Oprogramowanie do planowania czy warto?

Proste rozwiązania do tworzenia harmonogramów, w tym Microsoft Word i Excel, ledwo utrzymują stabilność przepływu pracy. W miarę jak wiele branż, w tym gastronomia, zdrowie, handel detaliczny i outsourcing, weszło w erę cyfrową, pojawiły się setki programów do tworzenia harmonogramów, które znacznie uprościły proces generowania rozkładów.

Zanim zagłębimy się w możliwości nowoczesnego oprogramowania do tworzenia harmonogramów, ważne jest, aby zapoznać się z rodzajami grafików pracy.

Jakie typy grafików można tworzyć przy użyciu narzędzia do tworzenia grafików pracowniczych

Oczywiście większość nowoczesnych firm używa stałego rodzaju grafiku pracy ze względu na jego prostotę: ta sama liczba godzin i dni co tydzień - na przykład, gdy firma pracuje od poniedziałku do piątku od 9:00 do 18:00. Stosują go apteki, małe sklepy, usługi klienta, organizacje rządowe. W niektórych przypadkach pracownicy mogą pracować w nadgodzinach i otrzymać dodatkowe wynagrodzenie.

1. Elastyczny

   Na papierze wydaje się to idealnym sposobem organizacji siły roboczej: pracownicy i pracodawcy uzgadniają liczbę godzin i dni, które muszą być spełnione co tydzień. Mogą pracować 20–30 godzin tygodniowo, kiedy chcą, lub w określonym czasie dnia. Sprawy stają się skomplikowane, gdy większość pracowników chce elastycznego harmonogramu. Jeśli to nie jest wystarczająco trudne do opanowania, istnieje kilka rodzajów harmonogramów elastycznych:

   Skrócony tydzień pracy. Ta odmiana elastycznego harmonogramu zajmuje 40-godzinny tydzień i zacieśnia go w kilka dni. Na przykład, pracownik może mieć trzy 12-godzinne lub cztery 10-godzinne dni pracy, ale zyskać dodatkowy dzień wolny lub dwa.

   Flex. Jeśli pracownicy wybiorą tę opcję, mogą wybrać czas zakończenia i rozpoczęcia swojej zmiany, ale będą musieli pracować tę samą liczbę godzin każdego dnia,

   Środowisko pracy ukierunkowane na wyniki. Nie wymaga liczenia godzin pracy do rozliczania wynagrodzenia, zamiast tego wypłaty są oparte na ilości wykonanej pracy: terminach i zakończonych zadaniach.

   Podział zmiany. Ten typ elastycznego harmonogramu pozwala na podział zmiany między różnymi godzinami dnia. Pracownik może pracować 3 godziny rano, 4 godziny wieczorem.

2.  Rotacyjne

   Rzadziej używany, ale niemniej jednak funkcjonujący rodzaj grafiku to harmonogram rotacyjny. Jeśli firma przyjmie rotacyjny harmonogram, będzie mogła działać 24/7, dzieląc cykl produkcji na trzy zmiany: dzienną, popołudniową i nocną. Ten rodzaj planowania pracowników występuje głównie w pracy budowlanej, szpitalach, elektrowniach i przy pracach drogowych.

   Zmiana zmian pracowników odbywa się co tydzień lub co kwartał, w zależności od wymagań pracy. Na przykład, osoby zatrudnione na budowach mogą pracować w nocnej zmianie przez jeden tydzień, a następnie zmienić na dzienną w kolejnej. Pracownicy mogą mieć trudności z zarządzaniem tym, ponieważ muszą ciągle zmieniać swoje wzorce snu i jedzenia.

Dlaczego przejść na narzędzie do tworzenia grafików pracowniczych

Te typy grafików mogą wydawać się nieco trudne do zarządzania, ale na szczęście istnieje wiele generatorów grafików pracowniczych. Oferują one różne funkcje, które sprawiają, że planowanie jest bezwysiłkowe dla różnych typów biznesów, niezależnie od tego, co wybiorą dla wszystkich swoich pracowników lub dla grupy z nich.

Jest to możliwe dzięki różnym ustawieniom, jakie oferuje to oprogramowanie:

1. Generowanie harmonogramów Użytkownicy mogą generować harmonogramy, niezależnie od typu, który wybiorą do pracy. Większość oprogramowania do planowania online oferuje tworzenie dowolnej liczby szablonów zmian i harmonogramów.
2. Zarządzanie zmianami Jeśli wystąpią zmiany w czasie trwania zmiany, można je edytować w locie. Na przykład, jeśli pracownik chce pracować więcej godzin, ale mniej dni, niektóre z ich zmian mogą zostać usunięte, a inne wydłużone lub skrócone na wybrany okres. Zmiany, które nie są przypisane do żadnych pracowników, mogą zostać usunięte lub przejęte przez innych pracowników.
3. Zamiana zmian Jeśli wystąpią jakiekolwiek nieoczekiwane okoliczności, pracownicy mogą łatwo zamieniać się zmianami między sobą, aby uniknąć niepotrzebnego marnowania czasu na wymianę zmian za pomocą oprogramowania zewnętrznego i utrzymanie porządku pracy. Może być wiele sytuacji, kiedy ta funkcja będzie przydatna. Powiedziawszy to, zarząd musi potwierdzić te prośby, aby mieć pewną kontrolę nad organizacją siły roboczej.
4. Prośby o czas wolny Na koniec, większość nowoczesnych rozwiązań do harmonogramowania pracowników oferuje sposób, w jaki pracownicy mogą prosić o czas wolny. Może są zbyt zmęczeni, potrzebują urlopu lub nie pojawią się jutro z powodu choroby. Można to zrobić bez używania żadnych usług zewnętrznych. W niektórych przypadkach użytkownicy mogą dołączać dokumenty, aby potwierdzić, że ich nieobecność opiera się na solidnych dowodach.

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele podobnych produktów oprogramowania. Oferują one większość wspomnianych wcześniej funkcji, jak też niektóre swoje własne. Powiedziawszy to, nie możemy wystarczająco polecić usługi planowania Shifton. Zapewnia ona właścicielom firm szybki sposób tworzenia i wdrażania harmonogramów pracy dla dowolnej liczby pracowników, z różnymi funkcjami na swoim pokładzie i elastycznym systemem generowania harmonogramów.

Usługa Shifton jest jednym z produktów oprogramowania do planowania pracowników dostępnych obecnie na rynku.