρόνια για να ξανακατασκευάσετε την επικοινωνία της ομάδας.
Ο τρόπος που επικοινωνείτε με τους εργαζομένους σας και το επικοινωνιακό στυλ που χρησιμοποιείτε εξαρτάται εξ ολοκλήρου από εσάς. Μπορείτε να αγνοήσετε τις συμβουλές μας και να αποτύχετε να εγκαταστήσετε ανατροφοδότηση με τους εργαζομένους, αλλά με αυτόν τον τρόπο η καριέρα σας θα είναι πολύ σύντομη. Ως Διευθύνων Σύμβουλος, πρέπει να καταλάβετε ένα απλό πράγμα: Τόσο εσείς όσο και οι εργαζόμενοί σας πρέπει να είστε προσανατολισμένοι στην επίτευξη κοινών στόχων και καθηκόντων, καθώς και στη δημιουργία μιας ευχάριστης ατμόσφαιρας στην ομάδα. Καλή τύχη, αγαπητοί εργοδότες. Μην εγκαταλείπετε τη βελτίωση των δεξιοτήτων σας και θα επιτύχετε τα πάντα!
