কর্মচারীরা যেটি আসলে ব্যবহার করে এমন ছুটি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম

ছুটি নেওয়া লড়াইয়ের মতো মনে হওয়া উচিত নয়। কিন্তু অনেক টিমেই তা হয়। কেউ চ্যাট বার্তায় ছুটি চায়। একজন ম্যানেজার কয়েক ঘন্টা পরে উত্তর দেন। মানবসম্পদ একটি স্প্রেডশীট আপডেট করে। পেরোল সময় মতো জানতে পারে না। রোস্টার ভেঙে যায়, এবং টিমটি প্রচন্ড মানসিক চাপের মধ্যে পড়ে।

A ছুটি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমএটি ঠিক করে একটি স্পষ্ট পথ দিয়ে: অনুরোধ, অনুমোদন, ট্র্যাকিং এবং পরিকল্পনা। এটি অগোছালো বার্তাগুলোকে একটি সরল ছুটি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো দিয়ে প্রতিস্থাপন করে, তাই ম্যানেজাররা কাভারেজ সুরক্ষা করতে পারে এবং কর্মচারীরা তাদের জীবন পরিকল্পনা করতে পারে অনুমান ছাড়াই।

যদি আপনি সময় ছুটির বাইরেও কর্মক্ষেত্রের ওয়ার্কফ্লো জন্য একটি সহজ শুরু পয়েন্ট চান, তবে আপনি মূল প্লাটফর্ম এখানে দেখতে পারেন: শিফটন কিভাবে কাজ করে তা দেখুন

একটি ছুটি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম কি করা উচিত

একটি ভাল সিস্টেম শুধুমাত্র একটি ফর্ম নয়। এটি এমন একটি প্রক্রিয়া যা ভুল কমায় এবং সিদ্ধান্তগুলি প্রত্যাশিত করে তোলে।

এটির উচিত ছুটির অনুরোধগুলি এমন একটি উপায়ে পরিচালনা করা যা কর্মচারীদের জন্য স্বাভাবিক মনে হয়, মোবাইল ব্যবহারেরও অন্তর্ভুক্ত। এটি অবস্থা স্পষ্টভাবে দেখাতে হবে, তাই কেউ পাঁচবার "আপনি কি এটি অনুমোদন করেছেন" জানতে চায় না। এটি একটি পরিষ্কার ইতিহাসের সাথে কর্মচারীর ছুটি ট্র্যাকিং সমর্থন করা উচিত, যেমন কে অনুরোধ করেছে, কে অনুমোদন করেছে এবং কোন তারিখগুলি জড়িত ছিল।

এটি ম্যানেজারদের পরিকল্পনায়ও সহায়তা করা উচিত, কেবল অনুমোদনেই নয়। এর অর্থ হল একটি স্পষ্ট ছুটি ক্যালেন্ডার, ওভারল্যাপিং অনুরোধের দৃশ্যমানতা, এবং কোথাও খালি থাকার পূর্বে সেগুলি এড়ানোর উপায়।

মানবসম্পদ বিভাগের জন্য, এটি নিয়মের সাথে ছুটি নীতিমালা ব্যবস্থাপনা সমর্থন করা উচিত যা সবসময় সুসংগত থাকে। পেরোল বিভাগের জন্য, এটি পেইড লিভ ট্র্যাকিং এবং পরিষ্কার টোটাল সংখ্যা সমর্থন করা উচিত যা মাসের শেষে ম্যানুয়াল সংশোধনের প্রয়োজন হয় না।

বিরতির ব্যবস্থাপনা একটি দিন ছুটি নেওয়ার থেকেও কঠিন হওয়া উচিত নয়। অসুস্থতার ছুটি ট্র্যাকিং দ্রুত হওয়া উচিত, কারণ অসুস্থতার দিনগুলো প্রায়শই এক সপ্তাহের নোটিস দিয়ে আসে না।

স্প্রেডশিট এবং চ্যাট ব্যর্থ হয় কেন

স্প্রেডশীট ব্যর্থ হয় কারণ তারা নির্ভুল মানুষের উপর নির্ভর করে। কেউ একটি সেল আপডেট করতে ভুলে যায়। আরেকজন ভুল রো সম্পাদনা করে। একজন ম্যানেজার মৌখিকভাবে কিছু অনুমোদন দেন এবং কেউ তা লগ করে না। শীঘ্রই আপনার কাছে দুটি সত্য এবং শূন্য আস্থা থাকে।

চ্যাট অনুমোদন দ্রুত মনে হয়, কিন্তু তারা বিভ্রান্তি সৃষ্টি করে। বার্তাগুলো নতুন কথাবার্তার নিচে অদৃশ্য হয়ে যায়। একজন নতুন ম্যানেজার দেখতে পারে না যে গত ত্রৈমাসিকে কি হয়েছিল। মানবসম্পদ মৌলিক প্রশ্নগুলির উত্তর দিতে পারে না স্ক্রিনশট গুলো না ঘেঁটে।

একটি সঠিক অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া একটি একক সত্যের উৎস প্রয়োজন যা ব্যবহার করা সহজ, এটা টুলগুলির টুকরো নয়।

অগোছালো সময় ছুটি ট্র্যাকিংয়ের প্রকৃত খরচ

খারাপ ছুটি ব্যবস্থাপনা শুধুমাত্র বিরক্তিকর নয়। এটি ব্যয়বহুল।

যখন ম্যানেজাররা সময় ছুটি স্পষ্টভাবে দেখতে পারে না, তারা কেবল নিরাপদ অনুভব করার জন্য অতিরিক্ত কর্মী নিয়োগ করে। অথবা তারা কর্মী সংখ্যা কমিয়ে দেয় এবং দলটি পুড়ে যায়। যখন কর্মচারীরা প্রক্রিয়াটির উপর বিশ্বাস হারায়, তারা আগাম পরিকল্পনা করা বন্ধ করে দেয়। তারা শেষ মুহূর্তের ছুটি নেয়, এবং ব্যবসাটি আতঙ্ক মোডে চলে।

এটি অবিচারও সৃষ্টি করে। কিছু লোক দ্রুত অনুমোদন পায় কারণ তারা জানে কাকে বার্তা পাঠাতে হবে। অন্যরা বেশি সময় অপেক্ষা করে কারণ তারা নিয়ম অনুসরণ করে। সময়ের সাথে সাথে, এটি ব্যক্তিগত অনুভব হতে পারে, যদিও এটা আসলে নয়।

একটি ভাল ছুটি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম প্রক্রিয়াটিকে দৃশ্যমান এবং সম্মত করে তোলে, যাতে সিদ্ধান্তগুলি ন্যায্য এবং সহজে ব্যাখ্যা করা যায়।

প্রতিদিন কাজ করে এমন ছুটি ব্যবস্থাপনা কীভাবে সেটআপ করবেন

জটিল নিয়ম প্রয়োজন নেই। আপনি যা প্রয়োজন তা হল পরিষ্কার নিয়ম যা সবাই অনুসরণ করতে পারে।

বাস্তব জীবনের সাথে মিল রেখে ছুটির ধরন নির্ধারণ করুন

একটি ছোট তালিকা দিয়ে শুরু করুন যা লোকেরা সত্যিই ব্যবহার করে। বেশিরভাগ দলের কেবল ছুটি, অসুস্থতা ছুটি, ব্যক্তিগত ছুটি, এবং বিনা পারিশ্রমিকের ছুটির প্রয়োজন। নামগুলি সহজ রাখুন। যদি লোকেরা দুটি অনুরূপ বিকল্পের মধ্যে পার্থক্য বলতে না পারে, তারা ভুলটি পছন্দ করবে।

এটি মানবসম্পদ ছুটি সফটওয়্যারকে পরিষ্কার রাখতে সহায়তা করে এবং রিপোর্টিংকে অনুমানের খেলায় পরিণত হতে দেয় না।

অনুমোদনগুলো দ্রুত এবং নির্ভরযোগ্য করুন

ধীর অনুমোদন বিশ্বাস নষ্ট করে। সেরা পদ্ধতি সাধারণত বেশিরভাগ অনুরোধের জন্য একটি সরাসরি ম্যানেজার অনুমোদন, এবং কেবলমাত্র বিশেষ ক্ষেত্রে একটি দ্বিতীয় ধাপ।

আপনার দলের দ্রুত অর্থ কী তা সংজ্ঞায়িত করুন। ম্যানেজাররা এক কর্মদিবসের মধ্যে সাড়া দেয়। যদি একজন ম্যানেজার দূরে থাকেন, অনুরোধটি একটি ব্যাকআপ অনুমোদনকারীর কাছে পাঠানো হয়। এইভাবে আপনি আটকে থাকা অনুরোধগুলি প্রতিরোধ করেন এবং শেষ মুহূর্তের শিডিউল পরিবর্তনের সংখ্যা কমান।

কভারেজ সুরক্ষিত করতে একটি ছুটি ক্যালেন্ডার ব্যবহার করুন

একটি ছুটি ক্যালেন্ডার হল যেখানে পরিকল্পনা বাস্তব হয়ে যায়।

ব্যবস্থাপকরা এক নজরে অতিক্রম লক্ষ্য করতে সক্ষম হওয়া উচিত। কর্মীরা যদি দেখতে পায় যে একটি সপ্তাহ ইতিমধ্যে ভীড়ে পূর্ণ, তাহলে তারা আগেই সংঘাত এড়াতে পারে। এটি প্রত্যাখ্যানের হার কমায় এবং সংঘাত কমায়।

যখন আপনার ক্যালেন্ডার নির্ভরযোগ্য হয়, মানুষ দ্বিগুণ বুকিং বন্ধ করে এবং আপনি আপনার স্টাফ দ্বিগুণ বুক করা বন্ধ করেন।

ছুটির দিনকে সময়সূচী এবং উপস্থিতির সাথে সংযুক্ত করুন

ছুটির দিন উপলভ্যতা পরিবর্তন করা উচিত। যদি কারও ছুটি অনুমোদিত হয়, তাহলে তারা সেই তারিখগুলিতে শিফটের জন্য উপলব্ধ হিসেবে উল্লেখ করা উচিত নয়। এটি এমন একটি সিস্টেমের মধ্যে পার্থক্য করে যা শুধু অনুরোধগুলি সংরক্ষণ করে এবং একটি সিস্টেম যা কার্যক্রম রক্ষা করে।

যদি আপনি শিফট-ভিত্তিক দল পরিচালনা করেন, তাহলে ছুটির দিনকে সময়সূচীর সাথে জুড়ে দেওয়া একটি বড় পার্থক্য তৈরি করে। শিফটন এখানে এই ধরনের প্রবাহ সমর্থন করে:ছুটির অনুরোধ এবং অনুমোদন সরঞ্জাম

যখন আপনি উপস্থিতি এবং পেরোলের জন্য পরিষ্কার মোটটিও প্রয়োজন, তখন ছুটির সিদ্ধান্তগুলিকে ঘণ্টা ট্র্যাকিংয়ের সাথে সংযুক্ত করুন:ম্যানুয়াল সময় শীট ছাড়াই কাজের ঘণ্টা ট্র্যাক করুন

শিফট এবং কাভারেজ ঝুঁকির সাথে দলগুলির জন্য ছুটি পরিচালনা

কিছু দল অবৈজ্ঞানিক ছুটি ট্র্যাকিং আরও দীর্ঘকাল সহ্য করতে পারে। একটি অফিস দল ব্যথা অনুভব করতে পারে, তবে একটি শিফট দল বিপর্যয় অনুভব করে।

স্বাস্থ্যসেবায়, একজন অনুপস্থিত ব্যক্তি একটি পুরো ইউনিটকে অতিমাত্রায় লোড করতে পারে। খুচরা বিক্রয়ে, পিক সময়কালে একটি ফাঁক আয় এবং গ্রাহক অভিজ্ঞতাকে ক্ষতিগ্রস্ত করে। সুবিধা কাজের ক্ষেত্রে, একজন অনুপস্থিত প্রযুক্তিবিদ প্রয়োজনীয় কাজগুলিকে বিলম্বিত করতে পারে।

যদি আপনার কাজ কভারেজের উপর নির্ভর করে, ছুটি পরিচালনা ব্যবস্থা শুধুমাত্র HR পরিশুদ্ধ নয়। এটি কার্যকরী নিরাপত্তা।

ফ্যাসিলিটি দলগুলি শক্তিশালী উদাহরণ কারণ তারা প্রতিদিন নির্ভরযোগ্য কভারেজ প্রয়োজন। এই পৃষ্ঠা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কভারেজ চিন্তা প্রদর্শন করে:কিভাবে ফ্যাসিলিটি দলগুলি কভার থাকে

শ্রেষ্ঠ অনুশীলন যা কর্মচারীদের প্রক্রিয়াতে বিশ্বাস জাগায়

একটি সিস্টেম শুধুমাত্র কাজ করে যদি কর্মচারীরা বিশ্বাস করে যে এটি ন্যায্য। বিশ্বাস আসে স্বচ্ছতা থেকে, কঠোরতা থেকে নয়।

গাঁথুনীগুলি স্পষ্টভাবে দেখান। যদি লোকেরা না জানে কত PTO ট্র্যাকিং উপলব্ধ, তাহলে তারা আরো অন্য HR সমীক্ষার জন্য অনুরোধ করতে থাকবে বা শুধুমাত্র সঠিকভাবে অনুরোধ বন্ধ করবে।

কেউ অনুরোধ জমা দেওয়ার আগেই নিয়মগুলি দৃশ্যমান করুন। যদি ব্ল্যাকআউট তারিখ, ন্যূনতম নোটিস নিয়ম, বা অতীত ছুটির সীমা থাকে, তাহলে তা আগে দেখান। অনুরোধ প্রেরিত হওয়ার পর পর্যন্ত অপেক্ষা করবেন না।

সিদ্ধান্তগুলি বর্ণনাযোগ্য রাখুন। যখন একজন ব্যবস্থাপক একটি অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করেন, তখন কারণটি সহজ এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ হওয়া উচিত, যেমন কভারেজ সীমা বা অতিক্রম।

ইতিহাস রাখুন। যখন প্রশ্ন উঠবে পরবর্তীকালে, আপনি মতামতের পরিবর্তে তথ্য চান।

মার্কিন যুক্তরাস্ট্রের দলগুলির জন্য, মজুরি ও ঘণ্টার মূল কথা সম্পর্কে বিশ^স্ত নির্দেশনা উল্লেখ করা সহায়ক:সরকারি মজুন্ ও ঘণ্টার মূল কথা

একটি রোলআউট পরিকল্পনা যা দলকে বিরক্ত করে না

বেশিরভাগ রোলআউট ব্যর্থ হয় কারণ তারা আরো কাজের মত লাগে। একটি ভাল রোলআউট শুরু থেকেই কম কাজের মতো অনুভূত হয়।

প্রথমে, ছুটির ধরন এবং নিয়মগুলি এমনভাবে সেট আপ করুন যা ইতিমধ্যে মানুষ কথা বলে। এরপর ব্যবস্থাপকদের একটি অভ্যাস প্রশিক্ষণ দিন: দ্রুত অনুমোদন এবং কভারেজ পরীক্ষা করুন। এরপর যেসকল অনুরোধগুলি হয় সেগুলি সিস্টেমের এ পরিবর্তিরত করুন এবং চ্যাটে অনুমোদন প্রাপ্তি বন্ধ করুন। যদি আপনি দুটি চ্যানেল স্থায়ী রাখেন, তাহলে মানুষ সর্বদাই অবৈজ্ঞানিক একটিকেই বেছে নেবে।

অবশেষে, প্রথম দুই সপ্তাহের মধ্যে কি ঘটে তা পর্যালোচনা করুন। যদি কর্মীরা ভুল ছুটির ধরন নির্বাচন করতে থাকে, তাহলে তার নাম পরিবর্তন করুন। অনুমোদনগুলি যদি ধীর হয়, তাহলে ব্যাকআপ অনুমোদনকারী সেট করুন। প্রক্রিয়াটি উন্নত করা অব্যাহত রাখুন যতক্ষণ না তা স্বতঃস্ফূর্ত মনে হয়।

যদি আপনি আপনার নিজস্ব দলের সাথে কর্মপ্রবাহটি পরিক্ষার দ্রুততম উপায় চান, তাহলে এখানে শুরু করুন:আপনার শিফটন ওয়ার্কস্পেস তৈরি করুন

প্রশ্নাবলী

একটি ছুটি পরিচালনা ব্যবস্থা কি?

একটি ছুটি ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা হল এমন একটি সফ্টওয়্যার যা কর্মীদের ছুটির অনুরোধ জমা দিতে এবং ব্যবস্থাপকদের তা অনুমোদন করতে সহায়তা করে, সঠিক রেকর্ড, ব্যালেন্স এবং একটি শেয়ার করা ছুটি ক্যালেন্ডার বজায় রাখার পাশাপাশি।

একটি ভাল ছুটি অনুমোদন কার্যপ্রবাহ কেমন হওয়া উচিত?

এটি অনুরোধগুলি সঠিক ম্যানেজারের কাছে পাঠানো, স্ট্যাটাস স্পষ্টভাবে দেখানো, সিদ্ধান্তের ইতিহাস রাখার এবং কেউ অনুপস্থিত থাকলে অনুরোধ আটকে যাওয়া রোধ করা উচিত।

এটি কীভাবে অনুপস্থিতির ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সহায়তা করে?

এটি নিশ্চিতভাবে বলে দেয় কে কখন অনুপস্থিত আছে, যাতে আপনি প্রাথমিকভাবে কাভারেজ পরিকল্পনা করতে পারেন এবং শেষ মুহূর্তের স্টাফিং ফাঁকা এড়াতে পারেন।

এটি কি পিটিও ট্র্যাকিং এবং বেতন ছুটি ট্র্যাকিং পরিচালনা করতে পারে?

হ্যাঁ। একটি সঠিক সিস্টেম ভারসাম্য এবং ছুটির মোট গণনা ট্র্যাক করে যাতে কর্মচারীরা জানেন যে কী উপলব্ধ এবং পেরোল ম্যানুয়াল সংশোধন ছাড়াই ছুটি প্রক্রিয়াকরণ করতে পারে।

আমরা কীভাবে অসুস্থ ছুটির ট্র্যাকিং পরিচালনা করব?

একটি দ্রুত ও সহজ প্রক্রিয়া করুন। অসুস্থ ছুটি প্রায়শই নোটিশ ছাড়াই ঘটে, তাই সিস্টেমটি দ্রুত অনুরোধ এবং অতিরিক্ত পদক্ষেপ ছাড়াই পরিষ্কার ডকুমেন্টেশন অনুমতি দেওয়া উচিত।

কেন দলগুলি এইচআর ছুটি সফটওয়্যার গ্রহণে ব্যর্থ হয়?

তারা চ্যাটে ছুটি অনুমোদিত রাখে একই সময়ে সিস্টেমটি ব্যবহার করতে বলে। একটি চ্যানেল বাছাই করুন, ম্যানেজারদের দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে প্রশিক্ষণ দিন এবং অভ্যাসটি টিকে যাবে।

আমরা কীভাবে অবকাশ ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সংঘাত কমাতে পারি?

একটি ছুটি ক্যালেন্ডার ব্যবহার করুন যা আগে থেকেই ওভারল্যাপ এবং স্টাফিং সীমা দেখায়। যখন কর্মচারীরা অনুরোধ জমা দেওয়ার আগে সংঘাত দেখতে পান, তখন অনুরোধগুলি আরও স্মার্ট হয় এবং অনুমোদনগুলি দ্রুত হয়।