Darbuotoju Grafiku Valdymas

Kas yra darbuotojų grafiko valdymas?

Penktadienis, 16:47. Pamainius vada viesnicu grandjine supranta, kad sekmadienio rytą turi tik du reception paslaugos vietoj keturių. Vienas pazvonojo ligo, kitas mainino pamaina be perspėjimo. Vadovas praleidžia sekancias dvi valandas saukdami ir pareikdama. Kai užtikrinimas yra patvirtintas, jau beveik septynios.

Darbuotojų grafiko valdymas – taip pat vadinama rotacija valdymas arba personalo rosetering – yra kaip organizacija skyr žmonių i smenas, vaidmenis ir vietas per nurodyta laikotarpį. Darbo grafika yra daugiau nei tiesiog grafikas. Jis parodo, kas kur dirba, kada prasideda ir baigiasi, kokį vaidmenį jis atlieka ir kas turi rezervą. Kai jis veikia, niekas to nepastebi. Kai jis sulampia, visi tai pastebi.

Koncepcija skamba paprastai. Įgyvendinti nėra. Darbo grafikal turi atsveryti verslo paklausu su darbuotoj pasieklamumu, darbo teises apribojimais, igylu reikalavimais, salidzystuma luksencijomis ir bidzeto limitacais – vienu metu. Dauguma vadovu, su kuriais kalbėjome, tai apibūdina kaip laiko imantisausias administrausias užduotis, kurias jie atliekapingai. Ir blogai atliko darbininkesiu darbu kainulai verte toli uz keleto labiau laiko.

Kodil darbuotojų grafiko valdymas yra svarbiau, nei atrodos

Blogai sudarytas darbuotojų grafika kurir problemis, kurios pavirsiuje atrodo nesusietos. Aukštą nepritomimo? Dažnai planavimo klausimas – zmonos, kurie negali mainyti smenos, tiesiog nustas ateiti. Didėjantis labiau laiko kulnos? Tikitinausia darbuotoj trūkumas tiksliuose laike intervaluose, kurie nebuvo panasinti kol nepriva algų slypis. Net modeliai uz žmonių, kurie išeina dažnai gryztina i grafika kokybės pakypa.

Pagal Europos Gyvenimo ir Darbo Salygiu Pagerinimo Pamatinis Fondas, netaisyklinga ir nenanaudojima darbo laikas yra tiesiogiai susijęs su blagesniu darbo ir gyvenimo balansu bei aukstesnais sveikatos problemų lygis tarp darbuotojl. Tai nėra mekanika matmuo. Tai pasirodo nepritomino skaiciuose, neigomybes prasymuose ir ziotuvimo normuose.

Gera darbuotojų planavimas atliekas tris dalykus vienu metu. Jis kontroliuoja darbo jėgos kulnos, prilygindamas personalo skaičių faktiskam paklausui. Jis išlaiko paslaugos lygi, islygindamas kvalifikuotus zmonius i tinkamus atsiskaimy. Ir duoda darbuotojams pakankamai numatytumo, kad planotl savo gyvenimą uz darbo – kas viesalaikiams darbuotojams yra ypač svarbu.

Efektyvaus darbo grafiko pagrindiniai komponentai

Joks grafikas nėra tas pats. Ligonines skyrius ir mazejas turi skirtingus ritmus, pikavalores valandas ir atitikimo reikalavimus. Bet gerai funkcionuojancio smenos grafiko konstrukcijos blokai yra konsistentus kablur.

Paklausos prognozavimas

Prieš rasant viena vardą i grafika, turi žinoti, kiek žmonių jums iš tikro reikia per valanda. Tai priklauso nuo istorines informacijos – peisciniu srauto, biletu tari, gamybos tikslu, kas nors, ka jUsų imonė sekioja. Dauguma grafiko optimizacijos prasideda cia: pirma sudesniu darbą, tada sudelti zmonius. Girdama akivaizdu, bet vadovu skaičius, kurie kuria grafikus uz “ka mes praeita savaitę darem” vietoj to, ka duomens sako yra sudustu.

Igiidai ir sertifikatai

Smenos užpildymas nėra tiesiog karsto zmogiaus ant vietos. Jums reikalingas kas nors, kas tai gali iš tikro daryti. Restoran reikalinga bent vienas apmokytas barmenas bare, o ne trys padavejui, kurie nigdy nematė kokteilyo sileino. Biuloj planavimas gamyboje tampa dar specifisau – transportavimo sertifikatai, sadutumo mokymo lygiai, mašinų kvalifikavimas.

Seking, kas gali darti laletoje, veikia kol jis neveikia. Ir momentas, kuomet jis neveikia, yra tipiska, kuomet kas nors priima ulogu, uz kuria jis nėra kvalifikuotas ir kas nors blogai nutinka.

Darbuotojų prieinamumas ir parinktys

Cia yra vieta, kur grafikal valdymas ar uždirba pasitikėjimą arba ji sunaikina. Darbuotojai, kurie nuolat gauna grafikus, kurie igveda jl prieinamumo prašymus, nustoja prašyti. Tuo tarpu jie pradeda ieškoti naujo darbo. Leidimas žmonėms nustatyti pageidautinas smenas, užblokuoti nepasiekiamas dienas ir paraiyti liska be aiškų sistemoje yra minimumas. Jūsų dokumentuoti darbo vietos politika turi tiksliai paaiškinti, kaip tai veikia, kad nebūtu jokios nuomonios nesutarimo.

Atitikimo saugikliai

Minimalus poilsio periodai tarp smenu. Maksimalus savaitines valandos. Labiau laiko slenkstis. Jauniu darbuotojų ribojimas. Taisykles skiriasi, priklausomai nuo jurisdikcijos, bet jie visi dalijasi vienu bendru dalyku – ju pazeimas yra brangus. Tvirtas darbo grafiko planavimo procesas skirtas šiuos ribojimus i grafilika prieš ji skelbimas, o ne po atitikimo audito.

Bendros darbuotojų grafiko valdymo klaidos

Kai kurie is jl girdeti skausmai pažįstami. Tai todėl, kad dauguma smenos operacijl daro tas paces dvi klaidas – ir tęsia tai daryti kol kas nors iš tikro matuoja poveikį.

Grafikl skelbiama per vėlai

Jei jūsų komanda mato ateinancio savaitės grafika ketvirtadienio vakare, juk jau nepataisei. Jie negali sutvarkiti vaiko priežiuros, negali isplanuoti priimtinumo, negali uzsimokyti ka nors uz darbo. Du savaitės perspejimas yra minimumas. Trys yra geriau. Velus skelbuimas yra greitai as būdas, saugoti nepirisiskymos ir smenos sumaisisimo žmonės.

Ignoruoti duomenis, kuriuos jūs jau turite

Tavo POS sistema žino, kurie laikas yra labiausiai užimti. Jūsų dalyvavimo dokumentacija parodo, kuris labiausiai dažnai pazvonejo liga ir kokiais datais. Jūsų labiau laiko atiskaita atskleidžia, kurie departamental yra chroniškai nepritekle. Bet jei niekas nežiūri i grafiko duomenis jūsų sistemoje, jūs kūriat grafikus ant jausumo – ir jausmai dėl tinklo linki skola vadovo patogumo ir komandos realyby.

Per daug pasitikleti tais pačiais zmonimis

Kiekviena komanda turi “go to” žmogų – tas, kuris sako taip papildomoms smenoms, užpildo pasutaimus tuscius, niekada neskundžiasi. Vadovai pasitikli juo nes tai lengva. Kol tas žmogų nesiaudavoja ir neisduoda pranešimo. Teisingai smenos paskirstymas nėra tik apie teisingumą. Tai yra rizikos valdymas. Jei jūsų operacija sugriuvusi kai konkreti asmu suserga, jūsų grafikas turi vieno taško trūkumą.

Kaip sukurti gresna darbuotojų grafika

Nėra magijos formules, bet yra apyvartiams procesas. Geriausi operacijos, su kuriomis dirbome, seka mažiausiai ta pačią seka, bei kuline komanda is 12 žmonių ar logistikos komanda is 200 žmonių.

Pradės nuo darbo, ne nuo žmonių

Pirmiausiai nubrėžkite padengimo poreikį. Kiek žmonių jums reikia vaidmeniui, laiko tarpai, dienai? Naudokite istorines paklausos šablonus, ne prielaidas. Darbo grafikas, kuris pastatytas uz “mes visuomet turejome tris žmonių antradienį ryte” pverciams ta laiką, kai verslo modeliai keičiasi – sezoninai pokycinkai, vietinę įvykiai, naujas konkurence artumą.

Sluoksnis apribojimas

Prieš pradedant skirti žmonių vardus, uztiesete negaivaliojamus dalykus: darbo teises apribojamus, patvirtintus nemokamas valandas, igylu reikalavimus, sutartiniu valandl. Pagalvokite apie juos kaip užsienio sienos. Jie nejuda. Kas juda, yra tas, kas pildyti kuri spraga tarp tu sienų.

Tai yra vieta, kur komandos planavimo įrangai pelnosi. Tai daryti rankiniu būdu 30+ komandai su kintamomis sutartimis, prieinamumo langais ir sertifikatais, yra kaip issprendim Rubiko kuba su atveriminiu akimis. Techniškai galimanoriai. Protingas, ne.

Padaryti smenos mainai lengvi ir matomi

Smenos mainai atsitinka. Pranasmas, kad tai neatsitiks, yra receptas mažiausiai apskaytai prekybai, kurios niekas nesekioja. Permatimas mainai – kur darbuotojai prasa prekybos, vadovai patvirtina arba automatiškai patvirtina, remiantis taisyklėmis ir grafika sistema atnaujiesta tikru laiku – grafikas lieka tikslus be mikro valdymo kiekvieno pokyčio.

Perizvalgyti ir pritaikinti kas savaitę

Grafikas nėra dokumentų, kuri jūs skelbit ir pamiršat. Po kiekvieno ciklo, pažiūrėkite, kas ašla blogai. Ar buvo atskleistos smenos? Labiau laiko smigai? Nepirisiskymo šabloną toj pacioj dienoj? Penkios minutes perizvalgymai po kiekvienos savaitės daro ateinancia savaitės grafika žymiai geriau. Tai yra darbo valdymas kaip nuolatinio pagerinimo procesas, o ne vienkartine užduotis.

Rankinis grafika vs. Programine iranga: Kada persigrupinti

Skaičiuoklės ir popieriniai grafikal veikia gerai labai mažą komandai su nuspėjamomis smenomis. Kavinė su penkiais barista ant fiksuotu smenu neporeikalauja specialios programinės įrangos. Bet toj laiką, kai kas nors iš jl taip pat tampa realybe, matematika pasikeiciai:

• Daugiau nei 15-20 darbuotojų su rotacines smenos šablonais
• Kelios vietos ar departamentu, dalijantis darbuotojus
• Atitikimo taisykles, kurie skiriasi pagal darbuotojo tipą (dalinis laikas, nepilnamečiai, sutartines valandos)
• Smenos mainl prašymai, ateinantys sms, el. paštą ir koridoriaus pokalbiais vienu metu

Tuo momentu vadove ranka grafikul sudarymas ir sutaisymas istraukiu valandos maksai daugiau nei bet kuris programinės įrangos pirkinys. Ir klaidos – dvigubai uzkarpyti, pamiršti poilsio periodai, nesledeti labiau laiko – turi sava kaina. Kelių grafikų sudarymo programėlių palyginimas greta yra greičiausias būdas pamatyti, ką šis perėjimas iš tikrųjų duoda.

Persigrupiniams nuo rankinio i digitalini nėra iš tikro apie technologijal. Tai yra klausimas, ar jūsų dabartinis procesas gali tvarkytis su sudettingumu be sulaužymo. Jei jūs kada nors sklelbete grafilka ir gaveite keturis “as negalu dirbti ta dienal” žinutės per valanda, jūs jau žinote atsakymą.

FAQ

Kuo skiriasi grafikas nuo grafiko?

Praktiškai sąvokos sutampa. Grafikas paprastai yra platesnis planas – kas dirba kuriomis dienomis. Grafikas prisideda detales: konkrečios vaidmenys, vietos, pertraukos ir atsargos užduotys. Pagalvokite apie grafiką kaip skeletą ir grafiką kaip pilną vaizdą. Dauguma darbo jėgos valdymo įrankių tvarko abu.

Kiek toli į priekį turėtų būti paskelbti grafikal?

Du savaitės minimumas. Kai kurios jurisdikcijos to reikalauja pagal įstatymus – numatyti grafiku ordinacijos miestuose, tokiuose kaip San Francisco ir Niujorkas, reikalauja 14 dienų perspėjimo tam tikrims pramonės šakoms. Net jei tai nėra įstatymiškai reikalinga, ankstyvasis paskelbimas sumažina nepirisiskymo ir suteikia žmonėms laiką kuo pakeisti šiferius.

Ar mažos verslas gali naudotis darbuotojų grafiko valdymo programine iranga?

Taip, jei planavimas yra pakankamai sudėtingas. Kepykla su trimis darbuotojais fiksuotomis valandomis – tikriausiai ne. Valimo įmonė su 15 darbininkų dalies laiko ir įvairio kliento vietose – tikrai. Taškas nėra įmonės dydis. Tai planavimo sudėtingumas.

Ko turėtumėte ieškoti rostering įrankio?

Prieinamumo valdymas, smenos mainl darbo srautai, atitikimo taisyklių įgyvendimas, mobiliosios prieigos darbuotojams ir integravimas su jūsų algalapio arba laiko stebėjimo sistema. Šiuolaikinis AI funkcijos yra gražus turėti, bet pirmiausia išspręskite pagrindus. Jei jūsų komanda negali matyti savo smenl iš telefono, nieko kito nėra svarbu.

Tai tampa ypač svarbu planuojant vakarines pamainos valandos, kur pamainų perdavimo laikas, nuovargio taisykles ir is eiles einančių pamainų apribojimai sukuria papildomus apribojimus.

Daria Oleshko

Klientų sėkmės vadybininkė Shifton su plačia patirtimi darbo jėgos valdymo ir lauko paslaugų valdymo srityje.