Darbuotojų grafikų valdymas

Kas yra darbuotojų grafiko valdymas?

Penktadienis, 16:47. Viešbučių tinklo pamainos vadovas supranta, kad sekmadienio rytą registratūroje dirbs du administratoriai, o ne keturi. Vienas pranešė sergantis, kitas apsikeitė pamaina niekam nepasakęs. Kitą valandą vadovas rašo žinutes, skambinėja ir beveik maldauja. Kol pamaina pagaliau užpildyta, jau beveik septynios.

Darbuotojų grafikų valdymas – dar vadinamas pamainų ar personalo grafiko sudarymu – tai būdas, kuriuo organizacija tam tikram laikotarpiui paskirsto žmones pamainoms, pareigoms ir vietoms. Darbo grafikas yra daugiau nei tvarkaraštis. Jis parodo, kas kur dirba, kada pradeda ir baigia, kokias pareigas atlieka ir kas gali pavaduoti. Kai grafikas veikia, niekas to nepastebi. Kai jis sugenda, pastebi visi.

Idėja skamba paprastai. Įgyvendinimas – ne. Darbo grafikas turi vienu metu suderinti verslo poreikį su darbuotojų prieinamumu, darbo teisės apribojimais, reikalingais įgūdžiais, teisingumo lūkesčiais ir biudžeto ribomis. Dauguma vadovų, su kuriais kalbėjomės, tai vadina daugiausia laiko kas savaitę atimančia administracine užduotimi. O prastai sudaryto grafiko kaina gerokai viršija kelias viršvalandžių valandas.

Kodėl darbuotojų grafikų valdymas svarbesnis, nei atrodo

Prastai sudarytas darbuotojų grafikas sukelia problemų, kurios iš pirmo žvilgsnio atrodo nesusijusios. Daug neatvykimų? Dažnai tai grafiko problema – žmonės, negalintys apsikeisti pamainomis, tiesiog neateina. Auga viršvalandžių išlaidos? Greičiausiai tam tikrais laiko tarpais trūksta žmonių, ir niekas to nepastebėjo, kol neatėjo algų žiniaraštis. Net priežastys, dėl kurių žmonės išeina, dažniau, nei tikisi vadovai, susijusios su grafiko kokybe.

Kaip teigia Europos gyvenimo ir darbo sąlygų gerinimo fondas, nereguliarus ir nenuspėjamas darbo laikas tiesiogiai susijęs su prastesne darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra bei dažnesnėmis darbuotojų sveikatos problemomis. Tai nėra abstraktus rodiklis. Jis matyti neatvykimų skaičiuose, nedarbingumo prašymuose ir darbuotojų išlaikymo rodikliuose.

Geras darbuotojų planavimas daro tris dalykus vienu metu. Jis kontroliuoja darbo sąnaudas, nes darbuotojų skaičius atitinka realų poreikį. Jis palaiko pastovų aptarnavimo lygį, nes kvalifikuoti žmonės dirba tinkamu laiku. Ir jis suteikia darbuotojams pakankamai nuspėjamumo planuoti gyvenimą už darbo ribų – valandiniams darbuotojams tai svarbiau nei beveik bet kuri kita lengvata.

Efektyvaus darbo grafiko pagrindinės dalys

Visi grafikai nėra vienodi. Ligoninės skyrius ir parduotuvė turi skirtingą ritmą, piko valandas ir atitikties reikalavimus. Tačiau gerai veikiančio pamainų grafiko sudedamosios dalys visur tos pačios.

Poreikio prognozavimas

Prieš įrašydami į grafiką bent vieną vardą, turite žinoti, kiek žmonių iš tikrųjų reikia kiekvieną valandą. Tai priklauso nuo istorinių duomenų – lankytojų srauto, užklausų kiekio, gamybos tikslų ar bet ko, ką stebi jūsų verslas. Dauguma grafiko optimizavimo darbų prasideda čia: pirmiausia suskaičiuokite darbą, tada priskirkite jam žmones. Skamba akivaizdžiai, bet vadovų, kurie grafiką sudaro pagal tai, “kaip darėme praėjusią savaitę”, o ne pagal duomenis, stebėtinai daug.

Įgūdžiai ir sertifikatai

Užpildyti pamainą nereiškia tiesiog ką nors pasodinti į vietą. Reikia žmogaus, kuris iš tikrųjų gali atlikti darbą. Restoranui prie baro reikia bent vieno apmokyto barmeno, o ne trijų padavėjų, kurie niekada nelaikė kokteilių plakiklio. Gamyboje brigadų planavimas dar konkretesnis – krautuvo vairuotojo pažymėjimai, saugos mokymų lygiai, darbo su įrenginiais kvalifikacijos.

Sekti, kas ką moka, skaičiuoklėje galima tol, kol tai veikia. O kai nustoja veikti, dažniausiai kas nors jau dirba darbą, kuriam neturi kvalifikacijos, ir kažkas nutinka ne taip.

Darbuotojų prieinamumas ir pageidavimai

Būtent čia grafiko sudarymas arba pelno pasitikėjimą, arba jį sugriauna. Darbuotojai, kurių prieinamumo prašymai grafike nuolat ignoruojami, nustoja prašyti. Vietoj to jie pradeda ieškoti naujo darbo. Minimumas – leisti žmonėms aiškioje sistemoje nurodyti pageidaujamas pamainas, pažymėti dienas, kai jie negali dirbti, ir prašyti laisvadienių. Jūsų dokumentuota darbo vietos tvarka turi tiksliai paaiškinti, kaip tai veikia, kad neliktų jokių neaiškumų.

Atitikties saugikliai

Minimalus poilsio laikas tarp pamainų. Didžiausias savaitinių valandų skaičius. Viršvalandžių ribos. Jaunų darbuotojų apribojimai. Taisyklės skiriasi priklausomai nuo jurisdikcijos, tačiau visas jas vienija vienas dalykas – jų pažeidimas brangiai kainuoja. Patikimas darbo grafiko planavimo procesas šiuos apribojimus įtraukia į grafiką prieš jį paskelbiant, o ne po to, kai juos užfiksuoja atitikties auditas.

Dažniausios darbuotojų grafikų valdymo klaidos

Kai kurios iš jų skambės skaudžiai pažįstamai. Taip yra todėl, kad dauguma pamaininio darbo įmonių daro tas pačias kelias klaidas – ir daro jas toliau, kol kas nors iš tikrųjų neįvertina jų poveikio.

Grafikas skelbiamas per vėlai

Jei jūsų komanda ateinančios savaitės grafiką pamato ketvirtadienio vakarą, jūs jau pavėlavote. Žmonės negali susitarti dėl vaikų priežiūros, suplanuoti vizitų ar įsipareigoti kam nors už darbo ribų. Dviejų savaičių įspėjimas – minimumas. Trijų – dar geriau. Vėlyvas skelbimas yra greičiausias būdas užsitikrinti neatvykimus ir pamainų keitimosi chaosą.

Ignoruojami duomenys, kuriuos jau turite

Jūsų kasų sistema žino, kurios valandos judriausios. Lankomumo įrašai rodo, kas dažniausiai praneša sergantis ir kuriomis dienomis. Viršvalandžių ataskaitos atskleidžia, kuriuose skyriuose nuolat trūksta žmonių. Tačiau jei niekas nežiūri į grafiko duomenis jūsų sistemoje, grafikus kuriate pagal nuojautą – o nuojauta dažniausiai palankesnė vadovo patogumui nei komandos realybei.

Per daug pasikliaujama tais pačiais žmonėmis

Kiekvienoje komandoje yra žmogus, į kurį visada kreipiamasi – tas, kuris sutinka imti papildomas pamainas, užpildo paskutinės minutės spragas ir niekada nesiskundžia. Vadovai juo remiasi, nes taip paprasčiau. Kol tas žmogus perdega ir įteikia prašymą išeiti. Teisingas pamainų paskirstymas nėra vien teisingumo klausimas. Tai rizikos valdymas. Jei jūsų veikla sustoja, kai suserga vienas konkretus žmogus, jūsų grafikas turi silpnąją grandį.

Kaip sudaryti geresnį darbuotojų grafiką

Stebuklingos formulės nėra, tačiau yra procesas, kurį galima kartoti. Geriausiai dirbančios įmonės, su kuriomis bendradarbiavome, laikosi maždaug tos pačios sekos, nesvarbu, ar planuoja 12 žmonių virtuvės komandą, ar 200 žmonių logistikos komandą.

Pradėkite nuo darbo, ne nuo žmonių

Pirmiausia nustatykite, kiek žmonių reikia. Kiek darbuotojų reikia kiekvienoms pareigoms, kiekvienam laiko tarpui, kiekvienai dienai? Remkitės istoriniais poreikio duomenimis, o ne prielaidomis. Grafikas, sudarytas pagal principą “antradienio rytais visada turėdavome tris žmones”, sugriūva, kai tik pasikeičia verslo ritmas – dėl sezoniškumo, vietinių renginių ar netoliese atsidariusio naujo konkurento.

Įtraukite apribojimus

Prieš pradėdami rašyti vardus, pažymėkite tai, kas nekeičiama: darbo teisės ribas, patvirtintus laisvadienius, reikalingus įgūdžius, sutartines valandas. Laikykite juos dėlionės sienomis. Jos nejuda. Keičiasi tik tai, kas užpildo kurį langelį tarp tų sienų.

Būtent čia komandos planavimo įrankiai atsiperka. Daryti tai rankiniu būdu 30 ir daugiau žmonių komandai su skirtingomis sutartimis, prieinamumo langais ir sertifikatais – tas pats, kas dėlioti Rubiko kubą užrištomis akimis. Techniškai įmanoma. Protinga – ne.

Pamainų keitimąsi padarykite paprastą ir matomą

Pamainomis keičiamasi. Apsimetinėti, kad taip nebus, reiškia sukurti neoficialius mainus, kurių niekas neseka. Skaidrus keitimosi procesas – kai darbuotojai prašo apsikeisti, vadovai patvirtina patys arba pagal taisykles tai padaroma automatiškai, o grafiko sistema atsinaujina realiuoju laiku – išlaiko grafiką tikslų be kiekvieno pakeitimo mikrovaldymo.

Kas savaitę peržiūrėkite ir koreguokite

Grafikas nėra dokumentas, kurį paskelbiate ir pamirštate. Po kiekvieno ciklo pažiūrėkite, kas nepavyko. Ar liko neužpildytų pamainų? Ar šoktelėjo viršvalandžiai? Ar neatvykimai kartojasi tą pačią savaitės dieną? Penkios minutės peržiūros po kiekvienos savaitės pastebimai pagerina kitos savaitės grafiką. Tai darbo planavimas kaip nuolatinio tobulinimo procesas, o ne vienkartinė užduotis.

Rankinis grafikas ar programinė įranga: kada pereiti

Skaičiuoklės ir popieriniai grafikai puikiai tinka labai mažoms komandoms su nuspėjamomis pamainomis. Kavinei su penkiais baristais fiksuotose pamainose atskiros programinės įrangos nereikia. Tačiau kai tik tampa aktualus bent vienas iš šių dalykų, skaičiavimas pasikeičia:

• Daugiau nei 15-20 darbuotojų, dirbančių rotacinėmis pamainomis
• Kelios vietos ar skyriai, kurie dalijasi darbuotojais
• Atitikties taisyklės, kurios skiriasi pagal darbuotojo tipą (ne visas etatas, nepilnamečiai, sutartinės valandos)
• Prašymai apsikeisti pamainomis vienu metu ateina SMS žinutėmis, el. paštu ir per pokalbius koridoriuje

Tada valandos, kurias vadovas praleidžia rankomis sudarydamas ir taisydamas grafikus, kainuoja daugiau nei bet kokia programinės įrangos prenumerata. O klaidos – dvigubai užimtos pamainos, praleistas poilsio laikas, neapskaityti viršvalandžiai – turi savo kainą. Kelių grafikų sudarymo programėlių palyginimas greta yra greičiausias būdas pamatyti, ką šis perėjimas iš tikrųjų duoda.

Perėjimas nuo rankinio prie skaitmeninio grafiko iš esmės nėra technologijų klausimas. Klausimas tas, ar jūsų dabartinis procesas gali susitvarkyti su sudėtingumu ir nesugriūti. Jei kada nors paskelbėte grafiką ir per valandą gavote keturias žinutes “tą dieną negaliu dirbti”, atsakymą jau žinote.

FAQ

Kuo skiriasi darbo grafikas nuo tvarkaraščio?

Praktikoje šios sąvokos persidengia. Tvarkaraštis paprastai yra platesnis planas – kas kuriomis dienomis dirba. Darbo grafikas prideda detalių: konkrečias pareigas, vietas, pertraukų laiką ir pavaduojančius darbuotojus. Tvarkaraštį galima laikyti skeletu, o grafiką – pilnu vaizdu. Dauguma darbo jėgos planavimo įrankių tvarko abu.

Kiek iš anksto reikia skelbti grafikus?

Mažiausiai prieš dvi savaites. Kai kuriose jurisdikcijose tai privaloma pagal įstatymą – nuspėjamo grafiko potvarkiai tokiuose miestuose kaip San Franciskas ir Niujorkas tam tikroms pramonės šakoms reikalauja pranešti prieš 14 dienų. Net ten, kur įstatymas to nereikalauja, ankstyvas paskelbimas sumažina neatvykimų ir suteikia žmonėms laiko susitarti dėl pasikeitimų.

Ar grafikų valdymo programinė įranga naudinga mažoms įmonėms?

Taip, jei planavimas pakankamai sudėtingas. Kepyklai su trimis darbuotojais, dirbančiais fiksuotomis valandomis, – tikriausiai ne. Valymo įmonei su 15 ne visą darbo dieną dirbančių darbuotojų skirtinguose klientų objektuose – tikrai taip. Riba priklauso ne nuo įmonės dydžio, o nuo planavimo sudėtingumo.

Ko ieškoti grafikų sudarymo įrankyje?

Prieinamumo valdymo, pamainų keitimosi eigos, atitikties taisyklių taikymo, mobiliosios prieigos darbuotojams ir integracijos su darbo užmokesčio ar darbo laiko apskaitos sistema. Madingos AI funkcijos yra malonus priedas, bet pirmiausia susitvarkykite pagrindus. Jei jūsų komanda negali pamatyti savo pamainų telefone, visa kita nesvarbu.

Tai ypač svarbu planuojant vakarinės pamainos valandas, kai pamainų perdavimo laikas, nuovargio taisyklės ir iš eilės einančių pamainų ribos prideda papildomų apribojimų.

Daria Oleshko

Klientų sėkmės vadybininkė Shifton su plačia patirtimi darbo jėgos valdymo ir lauko paslaugų valdymo srityje.