Тиімді Делегирлеу: Әрбір Кәсіпкер Басқаға Сеніп тапсырылатын 18 Тапсырма

Бизнес жүргізу бірнеше міндеттерді қатар атқаруды талап етеді, алайда бәрін жалғыз орындауға тырысу қажып, тиімсіздікке әкеледі. Міндеттерді тиімді түрде бөліп беру кәсіп иелері үшін маңызды өзгеріс болып табылады, оларға күнделікті операцияларға батып кетпей, стратегия мен өсімге назар аударуға мүмкіндік береді. Тиімді бөліп беру өндірістілікті арттырады, қызметкерлердің белсенділігін көтереді және міндеттерді дұрыс адамдардың орындауын қамтамасыз етеді. Бұл нұсқаулықта біз міндеттерді бөлу деген не екенін, оның неге маңызды екенін және жұмысты қызметкерлерге тиімді түрде қалай бөліп беруге болатынын қарастырамыз. Сонымен қатар, біз бүгіннен бастап аутсорсингке шығаруға тиісті 18 маңызды міндетті тізіп береміз.

Міндеттерді бөлу деген не және ол неге маңызды?

Міндеттерді бөлу - бұл тапсырмаларды өзге адамдарға тапсыру процесі, нәтижесіне жауаптылықты сақтай отырып. Бұл бизнес иелері мен менеджерлерге жұмыс жүктемесін тиімді таратуға мүмкіндік береді, уақыт пен дағдыларды оңтайлы пайдалануды қамтамасыз етеді. Міндеттерді бөлмей, көшбасшылар басқаруды шектей отырып, қызметкерлердің өсуін тежейді және бизнестің ауқымдылығын шектейді.Сіз тапсырмаларды тиімді түрде бөлу арқылы қызметкерлердің өз жұмысына жауапкершілікті сезінетін ортаны жасайсыз, бұл өнімділік пен моральді жақсартады. Дұрыс бөліп беру стратегиясы операциялардың жеңілдетілуіне әкеледі және көшбасшыларға жоғары деңгейдегі шешімдерді қабылдауға назар аударуға мүмкіндік береді.

Дұрыс тапсырманы дұрыс адамға бөлуді қамтамасыз етіңіз

Міндеттерді бөлу тек жұмысты әкетумен ғана айналыспайды - бұл дұрыс тапсырманы дұрыс адамға тапсыру мәселесі. Қызметкердің күшті жақтарын, тәжірибесін және жүктемесін ескере отырып, тапсырмаларды бөліңіз. Егер тапсырма шығармашылықты қажет етсе, оны мәселелерді шешу дағдылары мықты топ мүшесіне тапсырыңыз. Егжей-тегжейлі жұмыс үшін мұқият адамды таңдаңыз. Міндеттерді дұрыс адамдармен сәйкестендіру тиімділік пен сапаны қамтамасыз етеді.

Неге кейбір адамдар «бөліп бере алмайды»

Көптеген кәсіп иелері бөліп беруде келеңсіз пікірлер мен қорқыныштарға байланысты қиындықтарға тап болады, мысалы:

• «Өзім жасағаным іске тезірек асады» деген сенім
• Сапаны жоғалту қорқынышы
• Қызметкерлердің қабілеттеріне сенімсіздік
• Нақты емес нұсқаулар нәтижесіздікке әкеледі

Алайда, бұл мәселелерді бөліп беру дағдыларын жетілдіріп, нақты күтімдер орнатып, тапсырмаларды басқару бағдарламаларын пайдалану арқылы жеңуге болады.

Неге міндеттерді бөлу маңызды

Бөліп бере алмау күйзеліс, жіберілген мүмкіндіктер мен тиімсіздіктерге әкеледі. Міндеттерді бөлу көшбасшыларға мүмкіндік береді:

• Күнделікті міндеттерден гөрі стратегиялық өсуге назар аудару
• Қызметкерлерге жауапкершілік беру арқылы оларды ынталандыру
• Уақытты тиімді басқару және өндірістілікті арттыру
• Қажып кетпей операцияларды тиімді түрде кеңейту

Міндеттерді қабылдай отырып, кәсіпорындар тиімді жұмыс істей алады, икемді әрі тұрақты өсуге қол жеткізе алады.

Қалай бөліп беру керек: Менеджерлерге арналған 9 кеңесті жетілдіру

Кеңестер	Сипаттама
1. Қандай міндеттерді бөліп беру керектігін біліңіз. Нақты нұсқаулар мен күтімдерді жеткізіңіз.	Сіздің тікелей қатысуыңызды қажет етпейтін тапсырмаларды анықтаңыз. Қызметкерлер өз міндеттерін түсінетіндей етіп, нақты нұсқаулықтар, мерзімдер және күтімдер беріңіз. Микробасқарудан аулақ болып, қолдау көрсетуге қолжетімді болыңыз.
2. Қызметкерлеріңіздің күшті жақтары мен мақсаттарына сәйкес тапсырмаларды тағайындаңыз	Тапсырмаларды қызметкердің дағдылары, күшті жақтары және мансаптық даму мақсаттарына сай тағайындаңыз. Бұл тиімділікті жақсартады, қызметкерлерді белсенді ұстап тұрады және кәсіби өсуге ықпал етеді.
3. Қажетті нәтижені анықтаңыз	Әр қадамды егжей-тегжейлі түсіндіруден гөрі, жетістік көрінісінің қандай екенін көрсетіңіз. Соңғы мақсатты анық жеткізіп, тапсырманы қалай орындау керектігін қызметкерлер өздері шешсін.
4. Қажетті ресурстар мен өкілеттілікті беріңіз	Қызметкерлерге тапсырмаларды орындау үшін қажетті құралдар, қолжетімділіктер және автономия беріңіз. Тиісті ресурстарсыз олар күресуі мүмкін, бұл кідірістерге немесе қателіктерге әкелуі мүмкін.
5. Нақты байланыс арнасын орнатыңыз	Сұрақтар мен жаңартулар үшін ашық байланыс желісін сақтаңыз. Прогресті бақылау және қажетсіз жиналыстардан аулақ болу үшін тапсырмаларды басқару бағдарламаларын пайдаланыңыз.
6. Сәтсіздікке мүмкіндік беріңіз	Міндеттерді бөлу сеніммен байланысты, ал қателіктер болады. Қызметкерлер қауіптенбей, қателерден үйрене алатын достық ортамен қамтамасыз етіңіз.
7. Сабырлы болыңыз	Қызметкерлер жаңа міндеттемелерге бейімделу үшін уақыт алуы мүмкін. Басшылық етуді ұсыныңыз, сабырлы болыңыз және оларға өз рольдерін өсуге көмектесетін конструктивті кері байланыс беріңіз.
8. Пікірлер беріңіз (және сұраңыз)	Бөлінген міндеттердің күтілуге сай келуіне көз жеткізу үшін тұрақты кері байланыс беріңіз. Сондай-ақ, қызметкерлерден міндеттерді бөлу процесі қалай жақсартыла алатыны туралы кері байланыс сұраңыз.
9. Еңбекті дұрыс бағалаңыз	Қызметкерлердің күш-жігерін мойындап, бағалаңыз. Қоғамдық танылу және жағымды ынталандыру жауапкершілік, мотивация және топ рухын көтереді.

Осы стратегияларды қолдану арқылы менеджерлер тиімді міндеттерді бөлуді қамтамасыз ете алады, бұл бұдан да өнімді және белсенді жұмыс күшімен қамтамасыз етеді.

Шектеулі бюджетте қалай тиімді бөліп беру керек

Шағын кәсіпорындар немесе стартаптар көбінесе шығындардан қорқып, бөліп беруге тартыншақтайды. Алайда, фрилансерлерге аутсорсинг жасату, тапсырмаларды басқару бағдарламаларын пайдалану немесе автоматтандыруды қолдану банкті бұзбай-ақ тиімді бөліп беруге мүмкіндік беретін тәсілдер болып табылады.

Сіз бөліп беруіңіз керек 18 міндеттер

Міндеттерді бөліп беру тек уақытты босату туралы ғана емес - бұл тиімділікті оңтайландыру, жоғары сапалы жұмыс жасау және командаңызды өсуге мүмкіндік беру туралы. Әрбір бизнес иесі бөліп беруді қарастыратын 18 маңызды міндеттер төменде берілген.

1. Күнделікті уақытты басқару

Сіздің уақытыңыз өзіңіздің ең құнды активтеріңіздің бірі болып табылады. Дегенмен, өзіңіздің күнделікті кестеңізді басқару - кездесулерді тексеру, еске салғыштарды орнату және тапсырмаларды басымдылыққа қою - уақытты талап етеді. Виртуалды көмекші (VA) немесе жеке көмекші бұл жауапкершілікті алу арқылы кездесулермен, мерзімдермен және міндеттемелермен байланыста болуыңызға кепілдік бере алады.Неге оны бөліп беру керек?

• Жоспарлау және қайта жоспарлау кезінде жұмсалған уақытты жояды.
• Жоғары әсерлік әрекеттерге назар аударуыңызды қамтамасыз етеді.
• Қысы және шешімдер шаршауын азайтады.

2. Электрондық пошта ұйымын және триажын ұйымдастыру

Кәсіби маман аптасының 28%-ын электронды хаттарды оқуға және жауап беруге жұмсайды. Виртуалды көмекші маңызды хаттарды сүзгіден өткізіп, қарапайым сұрауларға жауап бере алады және пошта жәшігіңізді ұйымдастыра алады, осылайша шұғыл мәселелер бастапқыда қарастырылады.Неге оны бөліп беру керек?

• Кіріс жәшігінің шамадан тыс толуын болдырмайды.
• Апта сайын сағаттарды үнемдейді.
• Маңызды байланыстарға жауап беру уақытын жақсартады.

3. Кестелеу сұраулары

Кездесулерді үйлестіру, кездесулер тағайындау және бірнеше мүдделі тараптар арасында кестелерді икемдеу ауыр болуы мүмкін. Кестелеу көмекшісі немесе автоматтандырылған брондау жүйесі бұл тапсырмаларды сіз үшін орындай алады.Неге оны бөліп беру керек?

• Екі рет тапсырыс беруді және кестелік қақтығыстарды болдырмайды.
• Барлық хат-хабарларды алға-артқа жіберуге кететін уақытты үнемдейді.
• Басымдылықтарға негізделген оңтайлы кестелеуді қамтамасыз етеді.

4. Шығындарды басқару

Іскерлік шығындарды, түбіртектерді, өтемақыларды және ай сайынғы бюджеттерді бақылау күрделі және көп уақытты қажет етеді. Мұны көмекшіге тапсыру немесе қаржылық бақылауды автоматтандыратын тапсырма басқару қолданбаларын пайдалану процесті жеңілдетеді.Неге оны бөліп беру керек?

• Қаржыларды реттелген және аудитке дайын күйде ұстаңыз.
• Шығындар туралы есептеудегі қателерді азайтады.
• Түгендеу мен мәмілелерді сәйкестендіруге жұмсалатын құнды уақытты үнемдейді.

5. CRM басқару

Клиент тереңдіктерін, байланыс пен ілеспе әрекеттерді қадағалауға арналған клиенттермен қарым-қатынасты басқару (CRM) құралдары өте маңызды. Дегенмен, жазбаларды қолмен жаңарту және клиентпен байланыстарды талдау ауыр жүктеме болып табылады. CRM маманы немесе көмекші бұл тапсырманы сіз үшін орындай алады.Неге оны бөліп беру керек?

• Клиенттермен жақсы қарым-қатынасты сақтау мен барынша тиімділікті қамтамасыз етеді.
• Қолдау қызметі мен клиент тереңдігін автоматтандырады.
• Клиенттік жазбаларды дәл және жаңартылған күйде сақтайды.

6. Әлеуметтік медиа басқару

Күшті әлеуметтік медиа қатынасу брендтің танымалдығы үшін маңызды, бірақ үнемі хабарлама жіберу, ізбасарлармен байланысу және аналитиканы қадағалау ауыр болуы мүмкін. Әлеуметтік медиа менеджері контент құруды, жоспарлауды және қатынасты басқаруды өз мойнына алады.Неге оны бөліп беру керек?

• Қатарласты хабарлау мен аудиториямен байланысуды сақтайды.
• Брендтің танымалдығы мен қолжетімділігін арттырады.
• Кәсіп иелеріне стратегияға емес, орындауға назар аударуға мүмкіндік береді.

7. Қорлар тапсырысы

Кеңсе қажеттіліктерін толықтыру, жеткізушілермен қатынас орнату және материалдардың уақытында жеткізілуін қамтамасыз ету оңай орындалатын басқарушылық міндеттер, оларды кеңсе басқарушысына немесе әкімшілік көмекшіге тапсыруға болады.Неге оны бөліп беру керек?

• Қордың жетіспеушілігін болдырмайды.
• Тапсырыстарды үйлестіруге кететін уақытты үнемдейді.
• Тиімді сатып алуды қамтамасыз етеді.

8. Жалпы зерттеу

Нарық үрдістерінен бастап бәсекелестердің талдауына дейін, зерттеу шешім қабылдауда маңызды рөл атқарады. Дегенмен, шексіз есептер мен мәліметтерге жазылу ауыр еңбек болып табылады. Зерттеу көмекшісі сізге қысқаша түсіндірмелер бере алады.Неге оны бөліп беру керек?

• Іскерлік шешімдер қабылдауда көмектеседі.
• Мәліметтерді жинау мен талдауда сағаттарды үнемдейді.
• Қолдануға болатын түсініктерді ешқандай қол еңбегінсіз ұсынады.

9. Саяхат ұйымдастыру

Іскерлік сапарларды жоспарлау, рейстерді брондау, орналастыруды ұйымдастыру және туристік жоспарларды басқару құнды уақытты алады. Туристік көмекші барлық логистиканы сіз үшін орындай алады.Неге оны бөліп беру керек?

• Зерттеу мен брондауға кететін сағаттарды үнемдейді.
• Кедергісіз сапар ұйымдастыруды қамтамасыз етеді.
• Рейстер мен қонақ үйлермен байланысты соңғы минуттық мәселелерді болдырмайды.

10. Сыйлық сатып алу

Клиенттер мен сыйлық алу, қызметкерлерді бағалау немесе мерекелік табыстаулар көп уақыт пен ойлауды талап етеді. Бұл тапсырманы көмекшіге тапсыру қосымша ауыртпалықсыз ойластырылған сыйлық алуды қамтамасыз етеді.Неге оны бөліп беру керек?

• Сәйкес сыйлықтар іздеуге кететін уақытты үнемдейді.
• Уақтылы жеткізуді қамтамасыз етеді.
• Клиенттер және қызметкерлермен қарым-қатынасты нығайтады.

11. Шоттарды төлеу

Жеткізушілерге төлемдер жасау, коммуналдық шоттар мен жазылымдарды жаңартуларды қолмен басқару көп уақытты және қателіктерге ие тапсырма. Бұл тапсырманы көмекшіге тапсыру немесе автоматты түрде шоттар тұрақты төлемдерін басқару қолданбаларын пайдалану процесті жеңілдетеді.Неге оны бөліп беру керек?

• Кешіккен төлемдер мен өткізіп алған төлемдерді болдырмайды.
• Шоттарды бақылау және басқаруға кететін уақытты үнемдейді.
• Қаржылық ұйымдастырушылықты қамтамасыз етеді.

12. Есеп жүргізу және шоттарды ұсыну

Дәлді қаржылық есепке алу бизнестің сәттілігі үшін маңызды, бірақ бухгалтерлік есеп пен шот-фактураларды жүргізу қиын әрі көп уақытты ала алады. Кәсіби бухгалтер барлық мәмілелердің дұрыс тіркелуін қамтамасыз ете алады.Неге оны бөліп беру керек?

• Сәйкестік және дәлдікті қамтамасыз етеді.
• Қаржылық есеп берудегі қателіктерді азайтады.
• Есептерді теңестіру уақытыңызды үнемдейді.

13. Контент құру

Блог жазбаларынан бастап, хабарландыруларға дейін контент маркетинг бизнестің өсуі үшін маңызды. Фрилансер жазушы немесе маркетинг тобы сіздің брендтің дауысымен сәйкес келетін сапалы контент жасай алады.Неге оны бөліп беру керек?

• Кәсіби, қызықты контентті қамтамасыз етеді.
• Жазу және өңдеу кезінде уақыт үнемдейді.
• SEO және онлайн көрнектілікті арттырады.

14. Дизайн жұмысы

Графикалық дизайн брендтеу, әлеуметтік медиа және маркетинг материалдары үшін маңызды. Уақытты визуалды элементтер жасауға жұмсаудың орнына, бұл жұмысты кәсіби дизайнерге тапсырыңыз.Неге оны бөліп беру керек?

• Жоғары сапалы, визуалды тартымды дизайндарды қамтамасыз етеді.
• Өңдеу мен түзетуға жұмсалатын уақытты үнемдейді.
• Брендтің бірегейлігін күшейтеді.

15. Веб-сайтты басқару

Веб-сайт тұрақты жаңартуларды, техникалық қызмет көрсетуді және оңтайландыруды қажет етеді. Веб-әзірлеушіні немесе IT маманын жалдау сіздің сайтыңыздың функционалды және қауіпсіз болуын қамтамасыз етеді.Неге оны бөліп беру керек?

• Жұмыс істемеу және техникалық мәселелерден сақтайды.
• Жылдам жүктелетін, пайдаланушыға ыңғайлы веб-беттерді қамтамасыз етеді.
• Веб-сайт қателерін жоюға кететін уақытты үнемдейді.

16. Күнтізбені басқару

Мерзімдер, кездесулер және оқиғаларды бақылау қиын болуы мүмкін. Виртуалды көмекші сіздің күнтізбеңізді басқара алады, еске салғыштарды қояды және қажет болғанда кездесулерді ауыстырады.Неге оны бөліп беру керек?

• Жоспарлауды оңтайландырады.
• Кездесулерді басқаруға жұмсалатын уақытты үнемдейді.
• Кездесулердің қабаттасуынан болатын стрессті азайтады.

17. Деректерді енгізу және тіркеу

Деректерді енгізу, жазбаларды жаңарту және файлдарды ұйымдастыру қайталанбалы, бірақ маңызды тапсырмалар. Арнайы көмекші бұл тапсырмаларды тиімді шеше алады.Неге оны бөліп беру керек?

• Деректерді басқарудағы қателіктерден қорғайды.
• Қолмен жұмысқа жұмсалатын сағаттарды үнемдейді.
• Жазбалардың құрылымдық және қолжетімді болуын қамтамасыз етеді.

18. Ішкі құжаттама

Процесс нұсқаулықтарынан бастап, жұмысқа қабылдау бойынша гидтерге дейін, ішкі құжаттама тиімділік үшін маңызды. Құжаттамашы маман сіз үшін бұл ресурстарды жасап, сақтап тұра алады.Неге оны бөліп беру керек?

• Қызметкерлерді оқыту және операцияларды реттейді.
• Жұмыс процестерінде үйлесімділікті қамтамасыз етеді.
• Процестерді қайта-қайта түсіндіруге кететін уақытты үнемдейді.

Бұл тапсырмаларды тапсыру арқылы бизнес иелері стратегиялық өсуге назар аударып, негізгі операциялардың тегіс әрі тиімді болуын қамтамасыз ете алады. Кәсіби мамандарға немесе тапсырмалар менеджменті бағдарламаларына тапсыру арқылы міндеттерді тапсыру өнімділік пен бизнестің сәттілігін арттырады.

Шифтон қалай тапсырмаларды тапсыруға және басқаруға көмектеседі

Шифтон - тапсырмаларды тапсыруды оңайлату және жұмыс процесін оңтайландыру үшін жасалған күшті тапсырма менеджмент бағдарламасы. Автоматты жоспарлау, қызметкерлердің тапсырмаларын қадағалау және үздіксіз байланысу құралдары сияқты функциялармен, Шифтон бизнестің тапсырмаларды тиімді тапсырмасын қамтамасыз етеді. Егер сіз операцияларды жетілдіру немесе топтың өнімділігін арттыру үшін тапсырма менеджмент қосымшаларын іздесеңіз, Шифтон икемді шешім ұсынады.Шифтонды пайдалану арқылы бизнес иелері тапсырмаларды тиімді тапсырманы орындап отырып, мерзімдердің қалмауын немесе байланыста олқылық пайда болуларды алдын алады. Жұмыс ағынын жеңілдетіңіз және Шифтон бағдарламалық тапсырма менеджмент функцияларымен өнімділікті арттырыңыз!Тапсырмаларды тиімді тапсыруды меңгеру бизнес өсімі үшін маңызды. Дұрыс тапсырмаларды аутсорсингке шығарып, дұрыс тапсырма менеджмент бағдарламасын пайдалану арқылы сіз өз бизнесіңіздің масштабталуына назар аударып, өнімділікті қамтамасыз етесіз.Бүгіннен бастап тапсырмаларды тапсырып, бизнесіңіздің дамуын қадағалаңыз!