Systemy ATS i CRM: Prosty przewodnik po inteligentniejszym rekrutowaniu

Rekrutacja nigdy nie była łatwa. Firmy otrzymują setki CV na jedno ogłoszenie o pracę, rekruterzy spędzają godziny na sortowaniu aplikacji, a kandydaci często narzekają na powolną lub niejasną komunikację. Aby to naprawić, firmy sięgają po narzędzia cyfrowe, które przyspieszają, ułatwiają i czynią proces rekrutacji bardziej niezawodnym. Dwa z najważniejszych narzędzi to systemy ATS i CRM.

Te rozwiązania zmieniają sposób, w jaki firmy rekrutują. Redukują ręczną pracę, poprawiają doświadczenie kandydatów i dostarczają menedżerom dane, które pozwalają podejmować mądrzejsze decyzje. Ale czym dokładnie są ATS i CRM, czym się różnią i dlaczego Twoja firma powinna z nich korzystać? Wyjaśnijmy to w prostych słowach.

Czym są systemy ATS i CRM?

ATS, czyli system śledzenia aplikacji, to oprogramowanie zaprojektowane do zarządzania aplikacjami o pracę. Zamiast ręcznie otwierać każde CV i tworzyć nieskończone arkusze kalkulacyjne, ATS zbiera wszystkie aplikacje w jednym miejscu, filtruje kandydatów według umiejętności lub doświadczenia, a nawet umawia rozmowy kwalifikacyjne.

CRM, czyli system zarządzania relacjami z kandydatami, koncentruje się na komunikacji. Śledzi kandydatów, nawet tych, którzy nie zostali zatrudnieni za pierwszym razem, i pomaga rekruterom utrzymywać kontakt. Dzięki CRM, zespoły HR mogą wysyłać e-maile kontrolne, przypomnienia o nowych możliwościach i aktualizacje dotyczące procesu rekrutacji.

Po połączeniu, te systemy tworzą pełne rozwiązanie rekrutacyjne: ATS zajmuje się procesem znajdowania i filtrowania kandydatów, podczas gdy CRM zapewnia ciągłą komunikację i budowanie relacji.

Dlaczego firmy potrzebują ATS i CRM

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, potrzebuje odpowiednich osób, aby się rozwijać. Ale tradycyjne metody rekrutacji są zbyt powolne na dzisiejszym rynku. Oto kilka powodów, dlaczego ATS i CRM są istotne:

1. Oszczędność czasu – ATS może przeskanować setki CV w ciągu sekund. CRM może automatycznie wysyłać spersonalizowane wiadomości, redukując pracę ręczną.

2. Lepsze doświadczenie kandydatów – Wnioskodawcy otrzymują szybsze odpowiedzi, jasne aktualizacje i bardziej profesjonalną komunikację.

3. Rekrutacja napędzana danymi – ATS dostarcza raportów o szybkości zatrudniania i źródłach kandydatów. CRM śledzi, jak aplikanci wchodzą w interakcję z Twoją firmą.

4. Współpraca – Oba systemy centralizują informacje, co ułatwia zespołom HR współpracę.

5. Niższe koszty – Dzięki eliminacji zbędnych zadań i zmniejszeniu ryzyka złych zatrudnień, firmy oszczędzają pieniądze.

Dlaczego ATS i CRM są różne, ale wzajemnie się uzupełniają

Czy chociaż współdziałają, ATS i CRM służą różnym celom:

• ATS = proces – Organizuje i automatyzuje kroki rekrutacji.

• CRM = ludzie – Pomaga budować i utrzymywać relacje z kandydatami.

Wyobraź sobie ATS jako maszynę sortującą, a CRM jako menedżera komunikacji. Jeden zapewnia, że nie utoniesz w CV, podczas gdy drugi upewnia się, że kandydaci nie czują się pomijani.

Wyjaśnienie funkcji ATS

ATS posiada mocne funkcje zaprojektowane, aby uprościć proces rekrutacji:

• Przesiewanie CV – Filtruje kandydatów według umiejętności, doświadczenia lub słów kluczowych.

• Analiza – Pokazuje czas do zatrudnienia, najlepsze źródła kandydatów i wskaźniki sukcesu.

• Planowanie rozmów kwalifikacyjnych – Automatycznie znajduje odpowiednie terminy dla rekrutera i kandydata.

• Integracja – Łączy się z tablicami ogłoszeń o pracę, oprogramowaniem HR i kalendarzami.

• Komunikacja – Wysyła automatyczne aktualizacje do aplikantów.

• Skalowanie kandydatów – Przydziela oceny na podstawie dopasowania aplikantów do roli.

Dzięki tym narzędziom rekruterzy mogą mniej skupiać się na papierkowej robocie, a bardziej na ludziach.

Wyjaśnienie funkcji CRM

System CRM dodaje ludzki aspekt do rekrutacji:

• Automatyzacja e-maili – Wysyła przypomnienia, aktualizacje o pracy lub podziękowania.

• Segmentacja – Grupuje kandydatów według umiejętności, branży lub poprzednich aplikacji.

• Tagowanie i notatki – Utrzymuje profile uporządkowane i łatwo wyszukiwalne.

• Śledzenie zaangażowania – Monitoruje, kto otworzył e-maile i odpowiedział.

• Długoterminowe bazy – Przechowuje informacje o kandydatach na potrzeby przyszłych rekrutacji.

To zapewnia, że nawet jeśli kandydat dziś nie zostanie zatrudniony, może być idealnym wyborem jutro.

Dlaczego ATS i CRM razem są najlepszym wyborem

Wiele firm zastanawia się, czy powinni wybrać jeden system czy drugi. Prawda jest taka, że używanie obu jest znacznie bardziej efektywne.

Dzięki ATS można szybko zarządzać przepływem aplikacji. Z CRM można pielęgnować relacje i utrzymywać pozytywny wizerunek pracodawcy. Razem tworzą płynną ścieżkę: kandydaci aplikują, ATS filtruje, a CRM utrzymuje komunikację żywą, aż pojawi się właściwa rola.

Na przykład, jeśli specjalista od marketingu aplikuje, ale nie zostanie wybrany, ATS zapisuje jego profil. CRM może później przypomnieć mu o nowej ofercie, utrzymując jego zaangażowanie i zainteresowanie.

Przykład z rzeczywistego świata

Wyobraźmy sobie firmę detaliczną, która potrzebuje 200 sezonowych pracowników. Bez oprogramowania rekruterzy spędzają tygodnie na sprawdzaniu CV i wysyłaniu e-maili.

Dzięki ATS, CV są filtrowane w ciągu minut, pozostawiając tylko wykwalifikowanych kandydatów. CRM automatycznie wysyła aktualizacje, planuje rozmowy kwalifikacyjne i informuje kandydatów. W rezultacie firma zatrudnia 200 osób w kilka dni zamiast tygodni, oszczędzając pieniądze i zmniejszając stres zarówno dla rekruterów, jak i aplikantów.

Korzyści dla kandydatów

Te systemy nie tylko są przydatne dla firm, ale także poprawiają doświadczenie kandydatów:

• Jasna komunikacja i aktualizacje.

• Szybsze odpowiedzi po przesłaniu CV.

• Bardziej zorganizowane rozmowy kwalifikacyjne z mniejszym oczekiwaniem.

• Osobiste wiadomości, które są ludzkie, a nie robotyczne.

• Bardziej sprawiedliwe oceny oparte na danych, a nie tylko na osobistych ocenach.

To sprawia, że kandydaci są bardziej skłonni do ponownego aplikowania lub polecania Twojej firmy innym.

Korzyści dla zespołów HR

Dla menedżerów HR i rekruterów ATS i CRM oferują:

• Mniejsze obciążenie wynikające z papierkowej roboty.

• Lepsza współpraca z członkami zespołu.

• Szybki dostęp do historii kandydatów.

• Czytelniejsze raporty o wydajności.

• Silniejsza reputacja jako profesjonalna i zorganizowana firma.

Przyszłość ATS i CRM

Technologia postępuje szybko. W niedalekiej przyszłości systemy ATS i CRM będą jeszcze bardziej inteligentne:

• Screening napędzany przez AI – Systemy nie tylko sprawdzą CV, ale również przewidzą sukces kandydata.

• Chatboty – Kandydaci mogą wchodzić w interakcje z automatycznymi asystentami, aby uzyskać szybsze odpowiedzi.

• Głębsza analiza – Bardziej szczegółowe raporty o wynikach pracowników po zatrudnieniu.

• Silniejsza integracja – Łączenie ATS i CRM z systemami planowania, płac i szkoleń.

Te usprawnienia uczynią rekrutację jeszcze bardziej płynną i efektywną.

ATS i CRM w Shifton

Shifton to nie tylko platforma do planowania czasu pracy. Łącząc funkcje ATS i CRM z planowaniem zmian, daje firmom pełne rozwiązanie HR.

• Rekruterzy mogą znajdować kandydatów dzięki ATS.

• CRM zapewnia, że utrzymują kontakt z aplikantami.

• Narzędzia harmonogramowania Shifton ułatwiają wdrożenie.

• Wszystkie dane pozostają w jednym miejscu, eliminując duplikaty.

To tworzy płynny proces: od ogłoszenia pracy do pierwszej zmiany roboczej, wszystko jest zautomatyzowane i efektywne.

Podsumowanie

Rekrutacja to jedno z największych wyzwań dla nowoczesnych firm. Stara metoda—ręczne sortowanie CV i wysyłanie e-maili—po prostu już nie działa. Dlatego firmy potrzebują mądrzejszych rozwiązań.

Systemy ATS i CRM upraszczają proces, poprawiają komunikację, oszczędzają czas i pieniądze. Razem tworzą zwycięską formułę zarówno dla rekruterów, jak i kandydatów.

Jeśli chcesz, aby Twoja firma rozwijała się i przyciągała najlepsze talenty, nadszedł czas, aby rozważyć, jak te systemy, zwłaszcza w połączeniu z platformami takimi jak Shifton, mogą zrewolucjonizować Twój proces rekrutacji.