Нәтижелі сырт жерде кездесу: Тек көңілден тыс шешімдер

Офсайт кездесу - жай нәрсе емес, бұл қайта бастау батырмасы. Дұрыс ұйымдастырылған офсайт кездесу адамдарды автоматты режимнен шығарып, шуды азайтып, командаңызды қайтадан бірге ойлатуға көмектеседі. Бұл гид ваш еңбекті ұйымдастыруға, өткізуге және кәсіби деңгейде орындалуына көмектесетін практикалық нұсқаулық болып табылады: ешқандай жаргондары жоқ, корпоративті театр жоқ, тек қадамдар.

Офсайт кездесу дегеніміз шын мәнінде не?

An Офсайт кездесу кез келген мақсатты команда отырысы, ол әдеттегі жұмыс орны немесе күнделікті жұмыс ығысқан кездегі кезде өткізілетін. Ол жақын коворкинг кеңістігінде үш сағаттық семинар, қонақ үйдің конференция залында бір күндік жоспарлау ретриті немесе көл жағасында екі күндік стратегия сессиясы болуы мүмкін. Орналасқан жердің өзгеруі маңызды, себебі орта энергияны қалыптастырады: аз сигналдар, аз келулер, көбірек шоғырлану.

Бұл туралы ойлаңыз Офсайт кездесу құтылар сияқты. Сіз нақты ниетті белгілейсіз (X шешімін табу, Y бойынша бірлесу, Z жоспарлау), осы ниетті қолдайтын орынды таңдайсыз және адамдарға ырғақ бересіз — ашылу, терең жұмыс, шешім, келесі қадамдар. Бұл демалыс емес. Бұл аяқтар алған кездесу емес. Бұл бизнесті алға жылжытуға арналған тәжірибе жобасы.

Офсайттар неге жұмыс істейді (және неге сәтсіздікке ұшырайды)

Олар жұмыс істейді кезде:

• Мақсат нақты және өлшенетін болады.

• Қатысу дұрысталған (шешім қабылдай алатын және жүзеге асыратын адамдар мөлшері).

• Уақыт қорғалған: телефондар өшірулі, қойындылар жабық, күн тәртібі тығыз.

• Нәтиже жазылып, иелері, мерзімдері және қайталаулары бекітілген.

Олар сәтсіздікке ұшырайды кезде:

• Бір сұрақ жоқ.

• Адамдар шешімсіз жауапсыз сөйлейді.

• Бұл трофей күнге айналады (жақсы суреттер, нәтиже жоқ).

• Көшбасшылар дайындалуға "тым бос" болғанда, содан кейін далада ойлайды.

Осы тоқсанда сезінетін артықшылықтар

• Анықтық: Адамдар жоспарды, олардың бөліктерін және мерзімдерін біле отырып кетеді.

• Жылдамдық: Апталар бойы созылатын шешімдер бірнеше сағатта шешіледі.

• Сенім: Кәдімгі қысымнан тыс жұмыс жаңа химия құрады.

• Шығармашылық: Әртүрлі қабырғалар = әртүрлі идеялар. Шектеу өзгереді, ойлау өзгереді.

• Назар: Жақсы жобаланған Офсайт кездесу шуды азайтып, сигналды естуге мүмкіндік береді.

• Мораль: Кішігірім адамдық ритуалдар (бірлесе ас ішу, қысқа ойындар, еш алаңсыз 1:1) команданың энергиясын толтырады.

Қашан бірін өткізу керек

Офсайтты қашан өткізу қажет болғанда қолданыңыз және күнтізбедегі математика оны қолдағанда:

• Келесі тоқсанның немесе жылдың мақсаттарын белгілегелі жатырсыз.

• Ұйым жаңа жоспарлауға біраз бейімдегелі жатыр.

• Өнім, баға немесе нарық өзгерісі тез бірлікті талап етеді.

• Кросстық команда арасындағы үйкеліс өнім беруіне кедергі жасайды.

• Сіз бірнеше маңызды шешімдерді алу үшін зейін қажет кезеңіндегі шараларды қабылдауыңыз тиіспіз (тағы бір Офсайт кездесу).

Көшіріп алуға болатын кезеңдік жоспар

1) Нәтижені анықтаңыз

Бұл сөйлемді аяқтаңыз: "Егер біз X нәрсені іске асырсақ, офсайт жеңіс табылады." Оны нақты етіңіз:

• Үш нүктелі өнімнің жол картасын бекіту.

• Иелер мен мерзімдермен бірге бес жалдамалы беттерді басымдыққа айналдыру.

• Үш негізгі метриканы бекіту (және оларды қалай өлшеміз).

Бұл нәтижені күн тәртібінің, слайдтардың және шақырулардың басында жазыңыз. Оны күтілетін күн тәртібінде, ортасында және Офсайт кездесу.

2) Жұмысқа қолайлы бөлмелерді таңдау

Бөлмелер сигналдар береді. Жұмысқа сәйкес кеңістікті таңдаңыз:

• Шешім бөлмелері: Жарық, қарапайым, жазуға қабырғалары сәйкес, үлкен экран, дөңгелек орындықтар.

• Тұжырым бөлмелері: Ақ тақталар, қозғалмалы үстелдер, сызбалар үшін материалдар.

• Қатынас бөлмелері: 1:1 үшін тыныш бұрыштар, күндізгі жарық, сайізде түскі ас.

Егер сіздің Офсайт кездесу жарты күн болса, жақын жерде болыңыз. Екі күн болса, ұзақ сапарлардан аулақ болыңыз — энергиямен емес, ұзақ ұшу қаупімен келіңіз.

3) Қатысушылар мен рөлдерді құлыптау

Шынымен нәтижеге әсер ететін адамдарды ғана шақырыңыз. Рөлдерді белгілеңіз:

• Қожайын: мақсатты айқындайды, уақытты ұстайды, назарды қорғайды.

• Шешім қабылдаушы(лар): ұйымның міндеттемесін, шешімсіздікке нүкте қояды.

• Жазушы: шешімдерді, иелерін, мерзімдерді нақты уақыт режимінде жазады.

• Фасилитатор (міндетті емес): жаттығуларды жүргізеді, сондықтан көшбасшылар ойлайды.

Бұл рөлдерді күнтізбе оқиғасында және ашылған кезде Офсайт кездесу.

4) Тар күн тәртібін жобалаңыз (тыныс алатын орын бар)

Терең жұмыс және қалпына келтіру блоктарында ойлаңыз:

• 00:00–00:15 — Келу, телефондар үнсіз режимде, мақсат және сәттілік өлшемдері.

• 00:15–01:15 — Блок 1: Мәселені картаға түсіру / ойын күйі.

• 01:15–01:25 — Үзіліс.

• 01:25–02:25 — Блок 2: Шығыңыз (идеялар), жақындаңыз (қысқа тізім).

• 02:25–02:35 — Үзіліс.

• 02:35–03:25 — Блок 3: Шешім қабылдау (кім/не/қашан).

• 03:25–03:45 — Иелерді, тәуекелдерді, алғашқы кезеңдерді анықтау.

• 03:45–04:00 — Жабу: бүгіннен ертең не істейтініміз.

Ұзақ офсайттар тек әртүрлі тақырыптар үшін осы үлгіні қайталайды, ұзарту терезелерімен және шаппаған кешкі аспен.

5) Алдын ала жұмысты жоспарлау

Алдын ала жұмыс тірі уақытты үнемдейді. 5–7 бет максимум алдын ала жіберіңіз:

• Өнімділік, клиенттер немесе нарыққа қатысты қысқаша деректер.

• Әр ірі шешім үшін үш нұсқа, қысқа артықшылықтары мен кемшіліктері.

• Ағымдағы шектеулер (бюджет, кадрлар, мерзімдер).

Қатысушылардан әр затқа қатысты пікірмен келуін сұраңыз. Нәтижелі Офсайт кездесу ол бастаудан бұрын басталады.

6) Негізгі ережелерді орнатыңыз

• Деректерді қарастырып жатқанда ноутбуктер жабық.

• Телефондар блоктар кезінде жоқ, ауданда тексерулер үшін.

• Бір уақытта бір әңгіме ғана; идеяларды сынаңыз, адамдарды емес.

• Шешім қабылдаушы шақыртқан кезде «келіссеңіз да, қолданыңыз» қағидасына сай болыңыз.

• Егер тақырып ауытқыса, қожайын оны қояды. Паркингте оны иеленушілермен тағайындайды.

Әрқашан тезиnd ар ajwýtñiz. Оны бірінші слайдта басып шығарыңыз. Оны қабырғаға орнатыңыз.

7) Нәтижені нақты ұстаңыз

Шешімдер олар жазылмағанша иелері мен мерзімдерімен бірге жоқ деп саналады. Ортақ документті немесе Shifton to:

• секілді жоспарлау платформасын пайдаланыңыз. Тапсырмаларды сол жерде тағайындаңыз.

• Ескертпелерді, файлдарды және мерзімдерді жалғаңыз.

• Бірінші орындау қадамдарына арналған күнтізбе уақытын құлыптаңыз.

Көптеген Офсайт кездесуосы жерде құлайды. Сіздің құламауына еш жол бермеңіз.

8) Жаңа серпінмен аяқтаңыз, сезімдермен емес

Бес минуттық шолумен жабыңыз:

• Біз не шештік?

• Кім қашан не жауап береді?

• Кеңірек ұйымда не айтамыз - және қашан?

Бөлмеден шықпай тұрып 30 минуттық тексеруді жоспарлаңыз. Барлық қатысушылар бар кезде оны күнтізбеге қойыңыз Офсайт кездесу.

Екі үлгілі күн тәртібі (ұрлаңыз және өзгертіңіз)

Стратегия және жол картасы (1 күн)

• Кіріспе (15 мин): Мақсат, сәттілік өлшемдері.

• Ойын күйі (60): KPI паспортасы, клиенттің дауысы, тәуекелдер.

• Опциялар (60): Үш бәс; кіші топтық ауысыmlar.

• Шешім (50): 1–2 бәс тігу, орындалуын анықтау.

• Ресурс тарту (40): Адамдар, бюджет, тәуелділіктер.

• Мерзімдер (30): Алғашқы 30/60/90 күндер.

• Байланыс (20): Кімге білу қажет, қашан және қалай.

• Жабу (15): Иелер, мерзімдер, келесі тексеру.

Команда қайта реттеу & ынтымақтастық (½ күн)

• Кіріспе (10): Неге біз осындамыз.

• Үйкелістер (40): Жұмысты баяулату қай жерде; фактылары, кінәламалар емес.

• Жөндер (40): Үш процесстің түзетулерін анықтау; иелер мен пилоттар.

• Нормалар (30): Кездесу ережелері, Slack ережелері, шешім қабылдау ережелері.

• Жабу (10): Әр адамға бір міндеттеме.

Сіздің Офсайт кездесу нәтиже екеуінің басында.

Бюджет & логистика бас аурусыз

• Кеңістік: Ерте тапсырыс жасаңыз, табиғи жарық, қозғалмалы жиһаз және ақ тақталар сұраңыз.

• Азық-түлік: Оны қарапайым ұстаңыз; тұрақты энергия > ауыр тағам.

• Құралдар: Жолақ жазбалары, маркерлер, таймерлер, үлкен экрандар, ұзартқыштар, аты карталарын.

• Қол жетімділік: Бағыттар, тұрақ орындары, бейджерлер, Wi-Fi кодтары шақыруда.

• Мерзімдер: Тоқсандық аяқталулардың немесе ірі басталулардың ортасында жағдаяттардан аулақ болыңыз.

• Инклюзия: Диеталық қажеттіліктер, қол жетімділік, біреу келе алмайтын болса қашықтан қосылыстар.

• Шығынды бақылау: Фокусланған Офсайт кездесу жергілікті жерде өткізілген орын ауыстырулар жоспарланғаннан гөрі ұжымсыз демалыстан жақсы.

Қанымды сыздыратын құрсамайтын әрекеттер

Егер сіз әрекеттер қоссаңыз, оларды қысқа және пайдалы ұстаңыз:

• Жылдам демонстрациялар (15 мин): Әр команда жақсы жұмыс істейтін бір нәрсені көрсетеді.

• Клиенттік кесте (10): Сіздің ойыңызды өзгерткен бір нақты пайдаланушы тарихы.

• Тыныш ми шабуылы (10): Алдымен жазыңыз, кейінірек сөйлеседі; икемділік тетімдерін төмендетеді.

• Жұп жүрістер (15): Екі адам сыртқа шығып, бірлеседі, содан кейін қайта баяндамалы болады.

• Бастау/Тоқтату/Жалғастыру (20): Конкретті әдеттерді сақтау немесе жою.

Сенімге берілген шешімдер мен жеткізулерді үкіметіңіз. Сенім артуға сенім арту қажет емес.

Кәделі қателер (және оңай шешімдер)

• Күнге жеке ұстаушының жоқ болуы. Шешімі: Бөлмені бір қожайы жүргізеді; бір жазушы нәтижелерді жазады.

• Күн тәртібі чемодан сияқты тығыз. Шешім: Азырақ тақырыптар, терең жұмыс.

• Түсініксіз нәтиже. Шешім: Әр шешім = иесі + мерзімі + алғашқы күнтізбе блогы.

• Өте көп адамдар. Шешім: Бөлмені кіші ұстаңыз; барлығын кейін хабардар етіңіз.

• Сапар шаршауы. Шешім: Қысқа жүру, қарапайым график, шынайы үзілістер.

• Офсайт кейінгі кетіруге түсіру. Шешім: Бақылау күнтізбеде сіздің алдын алу бар кезде Офсайт кездесу аяқталады.

Оны өлшенетін етіңіз: сезімнен бастап ROI-ға дейін

Екі аптаның ішінде және 60 күн ішінде мыналарды бақылаңыз:

• Тапсырмаға және жеткізілуіне айналған шешімдердің саны.

• Шешімнен бастап алғашқы көзге көрінетін алға басу уақыты.

• Бір тақырып бойынша аз Slack ішіндегі жіптер/электрондық хаттар.

• Жол картасының элементтеріне ие болу анықтығы.

• Қанағаттану пульсы (максималды 3 сұрақтар).

Фокусланған Офсайт кездесу дебаттарды қысқартуы, қайталаманы азайтуы және жеткізу уақытын жеделдетуі керек.

Көмек көрсететін құралдар (иә, соның ішінде Shifton)

• Жоспарлау: Күні, уақыты және RSVPs-жылнама жүйесіз құлыптаңыз.

• Тапсырмалар: Шешімдерді бөлмеде иегерлермен мерзімдерге айналдырыңыз.

• Демалыс көрінуі: Жоспарлауды ескере отырып Офсайт кездесу демалыстар немесе ауысымдар үстінен.

• Ескерткіштер & файлдар: Күн тәртіптерін, слайдтарды және келісімдерді команда қазір жұмыс істеп жатқан жерде сақтаңыз.

• Офсайт кейінгі ритм: Қайталанатын бақылауды және ескертпелерді орнатыңыз, сондықтан деерін сақтай алады.

ЖИЫРСАҚТАР, ҚҰШМЕТТІ және дәйекті

Офф-сайт қанша уақыт болуы керек?

Жалғыз нәтижеңізге жетуге жеткілікті ұзақ. Көптеген командалар үшін: жарты күннен бір жарым күнге дейін. Егер саяхат энергияны тартып алса, қысқа және жақынарақ барыңыз.

Қанша адам қатысуы керек?

Шешім қабылдай және орындай алатын ең аз адамдарды шақырыңыз. Қалғандарына кейін қысқаша хабарлама беріледі.

Қашықтағы әріптестерді қалай қосу керек?

Егер бір адам қашықтықта болса да, оны солай жобалаңыз: жоғары сапалы АВ, бір адамға бір экран, сөйлесуге құрылымдалған ауысымдар, ортақ құжаттар және жиі үзілістер.

Бізге фасилитатор керек пе?

Егер көшбасшылар ойлай алғысы келсе, уақытты бақылай алмайды, бірін тағайындаңыз немесе жалдаңыз. Олай болмаса, қожайын айқын күн тәртібі мен көрінетін таймермен жүргізе алады.

Егер мақсатқа жете алмасақ ше?

Оны қоңырау шалыңыз. Алға қарай қадам жасауды шешіңіз және орындауды бұғұлас Офсайт кездесу немесе терең жұмыс блогын бір аптаның ішінде орындаңыз.

Офсайт кездесуінің бір сөйлемдік тесті

Тырысқан офсайттың мақсатын бір сөйлеммен жазбасыңыз мүмкін болмаған жағдайдабекіту, басымдыққа алу, шешім қабылдау, тағайындау— алдымен пауза жасап, оны жөндеңіз. Шынайылық харизмаға басым шығады. Қарапайым бір жолды фраза күннің әр бөлігін үйлесімде ұстайды және Офсайт кездесу жұмсалуына тұрады.

Офсайт кездесуін қалай жариялау керек (электрондық пошта / Slack)

Тақырыбы: Басқарма күні келесі тоқсан жоспарын жасау үшін шоғырландырушы

Хабарлама:

• Неге: Біз келесі тоқсанның үш үздік бетбұрышын таңдау және иесін тағайындау үшін жиналудамыз.

• Қашан/қайда: Күні, басталу - аяқталу уақыты, нақты орын, келу туралы нұсқаулық.

• Дайындық: 5 беттен тұратын қысқаша мәліметті оқып, ескертпелер қосып, өз позицияңызбен келіңіз.

• Ережелер: Блоктар кезінде ноутбуктар жабық, телефондар жоқ; біз үзілістер жасаймыз.

• Нәтиже: Шешімдер, иелер, мерзімдер. Біз бір күнде ескертпелер бөлісеміз.

Қысқа айт; ұжымды анықтаңыз. Адамдар дайын болып келеді және сіздің Офсайт кездесу әдемі басталады.

Күтімнен кейін: жоспарыңызға оралып не болады

• Солтүстік күннің жиынтығы: Шешімдер, иелер, күндер, қауіптер, тұрақтандырылатын заттар.

• Тапсырманы бастау: Барлығы нақты мерзімі бар тапсырма болады (белгісіз мерзім жоқ).

• Күнтізбелік блоктар: Ең алғашқы қадамдарға уақытты қорғау (бастау, клиенттермен қоңыраулар, дизайн спайктері).

• Қоғамдық оқылым: Кеңірек ұйымға «неге, не, кім, қашан» туралы бөлісіңіз.

• Екі апталық импульс: Не жіберілді? Не тұрып қалды? Түзету немесе қайта міндеттену.

Импульс – әдет. Офлайнды ұшып кету сияқты етіп қабылдаңыз, жұмсақ ұшырылу емес.

Жылдам тексеру тізімдері

Офлайн алдында (1-2 апта қалғанда)

• Нәтиже бір сөйлеммен жазылды.

• Қатысушылар тізімі шешім қабылдаушылар мен орындаушыларға қысқартылды.

• Бөлме брондап, күн тәртібі жобаланған, материалдар тапсырыс берілген.

• Мәлімдеме жіберілді (деректер, опциялар, шектеулер).

• Рөлдер тағайындалды: жүргізуші, шешім қабылдаушы(лар), хатшы, үйлестіруші.

• Тамақтану/жеткізу қажеттіліктері жиналды, сапар минимизацияланды.

• Орнату үшін тапсырмалар құрылды; ескертулер жоспарланды.

Күн күні

• Бөлме дайындалаған; слайдтар мен таймерлер дайын.

• Негізгі ережелер жарияланған.

• Үзілістер сақталды.

• Шешімдер нақты уақыт режимінде иелері/күндерімен жазылды.

• Тұрақтандыру тізімі дайындалып, тағайындалды.

• Қорытындымен жабыңыз; тексеруді жоспарлаңыз.

Офлайннан кейін (24 сағат)

• Ескертулер бөлісті, тапсырмалар іске қосылды, күнтізбелік ұстағыштар орналастырылды.

• Қоғамдық оқылым жарияланды.

• Бір апта ішінде алғашқы жетістіктер көрінеді.

Функция бойынша мысал нәтижелері

• Өнім және дизайн: Төртінші тоқсанның жол картасы мен секвенцияны шешіңіз; екі қатерлі ставкалар үшін дизайн спайктерін тағайындаңыз.

• Сату: Тағы екі негізгі тұтынушыларды таңдаңыз; хабарламаларды, қолдау шараларын және құбырлық мақсаттарды анықтаңыз.

• Маркетинг: Үш науқанды, бір кейіпкерлік баяндама, бір өлшеу жоспарын таңдаңыз.

• Операциялар: Бір тығырықты және оны алу үшін бір саясатты өзгерту картасын жасаңыз.

• Адамдар: Жалпы жұмыс тәртібіне, қабілеттіліктерді жоғарлату және басқарушы даярлауға сәйкестендіріңіз.

Әрқайсысы жеткілікті түрде кішкентай, иемденуге болатындай, маңызды болатындай үлкен — сәттілікке арналған дәл орта. Офсайт кездесу.

Қорытынды сөз

Оны қарапайым етіңіз. Нәтижені атаңыз. Дұрыс адамдарды шақырыңыз. Уақытты қорғаңыз. Бөлмеде шешім қабылдаңыз. Иелері мен күндерімен кетіңіз. Алғашқы кішігірім жеңісті тойлаңыз. Қайталатыңыз. Жақсы жүргізілген Офсайт кездесу басқарушылық әдет емес; ол қызметтік әдет, ол қайталанып отырады.