Топ-20 програм для управління агенціями: швидші проекти, задоволені клієнти

Ви балансуєте між завданнями, строками, бюджетами та величезною кількістю вкладок. Вам потрібно менше хаосу і більше ясності — без перетворення вашої команди в зомбі, що працюють з електронними таблицями. Саме тут програмне забезпечення для управління агентством вступає в дію: єдина платформа для планування роботи, відстеження часу, управління ресурсами, чистого виставлення рахунків та інформування клієнтів. Цей посібник робить все простим, вирізає жаргон і показує вам кращі інструменти, які допомагають агентствам дійсно виконувати завдання.

Нижче наведено чесний, людяний список Топ-20 програм для управління агентством варіантів — для кого вони підходять, що в них найкраще, і на що слід звернути увагу. Ми поставили Shifton першим свідомо: це найбільш практичний, дружній до людей спосіб узгодити людей, час і гроші, щоб ваше агентство могло масштабуватися без драми.

Коротко для тих, хто не має часу (збережіть це закладкою)

• Якщо ви хочете мати єдиний операційний центр, орієнтований на людей , що охоплює розклад, фіксацію часу, затвердження та чисту передачу зарплати, почніть з Shifton.

• Якщо ви продаєте утримання і вам потрібно бачити прибутковість, перевірте Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Якщо вам потрібна гнучкість робочого операційного середовища, зверніть увагу на Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Якщо вам потрібні суперздібності планування ресурсів, спробуйте Float and Forecast (спільно з Harvest).

Упродовж цього посібника ми будемо часто використовувати фразу програмне забезпечення для управління агентством — тому що це саме те, за чим ви прийшли: інструменти, які керують вашим агентством, не знищуючи його.

Що таке програмне забезпечення для управління агентством? (швидке визначення)

Програмне забезпечення для управління агентством — це ваш центр управління. Воно допомагає агентствам планувати роботу, призначати людей, відстежувати час, управляти потужностями, прогнозувати дохід, виставляти рахунки клієнтам і звітувати про прибутки —в одному місці. Замість того, щоб перемикатися між 10 додатками, ви отримуєте єдине джерело правди для проектів, людей і грошей. Хороші інструменти здаються легкими, але потужними, автоматизують нудну адміністрацію і роблять видимою прибутковість без акробатики.

Як ми обирали переможців

Ми оцінили кожну платформу, використовуючи критерії, що важливі для реальних команд:

• Процес проекту: від брифу → до плану → до виконання → до виставлення рахунку.

• Планування ресурсів: потужності, навички, доступність і відсутність перевантаження.

• Фіксація часу: швидка, точна, дружня до мобільних.

• Фінанси: бюджети, тарифи, утримання, виставлення рахунків, маржі.

• Звітування: прості панелі + деталізація, яку ви дійсно використовуватимете.

• Співробітництво: коментарі, затвердження, видимість клієнтів (без хаосу).

• Інтеграції: з інструментами, як Slack, Drive, Sheets, бухгалтерією, зарплатою.

• Адаптація: легке налаштування, дружній інтерфейс, зрозуміла крива навчання.

• Цінність: чи замінює він три інструменти, або стає четвертим?

Результат? Практичний, без зайвих слів список програмне забезпечення для управління агентством , який ви можете довіряти.

Топ-20 інструментів для управління агентством

1) Shifton — Найкращий загалом для операцій, орієнтованих на людей, і масштабування

Найкращий для: агенцій, які хочуть одну основну систему для людей, змін, проектів і часу — без громіздкого адміністративного навантаження.

Чому виділяється: Shifton об'єднує розумне планування змін, відстеження часу в реальному часі, затвердження, відповідальність за завдання, відпустку/ППВ, і передачу даних для розрахунку заробітної плати— так що ваші операції нарешті синхронізуються в одному ритмі. Це багатомовний, готовий до мобільності інструмент, створений для розподілених команд, творчих груп, виробничих колективів та польових підрозділів. Менше перемикань вкладок; більше виконання.

Основні можливості:

• Планування змін і потужностей з підбором ролей/навичок.

• Відстеження часу з сигналами активності та винятками.

• Управління завданнями та командами з чек-листами та затвердженнями.

• Управління відпустками (відпустки, лікарняні, свята) синхронізоване з розкладом.

• Звітування з варіаціями та оглядами витрат — дивіться витрати і завантаження.

• Управління розрахунками зарплати та інтеграції для завершення циклу.

Де проявляється:

• Крос-функціональні агентства — творчі + виробництво + медіа — можуть координуватися в одному розкладі.

• Винятки на випередження (переробка, конфлікти) дозволяють лідерам діяти проактивно, а не реактивно.

• Чистий експорт до бухгалтерії/зарплати означає менше безсонних ночей.

Можливі прогалини:

• Якщо вам потрібен лише простий додаток для завдань, Shifton має більше можливостей, ніж вам потрібно.

Висновок: Якщо ви бажаєте програмне забезпечення для управління агентством який ставить людей і час на перший план — і перетворює гру у операціях з “ах” на “вау” — Shifton — це крок вперед.

2) Productive — Усе в одному PSA для агентств, орієнтованих на прибуток

Найкращий для: агентства, які живуть на утриманнях, потребують високих марж та видимості прогнозів.

Чому виділяється: Об'єднує проекти, бюджети, використання, комерційну пропозицію та виставлення рахунків — так, щоб лідери могли бачити прибуток в реальному часі та цілеспрямовано керувати потужностями.

Хороший вибір, якщо вам потрібні: тарифу на основі ролей, прогнозування доходів та загальні інсайти.

На що звернути увагу: багатий набір функцій означає, що ви повинні інвестувати в налаштування.

Випадок використання: “Ми продаємо утримання і кожного тижня відстежуємо прибутковість.” → Це програмне забезпечення для управління агентством допомагає тримати числа чесними.

3) Scoro — Контроль від оцінки до отримання платежу з сильними фінансами

Найкращий для: агенства, яким потрібний ретельний контроль від оцінок до виставлення рахунків.

Чому виділяється: Повний потік “пропозиція → план → виконання → виставлення рахунку” з серйозними проектними фінансами, плануванням ресурсів та CRM інтеграцією.

Гарний вибір: якщо ви хочете відстежувати згоряння бюджету і маржі без електронних таблиць.

На що звернути увагу: більше структури, ніж гнучкі “дошки завдань”.

Випадок використання: багатосервісні агентства, які шукають програмне забезпечення для управління агентством що замінює набір роз'єднаних інструментів.

4) Accelo — Клієнтська робота, утримання та автоматизація

Найкращий для: агентства, які хочуть інтегровану автоматизовану течію: продажі → проекти → утримання.

Чому виділяється: Створено для клієнтської роботи, з утриманнями, потужностями та автоматизацією, яка пов'язує ваш життєвий цикл.

Гарний вибір: сервісні фірми, які ростуть поза межі базових інструментів управління проектами.

На що звернути увагу: може відчуватися “обтяженим PSA” для дуже маленьких команд.

Випадок використання: агенції, які шукають програмне забезпечення для управління агентством що автоматизує адміністрування та робить видимою прибутковість.

5) Kantata (PS Cloud) — Платформа PSA рівня підприємства для професійних послуг

Найкращий для: великі агенції або ті, хто працює на Salesforce та потребує міцного управління.

Чому виділяється: Глибоке управління ресурсами, прогнозування та управління проектами з розвиненим звітністтю. Також публікує продумані посібники з роботи агентства.

Гарний вибір: складні залучення, взаємодія ресурсів в багатьох офісах.

На що звернути увагу: розгортання на рівні підприємства; плануйте ваш запуск.

Випадок використання: коли програмне забезпечення для управління агентством потрібно задовольнити звітування на рівні керівництва та відповідність вимогам.

6) Monday.com — Гнучка “робоча ОС” для кампаній та доставки

Найкращий для: візуальні планеристи, які хочуть налаштовувані дошки, автоматизації та панелі.

Чому це працює для агентств: прості форми входу, потоки статусів та міжкомандна видимість.

На що звернути увагу: фінансова глибина вимагає додаткових модулів/креативного налаштування.

Випадок використання: вам треба доступні програмне забезпечення для управління агентством , які команди швидко приймають.

7) ClickUp — Один додаток, щоб замінити багато

Найкращий для: агенції, що об'єднують продукти, креатив і операції з великим обсягом завдань.

Чому це працює: документи, завдання, дошки, цілі, автоматизації — легкі, але широкі.

На що звернути увагу: обмежте ваш робочий простір або він може розростатися.

Випадок використання: ви шукаєте програмне забезпечення для управління агентством , що є гнучким та доступним.

8) Asana — Чисте координування для крос-функціональних команд

Найкращий для: агенції, які піклуються про ясність та строки.

Чому це працює: чітке виконання завдань, залежності, навантаження та перегляди портфоліо.

На що звернути увагу: фінанси/час потребують інтеграцій.

Випадок використання: вам потрібно програмне забезпечення для управління агентством для дисципліни в доставці та клієнтських маршрутних карт.

9) Teamwork — Створений та для агентств

Найкращий для: класичні потоки робіт агентства з часом, виставленням рахунків та дозволами клієнтів.

Чому це працює: шаблони для утримання/проектів, контроль вигляду для клієнтів.

На що звернути увагу: просунуте прогнозування є легшим за PSA інструменти.

Випадок використання: середні магазини, які хочуть практичні програмне забезпечення для управління агентством без навантажень на рівні підприємства.

10) Wrike — Потужна оркестрація роботи

Найкращий для: агенція, яка любить користувацькі потоки завдань і затвердження.

Чому це працює: шаблони, форми запитів, перевірка та сильна автоматизація.

На що звернути увагу: може відчуватися важким; добре навчіть свою команду.

Випадок використання: ви шукаєте програмне забезпечення для управління агентством для відповідності та передач.

11) Smartsheet — Контроль з можливостями електронних таблиць

Найкращий для: команди, які мислять в таблицях і люблять формули.

Чому це працює: знайомий інтерфейс, проекти + потужності + панелі.

На що звернути увагу: фінансова глибина залежить від того, наскільки далеко ви зайдете з таблицями.

Випадок використання: табельний підхід до програмне забезпечення для управління агентством з дорослим управлінням.

12) Notion — Документи, проекти і знання на одному полотні

Найкращий для: агенції, що насичені контентом, яким потрібні живі документи та завдання.

Чому це працює: гнучкі бази даних, вікі та вбудування від брифів до доставки.

На що звернути увагу: час/фінанданні потребують інтеграцій.

Випадок використання: легкий програмне забезпечення для управління агентством для контентних трубопроводів.

13) Jira Work Management — Там, де інженерія і творчість зливаються

Найкращий для: агенції, які охоплюють розробку та дизайн.

Чому це працює: потоки завдань, типи питань, дорожні карти; сильний для технічної доставки.

На що звернути увагу: творчі команди можуть віддати перевагу простішому інтерфейсу.

Випадок використання: програмне забезпечення для управління агентством для гібридних розробницько-творчих команд.

14) Basecamp — Мінімалізм проектних хабів

Найкращий для: маленькі студії і співробітництво з клієнтами.

Чому це працює: повідомлення, справи, файли, розклади — просто і спокійно.

На що звернути увагу: обмежені рідні фінанси.

Випадок використання: без зайвих програмне забезпечення для управління агентством для ясної комунікації.

15) Trello — Канбан-перше координування

Найкращий для: маленькі команди і візуальні потоки.

Чому це працює: дошки, списки, картки — швидко і дружньо.

На що звернути увагу: масштабування операцій означає багато посилень.

Випадок використання: початковий програмне забезпечення для управління агентством для простих трубопроводів.

16) Workamajig — Креативні операції класика

Найкращий для: агенції, які хочуть вести трафік, фінанси та креатив під одним дахом.

Чому це працює: давно визнані функції креативних операцій, перевірка та облікові зв’язки.

На що звернути увагу: спадковий інтерфейс; плануйте онбординг.

Випадок використання: встановлені магазини, які потребують стійких програмне забезпечення для управління агентством.

17) Function Point — Проект + фінанси для креативних магазинів

Найкращий для: студій дизайну/реклами з потребами у виставленні рахунків, часу та кошторисів.

Чому це працює: циклу “кошторис → виконання → виставлення рахунку” в одному місці.

На що звернути увагу: менше прикрас панелей, ніж у нових інструментах.

Випадок використання: прямолінійний програмне забезпечення для управління агентством для малих/середніх студій.

18) Float — Чисте відмінне планування ресурсів

Найкращий для: агенції, які живуть та вмирають від потужностей та доступності.

Чому це працює: перетягувальне планування, навички та відпустка на одній карті.

На що звернути увагу: спарювання з інструментом управління проектами/фінансами.

Випадок використання: доповнення до вашого програмне забезпечення для управління агентством для кристально чистого використання ресурсів.

19) Harvest + Forecast — Комбо часу + планування

Найкращий для: чисте відстеження часу з легким плануванням та виставленням рахунків.

Чому це працює: швидкі табелі, прості бюджети, дружелюбні для підрядників.

На що звернути увагу: обмежена глибина проекту/портфоліо.

Випадок використання: модульний спосіб додавання програмне забезпечення для управління агентством основ.

20) Zoho Projects (і Zoho One) — Доступний комплект

Найкращий для: шукачі цінності, які люблять інтегровані CRM, обліковий стіл та фінансові опції.

Чому це працює: проекти плюс екосистема (CRM, Books, Desk) під одним дахом.

На що звернути увагу: деякі функції здаються базовими в порівнянні з платформами PSA.

Випадок використання: базовий програмне забезпечення для управління агентством який росте разом з вами.

Shifton проти решти (в реальному житті)

• Один ритм для роботи і оплати: Розклад і реального часу збирається в затвердженнях та передачі розрахункових листів. Такий тісний зв'язок означає менше моментів “Куди поділися години?”.

• Управління на основі винятків: Переробки, конфлікти чи відсутній час виділяються перед тим, як стати пожежами.

• Дружній до людей інтерфейс: Менеджери планують, команди фіксують час, лідери бачать аналітику. Ніякої драми.

• Масштабується по форматам: Утримання, фіксовані гонорари, виробничі спринти — Shifton адаптується.

Якщо ваше агентство прагне програмне забезпечення для управління агентством що зменшує адміністрування, одночасно збільшуючи контроль, Shifton — це найкоротший шлях від хаосу до ясності.

Швидкий вибір: у якому виїзді ви знаходитесь?

• Ми продаємо утримання і потребуємо бачення прибутковості: Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Нам потрібні гнучкі “дошки + автоматизації”: Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Ми хочемо суперздібностей планування ресурсів: Shifton, Float, Forecast.

• Ми маленькі і хочемо залишити все простим: Basecamp, Trello, Function Point.

• Ми хочемо доступний комплект: Zoho Projects (або Zoho One).

• Ми хочемо операційний центр, орієнтований на людей: Shifton.

Усі вони є програмне забезпечення для управління агентством в певному сенсі — правильний вибір залежить від вашого потоку, маржі та культури.

Як вибрати програму для управління агентством

1. Намалюйте ваш потік (прийом → оцінка → план → доставка → рахунок).

2. Список необхідних речей (наприклад, планування людей, час, умови, замовлення на закупівлю, схвалення).

3. Визначте обмеження (бюджети, цільові показники, очікування щодо використання).

4. Перевірте інтеграції (Slack, Drive, бухгалтерія, зарплата).

5. Пілотуйте з реальним клієнтом протягом 2–4 тижнів.

6. Оцініть результати (вчасна доставка, прибутковість, збережені адміністративні години).

7. Прийміть рішення щодо запису—один програмне забезпечення для управління агентством повинен бути джерелом правди.

8. Впроваджуйте хвилями (спочатку Операції, потім решта).

9. Навчання та шаблони—закріпити найкращі практики.

10. Перегляд раз на квартал—очистіть ваші дошки, скоригуйте автоматизації, перегляньте тарифи.

Цей підхід гарантує, що ваш програмне забезпечення для управління агентством насправді закріпиться і окупиться.

Приклади з реального життя (швидкі сценарії)

• Кампанійні спринти з фрілансерами: Shifton планує блоки дизайну та копірайтингу, відстежує час в реальному часі і позначає перевищення, щоб керівники проектів відкоригували обсяг перед тим, як рахунок стане проблемою.

• Ретейнер із змінною сферою: Продуктивна/Модель Scoro ретейнера, відслідковує витрати і прогнозує ємність, тому акаунт-менеджери переробляють умови швидше.

• Студія з повторюваними проектами: Teamwork або Function Point роблять шаблонну доставку легкою; Shifton керує кадровими питаннями та ризиками понаднормової роботи.

• Гібрид креатив + розробка: Jira Work Management + Asana/ClickUp для гібридного потоку; Shifton або Float для планування ємностей.

В кожному сценарії ваш програмне забезпечення для управління агентством повинен показати наступне найкраще рішення, а не змушувати вас шукати його.

Поширені запитання

Питання 1: Чи дійсно нам потрібне програмне забезпечення для управління агентством, якщо ми вже використовуємо дошки та таблиці?

Так—коли кількість працівників, клієнтів або ретейнерів збільшується, таблиці не витримують. Програмне забезпечення для управління агентством дає вам одне місце для часу, ємностей, бюджетів і квитанцій.

Питання 2: Який мінімальний набір функцій, щоб вважатися програмним забезпеченням для управління агентством?

Проекти, відстеження часу, планування ресурсів і базові фінанси (бюджети/тарифи). Додайте виставлення рахунків та звітність для справжньої програмне забезпечення для управління агентством основи.

Питання 3: Скільки часу повинен зайняти впровадження?

Зосереджене агентство може пропілотувати програмне забезпечення для управління агентством за 2–4 тижні, а потім масштабувати хвилями. Навчайте, шаблонуйте і тримайте це спочатку просто.

Питання 4: Як залучити команду до використання?

Обирайте програмне забезпечення для управління агентством з швидким входом часу, чіткими графіками та прозорими приладовими панелями. Якщо це зекономить людям час вже на перший день, залучення відбудеться.

Питання 5: Чи можемо ми поєднувати інструменти?

Звісно. Багато команд використовують Shifton для людей/часу + PM-інструмент для брифів. Секрет: обирайте один програмне забезпечення для управління агентством як систему записів.

Методологія

Ми порівняли документи платформи і публічні сторінки продуктів, перевірили функції, що є релевантними для агентств (ретейнери, ємність, виставлення рахунків), і шукали прості робочі процеси, що зменшують адміністрування. Ми також пріоритезували, наскільки добре кожен програмне забезпечення для управління агентством справляється з реальною роботою клієнтів: зміна обсягів, змішане виставлення рахунків, розподілені команди та швидкі затвердження.

Остаточні думки: оберіть інструмент, що повертає ваш час

Зрештою, ваші клієнти не платять вам за підтримку інструментів—вони платять вам за якісну роботу. Правильний програмне забезпечення для управління агентством перестає привертати увагу і повертає вам години, які ви витрачали на таблиці та співбесіди.

Якщо вам потрібна система, що розглядає людей, час і гроші як єдину сюжетну лінію, почніть з Shifton. Це найкоротший і наймиліший шлях від "занадто багато вкладок" до "ми це зробили".