Аналитика на работната сила: податоци за подобри одлуки

Што е аналитика на работната сила?

Минатиот месец, регионален синџир ресторани откри дека троши 14.000 долари квартално на прекувремена работа - само на три локации. Директорот за операции немал поим сè додека некој не ги внел податоците за распоредот во табела. Четиринаесет илјади долари, кои течеле смена по смена, недела по недела.

Токму ваков тип на проблем ја решава аналитиката на работната сила. Не со сложена вештачка интелигенција или контролни табли за машинско учење (тие доаѓаат подоцна, ако воопшто се потребни), туку со едноставна навика: да ги гледате податоците кои тимот веќе ги генерира и да ги користите за донесување одлуки наместо претпоставки.

Во суштина, аналитиката на работната сила значи мерење на тоа што прават вашите луѓе - кога се пријавуваат, колку долго остануваат, кои смени се потстручени, кој отсуствува, кои оддели чинат највеќе - и претворање на таа информација во акција. Се наоѓа некаде помеѓу HR известувањето и оперативната разузнавачка дејност, и за бизниси со смени тоа е честопати разликата помеѓу ефикасно работење и губење пари. (Ако сè уште ги градите основите на HR, започнете со прирачникот за вработени - аналитиката доаѓа веднаш откако ќе се постават основите.)

Според Harvard Business Review, компаниите кои усвојуваат аналитика за луѓе ги надминуваат своите конкуренти во продуктивноста и профитот - сепак, помалку од 30% од организациите пријавуваат дека користат податоци за работната сила за одлуки во реално време за персоналот. Јазот помеѓу знаењето дека податоците се важни и нивното реално користење сè уште е голем.

Зошто аналитиката на работната сила е важна за бизниси со смени

Канцелариските компании можат да си дозволат да бидат нејасни за бројот на вработени. Неколку дополнителни луѓе на платниот список може да чинат пари, но зградата нема да се урне. Бизнисите со смени - трговија на мало, угостителство, здравство, логистика - немаат таков луксуз. Една непокриена смена значи клиенти кои чекаат, нарачки со задоцнување или пациенти без надзор.

Аналитиката на работната сила им дава на овие бизниси три работи кои не можат да ги добијат на друг начин:

Видливост на трошоците за работна сила во реално време

Не на крајот на месецот кога штетата е веќе направена - туку додека распоредот сè уште се изработува. Ги гледате проектираните наспроти вистинските часови, трендовите на прекувремена работа и цената по смена пред да го објавите списокот.

Обрасци кои ги објаснуваат хроничните проблеми со персоналот

Зошто на локација Б секогаш недостасуваат вработени во петок? Зошто флуктуацијата во вечерната смена е 40% повисока? Аналитиката не само што го идентификува проблемот - таа го покажува образецот зад него за да можете да ја поправите основната причина.

Докази за одлуки кои порано биле инстинктивни

"Ни требаат повеќе луѓе" е барање. "Биле сме потстручени за 12% за време на врвните часови 8 последователни недели, губејќи проценети 6.200 долари приходи" е деловна аргументација. Аналитиката ви го дава второто.

Клучни метрики во аналитиката на работната сила

Не треба да следите сè. Започнете со бројките кои всушност ги менуваат одлуките. Еве ги метриките кои се најважни за оперативните тимови кои управуваат со работници на час и во смени:

Стапка на прекувремена работа - % часови работени над редовниот распоред. Сигнализира потструченост или неефикасност на распоредот

Стапка на отсуства - Непланирани отсуства како % од закажаните смени. Ги предвидува празнините во покриеноста пред да се случат

Трошоци за работна сила по единица - Вкупни трошоци за работна сила / производство (нарачки, пациенти, повици). Го поврзува персоналот директно со деловните резултати

Придржување кон распоредот - Колку блиску вистинските часови се совпаѓаат со објавениот распоред. Открива дали распоредот е реалистичен или само желба

Стапка на флуктуација по улога - Доброволни заминувања по позиција за период. Идентификува кои улоги или смени предизвикуваат исцрпеност

Време за пополнување смена - Просечни часови помеѓу објавувањето на отворена смена и нејзиното пополнување. Мери колку навистина е флексибилен вашиот процес на распоредување

Целта не е да се изгради контролна табла со 30 KPI. Целта е да изберете три или четири кои се поврзани со проблемите кои навистина се обидувате да ги решите - и да ги следите доволно конзистентно за да станат видливи трендовите.

Аналитика на работната сила наспроти HR аналитика наспроти аналитика за луѓе

Овие термини се користат наизменично, и искрено, границите се нејасни. Но практичната разлика е важна кога одлучувате на што да се фокусирате.

АНАЛИТИКА НА РАБОТНА СИЛА

• Оперативен фокус: смени, часови, покриеност
• Податоци во реално или скоро реално време
• Го користат распоредувачите и оперативните менаџери

HR АНАЛИТИКА

• Вработување, задржување, ангажираност
• Квартални или годишни циклуси на известување
• Во надлежност на HR раководството

АНАЛИТИКА ЗА ЛУЃЕ

• Најширок опфат: култура, разновидност, продуктивност
• Често вклучува анкети и податоци за расположение
• Стратешко, го користат врвниот менаџмент и CHRO

За повеќето бизниси со смени, аналитиката на работната сила е почетна точка. Прво средете ги оперативните податоци. Стратешките слоеви можат да дојдат кога ќе имате сигурна основа на податоци за распоред, присуство и трошоци кои постојано течат.

Како да започнете со аналитика на работната сила (без тим за податоци)

Не ви треба BI алатка, складиште за податоци или посветен аналитичар. Ако имате софтвер за распоредување кој ги следи часовите и присуството, веќе имате суровина. Еве како да ја искористите.

Чекор 1: Дефинирајте го прашањето, не метриката

Не започнувајте со "ајде да ги следиме отсуствата". Започнете со "зошто секогаш ни недостасува персонал во сабота наутро?" Прашањето ви кажува што да мерите. Метриките без прашања се само бројки на екран.

Чекор 2: Извлечете 90 дена податоци за распоредот

Помалку од три месеци нема да покаже обрасци - ќе покаже само шум. Извезете ги податоците за смените, времето на пријава/одјава, неприсуствата и прекувремената работа. Ако вашата алатка има вградени извештаи и аналитика, започнете таму наместо да извезувате во табели.

Чекор 3: Прво барајте отстапувања

Која локација има највеќе прекувремена работа? Која смена има највисока стапка на неприсуство? Која улога има најбрза флуктуација? Отстапувањата се таму каде е парите - и парите кои ги губите и парите кои можете да ги заштедите.

Чекор 4: Направете една промена и измерете го резултатот

Аналитиката не е корисна ако не води до акција. Ако прекувремената работа во петок е постојано висока, обидете се да го прилагодите распоредот во петок - додадете флексибилен работник, сменете ги почетните времиња, поделете ја шпицот. Потоа мерете четири недели. Помогна ли? За колку? Тоа е јамката за повратни информации која ја прави аналитиката вредна.

Чекор 5: Изградете навика за неделен преглед

Најчестиот начин на неуспех не се лошите податоци или лошите алатки - тоа е гледање на бројките еднаш и потоа враќање на интуитивното одлучување. Одредете 15-минутен неделен термин за прегледување на три клучни метрики. Направете го состанок, навика, нешто без преговарање.

Вообичаени грешки во аналитиката на работната сила

Следење на премногу метрики. Ако следите 20 KPI, навистина не следите ниту еден. Изберете три кои се поврзани со вистинските деловни резултати - трошоци за работна сила, празнини во покриеноста и флуктуација се солидно почетно тројство за повеќето операции.

Мешање на известувањето со аналитиката. Известувањето ви кажува што се случило. Аналитиката ви кажува зошто се случило и што да направите. Извештај кој вели "прекувремената работа минатиот месец беше 18%" е корисен. Знаењето дека 70% од таа прекувремена работа дошла од тројца вработени кои покриваат смени за улога која е слободна шест недели - тоа е аналитика.

Користење на податоци од нечисти извори. Ако следењето на времето е неконзистентно - некои ја користат апликацијата, други хартиени табели, а некои едноставно се обележани "присутни" од нивниот менаџер - вашата аналитика ќе биде безвредна. Конзистентното собирање на податоци е нулти чекор. Сè друго зависи од тоа.

Игнорирање на човечкиот контекст. Бројките не објаснуваат сè. Ако отсуствата порасти во еден оддел, податоците ќе ви го покажат скокот - но сепак треба да разговарате со луѓето за да дознаете дали е тоа исцрпеност, лош менаџер или грип. Аналитиката го насочува разговорот. Не го заменува.

Што да барате во алатка за аналитика на работната сила

Претпријатски платформи како Visier или Workday наплаќаат шестцифрени суми и имплементацијата трае месеци. Повеќето бизниси со смени не им треба тоа. Тоа што им треба е софтвер за распоредување кој исто така функционира како аналитички мотор - следејќи ги податоците додека се случуваат и истакнувајќи увиди без посебен BI слој.

Еве што е важно:

• Податоци за присуство и часови во реално време (не извози на крај на платниот период)
• Следење на прекувремена работа со предупредувања пред да се достигнат лимитите
• Обрасци на отсуства и неприсуства по улога, локација и смена
• Проекции на трошоци за работна сила поврзани со распоредот (не само историски извештаи)
• Извозливи податоци кога сакате подлабоко да копате во табела

Shifton е изграден токму за овој случај на употреба - распоредување на смени со вградена аналитика која оперативните тимови можат да ја користат без потреба од аналитичар за податоци на персоналот. Податоците се наоѓаат таму каде се случува работата, а не во посебен систем кој треба да го помните да го проверите.

ЧПП за аналитика на работната сила