Darbo jėgos analitika: grafikų duomenys geresniems sprendimams

Kas yra darbo jėgos analitika?

Praėjusį mėnesį regioninis restoranų tinklas atrado, kad išleidžia 14 000 dolerių per ketvirtį viršvalandžiams – vos trijose vietovėse. Operacijų direktorius apie tai nė nenutuokė, kol kažkas neįkėlė grafiko duomenų į skaičiuoklę. Keturiolika tūkstančių dolerių, bėgantys pamaina po pamainos, savaitė po savaitės.

Tokio tipo problemas sprendžia darbo jėgos analitika. Ne sudėtingo dirbtinio intelekto ar mašininio mokymosi prietaisų skydeliais (jie ateina vėliau, jei apskritai reikia), o paprastu įpročiu: žiūrėti į duomenis, kuriuos komanda jau generuoja, ir naudoti juos sprendimams priimti, o ne prielaidoms.

Iš esmės darbo jėgos analitika reiškia matuoti, ką daro jūsų darbuotojai – kada jie užsiregistruoja, kiek laiko lieka, kurios pamainos yra nepakankamai aprūpintos, kas neatvyksta, kurie padaliniai kainuoja daugiausiai – ir tą informaciją paversti veiksmais. Ji yra kažkur tarp HR ataskaitų ir operacinės žvalgybos, o pamainomis dirbančioms įmonėms tai dažnai yra skirtumas tarp efektyvaus darbo ir pinigų švaistymo. (Jei dar tik kuriate HR pagrindus, pradėkite nuo darbuotojo vadovo – analitika ateina iš karto po pagrindų sukūrimo.)

Pasak Harvard Business Review, įmonės, taikančios žmonių analitiką, lenkia konkurentus pagal produktyvumą ir pelną – tačiau mažiau nei 30% organizacijų praneša naudojančios darbo jėgos duomenis realiojo laiko personalo sprendimams priimti. Atotrūkis tarp žinojimo, kad duomenys svarbūs, ir jų faktinio naudojimo tebėra didelis.

Kodėl darbo jėgos analitika svarbi pamainomis dirbančioms įmonėms

Biurų įmonės gali sau leisti būti neapibrėžtos dėl darbuotojų skaičiaus. Keli papildomi žmonės darbo užmokesčio sąraše gali kainuoti pinigų, bet pastatas nesugrius. Pamainomis dirbančios įmonės – mažmeninė prekyba, svetingumas, sveikatos priežiūra, logistika – negali sau leisti tokios prabangos. Viena nepadengta pamaina reiškia laukiančius klientus, vėluojančius užsakymus ar be priežiūros paliktus pacientus.

Darbo jėgos analitika šioms įmonėms suteikia tris dalykus, kurių kitaip gauti neįmanoma:

Darbo sąnaudų matomumas realiuoju laiku

Ne mėnesio pabaigoje, kai žala jau padaryta – o kai grafikas dar tik sudaromas. Matote prognozuojamas ir faktines valandas, viršvalandžių tendencijas ir pamainos kainą prieš paskelbdami sąrašą.

Modeliai, paaiškinantys lėtines personalo problemas

Kodėl B vietovėje penktadieniais visada trūksta darbuotojų? Kodėl vakarinės pamainos kaita 40% didesnė? Analitika ne tik identifikuoja problemą – ji parodo už jos slypintį modelį, kad galėtumėte pašalinti pagrindinę priežastį.

Įrodymai sprendimams, kurie anksčiau buvo intuityvūs

"Mums reikia daugiau žmonių" yra prašymas. "Per 8 iš eilės savaičių piko valandomis buvome 12% nepakankamai aprūpinti, prarasdami apytiksliai 6 200 dolerių pajamų" yra verslo pagrindimas. Analitika suteikia jums antrąjį variantą.

Pagrindiniai darbo jėgos analitikos rodikliai

Nereikia sekti visko. Pradėkite nuo skaičių, kurie iš tikrųjų keičia sprendimus. Štai rodikliai, kurie svarbiausi operacijų komandoms, valdančioms valandinius ir pamaininiais darbuotojus:

Viršvalandžių norma - % valandų, dirbtų viršijant įprastą grafiką. Signalizuoja apie nepakankamą aprūpinimą ar grafiko neefektyvumą

Neatvykimų norma - Nesuplanuoti neatvykimai kaip % suplanuotų pamainų. Prognozuoja aprėpties spragas prieš joms atsirandant

Darbo sąnaudos vienam vienetui - Bendros darbo išlaidos / produkcija (užsakymai, pacientai, skambučiai). Tiesiogiai susieja personalą su verslo veiklos rezultatais

Grafiko laikymasis - Kiek tiksliai faktinės valandos atitinka paskelbtą grafiką. Atskleidžia, ar grafikas yra realistiškas, ar tik svajonė

Kaitos norma pagal vaidmenį - Savanoriški pasitraukimai pagal pareigybes per laikotarpį. Identifikuoja, kurie vaidmenys ar pamainos sukelia perdegimą

Pamainos užpildymo laikas - Vidutinis laikas nuo atviros pamainos paskelbimo iki užpildymo. Matuoja, koks iš tikrųjų lankstus yra jūsų grafiko sudarymo procesas

Tikslas nėra sukurti prietaisų skydelį su 30 KPI. Tikslas – pasirinkti tris ar keturis, susijusius su problemomis, kurias iš tikrųjų bandote išspręsti – ir sekti juos pakankamai nuosekliai, kad tendencijos taptų matomos.

Darbo jėgos analitika prieš HR analitiką prieš žmonių analitiką

Šie terminai vartojami pakaitomis, ir sąžiningai kalbant, ribos yra neaiškios. Tačiau praktinis skirtumas svarbus sprendžiant, į ką sutelkti dėmesį.

DARBO JĖGOS ANALITIKA

• Operacinis fokusas: pamainos, valandos, aprėptis
• Realaus laiko arba beveik realaus laiko duomenys
• Naudoja grafiko sudarinėtojai ir operacijų vadybininkai

HR ANALITIKA

• Įdarbinimas, išlaikymas, įsitraukimas
• Ketvirčio arba metinės ataskaitų ciklai
• HR vadovybės atsakomybė

ŽMONIŲ ANALITIKA

• Plačiausia apimtis: kultūra, įvairovė, produktyvumas
• Dažnai apima apklausas ir nuotaikų duomenis
• Strateginis, naudojamas aukščiausios vadovybės ir CHRO

Daugeliui pamainomis dirbančių įmonių darbo jėgos analitika yra pradžios taškas. Pirmiausia tvarkingai surinkite operacinius duomenis. Strateginiai sluoksniai gali ateiti, kai turėsite patikimą grafiko, lankomumo ir sąnaudų duomenų srauto pagrindą.

Kaip pradėti naudoti darbo jėgos analitiką (be duomenų komandos)

Jums nereikia BI įrankio, duomenų saugyklos ar specialisto analitiko. Jei turite grafiko programinę įrangą, sekančią valandas ir lankymąsi, jau turite reikiamą žaliavą. Štai kaip ją panaudoti.

1 žingsnis: Apibrėžkite klausimą, o ne rodiklį

Nepradėkite "sekime neatvykimus". Pradėkite "kodėl savaitgalio rytais visada trūksta personalo?" Klausimas pasako, ką matuoti. Rodikliai be klausimų yra tiesiog ekrane rodomi skaičiai.

2 žingsnis: Ištraukite 90 dienų grafiko duomenis

Mažiau nei trys mėnesiai neparodys modelių – pamatysite tik triukšmą. Eksportuokite pamainų duomenis, užsiregistravimo ir išsiregistravimo laikus, neatvykimus ir viršvalandžius. Jei jūsų įrankis turi įmontuotą ataskaitų kūrimą ir analitiką, pradėkite ten, o ne eksportuokite į skaičiuokles.

3 žingsnis: Pirmiausia ieškokite išskirčių

Kurioje vietovėje daugiausia viršvalandžių? Kurioje pamainoje didžiausia neatvykimų norma? Kuriame vaidmenyje greičiausia kaita? Išskirtys – tai ten, kur yra pinigai: ir pinigai, kuriuos prarandate, ir pinigai, kuriuos galite sutaupyti.

4 žingsnis: Padarykite vieną pakeitimą ir išmatuokite rezultatą

Analitika nenaudinga, jei neveda prie veiksmų. Jei penktadienio viršvalandžiai nuolat aukšti, pabandykite koreguoti penktadienio grafiką – pridėkite laisvą darbuotoją, pakeiskite darbo pradžios laikus, paskirstykite piko krūvį. Tada matuokite keturias savaites. Ar tai veikė? Kiek? Tai grįžtamojo ryšio ciklas, dėl kurio analitika verta dėmesio.

5 žingsnis: Sukurkite savaitinės peržiūros įprotį

Dažniausias nesėkmės būdas nėra blogi duomenys ar blogi įrankiai – tai vieną kartą pažiūrėti į skaičius ir grįžti prie intuityvių sprendimų. Rezervuokite 15 minučių savaitinį laiką trijų pagrindinių rodiklių peržiūrai. Padarykite tai susitikimu, įpročiu, besąlyginiu įsipareigojimu.

Dažniausios darbo jėgos analitikos klaidos

Per daug rodiklių sekimas. Jei sekate 20 KPI, iš tikrųjų nesekate nė vieno. Pasirinkite tris, susijusius su faktiniais verslo rezultatais – darbo sąnaudos, aprėpties spragos ir kaita yra tvirkas pradinis trejetas daugumai operacijų.

Ataskaitų painiojimas su analitika. Ataskaitos sako, kas nutiko. Analitika sako, kodėl nutiko ir ką daryti. Ataskaita, kuri sako "viršvalandžiai praėjusį mėnesį buvo 18%", yra naudinga. Žinoti, kad 70% tų viršvalandžių atėjo iš trijų darbuotojų, dengiančių pamainas vaidmeniui, kuris buvo laisvas šešias savaites – tai analitika.

Nešvarių šaltinių duomenų naudojimas. Jei laiko apskaita yra nenuosekli – kai kurie naudoja programėlę, kiti popierinius tabelius, o kai kurie tiesiog pažymimi "dalyvaujančiais" vadovo – jūsų analitika bus beverčiulė. Nuoseklus duomenų rinkimas yra nulinė žingsnio. Viskas kita nuo jo priklauso.

Žmogiško konteksto ignoravimas. Skaičiai nepaaiškina visko. Jei neatvykimai viename padalinyje šoka, duomenys parodys šuolį – bet vis tiek reikia kalbėtis su žmonėmis, kad sužinotumėte, ar tai perdegimas, blogas vadybininkas, ar aplink plintantis gripas. Analitika nukreipia pokalbį. Ji jo nepakeičia.

Ko ieškoti darbo jėgos analitikos įrankyje

Įmonių platformos kaip Visier ar Workday kainuoja šešiaženkles sumas ir jų diegimas užtrunka mėnesius. Daugumai pamainomis dirbančių įmonių to nereikia. Jiems reikia grafiko programinės įrangos, kuri taip pat veikia kaip analitikos variklis – sekdamas duomenis jų atsiradimo metu ir išryškindamas įžvalgas be atskiro BI sluoksnio.

Štai kas svarbu:

• Realaus laiko lankomumo ir valandų duomenys (ne darbo užmokesčio periodo pabaigos eksportai)
• Viršvalandžių sekimas su perspėjimais prieš pasiekiant ribas
• Neatvykimų modeliai pagal vaidmenį, vietovę ir pamainą
• Darbo sąnaudų prognozės, susietos su grafiku (ne tik istorinės ataskaitos)
• Eksportuojami duomenys, kai norite giliau tirti skaičiuoklėje

Shifton sukurtas kaip tik šiam naudojimo atvejui – pamainų grafiko sudarymas su įmontuota analitika, kurią operacijų komandos gali naudoti nesamdydamos duomenų analitiko. Duomenys yra ten, kur vyksta darbas, o ne atskiroje sistemoje, kurią reikia atsiminti patikrinti.

Darbo jėgos analitikos DUK