Қызметкерлер саны туралы есеп беру: Жұмыс берушілер үшін тәжірибелік нұсқаулық

Компанияны басқару жұмыс күшіңізді түсінбей мүмкін емес. Қанша қызметкеріңіз бар екенін білетініңіз мүмкін, бірақ ұйымыңыздың құрылымын, дағдылардың тепе-теңдігін және болашақта жалдау қажеттіліктерін шынымен түсінесіз бе? Мұнда қызметкерлер санын есептеу маңызды құралға айналады. Көптеген бизнес көшбасшылары оны қарапайым HR формальдылығы ретінде қарайды, ақылды компаниялар оны стратегиялық артықшылық ретінде пайдаланады.

Қарапайым түрде айтқанда, қызметкерлер санын есептеу — бұл кез келген уақытта жұмыс күші туралы егжей-тегжейлі жазба. Бірақ сандардан басқа, ол трендтерді көрсетеді, тәуекелдерді көрсетеді және жақсы шешімдер қабылдауға қолдайды. Дұрыс істелгенде, ол шығындарды басқаруға, тиімділікті арттыруға және ұзақ мерзімді өсуге қолдау көрсетуге көмектеседі.

Қызметкерлер санын есептеу дегеніміз не?

Қызметкерлер санын есептеу — бұл компанияда белгілі бір уақытта жұмыс істейтін қызметкерлер туралы деректерді жинау, ұйымдастыру және талдау процесі. Бұл тек жалпы жұмысшылар санын ғана емес, сонымен қатар мынадай маңызды мәліметтерді қамтиды:

• Толық және жартылай жұмыс істейтін қызметкерлер

• Тұрақты және келісімшарт бойынша жұмысшылар

• Лауазым атаулары және рөлдері

• Еңбекақы деңгейлері және жалақы дәрежелері

• Қызмет мерзімі (өтіл)

• Жұмыс жағдайы (нақты немесе нақты емес)

• Бөлім және орналасқан жері

 

Осы ақпараттарды біріктіре отырып, жұмыс берушілер өз жұмыс күшін 360 градус көрінісіне ие бола алады. Мысалы, егер сіздің кадрларыңыздың 60% келісімшарт бойынша жұмыс істейтін болса, бұл икемділікке, бірақ сонымен қатар, тұрақсыздыққа белгі беруі мүмкін. Егер бір бөлім басқалармен салыстырғанда жоғары айналымға ие болса, ол басқару мәселелерін көрсетеді.

Неліктен жұмыс берушілерге қызметкерлер санын есептеу қажет

1. Жұмыс күшін жоспарлау

 

Қызметкерлер санын есептеу арқылы сіз әр бөлімде қажетті адамдардың дұрыс санын бар екенін түсінесіз. Мысалы, сіздің тұтынушыларға қызмет көрсету тобыңыз қиналуы мүмкін, ал сатылым тобыңызда қажеттен артық қызметкерлер болуы мүмкін. Есеп беру болмаған жағдайда, бұл теңгерімсіздіктер жасыруда қалады.

2. Бюджеттік бақылау

 

Қызметкерлердің жалақылары көбінесе компания шығындарының үлкен бөлігін құрайды. Нақты қызметкерлер санын есептеу жалақы шығындарының табыспен сәйкес келуін қамтамасыз етеді. Егер шығындар пайдадан тезірек өссе, бұл кадрларды түзетуге сигнал береді.

3. Сәйкестік пен анықтық

 

Көптеген елдердің еңбек заңдары компанияларды нақты жұмыс жазбаларын сақтауын талап етеді. Жақсы ұйымдастырылған қызметкерлер санын есеп беру инвесторларға, аудиторларға немесе атқарушы басшыларға есеп беру үшін бөлісе алады.

4. Тәуекелдерді анықтау

 

Компанияның жұмыс күшінің 30% зейнеткерлік жасына жақындап қалғанын анықтау қиял емес. Қызметкерлер санын есеп беру осындай тәуекелдерді көрсетіп, ауыстыру, оқыту немесе мұрагерлік стратегияларына уақыт береді.

5. Қызметкерлердің әл-ауқаты

 

Жоғары жұмыс жүктемесі мен күйзеліс көбінесе жұмысқа кем қатысы бар деңгейден туындайды. Деректерді үнемі қадағалау арқылы сіз қызметкерлердің жұмыс жүктемесін азайтып, денсаулықты жақсартатын жұмыс орнын құра аласыз.

Қызметкерлер санын есеп беруді қалай жүргізуге болады

1. Сыныптамаларды анықтау – Қызметкерлерді қалай топтастыруды шешіңіз. Стандартты топтарға толық, жартылай уақыттық, келісімшарттық, маусымдық және уақытша қызметкерлер кіреді.

2. Нақты деректер жинау – HR бағдарламалық жасақтамасын, жалақы жүйелерін немесе уақытты бақылау құралдарын пайдаланып, қызметкер туралы ақпарат жинаңыз. Ескі электрондық кестелерге сенбеңіз.

3. Есеп беру мақсаттарын орнату – Неліктен есеп құрғыңыз келетінін анықтаңыз. Бұл бюджеттеу, стратегиялық жоспарлау немесе жұмысшы күшін болжау мақсаттары үшін ме? Мақсаттар сізге қажет деректер түрін қалыптастырады.

4. Деректерді талдау – Сандарды компанияңыздың қажеттіліктерімен салыстырыңыз. Мысалы, егер табыс 20% өсіп, бірақ қызметкерлер саны тек 2% өссе, сіз қызметкерлерді жүктеуге тәуекел жасай аласыз.

5. Өзгерістер енгізу – Қорытындыларды жалдау, оқыту немесе қайта құрылымдау шешімдерін бағыттау үшін пайдаланыңыз.

6. Тұрақты түрде тексеру – Бір реттік есеп жеткіліксіз. Сіздің секторыңызға байланысты ай сайынғы, тоқсан сайынғы немесе жылдық шолуларды ұйымдастырыңыз.

 

Қызметкерлер санын есеп беру үшін ең үздік амалдар

• Деректердің құпиялығын қорғау: Қызметкерлердің деректері комплайнс мәселелерін болдырмау үшін қауіпсіз түрде сақталуы тиіс.

• Ақпаратты орталықтандыру: Қателердің алдын алу үшін «шындықтың бір қайнары» құжатын немесе бағдарламалық жасақтамасын сақтаңыз.

• Көрнекі тақталарды пайдалану: Карталар мен графиктер күрделі деректерді интерпретациялауды жеңілдетеді.

• Көптеген бөлімдерді жұмылдыру: HR, қаржы және операциялар барлығында үлес қосуы тиіс.

• Трендтерге назар аудару, тек жалпы сандардан емес: Жылдан-жылға салыстырулар бір реттік көріністерден гөрі пайдалырақ.

• Бейімді болу: Бизнес қажеттіліктері өзгерген сайын қызметкерлер санын есеп беруді де өзгертуі тиіс.

 

Қызметкерлер санын есеп беру саласындағы қиындықтар

Ең жақсы амалдарға қарамастан, компаниялар мынадай кедергілерге тап болады:

• Деректердің дәлдігі: Қолмен енгізу қателерге әкеледі.

• Қашықтықтан және аралас жұмысшылрды қадағалау: Орналасқан командалар есеп беруді қиындатады.

• Интеграцияның жоқтығы: Жалақы жүйесімен сәйкес келмейтін HR жүйелері бос орындарға әкеледі.

• Заңдардың өзгеруі: Комплайнс ережелері ел бойынша әртүрлі және үнемі жаңартылуы керек.

• Менеджменттің қарсылығы: Кейбір көшбасшылар есеп беруді «қосымша жұмыс» ретінде қарастырады, стратегиялық қажеттілік емес.

 

Шынайы мысал

 

Орта көлемді бағдарламалық жасақтама компаниясы клиенттердің шағымдарының өсуін байқады. Қызметкерлер санын есеп беру сату екі еселенген кезде, қолдау көрсету тобы сол күйінде қалғанын анықтады. Компания тез арада 15 қосымша қолдау көрсету агентін жалдады, жауап беру уақыттарын азайтып, клиенттердің қанағаттануын қалпына келтірді.

Тағы бір мысал, қызметкерлер санын есеп беруді қолдану арқылы бір өңірде жоғары айналымды анықтаған бөлшек сауда тізбегі. Тереңірек зерттеп, олар жергілікті басқару практикасында кемшіліктер анықтады. Бұл мәселені шешу нәтижесінде жұмыс бері мен жұмысқа қабілеттілік 25% жақсарды.

Қызметкерлер санын есеп берудің болашағы

 

HR технологиясы өзгеруде, және қызметкерлер санын есеп беру бұл жағдайдан тыс емес. Болашақ трендтер мыналарды қамтиды:

• Жасанды интеллект мүмкіндігі бар аналитика: Өткен үлгілерге негізделе отырып, жұмыс күшінің қажеттіліктерін болжайды.

• Шынайы уақытты бақылау тақталары: Статикалық есептерге қарағанда дәлелді қызметкер деректерін қол жеткізу.

• Өнімділік деректерімен интеграциялау: Жұмысшылар санын өнімділік көрсеткіштерімен біріктіру.

• Болжамды модельдеу: Айналым және жалдау қажеттіліктерін проблемалар туындамас бұрын болжау.

 

Бұл құралдарды қабылдаған компаниялар уақыт үнемдейді, дәлдікті жақсартады және адамдарды басқаруда артықшылыққа ие болады.

Қызметкерлер санын есептеу туралы жиі қойылатын сұрақтар

Компаниялар қаншалықты жиі қызметкерлер санын есеп беруді жүргізуі керек?

Бұл салаға байланысты. Мысалы, бөлшек сауда немесе қоңырау орталыктары сияқты тез өзгеретін салалар ай сайынғы есептерді қажет етеді. Білім беру сияқты тұрақты салалар тоқсан сайын немесе жылына бір рет қарауы мүмкін.

Қызметкерлер санын есеп беру шығындарды азайта ала ма?

Иә. Бұл жұмыс берушілерге тиімсіздіктерді тауып, қажетсіз рөлдерді қысқартып, кадрларды оңтайландыруға көмектеседі. Сонымен бірге, жұмыс күшінің жетіспеушілігінен аулақ болып, ол өнімділіктің төмендеуінен сақтайды.

Қызметкерлер санын есеп беру қызметкерлердің қатысуына көмектесе ме?

Жанама түрде, иә. Командалардың шамадан тыс жұмыс істемейтінін және ресурстардың әділ бөлінгенін қамтамасыз ету арқылы ол жұмыс орнында қанағаттануды арттырып, айналымды төмендетеді.

Қандай құралдар қызметкерлер санын есеп беруге ең жақсы болып табылады?

Заманауи HR жүйелері, мысалы, BambooHR, Workday және SAP SuccessFactors автоматтандырылған қызметкерлер санын бақылауды визуалды бақылау тақталары мен комплайнс қолдауларымен қамтамасыз етеді.

Қорытынды

 

Қызметкерлер санын есеп беру енді тек сандарға байланысты емес. Бұл сіздің жұмыс күшіңізді түсіну, болашақ қажеттіліктерді болжау және ақылға қонымды шешімдер қабылдау мақсатындағы стратегиялық тәсіл. Дәл деректер жинау, мақсаттарды анықтау және үздік амалдарды қолдану арқылы жұмыс берушілер есептерді қуатты бизнес құралдарына айналдыра алады.

Бүгінгі бәсекелестік жағдайда, компаниялар қызметкерлер санын есептеу меңгеретіндер тек шығындарды үнемдеп қана қоймай, сонымен қатар мәдениетті, кадрлық тұрақтылықты және жалпы өнімділікті жақсартады.