Как наладить эффективное управление проектами

Научитесь секретам грамотного проектного менеджмента

Фото с сайта: pexels.com

Компания не может развиваться и увеличивать доходы, полагаясь только на старые бизнес идеи. Для того, чтобы приспособиться к изменениям рынка, её руководству необходимо постоянно разрабатывать новые идеи и концепции. На основе данных идей можно создать новые продукты и услуги. На первый взгляд – ничего сложного, однако в реальности все далеко не так просто. Одно дело придумать идею, и совершенно другое – построить проект на ее основе.

Данный процесс настолько нестабилен, что всего треть проектов закачиваются в срок и вписываются в рамки изначально заложенного  бюджета. Иногда это случается из-за ошибок, которые делают руководители проектов. Предлагаем вашему вниманию 5 наиболее распространенных ошибок, которые возникают из-за пренебрежения определенными аспектами планирования проекта. Преодолев их, вы сможете  эффективно управлять проектами.

Для эффективного проектного менеджмента необходимо наличие четкой цели

Согласно исследованиям  американского Института управления проектами, треть всех проектов никогда не доводят до конца, потому что у тех, кто над ним работает, нет конкретной цели. Дальнейший проектный менеджмент невозможен, если команда не может сформулировать конкретную задачу проекта.

Возьмем для примера небольшую фирму, которая разрабатывает мобильные приложения. Она хочет выйти на рынок мобильных видеоигр с помощью запуска проекта в жанре головоломка. В данном случае разработчики с большой вероятностью обсуждали бы следующие темы:

Все эти вопросы должны быть обсуждены во время первого и последующих заседаний. руководителю проекта и работникам нужно понять, как лучше всего добиться поставленных целей, и сколько на это потребуется времени.

Для качественного проектного менеджмента нужно составить список требований

Для эффективного управление проектом важно понимать, как будет выглядеть его конечный результат. Менеджеры должны составить список требований для проекта и представить его работникам. Перечень должен содержать следующую информацию:

В данном документе также необходимо указать конечный продукт, которую создадут в рамках проекта. В случае с мобильной видеоигрой речь может идти о концепт-арте, аудио эффектах, коде разных элементов (физика, эффекты, игровая механика). Возле каждого пункта в списке должна быть приблизительная дата завершения работы над тем или иным продуктом/услугой.

Взятые с потолка подсчеты – худший враг руководителя проекта

Успевать с заданиями в срок – одна из самых сложных  задач в работе над проектом. Хороший менеджер должен поддерживать связь с командой и запрашивать информацию о прогрессе в каждом отделе. Таким образом руководитель проекта будет знать, справляется ли команда в назначенные сроки,, или ей нужно дополнительное время на поставленные задачи.

Непредвиденные события могут растянуть работу над проектом еще на месяц, если не больше. Хороший проектный менеджмент должен учитывать такой поворот событий.  Если вы не сделаете необходимых подсчетов, то рискуете до бесконечности откладывать срок завершение проекта. Во избежание подобных проблем в будущем, необходимо общаться с каждым специалистом и оценивать, насколько он вписывается в поставленные временные рамки.

Проектные менеджеры часто не уделяют внимание рискам

В теории все запланированное вами и вашей командой обязательно сбывается, однако в реальности с выполнением проекта могут возникнуть задержки, пропущенные сроки, кто-то может заболеть и даже уволиться. Наличие плана на такие случаи снижает риск провала проекта практически вполовину. Это не очень сложный процесс, однако он требует учета всех факторов, которые могут повлиять на конкретный проект.

В список рисков практически всегда входят следующие:

Менеджер проекта должен оценить все риски и их влияние на все этапы разработки проекта. Например, назначить заместителя руководителя проекта, который сможет заменить его в случае форс-мажора и продолжить работу в его отсутствие. Также могут возникнуть проблемы с технической стороны, такие как переход на новое железо или софт, что потребует найма дополнительных специалистов. Нужно разработать подробный план на случай подобных происшествий.

Эффективное управление проектами требует наличия гибкого графика

Наличие стабильного рабочего графика для команды является главным для налаживания стабильного рабочего процесса. В трудовой график команды необходимо внести все будние и выходные дни. Вместе с тем, расписание должно быть немного гибким. Это не значит что сотрудники будут приходить на работу когда им вздумается.

Любое расписание должно предоставить работникам немного гибкости в случае непредвиденных обстоятельств. Любой человек может отсутствовать по ряду причин: болезни, семейные обстоятельства, травма или другая причина. Для таких случаев нужны замены, которые позволят продолжить работу над проектом, в зависимости от того, как долго работник будет отсутствовать.

Хороший рабочий план должен включать все данные возможности. Также необходимо предоставить сотрудникам такую же  свободу с предложением новых идей, которые могут быть полезными для успешного завершения проекта. На сегодняшний день существует множество программ, которые упрощают проектный менеджмент. Речь, в том числе идет о таких решениях, как Social Shared, Wrike, Slack, Procore и многих других.