Ako ušetriť čas a peniaze automatickým plánovaním pre zamestnancov

Napísal

Daria Olieshko

Publikované dňa

11 sep 2024

Čas čítania

9 - 11 min čítanie

Samodejna programska oprema za razporejanje lahko podjetjem vseh velikosti močno olajša upravljanje urnikov zaposlenih ter zmanjša kompleksnost in časovno zahtevnost tega procesa. Ne glede na to, ali vodite majhno zagonsko podjetje ali veliko korporacijo, ročno ustvarjanje in upravljanje urnikov pogosto spremljajo neučinkovitosti, napake in povišani stroški dela. V panogah, kjer so izmene zaposlenih ključne za zagotavljanje delovanja - kot so zdravstvo, maloprodaja in gostinstvo - lahko ročno razporejanje povzroči resne motnje.Z vzponom programov za samodejno razporejanje imajo podjetja zdaj močno orodje na voljo. Z implementacijo generatorja samodejnega razporeda lahko podjetja poenostavijo upravljanje delovne sile, prihranijo čas in zmanjšajo stroške. Ta tehnologija ni več rezervirana samo za velika podjetja - tudi mala in srednje velika podjetja jo uvajajo, da optimizirajo svoje procese razporejanja.

Zakaj je samodejno razporejanje nepogrešljivo

Upravljanje delovne sile presega zgolj dodeljevanje izmen zaposlenim. Zahteva podrobno razumevanje razpoložljivosti, veščin in preferenc vsakega zaposlenega ter vzorcev povpraševanja podjetja in regulativnih zahtev. Ročno upravljanje pušča preveč prostora za napake - preveč ali premalo zaposlenih, izpuščene izmene in kršitve delovne zakonodaje so pogoste pasti.Tukaj se izkaže bistvenost programske opreme za samodejno razporejanje. Avtomatizira proces razporejanja z analizo podatkov, vključno z razpoložljivostjo zaposlenih in napovedmi delovne obremenitve, da ustvari učinkovite urnike, ki zadovoljujejo potrebe podjetja. To je še posebej uporabno za podjetja, ki se zanašajo na zaposlene v izmenah ali tista, ki imajo različne potrebe po zaposlenih skozi teden ali mesec.Poleg varčevanja s časom samodejno razporejanje zagotavlja natančnost in skladnost. Zmanjšuje človeške napake, kot so dvojno rezerviranje, preveč razporejenih delovnih ur ali nezmožnost upoštevanja obveznih počitkov in delovnih zakonov. Posledično se vašemu podjetju izognete dragim kaznim in zagotovite nemoteno delovanje brez neučinkovitosti, povezanih z ročnim razporejanjem.Poleg tega omogoča avtomatizirano razporejanje takojšnje posodobitve. Ko se zaposleni prijavijo kot bolni ali se povpraševanje nenadoma spremeni, se lahko podjetja v realnem času prilagodijo z minimalnimi motnjami. Ta stopnja prilagodljivosti in odzivnosti pomaga zagotoviti, da je vaša delovna sila vedno optimizirana glede na trenutne potrebe.

Kako deluje samodejno razporejanje

V osnovi programska oprema za samodejno razporejanje uporablja inteligentne algoritme in vnose podatkov za ustvarjanje optimiziranih urnikov. Proces je preprost, vendar zelo učinkovit.

Vodje vnesejo informacije v sistem, kot so razpoložljivost zaposlenih, stopnja veščin in kakršne koli preference pri razporejanju. Ti podatki služijo kot podlaga za ustvarjanje urnikov.
Podjetja lahko vnesejo pravila v zvezi z največjim delovnim časom, omejitvami nadur, potrebnimi odmori in skladnostjo z delovno zakonodajo. Ta pravila pomagajo programski opremi, da se drži zakonskih zahtev.
Ko so podatki vneseni, programska oprema ustvari optimiziran urnik na podlagi potreb podjetja in razpoložljivosti zaposlenih.
Če so potrebne spremembe v zadnjem trenutku - kot je prijava zaposlenega zaradi bolezni - programska oprema omogoča posodobitve v realnem času. Lahko predlaga nadomestila in se ustrezno prilagodi urniku.

Nekatera napredna programska oprema za samodejno razporejanje celo vključuje strojno učenje, kar omogoča izboljševanje sčasoma z analizo vzorcev in napovedovanjem prihodnjih potreb po razporejanjih. Na primer, če določeni dnevi ali ure dosledno zahtevajo več osebja, programska oprema lahko napove in se ustrezno prilagodi.

Ključne prednosti samodejnega razporejanja

Avtomatizacija procesa razporejanja prinaša vrsto prednosti, zaradi katerih je upravljanje ekipe bolj učinkovito in manj časovno zahtevno. Z zmanjšanjem potrebe po ročnem vnosu lahko podjetja sprostijo dragocen čas in vire, kar omogoča vodjem, da se osredotočijo na druge pomembne naloge.

Prihranek časa: zmanjšan ročni vnos, hitrejše razporejanje

Ročno razporejanje lahko traja ure, še posebej za večja podjetja. Programska oprema za samodejno razporejanje močno skrajša ta čas z ustvarjanjem urnikov v nekaj minutah. Na ta način prihranjen čas se lahko porabi za druge ključne naloge, kot so strateško načrtovanje ali izboljšanje delovanja.Avtomatizirani sistemi podjetjem omogočajo tudi razporejanje daleč vnaprej, z možnostjo ponovitve ali prilagoditve ponavljajočih se urnikov. To odpravlja potrebo po ustvarjanju novega urnika iz nič vsak teden ali mesec.

Prihranek stroškov: optimizirani stroški dela, manj nadur

S programsko opremo za samodejno razporejanje lahko podjetja znatno zmanjšajo stroške dela z optimizacijo ravni zaposlenosti. Programska oprema zagotavlja, da so zaposleni razporejeni le, ko so potrebni, kar preprečuje preveč zaposlenih in nepotrebne nadure.To ne samo znižuje stroške, ampak tudi zagotavlja, da so ravni zaposlenosti usklajene s povpraševanjem. Na primer, maloprodajna podjetja lahko zagotavljajo dovolj zaposlenih med najvišjimi nakupovalnimi urami ter hkrati zmanjšajo število osebja v tišjem obdobju. Prav tako so zmanjšani stroški nadur, saj sistem zagotavlja skladnost z omejitvami delovnih ur in zahtevami za počitke.

Prilagodljivost: prilagajanje spremembam v povpraševanju in razpoložljivosti osebja

Podjetja delujejo v dinamičnih okoljih, kjer se lahko potrebe po osebju nenadoma spremenijo. Programska oprema za samodejno razporejanje omogoča prilagodljivost za hitro prilagajanje tem spremembam. Vodje lahko enostavno prilagodijo urnike glede na nihajoče povpraševanje ali razpoložljivost zaposlenih, kar zagotavlja nemoten potek dela tudi med najvišjimi časi ali nepredvidenimi pomanjkanji osebja.Poleg tega mnogi sistemi avtomatiziranega razporejanja omogočajo zaposlenim zamenjavo izmen ali prošnjo za spremembe v sistemu. Ta funkcija samo-storitve izboljšuje zadovoljstvo zaposlenih, saj jim daje večjo kontrolo nad njihovimi delovnimi urniki.

Natančnost: zmanjševanje človeških napak in konfliktov

Človeške napake so neizogibne pri ročnem razporejanju. Prezreti razpoložljivost zaposlenega ali nenamerno dodeliti nekaj za dvojno izmeno lahko povzroči frustracije in operativne motnje. Programska oprema za samodejno razporejanje odpravlja te napake z uporabo podatkov za ustvarjanje urnikov brez konfliktov.Sistem zagotavlja, da so zaposleni razporejeni glede na njihovo razpoložljivost in zakonske delovne ure, s čimer zmanjšuje tveganje za konflikte v urnikih ali neskladnost. Posledično podjetja izogibajo kaznim, povezanim s kršitvami delovne zakonodaje, in izboljšujejo zadovoljstvo zaposlenih z doslednim, brezkonfliktnim razporejanjem.

Študije primerov: uspešne zgodbe o samodejnem razporejanju

Mnoga podjetja v različnih panogah so uspešno uvedla programsko opremo za samodejno razporejanje, da bi izboljšala učinkovitost, zmanjšala stroške in povečala zadovoljstvo zaposlenih.Na primer, ena znana velika maloprodajna veriga je uvedla samodejnega ustvarjalca urnikov in zabeležila 15 % zmanjšanje stroškov dela v prvih šestih mesecih. Programska oprema je optimizirala ravni zaposlenih, zlasti med najvišjimi prodajnimi obdobji, kar je vodilo k izboljšani storitvi za stranke brez presežnega porabe za delo.V zdravstveni industriji so bolnišnice sprejele programsko opremo za samodejno razporejanje za upravljanje zapletenih vzorcev izmen medicinskih sester in zdravnikov. Sistem je zagotavljal, da so bili zaposleni razporejeni v skladu z delovno zakonodajo ter upošteval tudi individualne preference. To je zmanjšalo izgorelost med osebjem in izboljšalo splošno zadovoljstvo z delom.V drugem primeru je veriga restavracij uporabila samodejno razporejanje za prilagoditev nihajočemu povpraševanju med prazniki in posebnimi dogodki. Programska oprema je omogočila vodjem, da prilagodijo ravni zaposlenih v realnem času, kar je zagotavljalo, da imajo dovolj zaposlenih med najvišjimi časovnimi intervali, ne da bi preveč zaposlili v počasnejših obdobjih.

Funkcije, ki jih je potrebno iskati v programski opremi za samodejno razporejanje

Pri izbiri samodejnega ustvarjalca urnikov je pomembno izbrati programsko opremo, ki ustreza potrebam vašega podjetja. Tukaj je nekaj ključnih funkcij, ki jih je treba upoštevati:

Uporabniku prijazen vmesnik

Programsko opremo je treba upravljati intuitivno in enostavno, z jasnim, uporabniku prijaznim vmesnikom. Vodje bi morali hitro navigirati po sistemu, nastaviti parametre in ustvarjati urnike brez obsežnega usposabljanja.

Prilagodljive možnosti

Vsako podjetje ima edinstvene potrebe pri upravljanju delovne sile. Poiščite programsko opremo za samodejno razporejanje, ki omogoča prilagajanje vzorcev izmen, preferenc zaposlenih in pravil skladnosti. Prilagodljive možnosti zagotavljajo, da se programska oprema lahko razvija in prilagaja, ko vaše podjetje raste.

Zmožnosti integracije

Možnost integracije z drugimi poslovnimi sistemi - kot so plače, HR in programska oprema za sledenje časa - je ključna. Integracija zagotavlja, da so urniki brezhibno usklajeni z širšimi poslovnimi procesi, kar izboljšuje učinkovitost in natančnost na vseh področjih.

Mobilni dostop

Današnja delovna sila se vse bolj seli, zaposleni pa pričakujejo dostop do svojih urnikov na poti. Izberite programsko opremo, ki omogoča mobilni dostop, kar zaposlenim omogoča ogled in prilagajanje njihovih izmen iz svojih pametnih telefonov. Ta funkcija tudi omogoča vodjem, da po potrebi opravijo spremembe v realnem času.

Pogosti izzivi in kako jih premagati

Čeprav programska oprema za samodejno načrtovanje ponuja številne prednosti, lahko podjetja med implementacijo naletijo na nekatere izzive. Ti lahko vključujejo odpor zaposlenih, ki so navajeni ročnega načrtovanja, ali tehnične težave, povezane z integracijo programske opreme z obstoječimi sistemi.Za premagovanje teh izzivov je pomembno, da zagotovite usposabljanje in jasno komunikacijo z zaposlenimi ter poudarite prednosti samodejnega načrtovanja tako za podjetje kot za delovno silo. Poleg tega lahko izbira programske opreme z močno podporo strankam pomaga rešiti morebitne tehnične težave, ki se pojavijo med prehodom.

Kako izbrati pravo orodje za samodejno načrtovanje

Izbira prave programske opreme za samodejno načrtovanje je odvisna od specifičnih potreb vašega podjetja. Začnite z ocenjevanjem velikosti vaše delovne sile, zapletenosti vaših zahtev za načrtovanje in vašega proračuna. Primerjajte funkcije in cene različnih možnosti ter razmislite o programski opremi, ki ponuja brezplačno preizkusno obdobje ali demonstracijo, da jo lahko preizkusite pred odločitvijo.Shifton na primer ponuja vrsto funkcij po nižji ceni v primerjavi z drugimi samodejnimi generatorji urnikov. Ponuja uporabniku prijazen vmesnik, prilagoditve v realnem času in prilagodljive možnosti — vse to ob zelo ugodnih stroških. Podjetja, ki si želijo poenostaviti svoje procese načrtovanja in hkrati ohraniti nizke stroške, bodo v Shiftonu našla idealno rešitev.

Zaključek

Uvajanje programske opreme za samodejno načrtovanje lahko podjetjem prihrani veliko časa in denarja z racionalizacijo procesa načrtovanja, zmanjšanjem napak in optimizacijo stroškov dela. Ne glede na to, ali vodite majhno podjetje ali upravljate veliko ekipo, so prednosti avtomatiziranega načrtovanja jasne — izboljšana učinkovitost, povečana prilagodljivost in boljša skladnost z delovnopravnimi predpisi.Shifton ponuja podjetjem cenovno ugodno in zelo funkcionalno rešitev za načrtovanje delovne sile. S funkcijami, kot so posodobitve v realnem času, prilagodljive možnosti in brezhibna integracija, Shifton pomaga podjetjem dvigniti svoj postopek načrtovanja na višjo raven.Da vidite, kako lahko Shiftonov samodejni generator urnikov spremeni vaše načrtovanje, rezervirajte demo še danes in začnite prihraniti čas in denar z avtomatiziranim upravljanjem osebja.