Ақылды Уақытпен Хабарлау: Елемеуге болмайтын Жасай және Жасама іс-әрекеттері

Қазіргі заманғы бизнесте минуттар маңызды рөл атқарады. Оларды жоғалтсаңыз, ақша, сенімділік және заңды қауіпсіздікті жоғалтуыңыз мүмкін. Оларды дұрыс қолдансаңыз, жалақы дұрыс есептеледі, қызметкерлер бақытты болады және шешімдерді болжаусыз, шындық негізінде қабылдауға болады. Бұл нұсқаулық сізді практикалық қолданысқа қажет нәрселерден, құралдардан және іске асыру қадамдарынан өтуге бағыттап, кестелермен күресті тоқтатып, іркіліссіз жұмыс істеуге көмектеседі.

2025 жылы уақытты бақылау неге маңызды

Еңбекақы шығындары – ең үлкен басқарылатын шығындарыңыз. Дұрыс уақытты бақылау олардың бақылауында: ауысымның қай жерінде уақыт шектен шығып жатқанын, қай жерінде артық жұмыс сағаттары артып жатқанын және бос уақыттың қай жерде жасырылғанын көре аласыз. Бұл сізді аудиттерде қорғайды, еңбек заңдарын сақтауды дәлелдейді және жалақыға адалдық енгізеді. Қызметкерлер де пайда алады: таза жазбалар оларға табысқа сәйкес уақытында ақы төленетінін білдіреді. Қысқаша айтқанда, уақытты бақылау күшті болғанда, барлығы жеңеді.

Дәл жазбалардың шынайы мәні

Сағаттар - жалақыдан артық нәрсе. Олар даулардағы дәлелдер, өндірістік жоспарлау үшін кірістер және баға шешімдері үшін отын болып табылады. Жазбалар минуттарға дейін толық болғанда және түзетулер үшін себептерімен бірге болғанда, сіз заңдылықтарды байқай аласыз: үнемі кеш басталатын, жоба әрдайым асып түсетін, мақсаттарға жету үшін артық жұмыс істейтін бөлімдерді. Осы айқындықпен сіз тек адамдарға дұрыс төлемдерді ғана емес, сонымен қатар кадрлық жинақ, қызмет деңгейі және шектерді реттей аласыз.

Дұрыс істер: Сағаттардың адалдығын сақтайтын әдеттер

Бірдей ақпарат көзін таңдаңыз. Бір платформа нұсқалық хаосты жояды. Үш жүйе сағаттарды сақтаса, дау-жанжалдар кепілдік болады.Кіру-шығуды автоматтандырыңыз. Адамдарға қолданбада, киоскта немесе шолғышта ауысымдарды бастау және тоқтату мүмкіндігін беріңіз. Автоматтандыру жазу қателерін азайтады және «жазуды ұмытып кеттім» деген сылтауларды жойады.Контексті тіркеңіз. Сағаттармен бірге жұмыс кодтарын, орналасқан жерлерін немесе тапсырма тегтерін сұраңыз. Контекст шикізат уақытының шығын аналитикасына айналуына көмектеседі.Жазбаларды нақты уақыт режимінде шолыңыз. Күнделікті тексерулер айдың соңындағы археологиядан жақсы. Менеджерлер ақпарат тақтасына қарауы қажет және естелік жаңа болған кезде аномалияларды түзетуі қажет.Барлығын оқытыңыз. Бірінші күні бес минуттық демонстрация кейінгі түзетулерден сағаттарды үнемдейді. Қысқа стандартты жұмыс ретін жазыңыз, скриншоттарды бөлісіңіз және түсініксіздікті тексеріңіз.Геофендер немесе құрылғы ережелерін қажет болса орнатыңыз. Дала командалары үшін адамдарда қай жерде сағатты тіркей алатындығын немесе қай құрылғыны пайдалана алатынын шектеу керек. Бұл достық тіркеулерді бақылаусыз тоқтатады.Қызметкерлерге өз деректерін көрсетіңіз. Ашықтық сенімділік тудырады. Егер адамдар қолданбаны ашып, өз сағаттарын көре алса, олар жалақы жабылғаннан кейінгі түзетулердің орнына ертерек қателіктерді байқай алады.Үзіліс, сапар және оқу уақыттарын жазбасына қоса беріңіз. Көптеген юрисдикцияларда өнімді емес деген ақысыз емес дегенді білдірмейді. Оларды нақты қадағалаңыз, сонда қайтару қажет болатынын білесіз.Кезеңдерді бұғаттаңыз. Аптаның жалақысы бекітілген кезде оны мұздатыңыз. Тыныш артқы түзетулерге қарағанда сенімділікті жылдам жоятыны жоқ.

Бақылауға алу қажет уақытты бақылау көрсеткіштері

Барлығының сағаттарын, артық жұмыс сағаттарын, кеш/ерте белгілерін, үзілістерді өткізіп алуын, тағайындалмаған уақытты (жұмыс коды жоқ), қолмен түзетулерді және бекіту кідірістерін (ұсынылғаннан бекітілгенге дейінгі уақытты) бақылаңыз. Менеджерге байланысты түзету мөлшерлемесін бақылап отырыңыз — тым жоғары болса, нашар оқыту немесе теріс пайдалану дегенді білдіреді. Жоспарланған және нақты сағаттарды салыстыра отырып жүйелік ауытқуды ұстаңыз. Уақыт өте келе бұл уақытты бақылау көрсеткіштері сіздің процесіңіздің бекіп жатқанын немесе ағуы екенін көрсетеді.

Жасайтын нәрселер: Сізге ақша жоғалтатын қателіктер

Қиындатпаңыз. Егер сағаттарды жазуға бір минуттан артық уақыт кететін болса, адамдар оны жалған жазып қояды немесе ұмытып кетеді. Екі рет нұқуға арналған жүйені жасаңыз, он рет емес.Жалақы түзетулерін кешіктірмеңіз. Біреу қапердегі сағатты хабарласа, оны осы кезеңде түзетіңіз. Кешіктірулер қанағаттанбау мен заңды тәуекел тудырады.Ережелерді жасырмаңыз. Егер саясат ешкім оқымайтын анықтамалықта жасырылған болса, «білмедім» деген қорғанысты дайындаңыз. Ережелерді қабырғада, қолданбада және қабылдау кезінде қысқартылған түрде жариялаңыз.Кішігірім түзетулерге елемеңіз. Әр адам бойынша бірнеше "жоғарылау" қосылады. Үлгілік талдау оны мәдениетке айналғанға дейін теріс пайдалануды ұстайды.Уақыт парақтарын жоғалтпаңыз. Рөлдерге негізделген қолжетімділікпен бұлттық сақтау USB флэшкалары мен электрондық пошта қосымшаларынан жақсы. Автоматты түрде сақтық көшірме жасаңыз.Уақыттан тыс жұмысты елемеңіз. Сабырлы кішігірім жұмыстар сот талаптарына айналуы мүмкін. Біреу «тек бес минут» көмектессе, оны тіркеңіз. Содан кейін оны төлеуіңізді немесе оны тыйым салуыңызды шешіңіз—бірақ алдымен оны жазып қойыңыз.Еске сенбеңіз. Әңгіме жазбаларынан апта қайта құру - кошмар. Нақты уақыт режиміндегі кіріс немесе ештеңе.Үзілістерді ұмытпаңыз. Көптеген заңдар нақты ұзақтығы ақылы немесе ақысыз үзілістерді талап етеді. Олардан қашықтап қалу немесе оларды тіркемеу айыппұлдармен ақшаны жоғалтуға әкеледі.Тым күрделі жөндеуді қажет етпеңіз. Қызметкерлерге ұсынылу үшін бір рет басу және менеджерге мақұлдау үшін бір рет басу жасаңыз. Бюрократияның қабаттары қысқарту жасайды.

Барлығына түсінікті саясат құрыңыз

Саясат заңдық оқулықтар сияқты оқығанда сәтсіздікке ұшырайды. Сіздің саясат бір бетте болсын:

• Кім жазбалар жүргізеді: барлық қосымша емес қызметкерлер, сапар шеккенде немесе оқығанда қосымша қызметкерлер.
• Қалай жазбайды: қолданба белгішесі → «Ауысымды бастау», жобаның кодын қосу, «Ауысымды аяқтау». Түскі асқа арналған үзіліс түймесі. ДМ емес түрінде түзету өтініштерін жіберіңіз.
• Мерзімдер: дүйсенбі күні сағат 10:00 дейін жіберу; түске дейін менеджер бекітуі.
• Түзетулер: тек жалақы бекітілген кезеңдерді өзгерте алады; барлық өзгертулер жазылады.
• Уақыттан тыс тыйым: жазба кезеңсіз жұмыс тыйым салынады және егер орын алса әлі де төленеді.
• Төтенше жағдайлар: қайталанатын сәйкессіздік оқытуды, содан кейін тәртіпті іске қосады.

Бұл саясатты қабылдау, Slack және физикалық хабарлау тақтасына орналастырыңыз. Заңдар немесе жұмыс процесі өзгерген сайын жыл сайын қарастырыңыз.

Дұрыс құралды таңдау: Неге Shifton қызметке сәйкес келеді

Сізге жиырма мүмкіндік қажет емес; сізге дұрыс бес нәрсе қажет, бірақ оларды жақсы қолдану керек. Shifton сізге береді:

• Мобильді және веб кіру-шығу GPS немесе IP шектеулерімен.
• Автоматты түрде жасалған сандық уақыт парақтары қарауға және экспорттауға дайын.
• Нақты уақыттағы бақылау панельдері жалақы күніне дейінғы аномалияларды көрсетеді.
• Рөлге негізделген мақұлдау өзгертулерді қадағалауға және тексеруге арналған.
• Жалақы интеграциялары осылайша сағаттар бірден сіздің бухгалтерлік есепке құйылады.

Ең бастысы, Shifton жылдам. Егер қызметкерлер интерфейсті жек көрсе, олар қарсыласады. Егер менеджерлер мәселелерді бірнеше секунд ішінде байқамаса, олар оларды елемейді. Shifton үйкелісті төмен ұстайды, сондықтан қабылдау сақталады.

30‑Күндік іске қосу жоспары

Күндер 1–3: Қазірдің ағыныңызды карталаңыз. Сағаттар қайдан шығады? Кім мақұлдайды? Қаншалықты жиі қателіктер пайда болады? Аякшаларын ескертіңіз.Күндер 4–7: Shifton конфигурациясын жасаңыз. Командаларды, рөлдерді, төлем кезеңдерін, үзіліс ережелерін және геофендерлерді жасаңыз. Қызметкерлер тізімдерін импорттаңыз.Күндер 8–10: Бір беттік саясатты жазыңыз. Скриншоттарды қосыңыз. Қажет болса, аударыңыз.Күндер 11–14: Бір командамен сынақ. Кері байланыс жинаңыз. Түймелерді немесе кодтар жеткіліксіз болғанда түзетіңіз.Күндер 15–18: Менеджерлерді оқытыңыз. Оларға бақылау панелдерін, редакциялау журналдарды және мақұлдау қадамдарын көрсетіңіз.Күндер 19–22: Басқаларды оқытыңыз. Бес минуттық жұмыс үстелі сессиялары немесе қысқа бейне.Күндер 23–26: Қолданбаға көшіруді бастаңыз. Бірінші аптаны толығымен сандық өткізіңіз. Көрсеткіштерді бақылаңыз.Күндер 27–30: Шолу және түзету. Ережелерді қатаңдатыңыз, қажетсіз кодтарды өшіріңіз және жылдам жеңістерді жария түрде атап өтіңіз.

Арнайы жағдайлар: Оқу, Сапар, Үзілістер, Қашықтан жұмыс

Оқыту: Егер қатысу міндетті болса немесе жұмысқа қатысты болса, оны жазып, төлеңіз. Құнын талдау үшін оны оқу ретінде тіркеңіз.Сапар: Жұмыс орнындағы жолғу уақыты көбінесе ақысыз; жұмыс орындары арасында күн ішінде жолғу ақысы бар. Басталуды/аяқтауды, аралықты және мақсатты тіркеңіз.Үзілістер: Үзіліс түймесін беріңіз. Егер аймағыңыз ажыратылса, ақылы/ақысыз таңдауын талап етіңіз.Қашықтан жұмыс: Құрылғы немесе орналасу ережелерін мүмкін болған жағдайда пайдаланыңыз, бірақ сенім мен құпиялылықты теңестіріңіз. Айқын бастау/аяқтау үміттері шпиондық бағдарламалардан маңызды.Қатынау кезінде күту уақыты: “Күтуге дайын” және “босатуға рұқсат етілген” деген не болатынын анықтаңыз. Екі түрді әртүрлі тіркеңіз.

Адвокатсыз сәйкестікті сақтау

Барлық заңдарды есте сақтау қажет емес. Сіз сәйкестікті процесті енгізуіңіз керек:

• Жалақы кезеңдерін жалақы төлеу мерзімдеріне сәйкес бейімдеңіз.
• Өзгертулерді тіркеңіз: кім не өзгерткен, қашан және не үшін.
• Жазбаларды талап етілетін жылдар үшін сақтаңыз (көбіне 2–4 жыл; салық ережелері көбірек талап етуі мүмкін).
• Кәмелетке толмағандар немесе арнайы санаттарды жеке қадағалаңыз, егер заңдар олардың сағаттарын шектейтін болса.
• Өткізілген үзілістер мен түзету әрекеттерін құжатыңыз.

Күмән жағдайда, уақытты төлеңіз және саясатты кейін өзгертіңіз. Айыппұлдар мен қайта төлемдер дұрыс жалақылардан қымбат.

Жиі қойылатын сұрақтар

Егер біреу сағатты тіркеуді ұмытып қалса не істейміз? Менеджердің мақұлдауымен бір күндік түзету формасын талап етіңіз. Қанша айында оқыту басталмас бұрын шектеулер белгілеңіз.Достық тіркеулерді қалай тоқтатамыз? ПИН плюс фотоны, GPS немесе құрылғыны байлауды пайдаланыңыз. Кездейсоқ тексерулерді жария етіңіз.Біз 5 минутқа дөңгелектеуді пайдалана аламыз ба? Кейбір заңдар минималды дөңгелектеуге рұқсат ете алады егер ол қызметкерлерге тең пайда әкелсе. Қауіпсіз жол: нақты минуттарды тіркеңіз.Айлық жалақы алатын қызметкерлер уақытты бақылау керек пе? Егер олар қосылған болмаса, күнделікті болмауы мүмкін, бірақ жобалар мен сапарларды бақылау құн деректерін таза ұстауға көмектеседі. Егер олар қосылмаған болса, қажет.Жазбаларды қанша ұстауымыз керек? Жалақы мен сағат үшін кемінде екі жыл; көптеген жерлерде салық үшін төрт жылдан артық. Жергілікті ережелерді тексеріңіз.Мердігерлер туралы не айтуға болады? Олардың сағаттарын немесе жеткізілімдерін де бақылаңыз. Тіпті егер жалақы ережелері әртүрлі болса да, сізге шығын мен биллинг үшін деректер қажет.

Негізгі көрсеткіштер және үнемі жақсарту

Өлшенбеген процесс нашарлайды. Басшылармен ай сайынғы көрсеткіштерді қарастырыңыз:

• Бекіту кідірісі (мақсат: 24 сағаттан аз)
• Әр кезеңдегі редакторлық пайыз
• Көрінбеушілік және кеш басталу есептері
• Жалпы сағаттардың % ретінде артық жұмыс
• Үзіліс сақтау мөлшерлемесі
• Жоспарланған және нақты сағаттардың қатынасы
• Әр жобадағы еңбек сағатының құны

Тоқсандық мақсаттар қойыңыз: “Түзету мөлшерін 12%-дан 5%-ға қысқарту”, “Артық жұмысты 15% қысқарту арқылы ақылдастырылған жоспарлау”. Оларды бонустармен немесе командалық OKR-лерімен байланыстырыңыз, осылайша уақыт бақылау жетістігі барлығына маңызды болады.

Қорытынды сөз

Дәл сағаттар микро басқару туралы емес—бұл ақылды, адал және кірісті бизнесті басқару туралы. Ережелерді қарапайым ұстаңыз, құралды оңай және деректерді ашық ұстаңыз. Күнделікті дұрыс істерді жасаңыз, жиі кездесетін қақпандардан аулақ болыңыз және Shifton-ның күрделі жұмыстарды орындауын қамтамасыз етіңіз, сонда сіз өсуге назар аудара аласыз.

Қағаздан цифрлыққа: көші-қон тізімі

Қағаздан цифрлыққа көшу қорқынышты болып көрінуі мүмкін, бірақ ауыртпалықтың себебі дұрыс жоспарлау емес, көшірудің өзінде. Құрылымдық көші-қон түсініспеушілікті азайтады. Қазіргі уақыт қалыбының әр үлгісін, электрондық кестені және ережені жинаудан бастаңыз. Қандай қалыптар қала береді, қандай кетеді және жүйе параметрлеріне қандай аударылуы керек белгілеңіз. Содан кейін қызметкерлер тізімін тазалаңыз: қайталанбайтын, сәйкес келетін атаулар, дұрыс рөлдер. Келесіде қысқа сынақ ортасын жасаңыз: бірнеше қызметкер, бірнеше жұмыс кодтары және бір төлем кезеңі. Жасанды аптаны өткізіңіз. Қолмен жұмысқа кедергі жасайтын қателіктерді—жетіспейтін өрістерді, түсініксіз белгілерді немесе құптауларды—берген жоқса, сол кезде түзетіңіз, жалақы күніне қалдырмаңыз. Соңында, көшіру күні, қолдау байланыстары және өршу жолын жария етіңіз, сонда қызметкерлерге бір нәрсе дұрыс емес сезінсе, қалай көмек алуға болатынын біледі. Сол құрылыммен, цифрлық уақытты түсіру екінші табиғатқа айналады.Ауыстыру барысында, барлығы маңызды сөзді қайталаңыз: қарапайымдылық. Егер өріс есеп беру, инвойсинг немесе сәйкестікке әсер етпесе, оны тастаңыз. Әрбір қосымша ашықтық адамдардың жылдамдығын төмендетеді. Цифрлық жүйелер шексіз деректер жинай алады, бірақ сіз жинауыңыз қажеті жоқ. Маңыздыларын жинап, қалғанын елемеңіз. Осы тәртіп уақытты бақылауды ықшам және тұрақты етеді.

Деректерді жалақы және бухгалтерлік есепке енгізу

Сағаттарды жалақы және бухгалтерлік есепке біріктіру кезінде автоматизация шығынды азайтады. CSV файлдарын экспорттау және сандықтарды қайта теру қателіктер шақырады. Оның орнына, өрістерді бір рет салыңыз—жүйелі сағаттар, артық жұмыс, төленген үзілістер, ақысыз уақыт—және оларды бекіткеннен кейін автоматты түрде жіберілетін етіп баптаңыз. Жалақының бір тарабын тексеру үшін параллель жалақыны орындаңыз, жалпы сомалар сәйкес екенін тексеріңіз. Егер олар сәйкес келмесе, дөңгелектеу ережелерін, уақыт белдеуін баптауларын және артық жұмыс тітіркендіргіштерін тексеріңіз.Shifton-ның экспорттары мен API-лары көп жалақы жеткізушілерімен синхрондау жасауға мүмкіндік береді. Оларды пайдаланыңыз. Сіздің дерегіңіз қолмен өңдеуге аз мүмкіндігі бар, оған аз мүмкіндіктер бар. Және аудиттерер сізден нөмірдің қалай есептелгенін сұрағанда, сіз мөлдір тізбекті көрсете аласыз: тіркеу → бекіту → экспорт → жалақы. Бұл тәртіпті уақыт бақылаудың негізгі мәні, тіпті оны ешкім дауыстап айтпаса да.

Құпиялылық, қауіпсіздік, және этика

Сағаттар жеке деректер болып табылады. Орналасқандар одан да сезімтал. Оларды құрметпен өңдеңіз. Қызметкерлерге не бақылағаныңызды, не үшін және қанша уақыт сақтайтыныңызды нақты айтыңыз. Олар дәл сіздер бақылайтын журналдарды көретіндей ашықтық бақылау тақталарын ұсыныңыз. Рөлдер бойынша қолжетімділікті шектеу: менеджерлер өз командасын көруі тиіс, жалақы жалпы сомаларды көруі тиіс, IT тек конфигурацияларға тиіс. Сақтық көшірмелерді шифрлаңыз және ескі жазбаларды заң мен саясатқа сәйкес тазалаңыз.Этика сәйкестікке қарағанда көбірек. Уақыт бақылау журналдарын косметикалық үзілістерді сыну үшін немесе бес минут кеш қалған біреуді жазалау үшін пайдаланбаңыз. Деректерді кадрлық жоспарларды жақсарту үшін пайдаланыңыз, бақылау үшін емес. Адамдар сіздің себептеріңізге сенім артқанда, қабылдау қалыбын жақсартады.

Шынайы өмірлік сценарийлер (және олардан қалай аулақ болуға болады)

Шағын алшақтықтар үлкен мәселелерге айналатынын көрсететін үш қысқа сценарийді қарастырайық:Сценарий 1: Кешеуілір мұғалімі. Алекс сағатты әрқашан үш-төентен кеш болмайды, содан кейін уақытты дұрыс көрініп қалу үшін жұмада жазбаларды түзетеді. Түзету журналдарысыз, сіз бұлды байқамадыңыз. Shifton көмегімен түзету жиілігі бақылау тақтасында көрінеді. Сіз Алексқа кеңес бере отырып, ауысымның басталу уақытын түзетесіз және мәселе тыныштықпен жайға түседі.Сценарий 2: Төленбеген оқу күні. Сіздің техникалық мамандарыңыз міндетті қауіпсіздік сессиясына қатысады. Ешкім сағаттарды тіркемейді, өйткені "жоспарға енгізілмеген". Айлардан кейін, еңбек инспекторы төлем дәлелін сұрайды. Сіз барлық оқиғаларды «Оқу» кодында тіркеуді талап еттіңіз, сондықтан сіз бірден жазбаларды жасап, айыппұлдардан құтқарыласыз.Сценарий 3: Жоғалған ноутбук кестесі. Менеджер шебер уақыт парақтарын жеке құрылғыда сақтады, ол ұрланған. Енді жарты жыл жазбалар жоғалған. Бұлтты уақыттық жазулар мұндай жағдайларды болдырмайды; әрбір тіркеу екі еселеніп және тұрақты сақталады, сондықтан жалақының жоғалуынан сақтайды.

Жақсарту циклы

Метрикалық мәліметтер маңызды, бірақ әрекет одан да маңызды. Әр бөлім басшысымен ай сайын 30 минуттық шолу ұйымдастырыңыз. Әрдайым бірдей тақтада қарап отырыңыз, сондықтан үрдістер анық болады. Сұраңыз: Қандай факторлар артық жұмысқа әсер етті? Қандай тапсырмалар бос уақытта көп пайда болды? Қай жерде мақұлданулар кестедан қалды? Келесі айға сынап көретін бір өзгерісті шешіңіз - қызметкерлер құрамы, саясат ескертуі, кесте үлгісі. Цикл мынандай: Бақылау → Шешім қабылдау → Іс-әрекет → Өлшеу. Бұл кіші циклдер жыл бойына уақытты басқару үдерісің автоматтандырылғанша жетілдіреді.

Көшіріп алуға болатын Қабылдау Сценариі

Мынау қабылдау тренері немесе бейне баяндаушы үшін қысқа сценарий:

1. Shifton қолданбасын ашыңыз. Түртіңіз Ауысым бастау. Егер сұралса, жобаны немесе клиентті таңдаңыз.
2. Түскі асқа барасыз ба? Түртіңіз Үзіліс бастау. Қайтып келгенде, түртіңіз Үзіліс аяқтау.
3. Күн аяқталды ма? Түртіңіз Ауысым аяқтау. Көрсетілген сағаттарды екі рет тексеріңіз.
4. Бірдеңені түзету керек пе? Қосымшада түзету сұрауын жіберіңіз. Басшыңызға тікелей хабарлама жібермеңіз.
5. Дүйсенбі таңында өткен аптаның сағаттарын растаңыз Менің уақыт парағы қойындысында.

Бұл сценарий абстрактілі Уақытты ережелерді жаңа қызметкерлер бір сұрақ қоймастан орындауға болатын нақты әрекеттерге айналдырады.

Барлығы бөлісуі керек терминдер глоссарийі

Глоссарийлер дау-дамайды сақтайды. Кілт сөздерді бір рет анықтағанда, әр жаңа адам қосылған сайын оларды қайта қараудың қажеті болмайды. Міне, бірнешеуін бекітесіз:

• Тұрақты сағаттар: Кесте шегінде өткізілген кез келген жұмыс.
• Артық жұмыс: Заңмен немесе саясатпен анықталған күнделікті немесе апталық шектен асатын сағаттар.
• Ақылы үзіліс: Жұмыс уақытын құрайытын қысқа демалыс.
• Ақытасыз үзіліс: Жұмыс уақытына кірмейтін ұзақ тамақтану кезеңі.
• Түзету: Бастапқы белгіні, оның ішінде уақытын, кодын немесе орнынқи өзгерту.
• Мақұлдау: Басшының жазбаның дұрыс екендігін және жалақы үшін дайын екендігін растауы.

Бұл анықтамаларды саясатқа қосыңыз, сонда барлығы бір тілде сөйлеседі. Дәйектілік - сенімді уақытты басқарудың іргетасы.

Басшылыққа қайтарымдылықты дәлелдеу

Инвестицияның қайтарымы басшылықты қызықтырады. Міне, қарапайым формула: Қайтарым = (Қателіктерді болдырмау + әкімші сағаттарын үнемдеу + артық жұмыс қысқарған) − бағдарламалық жасақтама құны.Айтайық, сіз үш әкімшіге әр айда 10 сағаттан төледіңіз. Автоматтандырылған уақытты пайдалану бұл уақытты екі сағатқа дейін қысқартады. 25 доллар/сағ бағасында сіз айына 600 доллар үнемдейсіз. Егер кездейсоқ артық жұмыс 15 сағатқа азайса, бұл 35 доллар/сағ деңгейінде тағы 525 доллар. Бір заңды талаптан аулақ болсаңыз, математика түсініксіз болып калады. Осындай сандарды Shifton-мен бірінші тоқсаныңызда көрсетіңіз және тұрақты қолдауға ие болыңыз.

Қосымша жылдам жауаптар

Біреу уақытты белгілеуді ұмытса ше? Оқтай ауысымдарды бір уақытта автоматты түрде аяқтаңыз және қызметкер мен басшыға хабарлаңыз. Келесі таңға растауды талап етіңіз.Оқта-текте сағаттық жұмыс орындайтын жалақы төленетін қызметкерлерді қалай басқаруға болады? Арнайы код құрып, тек сол бөліктерді тіркеуді талап етіңіз. Бұл аудиттердің тазалығын сақтап, әкімшілікті жүктемейді.Жазбаларды жоюға бола ма? Ешқашан. Оларды жойып, себебін қосыңыз, бірақ жолды сақтаңыз. Жою аудит іздерін жойып жібереді.Журналдарды қаншалықты жиі аударуымыз керек? Әр топқа тоқсан сайын, жыл сайын бүкіл компания көлемінде аудит. Аудиторларды ауыстырыңыз, сонда ешкім өз іздерін тексермейді.Орында уақытты белгілеу үшін ең жақсы құрылғы қандай? Қабырғаға орнатылған планшет арзан және сенімді. Оны тек қолданбаға құлыптап, тұрақты желіге бекітіңіз.

Бір беттік саясат үлгісі және менеджерге арналған шпаргалка

Жазбаша үлгі сізді жылдам іске асырады. Көшіріп, қойыңыз және өзгертіңіз:Мақсаты — Біздің уақытты басқару үдерісіміз әр қызметкердің дұрыс төленіп жатқанын, еңбек заңдарының сақталуын және басқарудың жоспарлау үшін сенімді ақпаратқа ие болуын қамтамасыз ету үшін бар. Тұрақты уақытты басқару компания мен сізді қорғайды.Қолдану аясы — Бұл саясат барлық сағаттық қызметкерлерге және сағаттық тапсырмаларды, сапарларды, дайындықтарды немесе қосымша ауысымдарды орындаған кезде жалақы төленетін қызметкерлерге қолданылады. Осы жағдайлар қолданылғанда ешкім уақытты басқарудан босатылмайды.Жауапкершіліктер — Қызметкерлер өз уақыттарын жазуы керек; менеджерлер тексереді және мақұлдайды; жалақы аудиттер мен экспорттарды жүргізеді. Уақытты басқаруды басқа әріптеске тапсыруға тыйым салынған.Әдіс — Барлық уақыт белгілері үшін Shifton мобильді немесе веб-өтінімін пайдаланыңыз. Егер жүйе істен шықса, 24 сағат ішінде уақытты түзету нысанын жіберіңіз. Қайталанатын қолмен толтырылатын формалар тренингті бастайды.Дәлдік — Уақытты нақты уақытта енгізіңіз. Сағаттарды кейіннен қайта құру қолайсыз, тек ақау кезінде ғана. Кез келген уақытты басқару деректерін қасақана алдау тәртіптік құқық бұзушылық болып табылады.Үзілістер — Барлық тамақтану немесе демалу үзілістерін қолданбада бастаңыз және аяқтаңыз. Егер сіз үзілісті жіберіп алсаңыз, оны жазып, менеджеріңізге хабарлаңыз; құжатталмаған үзілістер жалақы және сәйкестік мәселелерін тудырады.Түзетулер — Тек жалақы бекітілген жазбаларды өзгерте алады. Әрбір түзету жазылатын болады. Ескертусіз түзетулер қабылданбайды. Уақытты басқару адалдығы көрінетін ізге байланысты.Сағаттан тыс жұмыс — Жазбай жұмыс істеуге тыйым салынады. Кез-келген жұмыс жасасаңыз, уақытты басқару жүйесін қолдануыңыз керек. Компания кез келген рұқсат етілген немесе зардап шеккен жұмыс үшін төлейді, бірақ қайталанатын бұзушылықтар тәртіптік жауапкершілікке әкеледі.Сақтау — Жазбалар кемінде төрт жыл бойы сақталады. Уақытты басқару жазбалары құпия болып табылады және оларды өз жұмыстарын орындау қажет адамдармен ғана бөліседі.Сұрақтар — Барлық саясат немесе жүйе сұрақтарын кадр немесе жалақы бөліміне бағыттаңыз, кездейсоқ әріптестерге емес, сонда жауаптар дәйекті болады. Егер сіз уақытты басқару қолданбасы дұрыс емес деп ойласаңыз, дереу хабарлаңыз.Менеджерлер қосымша шпаргалканы алады:

• Тақтаны күніне дейін тексеріңіз. Жоғалған белгілерді анықтаңыз және сол күні адамдарды ынталандырыңыз. Тез шешімдер апта соңындағы таза уақытты басқару статистикасын білдіреді.
• 24 сағат ішінде тапсырыстарды бекітіңіз немесе қабылдамаңыз. Баяу мақұлдау жалақыны тежейді. Дұрыс уақытты басқару ағыны - онда ештеңе күтпейтін.
• Түзету коэффициенттерін бақылаңыз. Егер бір адамның уақыты басқару үнемі түзетуді қажет етсе, оларды жаттықтырыңыз немесе жұмыс үрдістерін оңайлатуға тырысыңыз.
• Уақыт бойынша экспорттаңыз. Кеш экспорттау жалақының дұрыс болып шығуына кедергі жасайды. Уақыт лимиттерін шот-фактуралық терминдер сияқты қарастырыңыз - келісілмейтін.

Бұл үлгіні тірі құжат ретінде қабылдағанда және оны нақты деректерден реттегенде, сіздің уақытты басқару мәдениетіңіз табиғи түрде жетіле бастайды. Адамдар оны жұмыс жүктемесі деп көрмей, оны қауіпсіздік жүйесі деп санап бастайды.Мінез-құлықты нығайту үшін кішігірім ынталандыру қосыңыз. Уақытты басқару тапсырыстарын 98% уақтылы тапсырумен аяқталған тоқсанды атап өтіңіз. Қолмен түзету әрекеттері нөл болатын топтарды атап өтіңіз. Мойындау аз шығынмен келеді, бірақ рутинаны мағыналы етеді.Соңында, әдетті бұзатын құралдар құтқармайды. Shifton кликтер мен қателерді азайтады, иә, бірақ жетекшілік әлі де таза уақытты басқару үлгісін көрсету керек: менеджерлер дала күндерінде тексереді, атқарушылар жаттығу сағаттарын жазбаға алады, барлығы бірдей ережелерді ұстанады. Жоғарыдан дәйектілік басқа жерлереде әдетті бектіреді.

Жалақы жұма бақылау парағы (және мифті бүркіту)

Адамдар бақылау парақтарын ұнатады, себебі олар қиын күндерде ойлауды азайтады. Әр жалақы жұмада мынаны пайдаланыңыз:

1. Тақтаны ашыңыз және «Аяқталмаған уақытты» үшін сүзгіден өткізіңіз. Сол қызметкерлерге дереу хабарлаңыз.
2. Бекітілмеген жазбалар бойынша сұрыптаңыз. Менеджерлерді ішкі чатта белгілеу арқылы ескертіңіз, көбісі зейнетке алынатын электрондық пошта арқылы емес.
3. Өте ұзақ ауысымдар бойынша қарап шығыңыз (30 минуттан аз немесе 16 сағаттан артық). Бұл әдетте енгізу қателері.
4. Үзіліс талаптарына сәйкестікті тексеріңіз заң минимумы қарсы. Егер біреу өткізіп алса, себебін және түзету әрекетін жазыңыз.
5. Жоба файлды экспорттаңыз және он адамның кездейсоқ үлгісі үшін жалпы сомаларды тексеріңіз. Дұрыс емес көрінетін ондық бөлшектерді немесе сәйкес келмейтін санаттарды қараңыз.
6. Кезеңді бекемдеңіз жалақы бекіткеннен кейін. Кері өзгерістерге ресми сұрау қажет екенін хабарлаңыз.

Бұл рәсім 20 минутты алады, тәжірибесі бар кезде. Оны өткізіп жіберу кейін ашулы электрондық пошта басталғанда сағаттар алып кетеді.Келіңіз, бірер мифті азырақ етейік:«Менің командам кішкентай, сондықтан қолмен бақылау жақсы.» Кішкентай командалар өсуі мүмкін. Он адамдық әдеттер жиырмада бұзылады. Таза бастаңыз, сонда қысым кезде қайта құрылудың қажеті болмайды.«Бағдарламалық жасақтама қымбат.» Абоненттік жарналарды бір жалақы қателігінен туындайтын жазалармен немесе кестелерді түзетумен кететін жалақы сағаттарымен салыстырыңыз. Математика дерлік әр кезде автоматтандырудың пайдасына шығады.«Қызметкерлер бақыланады деп жек көреді.» Олар одан да жаман төленбеген немесе өткен сейсенбіні еске алуды сұрағанды жек көреді. Пайдасын түсіндіргенде - әділдік пен жылдамырақ төлем - енгізу күткеннен жеңіл.«Біз мұны кейін істейміз.» Кейін көбіне реттеуші сұрақ қоя бастағанда болады. Жүйені қазір енгізіңіз, сонда сол күні болғанда тыныш ұйықтайсыз.

Жарайды, енді не істейміз?

Бұлыңғырлықты анықтықпен ауыстыруға дайынсыз ба? Shifton ашып, алғашқы ауысым үлгісін жасайсыз да, бүгін екі бақылаушыларды шақырыңыз. Үш күндік микро-пилотты іске қосыңыз. Қандай жерлері бұзылатынын көріңіз. Түзетіңіз. Сосын ауқымдыра. Жетілгендік кемелдіктен артық. Сізге жұмыс күші немесе алты айлық комитет қажет емес. Сізге шешім мен ертеңгі таңға шақыру қажет. Орнатыңыз, бөлісіңіз және жылжыңыз. Сіздің ұжымыңыз сізге ризашылық айтады, жалақы оңайырақ тыныс алады, және басшылық ақыры сенімді еңбек деректерін көреді.