Les solutions de planification simples, telles que Microsoft Word et Excel, peinent à maintenir le flux de travail constant. Alors que de nombreuses industries, notamment la restauration, la santé, le commerce de détail et l'externalisation, sont entrées dans l'ère numérique, des centaines de logiciels de planification ont vu le jour, simplifiant considérablement le processus de génération de planning.
Avant d'explorer les possibilités des logiciels de planification modernes, il est essentiel de se familiariser avec les types d'horaires de travail.
Quels types d'horaires peuvent être créés avec un logiciel de planification du personnel
Bien sûr, la plupart des entreprises modernes utilisent un type d'horaire de travail fixe en raison de sa simplicité : le même nombre d'heures et de jours chaque semaine - par exemple, quand une entreprise travaille du lundi au vendredi de 9 h à 18 h. Cela est utilisé par les pharmacies, les petits magasins, les services à la clientèle, les organisations gouvernementales. Dans certains cas, les employés peuvent travailler des heures supplémentaires et recevoir une rémunération additionnelle.
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Flexible
Sur le papier, cela semble être une méthode idéale d'organisation de la main-d'œuvre : les employés et les employeurs s'accordent sur le nombre d'heures et de jours à respecter chaque semaine. Ils peuvent travailler 20 à 30 heures par semaine quand ils le souhaitent ou à un moment précis de la journée. Les choses se compliquent lorsque la plupart des employés veulent un horaire flexible. Si cela n'était pas assez difficile à gérer, il existe quelques sous-types d'horaires flexibles :
Semaine comprimée. Cette variation d'un horaire flexible condense une semaine de 40 heures en quelques jours. Par exemple, un employé peut travailler trois journées de 12 heures ou quatre journées de 10 heures, mais bénéficier d'un ou deux jours de congé supplémentaire.
Flex. Si les employés choisissent cette option, ils peuvent décider quand leur quart commence et se termine, mais doivent travailler le même nombre d'heures chaque jour.
Environnement de travail axé sur les résultats. Il ne nécessite pas de comptabiliser les heures de travail pour le salaire, mais les paiements sont basés sur la quantité de travail effectuée : échéances respectées et tâches complétées.
Quart fractionné. Ce type d'horaire flexible permet de diviser le quart entre différentes heures de la journée. Un travailleur peut faire 3 heures le matin, 4 heures le soir.
- Rotatif
Le type d'horaire moins couramment utilisé, mais néanmoins vivant est l'horaire rotatif. Si une entreprise adopte un horaire rotatif, elle pourra fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 en divisant le cycle de production en trois quarts : jour, balançoire et nuit. Ce type de planification du personnel se trouve principalement dans les travaux de construction, les hôpitaux, les centrales électriques et les travaux routiers.
Les quarts de travail des employés changent chaque semaine ou chaque trimestre, selon les exigences du travail. Par exemple, ceux qui sont employés sur des chantiers de construction peuvent travailler le quart de nuit une semaine et passer à un quart de jour la semaine suivante. Les employés peuvent trouver cela difficile à gérer, car leurs habitudes de sommeil et de repas doivent constamment changer.
Pourquoi passer à un logiciel de planification du personnel
Ces types d'horaires peuvent sembler un peu difficiles à gérer, mais heureusement, il existe une abondance de générateurs de planning du personnel. Ils offrent diverses fonctionnalités qui rendent la planification sans effort pour divers types d'entreprises, peu importe ce qu'elles choisissent pour tous leurs travailleurs ou pour un groupe d'entre eux.
Cela est rendu possible grâce aux différents paramètres que ce logiciel propose :
- Génération de planning Les utilisateurs sont capables de générer des horaires, quel que soit le type avec lequel ils choisissent de travailler. La plupart des logiciels de planification en ligne permettent de créer un nombre quelconque de modèles de quarts et de plannings.
- Gestion des quarts S'il y a des changements dans la durée des quarts, ils peuvent être édités en cours de route. Par exemple, si un employé veut travailler plus d'heures mais moins de jours, certains de ses quarts peuvent être supprimés, tandis que d'autres sont prolongés ou raccourcis pour une période choisie. Les quarts qui ne sont affectés à aucun employé peuvent être supprimés ou pris par d'autres travailleurs.
- Échange de quarts Si des circonstances imprévues se produisent, les employés peuvent facilement échanger leurs quarts, évitant ainsi de perdre inutilement du temps à échanger des quarts en utilisant des logiciels tiers et en maintenant le flux de travail. Il peut y avoir de nombreuses situations où cette fonctionnalité sera utile. Cela dit, la direction doit confirmer ces demandes pour avoir un certain contrôle sur l'organisation de la main-d'œuvre.
- Demandes de congés Enfin, la plupart des solutions de planification du personnel modernes offrent un moyen pour les employés de demander des congés. Peut-être sont-ils trop fatigués, ont besoin de vacances, ou ne viendront pas demain en raison de la maladie. Cela peut être fait sans utiliser de service tiers. Dans certains cas, les utilisateurs peuvent attacher des documents pour confirmer que leur absence repose sur des preuves solides.
Il existe une abondance de produits logiciels similaires actuellement disponibles sur le marché. Ils possèdent la plupart des fonctionnalités susmentionnées, et certaines de leurs propres. Cela dit, nous ne pouvons pas recommander assez le service de planification Shifton. Il offre aux propriétaires d'entreprises un moyen rapide de créer et déployer des horaires de travail pour tout nombre d'employés avec diverses fonctionnalités à son actif et un système de génération d'horaires flexible.
Le service Shifton est l'un des produits logiciels de planification du personnel actuellement disponibles sur le marché.
