Rozhovor o automatizácia plánovania v kaviarňach Coffee Molly
Pozdravujeme všetkých našich odberateľov a tých, ktorí sa náhodou dostali na stránku spoločnosti Shifton. Dnes vám prinášame rozhovor s jedným z našich zákazníkov – majiteľkou siete kaviarní, ktorá už dlho používa online službu Shifton.
Automatizácia plánovania v modernom podnikaní
Shifton: Dobrý deň. Zoznámme sa!
Automatizácia plánovania v kaviarňach: Prípadová štúdia Coffee Molly
Irina: Dobrý deň! Volám sa Irina Uskova, som majiteľkou a vedúcou siete kaviarní Coffee Molly v Nižnom Novgorode (Rusko).
Shifton: Povedzte nám niečo viac o vašom podnikaní.
Irina: Na začiatku roku 2021 mala firma viac než 20 čašníkov s rôznym stupňom vyťaženosti. Coffee Molly pôsobí v meste od roku 2014 a rozvíja koncept kaviarní pre kancelárskych pracovníkov. Dnes máme v Nižnom Novgorode sedem kaviarní s celkovým obratom 25 miliónov rubľov ročne.
Shifton: Prečo ste sa rozhodli spolupracovať so Shiftonom?
Irina: Špecifikom trhu je, že naši zamestnanci sú pomerne mladí ľudia, ktorí často menia zamestnanie. Pre väčšinu z nich je to ich prvá práca. Preto práca s personálom zaberá veľa času a zahŕňa výber kandidátov, zaškolenie, mentoring a rozvoj kompetencií.
Už dlho mi je jasné, že tento proces treba brať s nadhľadom, keďže hlavným cieľom je udržať si hlavnú “chrbtovú kosť“ čašníkov – 5-6 ľudí. Tí pomáhajú nováčikom rýchlo a jednoducho sa zapracovať.
Všetka táto živá dynamika ovplyvňuje denný pracovný rozvrh, preto ho treba neustále sledovať, a v prípade zmien je potrebné okamžite informovať všetkých.
Shifton: Ako ste tieto problémy riešili predtým?
Irina: Predtým sme posielali oznámenia do spoločného chatu, niekedy sme museli zamestnancom osobne zavolať, aby sme sa uistili, že sú so zmenami oboznámení. Ale čím viac kaviarní sme otvárali, tým viac sme museli celú rutinu automatizovať.
Shifton: Potrebuje vaša firma automatizovanú online službu na plánovanie?
Irina: Samozrejme, tí, ktorí sledujú trendy, vedia, že trh gastronomických služieb sa čoraz viac prispôsobuje IT technológiám. Práca so zmenami je každodennou rutinou administrátora a vedúcej čašníčky. V rámci plánovania musia zohľadňovať preferencie zamestnancov (osobné záležitosti, iné zamestnanie atď.), výkonnosť čašníka v konkrétnej kaviarni a špecifiká dňa (víkend alebo pracovný deň). Okrem toho musíme organizovať školenia pre nováčikov, vykonávať inventúru alebo generálne upratovanie, nájsť náhradu za chorých alebo rozdeliť zmenu medzi dvoch zamestnancov. A samozrejme musíme zohľadniť všetky možné meškania a nadčasy.
Tento proces sme dlho automatizovali, ale firma rástla a ja som chcela niečo viac než len program na zostavovanie pracovných rozvrhov. Hľadala som vývojárskych partnerov, ktorí by zabezpečili, aby program fungoval aj ako výplatný systém pre každého zamestnanca. Mala som ešte ďalšie nápady…
Shifton: Naplnili sa vaše očakávania, keď sa spolupráca so Shiftonom rozširovala?
Irina: Áno, rozhodne som spokojná! Úprimne povedané, keď som Shifton náhodou objavila, trvalo mi nejaký čas, kým som si všimla, aký prispôsobivý tento program dokáže byť.
Vo fáze testovania som kládla mnoho otázok o tom, čo sa ešte plánuje implementovať a aké funkcie Shifton ponúka, aby si zamestnanci boli vždy istí svojím pracovným rozvrhom a vopred vedeli, koľko dostanú na konci každého mesiaca. Chcela som, aby výplata prebiehala bez oneskorení, v reálnom čase, a aby bola jednotlivcovi kedykoľvek dostupná v jeho smartfóne, nielen v deň výplaty.
Shifton: Podarilo sa vám naplniť vaše požiadavky? Ako ste spokojná s podporou vývojárov Shiftonu?
Irina: Všetky moje požiadavky boli splnené a takisto som zistila, že program vieme ešte viac prispôsobiť podľa našich potrieb. Šesť mesiacov som úzko komunikovala s vývojármi a hovorila im, čo sa nám páči a čo ešte očakávame. Program sme rýchlo implementovali a hneď sme zistili, že ho chceme používať čoraz viac a prispôsobovať ho vlastným potrebám.
Shifton: Podarilo sa vám to doteraz?
Irina: Podarilo sa nám dosiahnuť nasledovné: automatizovali sme rozvrh pre každého zamestnanca s ohľadom na jeho preferencie, priradili sme čašníkov k pobočkám a prispôsobili sme výpočet bonusov a pokút. Odstránili sme aj chyby vo výpočte miezd, keď niektoré zmeny neboli zohľadnené alebo boli vyplatené dvakrát. Nainštalovali sme tiež aplikáciu do smartfónov všetkých zamestnancov, kde okamžite dostávajú upozornenia o aktualizáciách a výplatách. Čas strávený plánovaním sme skrátili desaťnásobne a znížili sme fluktuáciu, keďže zamestnanci vidia svoje zmeny/výplaty a môžu ich ovplyvniť, takže sme celkovo zlepšili proces plánovania času pre všetkých zamestnancov.
Shifton: Určite máte ešte ďalšie návrhy na úpravu nástroja Shifton?
Irina: Áno, samozrejme. Čakáme na užívateľsky prívetivejšie rozhranie na úpravu rozvrhov. Momentálne sa nedajú zmeniť všetky detaily, takže je potrebné určité parametre znova vytvoriť. Čakáme na flexibilnejšie nastavenia pri správach o mzdách za všeobecné obdobia a možnosť pridávať komentáre k práci. Čo sa týka funkcií služby, potrebujeme možnosť, aby zamestnanci mohli zanechávať komentáre a vytvárať správy o vykonaných úlohách v aplikácii. Zaujíma ma tiež automatický výpočet bonusov na základe predajných ukazovateľov alebo plnenia KPI a flexibilnejšie nastavenia rozhrania aplikácie pre pohodlie zamestnancov: čo zobraziť na hlavnej obrazovke, aké upozornenia posielať a o čom podávať správy.
Shifton: Ďakujeme za vašu podrobnú a informatívnu spätnú väzbu, Irina. Môžete online službu Shifton odporučiť aj majiteľom iných firiem?
Irina: Tento nástroj už odporúčam svojim klientom, ktorým pomáham pri zakladaní ich kaviarní, pretože Shifton pomáha šetriť peniaze, je jednoduchý na používanie a obľúbený medzi zamestnancami. Predtým, než som začala používať Shifton, som dôkladne vyskúšala viac než 10 rôznych aplikácií a programov. Kým som našla Shifton, mala som už dohodu s vývojárom, ktorý bol pripravený vytvoriť pre nás podobný program. A Shifton úplne vyriešil všetky moje problémy s plánovaním rozvrhov a automatizáciou výplat.
Začnite so zmenami ešte dnes!
Optimalizujte procesy, zlepšite riadenie tímu a zvýšte efektivitu.