Διαχείριση Εργατικής Δύναμης

Τι είναι η Διαχείριση Εργατικής Δύναμης;

Παρασκευή, 16:47. Ένας επόπτης βαρδιας σε μια αλυσίδα ξενοδοχείων συνειδητοποιεί ότι Κυριακή το πρωί υπάρχουν δυο υπάλληλοι λήψης και όχι τέσσερις. Ένας κληθηκε ασθενης, άλλος άλλαξε τη βάρδια χωρίς να ειδοποιήσει. Ο διευθυντής ξοδεύει τις επόμενες ώρες με κλήση και ικεσιες. Κατά την ώρα που η κάλυψη επιβεβαιωνεται, είναι σχεδόν επτά.

Η διαχείριση της εργατικής δύναμης – που ονοματιζεται επίσης διαχείριση τ ρόστερ ή προγραμματισμός του προσωπικού – είναι ο τρόπος με τον οποίο ο οργανισμός αναθέτει ανθρώπους σε βάρδιες, ρόλους και τοποθεσίες κατά ενα καθοριστικό περίοδο. Ενα εργασιακό δυσδιαχειριστο είναι περισσότερο απο ενα απλό χρονοδιάγραμμα. Δείχνει ποιος εργάζεται που, πότε αρχίζει και τελειώνει, τι ρόλο εκπληρωνει και ποιος είναι διαθέσιμος ως ένας αντιγραφος. Όταν λειτουργεί σωστά, κανείς δεν το παρατηρεί. Όταν καταρρευει, όλοι το παρατηρούν.

Η έννοια ακούγεται απλή. Η εφαρμογή δεν είναι. Ο εργασιακοί δυσδιαχειριστοι πρέπει να ισορροπήσουν την ζήτηση της επιχείρησης με την διαθεσιμότητα των εργαζομένων, τους περιορισμούς του εργατικού δικαίου, τις απαιτήσεις δεξιότητας, τις προσδοκίες δικαιοσύνης και τους περιορισμούς του προϋπολογισμού – ταυτόχρονα. Οι περισσότεροι διευθυντές με τους οποίους μιλήσαμε περιγράφουν ωςτο πιο χρονοβορο διοικητικό καθήκον που εκτελούν κάθε εβδομάδα. Και το κόστος κακής εκτέλεσης ξεπερνά πολύ την απλή ωρια εργασίας.

Γιατί η Διαχείριση Εργατικής Δύναμης Είναι Πιο Σημαντική Απο Όσο Νομίζετε

Ενα κακοκατασκευαστο εργασιακό δυσδιαχειριστο δημιουργεί προβλήματα που φαίνονται ανασχετιστα στην επιφανεια. Υψηλή απουσία; Συχνά ενα θέμα προγραμματισμού – οι άνθρωποι που δεν μπορούν να αλλάξουν βάρδια απλά σταματούν να εμφανίζονται. Αυξανόμενα κόστη ωριων; Πιθανώς έλλειψη εργαζομένων σε συγκεκριμένα χρονικά κενά που κανείς δεν παρατηρησε μέχρι η μισθοδοσία να εμφανιστεί. Ακόμα και τα μοτίβα πίσω απο ανθρώπους που φεύγουν συχνά επιστρέφουν στην ποιότητα του δυσδιαχειριστου.

Σε αυτό το Ευρωπαϊκο Ιδρυμα για τη Βελτίωση των Διαβιωσιακων και Εργασιακών Συνθηκών, οι ακανόνιστες και απρόβλεπτες ώρες εργασίας είναι άμεσα συνδεδεμένες με χειρότερη ισορροπία εργασίας-ζωής και υψηλότερα ποσοστά προβλημάτων υγείας μεταξύ των εργαζομένων. Αυτό δεν είναι ενα μαλακό μέτρο. Εμφανίζεται στις αριθμούς απουσίας, τις αιτήσεις αναπηρίας και τα ποσοστά κράτησης.

Ο καλός προγραμματισμός προσωπικού κάνει τρία πράγματα ταυτόχρονα. Ελέγχει το κόστος εργατικής δύναμης ταιριαζοντας τον αριθμό του προσωπικού με την πραγματική ζήτηση. Διατηρεί τα επίπεδα υπηρεσιών τοποθετώντας αρμοδιους ανθρώπους στις σωστές θέσεις. Και δίνει στους εργαζόμενους αρκετή προβλεψιμότητα για να σχεδιάσουν τη ζωή τους εκτός του χώρου εργασίας – κάτι που είναι εξαιρετικά σημαντικό για τους ωρολογους εργαζόμενους.

Κατά κορυφή Στοιχεία ενός Αποτελεσματικού Εργασιακού Δυσδιαχειριστου

Δεν είναι δυο ίδιοι εργασιακοί δυσδιαχειριστοι. Ενα νοσοκομειακο τμήμα και ενα μαγαζι λιανεμπορίου έχουν διαφορετικούς ρυθμούς, ώρες αιχμής και απαιτήσεις συμμόρφωσης. Αλλά τα κτιριακα στοιχεία ενός καλά λειτουργουντος δυσδιαχειριστου βαρδιας είναι συνεπή παντού.

Πρόγνωση της ζήτησης

Πριν γράψετε ενα όνομα σε ενα δυσδιαχειριστο, πρέπει να ξέρετε πόσους ανθρώπους χρειάζεστε πραγματικά ανα ώρα. Αυτό εξαρτάται απο ιστορικά δεδομένα – κυκλοφορία πεζών, ποσοστό εισιτηρίων, στόχοι παραγωγής, οτιδήποτε χρησιμοποιεί η επιχείρηση σας. Οι περισσότεροι προγραμματισμοί δυσδιαχειριστων ξεκινούν εδω: πρώτα μετρήστε την εργασία, μετά αναθέστε ανθρώπους. Ακούγεται προφανές, αλλά ο αριθμός των διευθυντών που κατασκευάζουν δυσδιαχειριστους με βάση «τι καναμε την προηγούμενη εβδομάδα» αντί για το τι λέει τα δεδομένα είναι εκπληκτικος.

Δεξιότητες και Πιστοποιήσεις

Η συμπλήρωση μιας βαρδιας δεν είναι μόνο να έχετε ενα θερμο σώμα σε κάποιο σημείο. Χρειάζεστε κάποιον που μπορεί να κάνει πραγματικά τη δουλειά. Ενα εστιατόριο χρειάζεται τουλάχιστον ενα εκπαιδευμενο μπάρμαν πίσω απο τη ζυθοποιια, όχι τρεις σερβιτόρους που πότε δεν ειδαν ενα κοκτειλ. Ο προγραμματισμός επιπλωσης στη μιας γεωργικης παραγωγής γίνεται ακόμη πιο συγκεκριμενος – πιστοποιήσεις ανελκυστήρων, επίπεδα εκπαίδευσης ασφαλείας, προσόντα μηχανής.

Η παρακολούθηση του ποιος μπορεί να κάνει τι σε ενα υπολογιστικό φύλλο λειτουργεί μέχρι να μην δουλέψει. Και το σημείο που δεν δουλεύει είναι συνήθως όταν κάποιος καλύπτει ενα ρόλο που δεν είναι αρμοδιος και κάτι πηγαίνει στραβά.

Διαθεσιμότητα Εργαζομένων και Προτιμήσεις

Αυτό είναι το σημείο όπου ο προγραμματισμός δυσδιαχειριστου είτε κερδίζει εμπιστοσύνη είτε την χάνει. Οι εργαζόμενοι που συνεχώς παίρνουν δυσδιαχειριστους που αγνοούν τα αιτήματα διαθεσιμότητας τους σταματούν να ζητούν. Αντί αυτού, αρχίζουν να αναζητούν δουλειά. Αφήνοντας στους ανθρώπους να κάνουν προτιμήσεις βαρδιας, να αποκλείουν τις μη διαθέσιμες ημέρες και να ζητούν χρόνο χωρίς σε ενα σαφές σύστημα είναι το ελάχιστο. Η τεκμηριωμένη πολιτική του χώρου εργασίας θα πρέπει να διευκρινιζει με ακρίβεια πως λειτουργεί αυτό ώστε να μη υπάρχει σύγχυση.

Διασφάλιση Συμμόρφωσης

Ελάχιστες περίοδοι ανακουφισης μεταξύ βαρδιών. Μέγιστες ώρες την εβδομάδα. Όρια υπεργολαβιας. Περιοριστες για τους νεαρους εργαζόμενους. Οι κανόνες διαφέρουν ανα δικαιοδοσία, αλλά έχουν κάτι κοινό – η παραβίαση τους είναι ακριβή. Μια σταθερή διαδικασία προγραμματισμού δυσδιαχειριστου ενθεσπιζει αυτούς τους περιοριστμους στο δυσδιαχειριστο πριν δημοσιευθει, όχι μετά απο έναν έλεγχο συμμόρφωσης.

Συνήθης Λάθη Διαχείρισης Εργατικής Δύναμης

Ορισμένα απο αυτά θα ακούγονται τραυματικα οικεία. Γιατί τα περισσότερα προγράμματα με βάση βαρδιας κάνουν τα ίδια μερικά λάθη – και συνεχίζουν να τα κάνουν μέχρι κάποιος πραγματικά να μετρησει την επίπτωση.

Δημοσίευση Δυσδιαχειριστων Πολύ Αργά

Αν η ομάδα σας βλέπει το δυσδιαχειριστο της επόμενης εβδομάδας τετάρτη το βράδυ, έχετε ήδη αποτύχει. Δεν μπορούν να ταξι τη φροντίδα του παιδιου, δεν μπορούν να δεσμευουν ραντεβού, δεν μπορούν να δεσμευουν τίποτε εκτός του χώρου εργασίας. Δυο εβδομάδες προειδοποίηση είναι το ελάχιστο. Τρεις είναι καλύτερη. Αργή δημοσίευση είναι ο ταχύτερος τρόπος να εγγυηθείτε αποτυχίες και σύγχυση μεταφοράς βαρδιας.

Αγνόηση των Δεδομένων που έχετε ήδη

Το σύστημα σας POS γνωρίζει ποιες ώρες είναι πιο απασχολημενες. Τα δεδομένα παρουσίας σας δείχνουν ποιος είχε πυρετο συχνότερα και σε ποιες ημέρες. Η αναφορά υπεργολαβιας σας αποκαλύπτει ποιοι τμήματα είναι χρονιως απανται. Αλλά αν κανείς δεν κοιταει τα δεδομένα δυσδιαχειριστου στο σύστημα σας, κατασκευάζετε δυσδιαχειριστους στο αίσθημα – και το αίσθημα τειρει να υποστηρίζει την ευκολία του διευθυντή απο την πραγματικότητα της ομάδας.

Υπερβολική Εξάρτηση απο τους Ίδιους Ανθρώπους

Κάθε ομάδα έχει τον άνθρωπο στον οποίο ανατίθεται – αυτόν που λέει ναι σε επιπλέον βάρδιες, γεμίζει τα τελευταία κενά, δεν γογγυζει πότε. Οι διευθυντές βασίζονται σε αυτόν γιατί είναι εύκολο. Μέχρι αυτός ο άνθρωπος δεν εξαντληθει και δεν υποβάλει την παραίτηση του. Η δίκαια διανομή βαρδιας δεν είναι απλά για δικαιοσύνη. Είναι διαχείριση κινδύνου. Αν η λειτουργία σας καταρρεύσει όταν συγκεκριμενος άνθρωπος αρρωσταίνει, ο δυσδιαχειριστος σας έχει ενα απλό σημείο αποτυχίας.

Πως να Κατασκευασετε έναν Καλύτερο Εργασιακό Δυσδιαχειριστο

Δεν υπάρχει κάποια μαγική φορμουλα, αλλά υπάρχει μια επαναληψιμη διαδικασία. Οι καλύτερες εργασίες που έχουμε δουλέψει ακολουθούν περίπου την ίδια ακολουθία, είτε προγραμματίζετε μια κουζίνα 12 μελών είτε μια ομάδα εφοδιαστικής 200 ανθρώπων.

Ξεκινήστε με την Εργασία, όχι με τους Ανθρώπους

Πρώτα χαρτογραφήσετε τις ανάγκες κάλυψης. Πόσους ανθρώπους χρειάζεστε ανα ρόλο, ανα χρονικό διάστημα, ανα ημέρα; Χρησιμοποιήσετε ιστορικά μοτίβα ζήτησης, όχι υποθεσεις. Ένας εργασιακός δυσδιαχειριστος κατασκευασμενος σε «είχαμε πάνω πάντα τρεις ανθρώπους Δευτέρα το πρωί» κηρυσσει το moment αν τα μοτίβα εργασίας αλλάξουν – εποχιακές αλλαγές, τοπικά συμβάντα, νέος ανταγωνιστης που ανοίγει κοντά.

Στρωση Περιορισμών

Προτού ξεκινήσετε να δίνετε ονόματα, τοποθετήσετε τα μη διαπραγματευσιμα: περιορισμούς εργατικού δικαίου, εγκεκριμένες αιτήσεις άδειας, απαιτήσεις δεξιότητας, συμβατικες ώρες. Σκεφτείτε αυτά σαν τοίχους του παζλ. Δεν κινούνται. Αυτό που κινείται είναι ποιος γεμίζει ποια θέση εντός αυτών των τοιχων.

Εδω είναι όπου τα εργαλεία δυσδιαχειριστου ομάδας κερδίζουν τα αθιχτα του. Να κανείς αυτό με το χέρι για μια ομάδα 30+ με διαφορετικές συμβάσεις, παράθυρα διαθεσιμότητας και πιστοποιήσεις είναι σαν να λυνεις ενα κυβο του Rubik τυφλη. Τεχνικά δυνατόν. Sensible, όχι.

Κανε τις Μεταφορές Εύκολες και Ορατές

Οι μεταφορές βαρδιας γίνονται. Προσποιηση ότι δεν θα γίνουν είναι μια συνταγή για εκτός βιβλίων εμπορο που κανείς δεν παρακολουθεί. Μια διαφανής διαδικασία μεταφοράς – όπου οι εργαζόμενοι ζητούν εμπορο, οι διευθυντές εγκρίνουν η αυτόματα εγκρίνουν με βάση τους κανόνες και το σύστημα δυσδιαχειριστου ανανεώνεται σε πραγματικό χρόνο – κρατά το δυσδιαχειριστο ακριβή χωρίς μικροδιαχείριση κάθε αλλαγής.

Επανεξέταση και Προσαρμογή Εβδοmaδιαιως

Ένας δυσδιαχειριστος δεν είναι ενα έγγραφο που δημοσιεύετε και ξεχνάτε. Μετά απο κάθε κύκλο, κοιτάξτε τι πήγε λάθος. Υπηρχαν ακαλυπτες βάρδιες; Αυξήσεις υπεργολαβιας; Μοτίβο αποτυχίας στην ίδια ημέρα; Πέντε λεπτά επανεξετασης μετά απο κάθε εβδομάδα κάνει το δυσδιαχειριστο της επόμενης εβδομάδας σημαντικά καλύτερο. Αυτό είναι η διαχείριση εργασίας ως μια διαδικασία συνεχούς βελτίωσης, όχι μια μοναδική εργασία.

Χειροκίνητοι Δυσδιαχειριστοι κατά των Λογισμικού: Πότε να μεταβασετε

Τα υπολογιστικά φύλλα και οι χειροκίνητοι δυσδιαχειριστοι λειτουργούν καλά για πολύ μικρές ομάδες με προβλεπόμενες βάρδιες. Μια καφετερια με πέντε barista σε σταθερές βάρδιες δεν χρειάζεται ειδική λογισμικό. Αλλά στη στιγμή που κάτι απο αυτά γίνει αλήθεια, τα μαθηματικά αλλάζουν:

• Περισσότερο απο 15-20 εργαζόμενοι με περιστρεφόμενα μοτίβα βαρδιας
• Πολλές τοποθεσίες η τμήματα που διαμοιραζουν προσωπικό
• Κανόνες συμμόρφωσης που διαφέρουν ανα τύπο εργαζομένου (μερικής απασχόλησης, ανήλικοι, συμβατικες ώρες)
• Αιτήματα μεταφοράς βαρδιας που έρχονται μέσω sms, email και συζητήσεων διαδρομου ταυτόχρονα

Στο σημείο εκείνο, οι ώρες που δαπανά ο διευθυντής στη δημιουργία και την επιδιόρθωση χειροκίνητων δυσδιαχειριστων κόστος περισσότερο απο οποιαδήποτε συνδρομή λογισμικού. Και τα σφάλματα – διπλή κράτηση, χαμένες ανα περίοδο, ανιχνευτες ωριες – έχουν το δικό τους τιμημα. Η σύγκριση μιας μικρής λίστας από εφαρμογές δημιουργίας προγράμματος δίπλα δίπλα είναι ο πιο γρήγορος τρόπος να δείτε τι προσφέρει πραγματικά αυτή η αλλαγή.

Η μετάβαση απο χειροκίνητο σε ψηφιακό δεν είναι πραγματικά περι τεχνολογίας. Είναι θέμα εξω αν η τρέχουσα διαδικασία μπορεί να αντεπεξελθει στη πολυπλοκότητα χωρίς να σπάσει. Αν έχετε πότε δημοσιεύσει ενα δυσδιαχειριστο και λάβει τέσσερα μηνύματα «δεν μπορώ να δουλευω αυτήν την ημέρα» εντός μιας ώρας, γνωρίζετε ήδη την απάντηση.

FAQ

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός δυσδιαχειριστου και ενός χρονοδιαγράμματος;

Στην πράξη, οι όροι επικαλύπτονται. Ενα χρονοδιάγραμμα είναι συνήθως το πιο ευρύ σχέδιο – ποιος εργάζεται ποιες ημέρες. Ένας δυσδιαχειριστος προσθέτει λεπτομέρειες: συγκεκριμένα ρόλο, τοποθεσίες, ώρες διαλείμματος και αποθεματικες εργασίες. Σκεφτείτε το χρονοδιάγραμμα ως το σκελετό και τον δυσδιαχειριστο ως την πλήρη εικόνα. Τα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης εργατικής δύναμης χειρίζονται και τα δυο.

Πόσο μακριά εμπροσθεν θα πρέπει να δημοσιευθουν οι δυσδιαχειριστοι;

Δυο εβδομάδες ελάχιστο. Μερικές δικαιοδοσίες το απαιτούν ειδικά για νόμο – τα διαταγματα προβλεπτικού χρονοδιαγράμματος σε πόλεις όπως η Σαν Φρανσισκο και η Νέα Υόρκη απαιτούν 14 ημερών προειδοποίηση για συγκεκριμένες βιομηχανίες. Ακόμη και αν δεν απαιτείται με νόμο, η προωρη δημοσίευση μειώνει τις αποτυχίες και δίνει στους ανθρώπους χρόνο για να αναδιοργανωσουν τις μεταφορές.

Μπορούν τα μικρά επιχειρήσεις να ωφεληθούν απο τη δυσδιαχειριση λογισμικού;

Ναι, αν ο προγραμματισμός είναι αρκετά περίπλοκος. Ενα αρτοποιειο με τρεις εργαζόμενους σε σταθερές ώρες – πιθανώς όχι. Μια εταιρία καθαρισμού με 15 εργαζόμενους μερικής απασχόλησης σε διάφορους τόπους πελατών – απόλυτα. Το σημείο διαχωρισμού δεν είναι το μέγεθος της εταιρείας. Είναι η πολυπλοκότητα του προγραμματισμού.

Τι να αναζητήσετε σε ενα εργαλείο rostering;

Διαχείριση διαθεσιμότητας, ροές εργασίας μεταφοράς βαρδιας, επιβολή κανόνων συμμόρφωσης, κινητή πρόσβαση για εργαζόμενους και ενσωμάτωση με το σας λογισμικό αμοιβών η παρακολούθησης ωρών. Τα έξυπνα χαρακτηριστικά AI είναι ωραία να έχετε, αλλά εξασφαλίσετε τα βασικά σωστά πρώτα. Αν η ομάδα σας δεν μπορεί να δει τις βάρδιες απο ενα τηλέφωνο, δεν έχει σημασία τίποτα άλλο.

Αυτό γίνεται ιδιαίτερα κρίσιμο κατά τον προγραμματισμό ώρες βραδινής βαρδιας, όπου οι χρόνοι παράδοσης, οι κανόνες κόπωσης και τα όρια διαδοχικών βαρδιών προσθέτουν επιπλέον περιορισμούς.

Daria Oleshko

Υπεύθυνη Επιτυχίας Πελατών στη Shifton με εκτεταμένη εμπειρία στη διαχείριση εργατικού δυναμικού και στη διαχείριση υπηρεσιών πεδίου.