Сіздің компанияңыздың Wiki-сі, жаңартылған: жылдам жұмысқа арналған бизнес құралы

Шынайы болайық. Бүгінгі жұмыс шапшаң жүреді – Slack хабарламалары қаңылтыр шатырға жауындай тиіп, жобалар қабаттанып, «сілтеме қайда?» іздеу уақытымызды босқа өткізеді. Компанияның викиі осы мәселені шешеді. Бұл сіздің командаңыздың қалай жұмыс істейтінінің біртұтас білетін орны: ережелер, рецепттер, тексеру парақтары, ерекше жағдайлар және жағдай 'бәрі сөзден шыққанда не жасау керек' іс-қимыл жоспарлары. Дұрыс қолданылса, вики тыныш қуаттың артындағы ең жақсы жұмысқа айналады – бизнес құралы ол шуды қысқартады, жылдамдықты арттырады және білімді есіктен шығудан сақтайды.

Бұл нұсқау қарапайым, адамға арналған іс-қимыл жоспары. Компания викиі не екенін, неге көпшілігі сәтсіздікке ұшырайтынын, оны қалай жасау керектігін, не қосу керектігін, әсерін қалай өлшеуге болатындығын және оны негізгі стекпен (сәлем, Shifton) қалай қосуға болатындығын үйренесіз. Біз оны әрекетті, араздық азайтатын және кез келген адам қолданатын етіп сактаймыз – жаңа студенттен сіздің ең тәжірибелі операциялық жетекшіңізге дейін. Соңында, сізге "заттарды сақтау" ғана емес, күнделікті жұмыс ретінде қолданылатын вики болады бизнес құралы командаңыз қажетсіз ойланып ашатын.

Компания викиі не?

Компания викиі – сіздің командаңыз жұмысты қалай орындайтынын құжаттайтын ортақ, қаралатын веб-сайт. Оны сіздің ұйымыңызға кулис қағазы деп ойлаңыз: саясаттар, процестер, шаблондар, жиі қойылатын сұрақтар, және "біздің мұнда қалай жұмыс істейтініміз". Барлығы оны оқи алады, ал дұрыс адамдар оны өңдей алады. Үздік викилер тез қарап шығуға, жеңіл іздеуге және жиі күзелуге лайықты – музейден гөрі бақ сияқты.

Викиіңіз таза және күнделікті болса, ол өзін-өзі қызмет етуге бизнес құралы күніне 90% сұрақтарға кездесу, ДМ, немесе ұзақ ізденіссіз жауап береді.

Неге компания викиі заманауи бизнес құралы

Күшті вики шындықты орталықтандырады. Ол енгізуді жылдамдатады, қателіктерді азайтады және адамдар топтарды ауыстырғанда немесе шығып қалғанда тәжірибені сақтайды. Білетіндердің сүйектері жазған кезінде де білім сонда тұрады, тіпті олар ұйықтап, бос болсса да. Басқаша айтқанда, бұл бизнес құралы ақылды адамдар білетінін сұраныс бойынша бәріне жеткізетін құрал.

Мұның ашық аударымында қалай көрінетінін қараңыз:

• Бір URL жауап табу үшін, бес әріптес іздеудің орнына.

• Әр уақытта бір 'қалай жасау' сондықтан сапа кезекке тұрушыларға тәуелді емес.

• Жаңа қызметкерлердің енгізуді жылдамдатуы, өйткені жаңадан келгендер команда қалай жұмыс істейтіндерін үйренеді.

• Slack-та қайтадан сұраулардың азаюы, қол ауыстырғанда кідірістердің төмендеуі, "бұл құжат қайда?" деген сұрақтар азаюы.

Вики басқалармен бөліспейтін тыныш әріптеске айналады - бизнес құралы әрдайым желіде, әрқашан анық, және сіз оны денсаулықта ұстап тұрсаңыз әрқашан жаңа.

Пайдасына қысқаша шолу (және неге сіздің қаржы директорыңызға бұл туралы қамқорлық жасау қажет)

1. Бұл ақпаратты орталықтандырады.

   Енді таралған PDF-тер, жеке Notion парақтары және құпия Google құжаттары жоқ. Бір хаб, бір іздеу жолағы, біреуі бизнес құралы шындықты табу үшін.

2. Бұл енгізуді жеделдетеді.

   Жаңа команда мүшелері болжам жасамайды. Олар қадамдық нұсқаулықтарды ұстанады, қысқа клиптерді қарайды және тезірек үйренеді - өйткені бизнес құралы олардың қажеттілігі сіздің жұмыс процесіңізге қазірдің өзінде жүктелген.

3. Бұл білімді сақтайды.

   Бұрынғы қызмет уақыты біткен кезде, олардың ойын кітаптары қалады. Вики сіздің ең жақсы үлгілеріңіз бен шешімдеріңізді беріктікке сақтап тұрады бизнес құралы кез келген адам пайдалана алады.

4. Бұл уақытты (және ақшаны) үнемдейді.

   Іздеуді азайтып, құруды көбейтеді. Әділ бизнес құралы қайта іздеуге кеткен уақытты азайтады және тағы бір жиналыс қоспайды.

5. Бұл ынтымақтастықты жақсартады.

   Командалар арасындағы жұмыс жеңілдей түседі, бәрі бір тілде сөйлегенде. Вики аударма қабаты – бизнес құралы сіз қалай атауға, қадағалауға және аяқтауға қол жеткізетіндігіңізді сәйкестендіріп.

Викиді қашан жасау керек

Қысқаша жауап: бірінші күнден бастап. Ұзақ жауап: өзін екі реттен көп қайталасаңыз маңызды. Егер адамдар апта сайын бір сұрақты қоя берсе, бұл бет. Егер процесс бір адам сыртта болғанда бұзылса, бұл бет. Егер "тайпалық білім" DM-де өмір сүрсе, бұл болып қалатын бет күтіліп тұр. Вики – бизнес құралы сіз оны қолдана бастаған сәтте пайдасын беретін, үлкен құрылыс кейін емес.

Неге көп компания викилері жұмыс істемейді (және тұзақтардан қалай қашуға болады)

Тұзақ 1: Қолдану қиын.

Күрделі навигация, өлі сілтемелер, мәтіндік қабырғалар. Адамдар викиге сенуді тоқтатады және ешқашан қайтып келмейді. Оңтайлылықпен оңай жөндеңіз: анық мәзірлер, қысқа беттер, майлы тақырыптар және шын табылатынын іздеңіз. Сіздің бизнес құралы сұрақты чатта қоюдан тез болуы керек.

Тұзақ 2: Оны жұмысты орындайтын адамдар емес жазды.

Егер тек менеджерлер жазса, мәліметтер жетіспейді. Операторларды бірінші нұсқаны жазуға шақырыңыз және оны жөндеуге қараушыларды шақырыңыз. бизнес құралы бұл сіздің қабат жетекшілеріңіз сияқты естіледі, арақтық робот емес.

Тұзақ 3: Ешкім иесі емес, жаңартулар жоқ.

Ешкім жауапкершілікті алмаған кезде мазмұн қиюда бұзылады. Беттердің иелері болатынын тағайындаңыз, шолу күндерін белгілеңіз және 'соңғы жаңартылған' мөрлерін қосыңыз. Сіздің бизнес құралы бақташыларға қажет.

Тұзақ 4: Ол бәрін жасауға тырысады.

Викиді файлдар қоймасының немесе жобалар қадағалаушысының орнына айналдырмаңыз. Бұл жұмыстарды жақсы орындайтын құралдарға сілтеме жасаңыз. Викиді 'қалай' және 'неге' орталығына шоғырландырыңыз, сонда бизнес құралы шағын және пайдалы болып қалады.

Адамдарға ұнайтын вики жасау (төрт қарапайым қадам)

Қадам 1: командаңыз шынымен қолданатын бағдарламаны таңдаңыз

Біршама сәнді зат қажетті емес. Жылдам іздеу, қарапайым өңдеу, рұқсаттар, нұсқа тарихы және керемет ұялы керек. Сұрақ → жауап жолы айқын болмаса, бизнес құралы жоққа шығарылады.

Тексеру парағы:

• Таза навигация және жылдам іздеу

• Беттің оңай құрылуы және өңделуі

• Қайталанатын пішімдерге арналған бет теректері

• Редакциялау және көру үшін рөлдер/рұқсаттар

• Тарих, сақтық көшірмелер және тексеру тізбегі

• Ұялыда пәрменді

• Сіздің стекіңіздің қалған бөлігін интеграциялар және қосымша енгізулер

Шифонмен мамандық кеңесі: Көптеген командалар викиін Шифон беттерімен байланыстырады — ауысым ережелері, уақыт босату саясаты немесе SOP-тарды ауысымдар мен тапсырмалардан тікелей байланысу арқылы. Сіздің вики 'неге түсіндіреді', Шифон 'жұмысты істеу' бизнес құралы- таза жіберу.

Қадам 2: кішкентай, берік құрылым құру

Кішіден бастаңыз: Басты бет → Бөлімдер → Процестер → Шаблондар → Жиі қойылатын сұрақтар. Қатты іріңдеуді бақылаңыз. Егер бетті үш рет басып өткеннен кейін ғана жетуге болатын болса, онда құрылым тым терең. бизнес құралы шапшаң және достық.

Қадам 3: адамдар сөйлейтіндей беттер жазыңыз

Қысқа сөйлемдер, оқ нүктелері, скриншоттар және қадамдар нөмірлерін пайдаланыңыз. 'Мұнда жасаңыз'-ды бастың жоғарғы жағына орналастырыңыз, және 'Бұл неге жұмыс?' астына орналастырыңыз. Егер сурет мың сөзден жақсырақ болса, 30 секундтық құралды қосыңыз. бизнес құралы пайдалы әріптес сияқты оқылуы керек.

Қадам 4: өңдеу және иелік ету ережелерін орнату

Өңдеу қауіпсіз және түзету жеңіл болатындай етіңіз. Әрбір бет үшін иесі (аты + күні), шолу циклі (тоқсан сайын жұмыс атқарады) болу керек және жақсартуларды ұсынудың айқын жолы қажет. Викиіңізді код처럼 өңдеңіз: аз арақатты жіберіңіз, жиі жіберіңіз. Бұл әдетті сақтау бизнес құралы тірі.

Викиде не қосу керек (басты жиынтық)

• Мәдениет, миссия, құндылықтар. Сіз не үшін тұрасыз және сізді бақылаған адам жоқ кезде қалай жұмыс атқарасыз. Бұл бет шешімдерге бағыт көрсетеді – бизнес құралы.

• жан. Ұйым диаграммасы және профильдер.

• Кім не істейді және оларға қалай жетуге болады. Кадр саясаты және оқулықтар.

• Демалыс ережелері, пайда, мерекелер, сапарлар, шығындар, қауіпсіздік және қауіпсіздік. Енгізу тексеру парақтары.

• Күн 1 → Апта 4. Рөлге тән рампалар, жұптық танысулар, алғашқы тапсырмалар және негізгі құралдар. Операциялық процедуралар (SOP-тар).

• Қолмен басқару нұсқаулықтары мен қиындықтарды шешу. Жалақыны жүргізу, кестелерді жариялау, демалысты мақұлдау немесе шығарылымды іске қосудың нақты қадамдары.

• Қиын нәрселерге скриншоттардың бөлінуі. Шаблондар мен үлгілер.

• Жоба брифингтері, постмортемдер, кері байланыс формалары, көтерілген ағаштар. Стратегия және жол картасы.

• Жоғары деңгейдегі мақсаттар және олардың артындағы негіз – жоспарыңызды көретін болыңыз. Сәйкестік және қауіпсіздік.

• Дерек өңдеу, қол жетімділікті бақылау, оқиғаларға жауап беру. Сөздік.

• Сіздің ішкі тіліңіз, анықталған. Жиі сұралатын сұрақтар. бизнес құралы.

Сізді шаршатқан 20 жоғарғы сұрақ – енді бизнес құралы викимен оңай шешіледі.

Жеңіс жазудың стилі: бес кішкентай ереже

1. Атқарылатын іске бастапқыда мағыналы түрде қараңыз. Бірінші жол: оқырманға қандай әрекет етеді. Сіздің бизнес құралы олардың уақытын құрметтеу керек.

2. Бір бет, бір мақсат. Егер бетте үш мақсат болса, оны бөліңіз.

3. Көрнекіліктерді пайдаланыңыз. Түсіндірілген скриншоттар пішіннен жақсырақ.

4. Нұсқаларды сақтаңыз. Өзіңізді түзетулерден қорықпаңыз - сіздің бизнес құралы тарихты жазады.

5. Бұл бұзылған жағдайда қосуды қосыңыз. Әрбір процесс кейде істен шығады. Түзетулерді күйге келтіру үрейдің орнына процедураға айналады.

Басқару әрекеті

• Аудармалар бойынша өңдеушілер. Қаржы қаржыны, операциялар операцияларды өңдейді. Жұмыс қай жерде жүзеге асады сол жерде иелену беріледі, сондықтан бизнес құралы тыңғылықты болып қалады.

• Тоқсандық тексерулер. Әрбір иесі өз беттерін қарайды. Ескі ме? Түзетіңіз немесе архивлеңіз.

• Қоғамдықта өзгерту сұраныстары. Пікірлерді немесе 'Өзгертуді ұсыну' батырмасын пайдаланыңыз.

• Өмір сүру саясаты. Егер бет бір жыл бойы қолжетімсіз қалса және ешкім оны жоғалтпаса, оны архивлеңіз. Жеңілдеу бизнес құралы жақсысырақ.

Адамдарға құрмет көрсететін іздеу

Іздеуді басты бетіңізге айналдырыңыз. Синонимдер (PTO = демалыс = бос уақыт), жиі жазып беру қателері және командалар мен құралдарға арналған тэгтер қосыңыз. Сәтсіз іздеу терминдерін бақылап, жерлерін толтыру үшін беттерді жазыңыз. Жақсы іздеу сіздің викиіңізді сенімді бизнес құралы-ға айналдырады, лабиринт емес.

Қолжетімділік және инклюзия

Қарапайым тілге, сипаттайтын тақырыптарға, суреттерге арналған альт мәтінге және әдәбиеттерге арналған субтитрге. Түстік контрастты оқуға оңай етіңіз. бизнес құралы нақты ортада пайдаланатын нақты экрандары бар нақты адамдарға жұмыс істеуіне кепілдік беріңіз.

Викидің жұмыс істейтінін дәлелдеуге арналған метрикалар

• Қабылдау: апталық белсенді көрермендер және өңдеушілер

• Іздеу табысы: қол жеткізілген нәтижемен аяқталатын іздеулердің пайызы

• Жауап табу уақыты: қарапайым тапсырмалар үшін нұсқаулықтарды табудың орташа уақыты

• Енгізу жылдамдығы: викиден бұрын және кейін мамандыққа дейінгі күндер саны

• Мазмұнның жаңалығы: осы 90 күн ішінде қаралған беттердің пайыздық үлесі

Бұл жоғары қашан, сіздің бизнес құралы құны еселеніп келеді. Олар тоқтағанда, кесіп, жеңілдетіп, қайта шоғырланыңыз.

Күнделікті беттерді үлгі ретінде нұсқау

• SOP беті

  • Мақсаты (2 жол)

  • Оны қашан іске қосу керек

  • Қадамдар (нөмірленген)

  • Иесі + соңғы жаңарту

  • Қиындықтарды шешу

  • Shifton тапсырмаларына сілтемелер

• Саясат беті

  • Қарапайым ағылшын тілінде қысқаша мазмұны

  • Ол кімге әсер етеді

  • Мысалдар және келемесін жағдайлар

  • Ерекшеліктер үшін байланыс

  • Қарау күні

• Енгізу беті

  • Апта бойынша тексеру парағы

  • Құралға қол жеткізу тізімі

  • Алғашқы жеңістер (жеткізілімдер)

  • Жұп және басқарушы байланыс нүктелері

Әрбір үлгі сіздің бизнес құралы үсінікті етеді. Үнемі қолданылатын – үнемі қолданылатын.

Вики мен білім қорының айырмашылығы

Екеуі де ақпарат сақтайды, бірақ егіз емес. Бір вики өзімен қатар: көптеген авторлар, тез өңдеулер, жиі аяқталмаған материалдар, ішкі тұрғыдағы 'қалай болады' үшін тамаша. Бір білім қоры өңделген: аз авторлар, өңделген мақалалар, сыртқы клиенттерге көмек көрсетуге тамаша. Сіз – және көп командалар істейді – екеуін де іске қоса аласыз. Ішкі, вики сіздің күнделікті бизнес құралысыртқы, білім қоры сіздің қоғамдық кітапханаңыз.

Шифон + сіздің вики: 'білдіру қалай' деген жерде 'жаса' білусіз

Шифон келесі бөлігі – еңбек күштерін басқаруды тікелей – жоспарлау, демалыс, уақытты қадағалау, есеп-қисап экспорты және тапсырмалардың ағымы. Сіздің вики осы ағымдардың негізіндегі ережелерді, ерекшеліктерді және үздік тәжірибелерді түсіндіреді. Олар бірге бірігіп, аз қателер, жылдам мақұлдаулар және бақытты ауысымдар береді.

Практикалық комбинациялар:

• 'Ауысымды ауыстыру саясаты' вики бетіңізді Шифонның ауысымды ауыстыру сұраулары бетінен тікелей қосыңыз – бизнес құралы сұраныс кезінде қажеттілікке сәйкес келеді.

• Менеджер тақтасындағы 'Уақытты артық қабылдауды қалай мақұлдау керек' тексеру парағын енгізіңіз.

• 'Күнді жабу' SOP бетінен, алдын ала толтырылған сатылары бар Shifton тапсырмасын іске қосыңыз.

• Қайтланатын қателерді байқау үшін Shifton аналитиканы пайдаланыңыз, содан кейін түсініктер басталған жерде викиді жаңартыңыз. бизнес құралы жарияланып қалатын нәрсені үйренеді.

Қауіпсіздік, рұқсаттар және сенім

Барлық нәрсе бәріне тиесілі емес. Құпиялық материалдарды (жалақы, тексерулер, заңды) қатаңырақ рөлдерге жасырыңыз. Қалғанына ашарланған кіріспе қабылдаңыз. Ашықтық ортақ контекст жасайды, ал ортақ контекст жылдамдық жасайды. бизнес құралы көріну оңай және өңдеу қауіпсіздігі кезінде ең жақсы жұмыс істейді.

Мобильді маңызды

Алдыңғы қатардағы командалар үстелдерде отырмайды. Егер сіздің вики тек 27 дюймдік мониторда жұмыс істесе, бұл бизнес құралы- бұл PDF-тердің қабірі. Әрбір маңызды бетті телефонда сынақтаңыз. Абзацтарды қысқа, түркеу мақсаттары үлкен, және видеоларды шулы ортаға арналған субтитрлермен сақтаңыз.

Бірақ тыныш өзгеріс басқармасы

Уики жүйесін іске қосу үшін ауқымды корпоративті ұжымның қажеті жоқ. Мұны үш қадамда орындаңыз:

1. Шағын, құнды бөлікті іске қосыңыз — ең жиі қойылатын 10 сұрақ, ең басты 10 SOP. Оны бизнес құралына айналдырыңыз. the бизнес құралы ету.

2. «Бір рет жауап берсеңіз, оны құжаттаңыз» деп үйретіңіз. Шағын үлестерді атап өтіңіз.

3. Ай сайын 30 минуттық «Құжаттар мен Донаттар» тазалауын өткізіңіз—камералар қосулы, түзетулерді бірге өңдеңіз.

Импульс мандаттармен жеңеді. Сіздің бизнес құралы өсуі адамдардың міндет қылмай, пайдасын сезінуі арқылы болады.

Ақауды жою: жалпы мәселелер үшін жылдам шешімдер

• «Ешкім оны қолданбайды.» Сілтемелерді жұмыс жүріп жатқан жерде орналастырыңыз: билеттерде, Shifton-да, бақылау тақталарында. Уикиді Slack-тен бекітіңіз. Уики бизнес құралы бір басу қашықтықта болуы тиіс.

• «Бұл ескірген.» Қарап шығу күндерін, иелерін және «Жаңарту сұрау» түймесін қосыңыз.

• «Бұл шашыраңқы.» Көрсетілген беттерді біріктіріңіз, ескі нұсқаларды мұрағаттаңыз, шаблондарды стандарттаңыз.

• «Іздеу жақсы емес.» Синонимдерді қосыңыз, атауларды күшейтіңіз және беттерді қысқартыңыз, сонда бизнес құралы дұрыс нәтижені бірінші көрсетеді.

Сіздің уикиңіз үшін дұрыс бизнес құралын таңдаңыз

• Типо төзімділігімен жедел іздеу

• Басу тақтасы арқылы бірінші өңдеу және бет үлгілері

• Кеңістік, топ және бет бойынша рұқсаттар

• Оңай ендірулер (Sheets, Figma, бақылау тақталары)

• Көшірмелер және нұсқа айырмашылықтары

• Таза мобильді интерфейс

• SSO және SCIM қолдауы

• Шифтоны және сіздің кеңірек жинағыңызды байланыстыру үшін API/вебхуктар

Жарқылдан қарапайымдылықты таңдаңыз. Күн сайын пайдаланатын бизнес құралы сіз ешқашан пайдаланбайтын функциялар тізімінен жоғары келеді.

Мысал құрылымы:

• Басты бет

  • Мұнда бастаңыз (басты тапсырмалар + іздеу жолағы)

  • Жаңалықтар (жақында жасалған өзгерістер)

  • Кімге хабарласу керек

• Адамдар және Мәдениет

  • Құндылықтар, мерекелер, артықшылықтар, каталог

• Саясаттар

  • Демалыс, сапарлар, шығындар, қауіпсіздік

• Операциялар

  • Кестелеу, ауысымдарды ауыстыру, еңбекақы есептеуді дайындау (Shifton сілтемелерімен)

  • Оқиғаға жауап беру

  • Жабдықтаушының кірісуі

• Өнім / Қызмет

  • Шығару процесі

  • QA бақылау тізімдері

  • Постмортем шаблоны

• Қамтамасыз ету

  • Сату ойыны

  • Қолдау скрипттері

  • Шаблондар кітапханасы

• FAQ

  • Қысқа, жылдам қарап шығуға болатын жауаптар бизнес құралы тез арада көрсететін

Бұл қаңқа сізге бір аптада іске қосуға және хаостан өспеуге көмектеседі.

30 күнде күтілетін нақты жетістіктер

• «Қайда сілтеме?» сұрақтарының азаюы себебімен бизнес құралы барлығын бір жерде орналастырады

• Жылдамырақ тапсырулар — беттер командалар арасындағы жұмысты стандарттайды

• Қысқа бейімделу — жаңа жұмысшылар өздері қызмет көрсетеді орнына күту

• Тазалау сәйкестігі — тексерістер «бетті көрсет» емес, «тарихты қайта құру» болады

• Жоғары көңіл-күй — ашықтық – бұл мейірімділік, және сіздің бизнес құралы оны күн сайын береді

Жиі қойылатын сұрақтар

Уикиді қаншалықты жиі жаңартып тұруымыз керек?

Тоқсан сайынғы шолулар – сенімді негізгі деңгей. Маңызды беттер (мысалы, еңбекақы немесе қауіпсіздік) ай сайын тексеріледі. Денсаулығы жақсы бизнес құралы ешқашан «аяқталмаған», жай ғана жаңартылған.

Уикиге кім жауапты болуы керек?

Әр бетте жұмысқа ең жақын адам иесі бар. Шағын орталық команда стандарттар, шаблондар және оқытуды белгілеп, бизнес құралы үйлесімді болуын қамтамасыз етеді.

Ескі беттермен не істеуіміз керек?

Оларды мұрағаттаңыз. Іздестіргіш етіп сақтаңыз бірақ айқын белгілеңіз. Сіздің бизнес құралы ең жаңа жауапты бірінші көрсетуі керек.

Негізгі тұжырым

Білім – бұл күш. Таза, ынтымақтастық уики бұл күшті әр бөлімше мен ауысым бойынша көбейтеді. Оны кіші етіп құрыңыз, қарапайым етіп жазыңыз, иелерге тағайындаңыз және оны күнделікті құралдарыңызға қосыңыз. «қалай» және «істеу» бір батырма қашықтықта болсын үшін Shifton-мен жұптастырыңыз. Осылай істеңіз, және сіздің уикиіңіз шаң жиналған құжат жиыны болмайды. Ол сіздің жүрекжарды жұмысыңыздың тыныш күші болады — бизнес құралы сіздің командаңыз шын махаббатпен қарайды.