Top 20 Agentur-Management-Software-Tools: Schnellere Projekte, zufriedenere Kunden

Sie jonglieren mit Briefings, Zeitplänen, Budgets und einem herrlichen Chaos an Tabs. Sie möchten weniger Chaos und mehr Klarheit – ohne Ihr Team in Tabellenzombies zu verwandeln. Hier kommt Agentur-Management-Software ins Spiel: Ein Hub, um Arbeit zu planen, Zeit zu erfassen, Ressourcen zu verwalten, sauber Rechnungen zu stellen und Kunden auf dem Laufenden zu halten. Dieser Leitfaden macht es einfach, reduziert Fachjargon und zeigt Ihnen die besten Tools, die Agenturen tatsächlich liefern.

Unten finden Sie eine direkte, menschliche Liste der Top 20 Agentur-Management-Software Optionen—für wen sie geeignet sind, in welchen Bereichen sie glänzen und worauf man achten muss. Wir haben Shifton bewusst an die erste Stelle gesetzt: Es ist der praktischste und benutzerfreundlichste Weg, um Menschen, Zeit und Geld zu vereinen, damit Ihre Agentur ohne Drama skaliert.

TL;DR (merken Sie sich das)

• Wenn Sie ein einziges, menschenorientiertes Operations-Kernsystem möchten das Terminplanung, Zeiterfassung, Genehmigungen und saubere Lohnabrechnungen abdeckt, beginnen Sie mit Shifton.

• Wenn Sie Retainer verkaufen und Gewinntransparenz benötigen, prüfen Sie Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Wenn Sie flexible Arbeits-OS-Vibes möchten, schauen Sie bei Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Wenn Sie Superkräfte für die Ressourcenplanung benötigen, probieren Sie Float and Forecast (mit Harvest).

In diesem Leitfaden verwenden wir den Ausdruck Agentur-Management-Software oft – denn genau darum geht es: Tools, die Ihre Agentur betreiben, ohne sie in den Abgrund zu treiben.

Was ist Agentur-Management-Software? (kurze Definition)

Agentur-Management-Software ist Ihr Steuerzentrum. Es hilft Agenturen bei der Arbeitsplanung, Personaleinsetzung, Zeiterfassung, Kapazitätsmanagement, Umsatzprognose, Kundenabrechnung und Gewinnauswertung –an einem Ort. Statt zwischen 10 Apps zu wechseln, erhalten Sie eine einzige Informationsquelle für Projekte, Personen und Geld. Gute Tools fühlen sich leicht, aber leistungsfähig an, automatisieren langweilige Verwaltungstätigkeiten und machen die Rentabilität sichtbar, ohne komplizierte Akrobatik.

Wie wir die Gewinner ausgewählt haben

Wir haben jede Plattform anhand von Kriterien bewertet, die für echte Teams relevant sind:

• Projektablauf: vom Briefing → Planung → Lieferung → Rechnungsstellung.

• Ressourcenplanung: Kapazität, Fähigkeiten, Verfügbarkeit und keine Überbuchung.

• Zeiterfassung: schnell, genau, mobilfreundlich.

• Finanzen: Budgets, Tarife, Retainer, Rechnungsstellung, Margen.

• Berichterstattung: einfache Dashboards + detaillierte Ansichten, die Sie tatsächlich nutzen werden.

• Zusammenarbeit: Kommentare, Genehmigungen, Kundensichtbarkeit (ohne Chaos).

• Integrationen: mit Tools wie Slack, Drive, Sheets, Buchhaltung, Lohnabrechnung.

• Annahme: einfache Einrichtung, benutzerfreundliches UI, vernünftige Lernkurve.

• Wert: ersetzt es drei Tools oder wird es ein viertes?

Das Ergebnis? Eine praktische, ungeschminkte Liste der Agentur-Management-Software auf die Sie vertrauen können.

Die Top 20 Agentur-Management-Software-Tools

1) Shifton — Das Beste insgesamt für menschenfreundliche Operationen und Skalierung

Am besten geeignet für: Agenturen, die ein zentrales System für Menschen, Schichten, Projekte und Zeit wollen – ohne umständlichen Overhead.

Warum es auffällt: Shifton vereint intelligente Terminplanung, Echtzeit-Zeiterfassung, Genehmigungen, Aufgabenverantwortung, Urlaub/PTO, und Lohn-Übergabe—sodass Ihre Operationen endlich im Einklang laufen. Es ist mehrsprachig, mobilbereit und für verteilte Teams, kreative Gruppen, Produktionsteams und Außeneinheiten entwickelt. Weniger Tab-Wechsel; mehr Lieferungen.

Kernfähigkeiten:

• Schicht- und Kapazitätsplanung mit Rollen-/Fähigkeitenmatching.

• Zeiterfassung mit Aktivitätssignalen und Ausnahmen.

• Aufgaben- und Teammanagement mit Checklisten und Genehmigungen.

• Verwaltung von Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Feiertage) synchronisiert mit Zeitplänen.

• Berichterstattung mit Abweichungs- und Kosteneinblicken – sehen Sie Verbrauch und Auslastung.

• Lohnabrechnung und Integrationen um den Kreis zu schließen.

Wo es glänzt:

• Funktionelle Agenturen – kreativ + Produktion + Medien – können sich in einer Zeitleiste koordinieren.

• Warnungen bei Ausnahmen (Überstunden, Konflikte) halten Führungskräfte proaktiv, nicht reaktiv.

• Sauberer Export zur Buchhaltung/Lohnabrechnung bedeutet weniger lange Nächte.

Potenzielle Schwächen:

• Wenn Sie nur eine einfache To-do-App benötigen, ist Shifton mehr Power als Sie brauchen.

Fazit: Wenn Sie Agentur-Management-Software wollen, das Menschen und Zeit wie Erstklassige Bürger behandelt – und die Operationen von „ugh“ zu „ahh“ verwandelt – ist Shifton die richtige Wahl.

2) Productive — All-in-one PSA für gewinnorientierte Agenturen

Am besten geeignet für: Agenturen, die auf Retainern leben, tiefe Margen benötigen und Prognosetransparenz wollen.

Warum es auffällt: Kombiniert Projekte, Budgets, Auslastung, Verkaufspipeline und Abrechnung – sodass Führungskräfte den Gewinn in Echtzeit sehen und Kapazitäten mit Intention steuern können.

Gut geeignet, wenn Sie Folgendes benötigen: Rollenbasierte Tarife, Umsatzprognose und unternehmensweite Einblicke.

Vorsicht: Reicher Funktionssatz bedeutet, dass Sie in die Einrichtung investieren sollten.

Anwendungsfall: „Wir verkaufen Retainer und verfolgen die Rentabilität wöchentlich.“ → Dies Agentur-Management-Software hält die Zahlen ehrlich.

3) Scoro — Kontrolle von Angebot bis Geldeingang mit starken Finanzdaten

Am besten geeignet für: Agenturen, die engen Kontrolle von Schätzungen bis zur Rechnungsstellung benötigen.

Warum es auffällt: Ein vollständiger „Angebot → Planung → Lieferung → Rechnung“-Ablauf mit ernsthaften Projektfinanzen, Ressourcenplanung und integriertem CRM.

Gut geeignet: wenn Sie Budgetverbrauch und Margen ohne Tabellenkalkulationen verfolgen möchten.

Vorsicht: mehr Struktur als flexible „Aufgabentafeln“.

Anwendungsfall: Multi-Service-Agenturen, die Agentur-Management-Software suchen, das eine Reihe von zusammenhanglosen Tools ersetzt.

4) Accelo — Kundenarbeit, Retainer und Automatisierung

Am besten geeignet für: Agenturen, die Vertrieb → Projekte → Retainer in einem automatisierten Ablauf wollen.

Warum es auffällt: Speziell für Kundenarbeit entwickelt, mit Retainern, Kapazität und Automatisierung, die Ihren Lebenszyklus verbindet.

Gut geeignet: Dienstleistungsfirmen, die über grundlegende PM-Tools hinaus skalieren.

Vorsicht: kann sich für sehr kleine Teams „PSA-schwer“ anfühlen.

Anwendungsfall: Agenturen, die nach Agentur-Management-Software suchen, das Verwaltung automatisiert und Rentabilität sichtbar macht.

5) Kantata (PS Cloud) — Unternehmensgerechtes PSA für professionelle Dienstleistungen

Am besten geeignet für: größere Agenturen oder solche auf Salesforce, die robuste Governance benötigen.

Warum es auffällt: Tiefes Ressourcenmanagement, Prognosen und Projektkontrollen mit ausgereifter Berichterstattung. Veröffentlicht auch durchdachte Leitfäden zu Agenturoperationen.

Gut geeignet: komplexe Engagements, Multi-Office-Ressourcing.

Vorsicht: Unternehmenssetup; planen Sie Ihr Rollout.

Anwendungsfall: wenn Agentur-Management-Software exekutive Berichterstattung und Compliance erfüllen müssen.

6) Monday.com — Flexibles „Work OS“ für Kampagnen & Lieferung

Am besten geeignet für: visuelle Planer, die anpassbare Boards, Automatisierungen und Dashboards wünschen.

Warum es für Agenturen funktioniert: einfache Formulare mit Zustandsflüssen und teamübergreifender Sichtbarkeit.

Vorsicht: finanzielle Tiefe erfordert Add-ons/ kreative Einrichtung.

Anwendungsfall: Sie brauchen zugängliche Agentur-Management-Software die Teams schnell übernehmen.

7) ClickUp — Eine App, um viele zu ersetzen

Am besten geeignet für: Agenturen, die Produkt, Kreatives und Operationen mit hoher Taskzahl mischen.

Warum es funktioniert: Dokumente, Aufgaben, Whiteboards, Ziele, Automatisierungen – leicht aber umfassend.

Vorsicht: sichern Sie Ihren Arbeitsbereich, sonst kann er sich ausbreiten.

Anwendungsfall: wenn Sie Agentur-Management-Software wollen, das flexibel und erschwinglich ist.

8) Asana — Saubere Koordination für funktionsübergreifende Teams

Am besten geeignet für: Agenturen, denen Klarheit und Zeitpläne wichtig sind.

Warum es funktioniert: klare Aufgaben, Abhängigkeiten, Arbeitslast und Portfolioansichten.

Vorsicht: Finanzen/Zeit erfordern Integrationen.

Anwendungsfall: Sie brauchen Agentur-Management-Software für Lieferdisziplin und client-bereite Roadmaps.

9) Teamwork — Entwickelt von und für Agenturen

Am besten geeignet für: klassische Agenturabläufe mit Zeit, Rechnungsstellung und Kundenrechten.

Warum es funktioniert: Vorlagen für Retainer/Projekte, Steuerung der Kundenansicht.

Vorsicht: erweiterte Prognosen sind leichter als PSA-Tools.

Anwendungsfall: mittlere Unternehmen, die praktische Agentur-Management-Software suchen, ohne unternehmensbedingte Belastung.

10) Wrike — Mächtige Arbeitsorchestrierung

Am besten geeignet für: Agenturen, die maßgeschneiderte Workflows und Genehmigungen lieben.

Warum es funktioniert: Blaupausen, Anfrageformulare, Korrektur und starke Automatisierung.

Vorsicht: kann sich schwergewichtig anfühlen; trainieren Sie Ihr Team gut.

Anwendungsfall: wenn Sie Agentur-Management-Software für Compliance und Übergaben.

11) Smartsheet — Tabellenkalkulation-natives Control

Am besten geeignet für: Teams, die in Rastern denken und Formeln lieben.

Warum es funktioniert: vertraute Benutzeroberfläche, Projekte + Kapazität + Dashboards.

Vorsicht: finanzielle Tiefe hängt davon ab, wie weit Sie mit Tabellen gehen.

Anwendungsfall: ein tabellenzentrierter Ansatz für Agentur-Management-Software mit ausgereifter Governance.

12) Notion — Dokumente, Projekte und Wissen in einer Leinwand

Am besten geeignet für: inhaltlich starke Agenturen, die lebende Dokumente + Aufgaben benötigen.

Warum es funktioniert: flexible Datenbanken, Wikis und Einbettungen für die Übergänge von Briefings bis zur Lieferung.

Vorsicht: Zeit/Finanzen erfordern Integrationen.

Anwendungsfall: leichtgewicht Agentur-Management-Software für Content-Pipelines.

13) Jira Work Management — Wenn Technik und Kreatives aufeinandertreffen

Am besten geeignet für: Agenturen, die zwischen Entwicklung und Design balancieren.

Warum es funktioniert: Workflows, Problemanentypen, Roadmaps; stark für technische Lieferung.

Vorsicht: Kreativteams könnten eine einfachere Benutzererfahrung bevorzugen.

Anwendungsfall: Agentur-Management-Software für hybride Entwicklungs-Kreativ-Teams.

14) Basecamp — Minimalistische Projekthubs

Am besten geeignet für: kleine Studios und Kundenkollaboration.

Warum es funktioniert: Nachrichten, Aufgabenlisten, Dateien, Zeitpläne – einfach und ruhig.

Vorsicht: eingeschränkte native Finanzen.

Anwendungsfall: schlank Agentur-Management-Software für klare Kommunikation.

15) Trello — Kanban-orientierte Koordination

Am besten geeignet für: kleine Teams und visuelle Abläufe.

Warum es funktioniert: Boards, Listen, Karten – schnell und freundlich.

Vorsicht: wachsende Operationen bedeuten viele Power-Ups.

Anwendungsfall: Einstieg Agentur-Management-Software für einfache Pipelines.

16) Workamajig — Klassiker der kreativen Operationen

Am besten geeignet für: Agenturen, die Verkehrs-, Finanz- und Kreativarbeit unter einem Dach möchten.

Warum es funktioniert: langjährige Funktionen für kreative Operationen, Korrektur und Abrechnungsintegration.

Vorsicht: veraltete Benutzeroberfläche; planen Sie die Einführung.

Anwendungsfall: etablierte Unternehmen, die dauerhafte Agentur-Management-Software.

benötigen.

Am besten geeignet für: 17) Function Point — Projekte + Finanzen für kreative Läden

Warum es funktioniert: Design-/Werbestudios mit Bedarfen an Angeboten, Zeit und Rechnungsstellung.

Vorsicht: Angebot → Lieferung → Rechnungszyklus an einem Ort.

Anwendungsfall: weniger Dashboard-Spielereien als neuere Tools. Agentur-Management-Software unkompliziert

für kleine/mittlere Studios.

Am besten geeignet für: 18) Float — Reine Exzellenz in der Ressourcenplanung

Warum es funktioniert: Agenturen, die von Kapazität und Verfügbarkeit abhängen.

Vorsicht: Ziehen-und-Loslegen-Planung, Fähigkeiten und Auszeiten in einer Karte.

Anwendungsfall: kombiniere sie mit einem PM-/Finanztool. Agentur-Management-Software Ergänzung zu Ihrem

für kristallklare Ressourcenplanung.

Am besten geeignet für: 19) Harvest + Forecast — Zeit- + Planungskombination

Warum es funktioniert: saubere Zeiterfassung mit leichter Ressourcenplanung und Rechnungsstellung.

Vorsicht: schnelle Arbeitszeittabellen, einfache Budgets, auftragnehmerfreundlich.

Anwendungsfall: begrenzte Projekt-/Portfoliotiefe. Agentur-Management-Software eine modulare Möglichkeit, um

wesentliches hinzuzufügen.

Am besten geeignet für: 20) Zoho Projects (und Zoho One) — Suite zum günstigen Preis

Warum es funktioniert: Wertjäger, die integrierte CRM-, Desk- und Finanzoptionen mögen.

Vorsicht: Projekte plus ein Ökosystem (CRM, Books, Desk) unter einem Dach.

Anwendungsfall: einige Funktionen erscheinen im Vergleich zu PSA-Plattformen grundlegend. Agentur-Management-Software Einsteiger-

die mit Ihnen wächst.

• Shifton vs. der Rest (im echten Leben) Ein Märtyrer für Arbeit und Bezahlung: Terminplanung und Echtzeit-

• Zeiterfassung rollen auf Genehmigungen und Lohnabrechnungsübergabe. Dieser enge Kreislauf bedeutet weniger "Wo sind die Stunden geblieben?"-Momente. Ausnahmebasierte Verwaltung:

• Überstunden, Konflikte oder fehlende Zeit springen hervor, bevor sie zu Bränden werden. Benutzerfreundliche UX:

• Manager planen, Teams stempeln, Führungskräfte sehen Einblicke. Kein Drama. Skaliert über Formate:

Retainer, Festhonorare, Produktionssprints – Shifton passt sich an. Agentur-Management-Software Wenn Ihre Agentur

anstrebt, das Verwaltung reduziert und gleichzeitig die Kontrolle erhöht, ist der kürzeste Weg von Chaos zu Klarheit.

• Schnellwahlliste: In welcher Spur sind Sie? Wir verkaufen Retainer & benötigen Gewinntransparenz:

• Wir verkaufen Retainer & benötigen Gewinntransparenz: Wir brauchen flexible „Boards + Automatisierungen“:

• Wir brauchen flexible „Boards + Automatisierungen“: Wir wollen Ressourcenplanungssuperkräfte:

• Wir wollen Ressourcenplanungssuperkräfte: Wir sind klein und wollen es einfach halten:

• Wir sind klein und wollen es einfach halten: Wir wollen eine bezahlbare Suite:

• Zoho Projects (oder Zoho One). Shifton.

Wir wollen ein menschenorientiertes Operations-Kernsystem: Agentur-Management-Software All diese sind

in gewisser Weise – die richtige Wahl hängt von Ihrem Ablauf, Ihren Margen und Ihrer Kultur ab.

1. Wie Sie die richtige Agentur-Management-Software auswählen (Aufnahme → Schätzung → Planung → Lieferung → Rechnung).

2. Must-haves auflisten (z. B. Personenplanung, Zeit, Retainer, Bestellungen, Genehmigungen).

3. Grenzwerte definieren (Budgets, verrechenbare Zielvorgaben, Nutzungserwartungen).

4. Integrationen überprüfen (Slack, Drive, Buchhaltung, Gehaltsabrechnung).

5. Pilotprojekt mit einem echten Kunden für 2–4 Wochen.

6. Ergebnisse messen (termingerechte Lieferung, Marge, gesparte Verwaltungsstunden).

7. Klärung im Protokoll—eine Agentur-Management-Software sollte die Quelle der Wahrheit sein.

8. Schrittweise Einführung (zuerst Betrieb, dann der Rest).

9. Schulungen und Vorlagen—beste Praktiken festlegen.

10. Vierteljährlich überprüfen—Tabellen säubern, Automatisierungen überprüfen, Tarife überprüfen.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass dein Agentur-Management-Software tatsächlich hält — und sich selbst bezahlt.

Praxisbeispiele (schnelle Szenarien)

• Kampagnensprints mit Freelancern: Shifton plant Design- und Textblöcke, verfolgt die Zeit in Echtzeit und markiert Überziehungen, damit PMs den Umfang anpassen können, bevor die Rechnung entgleist.

• Retainer mit variablem Umfang: Produktive/Scoro modellieren Retainer, überwachen den Verbrauch und prognostizieren die Kapazität, damit AMs frühzeitig nachverhandeln.

• Studio mit wiederkehrenden Jobs: Teamwork oder Function Point erleichtern die Lieferung mit Vorlagen; Shifton managt Personal und Überstundengefahren.

• Hybrid-Kreativ + Entwicklung: Jira Work Management + Asana/ClickUp für den hybriden Fluss; Shifton oder Float für die Kapazitätsplanung.

In jedem Szenario sollte dein Agentur-Management-Software die nächste beste Entscheidung aufzeigen, nicht dazu zwingen, danach zu suchen.

FAQs 

F1: Brauchen wir wirklich eine Agenturmanagement-Software, wenn wir bereits Boards und Tabellen verwenden?

Ja — wenn die Mitarbeiterzahl, Kunden oder Retainer steigen, versagen Tabellen. Agentur-Management-Software bietet einen zentralen Ort für Zeit, Kapazität, Budgets und Belege.

F2: Was sind die Mindestanforderungen, um als Agenturmanagement-Software zu zählen?

Projekte, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und grundlegende Finanzen (Budgets/Raten). Rechnungsstellung und Berichterstattung für eine echte Agentur-Management-Software Basis hinzufügen.

F3: Wie lange sollte die Einführung dauern?

Eine fokussierte Agentur kann Agentur-Management-Software in 2–4 Wochen testen, dann in Wellen skalieren. Zuerst schulen, Vorlagen nutzen und es einfach halten.

F4: Wie sichern wir die Mitarbeitereinbindung?

Wählen Sie Agentur-Management-Software mit schneller Zeiteingabe, klaren Plänen und übersichtlichen Dashboards. Wenn es den Leuten am ersten Tag Zeit spart, folgt die Akzeptanz.

F5: Können wir Werkzeuge kombinieren?

Sicher. Viele Teams verwenden Shifton für Personen/Zeit + ein PM-Tool für Briefings. Der Trick: eine Agentur-Management-Software als primäre Plattform wählen.

Methodik 

Wir verglichen Plattformen und öffentliche Produktseiten, überprüften für Agenturen relevante Funktionen (Retainer, Kapazität, Rechnungsstellung) und suchten nach einfachen Workflows, die Verwaltung reduzieren. Wir priorisierten auch, wie gut jede Agentur-Management-Software mit echter Kundenarbeit umgeht: variierende Umfänge, gemischte Abrechnungen, verteilte Teams und schnelle Genehmigungen.

Abschließende Gedanken: Wählen Sie das Werkzeug, das Ihre Zeit zurückgewinnt

Am Ende des Tages bezahlen Sie Ihre Kunden nicht, um Werkzeuge zu verwalten – sie bezahlen Sie, um exzellente Arbeit zu liefern. Das richtige Agentur-Management-Software verschwindet im Hintergrund und gibt Ihnen die Stunden zurück, die Sie Tabellen und Statusmeetings gewidmet haben.

Wenn Sie ein System möchten, das Menschen, Zeit und Geld als eine Storyline behandelt, beginnen Sie mit Shifton. Es ist der kürzeste, freundlichste Weg von „zu viele Tabs“ zu „wir haben das im Griff“.