मार्गदर्शक समिति: एक संचालन टीम वास्तव में कैसे कार्य करती है

बड़े प्रोजेक्ट्स को स्पष्ट दिशा की आवश्यकता होती है। इसके बिना, समय सीमाएँ खिसक जाती हैं, पैसे का व्यय होता है, और लोग अनुमान लगाते रहते हैं। एक स्टीयरिंग समिति इसका समाधान है। यह वरिष्ठ लोगों का एक छोटा समूह है जो दिशा प्रदान करता है, रुकावटों को दूर करता है, और प्रोजेक्ट को ईमानदार बनाए रखता है। इसे एक चालक के पहिए के रूप में सोचें: प्रबंधक दिन-प्रतिदिन इंजन चलाते हैं; यह समिति गाड़ी को सही गंतव्य की ओर निर्देशित रखता है।

नीचे एक सीधा, बिना अलंकरण वाला मार्गदर्शक है जिसे आप Shifton प्रोजेक्ट्स के लिए कॉपी कर सकते हैं—समूह क्या है, कौन इसमें बैठता है, इसे कैसे शुरू करना है, एजेंडा में क्या रखना है, और सामान्य जालों से कैसे बचना है।

स्टीयरिंग समिति क्या करती है (सपाट परिभाषा)

एक स्टीयरिंग समिति निर्णय लेने वाली इकाई है, न कि कार्य टीम। यह नियमित रूप से (अक्सर मासिक रूप से या महत्वपूर्ण चरणों पर) मिलती है ताकि:

• उच्चतम स्तर पर दायरा, बजट, और समय सीमाएँ स्वीकृत करें

• जब जोखिम प्रकट होते हैं तो 'जाना/न जाना' निर्णय लें या बढ़ाएँ

• मापनीय लक्ष्यों को निर्धारित करें और प्रोजेक्ट लीड को जिम्मेदार ठहराएं

• विभागों के बीच संघर्षों को हल करें

• संसाधनों (लोगों, डेटा, बजट, उपकरण) को अनब्लॉक करें

• पहल को कंपनी की रणनीति और मूल्यों के साथ संरेखित करें

The समिति दैनिक कार्यों का प्रबंधन नहीं करता है। यह स्पष्ट मेट्रिक्स के खिलाफ प्रगति की जाँच करता है और ट्रेड-ऑफ्स के बीच चयन करता है। जब यह काम कर रहा होता है, तो प्रोजेक्ट लीड को समर्थित और चुनौतीपूर्ण दोनों महसूस होता है।

कब उपयोग करना है और कब नहीं

जब कार्य क्रॉस-फंक्शनल, उच्च लागत, उच्च जोखिम, या अत्यधिक दृश्य हो—नई उत्पाद लाइनें, प्लेटफॉर्म माइग्रेशन, विलय, बड़ी प्रक्रिया पुनर्रचना या देश लॉन्च—तब एक स्टीयरिंग समूह का उपयोग करें। छोटे, कम जोखिम, एकल-टीम प्रयासों के लिए इसे छोड़ें; एक प्रायोजक और साप्ताहिक चेक-इन वहां पर्याप्त हैं।

कौन टेबल पर बैठे (और क्यों)

पाँच से सात लोगों का लक्ष्य रखें ताकि चर्चाएँ तीखी रहें। ऐसे लोगों को चुनें जो वास्तव में लेवर्स को चला सकें:

• एक कार्यकारी प्रायोजक जो व्यापार परिणाम का मालिक हो

• वित्तीय लीड जो बजट और ROI को समझता हो

• परिवर्तन से प्रभावित ऑपरेशंस या क्षेत्रीय नेता

• प्रौद्योगिकी या डेटा मालिक, यदि सिस्टम शामिल हैं

• एचआर/लोग लीड जब भूमिकाएँ, कौशल, या स्टाफिंग बदल रही हो

• एक सम्मानित ग्राहक-सामना करने वाली आवाज (बिक्री, समर्थन, सफलता)

कार्य करने में विविधता मायने रखती है। सोच में विविधता और भी अधिक मायने रखती है। यदि विषय संवेदनशील है तो एक स्वतंत्र सलाहकार जोड़ें। आपका समिति में ऐसे लोग शामिल होने चाहिए जो 'हाँ' कह सकें, न कि केवल टिप्पणी कर सकें।

प्रोजेक्ट लीड क्या लाता है

प्रोजेक्ट लीड योजना का मालिक होता है। वे हर बैठक से पहले एक पृष्ठ लाते हैं:

• लक्ष्य के अनुसार लाल/पीला/हरा स्थिति

• शीर्ष तीन जोखिम मालिक और नियत तिथि के साथ

• बजट खर्च बनाम योजना

• से निर्णय आवश्यक (स्पष्ट रूप से तैयार किया गया) समिति एक स्पष्ट 'पिछले समय से / अगले समय से पहले' सूची

• यदि अपडेट एक पृष्ठ में फिट नहीं हो सकता है, तो यह तैयार नहीं है। विस्तार एक परिशिष्ट में रह सकता है।

If the update can’t fit on a page, it’s not ready. Detail can live in an appendix.

7 चरणों में लॉन्च कैसे करें

1) व्यापारिक लक्ष्य स्पष्ट करें

परिणाम को एक वाक्य में लिखें: 'शेड्यूलिंग लागत को 9 महीनों में 12% तक कम करें जबकि समय पर शिफ्ट कवरेज को 98% तक सुधारें।' इसे रणनीति से जोड़ें ताकि समिति ट्रेड-ऑफ्स को जज कर सके।

2) सही लोगों को चुनें

केवल निर्णय-निर्माताओं को आमंत्रित करें। समिति को छोटा रखें और निष्क्रिय सदस्यों को शीघ्र बदलें। 'क्यों आप' नोट भेजें ताकि प्रत्येक व्यक्ति जान सके कि उनकी भूमिका क्या है।

3) निर्णय अधिकार परिभाषित करें

क्या समिति निर्णय करता है (एक्स% से ऊपर दायरे में बदलाव, प्रमुख विक्रेता विकल्प, वाई सप्ताह से आगे की तारीख सरकी) और प्रोजेक्ट लीड क्या अकेले निर्णय करता है। अस्पष्टता अधिकांश विलंबों का मूल है।

4) ताल स्थापित करें

मासिक सामान्य है; पहले 90 दिनों के लिए तेजी से। 60 मिनट के समय में रखें। पूर्व-पढ़ाई 48 घंटे पहले होती है। यदि कोई निर्णय लेने के लिए नहीं है, तो बैठक रद्द करें और एक लिखित अपडेट भेजें।

5) स्कोरकार्ड पर सहमत हों

5–7 मेट्रिक्स चुनें: आउटकम मेट्रिक्स (ग्राहक प्रभाव, राजस्व, लागत), वितरण मेट्रिक्स (पूर्ण मील के पत्थर, बंद जोखिम), और स्वास्थ्य मेट्रिक्स (टीम क्षमता, गुणवत्ता)। समिति इसका उपयोग प्रवृत्तियों को देखने के लिए करता है, न कि सूक्ष्म-प्रबंधन के लिए।

6) संचार की योजना बनाएं

निर्धारित करें कि प्रत्येक बैठक के बाद बाकी कंपनी क्या देखती है। एक छोटा 'हमने क्या निर्णय लिया और क्यों' नोट अफवाहों को मात देता है। पारदर्शिता विश्वास बनाता है और ऊर्जा को उच्च रखता है।

7) लूप बंद करें

निर्णयों के बाद, प्रायोजक 24 घंटों के भीतर मालिकों और तारीखों की पुष्टि करता है। समिति अगले सत्र में उन प्रतिबद्धताओं को ट्रैक करता है।

समिति चार्टर लिखें (1 पृष्ठ)

इसे संक्षिप्त और सार्वजनिक रखें। उद्देश्य, सदस्यता, निर्णय अधिकार, बैठक ताल, इनपुट (जो प्रोजेक्ट लीड को लाना चाहिए), और आउटपुट (जो समिति प्रदान करना चाहिए—निर्णय, अनुमोदन, बढ़ाना)। एक पृष्ठ का चार्टर कौन क्या करता है, इस पर महीनों की तकरार से बचाता है।

पुनः उपयोग कर सकने योग्य नमूना एजेंडा

1. खोलें (5 मिनट)। पिछली बैठक से जीत; जोखिम जो मुद्दे बन गए।

2. स्कोरकार्ड (10 मिनट)। लक्ष्यों के खिलाफ प्रवृत्ति दृश्य; बाहरवालों के केवल चर्चा करें।

3. गहरा विच्छेदन (25 मिनट)। एक कठिन विषय, 2-3 विकल्पों के साथ तैयार।

4. निर्णय (10 मिनट)। विशिष्ट प्रस्ताव, मालिक, और नियत तिथि।

5. जोखिम और निर्भरताएं (5 मिनट)। मालिकों की पुष्टि करें या बढ़ाएं।

6. समापन (5 मिनट)। हमने क्या निर्णय लिया, कौन किसे बताता है, कब तक।

यदि कुछ समितिकी आवश्यकता नहीं है, तो इसे एजेंडा से बाहर करें। समय को सुरक्षित रखें।

उदाहरण (ताकि यह बिल्कुल स्पष्ट रहे)

• सिस्टम माइग्रेशन। समूह कटोवर विंडो को स्वीकृत करते है, बैकआउट मानदंडों को हस्ताक्षर करते है, एक बेक-ऑफ के बाद विक्रेता का चयन करते है, और डेटा-स्वामित्व प्रश्नों को सुलझाते है। समिति लॉन्च से पहले वास्तविक परीक्षण योजना को मजबूर करता है।

• मल्टी-साइट शेड्यूलिंग अपग्रेड। ऑपरेशंस, एचआर, और वित्त के नेता सफलता मैट्रिक्स पर सहमत होते हैं, शिफ्ट नेताओं के लिए प्रशिक्षण समय पर सुसंगत होते हैं, और रोलआउट के दौरान ओवरटाइम बफर्स को अनुमोदित करते हैं। समिति सप्ताह एक के लिए अतिरिक्त अस्थायी बजट को साफ करता है ताकि कवरेज कभी न गिरे।

टेम्पलेट्स जो आप आज कॉपी कर सकते हैं

एक-पृष्ठ चार्टर

• उद्देश्य (एक वाक्य)

• सदस्य और भूमिकाएं

• निर्णय अधिकार (बुलेट्स)

• बैठक ताल और अवधि

• प्रत्येक बैठक से पहले प्रस्तुत किए जाने वाले इनपुट

• प्रत्येक बैठक के बाद भेजे गए आउटपुट

निर्णय संक्षिप्त (दो पृष्ठ अधिकतम)

• प्रसंग: समस्या और क्या होता है अगर हम कुछ नहीं करते

• विकल्प (2-3) पेशेवरों, विपक्षों, लागतों, समय के साथ

• अनुशंसित विकल्प और क्यों

• से निर्णय आवश्यकता समिति और कब तक

जोखिम लॉग

• जोखिम, मालिक, संभावना, प्रभाव, अगला कार्य, तिथि

• हर बैठक में शीर्ष तीन की समीक्षा करें; बंद करें या बढ़ाएं

बिना नौकरशाही के संचालन

अच्छी संचालन तीव्र और प्रलेखित होती है। छोटी फॉर्मों का उपयोग करें, मोटे बाइंडर्स का नहीं। मिनिट्स को निर्णय + मालिक + तिथियों के रूप में रखें—कुछ और नहीं। समिति महीने की सबसे तेज़ बैठक होनी चाहिए क्योंकि हर कोई तैयार होकर आता है और विकल्प वास्तविक विकल्पों तक सीमित होते हैं।

सामान्य जाल (और उनसे कैसे बचें)

• बहुत बड़ा। सात से अधिक सदस्य सब कुछ धीमा कर देते हैं। समिति.

• संकरे कर दें। अस्पष्ट निर्णय।

• 'हम बाद में पुनः विचार करेंगे' का मतलब है 'हमने कुछ भी तय नहीं किया।' हमेशा एक वाक्य लिखें जो 'हमने फैसला किया कि...' से शुरू होता है। सूक्ष्म प्रबंध।

• यदि आप कार्य सूचियों पर चर्चा करते हैं, तो आप फिसल गए हैं। परिणामों और मेट्रिक्स पर लौटे। कोई पूर्व-पढ़ाई नहीं।

• संप्रेक्ष्य के बिना निर्णय समय की बर्बादी होते हैं। उन बैठकों को रद्द करें जहां पूर्व-पढ़ाई भेजी नहीं गई। छिपे हुए संघर्ष। समिति ट्रेड-ऑफ्स को खुले में लाएं: 'हम तारीख को प्राप्त कर सकते हैं, या दायरा रखा सकता है, या बजट रख सकते हैं—दो चुनें।'

• ऐसा निर्णय लेने के लिए अस्तित्व में है। कमज़ोर अनुवर्ती।

निर्णयों को प्रतिबद्धताओं के रूप में ट्रैक करें और अगले समय में पहले समीक्षा करें।

प्रायोगिक रूप से Shifton कैसे मदद करता है समिति वास्तविक दुनिया की शेड्यूलिंग और परिवर्तन के दौरान स्टाफिंग के साथ अधिकांश स्टीयरिंग समूह संघर्ष करते हैं। Shifton शिफ्ट योजनाओं, समय-छुट्टियों, और स्टाफ़ स्तरों को दृश्यमान बनाए रखता है, जबकि आप नई प्रक्रियाओं को लागू करते हैं। साफ डेटा इसके बजाय

वास्तविक संकेत (कवरेज, ओवरटाइम, समय पर आरंभ) देता है, ताकि निर्णय तेजी से लिए जाएं और टिके रहें।

जल्दी से FAQ

बोर्ड और स्टीयरिंग समूह में क्या अंतर है? समिति बोर्ड पूरे कंपनी का संचालन करता है। स्टीयरिंग समूह प्रोजेक्ट या कार्यक्रम का संचालन करता है।

एक सीमित दायरे और समय सीमा के भीतर विकल्प बनाता है।

समिति को कितनी बार मिलना चाहिए?

मासिक सामान्य है; महत्वपूर्ण चरणों के दौरान द्वि-साप्ताहिक पर जाएं। यदि कोई निर्णय क्य़ नहीं है तो रद्द करें—इसके बजाय एक लिखित अपडेट भेजें।

बैठक कौन चलाता है? समिति अध्यक्ष (अक्सर प्रायोजक) एजेंडा चलाता है और समय का ध्यान रखता है। परियोजना लीड पेश करता है, लेकिन

निर्णय करता है।

यह कितना बड़ा होना चाहिए?

चार से सात लोग। आंखों से बचने के लिए पर्याप्त दृष्टिकोण, जल्दी कार्य करने के लिए कम।

मिनिट्स में क्या होना चाहिए?

केवल निर्णय, मालिक और नियत तिथियाँ। बाकी पूर्व-पढ़ाई या अनुवर्ती में।

अंतिम निष्कर्ष समिति एक महान स्टीयरिंग