Jak Shifton pomógł szpitalowi onkologicznemu w Kropywnickim zoptymalizować harmonogram, ulepszyć śledzenie czasu i zmniejszyć koszty

O Szpitalu

Regionalne Centrum Onkologii w Kropywnyckim to wiodąca placówka medyczna specjalizująca się w diagnozowaniu, leczeniu i rehabilitacji pacjentów onkologicznych. Szpital oferuje szeroką gamę usług medycznych, w tym chirurgię, chemioterapię, radioterapię, rehabilitację i opiekę paliatywną.

Struktura Szpitala

Centrum onkologii składa się z wielu oddziałów, w tym:

• Oddział Radiologii
• Oddział Chemioterapii
• Oddział Chirurgiczny
• Oddział Hematologii
• Oddział Onkologii Dziecięcej
• Oddział Anestezjologii i Intensywnej Opieki
• Centrum Diagnostyczne (TK, MR, badania laboratoryjne)
• Oddział Ratunkowy i Przyjęć
• Rehabilitacja i Opieka Paliatywna

Szpital zatrudnia różne kategorie personelu, w tym:

• Lekarzy (onkologów, chirurgów, anestezjologów, radiologów, hematologów i innych specjalistów)
• Pielęgniarki i asystenci medyczni
• Techników laboratoryjnych i specjalistów diagnostycznych
• Personel administracyjny i księgowy
• Personel techniczny i wspierający

Wyzwania stojące przed Szpitalem

1. Złożone harmonogramy dla różnych kategorii personelu

Każdy oddział działa według innego harmonogramu:

• Lekarze pracują w systemie dyżurów 24/7, równoważąc planowane wizyty i nagłe przypadki.
• Chirurdzy przestrzegają harmonogramu operacji, co wymaga precyzyjnej koordynacji całego zespołu.
• Pielęgniarki i asystenci medyczni pracują w zmiennych dyżurach.
• Personel laboratoryjny pracuje zgodnie z ściśle określonym przepływem pracy, w zależności od obciążenia laboratorium.
• Personel administracyjny pracuje w standardowych godzinach biurowych, ale wymaga również dokładnego śledzenia czasu pracy.

Wcześniej tworzenie harmonogramów ręcznie zajmowało ogromną ilość czasu i często prowadziło do błędów, skutkując brakami kadrowymi w krytycznych sytuacjach.

2. Problemy z rejestrowaniem czasu pracy

• Trudności z śledzeniem spóźnień i nadgodzin bez zautomatyzowanego systemu.
• Nie było jasnego monitoringu rzeczywistych godzin pracy, co prowadziło do nadpłat lub niedopłat.
• Ręczne wprowadzanie danych powodowało rozbieżności w wypłatach, wywołując konflikty wśród personelu i zwiększając obciążenie pracy księgowych.

3. Zgodność z prawem pracy

Szpital musiał zapewnić:
✅ Przestrzeganie regulacji dotyczących długości zmian (np. nieprzekraczanie maksymalnych tygodniowych godzin pracy).
✅ Nadgodziny, zmiany nocne i rekompensaty były dokładnie rejestrowane i wypłacane.
✅ Dni urlopowe i chorobowe były dokładnie dokumentowane, aby zapobiec konfliktom harmonogramów.

4. Przeciążony Dział Księgowości

Wcześniej potrzebnych było wielu księgowych do ręcznego przetwarzania list płac, wprowadzając dane z rejestrów czasu pracy. Ten proces był powolny, pracochłonny i podatny na błędy.

Jak Shifton Rozwiązał Te Problemy

✅ Zautomatyzowanie harmonogramów dla wszystkich kategorii pracowników

Shifton automatycznie generuje harmonogramy w oparciu o role pracy, potrzeby działu i wymagania dotyczące zmian. Teraz:

• Lekarze otrzymują jasno zaplanowane zmiany, które można łatwo dostosować.
• Chirurdzy i zespoły operacyjne znają swoje harmonogramy z wyprzedzeniem, co pozwala lepiej planować operacje.
• Pielęgniarki i asystenci medyczni są równomiernie rozlokowani w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu zatrudnienia.
• Personel laboratoryjny działa w optymalnym przepływie pracy bez przeciążeń.
• Personel administracyjny ma przejrzyste i zorganizowane godziny pracy.

✅ Przejrzysty system rejestrowania czasu

Teraz wszystkie obecności, wejścia, wyjścia, spóźnienia i nadgodziny są rejestrowane automatycznie.

• Pracownicy rejestrują swoje godziny pracy w systemie.
• Menedżerowie mają wgląd w rzeczywiste godziny pracy w czasie rzeczywistym i mogą monitorować dostępność personelu.
• Eliminowanie błędów w wypłatach – system dokładnie oblicza przepracowane godziny.

✅ Pełna zgodność z prawem pracy

Shifton zapewnia, że:

• Pracownicy nie przekraczają dozwolonych godzin pracy.
• Nadgodziny i zmiany nocne są prawidłowo dokumentowane i opłacane zgodnie z przepisami prawa pracy.
• Urlopy i dni chorobowe są zarządzane płynnie, zapobiegając konfliktom harmonogramów.

✅ Zredukowane obciążenie pracy Działu Księgowości

Wcześniej księgowi musieli ręcznie przetwarzać duże ilości danych, ale teraz Shifton automatycznie generuje raporty czasu pracy, znacząco redukując czas poświęcony na obliczanie wynagrodzeń.

💡 Rezultat: Po wdrożeniu Shifton, szpital zmniejszył liczbę potrzebnych księgowych, ponieważ system zautomatyzował większość ich pracy.

Wyniki Wdrożenia Shifton

📉 O 75% skrócenie czasu poświęcanego na układanie harmonogramów
💰 Zmniejszone obciążenie działu księgowości i mniej księgowych potrzebnych
⏳ Oszczędzono ponad 10 godzin tygodniowo dla administratorów
🚀 Brak błędów w harmonogramach – każde przesunięcie jest odpowiednio obsadzone, nawet przy zmianach w ostatniej chwili
✅ Przejrzysty system rejestrowania czasu – pracownicy szybują na czas, a nadgodziny są dokładnie rejestrowane

Wniosek

Shifton stał się niezastąpionym narzędziem dla szpitala onkologicznego w Kropywnyckim. Teraz:
✔ Pracownicy pracują zgodnie z przejrzystym i zrównoważonym harmonogramem.
✔ Kierownictwo ma pełny wgląd w dostępność personelu.
✔ Wynagrodzenia są przetwarzane szybko i dokładnie.
✔ Czas pracy jest rejestrowany przejrzyście, eliminując błędy i spory.

Shifton to nie tylko narzędzie do układania harmonogramów – to kluczowy system do efektywnego zarządzania personelem szpitalnym. 🚑