İdarə-Heyəti Komandası: İdarə-Heyəti Əslində Necə İşləyir

Böyük layihələr dəqiq istiqamətə ehtiyac duyur. Onsuz, zaman qrafiki sürüşür, pul sızır və insanlar təxmin edir. İdarəetmə Komitəsi bunu həll edir. Bu kiçik bir qrup başçılardan ibarətdir, istiqaməti müəyyən edir, maneələri aradan qaldırır və layihəni dürüst saxlamaq üçün işləyir. Onu sürücünün sükanı kimi düşünün: menecerlər gündəlik mühərriki idarə edər; Komitəsi avtomobili düzgün məntəqəyə yönəldir.

Aşağıda Shifton layihələri üçün birbaşa, təməlsiz nüsxə ola biləcək bir rəhbər verilmişdir—qrup nədir, kim orada oturur, onu necə başlatmaq, gündəmə nə əlavə etmək və ümumi tələləri necə qarşısını almaq.

İdarəetmə Komitəsi Nə Edir (Sadə Tərif)

İdarəetmə Komitəsi qərar verici qurumdur, tapşırıq qrupu deyil. O, müntəzəm aralıqlarla (çox zaman aylıq və ya əsas mərhələlərdə) görüşür:

• Ən yüksək səviyyədə həcm, büdcə və timeline təsdiqləyir

• Risklər ortaya çıxdıqda fəaliyyətə / fəaliyyətə keçməyə qərar verir

• Layihə rəhbərini ölçülə bilən məqsədlər ilə məsuliyyətə tutur

• Departamentlər arasında ziddiyyətləri həll edir

• Resursları (insanlar, məlumat, büdcə, alətlər) açır

• Təşəbbüsü şirkət strategiyası və dəyərlərinə uyğun saxlayır

The Komitəsi gündəlik görevleri idarə etmir. O, düz suallar soruşur, irəliləyişi aydın metrikalarla yoxlayır və seçimlər arasında seçim edir. İşlədikdə, layihə rəhbəri eyni zamanda dəstəkləndiyini və çətin bir hala gəldiyini hiss edir.

Nə Zaman İstifadə Etmək (və nə vaxt etməmək)

İş müxtəlif funksiyalı, yüksək maya dəyəri, yüksək riskli və ya çox nəzərə çarpan olduğunda idarəetmə qrupu istifadə edin - yeni məhsul xəttləri, platforma miqrasiyaları, birləşmələr, böyük proses reformaları və ya ölkə lansmanları. Qısa, aşağı riskli, tək komanda səyləri üçün saxlayın; bir sponsor və həftəlik yoxlamalar kifayətdir.

Kimlərin Masada Oturmalı Olduğunu (və niyə) Seçin

Müzakirələrin dəqiq qalması üçün beşdən yeddi nəfərə qədər hədəfləyin. Faktiki təsir göstərə bilən insanları seçin:

• Biznes nəticəsinə sahib olan icraçı sponsor

• Büdcə və YROI-ni başa düşən maliyyə rəhbəri

• Değişikliğe məruz qalan əməliyyatlar və ya saha lideri

• Sistemlər daxil olduqda texnologiya və ya məlumat sahibi

• Rollar, bacarıqlar və ya işçi qüvvəsi dəyişikliyi olduğunda İK/İnsan resursları rəhbəri

• Hörmət edilən müştəriyə üz tutan bir səs (satış, dəstək, uğur)

Funksiya vəzifəsində müxtəliflik önəmlidir. Ancaq düşünmə növündəki müxtəliflik daha çox önəmlidir. Əgər mövzu həssasdırsa, bir asılı müşavir əlavə edin. Sizin Komitəsi şərhlər deyil, "bəli" deyə biləcək insanları daxil etməlidir.

Layihə Rəhbərinin Gətirdiyi

Layihə rəhbəri planın sahibidır. Hər toplantıdan əvvəl bir səhifə gətirir:

• Hədəfə görə qırmızı/sarı/yaşıl status

• Üst üç risk sahibi və son tarixlə

• Büdcə yanması və plana qarşı

• yaratmaq üçün lazım olan qərarlar Komitəsi (aydın bir şəkildə çərçivələnmişdir)

• Qısa "son dəfə / növbəti dəfə üçün" siyahı

Yenilik bir səhifəyə sığmazsa, o hazır deyil. Ətraflı məlumat əlavədə yaşayabilir.

7 Addımda Başlamaq

1) Biznes məqsədini dəqiqləşdirin

Nəticəni bir cümlədə yazın: “Planlama xərclərini 12% azaltmaq 9 ay içində, vaxtında növbə örtüklərinin 98%-ə qədər yüksəldilməsi.” Stratejiya ilə əlaqələndirin ki, Komitəsi təkrəllər arasında seçim edə bilsin.

2) Düzgün insanları seçin

Yalnız qərar vericiləri dəvət edin. Komitəsi kiçik saxlayın və passiv üzvləri tez dəyişdirin. Hər kəsin rolunu bildiyi bir "niyə siz" notu göndərin.

3) Qərar hüquqlarını təyin edin

Nələrin Komitəsi qərar verdiyini qeyd edin (həcim dəyişiklikləri X% üzərindən, əsas satıcı seçimləri, tarix kaymaları Y həftəsini aşar) və layihə rəhbəri yalnız hansı qərar verir. Ambiquity ən çox gecikmələrin köküdür.

4) Üzvi ritmi təyin edin

Aylı enerji yaygındır; ilk 90 gün ərzində sürətlidir. 60 dəqiqəyə qədər zaman qutusu. Ekran oxumaları 48 saat öncə çıxarılır. Əgər qərar olunacaq bir şey yoxdursa, toplantını ləğv edin və yazılı yenilik göndərin.

5) Skorkardı qəbul edin

5–7 metrik seçin: nəticə metrikləri (müştəri təsiri, gəlir, büdcə), çatdırma metrikləri (mərhələlər dolu, risklər bağlandı), və sağlamlıq metrikləri (komanda potensialı, keyfiyyət). Komitəsi trendləri anlamaq üçün istifadə edir, mikro idarə etmək üçün deyil.

6) Əlaqə planlayın

Hər görüşdən sonra başqa şirkət nəyi görəcəyinə qərar verin. "Nə qərar verdik və niyə" qısa qeydləri şayiələrdən sərfəlidir. Şəffaflıq inam yaradır və enerjini yüksək saxlayır.

7) Döngünü bağlayın

Qərarlardan sonra, sponsor yazılı şəkildə sahibləri və tarixləri təsdiq edir 24 saat ərzində. Komitəsi sonrakı sessiyada həmin bağlılıqları izləyir.

Komitənin Nizamnaməsini Yazın (1 Səhifə)

Qısa və açıq saxlayın. Məqsədi, üzvlüyü, qərar hüquqlarını, toplantı ritmini, girişləri (layihə rəhbərinin gətirməli olduğu) və çıxışlarını ( Komitəsi gətirmək məcburiyyətində olanlar - qərarlar, təsdiqlər, artımlar) daxil edin. Bir səhifəlik nizamnamə, kimlərin nə etdiyini təhlil edərkən aylardan dönməməsini qarşılayır.

Yeniləbilən Nümunə Gündəm

1. Açıq (5 dəq). Son görüşdən qazanclar; məsələyə çevrilən risklər.

2. Skorkard (10 dəq). Hədəflərə qarşı trend baxışı; yalnız əsas nöqtələri müzakirə edin.

3. Dərin dalış (25 dəq). 2-3 seçim ilə çərçivələnmiş bir çətin mövzu.

4. Qərarlar (10 dəq). Xüsusi yönləndirmələr, sahiblər və vaxtlar.

5. Risklər və asıltılılıqlar (5 dəq). Sahiblər kritikləşdirin və ya artırın.

6. Fərid tava (5 dəq). Nəyi qərar verdik, kim kimə nə vaxt deyir.

Əgər bir şeyə Komitəsilazım deyilsə, onu gündəmdən çıxarın. Zamanı qoruyun.

Məsələlər (buna görə aydın olsun)

• Sistem miqrasiyası. Qrup dəyişiklik pəncəsini təsdiqləyir, geri dönmə meyarlarını imzalayır, oxumadan sonra satıcıyı seçir və məlumat ayn-i hüquqları məsələləri həll edir. Komitəsi başlatmadan əvvəl gerçək bir test planını məcbur edir.

• Çox məkanı kapsayan planlama yeniləməsi. Əməliyyatlar, İK və maliyyədən olan liderlər uğur metrikləri üzərində razılaşır, növbə liderleri üçün təlim vaxtı ilə onları uyğunlaşdırır və yayılma dövründə əlavə vaxt tamponlarını təsdiq edirlər. Komitəsi birinci həftə ərzində heç bir əhatəçiliyin azalmaması üçün əlavə müvəqqəti büdcəni təsdiq edir.

Bu Gün Kopyalayabileceğiniz Şablonlar

Bir səhifəlik nizamnamə

• Məqsəd (bir cümlə)

• Üzvlər və rollar

• Qərar hüquqları (madde başları)

• Toplantı ritmi və uzunluğu

• Hər görüşdən əvvəl lazım olan girişlər

• Hər toplantıdan sonra göndərilən çıxışlar

Qərar yazısı (iki səhifə max.)

• Kontekst: problemi və heç bir şey etməsək nə olur

• Pro, qarşı, məhsri, vaxt ilə birlikdə seçimlər (2-3)

• Tövsiyə olunan seçim və niyə

• lazım olan qərar Komitəsi və nə vaxtdan

Risk gündəliyi

• Risk, sahibi, ehtimal, təsir, növbəti fəaliyyət, tarix

• Top üçü hər görüşdə nəzərdən keçirin; bağlayın və ya artırın

Bürokratiya olmadan idarəçilik

Yaxşı idarəçilik sürətli və sənədləşdirilmişdir. Qısa formalar istifadə edin, qalın qovluqlar yox. Qeydlər yalnız qərarlar + sahiblər + tarixlər olaraq saxlanılmalıdır - daha heç nə. Komitəsi ayın ən sürətli toplantısı olmalıdır, çünki hamı hazırlanır gəlir və seçimlər real seçimlərlə məhdudlaşır.

Ümumi Tələlər (və onlardan necə qaçınmalı)

• Çox böyük. Yeddi nəfərdən çox hər şeyi yavaşlatır. Kimi kiçiltin Komitəsi.

• Qarışıq qərarlar. "Sonra yenidən nəzərdən keçirəcəyik" "biz heç bir şeyə qərar vermədik" üçün koddur. Həmişə "Biz qərar verdik ki..."lə başlayan bir cümlə yazın

• Mikroidarəçilik. Əgər vəzifələr siyahısını müzakirə edirsinizsə, sürüşdünüz. Nəticələrə və metrikalara qayıdın.

• Ekran oxumalarını oxuma. Kontekstsiz qərarlar zaman itirir. Ekran oxumaları göndərilmədikdə görüşləri ləğv edin.

• Gizli müqavimətlər. Ticarətləri açıq şəkildə məcbur edin: "Tarixi vura bilərik və ya həcmni saxlayırıq və ya büdcəni saxlayırıq – iki seçim edin." Komitəsi bu qərarı vermək üçün mövcuddur.

• Zəif izləmə. Qərarları vəd kimi izləyin və növbəti dəfə onları ilk olaraq yenidən nəzərdən keçirərək.

Şiftonun Təcrübədə Necə Yardımçı Olduğunu

Çox idarəetmə qrupları real dünya planlaması və dəyişiklik zamanı işçi qüvvəsi ilə çəkməkdə mübarizə aparır. Şifton növbə planları, təcili izn və işçi səviyyələrini yeni proseslər yayarkən görünür saxlayır. Təmiz məlumat Komitəsi gerçək siqnalları (əhatə, əlavə vaxt, vaxtında başlayışlar) istehsal edir fikirlər yerinə, belə ki, qərarlar sürətli çatır və dayanıqlı olur.

Tez FAQ

Taxt ilə idarəetmə qrupu arasında fərq nədir?

Taxt bütün şirkəti idarə edir. İdarəetmə qrupları bir layihə və ya proqramı idarə edir. Komitəsi məhdud bir proses daxilində və müddət ərzində seçimlər edir.

Komitə nə qədər tez-tez görüşməlidir?

Aylıq yayğındır; kritik fazalar zamanı iki həftə artıqlıqla davam edin. Əgər heç bir qərar tələb olunmasa—yazılı yenilik göndər.

Kim toplantı keçirir?

Qərar (çox zaman sponsor) sənədkəri idarə edir və zamana görə qaymana keçər. Layihə rəhbəri təqdim edir, lakin Komitəsi qərar verir.

Nə qədər böyük olmalıdır?

Dörd-dən yeddi nəfərə qədər. Körəmələri tutmaq üçün kifayət qədər baxış, lakin sürətli fəaliyyət göstərə bilmək üçün az.

Qeydlərdə nə yer almalıdır?

Yalnız qərarlar, sahiblər və tarixlər. Qalanları ekran oxumalarında ya da follow-up süreçleri sırasında yer almalıdır.

Son Dərs

Əla İdarəetmə Komitəsi kiçik, qərarlı və nəticələrə fokuslanmışdır. O, stabil ritm ilə görüşür, aydın skor kartı istifadə edir və seçimləri bir sətirdə sənədləşdirir. İnsanları və pul axışını bloka qoymur. Onu bir səhifəlik nizamnamə ilə başlatın, gündəmi qoruyun və döngüyü tez bağlayın. O zaman, ən böyük layihələriniz sürət və sakitliklə hərəkət edər—drama yoxdur, sadəcə nəticələr.