Басқарушы комитет: Басқарушы топ қалай жұмыс істейді

Үлкен жобаларға анық бағыт қажет. Онсыз мерзімдер кешігіп, ақша шығып кетеді, ал адамдар болжам жасайды. Бағыттау Комитеті мұны шешеді. Бұл жобаның бағытын белгілейтін, кедергілерді жоятын және жобаның шынайы болуын қамтамасыз ететін аға адамдар тобы. Оны руль дөңгелегі ретінде ойлаңыз: менеджерлер күнделікті қозғалтқышты жүргізеді; ол Комитеті автокөлікті дұрыс бағытқа бағдарлайды.

Төменде Shifton жобалары үшін көшіріп алуға болатын түзу, артықсыз нұсқаулық берілген – топтың не екені, оған кімдер кіретіні, оны қалай іске қосу керек, күн тәртібіне нені қою керек және жалпы қақпандардан қалай аулақ болу керек.

Бағыттау комитеті не істейді (қарапайым анықтама)

Бағыттау Комитеті шешім қабылдау органы болып табылады, ол тапсырма тобы емес. Ол тұрақты ырғақта (көбінесе ай сайын немесе негізгі кезеңдерде) жиналады, яғни:

• Мақсатты, бюджетті және мерзімдерді ең жоғары деңгейде бекіту

• Қауіптер пайда болғанда бару/бармау туралы шешім қабылдау немесе көтеру

• Өлшемді мақсаттарды қою және жоба жетекшісінің жауапкершілігі

• Бөлімшелер арасындағы қақтығыстарды шешу

• Ресурстарды (адамдар, деректер, бюджет, құралдар) ашу

• Бастаманы компания стратегиясы мен құндылықтарымен сәйкестендіріп ұстау

The Комитеті күнделікті тапсырмаларды басқармайды. Ол анық метрикаларға қарсы прогресті тексереді, тікелей сұрақтар қояды және таңдаулар арасында шешімдер қабылдайды. Жұмыс істеп тұрған кезде жоба жетекшісі бір уақытта қолдау көрсетілген және сыналған сезінеді.

Оны қашан қолдану керек (және қашан қолданбау керек)

Егер жұмыс функцияаралық, жоғары шығынды, жоғары қауіппен немесе жоғары көрінетін болса—жаңа өнім желілері, платформа миграциялары, қосылулар, үлкен процестерді өзгерту немесе елдік іске қосудар—бағыттау тобын пайдаланыңыз. Қысқа, төмен қауіптегі, бір топтық күш-жігер үшін оны өткізіп жіберіңіз; сол жерде демеуші және апталық тексерулер жеткілікті.

Кімдер үстелде отыруы керек (және не үшін)

Талқылаулар өткір болып қалуы үшін бес-жеті адамды таңдаңыз. Тұтқаларды жылжыта алатын адамдарды таңдаңыз:

• Бизнес нәтижесін иеленетін атқарушы демеуші

• Бюджетті және кіріс қайтарымын түсінетін қаржы жетекшісі

• Өзгеріс әсер ететін операциялар немесе дала жетекшісі

• Егер жүйелер қатысатын болса, технология немесе деректер иесі

• Рөлдер, дағдылар немесе персонал өзгертулері кезінде Адамдар/Кадр жетекшісі

• Бір құрметке ие тұтынушыға бағытталған дауысы (сатулар, қолдау, табыс)

Функцияның алуантүрлілігі маңызды. Ойлау алуантүрлілігі одан да маңызды. Егер тақырып сезімтал болса, бір тәуелсіз кеңесші қосыңыз. Сіздің Комитеті адамдарға тек пікір білдірмей, "ия" деп айтуға болатын адамдарды қамтуы тиіс.

Жоба жетекшісі не әкеледі

Жоба жетекшісі жоспарды иеленеді. Олар әр жиналыс алдында бір бетті әкеледі:

• Мақсат бойынша қызыл/сары/жасыл мәртебе

• Иесі және аяқталу күні бар алғашқы үш қауіп

• Бюджет жағу мен жоспар

• дегеннен шешімдер қажет Комитеті (нақты көрсетілген)

• "Өткен реттен кейінгі/Келесі реттің алдында" тізбесіндегі нақты

Егер жаңарту бір бетке сыймаса, ол дайын емес. Детальдар қосымшаларда сақтала алады.

Оны 7 қадамда іске қосу

1) Бизнес мақсатты нақтылау

Нәтижені бір сөйлемде жазыңыз: "9 айда ауысымдардың уақытында жабылуын 98%-ға жақсартып, жоспарлау шығындарын 12% азайтыңыз." Оны стратегияға байланыстырыңыз, сондықтан Комитеті алмастырулар жөніндегі шешімдерді бағалай алады.

2) Дұрыс адамдарды таңдау

Тек шешім қабылдаушыларды шақырыңыз. Ұжымдықты кіші қылып және пассивті мүшелерді жылдам ауыстырыңыз. Әрбір адам өз рөлін білуі үшін "неге сіз" деген ескерту жолдаңыз. Комитеті small and replace passive members quickly. Send a “why you” note so each person knows their role.

3) Шешім құқықтарын анықтау

не шешетінін (X%-дан астам ауқымды өзгерістер, негізгі сатушы таңдаулар, Y апталарды басып озатын күндер) және жоба жетекшісі бірден шешетін заттарды тізіңіз. Белгісіздік көп кешігудің түбірі. Комитеті decides (scope changes over X%, major vendor choices, date slips beyond Y weeks) and what the project lead decides alone. Ambiguity is the root of most delays.

4) Ырғақты белгілеу

Ай сайынғысы әдетте; алғашқы 90 күн ішінде жиілету. 60 минутқа уақытпен шектеу қойыңыз. Алдын ала оқулар 48 сағат бұрын жіберіледі. Шешімі жоқ болса, жиналысты тоқтатып жазбаша ақпаратты жіберіңіз.

5) Оңтайлы көрсеткіштерге келісу

5–7 көрсеткішті таңдаңыз: нәтижелік көрсеткіштер (тұтынушы әсері, табыс, шығын), жеткізу көрсеткіштері (маңызды кезеңдер орындалды, қауіптер жабылды), және денсаулық көрсеткіштері (топтың мүмкіндігі, сапа). Бұл Комитеті үрдістерді анықтай алуға қолданылады, микробасқару үшін емес.

6) Қарым-қатынасты жоспарлау

Әр жиналыстан кейін қалған компания не көретінін шешіңіз. Қысқа "не шештік және неге" деген жазба өсектерден жеңеді. Ашықтық сенімділікті арттырады және энергияны жоғары сақтайды.

7) Циклді жабу

Шешімдерден кейін, демеуші иелері мен мерзімдерін 24 сағат ішінде жазбаша растау жібереді. Келесі сессияда сол міндеттемелерді Комитеті бақылайды.

Комитет Жарғысын жазу (1 бет)

Оны қысқа және көпшілікке жасаңыз. Мақсатты, мүшелікті, шешім құқықтарын, кездесу ырғақтарын, кірістерді (жоба жетекшісі нені әкелуі керек), және нәтижелерді қосыңыз (не Комитеті жеткізуі тиіс—шешімдер, рұқсаттар, эскалациялар). Бір беттен тұратын жарғы кім не істейтіні туралы айлар бойы талқылаудан сақтайды.

Қолдануға болатын үлгі күн тәртібі

1. Ашу (5 мин). Өткен жиналыстан бастап жетістіктер; мәселеге айналған қауіптер.

2. Көрсеткіш картасы (10 мин). Мақсаттарға қарсы үрдіс көрінісі; концепциялар тек қана талқыланады.

3. Тереңірек зерттеу (25 мин). Бір қиын тақырып, 2–3 нұсқамен сипатталған.

4. Шешімдер (10 мин). Нақты қозғалыстар, иелері, және мерзімдері.

5. Қауіптер және байланыстар (5 мин). Иелерді растау немесе көтеру.

6. Орау (5 мин). Не шештік, кімге, қашан айту керек.

Егер бір нәрсе Комитетіталап етпесе, оны күн тәртібінен шығарыңыз. Уақытты қорғаңыз.

Мысалдар (осылайша анық болады)

• Жүйелік көшу. Топ қимылдау терезесін бекітеді, қайтару критерийлерін бекітеді, наубайханадан кейін сатушыны таңдайды және деректерге иелік ету мәселелерін шешеді. Комитеті туралы нақты тест жоспары жасау керек.

• Көп орындық жоспарлау жаңартуы. Операциялар, Кадр/Адамдар және қаржы саласы жетекшілері жетістіктер көрсеткіштері бойынша келіседі, ауысым жетекшілері үшін оқыту уақытында үйлестіреді және шығару кезінде артық жұмыс уақытын мақұлдайды. Бұл Комитеті бірінші апта үшін қосымша уақытша бюджетті бекітеді, сондықтан жабылу ешқашан төмендемейді.

Бүгін көшіріп алуға болатын шаблондар

Бір беттен тұратын жарғы

• Мақсат (бір сөйлем)

• Мүшелер және рөлдер

• Шешім құқықтары (бөліктер)

• Кездесу ырғақтары мен ұзақтығы

• Әр жиналыс алдында кезекті болатын кіріс

• Әр жиналыстан кейін жіберілетін нәтижелер

Шешім қысқаша (екі беттен көп емес)

• Контекст: мәселе және егер ештеңе жасамасақ не болады

• Про және контраларымен, шығындарымен, уақыттарымен нұсқалар (2–3)

• Ұсынылған нұсқа және не үшін

• ден шешім қажет Комитеті және мерзімі

Қауіп журналы

• Қауіп, иесі, ықтималдығы, ықпалы, келесі әрекет, уақыты

• Әр жиналыста алғаш үшті қарау; жабу немесе көтеру

Бюрократиясыз басқару

Жақсы басқару жылдам және құжатталған. Қысқа формаларды қолданыңыз, қалың мұқабалар емес. Мәжіліс хаттарын шешімдер + иелері + мерзімдері ретінде сақтаңыз –басқа ештеңе жоқ. Бұл Комитеті айдың ең жылдам жиналысы болуы тиіс, себебі барлығы дайын болғандықтан және таңдаулар шынайы нұсқалармен шектеулі.

Жалпы қақпандар (және олардан қалай қашу керек)

• Өте үлкен. Жеті мүшеден көп болса, бәрі баяулайды. Оны азайтыңыз Комитеті.

• Белгісіз шешімдер. "Кейінірек қайта қараймыз" - "біз ештеңе шеше алмадық" дегеннің коды. Әрқашан "Біз шештік..." деп басталатын сөйлем жазыңыз

• Микробасқару. Егер тапсырмалар тізімін талқыласаңыз, құлап қалдыңыз. Нәтижелерге және көрсеткіштерге қайтыңыз.

• Алдын ала оқулар жоқ. Контекстсіз шешімдер уақытты босқа кетіреді. Алдын ала оқулар жіберілмесе, жиналысты тоқтатыңыз.

• Жасырын қақтығыстар. Таңдауларды ашыққа мәжбүрлеу: "Біз күнді аламыз, не ауқымды сақтаймыз, не бюджетті ұстаймыз – екісін таңдаңыз." Комитеті сол шақыруды жасау үшін бар.

• Әлсіз орындау. Шешімдерді міндеттемелер ретінде бақылаңыз және оларды келесі жолы бірінші болып қарауыңыз.

Шифон тәжірибеде қалай көмектеседі

Көптеген бағыттау топтары өзгеріс кезінде нақты әлемдік жоспарлар мен кадрлық мәселелермен күреседі. Shifton ауысымдық жоспарларды, демалыстарды және кадрлық деңгейлерді жаңа процестерді шығарған кезде көрінбелілігін сақтайды. Таза деректер Комитеті нақты сигналдарды береді (жабу деңгейлері, артық жұмыс уақыты, уақытында басталу) пікірлердің орнына, сондықтан шешімдер тез алынады және сақталады.

Жылдам сұрақ-жауап

Басқару тақтасы мен бағыттау тобының арасындағы айырмашылық неде?

Басқару тақталары бүкіл компанияны басқарады. Бағыттау топтары жобаны немесе бағдарламаны басқарады. Комитеті шектеулі ауқымда және мерзімде таңдаулар жасайды.

Комитет қаншалықты жиі жиналуы тиіс?

Ай сайынғысы әдетте; маңызды кезеңдерде екі апталыққа көшу. Шешім қажет болмаса, тоқтатыңыз және оның орнына жазбаша ақпаратты жіберіңіз.

Кім жиналысты жүргізеді?

Төраға (көбінесе демеуші) күн тәртібін жүргізеді және уақытты қадағалайды. Жоба жетекшісі таныстырады, бірақ Комитеті шешеді.

Ол қаншалықты үлкен болуы қажет?

Төрт-жеті адам. Соқыр құрсауларға түсіп қалмау үшін жеткілікті, тез әрекет ету үшін аз.

Мәжіліс хатында не болуы керек?

Тек шешімдер, иелер және мерзімдер. Қалғаны алдын ала оқуларда немесе олардан кейінгі нәрселерде болуы керек.

Соңғы түйін

Жақсы Бағыттау Комитеті кіші, нақты және нәтиже-focused. Ол тұрақты ырғақта жиналады, анық көрсеткіш картасын қолданады және таңдауларды бір жолға тіркейді. Ол тапсырмаларды басқармай, адамдар мен ақшаны босатады. Оны бір беттен тұратын жарғымен іске қосыңыз, күн тәртібін қорғаңыз және әр циклды тез жабыңыз. Ол жұмыс істесе, сіздің ең үлкен жобаларыңыз жылдам және тыныштықпен қозғалады - драма жоқ, тек нәтижелер.