একজন হোটেলিয়ার বা আতিথেয়তাব্যবসায় সিইও হওয়া আপনার জন্য একাধিক দায়িত্ব, চ্যালেঞ্জ, এবং জরুরি পরিস্থিতির তোড়ে আসে যা কর্মচারী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবহার করে পরাস্ত করা যায়। এটা গোপন নয় যে যেকোনো হোটেলের অপরিহার্য শেয়ার প্রক্রিয়াগুলি স্টাফদের সঙ্গে পারস্পরিক যোগাযোগের সঙ্গে সম্পর্কিত। সাধারণত হোটেলগুলিতে প্রচুর কর্মচারী থাকে। এমনকি যদি এটি একটি পারিবারিক ব্যবসা হয়, তবে আপনি একাই এটি পরিচালনা করতে পারবেন না।
এই সত্যটি একটি নতুন সত্যের দিকে নিয়ে যায়: বেশির ভাগ অসুবিধা ও ভুলগুলি আপনি হোটেল ব্যবসাকে সফল করার চেষ্টা করলে মোকাবেলা করতে হতে পারে কারণ আপনি ও আপনার স্টাফের মধ্যে সময়মতো এবং কার্যকর যোগাযোগের অভাবে৷ শিফটনে, আমরা স্পষ্টভাবে বুঝি এবং আপনাকে এমন পরিস্থিতিগুলি মোকাবেলা করতে সাহায্য করতে পারি আমাদের অভিজ্ঞতা এবং আমাদের হোটেল পরিকল্পনা সফটওয়্যার ভাগ করে৷
কিভাবে হোটেলের কর্মী পরিচালনা করবেন: সাফল্যের চাবিকাঠি
আপনার স্টাফগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণ কাজ করা উচিত কারণ আপনার হোটেলের সুনাম এবং গ্রাহকের আনুগত্য তাদের কার্যক্রমের উপর অনেকটা নির্ভর করে। এর অর্থ হচ্ছে যে আপনাকে সমস্ত সম্ভাব্য চ্যালেঞ্জগুলি ভেবে দেখতে হবে যা আপনি নিখুঁত এক হোটেল তৈরি করার প্রচেষ্টাগুলিকে ক্ষণরূপিত করতে পারেন৷ বিশেষত এইগুলি আপনার বিবেচনায় রাখা প্রয়োজন:
- আপনার কর্মচারী ও দলের মধ্যে যোগাযোগের অভাব।
- শিফট পরিকল্পনা নিয়ে সমস্যা এবং এর ফলে, গ্রাহক সেবা নিয়ে উদ্ভূত সমস্যাগুলি।
- স্টাফ পরিচালনায় কম নমনীয়তা যার ফলে সময়ের সাথে সাথে স্টাফের অভাব দেখা যায়।
- বাজে কর্ম ব্যবস্থাপনা।
- প্রেরণার অভাব এবং পুরস্কার ও শাস্তির অকার্যকর ব্যবস্থা।
এই সমস্যাগুলিকে মিটমাট করার জন্য আপনার প্রচেষ্টার পাশাপাশিয, হোটেলগুলির কর্মচারী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার আপনার স্টাফের অপারেশন চেকআউট ও সামঞ্জস্য করতে কাজে আসতে পারে। সময় বাঁচান, আপনার কর্মচারীদের সময়মত যোগাযোগের চ্যানেলগুলি বিবেচনা করুন, কিন্তু প্রথমে বিশ্লেষণ করুন যে আপনার অপারেশনগুলির মধ্যে কোন সমস্যা নিয়মিত হয় যাতে সেগুলি নিয়ে কাজ করতে পারেন।
আতিথেয়তা শিল্পে যোগাযোগ সমস্যা
আপনাকে প্রথম এবং সর্বাগ্রে যা প্রদান করতে হবে তা হল আতিথেয়তা শিল্পে যোগাযোগ। আপনার ম্যানেজারদের গ্রাহকদের জন্য যথাসময়ে কক্ষ বুক করতে এবং কোন কক্ষগুলি পরিষ্কার করতে হবে তা জানাতে হবে। আপনাকে জানতে হবে আজ কে এবং কখন শিফট শুরু করছে এবং আগামীকাল কে শিফট শুরু করবে। আপনার বারটেন্ডারদের বারটির জন্য কোন সরবরাহ প্রয়োজন তা জানাতে হবে এবং সিকিউরিটি সার্ভিসকে যথাযোগ্য রিপোর্ট দিতে হবে। সেটাই কেবল বরফের চূড়া; যোগাযোগ যা সফলতার ভিত্তি গঠন করে। যখন এটি অনুপস্থিত হয় তখন কী ঘটে?
- সমগ্র অপারেশন বিশৃঙ্খলায় পড়তে পারে।
- গ্রাহকরা অসন্তুষ্ট থাকেন এবং আপনার কাজের উপর নেতিবাচক পর্যালোচনা করতে পারেন।
- স্টাফের অভাব অনিবার্য।
- আপনি অর্থ হারান, এবং আপনি ভালো কর্মীদের হারান তাদের আরও অনুপ্রাণিত না করে।
দুঃখজনক শোনাচ্ছে, কি না? তবুও, হোটেলগুলি রাখার জন্য আপনার সময়ের পাশাপাশিয আপনাকে কেবল একটি জিনিস দরকার: হোটেলগুলির জন্য স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার যা একবারে বিভিন্ন সমস্যার মোকাবেলা করতে সহায়তা করে।
স্টাফ পরিচালনা ও পরিকল্পনার স্বয়ংক্রিয়তা
যখন আপনি শিফটনের হোটেলগুলির জন্য কর্মচারী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার পান, তখন আপনি আপনার হাতে একটি সমস্ত উদ্দেশ্যপূর্ণ টুল পান।
- আপনার স্টাফরা তাদের মোবাইল ডিভাইস থেকে সরাসরি যাবে যেতে পারে এমন একটি GPS-চালিত সময় ঘড়ির কারণে তাদের শিফট বিসিয়ে যাবেন না বা অতিরিক্ত কাজ করবেন না।
- আপনি সমস্ত দলের জন্য শিডিউল তৈরি করেন যতটা সহজে সম্ভব একটি সংহত হোটেল কর্মচারী শিডিউল টেমপ্লেটের মাধ্যমে।
- আপনার প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম সম্পর্কে তাৎক্ষণিক তথ্য পান সফটওয়্যারটিতে স্বয়ংক্রিয় রিপোর্টিং ব্যবহার করে।
- আপনি দৈনিক কাজ ও অপারেশনগুলি স্ট্রিমলাইন করেন, এবং এই ক্ষেত্রে সময় ব্যবস্থাপনা আরও কার্যকর হয়।
- স্বয়ংক্রিয় মানব সম্পদ কার্যক্রম আপনাকে আরও কার্যকর এবং ব্যক্তিগতকৃত নিয়োগ ও অনবোর্ডিং প্রক্রিয়ার সাথে সাহায্য করে।
- আপনার কর্মচারীদের তথ্যের জন্য একটি ফ্রেমওয়ার্ক পান যেখানে কর্মচারীরা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারেন যায়গায় যে তারা শিফটন কর্মচারী মোবাইল অ্যাপ হিসাবে হোটেলগুলির জন্য কাজ করে।
- আপনার স্টাফ থেকে প্রতিক্রিয়া পেতে গুরুত্বপূর্ণ এবং আপনি একটি ডিজিটাল সোশ্যাল ফিড পান যা কর্মচারী সম্পৃক্ততা ও সহযোগিতা প্রচার করে।
- কুইকবুকস অনলাইন এর সাথে বেতন এবং হিসাব ব্যবস্থাপনার সমন্বয় - এটি আপনাকে ন্যায্য ও দ্রুত বেতন হিসাব করতে এবং ভালো কর্মচারীদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্সাহিত করতে সহায়তা করে।
কিভাবে একটি কাজের দলের ব্যবস্থাপনা উন্নত করা যায়?
আতিথেয়তা শিল্পে কার্যকর দল পরিচালনা গ্রাহক সন্তোষতা ও সামগ্রিক ব্যবসা সফলতায় সমস্ত পরিবর্তন আনতে পারে। শিফটনের সাথে, আপনি নিচের টিপসগুলি ব্যবহার করতে পারেন এবং প্রায় সঙ্গে সঙ্গেই ফলাফল উপভোগ করতে পারেন।
- বিশেষ শিডিউলিং টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করুন অর্থাৎ, 2/2, 3/3, 1/3, 5/2 কার্যকর কর্মরত শিফট তৈরি করতে এবং আপনার স্টাফকে যুক্তিসঙ্গত ও কার্যকরভাবে বিতরণ করতে।
- কর্মচারীদের সাথে কাজ বরাদ্দ করতে টাস্ক টুলটি ব্যবহার করুন, তাদের সম্পন্ন করা ট্র্যাক করুন, উদাহরণস্বরূপ দাসী ও রান্নাদের জন্য চেকলিস্ট তৈরি করুন, এবং তাৎক্ষণিকভাবে টাস্ক স্থিতি পরীক্ষা করুন যাতে সমস্ত কিছু ভালো চলছে কিনা তা নিশ্চিত করতে পারেন। এটি অপারেশনকে সহজ করে এবং কর্ম ব্যবস্থাপনাকে আপনার মুনাফার জন্য কাজ করতে সহায়তা করে।
- তাদের মোবাইল অ্যাপস ব্যবহার করে আপনার স্টাফকে জানিয়ে দিন৷ সাধারণ কাঠামোতে কাজ করার সময়, আপনার কর্মচারীরা স্বয়ংক্রিয় পুশ বিজ্ঞপ্তি ও মনে করিয়ে দেওয়া পাবে, আর তারা সেগুলি কখনো মিস করবে না।
- শিফট, উইকেন্ড এবং অসুখের দিনগুলোর বিনিময়ে অনলাইনে আরও নমনীয়তা প্রদান করুন। আপনার স্টাফ জরুরী পরিস্থিতিগুলির জন্য তাত্ক্ষণিকভাবে প্রতিক্রিয়া আশা করবে যদি আপনি প্রতিস্থাপনের জন্য দয়া করে করবেন তা দ্রুত। আর আপনার ব্যবসার সুবিধাও হবে।
- অতিরিক্ত কাজের বোনাস দিয়ে আপনার কর্মচারীদের মোটিভেট করুন। এগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করা যায় কারণ শিফটন প্রতিটি কর্মচারীর কাজের সময় গণনা করে এবং আজকের অতিরিক্ত কাজ করা ব্যক্তিকে স্পষ্ট রিপোর্ট প্রদান করে।
- আপনার ব্যবসাকে ক্ষতিগ্রস্থ করে না এমন করার জন্য বিরতিগুলি পরিচালনা করুন। পূর্ব-নির্ধারিত বিরতি তৈরি করুন বা বিরতির সংখ্যা এবং সময়সীমা সেট করুন।
- উপস্থিতি পরীক্ষা করুন এবং আপনার সম্পন্ন কাজের সময় এবং সময়মত তথ্য পান, কে বিপদগ্রস্ত হয়েছে বা একটি বিরতি মিস করেছে তা জানতে।
এই টিপসগুলি আপনাকে সহজেই একটি হোটেল পরিচালনা করতে সহায়ক করতে পারে যদি শতাধিক কর্মচারীদের দল থাকে।
আতিথেয়তার জন্য কর্মচারী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার
শক্তিশালী কর্মচারী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার সহ আপনি হোটেলগুলির কর্মচারীদের আরও কার্যকরভাবে শিডিউল করতে পারেন এবং জরুরী পরিস্থিতিতে নমনীয়ভাবে প্রতিস্থাপন করতে পারেন।
- কাজের ভূমিকা, উপলব্ধতার উপর ভিত্তি করে কর্মীদের শিফট বরাদ্দ করুন।
- ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ ব্যবহার করুন, গণ পরিমাণে শিফট বরাদ্দ করুন, পুনরাবৃত্তি শিফট সেট করুন, কাস্টমাইজযোগ্য টেমপ্লেট তৈরি করুন এবং এমনকি কর্মচারীদের উপলব্ধ খালি শিফটগুলিকে দাবি করতে দিন।
- অতিরিক্ত সময় সতর্কতা, সীমাবদ্ধতা সতর্কতা, বা নির্ধারণ বিরোধ সতর্কতা সহ শিডিউলিং সমস্যাগুলিকে সহজে সমাধান করুন।
- কর্মচারীদের পুশ নোটিফিকেশন প্রদান করুন যাতে তারা তাদের মোবাইল ডিভাইস থেকে সরাসরি শিফটগুলি গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে পারে।
- শিডিউলের মধ্যে শিফট কাজ, নোট, এবং এমনকি ফাইল অন্তর্ভুক্ত করুন, যাতে কর্মচারীরা জানে যে কাজে যোগদানের সময় ঠিক কী করতে হবে।
- আসল সময়ে সহযোগী স্টাফ শিডিউলিংয়ের উপর সম্পূর্ণ নজরদারি করুন, সব ঠিক মত চলছে কিনা।
যোগাযোগ হল কার্যকর হোটেল ব্যবস্থাপনার ভিত্তি। তবুও, এটি সরবরাহ করা একটি জটিল কাজ হতে পারে। আধুনিক স্বয়ংক্রিয়তা সরঞ্জামগুলির উপলব্ধতার ধন্যবাধ, আপনি আপনার কর্মীদের বিষয়ে যোগাযোগ এবং মিথস্ক্রিয়া প্রক্রিয়ার একটি অংশ সেই সমাধানের কাছে নিয়োগ করতে পারেন। আজ, শিফটন হোটেল ব্যবসাকে একটি বহুমুখী স্বয়ংক্রিয় টুল প্রস্তাব করে যা স্টাফ পরিচালনা, শিফট প্রबंधन, জরুরী পরিস্থিতিগুলির সমাধান, নিয়োগ এবং আপনার দলকে উৎসাহিত করতে সহায়ক। শুধু এটি বাছাই করুন এবং ব্যবহার করুন হোটেলগুলির জন্য এই পশ্চাত মোবাইল অ্যাপ দিয়ে সফলতা পেতে।
ডারিয়া ওলিয়েশকো
প্রমাণিত অনুশীলন খুঁজছেন তাদের জন্য তৈরি একটি ব্যক্তিগত ব্লগ।
