Preproste rešitve za načrtovanje, ki vključujejo Microsoft Word in Excel, komajda ohranjajo delovni tok stabilen. Ko so številne industrije, vključno z gostinstvom, zdravjem, maloprodajo in zunanjim izvajanjem storitev, prešle v digitalno dobo, se je pojavilo na stotine izdelkov programske opreme za načrtovanje, ki so bistveno poenostavili postopek ustvarjanja urnika.

Preden se potopimo v možnosti sodobne programske opreme za načrtovanje, je pomembno seznaniti se z vrstami delovnih urnikov.

Kakšne vrste urnikov se lahko izdelajo v izdelovalcu urnikov za zaposlene

Seveda večina sodobnih podjetij uporablja vrsto fiksnega delovnega urnika zaradi njegove preprostosti: isto število ur in dni vsak teden – na primer, ko podjetje deluje od ponedeljka do petka od 9.00 do 18.00. Uporabljajo ga lekarne, majhne trgovine, službe za stranke, vladne organizacije. V nekaterih primerih lahko zaposleni opravljajo nadure in prejmejo dodatno plačilo.

1. Prilagodljiv

   Na papirju se to zdi idealen način organizacije delovne sile: zaposleni in delodajalci se dogovorijo o številu ur in dneh, ki jih je treba izpolniti na mesečni osnovi. Lahko delajo 20–30 ur na teden, kadarkoli si želijo ali v določenem času dneva. Stvari se zapletejo, ko večina zaposlenih želi prilagodljiv razpored. Če to ni bilo dovolj težko, obstaja nekaj podvrst prilagodljivega razporeda:

   Zgoščen delovni teden. Ta različica prilagodljivega razporeda združuje 40-urni teden v nekaj dneh. Na primer, zaposleni lahko imajo tri 12-urne ali štiri 10-urne delovne dneve, vendar pridobijo dodaten prost dan ali dva.

   Fleks. Če zaposleni izberejo to možnost, lahko izberejo čas, kdaj se njihova izmena začne in konča, vendar bodo morali delati enako število ur vsak dan,

   Delovno okolje, usmerjeno na rezultate. Ne zahteva štetja delovnih ur za obračun plače, ampak so plačila osnovana na količini opravljenega dela: izpolnjeni roki in dokončani nalogi.

   Razdeljena izmena. Ta vrsta prilagodljivega urnika omogoča delitev izmene med različnimi urami dneva. Delavec lahko dela 3 ure zjutraj, 4 ure zvečer.

2.  Rotacija

   Manj pogosto uporabljen, a vendarle še vedno prisoten tip urnika je rotacijski urnik. Če podjetje sprejme rotacijski urnik, lahko posluje 24/7 tako, da razdeli cikel proizvodnje na tri izmene: dnevno, swing in nočno. Ta vrsta razporeda zaposlenih se večinoma najde v gradbenih delih, bolnišnicah, elektrarnah in cestnih delih.

   Zaposleni menjavajo izmene tedensko ali četrtletno, odvisno od delovnih zahtev. Na primer, tisti, ki so zaposleni v gradbenih delih, lahko delajo nočno izmeno en teden in nato preidejo na dnevno izmeno naslednji. Zaposleni lahko te izmene težko obvladajo, saj so njihovi vzorci spanja in prehranjevanja nenehno spreminjajo.

Zakaj preiti na izdelovalca urnikov za zaposlene

Te vrste urnikov se zdijo na prvi pogled zahtevne za obvladovanje, a na srečo obstaja obilica generatorjev urnikov za zaposlene. Ponujajo različne funkcije, ki olajšajo načrtovanje za različne tipe podjetij, ne glede na to, ali izberejo za vse svoje delavce ali zgolj za določeno skupino.

To omogočajo različne nastavitve, ki jih ponuja ta programska oprema:

1. Generacija urnikov
   Uporabniki lahko ustvarjajo urnike, ne glede na to, kakšen tip izberejo za delo. Večina spletne programske opreme za načrtovanje ponuja ustvarjanje poljubnega števila predlog izmen in urnikov.
2. Upravljanje izmen
   Če pride do sprememb v trajanju izmene, jih je mogoče urejati sproti. Na primer, če zaposlenec želi delati več ur, vendar manj dni, se lahko nekatere izmene izbrišejo, medtem ko se druge podaljšajo ali skrajšajo za izbrano obdobje. Izmene, ki niso dodeljene nobenemu zaposlenemu, se lahko izbrišejo ali vzamejo drugi delavci.
3. Zamenjava izmen
   Če pride do nepričakovanih okoliščin, lahko zaposleni enostavno zamenjajo izmene med seboj, da se izognejo nepotrebnemu zapravljanju časa za izmenjavo izmen, uporabo zunanje programske opreme in ohranijo delovni tok pod nadzorom. Obstaja več primerov, ko bo ta funkcija prišla prav. Kljub temu mora vodstvo potrditi te zahteve, da ohrani nekaj nadzora nad organizacijo delovne sile.
4. Zahteve za prosti čas
   Nazadnje, a ne najmanj pomembno, večina sodobnih rešitev za načrtovanje zaposlenih ponuja način, kako zaposleni zaprosijo za prosti čas. Morda so preutrujeni, potrebujejo dopust ali se jutri ne bodo prijavili zaradi bolezni. To se lahko izvede brez uporabe katere koli zunanje storitve. V nekaterih primerih lahko uporabniki priložijo dokumente, da potrdijo, da njihova odsotnost temelji na trdnih dokazih.

Na trgu je trenutno na voljo obilica podobnih programskih izdelkov. Ponašajo se z različnimi prej omenjenimi funkcijami in nekaj svojimi. Kljub temu ne moremo dovolj priporočiti storitve Shifton za načrtovanje. Ponudi lastnikom podjetij hiter način ustvarjanja in uvajanja delovnih urnikov za kakršenkoli število zaposlenih z različnimi funkcijami in sistemom prilagodljivega ustvarjanja urnikov.

Storitev Shifton je eden od izdelkov programske opreme za načrtovanje zaposlenih, ki so trenutno na voljo na trgu.

V današnjem tehnično naprednem svetu vodje vedo, kako sestaviti urnik z uporabo tistih uporabnih ustvarjalcev urnikov. Kdo si ne bi želel uspeti z brezhibnim delovnim urnikom, ne glede na to, ali vodite restavracijo, klicni center ali katero koli industrijo s premiki?

Danes raziskujemo umetnost oblikovanja delovnega urnika, ki ustreza vsakemu zaposlenemu in njegovim življenjskim okoliščinam. Ko govorimo o vrhunskem načrtovanju urnikov, govorimo tudi o elegantnem avtomatiziranem načrtovanju, odličnih orodjih za poročanje, enostavni integraciji plač, prilagodljivosti in sposobnosti prilagajanja 24 ur na dan. Se sliši zanimivo? Nadaljujte z branjem za vse podrobnosti.

Kaj je ustvarjalec urnikov?

Ustvarjalec delovnega urnika je digitalno orodje, ki ga lahko najdete na spletu ali v aplikaciji. Je reševanje za vodje pri načrtovanju izmenskih del in napredka zaposlenih, kar omogoča lažje delo. Pred tem so vodje morali vse urnike pripraviti ročno, kar je zapravljalo čas. Soočili so se s kaotičnimi urniki, prošnjami za dopuste v zadnjem trenutku, odsotnostmi in konflikti. Ampak zdaj, s programsko opremo za avtomatizirano načrtovanje – ustvarjalec urnikov za zaposlene, je problem rešen! Preprosto uporabite te že pripravljene predloge, da boste ohranili preprostost in se izognili sporom.

Kako enostavno ustvariti urnik za zaposlene?

Vodje lahko enostavno ustvarijo urnike na spletu s pomočjo avtomatiziranih orodij. Tukaj je sproščen vodnik za ustvarjanje preglednice urnikov:

1. Začnite svoj program za preglednice in začnite z novim listom.
2. Dodajte nekaj naslovov stolpcev za ohranjanje organiziranosti.
3. Vpišite „Ime zaposlenega“ v stolpec A.
4. Če vas zanimajo ID-ji zaposlenih, jih vnesite v stolpec B.
5. Naslednje stolpce označite z dnevi v tednu, začnite z ponedeljkom ali s tistim, kar ustreza vašemu tednu.
6. Vnesite imena in ID-je zaposlenih pod prave naslove.
7. Izpolnite prazna mesta z izmenskim časom, uporabite „dop.“ in „pop.“ za jasnost, ali uporabite popolnoma vojaški čas, če vas to zanima.

Ko vse to uredite, delite urnik s svojo ekipo na način, ki najbolje deluje – bodisi na oglasni deski, po e-pošti ali na vašem internem klepetu. Zagotovite, da lahko vsi vidijo na novo izdelane urnike, da vedo, kdaj se morajo prijaviti. Enostavno, kajne?

Spoznajte Shifton Daily Planner Online

Oglejte si Shiftonovo storitev v oblaku – to je kot vaš prijatelj za hitro planiranje delovnih urnikov! Z nekaj kliki lahko prilagodite izmene, zapisujete opombe, potrdite, kdo je prisoten ali odsoten, upravljate prošnje za dopuste in še več!

Tukaj je tisto, kar dobite:

• Tedenski načrtovalec urnikov, ki ohranja zakonitost.
• Takojšnje posodobitve, da ostanejo vsi na voljo.
• Dražbo odprtih mest za preprosto zapolnitev tistih vrzeli.
• Enostavne predloge izmen za brezskrbno načrtovanje.
• Nadzor časovnega lista za štetje ur in plač.

S Shiftonom je ustvarjanje urnikov preprosto kot pita. Ima super funkcije avtomatizacije, ki pospešujejo delo, in lahko hitro shranjujete in ponovno uporabljate predloge. Rezultat? Urejena tabela, ki je enostavna za navigacijo.

Zakaj uporabljati spletni dnevni načrtovalec za razporejanje osebja

Torej, predstavljajte si to: ste vodja in morate usklajevati urnike zaposlenih, kajne? No, zato je programska oprema za načrtovanje zelo priročna. Je kot vaš asistent, a digitalen!

Tukaj je, zakaj je dnevni načrtovalec preobratni:

• Enostavne predloge: Ni potrebe, da vsakič začnete ustvarjati urnike iz nič. Z dnevnim načrtovalcem imate na voljo številne predloge urnikov, med katerimi lahko izbirate. Izberite tistega, ki ustreza vašemu podjetju, in ste pripravljeni. Prihrani vam čas in ohranja stvari videti profesionalno.
• Vključite svojo ekipo: Dajte svojim zaposlenim dostop do sistema in sami lahko preverijo svoje izmene. Manj težav z urniki za vas, manj prekladanja. Poleg tega lahko odobrite kakršne koli zamenjave izmen, tako da je vse pošteno.
• Praktična obvestila: Vklopite potisna obvestila in vaša ekipa dobi obvestilo, ko je na voljo zadnji urnik. Ni več izgovorov za zamujanje izmen!
• Gladka rešitev konfliktov: Prazniki? Načrtovani dopust? Ni problema. Zaposleni lahko neposredno zahtevajo dopust, vi pa lahko po potrebi odobrite ali zavrnete. Prilagoditev urnika avtomatsko prilagodi urnik.
• Razporedite kjerkoli, kadarkoli: Pozabite na to, da ste obtičali v pisarni. S Shifton dnevnim načrtovalcem lahko sestavljate urnike kjerkoli s povezavo Wi-Fi. Bodisi doma ali ob skodelici kave, imate prilagodljivost, da opravite delo, ko vam najbolj ustreza.

S Shiftonovim načrtovalcem urnikov lahko vodje prihranijo veliko časa pri izdelavi delovnih urnikov, kar jim daje več prostora za upravljanje drugih ključnih delov vodenja katerega koli podjetja. To priročno spletno orodje je kot dodaten par rok, ki vsakodnevne naloge naredi lažje in omogoča, da restavracija teče kot namazana. Ampak pojdimo bolj specifično!

Pojasnite si svet z restavracijsko programsko opremo za vodenje!

Ste že slišali za aplikacijo za urnike Shifton? To je kot čarobna palica za lastnike restavracij, ki pomaga povečati učinkovitost in produktivnost osebja. Z restavracijsko programsko opremo za vodenje lahko hitro uredite urnike zaposlenih, kar zagotavlja, da vsakdo dobi pravičen delež prostega časa za ostati oster. In najboljši del? Vaše osebje lahko brez težav menja izmene, kar jim daje več svobode in povečuje motivacijo pri delu.

Tukaj je, zakaj je to preobratni:

• Ustvari optimalne rotacijske urnike osebja v trenutku, še posebej za tiste obremenjene petkove večere ali praznične navale.
• Je zelo enostavna za uporabo. Vse je lepo organizirano na enem mestu.
• Lahko preverite urnike in izvajate spremembe kadarkoli, kjerkoli — brez glavobolov.

S Shiftonovo aplikacijo lahko menedžerji enostavno opravijo naloge načrtovanja in se osredotočijo na vodenje gladke plovbe v restavracijskem poslu.

Odkrijte, kako lahko program za upravljanje delovne sile za klicne centre pomaga!

Upravljanje klicnega centra lahko predstavlja izziv. Zahteva obsežno znanje, vključno z načrtovanjem delovnih izmen. Poleg tega se morate ukvarjati s stisnjenimi urniki, številnimi klici strank in visokimi pričakovanji nadrejenih. To je težko delo, brez dvoma. Morate zagotoviti zadovoljstvo strank, hkrati pa zaščititi svojo ekipo in dobiček podjetja.

Shiftonova storitev načrtovanja urnikov je kot vaš zanesljiv pomočnik pri olajšanju celotnega procesa. Vse je zajeto pod eno streho, od urejanja izmen do sledenja nalog in prošenj za dopuste.

Oglejte si te prednosti:

• Vizualni oblikovalec urnikov dodeli izmene kot profesionalec.
• Olajša ustvarjanje urnikov za kakršno koli število projektov klicnega centra in osebja.
• Ohranja kartice urnikov o vsem, od razpoložljivosti osebja do opravljenih ur, tako da ste vedno na tekočem.
• Ko gre za plače, je pravo odrešenje — izračunava plače glede na dane urnike, nadure in vse podrobnosti.

Poleg tega je Shiftonova aplikacija zelo uporabniku prijazna, zato se lahko vsi v klicnem centru enostavno vključijo. S Shiftonom je upravljanje urnikov in nalog lažje kot kdaj koli prej!

Zaključek

Torej, tu smo! Shiftonov ustvarjalec urnikov je prava stvar pri oblikovanju popolnega delovnega urnika za vašo ekipo. Ne gre le za to, da določite izmene; gre tudi za brezhibno upravljanje nalog v urniku, držanje stikov z družbenimi omrežji, upravljanje plač in zagotavljanje udobja in dobrega počutja zaposlenih, med drugim. Vodenje restavracije, klicnega centra, razpored hotelov ali vzdrževanje reda v salonu ali fitnes centru je lahko izziv. Vendar pa z Shiftonom razporejanje postane lahkotno opravilo.

Avtomatizirano načrtovanje zmanjša čas, ki ga porabite za usklajevanje urnikov, in zagotovi, da so vsi na pravem mestu ob pravem času. Zakaj bi čakali? Prijavite se zdaj in preizkusite našo spletno aplikacijo za urnike zaposlenih brezplačno med poskusnim obdobjem!

Z uvedbo naših najnovejših modulov «Aktivnosti» in «Povpraševanje in napovedovanje» je postalo jasno, da je Shifton postal nekaj več kot le preprosta rešitev za načrtovanje izmen. Dejstvo je, da imamo preveč modulov in želimo poenostaviti njihovo razumevanje. Odločili smo se združiti nekaj modulov, s čimer bomo zagotovili večjo vrednost z enim klikom, učinkovito spremenili cene nekaterih modulov, da bi odražale njihovo povečano vrednost.

Osnovni modul bo zdaj vključeval 3 dodatna poročila: «Poročila o proračunu», «Zaposleni v podjetju» in «Poročilo o minimalnem tedenskem delovnem času». Cena osnovnega modula se bo spremenila na 1 $, da bi odrazila te dodatke in številne druge funkcije, ki smo jih s časom dodali kot osnovno funkcionalnost.

«Zahteve za prosti čas» bodo dobile lepe vpoglede, ki so bili prej del «Upravljanje počitnic», in cena bo 1 $. Zdaj vključujejo «Poročila o prostem času» brez dodatnih stroškov.

Cena modula «Prisotnost» se spreminja na 1 $, cena naslednjih modulov pa je usklajena na 0,5 $: «Delovni čas zaposlenih», «Bonusi/Retencije» & «Poročila o plačilnih stopnjah». Slednji je preimenovan v «Plačilna lista», da odraža nedavne dodatke k njegovi funkcionalnosti in naše prihodnje načrte za dodajanje še več.

Te spremembe bodo takoj začele veljati za vse nove stranke. Obstoječe stranke bodo uživale v novih razširjenih modulih po stari ceni do 1. septembra 2024, nato pa bo tudi njihova cena posodobljena.

Cenimo naše stranke in verjamemo, da jim bodo te spremembe pomagale lažje upravljati funkcije, ki jih potrebujejo.

Želite izvedeti več? Kontaktirajte nas na support@shifton.com

Večina delavcev ima običajen delovni teden od ponedeljka do petka z običajnim delovnim dnem od 9-10 do 18-19 ure. Vendar ta način razporejanja zaposlenih ne ustreza organizacijam in podjetjem, ki morajo delovati neprekinjeno: bolnišnice, klicni centri in gasilski domovi, če naštejemo le nekatere.

Na primer, številni gasilski domovi izvajajo delovni razpored 48/96 ur. To pomeni, da morajo gasilci običajno delati dva dni zapored in imajo nato 4 dni prosto. Čeprav morajo biti dva dni budni z malo časa za spanec ali počitek, so nedavne študije pokazale, da jim ta vrsta izmenskega dela omogoča dovolj časa za sprostitev, spanec in pripravo na naslednjo rotacijo.

Vsaka bolnišnica mora vedno imeti medicinske sestre na voljo za celodnevno oskrbo bolnikov. Delajo lahko 8/12-urne izmene s 3 delovnimi dnevi ali 2 delovnima dnevoma in nato enako število dni prostih. Medicinske sestre običajno delajo v fiksnih izmenah (dnevna ali nočna izmena). Na primer, dnevne medicinske sestre začnejo delati ob 7. uri zjutraj in končajo ob 19. uri zvečer, medtem ko nočne začnejo ob 19. uri zvečer in zaključijo ob 7. uri zjutraj.

Klicni centri imajo lahko svoja pravila glede izmenskega dela, obstaja pa več načinov za dosego stalnega 24/7 delovnega cikla. Vodje običajno dan razdelijo na 2 ali 3 izmene. V prvem primeru se dan razdeli na dve 12-urni izmeni za jutranje in večerne delavce. Druga možnost omogoča tri 8-urne izmene. Na primer: 6:00 – 14:00 (1.), 14:00 – 22:00 (2.) in 22:00 – 6:00 (3.).

V nekaterih primerih morajo delavci menjati izmene: nekaj dni delajo v jutranjih izmenah, nato pa preidejo na nočno izmeno za enako obdobje. Po zadnjih raziskavah spremembe delovnega časa negativno vplivajo na vzorce spanja in prehranjevanja. Delanje v nočni izmeni lahko povzroči nespečnost, visok krvni tlak, motnje teže in apetita. Ta članek bo podrobneje opisal prave načine prilagajanja nočnemu načinu dela.

Primer spanja za 12-urno nočno izmeno

Človeški cirkadiani ritem določa ure zbujanja in počitka. Ljudje, ki delajo v organizacijah s 24/7 delovnim ciklom, vključno s policisti, gasilci, medicinskimi sestrami, operaterji klicnih centrov in delavci na bencinskih črpalkah, imajo motene biološke ure. Običajno morajo vodje načrtovati izmene tako, da bodo delavci imeli dovolj časa za delo in počitek.

V primerjavi z 8-urno dnevno izmeno se nočni delovni čas (od 23:00 do 6:00) skrajša s 8 na 7 ur. Delavec se lahko po potrebi dogovori tudi za razpored od 12:00 do 5:00. Kljub temu, da nočni delavci v primerjavi s svojimi dnevnimi kolegi teden zamujajo pet delovnih ur, prejemajo enako plačo za 40-urni teden. Nočno osebje lahko pokličejo, da opravi dodatne ure dela, vendar ne več kot 8 ur v 24 urah.

Osebam, starim 16-17 let, je prepovedano delati med polnočjo in 4. uro zjutraj. Vendar pa je takim delavcem dovoljeno delati od 22:00 do 6:00, če so zaposleni v hotelih, maloprodajnih trgovinah ali bolnišnicah. Za bolnišnice, službe za nujno pomoč, televizijske in radijske postaje ni omejitev glede ur za nočno izmeno.

Mnogi delavci, ki morajo preiti iz jutranje na večerno izmeno, doživljajo izčrpanost, nespečnost, spremembe teže in apetita. Prehod na nove dnevne in nočne ure zbujanja in spanja vzame veliko časa, vendar obstajajo triki, ki ta proces naredijo manj bolečega za neizkušene delavce.

Kako se dobro naspati pri delu v nočnih izmenah

Da bi brez težav prehajali med izmenami, se mora telo pripraviti na prihajajoče spremembe. Če delavec prehaja med jutranjo in večerno izmeno, se mora čas zbujanja in odhoda v posteljo podaljšati ali skrajšati. Ko zaposleni preide s jutranjega na nočni razpored, mora vstajati in hoditi spat eno uro kasneje za nekaj dni. Če želi brez težav preiti z nočnega na jutranjo delovni čas, se mora zjutraj vstajati in hoditi spat eno uro prej za nekaj dni.

Kadar koli se vaše delo začne, je dober nočni spanec zagotovilo za produktiven dan na delovnem mestu. Na splošno, delavci morajo spati vsaj 6 ur na dan, da se počutijo dobro spočite. Tistim, ki delajo v nočni izmeni, je težko doseči ta cilj zaradi dejstva, da je naše telo narejeno, da je aktivno podnevi. Rešitev tega problema je prilagoditev okolja nočnemu času.

Najprej in predvsem je treba utišati vse zvoke. Izklop mobilnega telefona, zvonca in televizije je nujno. Če ste navajeni spati ob belem šumu, si lahko kupite dobre slušalke z zmanjševanjem hrupa do 200 dolarjev, da odstranite okoliške zvoke, ki motijo vašo spanja. Prav tako bo bolje, če bo spalnica v najtišjem prostoru doma. Zvočno izolirana okna bodo olajšala izolacijo vseh zunanjih zvokov. Dobro je tudi povedati prijateljem in sosedom o vašem novem urniku spanja, da vas po nesreči ne pokličejo med temi urami.

Pomembno je tudi narediti sobo čim bolj temno, tudi ko zunaj svetlo sije sonce. Prekrivanje oken z zavesami, ki onemogočajo svetlobo, je dobra rešitev. Izogibajte se jedi ali pitju pred odhodom v posteljo. Navaditi se morate, da ne uživate alkohola ali kofeina nekaj ur pred spanjem. Dobra knjiga, vroča prha/kopel bo olajšala sprostitev telesa in zaspanje.

Kako izmensko delo spreminja apetit

Spremembe v cirkadianem ritmu vplivajo na vzorce telesne spanja kot tudi prehranjevanja. Neredno ali pretirano uživanje hrane, zlasti ponoči, naredi delavce utrujene in nemirne. Zaradi tega trpita njihova produktivnost in zdravje.

Obstaja nekaj nasvetov za preživetje nočne izmene z minimalnim tveganjem za razvoj prebavnih bolezni ali pridobivanje prekomerne teže. Pred odhodom na delo je pomembno zaužiti največji obrok dneva. Na ta način boste polni energije in pripravljeni premagati dan. 18. ura je najboljši čas za ta obrok za tiste, ki delajo pozno ponoči.

Kaj jesti med nočnim delom

Utrujenost in zaspanost sta ena najpogostejših stranskih učinkov nočnega dela. S temi občutki se lahko spopademo, če se držimo zdrave prehrane. Med nočnimi izmenami je bolje, da se delavci osredotočijo na hrano z visoko vsebnostjo beljakovin, vključno s tuno, piščancem, tofujem, jajci, sirom z nizko vsebnostjo maščob. Ti izdelki bodo delavce ohranjali budne in osredotočene.

Lahko jih združimo v hranljive prigrizke, ki jih zaposleni lahko prinesejo na delo. Na primer, lahko si pripravite solato iz rjavega riža s piščančjimi prsmi in tofujem ali pa dietno zelenjavno in fižolovo juho. Lakoto lahko premagate z lešniki, jabolki, grškim jogurtom, mandlji, korenjem in humusom, ki so vse odlične in zdrave izbire.

Potrebno je tudi piti dovolj vode med nočnimi izmenami. Zadostna količina tekočine vas bo naredila manj odvisne od kave ali sladkarij kot vira budnosti in energije. Črni in zeliščni čaji brez sladkorja, sveže zelenjavni sokovi in hladna voda so vse lepe možnosti za hidracijo.

Česa se izogibati med nočnim delom

Uživanje hrane z visoko vsebnostjo ogljikovih hidratov tik pred ali med nočno izmeno je zagotovljen način za zaspanost in neproduktivnost. Reči, kot so krompir, kruh ali žita, pomirjajo in sproščajo delavce, kar jim otežuje prebroditi nočno izmeno.

Pijače z dodanim sladkorjem in hrana z visoko vsebnostjo sladkorja so prav tako lahko škodljive. Soda ali čokoladna ploščica se zdi na prvi pogled dobra vira energije, a tak prigrizek vas bo po nekaj urah naredil zaspane. Poleg tega človeško telo ponoči ne more učinkovito predelati sladkorja.

Preveč kofeina je še ena grožnja zdravju nočnih delavcev. Na začetku nočne izmene je v redu piti več skodelic kave, vendar njeno uživanje skozi celotno trajanje lahko povzroči nespečnost in druge motnje spanja. Vaša dnevna doza ne sme biti več kot 400 mg kofeina (štiri majhne skodelice).

Upamo, da bodo delavci v nočnih izmenah koristno uporabili navedene nasvete.

Tehnologije so namenjene lajšanju našega življenja, in kar se tiče poslovanja, programska oprema WFM v celoti izpolnjuje to trditev. Ali veste, kaj je ta izjemna vrsta programske opreme? Verjetno želite zagnati programsko opremo za načrtovanje WFM, da zagotovite brezhibno delovanje vašega osebja in podjetja kot celote, vendar še vedno ne veste, kako to storiti. Potem vam lahko naš članek pomaga.

Kaj je upravljanje delovne sile v kontaktnih centrih?

Upravljanje delovne sile v kontaktnih centrih (WFM) je strateški pristop k optimizaciji kadrovanja, načrtovanja in splošne učinkovitosti delovne sile v klicnih centrih. Zagotavlja, da je na voljo pravo število agentov z ustreznimi veščinami ob pravem času za reševanje interakcij s strankami. Učinkovite rešitve za upravljanje delovne sile v klicnih centrih uporabljajo analitiko, napovedovanje in avtomatizacijo, ki jih poganja umetna inteligenca za izboljšanje tako uspešnosti zaposlenih kot zadovoljstva strank.

Osnovni elementi upravljanja delovne sile v kontaktnih centrih vključujejo:

• Napovedovanje – napovedovanje trendov klicne glasnosti za načrtovanje kadrovskih potreb.
• Upravljanje – spremljanje uspešnosti agentov in porazdelitve delovne obremenitve.
• Načrtovanje – ustvarjanje optimiziranih urnikov izmen za ohranjanje ravni storitev.

Z uvedbo strukturirane rešitve za upravljanje delovne sile v klicnih centrih lahko podjetja zmanjšajo stroške, izboljšajo angažiranost agentov in izboljšajo izkušnje strank.

Napovedovanje

Natančno napovedovanje pri upravljanju delovne sile v klicnih centrih je temelj učinkovitega delovanja WFM v klicnih centrih. Vključuje analizo zgodovinskih podatkov, sezonskih trendov in povpraševanja v realnem času za napovedovanje interakcij s strankami. Ključne metode napovedovanja vključujejo:

• Analiza časovnih vrstic – uporaba preteklih vzorcev glasnosti klicev za napovedovanje prihodnjega povpraševanja.
• Napovedovanje delovne obremenitve – določanje potreb kadrovanja na podlagi pričakovanih interakcij s strankami po več kanalih (klici, e-pošta, klepet v živo itd.).
• Napovedovanje z umetno inteligenco – uporaba algoritmov strojnega učenja za dinamično izpopolnjevanje napovedi delovne sile.

Dobro strukturiran postopek načrtovanja upravljanja delovne sile v klicnih centrih preprečuje prekomerno zaposlovanje (kar povečuje stroške) in pomanjkanje kadra (kar vodi do dolgih čakalnih dob in slabih izkušenj strank).

Upravljanje

Upravljanje delovne sile pri delovanju klicnih centrov vključuje:

• Spremljanje uspešnosti agentov v realnem času – spremljanje stopenj reševanja klicev, časov obravnave in meril produktivnosti.
• Optimizacija izkoriščenosti agentov – zagotavljanje pravične porazdelitve dela za preprečevanje izgorelosti in izboljšanje zadovoljstva z delom.
• Zagotavljanje skladnosti – spoštovanje delovne zakonodaje, urnikov odmorov in predpisov o nadurah.

S sistemom za upravljanje delovne sile v kontaktnih centrih lahko vodje proaktivno prepoznajo ozka grla, neučinkovitosti pri kadrovanju in potrebe po usposabljanju ter zagotovijo nemoteno delovanje klicnih centrov.

Načrtovanje

Ustrezno upravljanje delovne sile in načrtovanje v klicnih centrih zagotavlja, da so agentom dodeljene izmene, ki se skladno z vzorci klicne glasnosti, ob tem pa ohranja ravnotežje med delom in življenjem. Najboljše prakse vključujejo:

• Avtomatizirana programska oprema za načrtovanje – uporaba umetne inteligence za ustvarjanje optimiziranih načrtov menjave na podlagi veščin, razpoložljivosti in povpraševanja agentov.
• Fleksibilni modeli izmen – ponujanje deljenih izmen, hibridnih modelov dela in možnosti samo-napovedovanja za izboljšanje zadovoljstva zaposlenih.
• Dinamične prilagoditve načrtovanja – prilagajanje urnikov v realnem času za obvladovanje nepričakovanih konic v glasnosti klicev.

Dobro izvedena strategija načrtovanja delovne sile v klicnih centrih povečuje produktivnost, zmanjšuje odsotnosti in izboljšuje ohranitev agentov.

Kako deluje upravljanje delovne sile?

Glavna ideja programske opreme za upravljanje delovne sile je povečati delovanje vašega osebja in zagotoviti, da so vaši človeški viri uporabljevali v skladu z njihovimi delovnimi vlogami, veščinami in določnim urnikom, ki ga je treba upoštevati za poenostavitev celotnega delovnega procesa.

Tipično, orodje WFM variira glede na zahteve industrije in niše, v kateri se uporablja. Vendar na splošno glavne naloge, ki jih lahko opravite s to vrsto programske opreme, vključujejo naslednje:

• Razvoj uspešnih in učinkovitih urnikov za vaše zaposlene v avtomatiziranem načinu.
• Upravljanje časa – torej sledenje prijavam in odjavam vašega osebja, delovnim uram, prostim dnevom, bolniškim odsotnostim itd.
• Skladnost s predpisi – kaj tipična programska oprema WFM pomaga regulirati in implementirati v režimu podjetja.

To je jedro, ki ga lahko spremljajo dodatne funkcije in naloge, ki jih potrebuje posebno podjetje. Na primer, lahko dobite aplikacijo WFM, ki jo lahko uporabljate na več napravah, uporabite orodja za napovedovanje dela, ki so integrirana vanjo, ali dodate nekaj analitičnih orodij in poročil izdelku, da dobite jasne in natančne analize za nadaljnji razvoj podjetja.

Vse te funkcije so odvisne predvsem od ideje razvijalcev programske opreme, in na trgu je več izdelkov od osnovne brezplačne programske opreme WFM do bolj sofisticiranih in kompleksnih izdelkov, ki so na voljo na plačljivi podlagi.

Zakaj je upravljanje delovne sile tako pomembno za klicne centre?

Učinkovito upravljanje delovne sile v klicnem centru zagotavlja, da ekipe za storitve za stranke delujejo učinkovito, stroškovno učinkovito in z visokim angažiranjem zaposlenih. Brez strukturirane strategije WFM za kontaktne centre se klicni centri soočajo z nekonsistentno ravenjo storitev, visokimi stopnjami fluktuacije in nepotrebnimi stroški za delo.

Ključni razlogi, zakaj je upravljanje delovne sile v klicnih centrih bistveno:

• Ohranja raven storitev – zagotavlja, da stranke prejmejo pravočasne odgovore z minimalnim čakalnim časom.
• Optimizira uspešnost zaposlenih – pomaga agentom ostati produktivni brez doživljanja izgorelosti.
• Izboljšuje izkušnje strank – zadovoljni agenti nudijo boljše storitve.
• Nadzira stroške dela – preprečuje prekomerno zaposlovanje in nepotrebne izdatke.
• Povečuje moralo agentov – pošteno planiranje vodi do srečnejših zaposlenih.

Strategija upravljanja delovne sile v kontaktnih centrih usklajuje poslovne cilje z blagostanjem zaposlenih, kar ima za posledico bolj gladko delovanje in izboljšano zadovoljstvo strank.

Vloga WFM v kontaktnem centru

WFM v klicnem centru igra ključno vlogo pri ohranjanju operativne učinkovitosti z obravnavo:

• Potrebe po kadrih – Zagotavljanje pravilnega števila agentov na izmeno.
• Optimizacija preusmerjanja klicev – Dodeljevanje najustreznejših agentov za specifične interakcije s strankami.
• Spremljanje uspešnosti – Spremljanje dejavnosti agentov za prepoznavanje področij izboljšav.
• Upoštevanje urnika – Zagotavljanje skladnosti z dodeljenimi izmenami in odmori.

Z izkoriščanjem sistemov za upravljanje delovne sile klicnih centrov lahko podjetja poenostavijo operacije in izboljšajo raven storitev.

Zakaj uporabljati orodja za upravljanje delovne sile v klicnem centru?

Z uvajanjem programske opreme za upravljanje delovne sile v klicnem centru pride do boljšega načrtovanja, spremljanja v realnem času in analize delovne sile. Ta orodja so zasnovana za:

Vzdrževanje ravni storitev

• Zagotovitev, da je ustrezno število agentov načrtovanih glede na napovedi klicnega obsega.
• Zmanjšanje zavrnjenih klicev, dolgih čakalnih časov in utrujenosti agentov.
• Pomaga pri vzdrževanju kazalnikov uspešnosti storitev za stranke, kot sta rešitev prvega klica (FCR) in odzivni časi.

Optimizacija uspešnosti zaposlenih

• Nudi vpogled, ki temelji na podatkih, v delovno obremenitev agentov, učinkovitost pri ravnanju s klici in ure največje produktivnosti.
• Prepozna potrebe po usposabljanju za izboljšanje kakovosti klicev in natančnosti odgovorov.
• Preprečuje preobremenjenost zaposlenih z učinkovitim uravnoteženjem delovne obremenitve.

Boljša izkušnja strank

• Izboljša preusmerjanje klicev z dodeljevanjem pravega agenta pravemu nalogi.
• Zmanjšuje čakalne čase strank, kar povečuje zadovoljstvo in lojalnost.
• Zagotavlja enakomerno kakovost storitev čez vse izmene in časovne pasove.

Optimizacija stroškov dela

• Preprečuje prekomerno zaposlovanje v obdobjih nizkega povpraševanja, kar prihrani stroške plač.
• Zmanjšuje stroške nadur z zagotavljanjem ustreznega načrtovanja izmen.
• Maksimizira izkoriščenost delovne sile za večjo donosnost naložb v delovno silo.

Povečanje morale agentov

• Nudi predvidljive urnike, ki so skladni s preferencami zaposlenih.
• Zmanjšuje izgorelost z zagotavljanjem razumnih delovnih obremenitev in pravih odmorov.
• Povečuje zadrževanje zaposlenih z ustvarjanjem pozitivnega delovnega okolja.

Implementacija programske opreme za upravljanje delovne sile v kontaktnem centru zagotavlja boljši nadzor nad kadrom, skladnostjo in kakovostjo storitev, kar vodi k večji produktivnosti in zmanjšanim operativnim stroškom.

Ključne značilnosti upravljanja delovne sile v klicnem centru

Dobro strukturirana strategija upravljanja delovne sile v klicnem centru temelji na naprednih orodjih in funkcijah, ki zagotavljajo natančno načrtovanje, spremljanje v realnem času in operativno učinkovitost. Sodobna programska oprema za upravljanje delovne sile v kontaktnem centru vključuje funkcionalnosti za optimizacijo uspešnosti agentov, nadzor nad stroški dela in izboljšanje ravni storitev za stranke.

Tukaj so ključne značilnosti, zaradi katerih so sistemi za upravljanje delovne sile v klicnem centru učinkoviti:

Napovedovanje in načrtovanje kadrov

Eden najpomembnejših vidikov upravljanja delovne sile v delovanju klicnega centra je natančna prognoza. Z analizo zgodovinskih podatkov, sezonskih trendov in povpraševanja v realnem času lahko podjetja:

• Napovedujejo nihanja klicnega obsega in ustrezno prilagajajo ravni kadra.
• Učinkovito načrtujejo agente, da preprečijo prekomerno ali premalo zaposlovanja.
• Izboljšujejo ravni storitev z usklajevanjem pravilnega števila zaposlenih s pričakovano delovno obremenitvijo.

S pomočjo umetne inteligence za načrtovanje kadrov v klicnem centru lahko upravitelji avtomatizirajo

Konsistentne izkušnje strank

Strukturiran pristop k načrtovanju delovne sile v klicnem centru zagotavlja:

• Stranke prejmejo hitro in učinkovito podporo, ne glede na čas dneva.
• Ravni storitev ostajajo konsistentne skozi vse izmene in kanale (telefon, e-pošta, klepet, družbena omrežja).
• Agenti so pravilno razporejeni za obvladovanje obdobij z visokim povpraševanjem.

Z integracijo orodij za optimizacijo delovne sile v klicnem centru podjetja povečujejo lojalnost in zadovoljstvo strank.

Zadovoljstvo in udeležba agentov pri delu

Strategija delovne sile v klicnem centru ni namenjena le produktivnosti – osredotoča se tudi na dobro počutje agentov. Najboljša orodja za upravljanje delovne sile v kontaktnem centru zagotavljajo:

• Možnosti fleksibilnega razporeda, ki zaposlenim daje nadzor nad njihovimi izmenami.
• Poštena porazdelitev dela, ki preprečuje stres in izgorelost.
• Mehanizme za povratne informacije zaposlenih, ki ohranjajo udeleženost in motivacijo agentov.

Visoka vključenost agentov vodi k nižji stopnji fluktuacije in bolj učinkoviti delovni sili v klicnem centru.

AI-optimizirani urniki

Umetna inteligenca igra pomembno vlogo pri upravljanju delovne sile v klicnih centrih tako, da:

• Z natančnostjo napoveduje obdobja vrhov in mirnih trenutkov.
• Dinamiko prilagaja razporede na podlagi klicnega obsega v realnem času.
• Optimizira odmore za zagotavljanje stalnega pokritja brez prekinjanja storitev.

Z rešitvami za upravljanje delovne sile v klicnem centru, ki jih poganja umetna inteligenca, podjetja zmanjšujejo napore pri ročnem načrtovanju in izboljšujejo splošno učinkovitost.

Ponudba za izmene

Dovoljeno agentom, da ponujajo svoje preusmeritve glede na njihovo razpoložljivost in preference, izboljša:

• Ravnovesje med delom in prostim časom, kar omogoča bolj prilagodljive urnike.
• Zadovoljstvo zaposlenih, kar vodi do boljše ohranjenosti.
• Pošteno razporeditev izmen, kar zagotavlja, da imajo vsi zaposleni priložnosti za želene izmene.

Ponudba izmen je ključna funkcija v sodobnih rešitev za klicne centre za upravljanje delovne sile.

Sledenje času in prisotnosti

Sledenje spoštovanju delovnega urnika je bistveno za:

• Zagotavljanje, da zaposleni prihajajo in odhajajo pravočasno.
• Upravljanje odsotnosti in prepoznavanje trendov.
• Preprečevanje prekomernih nadur in kršitev delovnopravnih predpisov.

Z vključitvijo funkcij za sledenje času imajo vodje popoln pregled nad učinkovitostjo delovne sile.

Vodenje ekipe v realnem času

Rešitev za upravljanje delovne sile v klicnem centru mora omogočati nadzornikom, da:

• Nadzirajo dejavnost agentov v realnem času.
• Prepoznajo in obravnavajo neravnovesja v delovnem bremenu, preden vplivajo na raven storitev.
• Izvedejo prilagoditve urnikov v živo za obvladovanje nenadnih nihanj povpraševanja.

Ta funkcija zagotavlja, da vodje lahko takoj odgovorijo na kakršne koli težave s planiranjem ali kadrovanjem.

Operativna učinkovitost

Uporaba upravljanja delovne sile v klicnem centru izboljšuje operativne delovne tokove z:

• Zmanjševanjem ročnih naporov pri načrtovanju, kar prihrani čas in vire.
• Optimizacijo pokritosti izmen za ohranjanje doslednih ravni storitev.
• Izboljšanjem produktivnosti delovne sile, kar zagotavlja boljše interakcije s strankami.

S pravimi orodji za upravljanje WFM v klicnem centru podjetja delujejo bolj učinkovito in stroškovno učinkovito.

Prihranki v proračunu

Ustrezno upravljana strategija klicnega centra za upravljanje delovne sile vodi do:

• Nižjih stroškov dela z preprečevanjem prekomerne zasedenosti in nepotrebnih nadur.
• Bolj učinkovite dodelitve virov, kar zmanjšuje potratne stroške plač.
• Boljše finančno načrtovanje, kar zagotavlja, da so proračuni za delo usklajeni s cilji prihodkov.

Podjetja, ki uporabljajo programsko opremo za upravljanje delovne sile v klicnem centru, zmanjšujejo stroške in hkrati izboljšujejo dostavo storitev.

Poročanje in analitika

Na podatkih temelječi vpogledi so bistveni za stalne izboljšave. Močan sistem za upravljanje delovne sile v centru nudi:

• Sledenje uspešnosti posameznih agentov in timov.
• Podrobna poročila o delovni sili za optimizacijo načrtovanja izmen.
• Analitiko, ki jo vodi umetna inteligenca, za izboljšanje napovedovanja in odločitev o kadrovanju.

S trdnimi orodji za poročanje podjetja sprejemajo informirane odločitve o načrtovanju, ki prinašajo boljše rezultate.

Prednosti programske opreme za upravljanje delovne sile

Vlaganje v rešitve za upravljanje delovne sile v klicnem centru bistveno poveča operativno učinkovitost, zadovoljstvo zaposlenih in kakovost storitev za stranke. Ti sistemi avtomatizirajo kompleksne naloge, izboljšujejo natančnost in zagotavljajo vpoglede na podlagi podatkov za boljše sprejemanje odločitev.

Tukaj so glavne prednosti programske opreme za upravljanje delovne sile v kontaktnih centrih:

1. Povečana natančnost pri razporejanju in napovedovanju

S prenapovedovanjem, ki ga vodi umetna inteligenca, za upravljanje delovne sile v klicnem centru, lahko podjetja:

• Natančno napovedujejo nihanja v količinah klicev.
• Zmanjšajo napake pri razporejanju, ki vodijo k prekomerni ali nezadostni zaposlitvi.
• Zagotovijo optimalno razporeditev delovne sile na podlagi trendov povpraševanja.

Natančno razporejanje izboljša produktivnost s tem, da zagotavlja, da so agenti na voljo, ko so najbolj potrebni.

2. Zmanjšanje časa, ki ga porabimo za razporejanje

Ročno razporejanje je zamudno in podvrženo človeškim napakam. Rešitev za upravljanje delovne sile v klicnem centru avtomatizira:

• Dodelitve izmen, kar zagotavlja pravično in uravnoteženo razdelitev dela.
• Razporejanje odmorov in kosil, kar optimizira razpoložljivost agentov.
• Prilagoditve urnika v zadnjem trenutku, kar brezhibno obvladuje nepričakovane odsotnosti.

Z odpravo ročnih nalog pri razporejanju vodje prihranijo čas in se osredotočajo na izboljševanje strategij storitev za stranke.

3. Zagotovitev spoštovanja urnika

Programska oprema za upravljanje delovne sile v kontaktnem centru zagotavlja:

• Da agenti spoštujejo dodeljene delovne urnike.
• Odmori in obdobja kosil v skladu s politikami podjetja in delovnopravnimi predpisi.
• Obvestila v realnem času opozorijo vodje na odstopanja od urnika.

Spoštovanje urnikov in politik vodi do večje doslednosti storitev in skladnosti s predpisi.

4. Razumevanje, kje agenti potrebujejo dodatno podporo

Močan sistem za upravljanje delovne sile v klicnem centru sledi:

• Vrzelim v uspešnosti, prepoznavanju agentov, ki morda potrebujejo dodatno usposabljanje.
• Porazdelitev delovne obremenitve, zagotavlja, da noben zaposleni ni preobremenjen ali neizkoriščen.
• Produktivnost agentov v realnem času, kar omogoča hitre prilagoditve.

Z analizo podatkov o delovni sili lahko podjetja izvajajo ciljne programe usposabljanja in mentorstva.

5. Ustvarite Boljše Izkušnje za Agente

Zadovoljni agenti zagotavljajo boljše storitve za stranke. Rešitve za upravljanje delovne sile pomagajo:

• Zagotavljanje poštenega in prilagodljivega urnika, ki je v skladu s preferencami agentov.
• Zmanjšajte stres in izgorelost z uravnoteženjem delovnih obremenitev.
• Ponudite funkcije samoodločanja urnika, ki zaposlenim dajejo več nadzora nad njihovimi izmenami.

Boljše ravnovesje med delom in zasebnim življenjem vodi do večjega zadovoljstva pri delu in manjšega števila odhodov zaposlenih.

6. Spodbujajte Skladnost z Regulatornimi Zahtevami

Zakoni o delovni sili in zahteve o skladnosti se razlikujejo po panogah in lokacijah. Upravljanje delovne sile v klicnem centru zagotavlja:

• Skladnost z omejitvami delovnih ur in predpisi o nadurnem delu.
• Samodejno načrtovanje odmorov in kosil za skladnost z delovno zakonodajo.
• Natančno spremljanje opravljenih ur, kar preprečuje neskladja v plačah.

Z zagotavljanjem skladnosti s pravnimi zahtevami podjetja izogibajo kaznim in izboljšujejo preglednost delovne sile.

Najboljše Prakse Upravljanja Delovne Sile v Klicnem Centru

Uvajanje najboljših praks za upravljanje delovne sile v klicnem centru zagotavlja, da klicni centri delujejo učinkovito, stroškovno ugodno in z visoko angažiranostjo zaposlenih. Z optimizacijo urnikov, izkoriščanjem tehnologije in ohranjanjem zadovoljstva agentov lahko podjetja izboljšajo raven storitev, hkrati pa zmanjšajo operativne stroške.

Spodaj so najučinkovitejše prakse za delovanje klicnih centrov v upravljanju delovne sile:

1. Izberite Pravilno Programsko Opreme za WFM

Izbira prave programske opreme za upravljanje delovne sile klicnega centra je ključna za natančno napovedovanje, načrtovanje v realnem času in sledenje učinkovitosti. Ključni dejavniki, ki jih je treba upoštevati:

• Zmožnosti načrtovanja, ki jih poganja AI, da samodejno obdelajo in optimizirajo alokacijo delovne sile.
• Spremljanje v realnem času za sledenje skladnosti agentov in uravnoteženja delovnih obremenitev.
• Možnosti samoizbire, ki zaposlenim omogočajo izmenjavo ali zaprosila za izmene.
• Funkcije analitike in poročanja za izboljšanje odločanja.

S programsko opremo za upravljanje delovne sile kontaktnega centra podjetja izboljšajo produktivnost in optimizirajo dodelitev virov.

2. Razporedite Prave Agente ob Pravem Času

Pravilno načrtovanje preprečuje pomanjkanje osebja in odvečne stroške za nadurno delo. Za optimizacijo upravljanja delovne sile v klicnem centru naj podjetja:

• Izkoristite poglobljeno analitiko. Uporabite zgodovinske podatke in napovedovanje na podlagi AI za napovedovanje obsega klicev, konic in sezonskih trendov.
• Opolnomočite svoje zaposlene. Omogočite agentom, da zaprosijo za prednostne izmene, medtem ko zagotavljate pokritost za kritične časovne reže.
• Zgradite bazo znanja. Zagotovite usposabljanja in vire za izboljšanje spretnosti agentov ter povečanje učinkovitosti načrtovanja.
• Omogočite zaposlenim možnosti samopostrežbe. Omogočite menjavo izmen in posodobitve razpoložljivosti preko sistema za upravljanje klicnega centra.
• Kontinuirano učenje. Ponudite tekoče programe usposabljanja za povečanje učinkovitosti in prilagodljivosti agentov.
• Ne pozabite na skrčenje. Upoštevajte izostanke, odmore in čas sestankov, da zagotovite polno pokritost izmen.
• Bodite prilagodljivi. Uporabite orodja za načrtovanje v realnem času za dinamično prilagajanje izmen na podlagi nihanj v povpraševanju.

Z uporabo teh strategij načrtovanja podjetja maksimirajo učinkovitost delovne sile in produktivnost agentov.

3. Pomagajte Ohraniti Visoko Moralo Agentov in Preprečiti Izgorelost

Dobro počutje in angažiranost agentov neposredno vplivata na kakovost storitev za stranke. Da bi ohranili visoko moralo, naj upravitelji:

Zagotavljanje Predvidljivosti ali Avtonomnosti Urnikov

• Dajte zaposlenim predhodno obvestilo o delovnih urnikih za izboljšanje ravnovesja med delom in zasebnim življenjem.
• Ponudite možnosti prilagodljivega urnika, kot so hibridni delovni modeli ali nadmetanje za izmene.

Ohranite Angažiranost Agentov

• Uvedite gamifikacijo, da postanejo vsakodnevne naloge bolj interaktivne in nagrajujoče.
• Spodbujajte pozitivno delovno okolje z programi prepoznavanja.

Pokažite Hvaležnost za Odlično Delo

• Zagotovite spodbude in bonuse za vrhunske agente.
• Prepoznajte pridnost in dosežke za povečanje motivacije.

Pozitivna kultura na delovnem mestu vodi do nižjih stopenj odhoda in višje kakovosti storitev.

4. Naj AI Prevzame Rutinsko Delo

Orodja za načrtovanje delovne sile v klicnih centrih, ki temeljijo na umetni inteligenci, odpravljajo ročne napake in poenostavijo operacije s:

• Samodejnim načrtovanjem na podlagi povpraševanja za preprečevanje pretiranega ali premalo zasedenega osebja.
• Optimiziranjem dodeljevanja agentov na podlagi učinkovitosti, veščin in potreb strank.
• Izboljšanjem prilagodljivosti delovne sile s prilagoditvami izmene v realnem času.

S rešitvami za upravljanje delovne sile v kontaktnih centrih, ki temeljijo na umetni inteligenci, podjetja povečajo učinkovitost in zmanjšajo administrativno delovno obremenitev.

5. Vključite Povratne Informacije Zaposlenih (in Strank)

Poslušanje tako zaposlenih kot strank pomaga izboljšati strategije upravljanja delovne sile. Najboljše prakse vključujejo:

• Izvajanje rednih anket med zaposlenimi za prepoznavanje izzivov pri razporejanju.
• Uporaba povratnih informacij strank za oceno ravni storitev in ustrezno prilagajanje razporeditve osebja.
• Izvajanje pregledov delovnih mest v klicnih centrih za izboljšanje učinkovitosti in zadovoljstva agentov.

Vključevaljanje povratnih informacij v rešitve za upravljanje delovne sile v klicnih centrih vodi do boljših izkušenj agentov in višjih stopenj zadovoljstva strank.

Kako Programska Oprema Lahko Podpira Vaše Upravljanje Delovne Sile v Klicnem Centru

Sprejemanje programske opreme za upravljanje delovne sile v klicnih centrih poenostavi razporejanje osebja, spremljanje v realnem času in sledenje učinkovitosti. Napredna programska oprema za upravljanje delovne sile v kontaktnih centrih omogoča samodejno napovedovanje, načrtovanje izmen in sledenje skladnosti, kar podjetjem omogoča optimizacijo virov ob ohranjanju visokih ravni storitev.

Tukaj je, kako sistemi za upravljanje delovne sile v klicnih centrih podpirajo učinkovito delovanje:

Sledenje KPI-jem in Metrični

Merjenje ključnih kazalnikov uspešnosti (KPI-jev) omogoča podjetjem izboljšanje strategij za upravljanje delovne sile v klicnih centrih. Osnovni KPI-ji vključujejo:

• Trendi obsega klicev – Spremlja nihanja v dohodnih zahtevah strank za izboljšanje napovedovanja.
• Rešitev na prvi klic (FCR) – Meri, kako učinkovito agenti rešijo težave v eni interakciji.
• Spoštovanje urnika – Zagotavlja, da zaposlenim sledijo določenim izmenam in časom odmora.
• Stopnja zasedenosti – Določa raven produktivnosti agentov, da prepreči prekomerno delo ali podizkoriščenost.
• Ocene zadovoljstva strank (CSAT) – Vrednoti kakovost storitev in delovanje agentov.

Z analizo podatkov v realnem času lahko podjetja nenehno optimizirajo operacije delovne sile.

Avtomatizacija Spoštovanja Urnika in Potrditev

Avtomatizacija upravljanja delovne sile v klicnem centru zagotavlja doslednost urnika z:

• Uveljavljanjem omejitev delovnih ur, da se prepreči čezmerno nadure.
• Upravljanje zamenjav izmene ob ohranjanju ustrezne pokritosti.
• Samodejno razporejanje odmorov v skladu z delovnimi zakoni.
• Zagotavljanje opozoril o skladnosti v realnem času, da lahko vodje proaktivno rešujejo težave.

Z orodji za razporejanje delovne sile v klicnem centru lahko vodje zmanjšajo konflikte pri razporejanju in izboljšajo skladnost.

Omogočanje Usmerjanja na Podlagi Sposobnosti

Učinkovite strategije upravljanja delovne sile v kontaktnih centrih vključujejo usmerjanje klicev na podlagi sposobnosti, kar:

• Povezuje stranke z najbolj usposobljenimi agenti, kar izboljša rešitev na prvi stik.
• Izboljšuje operativno učinkovitost z usmerjanjem specializiranih poizvedb k strokovnim ekipam.
• Zmanjšuje stopnjo prenosa klicev, kar vodi do hitrejših odzivnih časov in izboljšane zadovoljnosti strank.

S rešitvami za klicne centre, ki temeljijo na umetni inteligenci, podjetja povečajo učinkovitost, medtem ko optimizirajo porazdelitev delovne obremenitve agentov.

Uporaba Prediktivnega Napovedovanja

Orodja za napovedovanje delovne sile v klicnih centrih analizirajo zgodovinske trende, povpraševanje v realnem času in sezonska nihanja, da:

• Dinamično prilagodijo stopnje zaposlenosti na podlagi predvidene delovne obremenitve.
• Preprečijo prekomerno zaposlovanje med obdobji nizkega povpraševanja, kar zmanjša stroške dela.
• Zagotovijo ustrezno pokritost agentov v času največjega povpraševanja.

Z uporabo prediktivne analitike podjetja izboljšajo razporeditev delovne sile in skladnost storitev.

Hvala za pojasnilo! Izvajam spremembe v zadnjem delu, odstranjujem omembe AI in uspešnosti.

Kako Shifton Lahko Pomaga z Rešitvami za Upravljanje Delovne Sile v Klicnih Centrih

Shifton je storitev v oblaku, zasnovana za načrtovanje in razporejanje izmen zaposlenih. Pomaga podjetjem učinkovito upravljati razporede delovne sile, zmanjšati administrativno delo in izboljšati koordinacijo izmen. Ključne prednosti vključujejo:

• Samodejno načrtovanje izmen – Hitro ustvarja optimizirane delovne razporede, zagotavlja pravično razporeditev izmen.
• Prilagoditve v realnem času – Omogoča vodjem takojšnje spremembe razporedov za zadovoljevanje potreb po osebju.
• Samorazporejanje – Omogoča zaposlenim, da zahtevajo izmenjave, zaprosijo za zamenjave ter nastavijo razpoložljivost.
• Prilagodljive možnosti razporejanja – Podpira fiksne, rotacijske in delne izmene, kar naredi upravljanje delovne sile bolj prilagodljivo.
• Podpora skladnosti – Pomaga podjetjem pri strukturiranju izmen v skladu z delovnimi zakoni in politikami podjetja.

Z intuitivno platformo za razporejanje Shifton lahko podjetja optimizirajo načrtovanje delovne sile, izboljšajo koordinacijo ekipe in ohranjajo nemoteno delovanje izmen.

Avtomatizacijo je mogoče uporabiti skoraj povsod, celo v nišah varnostnih storitev, kjer poleg posebnih orodij za varnostno spremljanje lahko uporabite tudi programsko opremo za načrtovanje varnostnikov, da povečate učinkovitost svojega podjetja in ga postavite na najvišje ravni.

V Shift-onu imamo več uspešnih primerov implementacije programske opreme za upravljanje varnostnikov in z veseljem lahko z bralci našega bloga delimo nekaj skrivnosti in svetlih plati takšne tehnične rešitve.

Kaj je programska oprema za načrtovanje varnostnikov?

Osnovna ideja programske opreme za načrtovanje varnosti je optimizirati vaše človeške vire, da delujejo z največjo učinkovitostjo. V okviru varnostnega oddelka ali podjetja, ki nudi varnostne storitve in osebne varnostne storitve, ta izdelek rešuje naslednje težave:

• Pravilno načrtovanje za zagotavljanje poštenih in jasnih izmen za vse, ki delajo v vašem podjetju. Načrte lahko izdelate in jih takoj delite s svojim osebjem v enotnem okolju, da jih obvestite, ali celo da jim omogočite izbiro delovnega časa in izmenjav, ki jih bodo prevzeli.
• Preprečevanje prekomernega dela. To orodje pomaga vodstvu, da se izogne preobremenitvi nekaterih delavcev, medtem ko drugi ostanejo neaktivni in zaslužijo manj.
• Nadzorujte čas svojega osebja. Zlasti v Shift-onu uporabljamo GPS v naši programski opremi za načrtovanje varnostnega osebja in omogočamo lastniku podjetja ali upravljavcu, ki je odgovoren, da nadzira vsak prihod na delo in odhod, odsotnost na delovnem mestu ali zamude.
• Pravilni računovodski postopki. V poslovanju varnostnih storitev morate pri izračunu plač upoštevati različne značilnosti. S pomočjo prilagojenega načrta varnostnikov lahko izračunate plače v avtomatiziranem načinu, dodajate bonuse ali kazni za vsakega zaposlenega, in enostavno pošiljate že pripravljene tabele z izračuni plač vašemu računovodskemu oddelku.

Kako deluje programska oprema za načrtovanje varnostnikov?

Seveda ima lahko vsaka programska oprema za načrtovanje varnosti svoje posebnosti glede svojih funkcij, vendar običajno deluje enako.

• Imate okolje, do katerega imajo vaši zaposleni dostop, kjer ustvarjate urnike z uporabo že pripravljenih predlog ali razvijete svojo lastno predlogo.
• Lahko enostavno izpolnite obrazec in razdelite izmenjave in ure dela med svojimi delavci.
• Ko je čas za izračun plač, platforma samodejno šteje delovne ure za vsakega zaposlenega in ustvari tabelo ali poročilo, ki ga lahko nato uporabite za obračun plač.
• Če je vaša programska oprema hkrati tudi programska oprema za sledenje varnostnikom, ponuja posebna orodja za označevanje delovnih ur in omogoča vašim delavcem, da signalizirajo, kdaj začnejo in končajo svoje izmene.

To je kratka razlaga katerekoli programske opreme za načrtovanje varnostnikov. Če pa želite, da je čim bolj učinkovita in vam nudi napredno funkcionalnost, lahko vse te prednosti pridobite od Shift-on-a.

Shifton Najboljša programska oprema za načrtovanje varnostnikov 2024

Zakaj trdimo, da je Shifton najboljša programska oprema za upravljanje varnostnikov? Obstaja za to veliko razlogov. Na splošno so temeljne značilnosti, zaradi katerih je naš izdelek številka 1 na trgu za agencije varnostnih storitev in varnostne oddelke, naslednji:

• Vgrajeni scenariji in predloge za uspešno načrtovanje poteka dela v agenciji. Strankam nudimo številne predloge, ki ustrezajo različnim tipom poslovanja in modelom zaposlovanja, zato jih lahko prilagodite svojemu specifičnemu poteku dela.
• Poseben modul za naloge, ki ponuja široke možnosti za dodeljevanje nalog poleg ustvarjanja urnikov in izmen. Ta večfaktorski modul za dodeljevanje pomaga ohranjati pregled nad tem, kdo in kdaj je odgovoren in mora prevzeti izmeno, hkrati pa dodeli naloge, ki jih je treba opraviti v času izmene.
• Enostavne in prilagodljive spremembe izmen. V primeru nujnega primera ali nekatere dodatne situacije lahko spremenite izmene, zagotovite zamenjave v izmenah, hkrati pa prejmete takojšnje informacije o številu delovnih ur vsakega delavca, da preprečite prekomerno delo.
• Takojšnja komunikacija z vašim osebjem. Shifton ponuja enostavno komunikacijo s celotnim osebjem z uporabo vgrajenih orodij aplikacije. Lahko pravočasno obvestite svoje delavce o spremembah, pridobite njihove povratne informacije in jih kontaktirate prek aplikacije, ko je vaše osebje na terenu.
• Orodja za obveščanje, ki pomagajo nemudoma posredovati vaše sporočila osebju s popolnim nadzorom nad njihovim prejemom.
• Napredna orodja za obračunavanje plač, ki ponujajo kompleksne izračune plač, vključno z uporabo posebnih scenarijev za obračunavanje bonusov in kazni.
• Orodja za sledenje pomagajo spremljati izvajanje nalog, jemanje izmen in pravočasne prihode.

To je osnovni komplet, ki ga ponujamo, poleg tega pa lahko to orodje uporabite za napovedovanje, analitiko in načrtovanje. Obstaja več integriranih oblik poročil in analitičnih orodij, do katerih imate dostop.

Razumevanje vrednosti programske opreme za načrtovanje varnostnikov

Kaj je torej tako posebnega pri programski opremi za načrtovanje varnosti, da jo naredi obvezno za nišna podjetja? Preučimo najbolj vplivne prednosti.

Optimizirano pokrivanje za varnostne cilje

Nič ni slabše od pomanjkanja osebja v varnostnem poslu. Če ne zagotovite dovolj varnostnikov, da bi dosegli najvišje ravni varnosti, zamudite več kot le stranko, zamudite tudi dober ugled. S pomočjo posebne programske opreme za načrtovanje varnosti lahko načrtujete svoje varnostno pokrivanje in vključite toliko ljudi, kot jih potrebujete za brezhibno izvajanje.

Izboljšana preglednost in odgovornost

Shifton, kot primer programske opreme za upravljanje varnosti, zagotavlja najvišjo raven preglednosti in odgovornosti. Ni vam več treba pisati načrtov in jih preverjati v pisarni. Namesto tega takoj vidite urnike in trenutne naloge za vsakega zaposlenega, veste, kdo je trenutno na terenu in kdo je prost. Ni vam treba izgubljati časa z klici in pojasnjevanjem trenutnega stanja. Preprosto zaženete aplikacijo in dobite trenutne informacije o vsem, kar zadeva vaše osebje.

Znižanje stroškov načrtovanja

Prihranite čas pri načrtovanju in računovodstvu več podrobnosti. To se lahko izvede samodejno s programsko opremo za načrtovanje varnosti. Tudi najsloženija pravila in izračuni se izvedejo brez napak s pomočjo programske opreme.

Spremljanje v realnem času

Sledenje poteku dela v realnem času je neprecenljivo. Tako lahko pravočasno odreagirate na nove okoliščine, vnaprej načrtujete nadaljnje rutine ter dobite takojšnje informacije o izrednih dogodkih, zamudah ali kakršnih koli dodatnih situacijah. Tako jih lahko pravočasno omilite in zagotovite nemoteno poslovanje.

Izboljšana komunikacija

Osnovna stvar v vsakem poslu je jasna in hitra komunikacija med člani ekipe in managerji. Zato uporaba programske opreme za upravljanje varnostnikov pomaga ohranjati komunikacijo v najhitrejšem in najbolj priročnem načinu. Lahko pridobite takojšnje povratne informacije od svojih varnostnikov o dokončanju njihovih nalog, prejmete informacije o potrebnih spremembah urnika od zaposlenih, ki ne morejo prevzeti izmene, ali obvestite svoje osebje o čemerkoli želite z zagotovljenim obvestilom za vse.

Te funkcije, implementirane v tehničnem ozadju nove generacije s strani Shift-on-a, pomagajo podjetjem, ki se ukvarjajo z varnostnimi storitvami, izpolnjevati svoje cilje in strankam zagotavljati brezhibne ravni storitev. Poleg tega taka programska oprema zmanjšuje stroške in časovne izdatke za direktorje, da se lahko osredotočijo na bolj pomembne stvari, namesto da bi nenehno nadzirali, obveščali in načrtovali svoje osebje.

Biti hotelir ali izvršni direktor v gostinstvu vam prinaša številne dolžnosti, izzive in izredne razmere, ki jih je mogoče premagati z uporabo programske opreme za upravljanje zaposlenih v hotelih. Ni skrivnost, da je levji delež procesov v katerem koli hotelu povezan z medsebojno komunikacijo z vašo osebjem. V hotelih je običajno veliko zaposlenih. Tudi če gre za družinsko podjetje, ga ne morete voditi sami.

To dejstvo vodi k novemu: večina težav in napak, s katerimi se lahko soočite, ko poskušate vzpostaviti svoje hotelsko podjetje, se pojavi zaradi pomanjkanja pravočasne in učinkovite komunikacije med vami in vašim osebjem. V Shiftonu to jasno razumemo in vam lahko pomagamo obvladati takšne situacije z deljenjem naših izkušenj in našo programsko opremo za načrtovanje hotelov.

Kako upravljati hotelsko osebje: ključi do uspeha

Vaše osebje bi moralo delati brez težav, saj ugled vašega hotela in zvestoba vaših strank močno zavisita od njihovega delovanja. To pomeni, da bi morali razmisliti o vseh možnih izzivih, ki bi lahko omilili vse napore, ki jih vložite v ustvarjanje brezhibnega hotela. Posebej naslednji potrebujejo vašo pozornost:

• Pomanjkanje komunikacije med vašimi zaposlenimi in ekipami.
• Težave s planiranjem izmen in zaradi tega nastajajoči problemi s storitvami za stranke.
• Nizka prilagodljivost upravljanja osebja, ki sčasoma vodi do pomanjkanja kadra.
• Slabo razvita uprava nalog.
• Pomanjkanje motivacije in neučinkovit sistem nagrad in kazni.

Poleg vaših naporov, kako omiliti te težave, vam lahko programska oprema za upravljanje zaposlenih v hotelih pride prav pri pregledu in prilagoditvi delovanja vašega osebja. Prihranite čas, razmislite o komunikacijskih kanalih, da pravočasno dosežete svoje osebje, najprej pa analizirajte, katera vprašanja se redno pojavljajo v vašem delovanju, da lahko na njih delate.

Težave s komunikacijo v gostinski industriji

Prva in najpomembnejša stvar, ki jo morate zagotoviti, je komunikacija v hotelski industriji. Potrebujete, da vaši vodje pravočasno rezervirajo sobe za stranke in obvestijo sobarice o tem, katera soba potrebuje čiščenje. Potrebujete pravočasne informacije o tem, kdo in kdaj začne izmeno danes in kdo bo prišel jutri. Vaši natakarji morajo obvestiti, katere zaloge potrebujejo za bar, varnostna služba pa mora zagotoviti pravočasna poročila. To je le vrh ledene gore in komunikacija tvori temelj uspeha. Kaj se zgodi, ko je ni dovolj?

• Celotno delovanje lahko zapade v kaos.
• Stranke so nezadovoljne in lahko napišejo negativne ocene o vašem delu.
• Pomanjkanje kadra je neizogibno.
• Izgubljate denar in dobre delavce, namesto da bi jih bolj motivirali.

Zveni žalostno, kajne? Kljub temu potrebujete le eno stvar poleg vašega časa za upravljanje hotelov. To je programska oprema za načrtovanje osebja za hotele, ki pomaga obvladati več težav naenkrat.

Avtomatizacija upravljanja in načrtovanja osebja

Ko pridobite Shiftonovo programsko opremo za upravljanje zaposlenih v hotelih, dobite večnamensko orodje v vaših rokah.

1. Vaši zaposleni ne bodo zamudili svojih izmen ali preveč delali zaradi časovne ure, ki omogoča prijavo in odjavo neposredno iz mobilnih naprav.
2. Ustvarite urnike za vse ekipe čim enostavneje zahvaljujoč vgrajenim predlogam urnikov za hotelske zaposlene.
3. Takoj pridobite informacije o delovanju vašega obratovanja z avtomatiziranim poročanjem v programski opremi.
4. Dnevne naloge in operacije postanejo racionalizirane, v tem primeru je upravljanje časa bolj učinkovito.
5. Avtomatizirane naloge za človeške vire vam pomagajo pri učinkovitejšem in bolj personaliziranem postopku zaposlovanja in uvajanja novih zaposlenih.
6. Vsebuje okvir za komunikacijo in informacije vašega osebja, kjer lahko zaposleni dostopajo do pomembnih informacij med delom na poti, saj Shifton deluje kot mobilna aplikacija za zaposlene v hotelih.
7. Povratne informacije vašega osebja so ključne, in dobite digitalni socialni vir, ki spodbuja angažiranost in sodelovanje zaposlenih.
8. Nemotena integracija plač in računovodstva s QuickBooks Online – to je tisto, kar vam pomaga hitro in pravično izračunati plače ter samodejno motivirati dobre zaposlene.

Kako izboljšati upravljanje delovne ekipe?

Učinkovito upravljanje ekip v gostinski industriji lahko naredi vse razlike v zadovoljstvu strank in splošnem poslovnem uspehu. Z Shiftonom lahko uporabite naslednje nasvete in uživate v rezultatih skoraj takoj.

• Uporabite posebne predloge za načrtovanje, tj. 2/2, 3/3, 1/3, 5/2 za ustvarjanje učinkovitih delovnih izmen in logično in učinkovito razporeditev vašega osebja.
• Uporabite orodje Naloge za dodelitev nalog zaposlenim, spremljanje njihovega dokončanja, ustvarite sezname opravil za sobarice in kuharje, na primer, in takoj preverite status nalog, da zagotovite, da vse poteka gladko. To olajša delovanje in pomaga, da upravljanje nalog deluje v vašo korist.
• Obveščajte svoje osebje z uporabo njihovih mobilnih aplikacij. Delujoč v skupnem okviru, bodo vaši zaposleni prejemali samodejna obvestila in opomnike ter jih nikoli ne bodo zamudili.
• Nudite višjo prilagodljivost z izmenjavo izmen, vikendov in dni bolniške prek spleta. Vaše osebje vam bo hvaležno, če se hitro odzovete na njihove nujne potrebe po nadomestilih ali dneh bolniške. In vaše poslovanje bo imelo tudi koristi od tega.
• Motivirajte svoje zaposlene z bonusi za nadurno delo. Ti se lahko izračunajo samodejno, saj Shifton izračunava delovne ure vsakega zaposlenega in zagotavlja jasna poročila, kdo je danes preveč delal.
• Upravljajte odmora, da ne škodijo vašemu poslovanju. Ustvarite vnaprej načrtovane odmore ali nastavite omejitve glede števila in trajanja odmorov.
• Preverite prisotnost in pridobite pravočasne informacije o tem, kdaj oseba dejansko začne in konča izmeno, kdo je zamudil ali izpustil izmeno.

Ti nasveti vam lahko pomagajo pri enostavnem upravljanju hotela, tudi če vaša ekipa šteje več kot 100 zaposlenih.

Programska oprema za upravljanje zaposlenih v gostinstvu

S robustno programsko opremo za upravljanje zaposlenih v hotelih lahko bolj učinkovito razporedite zaposlene in jih prilagodljivo nadomestite v primeru nujnih primerov.

• Dodelite delovne izmene na podlagi delovne vloge, razpoložljivosti.
• Uporabite povleci in spusti, dodelite izmene v večjem obsegu, nastavite ponavljajoče se izmene, ustvarite prilagodljive predloge in celo dovolite zaposlenim, da si sami prevzamejo proste izmene.
• Preprosto rešite težave z razporejanjem s pomočjo opozoril o nadurnem delu, opozoril o omejitvah ali opozoril o konfliktu pri razporejanju.
• Zaposlenim zagotovite potisna obvestila, da lahko takoj sprejmejo ali zavrnejo izmene neposredno iz svojih mobilnih naprav.
• Vključite naloge, opombe in celo datoteke v urnik, tako da zaposleni natančno vedo, kaj narediti ob prihodu na delo.
• Celosten pregled nad sodelovalnim razporejanjem osebja v realnem času, vse med delom na poti.

Komunikacija je temelj učinkovitega upravljanja hotela. Kljub temu je njeno zagotavljanje lahko kompleksna naloga. Zaradi razpoložljivosti sodobnih avtomatizacijskih orodij lahko del komunikacijskih in interakcijskih procesov preložite na to rešitev. Danes Shifton ponuja hotelskim podjetjem večnamensko avtomatizacijsko orodje, ki pomaga pri upravljanju osebja, upravljanju izmen, rešitvah za nujne primere, zaposlovanju in motiviranju vaše ekipe. Samo izberite in uporabite ga, da dosežete uspeh s to mobilno aplikacijo za zaposlene v hotelih.

Ekipa pri Shiftonu nenehno izboljšuje orodje za izbiro in razporeditev medicinskega osebja za izmene, uvaja predlogo za razpored medicinskih sester. Nihče več ne dvomi, da učinkovito načrtovanje igra ključno vlogo v zdravstvu, saj zagotavlja, da bolnišnice in klinike delujejo. Pogovorimo se, kako izbrana aplikacija ali predloga za razpored medicinskih sester pomaga pri spletnem načrtovanju urnikov.

Predloge za razpored medicinskih sester: Kaj so to?

Predloge za razpored medicinskih sester so kot hrbtenica sistema upravljanja izmen medicinskih sester v bolnišnici. So vnaprej pripravljeni dokumenti, ki vodjem pomagajo načrtovati, kdaj njihove ekipe medicinskih sester delajo. Ti urniki pokrivajo vse vrste izmen, od dnevnih do nočnih. Poleg tega upoštevajo posamezne želje osebja, kot so, kdaj lahko in kdaj ne morejo delati, da ohranijo zadovoljstvo vseh in nemoteno delovanje urnika.

Kako predloge za razpored medicinskih sester izboljšujejo upravljanje bolnišnic in klinik?

Predloge za razpored medicinskih sester so izjemno pomembne za nemoteno delovanje bolnišnic in klinik. Veliko zdravstvenih ustanov jih uporablja za lažje načrtovanje urnikov medicinskega osebja, in to zaradi teh razlogov:

Brez zmede: Te predloge pomagajo zmanjšati napake pri načrtovanju, tako da ne ostaneš brez osebja in v paniki pri pokrivanju izmen. Vodje lahko zlahka opazijo vrzeli ali prekrivanja in jih odpravijo, da zagotovijo, da je vedno nekdo na dolžnosti.

Prihranek časa: Uporaba predlog ali aplikacij za načrtovanje urnikov zdravstvenega osebja prihrani veliko časa v primerjavi z ustvarjanjem urnikov iz nič vsak teden. Namesto tega prilagodiš vnaprej pripravljeno predlogo ali posodobiš aplikacijo.

Zadovoljne medicinske sestre: Medicinska nega je zahtevna, zato je ohranjanje zadovoljstva medicinskih sester ključnega pomena. Uporaba teh predlog pomeni, da medicinske sestre dobijo jasne, poštene urnike, okoli katerih lahko načrtujejo. To vodi do srečnejše, bolj produktivne ekipe.

Transparentnost: Upravljanje aplikacij in predlog za razpored medicinskih sester prav tako naredi urnike bolj transparentne. Vsakdo lahko vidi, kdo dela kdaj, zato ni občutka, da kdo prejema posebno obravnavo. Gre za timsko delo in zagotavljanje, da pacienti dobijo vrhunsko oskrbo.

Kako ustvariti predlogo za razpored medicinskih sester

Čeprav je na spletu na voljo nešteto predlog za načrtovanje osebja, je ustvarjanje lastne predloge preprosto – lažje, kot bi pričakovali. To je enkratna naloga, ki vam bo prihranila čas na dolgi rok. Tukaj je 5 preprostih korakov, ki jih lahko sledite:

1. Izberite platformo. Uporabite Excel, Google Preglednice ali spletno programsko opremo za načrtovanje medicinskih sester.
2. Predlogo prilagodite s podatki vaše organizacije in imeni osebja.
3. Če je potrebno, vključite urne postavke za osebje.
4. Izpolnite urnik glede na razpoložljivost osebja in poskrbite, da je delovna obremenitev uravnotežena za vse.
5. Delite urnik s svojo ekipo in nadzorujte, kdo ga lahko ureja po potrebi.
   

Izboljševanje urnikov izmen medicinskih sester: 6 koristnih nasvetov

Zdravstvene organizacije morajo izboljšati svojo strategijo načrtovanja medicinskih sester, da bi izboljšale klinične in poslovne rezultate. Oblikovanje urnika izmen medicinskih sester je le začetek; da bi deloval za vse, preglejte teh šest nasvetov:

Uporabite programsko opremo za načrtovanje medicinskih sester

Programska oprema za načrtovanje medicinskih sester je odlična, ker ohranja stvari jasne in transparentne, tako da vaša ekipa vedno ve, kdaj in kje mora delati. Pozdravite se starim Excelovim preglednicam in preizkusite programsko opremo za načrtovanje izmen, kot je Shifton. Naredi načrtovanje enostavno, tudi ob vrvečem in nenehno spreminjajočem se urniku medicinskega osebja. Poleg tega upravlja zahteve za dopust in vodi evidenco prisotnosti in plač – vse na enem priročnem mestu.

Upoštevajte želje svojega osebja

Pri razporejanju urnikov upoštevajte, kaj vaša ekipa medicinskih sester želi. To je enostaven način, da jih ohranite zadovoljne, jim dvignete duh in jih zadržite pri delu. Nekateri ljudje imajo raje določene izmene, medtem ko bi drugi morda želeli izogibati določenim dnem. Če boste delali okoli teh preferenc, bo vaša ekipa srečnejša in manj verjetno bo, da bo iskala drugod.

Imejte pripravljen varnostni načrt

Življenje je nepredvidljivo, zato bodite pripravljeni na nujne primere. Čeprav je to nesrečno, se te stvari dogajajo in lahko motijo urnik izmen, še posebej med večjimi spremembami izmen v bolnišnicah. Odlično je, če imate na razpolago medicinsko sestro, ki vedno lahko priskoči na pomoč, ko je to potrebno, kot to dela veliko klinik.

Posodabljajte svoj urnik

Ne dovolite, da urnik začne nabirati prah. Poskrbite, da spremljate urnik medicinskih sester in ga tu in tam osvežite. Tako bo ostal v koraku s spremembami razpoložljivosti osebja, potrebami bolnišnic itd. Zadnje, kar si želite, je, da vaša ekipa pregleda zastarel urnik in zamudi izmene ali prispe prepozno, kar poruši celotni sistem izmen medicinskih sester.

Dajte svojim medicinskim sestram počitek

Poskrbite, da vaše medicinske sestre dobijo dovolj časa za počitek med izmenami. Ko medicinske sestre ne dobijo dovolj spanja, so bolj nagnjene k poškodba z iglo in imajo zdravstvene težave, kot so hipertenzija, debelost, sladkorna bolezen, depresija in srčne težave. Poleg tega lahko delo v dolgih urah privede do izgorelosti. Zato je ključno avtomatizirati načrtovanje izmen. Pametna programska oprema za načrtovanje izmen lahko ročujejo urnike brez težav, za razliko od ljudi, ki lahko naredijo napake.

Dobra komunikacija je ključna

Obveščanje vaše ekipe o njihovih urnikih je ključno za ohranjanje zadovoljstva in preprečevanje zmešnjav. Želite ohraniti dobre odnose v svoji ekipi? Vedno jih obveščajte, kaj se dogaja in o prihodnjih spremembah. Uporabljate aplikacijo za načrtovanje medicinskih sester, kjer se lahko vsi hitro prijavijo? To je odlična ideja!

Končne misli

Uporaba programske opreme za zaposlovanje medicinskih sester poenostavi upravljanje delovne obremenitve in poveča produktivnost. Kadar ta ključna naloga ni ustrezno opravljena, lahko povzroči težave za medicinske sestre, vodje medicinskih sester, bolnišnice in paciente. Slabo načrtovanje lahko prav tako povzroči nezadovoljstvo med medicinskimi sestrami in velike stroške bolnišnicam v prekomernih urah. Tukaj pa pomaga Shifton! Kot vodja medicinskih sester je zagotoviti, da je vaše osebje medicinskih sester dobro organizirano, ključno za nemoteno oskrbo pacientov.

S Shifton lahko:

• Enostavno organizirate in nadzirate svojo ekipo medicinskih sester, da zagotovite ustrezno pokritost.
• Spremljate naloge oskrbe pacientov, kot sta dajanje zdravil in izvajanje postopkov.
• Enostavno koordinirate in komunicirate s svojo ekipo.

Poslovite se od glavobolov zaradi ročnega načrtovanja. Vsi so že slišali – v letu 2024 se bodo aplikacije za načrtovanje medicinskih sester uveljavile. Namenjene so olajševanju načrtovanja izmen, zmanjševanju papirologije in pomagajo medicinskim sestram uskladiti delo in življenje.

Preizkusite programsko opremo Shifton za lažje upravljanje medicinskih sester že danes.

Sledenje urniku je eden najpomembnejših dejavnikov v delovnem procesu vsakega podjetja. Strokovnjaki morajo ceniti svoj čas in ga pravilno uporabljati med delovnim časom. Delavci lahko izkoristijo naslednje nasvete, da bo njihovo delo manj hektično.

Poznavanje svojih omejitev je eden najpreprostejših nasvetov za upravljanje časa

Ne bojte se govoriti s svojim vodstvom, če naletite na težave. Bolje je, da stvari pojasnite že na začetku, kot da čakate, da situacija uide izpod nadzora. Na primer, če morate rezervirati hotel za poslovno potovanje, poskrbite, da rezervirate pravilno število sob in da je hotel v pravem delu mesta. Prav tako povprašajte o morebitnih finančnih omejitvah.

Vsega ne morete vedno obvladati sami. Ni sramota prositi za pomoč sodelavcev. Če ste dobili nalogo, ki je ne morete opraviti, lahko delo razdelite med nekaj kolegov. To lahko storite, na primer, če vam je zaupano delo na celotni spletni strani. Delo za nekaj strani lahko prenesete na druge programerje. Tako se boste rešili nepotrebne utrujenosti in imeli več možnosti, da nalogo končate pravočasno.

Ne izgubljajte časa po nepotrebnem

Ne glede na to, kaj se zgodi, ostanite osredotočeni na svoje odgovornosti. Ne skočite s svojega stola takoj, ko vidite, da vaš šef zapusti pisarno. Osredotočite se na svoje delo, namesto, da bi brezciljno hodili po pisarni in se pogovarjali s sodelavci. Svetujemo, da si naredite detaljen delovni načrt, da ostanete na pravi poti.

Poskusite se izogibati motnjam. Nič ni narobe, če pokličete prijatelje in bližnje od časa do časa. Ta praksa pa lahko preraste v slabo navado, če telefonski klici in pošiljanje sporočil uidejo izpod nadzora.

Organizirajte svoje delovno okolje

Ravnanje s svojim delovnim prostorom s spoštovanjem mora biti eden izmed glavnih nasvetov za upravljanje časa. Posebno pozornost posvetite, kje so shranjeni vaši dokumenti. Tako ne boste izgubljali dragocenega časa z iskanjem. Zapišite vse svoje naloge v delovni dnevnik ali digitalen dokument. V nasprotnem primeru tvegate, da jih boste pozabili. Prav tako ne jejte tam, kjer delate. To zmanjšuje koncentracijo in povzroča zaspanost.

Bodite točni

Poskusite priti na delo in ga zapustiti pravočasno. Vzeti preveč prostih dni brez tehtnega razloga ali brez obveščanja nadrejenih je slaba ideja. Če želite oditi prej z dela, o tem obvestite svojega vodjo.

Ne pustite, da sodelavci čakajo, da dokončate svoj del naloge. Še posebej, če delate na velikem projektu in ljudje od vas pričakujejo rezultate. Vaše neukrepanje ali počasno delo bo vplivalo tudi na njihov napredek.

Zdi se, da je veliko izmed nas sposobnih razporediti svoj čas in čas naših zaposlenih ustrezno in razumno. Če je temu tako, zakaj se potem tako pogosto srečujemo s pomanjkanjem tega pomembnega, dragocenega in na žalost omejenega vira? Sprva se zdi, da delamo vse prav: zapisujemo si načrte v beležnice, zmanjšujemo motnje in se držimo svojih ciljev. Morda je temeljni vzrok naših izgub in pomanjkanja časa v tem, da ne upoštevamo učinkovitega upravljanja s časom? Poskusimo ugotoviti, kaj lahko povzroči to, in se naučimo, kako primerno upravljati svoj čas na učinkovit in razumen način.

Da bi to dosegli, moramo govoriti o modelu štirih okvirjev upravljanja s časom. Če želimo razumeti njegove principe, moramo najprej določiti, kaj upravljanje s časom pravzaprav pomeni. Učinkovito upravljanje s časom je znanost, orodje ali pouk o pravilnem vodenju, razporejanju, organiziranju, beleženju in uporabi časa.

Zakaj potrebujemo proces upravljanja s časom?

• Je orodje, ki omogoča izvesti največje število določenih nalog v najkrajšem možnem času;

• Proces upravljanja s časom pomaga pravilno postaviti delovne prioritete;

• Omogoča osredotočenje na najpomembnejše naloge najprej in obravnavanje manj pomembnih odgovornosti šele po reševanju nalog z visoko prioriteto;

• Z upoštevanjem ustreznih modelov upravljanja s časom boste imeli čas za prosti čas, družino in živahno življenje zunaj dela.

Seveda ne smete pozabiti, da vas bo učinkovito upravljanje s časom vodilo k obvladovanju novih pomembnih veščin in metod, uporabljenih pri doseganju določenih ciljev in dokončanju pomembnih projektov. Proces upravljanja s časom je velik mehanizem, ki vsebuje širok spekter dejanj, spretnosti in sposobnosti kot katera koli druga disciplina. Ti vključujejo ustrezno načrtovanje ciljev, delegiranje odgovornosti, izdelavo seznamov in načrtov, spremljanje, analiziranje časovnih stroškov, ocenjevanje vrednosti različnih dejanj, postavljanje prioritet itd.

Kaj točno je model štirih okvirjev?

Klasično upravljanje s časom se je pojavilo pred časom, takrat, ko je bil enoten pristop do upravljanja. Svet se nenehno razvija, enako pa velja za študij učinkovite razporeditve časa. Po izdaji knjige „Reformiranje organizacij: Umetnost, izbira in vodstvo“ Lee Bolmana in Terryja Deala leta 2012 je proces upravljanja s časom postal viden kot kompleksen, večplasten aparat. Takrat se je prvič pojavila notacija „modela štirih okvirjev“. Gre za sistem nadzora vašega časa, sistema, procesa, vas samih in drugih ljudi.

Glavna razlika med monostatičnim in modelom štirih okvirjev pri upravljanju je, da je tradicionalno upravljanje s časom bolj usmerjeno v nadzor časa, ki temelji na eni komponenti – njeni prioriteta. Natančneje, zadevalo je opravljanje delovnih nalog glede na raven njihove pomembnosti. Model štirih okvirjev je bolj podroben, natančen in večplasten pripomoček, ki odkriva vzorce in različne modele upravljanja s časom.

Preprosteje povedano, da bi bilo vaše delo in delo vaših zaposlenih učinkovito in uspešno, morate pozabiti na gledanje procesa upravljanja s časom kot na enostransko vprašanje. Ko opravljate svoje delo, morate biti pozorni na vse štiri spodaj omenjene dejavnike. Vsak izmed njih vam bo pomagal doseči cilje in slediti rokom.

• Naučiti se morate, kako pravilno uporabljati vsako minuto svojega časa in ga popolnoma nadzorovati;

• Dober direktor podjetja mora razviti sistem za izvajanje določenih nalog, bodisi to zadeva njegove lastne naloge ali delo, ki ga opravljajo njegovi zaposleni;

• Imeti morate popoln nadzor nad tem, kako zaposleni delajo na določenih nalogah in projektih. Ne predlagamo, da bi morali neprestano nadzorovati vse vidike delovnega procesa. Poleg tega mora direktor podjetja pregledati in spremljati nekatera najbolj dragocena ali problematična delovna področja;

• Zadnji in nič manj pomemben dejavnik v modelu štirih okvirjev upravljanja s časom: dober šef mora imeti samodisciplino ter sposobnost obvladovanja svojih podrejenih, biti urejen, sprejemati racionalne in zaporedne odločitve.

Seveda ne smemo pozabiti na samodisciplino, saj je pomembna za zaposlene na katerikoli poziciji: od najvišjih do najnižjih ravni. Ko sta oba, vi in vaš zaposleni, urejena in vljudna, bo načrtovanje učinkovitega upravljanja s časom enostavno. Če nimate primerne ravni samoupravljanja in niste preveč dobri pri določitvi svojih prioritet, boste imeli težave pri sistematizaciji in strukturiranju svojega lastnega časa.

Z uporabo tega modela izmed vseh modelov upravljanja s časom boste začeli nadzorovati svoj čas, čas svojih zaposlenih in delovni proces kot celoto. Zdi se, kot da je bilo to orodje posebej oblikovano za vaše dojemanje časa, vaš odnos do življenja in dela. Upoštevalo bo posebnosti vašega sistema in vaš delovni proces ter bo usmerjeno k ljudem, ki vas obkrožajo.

Biti nepremičninski agent je naloga, ki vključuje več funkcij, obsežne podatke in stalno komunikacijo s prodajalci, kupci in razvijalci nepremičnin, čeprav je večino teh funkcij mogoče prenesti na posebno programsko opremo za upravljanje nepremičnin. Ste presenečeni? Potem pa se pogovorimo podrobno o tem, kako programska oprema za upravljanje in urnike nepremičnin pomaga podjetjem ohranjati najvišjo raven storitev in s tem visoko zadovoljstvo strank.

Če želite uspeti v konkurenčni nepremičninski industriji, je pomembno, da ste korak pred drugimi agenti. To pomeni, da se ne smete omejiti na eno lokacijo in si prizadevati pridobiti čim več ponudb za prodajo nepremičnin. Na pomoč vam bo priskočil organizator ogledov nepremičnin, da poenostavite svoje poslovanje in ekipo.

Aplikacije za načrtovanje v nepremičninah vas ne omejujejo le na rutinsko razporejanje. Segajo daleč in vam pomagajo pri številnih nalogah, ki jih imate:

• nadzor vašega natrpanega urnika;
• zagotavljanje več sestankov za seznam nepremičnin;
• načrtovanje obiskov čistilcev in delo dekoraterjev v fazi pred ogledom;
• izračunavanje plače za vaše osebje, če ste lastnik agencije za nepremičnine;
• zagotavljanje enostavne in učinkovite komunikacije znotraj vaše ekipe.

Če organizirate svoj urnik dobro, boste maksimalizirali število sestankov in ogledov, kar bo neposredno vplivalo na vaš provizijski ček.

Lastnosti najboljše programske opreme za upravljanje nepremičnin v letu 2024

Razčlenimo, kako lahko programska oprema za upravljanje nepremičnin poenostavi vaše vsakdanje rutine in katere njene značilnosti pridejo posebej prav nepremičninskim agentom:

Možnost načrtovanja dela

Ko imate ekipo, ki dela za vas, morate načrtovati njihovo delo, razporediti obremenitev in preveriti njihove naloge, da zagotovite nemoteno delovanje agencije, kar vam prinaša stranke in s tem dobiček. Sodobna programska oprema za načrtovanje v nepremičninah vam omogoča, da ustvarite optimalne urnike za svoje zaposlene glede na njihovo razpoložljivost in strokovne kvalifikacije. V Shiftonu lahko na primer dodate vse ustrezne informacije, kot so lokacija in naloge, ter delite naloge s svojimi zaposlenimi prek spleta, tako da ima vaše osebje vse potrebno za kar najboljše delo na svojih mobilnih telefonih. Vsak dobi svoj del naloge in se izognete pomanjkljivostim in prekrivanjem zaradi uporabe premišljenega načrtovalca nepremičnin.

Digitalne naloge, obrazci in kontrolni seznami za vaše najboljše poslovanje

Ko imate skupno področje za hkratno delo z vašo ekipo, lahko poenostavite celoten delovni proces. Poleg tega lahko to možnost uporabljate tako za naloge vaših zaposlenih kot za vaše osebne načrte upravljanja nalog.

• Hitro ustvarjate naloge in jih dodeljujete svojim zaposlenim,
• V realnem času vzdržujete jasen pregled nad njihovim napredkom prav v programski opremi za načrtovanje nepremičnin. To lahko vključuje vse, od enkratnih vzdrževanih zahtev do rednih inšpekcij in čistilnih del.
• Dodate lahko vse informacije, ki jih vaši zaposleni potrebujejo za delo in dokončanje naloge pravočasno, na primer opombe in roke.
• V nareku za nepremičnine, kot je Shifton, lahko razvijate prilagojena poročila, obrazce in kontrolne sezname za vaše osebje, ki jih izpolni, uporablja elektronske podpise za dokazovanje identifikacije vsakega zaposlenega in jih pošlje nazaj na vaš pregled, da ostanete na tekočem in zagotovite skladnost.

Upravljajte svoje objekte z lahkoto

Ko vodite nepremičninsko agencijo, delate kot samostojni nepremičninski agent, izvajate inšpekcijsko službo ali upravljate z objekti, potrebujete celovit pregled vseh vaših virov na prvi pogled. To je tisto, za kar se uporablja programska oprema za upravljanje nepremičnin. Z njo lahko označite vse objekte in stanovanja, jih dodate na seznam, jih upravljate in dodelite naloge, ki zadevajo te objekte, vašemu osebju. Glavne prednosti, ki jih pridobite s takšnimi rešitvami, so naslednje:

• Fleksibilno lahko upravljate vsak objekt ali nepremičnino in z uporabo programske opreme za upravljanje nepremičnin vnesete vse informacije o njem.
• Dodelite lahko stanovanja za prodajo svojim zaposlenim, da razpršite odgovornosti.

Zagotovite varnost in delovanje vašega terenskega osebja

Programska oprema za načrtovanje izmen v nepremičninah vam omogoča opremiti vaše posrednike, agente, inšpektorje in terensko osebje z potrebnimi orodji za odlično delo, vključno z digitalnimi varnostnimi obrazci in varnim vpisom in izpisom na terenu. Poleg tega, ko je vaše osebje na terenu, ni potrebno, da po zaključku svojih nalog razvijajo poročila. V najboljši aplikaciji za nepremičninske posrednike Shifton je mogoče kontrolne sezname in poročila izpolniti na daljavo, z mobilnega telefona in celo na poti, kar poenostavi delovni proces.

Izboljšajte izkušnjo strank

Shifton, kot primer najboljšega načrtovalca za nepremičninske agente, nudi vse sposobnosti, ki jih potrebujete za dvigovanje izkušnje stranke na višjo raven po zaslugi naprednih funkcionalnosti, ki vključujejo naslednja vgrajena orodja:

• Samodejna potrditev sestankov in opomniki, ki preprečujejo, da bi zamudili termine.
• Hitro načrtovanje nadomestnega termina, ko posrednik ne more dokončati sestanka – zamenjate ga lahko z drugim zaposlenim, da poenostavite delovanje in ohranite zvestobo strank.
• Seznanjanje lokacij, da hitro pridobite najbližje delavce do strank in prihranite čas in stroške pri dolgih sestankih.
• Polja za komentarje za deljenje informacij iz prejšnjih nalog in zagotavljanje takojšnjih povratnih informacij, ko so vaši zaposleni na terenu.
• Možnosti virtualnih srečanj za razširitev vaših prizadevanj za timsko sodelovanje in zagotavljanje trenutne komunikacije z osebjem v enem samem spletnem delovnem prostoru.
• Inteligentno ujemanje nalog in avtomatizirano načrtovanje osebja na podlagi poslovnih prioritet za dosledno izpolnjevanje SLM. Na primer, omogoča podjetjem za vrednotenje nepremičnin, da hitro dodelijo razpoložljive delavce novim nalogam in izpolnijo kratke čase izvedbe za večje stranke.

Kot rezultat, ko številne operacije prenesete na spletno področje v programsko opremo za načrtovanje nepremičnin, dobite več koristi od poenostavitve vseh teh procesov do hitrejšega dokončanja poslov in večjega zadovoljstva strank.

Kakšne so prednosti programske opreme za upravljanje nepremičnin za podjetja v nepremičninah?

Glavne prednosti uporabe posebne programske opreme za upravljanje nepremičnin se nanašajo na njeno koristno bistvo in premišljeno zasnovana orodja, ki so vanjo vključena.

• Povečuje učinkovitost z avtomatizacijo kompleksnih in ponavljajočih se dnevnih nalog in procesov. To vam omogoča, da prihranite čas, da se lahko osredotočite na širšo sliko.
• Omogoča vam organiziranje, upravljanje in sledenje pomembnim informacijam in procesom na centralizirani platformi. Poleg tega jih lahko takoj delite s svojim osebjem z uporabo oblačnih tehnologij.
• Deluje v prid varnosti vašega poslovanja z zagotavljanjem varne platforme za upravljanje občutljivih podatkov, kot so informacije o najemnikih, osebni podatki prodajalcev, kupcev, najemodajalcev, njihova plačila in drugi občutljivi podatki. Zaradi visoke ravni zaščite aplikacija za načrtovanje nepremičnin in njeno oblačno shranjevanje zanesljivo varujeta pred uhajanjem podatkov.
• Priskrbi vam vpoglede v realnem času, tako da imate jasen pregled nad vsemi podatki, upravljanimi v sistemu, in zagotavljate instant povratne informacije vaših delavcev. To vam omogoča, da ostanete na vrhu svojih operacij in pravočasno in premišljeno sprejemate informirane odločitve.

Časi, ko ste za uspešno delovanje nepremičninskih podjetij potrebovali le papirnati planer in kalkulator, so že dolgo mimo. Danes, da ostanete pred konkurenti in pridobite več strank ter dobičkonosnih poslov, morate biti hitri, osredotočeni na stranke, zagotavljati prilagodljive in informirane odločitve ter razvijati sinergijo v svoji ekipi. Vse to lahko dosežete z uporabo visoke tehnologije. Dandanes je načrtovalec nepremičnin nepogrešljiv za agente in lastnike agencij. Poleg tega, če je ta načrtovalec tako napreden kot Shifton, pridobite še več koristi in razvijete ekosistem, ki je koristen za komunikacijo vašega osebja.

Niša maloprodaje je zelo dobičkonosna in iskana, vendar ima več skritih pasti, ki lahko vodijo do nizke učinkovitosti upravljanja maloprodaje. Tem se ni treba bati, saj vam nasveti za upravljanje maloprodaje s strani Shifton morda lahko pomagajo pri soočenju z izzivi na poti do upravljanja maloprodaje z najvišjo učinkovitostjo.

Prva stvar, ki jo je treba upoštevati za učinkovitega vodjo v maloprodaji, je, da ta posel od vas zahteva dnevno upravljanje raznolikih zadev in procesov. Štejte ga za nezadržen tok vode, ki ga je treba upravljati. Ta tok vključuje nadzor nad vsemi zaposlenimi v trgovini, delegiranje več opravil njim, upravljanje njihovega zaključevanja ter biti hkrati del ekipe za zagotavljanje sinergije. Zveni malo fantastično? To je resnično, ko imate informacijsko podporo in veste, kako sinergizirati delo svoje maloprodajne ekipe. Shifton deli najučinkovitejše nasvete za upravljanje maloprodajnega osebja, da vam pri tem pomaga.

Kaj je maloprodajni vodja in katere naloge opravlja?

Maloprodajni vodja je oseba, ki upravlja maloprodajno trgovino, pomaga pri upravljanju ali upravlja določen oddelek. Ker se maloprodajne trgovine lahko razlikujejo po velikosti od majhnih podjetij z nekaj sto metri prodajnih površin do velikih skladišč, nakupovalnih središč in supermarketov v lasti velikih korporacij, se dolžnosti in naloge maloprodajnega vodje lahko razlikujejo. Poleg tega se razlikujejo tudi dnevno, odvisno od trenutne obremenitve prodajne točke ali oddelka, toka kupcev in celo sezonskosti.

Vendar pa najpogosteje biti maloprodajni vodja vključuje naslednje naloge upravljanja maloprodajnega osebja:

• urejanje okolja trgovine tako, da je ergonomsko in privlačno za kupce;
• upravljanje zaposlenih v trgovini, njihovih nalog in rezultatov;
• vzdrževanje in sledenje blaga v zalogi;
• sledenje, ublažitev in preprečevanje izgub zaradi tatvin;
• storitev za kupce, ki je odvisna od vaše pomoči;
• sledenje prodaji v določenih obdobjih in zagotavljanje poročil višjim vodjem.

Na kratko povedano, maloprodajni vodja je zaposleni, ki je odgovoren za celotno funkcionalnost in učinkovitost prodajnega mesta.

Kako biti dober maloprodajni vodja

Ponujamo vam nekaj nasvetov, ki se prilegajo maloprodajnim vodjem katere koli vrste in velikosti posla ter zagotavljajo učinkovito upravljanje maloprodajnega osebja ob pravilni uporabi.

Načrtovanje delovnih urnikov v maloprodaji je nujno!

Vaša prodajna točka bi morala delati kot ura, da bi prinašala dobiček. Za to potrebujete, da vaše osebje začne svoje delo pravočasno in deluje istočasno. Tako tudi za majhno trgovino z živili morate zagotoviti ustrezno načrtovanje delovnih urnikov. Redne in logične izmene v supermarketih ali nakupovalnih središčih so res nujne.

Čeprav je načrtovanje delovnih urnikov v maloprodajni industriji lahko prava nočna mora, je rešitev preprosta in je utelešena v sodobni programski opremi za načrtovanje delovnih urnikov v maloprodaji. Z njo vam ni treba upoštevati masovnih podatkov ali jih zapisovati v tabele na papirju, da bi se odločili o prošnjah za prosti čas, dopustih, nujnih primerih, zasedenih časih, lenih časih, bolnih časih itd. Namesto tega uporabite avtomatizirano orodje in lahko v njej sproti vnašate nove spremenljivke in podatke.

Z uporabo ustreznega načrtovalnika delovnih urnikov v maloprodaji lahko hkrati izvajate več nalog.

• Odločanje o najboljši kombinaciji zaposlenih za vsako izmeno, da bo njihovo delo najučinkovitejše in prijazno kupcem. Ekipo za izmenu lahko izberete na podlagi njihovih veščin, trdega dela in sinergije, ki jo imajo.
• Načrtovalnik delovnih urnikov v maloprodaji, kot je Shifton, poenostavi proces načrtovanja z opozorili in predlogi, tako da se lahko izognete podvajanju rezervacij, konfliktom in načrtovanju nekoga, ko ne more delati. Optimizirajte delovne urnike izmene z nekaj potezami in takoj ustvarite optimalne urnike izmene.
• Distribucija urnikov in izmen je tudi del programske opreme za načrtovanje delovnih urnikov zaposlenih v maloprodaji. Vaša ekipa ima dostop do nadzorne plošče v aplikaciji in zlahka pridobi informacije, kdaj je njihova izmena ali predlaga spremembe, če imajo kakšne ovire. Vse lahko organizirate v oblaku, tako da je dostopno kjerkoli, kadarkoli in takoj obvesti vašo maloprodajno ekipo o vseh spremembah. Vsak zaposleni lahko predlaga spremembe urnika, neodvisno izmenja izmene, prejema opozorila o spremembah urnika dela

Najboljše pri programski opremi za načrtovanje delovnih urnikov za maloprodajo je, da avtomatizira vse, kar se da avtomatizirati, od dodeljevanja izmen do izračunavanja plač in delovnih ur za vsakega zaposlenega in ekipo kot celoto. Samodejno lahko ustvarite optimalen rotacijski urnik za prodajne pomočnike, blagajnike, varnostnike, nakladalce in prodajno osebje z avtomatsko koordinacijo sprememb izmen in dodeljevanjem izmen zaposlenim, vključno z nadurami.

Naloge maloprodajnega vodje

Upravljanje nalog je tudi del rutine upravljanja maloprodajnega osebja. Morate poudariti dnevne naloge, določiti njihove izvajalce, slediti njihovemu zaključku in poročati o rezultatih. Dobra novica je, da lahko uporabite isti načrtovalnik delovnih urnikov kot programsko opremo za upravljanje nalog v maloprodaji. Vključuje naloge, ki jih morate delegirati zaposlenim, ki jih upravljate, poleg tega pa lahko načrtujete svoje dneve in si zagotovite kontrolne sezname, da ne bi ničesar zamudili. Lahko določite prioritete, nadzirate dokončanje vsake naloge in zagotovite obvestila o izjemno pomembnih nalogah in rokih za vas in vaše osebje.

Uporabite učinkovito upravljanje časa

Ko smo rekli, da mora maloprodajna točka delovati kot ura, smo govorili tudi o učinkovitem upravljanju časa. Če vaši prodajni pomočniki stalno zamujajo, dostavljalci ne morejo pravočasno dostaviti, ali vaše skladiščno osebje pozablja na dobavljanje zalog, kaj se potem zgodi? Prava katastrofa! Vendar lahko tudi to avtomatizirate, da bi zmanjšali tveganja, ki smo jih navedli. Uporabiti morate programsko opremo za upravljanje časa in prisotnosti v maloprodaji. Shifton to ponuja v svoji programski opremi za načrtovanje za maloprodajo za velika podjetja. Enako velja za obdobja zastojev, ko je manj kupcev, in večina zaposlenih ni vključena v delovni tok. Dobro upravljanje časa vam omogoča, da zagotavljate fleksibilne rešitve za svojo ekipo: kdaj jih morate začeti delati, kdaj morate imeti več osebja v trgovini, da bi se soočili z intenzivnim tokom kupcev, in kdaj jim lahko omogočite proste dni brez izgub v učinkovitosti trgovine. Samo poskusite zagotoviti upravljanje časa v Shifton in morda boste presenečeni, kako enostavno je, ko je avtomatizirano in poenostavljeno.

Najemite visokokakovostno ekipo

Učinkovitost vaše trgovine ali oddelka se začne z vašo ekipo. Lahko imate nekaj pomočnikov vodij, če upravljate velik oddelek za delegiranje nalog zaposlovanja in iskanja talentov, in lahko uporabite programsko opremo za načrtovanje delovnih urnikov v maloprodaji, da nadzorujete učinkovitost vsakega delavca in jih zamenjate, če ne izpolnjujejo vaših zahtev ali delajo s prenizko zavzetostjo.

Uporabite programsko opremo za načrtovanje delovnih urnikov v maloprodaji

Kot lahko vidite, lahko več maloprodajnih rutinskih nalog olajšate z uporabo programske opreme za načrtovanje delovnih urnikov v maloprodaji. S to programsko opremo dosežete višje rezultate na naslednjih področjih:

• upravljanje urnikov zaposlenih;
• analiza dnevne prodaje;
• sledenje odsotnosti zaposlenih;
• zagotavljanje učinkovitega upravljanja nalog za vas in vsakega zaposlenega.

Z širše perspektive vam lahko to pomaga zgraditi učinkovito strategijo upravljanja in postaviti cilje za vsako prodajno točko, ki so dosegljivi in logični.

Osredotočite se na promet v trgovini

Promet v prodajni točki je tisto, kar kaže na njeno donosnost. Programsko opremo lahko uporabite za štetje kupcev in izvoz poročil o zasedenih časih. Z poznavanjem prometa v vaši trgovini in kdaj ste najbolj zasedeni se lahko bolje pripravite in preprečite nujne primere na datumih največjega obsega, npr. na praznikih, črnih petkih ali obdobjih razprodaj. Pomaga vam lahko načrtovati ustrezno osebje za pričakovano število kupcev in se izogniti razporejanju velikih organizacijskih nalog ali nabavi za čase, ko bo trgovina polna kupcev.

Zagotovite takojšnje sledenje podatkom

Upravljanje maloprodaje temelji na številkah: prodaje, obiskovalci, blago na zalogi, prodano blago, prihodki in stroški vzdrževanja, tvorijo celoten delovni tok. Vsi ti podatki zahtevajo vašo pozornost in natančno izračunavanje. Ročno je to skrajno težko opravilo, vendar ga še vedno morate opraviti. Ko uporabljate programsko opremo za načrtovanje delovnih urnikov v maloprodaji, lahko vse podatke hranite na enem mestu, jih upravljate in zagotavljate poročila, ki prikazujejo vaše upravljalske rezultate v številkah.

Katere podatke preveriti in obdelati?

• Število strank;
• Ravni prodaje;
• Število prodanega blaga v določenih obdobjih;
• Delovne ure za vsakega zaposlenega;
• Prekomerno delo;
• Ure največjega pretoka v vaši trgovini.

Nato lahko s temi podatki analizirate celotno delo in ga izboljšate, ko je to potrebno.

Kako izboljšati upravljanje maloprodajne ekipe?

Učinkovito upravljanje ekipe v maloprodajni industriji lahko naredi veliko razliko v zadovoljstvu strank in splošnem poslovnem uspehu. Tukaj je nekaj dodatnih nasvetov:

• Zagotovite najboljši načrt razporejanja (na primer 2/2, 3/3, 1/3, 5/2), odvisno od specifik vaše trgovine. Ne bojte se preizkusiti nekaterih izmed njih, da se odločite za najboljšega.
• Določite jasne naloge in obvestite svoje osebje o njih. Lahko ustvarite dodelitve opravil za zaposlene v oblakovnem okolju z uporabo načrtovalnika delovnih urnikov. Poleg tega ne pozabite slediti tem nalogam in zagotoviti kontrolne sezname in status nalog za njih. Shiftonova programska oprema za načrtovanje delovnih urnikov vam zagotavlja vse te funkcije.
• Pošljite samodejna potisna obvestila in opomnike svojemu osebju, da jih opozorite in preprečite manjkajoče izmene ali zastarele zadolžitve.
• Ne ostanite zaklenjeni v svoji pisarni. Izmenjajte izmene, vikende in bolniške dneve na spletu, da prihranite čas in ostanete mobilni.
• Motivirajte svoje zaposlene z bonusi za nadurno delo – z lahkoto jih lahko izračunate v programski opremi za načrtovanje delovnih urnikov zaposlenih.
• Delajte z odmori, da se izognete sočasnim odmorom v vaši ekipi. Ustvarite vnaprej načrtovane odmore ali nastavite omejitve glede števila in trajanja odmorov, da zagotovite, da bo v trgovini vedno dovolj osebja za zagotavljanje storitev strankam.
• Delajte s prisotnostjo, da razumete, kdaj oseba dejansko začne in konča izmeno. Če zaznate, da nekateri vaši zaposleni nenehno zamujajo, lahko dodelite kazni za slabo delo na enak način, kot izračunate bonuse.

Poenostavite načrtovanje

S robustno aplikacijo za komunikacijo z zaposlenimi lahko učinkoviteje razporedite zaposlene na naslednje načine:

• Dodelite izmene osebju glede na njihovo delovno vlogo in razpoložljivost.
• Uporabite vleci in spusti, dodelite izmene v skupinah, nastavite ponavljajoče se izmene, ustvarite prilagodljive predloge in celo omogočite zaposlenim, da prevzamejo proste izmene.
• Avtomatizirana potisna obvestila, tako da lahko zaposleni takoj sprejmejo ali zavrnejo izmene neposredno s svojih mobilnih naprav.
• Vključite naloge izmene, opombe in celo datoteke v razpored, da bodo zaposleni vedeli, kaj točno storiti ob prihodu na delo.
• Popoln nadzor nad sodelovalnim načrtovanjem osebja v realnem času, vse to med gibanjem.

Biti učinkovit vodja trgovine ni misija nemogoče, ne glede na to, ali vodite manjšo trgovino ali celoten oddelek za maloprodajo. Samo zapomnite si, da je vaša učinkovitost osnovana na treh stebrih, ki so naslednji:

• Temeljito načrtovanje in upravljanje časa.
• Učinkovito zaposlovanje za ustvarjanje najboljše ekipe.
• Brezhibna programska oprema za načrtovanje zaposlenih pomaga pri večini rutinskih nalog vsak dan.

Če sta prva dva večinoma vaša odgovornost, vam lahko Shifton zagotovi tretji steber za poenostavitev, prihranek časa in učinkovito vodenje vašega delovnega toka.