Trong thế giới am hiểu công nghệ ngày nay, các nhà quản lý biết cần gì để tạo ra một lịch trình làm việc hoàn hảo bằng cách sử dụng những công cụ tạo lịch trình hiện đại. Ai lại không muốn tạo ra một lịch làm việc hoàn hảo, dù bạn đang điều hành một nhà hàng, trung tâm điện thoại, hay bất kỳ ngành công nghiệp nào có công việc theo ca?

Hôm nay, chúng ta sẽ khám phá nghệ thuật tạo ra một lịch làm việc phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh sống độc đáo của từng nhân viên. Khi nói về việc lập kế hoạch lịch trình đỉnh cao, chúng ta cũng nói về lập lịch tự động tuyệt vời, công cụ báo cáo hấp dẫn, tích hợp bảng lương liền mạch, linh hoạt, và khả năng điều chỉnh mọi thứ mọi lúc. Nghe hấp dẫn chưa? Hãy tiếp tục đọc để biết tất cả chi tiết.

Công Cụ Tạo Lịch Trình Là Gì?

Công cụ tạo lịch làm việc là công cụ kỹ thuật số mà bạn có thể tìm thấy trực tuyến hoặc trong ứng dụng. Nó là cứu cánh cho các nhà quản lý khi lên lịch ca trực và tiến độ làm việc của nhân viên, giúp công việc của họ trở nên dễ quản lý hơn. Trước kia, các nhà quản lý phải tự làm tất cả các lịch trình bằng tay, điều đó tốn thời gian. Họ phải đối mặt với lịch làm việc lộn xộn, yêu cầu nghỉ lễ phút chót, vắng mặt và xung đột. Nhưng bây giờ, với phần mềm lập lịch tự động – công cụ tạo lịch trình cho nhân viên, vấn đề được giải quyết! Chỉ cần sử dụng các mẫu sẵn có này để giữ mọi thứ đơn giản và tránh tranh cãi.

Làm Thế Nào Để Tạo Lịch Cho Nhân Viên Dễ Dàng?

Các nhà quản lý có thể tạo lịch trực tuyến với các công cụ tự động dễ dàng. Đây là hướng dẫn thư giãn để tạo bảng tính lịch trình:

1. Bật chương trình bảng tính của bạn và bắt đầu một trang tính mới.
2. Thêm các tiêu đề cột để giữ mọi thứ gọn gàng.
3. Ghi “Tên Nhân Viên” ở cột A.
4. Nếu bạn sử dụng mã nhân viên, hãy bỏ chúng vào cột B.
5. Đặt tên các cột tiếp theo theo các ngày trong tuần, bắt đầu từ thứ Hai hoặc bất cứ ngày nào phù hợp với tuần của bạn.
6. Thêm tên và mã nhân viên dưới các tiêu đề phù hợp.
7. Điền vào chỗ trống với thời gian ca làm việc, sử dụng “sa” và “ch” cho rõ ràng, hoặc sử dụng hoàn toàn giờ quân sự nếu bạn thích.

Khi bạn đã sắp xếp xong, hãy chia sẻ lịch trình với nhóm của bạn theo cách phù hợp nhất – cho dù là trên bảng thông báo, qua email, hay trên trò chuyện nội bộ của bạn. Đảm bảo mọi người có thể thấy lịch trình mới để biết khi nào cần vào ca. Dễ dàng, phải không?

Khám Phá Shifton Daily Planner Online

Hãy xem dịch vụ đám mây của Shifton – nó như người bạn đồng hành để lên kế hoạch lịch trình làm việc nhanh chóng! Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể sắp xếp ca, ghi lại ghi chú, xác nhận ai có mặt hay không, xử lý yêu cầu nghỉ phép và nhiều nữa!

Đây là những gì bạn có được:

• Một kế hoạch lịch trình hàng tuần giữ cho mọi thứ hợp pháp.
• Cập nhật tức thì để giữ mọi người trong vòng lao động.
• Đấu giá ca làm mở dễ dàng để lấp đầy các khoảng trống.
• Các mẫu ca dễ sử dụng để lập lịch mà không căng thẳng.
• Công cụ theo dõi thời gian để tổng hợp giờ làm việc và tiền lương.

Với Shifton, tạo lịch dễ như ăn bánh. Nó có những tính năng tự động hóa tuyệt vời giúp tăng tốc quá trình, và bạn có thể lưu và tái sử dụng mẫu nhanh chóng. Kết quả là một bảng gọn gàng dễ điều hướng.

Tại Sao Bạn Nên Sử Dụng Planner Hàng Ngày Trực Tuyến để Lên Lịch Cho Nhân Viên

Hãy tưởng tượng thế này: bạn là một quản lý và phải xoay xở lịch trình của nhân viên, đúng không? Đó là lúc phần mềm lập lịch trở thành hữu ích. Nó như là trợ lý của bạn, nhưng là kỹ thuật số!

Đây là lý do tại sao một planner hàng ngày là một bước ngoặt:

• Mẫu Dễ Dàng: Không cần thiết phải bắt đầu tạo lịch trình từ đầu mỗi lần. Với một planner hàng ngày, bạn có nhiều mẫu lịch trình để lựa chọn. Chọn cái nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn, và bạn đã sẵn sàng. Nó tiết kiệm thời gian và giữ cho mọi thứ trông chuyên nghiệp.
• Cho Đội Ngũ Tham Gia: Cho phép nhân viên của bạn tiếp cận hệ thống, và họ có thể tự kiểm tra ca làm của mình. Ít rắc rối lịch trình cho bạn, ít qua lại hơn. Thêm vào đó, bạn có thể phê duyệt bất kỳ giao đổi ca nào, nên mọi thứ đều công bằng.
• Thông Báo Tiện Lợi: Bật thông báo đẩy, nhân viên của bạn sẽ nhận được thông báo khi lịch trình mới nhất được cập nhật. Không còn lý do nào để bỏ lỡ ca làm nữa!
• Giải Quyết Xung Đột Mượt Mà: Nghỉ lễ? Kế hoạch nghỉ phép? Không vấn đề. Nhân viên có thể yêu cầu nghỉ phép trực tiếp, và bạn có thể phê duyệt hoặc từ chối khi cần thiết. Ứng dụng lập lịch sẽ tự động điều chỉnh lịch trình.
• Lên Lịch Mọi Nơi, Mọi Lúc: Quên việc bị kẹt trong văn phòng đi. Với planner hàng ngày của Shifton, bạn có thể lập lịch từ bất cứ đâu có Wi-Fi. Dù ở nhà hay tại quán cà phê, bạn có sự linh hoạt để hoàn thành công việc khi nào bạn thấy phù hợp nhất.

Bằng cách sử dụng Shifton Schedule Planner, các nhà quản lý có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm lịch làm việc, điều này cho phép họ có không gian để xử lý các phần quan trọng khác trong việc điều hành bất kỳ doanh nghiệp nào. Công cụ trực tuyến tiện dụng này giống như có một đôi tay bổ sung, làm cho các nhiệm vụ hàng ngày trở lên suôn sẻ hơn và giữ cho nhà hàng hoạt động như cỗ máy đồng hồ. Nhưng hãy đi vào chi tiết hơn!

Đi Trước Với Phần Mềm Quản Lý Nhà Hàng!

Bạn đã từng nghe về ứng dụng lịch trình Shifton chưa? Nó như cây đũa thần cho chủ nhà hàng, giúp họ tăng cường hiệu quả công việc và năng suất của nhân viên. Với phần mềm quản lý nhà hàng, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp lịch trình ca của nhân viên, đảm bảo mọi người nhận được phần chia thời gian nghỉ hợp lý để duy trì sự tỉnh táo. Và điều tuyệt nhất? Nhân viên của bạn có thể đổi ca một cách dễ dàng, cho họ sự tự do hơn và động lực tại nơi làm việc.

Đây là lý do tại sao nó là một bước ngoặt:

• Nó tạo ra các lịch trình xoay ca tối ưu trong nháy mắt, đặc biệt là cho những tối thứ Sáu bận rộn hoặc kỳ nghỉ đông khách.
• Nó rất dễ sử dụng. Mọi thứ được sắp xếp gọn gàng trong một nơi.
• Bạn có thể kiểm tra lịch và thực hiện thay đổi bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu – không còn đau đầu nữa.

Với ứng dụng Shifton, các nhà quản lý có thể xử lý dễ dàng các nhiệm vụ lập lịch và tập trung vào việc điều hành một nhà hàng trơn tru.

Khám Phá Cách Phần Mềm Quản Lý Nhân Lực Cho Trung Tâm Điện Thoại Có Thể Giúp Đỡ!

Quản lý một trung tâm điện thoại có thể rất thách thức. Nó đòi hỏi kiến thức sâu rộng, bao gồm cả việc lập kế hoạch ca làm việc. Hơn nữa, bạn đang đối mặt với lịch trình chặt chẽ, nhiều cuộc gọi từ khách hàng, và kỳ vọng cao từ cấp trên. Đó là một công việc khó khăn, không nghi ngờ gì cả. Bạn phải đảm bảo sự hài lòng của khách hàng trong khi bảo vệ đội ngũ và lợi nhuận của công ty.

Dịch vụ lập kế hoạch lịch trình của Shifton giống như người bạn đồng hành đáng tin cậy, giúp cả quá trình trở nên dễ dàng. Tất cả mọi thứ được bao phủ dưới một mái nhà, từ việc sắp xếp các ca làm việc đến việc theo dõi nhiệm vụ và yêu cầu nghỉ phép.

Kiểm tra các lợi ích này:

• Trình tạo lịch trực quan giúp sắp xếp ca làm như một chuyên gia.
• Nó làm giảm đau đầu khi tạo lịch trình cho bất kỳ số dự án và nhân viên trung tâm điện thoại nào.
• Giữ các tab lịch trình từ sự có mặt của nhân viên đến giờ làm việc, vì vậy bạn luôn ở trong vòng kiểm soát.
• Khi nói đến bảng lương, nó là cứu cánh – nó tính lương dựa trên các lịch trình đã cho, giờ làm thêm và tất cả chi tiết.

Thêm vào đó, ứng dụng Shifton rất dễ sử dụng, vì vậy mọi người trong trung tâm điện thoại có thể tham gia. Với Shifton, quản lý lịch trình và nhiệm vụ chưa bao giờ dễ dàng hơn!

Tóm Tắt

Vậy thì đó là tất cả! Công cụ tạo lịch trình của Shifton thực sự là một giải pháp khi tạo ra lịch làm việc hoàn hảo cho đội của bạn. Nó không chỉ là sắp xếp ca; nó còn là quản lý nhiệm vụ lịch trình một cách dễ dàng, theo dõi mạng xã hội, xử lý bảng lương và đảm bảo sự thoải mái và sức khỏe của nhân viên, cùng với nhiều điều khác. Điều hành một nhà hàng, trung tâm điện thoại, lên lịch ca cho khách sạn, hoặc duy trì trật tự trong một salon hay trung tâm thể dục có thể là thách thức. Tuy nhiên, với Shifton, việc sắp xếp lịch trình trở thành điều dễ dàng.

Lập lịch tự động giảm bớt thời gian dành cho việc xoay xở lịch trình và đảm bảo mọi người có mặt đúng chỗ vào đúng thời điểm. Vậy tại sao còn chờ đợi? Đăng ký ngay và thử ứng dụng lịch làm việc nhân viên trực tuyến của chúng tôi miễn phí trong thời gian thử nghiệm!

Với việc phát hành các mô-đun mới nhất của chúng tôi «Hoạt động» và «Nhu cầu & Dự báo», rõ ràng Shifton đã phát triển để trở thành một giải pháp cao hơn chỉ là một công cụ lập kế hoạch ca làm đơn giản. Trên thực tế, chúng tôi có quá nhiều mô-đun và muốn đơn giản hóa sự hiểu biết của chúng. Chúng tôi đã quyết định gộp một số mô-đun lại, cung cấp nhiều giá trị hơn chỉ với một cú nhấp chuột, thay đổi giá cho một số mô-đun để phản ánh giá trị tăng của chúng.

Mô-đun cơ bản sẽ bao gồm thêm 3 báo cáo: «Báo cáo ngân sách», «Nhân viên công ty» và «Báo cáo thời gian làm việc tối thiểu hàng tuần». Giá mô-đun cơ bản sẽ thay đổi thành $1 để phản ánh những bổ sung đó và rất nhiều tính năng khác mà chúng tôi đã thêm vào như chức năng cơ bản qua các năm.

«Yêu cầu thời gian nghỉ» sẽ có thông tin chi tiết tuyệt vời, trước đây là một phần của «Quản lý kỳ nghỉ» và giá sẽ là $1. Bây giờ nó bao gồm «Báo cáo thời gian nghỉ» mà không tốn thêm chi phí nào.

Giá mô-đun «Điểm danh» thay đổi thành $1 và giá của các mô-đun sau được điều chỉnh thành $0.5: «Giờ làm việc của nhân viên», «Thưởng/Truy thu» và «Báo cáo tỷ lệ lương». Mô-đun sau cũng được đổi tên thành «Tiền lương» để phản ánh những bổ sung gần đây trong chức năng và kế hoạch tương lai của chúng tôi để thêm nhiều hơn nữa.

Những thay đổi này sẽ có hiệu lực ngay lập tức đối với tất cả khách hàng mới. Khách hàng hiện tại sẽ thích các mô-đun mở rộng mới với giá cũ đến ngày 1 tháng 9 năm 2024, sau đó giá của họ cũng sẽ được cập nhật.

Chúng tôi coi trọng khách hàng và tin rằng những thay đổi này sẽ giúp họ quản lý các tính năng họ cần một cách dễ dàng hơn.

Bạn muốn biết thêm thông tin? Liên hệ với chúng tôi qua support@shifton.com

Hầu hết công nhân có tuần làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu với giờ làm việc điển hình từ 9-10 AM đến 6-7 PM. Tuy nhiên, phương pháp sắp xếp này không phù hợp với các tổ chức và công ty phải làm việc suốt ngày đêm: bệnh viện, trung tâm cuộc gọi và các sở cứu hỏa, chỉ để kể tên một vài.

Ví dụ, nhiều sở cứu hỏa áp dụng lịch làm việc 48/96 giờ. Điều đó có nghĩa là lính cứu hỏa thường phải làm việc suốt hai ngày liền và được nghỉ 4 ngày. Mặc dù họ phải cảnh giác trong hai ngày với ít thời gian để ngủ hoặc nghỉ ngơi, nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng loại hình làm việc theo ca này cho phép họ có đủ thời gian cho giải trí, ngủ và chuẩn bị cho lần luân phiên tiếp theo.

Mỗi bệnh viện phải luôn có y tá sẵn sàng để cung cấp dịch vụ chăm sóc bệnh nhân 24/7. Họ có thể làm việc theo ca 8/12 giờ theo lịch làm việc 3 ngày làm/3 ngày nghỉ hoặc 2 ngày làm/2 ngày nghỉ. Theo quy định, y tá làm việc theo ca cố định (ca ngày hoặc đêm). Ví dụ, y tá ban ngày bắt đầu làm việc lúc 7 AM và kết thúc lúc 7 PM, trong khi người chăm sóc ban đêm bắt đầu làm việc lúc 7 PM, làm ca đêm và kết thúc lúc 7 AM.

Các trung tâm cuộc gọi có thể có quy định riêng về làm việc theo ca, tuy nhiên, có một số cách phổ biến để đạt được chu kỳ làm việc 24/7 ổn định. Quản lý thường chia một ngày thành 2 hoặc 3 ca. Trong trường hợp đầu tiên, một ngày được chia thành hai ca 12 giờ cho công nhân buổi sáng và buổi tối. Phiên bản thứ hai cho phép có ba ca 8 giờ. Ví dụ: 6 AM – 2 PM (1st), 2 PM – 10 PM (2nd), và 10 PM – 6 AM (3rd).

Trong một số trường hợp, nhân viên phải luân phiên giữa các ca: làm ca sáng trong một vài ngày và sau đó chuyển sang ca đêm trong cùng thời gian. Theo nghiên cứu mới nhất, thay đổi giờ làm việc ảnh hưởng tiêu cực đến giấc ngủ và ăn uống. Làm việc theo lịch ca đêm có thể gây mất ngủ, huyết áp cao, rối loạn trọng lượng và khẩu vị. Bài viết này sẽ nêu rõ cách thích nghi đúng đắn với lịch làm đêm.

Ví dụ về lịch ngủ cho ca đêm 12 giờ

Nhịp sinh học của cơ thể con người xác định giờ thức dậy và nghỉ ngơi. Những người làm việc trong các tổ chức có chu kỳ làm việc 24/7, bao gồm cảnh sát, lính cứu hỏa, y tá, nhân viên tổng đài và công nhân trạm xăng, thường bị gián đoạn đồng hồ sinh học. Theo quy định, người quản lý phải lập kế hoạch làm việc theo ca để người lao động có đủ thời gian làm việc và nghỉ ngơi thích đáng.

So với ca ngày 8 giờ, thời gian làm việc ca đêm (11 PM đến 6 AM) được giảm từ 8 xuống 7 giờ. Nhân viên cũng có thể đồng ý với lịch 12 AM – 5 AM, nếu cần thiết. Mặc dù thiếu năm giờ làm việc một tuần so với đồng nghiệp ban ngày, nhân viên ca đêm vẫn nhận được lương 40 giờ một tuần tương đương. Nhân viên ca đêm có thể được gọi làm thêm giờ, nhưng không quá 8 giờ trong 24 giờ.

Nhân viên 16-17 tuổi bị cấm làm việc từ 12 giờ đêm đến 4 giờ sáng. Tuy nhiên, nhân viên này được phép làm việc từ 10 PM đến 6 AM nếu được thuê bởi khách sạn, cửa hàng bán lẻ hoặc bệnh viện. Không có giới hạn về giờ làm việc ca đêm cho bệnh viện, dịch vụ khẩn cấp, đài truyền hình và đài phát thanh.

Nhiều công nhân phải chuyển từ ca sáng sang ca tối trải qua mệt mỏi, mất ngủ, thay đổi trọng lượng và khẩu vị. Họ mất quá nhiều thời gian để thích nghi với giờ thức và ngủ mới hàng ngày, tuy nhiên, có một số mẹo giúp quá trình này ít đau đớn hơn cho những công nhân thiếu kinh nghiệm.

Làm thế nào để có giấc ngủ ngon vào đêm khi làm việc ca tối

Để chuyển đổi giữa các ca làm việc một cách không đau đớn, cơ thể phải được chuẩn bị cho những thay đổi sắp tới. Nếu một nhân viên chuyển giữa các ca làm sáng và tối, thời gian thức dậy và đi ngủ phải được kéo dài hoặc rút ngắn. Khi một nhân viên chuyển từ lịch làm sáng sang lịch làm đêm, anh ta phải thức dậy và đi ngủ muộn hơn một giờ trong một vài ngày. Để chuyển từ giờ làm đêm sang giờ làm sáng một cách không đau đớn, nhân viên phải thức dậy và đi ngủ sớm hơn một giờ trong một vài ngày.

Bất cứ khi nào công việc của bạn bắt đầu, giấc ngủ ngon đêm là đảm bảo cho một ngày làm việc hiệu quả. Nói chung, nhân viên phải ngủ ít nhất 6 giờ mỗi ngày để cảm thấy nghỉ ngơi tốt. Những người làm việc ca đêm khó đạt được mục tiêu này do thực tế là cơ thể chúng ta được thiết kế để hoạt động vào ban ngày. Giải pháp cho vấn đề này là điều chỉnh môi trường cho phù hợp với môi trường ban đêm.

Điều trước tiên, phải chặn tất cả các tiếng ồn. Tắt điện thoại, chuông cửa và TV là điều cần thiết. Nếu bạn quen ngủ với tiếng ồn trắng, bạn có thể mua tai nghe khử tiếng ồn tốt dưới 200 đô la để loại bỏ âm thanh xung quanh gõi đến giấc ngủ của bạn. Sẽ hoạt động tốt hơn nếu phòng ngủ nằm ở nơi yên tĩnh nhất trong nhà. Cửa sổ cách âm với cách nhiệt tốt sẽ làm cho việc cách âm tiếng ồn ngoại thất dễ dàng hơn. Cũng cần thông báo cho bạn bè và hàng xóm về lịch ngủ mới của bạn để họ không gọi bạn tình cờ trong giờ đó.

Cũng cần làm cho phòng tối tối nhất có thể ngay cả khi mặt trời đang chiếu sáng rực rỡ bên ngoài. Che cửa sổ bằng rèm đen tối là một giải pháp tốt. Tránh ăn uống trước khi đi ngủ. Hãy tập ghi nhớ không uống rượu hoặc caffeine vài giờ trước khi đi ngủ. Một cuốn sách hay, một cuộc tắm nước ấm sẽ làm cho cơ thể bạn dễ dàng thư giãn và chìm vào giấc ngủ.

Cách làm việc theo ca thay đổi khẩu vị

Sự thay đổi nhịp sinh học ảnh hưởng đến mô hình giấc ngủ cũng như chế độ ăn uống của cơ thể. Tiêu thụ thức ăn không đều hoặc quá nhiều, đặc biệt vào ban đêm, khiến công nhân cảm thấy mệt mỏi và không yên. Cả năng suất và sức khỏe của họ đều chịu ảnh hưởng.

Có một số mẹo để sống sót qua ca làm đêm với rủi ro tối thiểu gặp phải các bệnh tiêu hóa hoặc tăng cân dư thừa. Trước khi đi làm, điều quan trọng là có bữa ăn lớn nhất trong ngày. Như vậy bạn sẽ tràn đầy năng lượng và sẵn sàng đối mặt với ngày mới. 6 PM là thời gian tốt nhất để có bữa ăn đó cho những người làm việc muộn vào ban đêm.

Nên ăn gì trong khi làm việc ca đêm

Buồn ngủ và mệt mỏi dường như là một trong những tác dụng phụ phổ biến nhất khi làm việc ca đêm. Những cảm giác này có thể được xử lý bằng cách tuân thủ chế độ ăn lành mạnh. Trong các ca đêm, tốt hơn là nhân viên nên tập trung vào thực phẩm giàu protein, bao gồm cá ngừ, gà, đậu phụ, trứng, phô mai ít béo. Những sản phẩm này sẽ giúp nhân viên tỉnh táo và tập trung.

Chúng có thể được kết hợp thành các bữa ăn nhẹ dinh dưỡng mà một nhân viên có thể mang theo đến nơi làm việc. Ví dụ, bạn có thể gói một ít salad gạo lứt với ức gà và đậu phụ hoặc một bát súp rau củ và đậu hạt ít calo. Bạn có thể cũng kiểm soát cơn đói với hạt phỉ, táo, sữa chua Hy Lạp, hạnh nhân, cà rốt và món hummus, tất cả đều là lựa chọn tốt và lành mạnh.

Cũng cần uống đủ nước trong các ca đêm. Một lượng chất lỏng thích hợp sẽ giúp bạn ít phụ thuộc vào cà phê hoặc đồ ngọt như nguồn tỉnh táo và năng lượng. Trà đen và thảo mộc không có đường, nước ép rau tươi và nước lạnh là tất cả những lựa chọn tốt cho việc giữ nước.

Cần tránh gì khi làm việc ca đêm

Ăn nhiều carbohydrate ngay trước hoặc trong ca đêm là cách chắc chắn để bị buồn ngủ và kém hiệu quả. Những thứ như khoai tây, bánh mì hoặc ngũ cốc khiến công nhân thư giãn và bình tâm, làm cho họ khó chịu hơn khi làm việc qua ca đêm.

Đồ uống có đường và thực phẩm có hàm lượng đường cao có thể gây hại không kém. Soda hoặc kẹo thanh có vẻ như là nguồn năng lượng tốt lúc đầu, nhưng loại đồ ăn nhẹ này sẽ làm bạn buồn ngủ vài giờ sau đó. Chưa kể là vào ban đêm, cơ thể con người không thể xử lý đường hiệu quả.

Quá nhiều caffeine là một mối đe dọa sức khỏe khác cho công nhân ca đêm. Uống vài tách cà phê vào đầu ca đêm là ổn, nhưng tiêu thụ trong suốt cả ca có thể gây mất ngủ và các rối loạn giấc ngủ khác. Liều lượng hàng ngày của bạn không nên vượt quá 400 mg caffeine (bốn tách nhỏ).

Chúng tôi hy vọng rằng các công nhân ca đêm sẽ thấy những lời khuyên này hữu ích.

Công nghệ được thiết kế để làm cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn, và trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh, phần mềm WFM hoàn toàn tuân thủ tuyên bố này. Bạn có biết loại sản phẩm phần mềm đặc biệt này là gì không? Có thể, bạn muốn triển khai phần mềm lập lịch WMF để đảm bảo hoạt động trôi chảy của nhân viên và toàn bộ doanh nghiệp của bạn, nhưng bạn vẫn chưa biết làm thế nào để làm điều đó. Vậy thì, bài viết của chúng tôi có thể hữu ích cho bạn.

Quản lý lực lượng lao động trong trung tâm liên lạc là gì?

Quản lý lực lượng lao động trong trung tâm liên lạc (WFM) là một phương pháp chiến lược để tối ưu hóa việc bố trí nhân sự, lịch trình, và hiệu quả tổng thể của lực lượng lao động trong các trung tâm cuộc gọi. Nó đảm bảo rằng số lượng đại lý có kỹ năng cần thiết có sẵn vào đúng thời điểm để xử lý các tương tác với khách hàng. Các giải pháp quản lý lực lượng lao động hiệu quả sử dụng phân tích dựa trên AI, dự báo và tự động hóa để nâng cao cả hiệu suất của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng.

Các yếu tố cốt lõi của quản lý lực lượng lao động trong trung tâm liên lạc bao gồm:

• Dự báo – Dự đoán xu hướng khối lượng cuộc gọi để lên kế hoạch cho nhu cầu nhân sự.
• Quản lý – Giám sát hiệu suất của đại lý và phân phối khối lượng công việc.
• Lập lịch – Tạo lịch làm việc tối ưu để duy trì mức độ dịch vụ.

Bằng cách triển khai một giải pháp quản lý lực lượng lao động trong trung tâm cuộc gọi có cấu trúc, các doanh nghiệp có thể giảm chi phí, cải thiện sự tương tác của đại lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Dự báo

Dự báo quản lý lực lượng lao động trong trung tâm cuộc gọi chính xác là nền tảng của hoạt động WFM hiệu quả trong trung tâm cuộc gọi. Nó bao gồm phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng mùa vụ và nhu cầu thực tế để dự đoán các tương tác của khách hàng. Các phương pháp dự báo chính bao gồm:

• Phân tích chuỗi thời gian – Sử dụng mô hình khối lượng cuộc gọi trong quá khứ để dự đoán nhu cầu trong tương lai.
• Dự báo khối lượng công việc – Xác định nhu cầu nhân sự dựa trên tương tác của khách hàng dự kiến trên nhiều kênh (cuộc gọi, email, trò chuyện trực tiếp, v.v.).
• Dự báo dựa vào AI – Sử dụng các thuật toán học máy để cải thiện dự đoán lực lượng lao động một cách linh hoạt.

Quy trình lập lịch trình quản lý lực lượng lao động trong trung tâm cuộc gọi được sắp xếp tốt sẽ ngăn chặn việc bố trí quá nhiều nhân sự (làm tăng chi phí) và thiếu hụt nhân sự (dẫn đến thời gian chờ đợi lâu và trải nghiệm khách hàng kém).

Quản lý

Quản lý lực lượng lao động trong các hoạt động của trung tâm cuộc gọi bao gồm:

• Theo dõi hiệu suất của đại lý theo thời gian thực – Giám sát tỷ lệ giải quyết cuộc gọi, thời gian xử lý và các chỉ số năng suất.
• Tối ưu hóa sự sử dụng của đại lý – Đảm bảo sự phân phối công việc công bằng để ngăn chặn kiệt sức và cải thiện sự hài lòng trong công việc.
• Đảm bảo tuân thủ – Tuân thủ luật lao động, lịch trình nghỉ ngơi và quy định làm thêm giờ.

Với một hệ thống quản lý lực lượng lao động trong trung tâm liên lạc, các nhà quản lý có thể chủ động nhận ra các điểm nghẽn, sự kém hiệu quả trong bố trí nhân sự, và nhu cầu đào tạo, đảm bảo hoạt động trung tâm cuộc gọi diễn ra trôi chảy.

Lập lịch

Quản lý lực lượng lao động và lập lịch trung tâm cuộc gọi đúng cách đảm bảo rằng các đại lý được sắp xếp ca làm việc phù hợp với mẫu khối lượng cuộc gọi trong khi duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Các thực hành tốt nhất bao gồm:

• Phần mềm lập lịch tự động – Sử dụng AI để tạo các kế hoạch ca tối ưu dựa trên kỹ năng, sự sẵn sàng và nhu cầu của đại lý.
• Mô hình ca làm việc linh hoạt – Cung cấp các ca làm việc chia nhỏ, mô hình công việc kết hợp và lựa chọn tự lập lịch để cải thiện sự hài lòng của nhân viên.
• Điều chỉnh lịch trình động – Thích nghi lịch trình theo thời gian thực để xử lý các đột biến bất ngờ trong khối lượng cuộc gọi.

Chiến lược hoạch định lực lượng lao động trong trung tâm cuộc gọi được thực hiện tốt tăng cường năng suất, giảm thiểu sự vắng mặt, và cải thiện khả năng giữ chân nhân viên.

Quản lý lực lượng lao động hoạt động như thế nào?

Ý tưởng chính của phần mềm quản lý lực lượng lao động là nâng cao hoạt động của nhân viên của bạn và đảm bảo rằng nguồn nhân lực của bạn được áp dụng tối ưu theo vai trò công việc, kỹ năng và lịch trình nhất định cần được duy trì để đơn giản hóa quy trình làm việc toàn diện.

Thông thường, công cụ WFM khác nhau tùy theo yêu cầu của ngành và lĩnh vực mà nó được áp dụng. Tuy nhiên, nhìn chung, các nhiệm vụ chính bạn có thể xử lý với loại phần mềm này là như sau:

• Phát triển các lịch trình thành công và hiệu quả cho nhân viên của bạn ở chế độ tự động.
• Quản lý thời gian – cụ thể, theo dõi thời gian bắt đầu và kết thúc của nhân viên, giờ làm việc, ngày nghỉ, nghỉ ốm, v.v.
• Tuân thủ quy định – đó là điều mà phần mềm WFM điển hình giúp điều chỉnh và thực thi trong quy chế của công ty.

Đó là nền tảng, và nó có thể được đi kèm với các tính năng và nhiệm vụ bổ sung mà một doanh nghiệp cụ thể cần. Ví dụ, bạn có thể có một ứng dụng WFM có thể sử dụng trên nhiều thiết bị, áp dụng các công cụ dự báo lao động tích hợp vào nó, hoặc thêm một số công cụ phân tích và báo cáo vào sản phẩm để có được phân tích rõ ràng và chính xác cho sự phát triển tiếp theo của công ty.

Tất cả các tính năng này phụ thuộc chủ yếu vào ý tưởng của các nhà phát triển phần mềm, và có nhiều sản phẩm trên thị trường từ phần mềm WFM miễn phí cơ bản đến các sản phẩm phức tạp và tiên tiến hơn được cung cấp trên cơ sở trả phí.

Tại sao quản lý lực lượng lao động lại quan trọng như vậy đối với các trung tâm cuộc gọi?

Quản lý lực lượng lao động hiệu quả trong một trung tâm cuộc gọi đảm bảo rằng các đội ngũ dịch vụ khách hàng hoạt động một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và có mức độ gắn kết nhân viên cao. Không có một chiến lược WFM liên hệ trung tâm có cấu trúc, các trung tâm cuộc gọi gặp phải mức độ dịch vụ không nhất quán, tỷ lệ luân chuyển cao, và chi phí lao động không cần thiết.

Những lý do chính tại sao quản lý lực lượng lao động trung tâm cuộc gọi là cần thiết:

• Duy trì Mức Độ Dịch Vụ – Đảm bảo rằng khách hàng nhận được phản hồi kịp thời với thời gian chờ đợi tối thiểu.
• Tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên – Giúp đại lý duy trì năng suất mà không bị kiệt sức.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng – Các đại lý hài lòng cung cấp dịch vụ tốt hơn.
• Kiểm soát chi phí lao động – Ngăn chặn việc bố trí quá nhiều và chi phí không cần thiết.
• Tăng cường tinh thần của đại lý – Lịch trình công bằng tạo ra nhân viên hạnh phúc hơn.

Chiến lược quản lý lực lượng lao động trong trung tâm liên lạc căn chỉnh các mục tiêu kinh doanh với phúc lợi nhân viên, dẫn đến các hoạt động mượt mà hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Vai trò của WFM trong một trung tâm liên lạc

WFM trong trung tâm cuộc gọi đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả hoạt động bằng cách giải quyết:

• Nhu cầu nhân sự – Đảm bảo số lượng nhân viên phù hợp cho mỗi ca.
• Tối ưu hóa định tuyến cuộc gọi – Phân công nhân viên phù hợp nhất cho các tương tác khách hàng cụ thể.
• Giám sát hiệu suất – Theo dõi hoạt động của nhân viên để xác định các khu vực cần cải thiện.
• Tuân thủ lịch trình – Đảm bảo tuân thủ các ca làm việc và thời gian nghỉ ngơi được phân công.

Bằng cách tận dụng các hệ thống quản lý nhân sự trung tâm cuộc gọi, các doanh nghiệp có thể tinh giản hoạt động và cải thiện mức độ dịch vụ.

Tại sao nên sử dụng các công cụ WFM cho trung tâm cuộc gọi?

Việc áp dụng giải pháp phần mềm quản lý nhân sự cho trung tâm cuộc gọi cung cấp lịch trình tốt hơn, giám sát theo thời gian thực và phân tích nhân lực. Các công cụ này được thiết kế để:

Duy trì mức độ dịch vụ

• Đảm bảo số lượng nhân viên phù hợp được lên lịch dựa trên dự đoán khối lượng cuộc gọi.
• Giảm thiểu cuộc gọi bị bỏ rơi, thời gian chờ lâu và mệt mỏi của nhân viên.
• Giúp duy trì các chỉ tiêu KPI về dịch vụ khách hàng, như giải quyết cuộc gọi đầu tiên (FCR) và thời gian phản hồi.

Tối ưu hóa hiệu suất nhân viên

• Cung cấp thông tin dựa trên dữ liệu về khối lượng công việc của nhân viên, hiệu quả xử lý cuộc gọi và giờ năng suất cao nhất.
• Xác định nhu cầu đào tạo để cải thiện chất lượng cuộc gọi và độ chính xác của phản hồi.
• Ngăn ngừa tình trạng làm việc quá sức của nhân viên bằng cách cân bằng khối lượng công việc một cách hiệu quả.

Trải nghiệm khách hàng tốt hơn

• Cải thiện định tuyến cuộc gọi bằng cách phân công nhân viên phù hợp cho nhiệm vụ thích hợp.
• Giảm thời gian chờ của khách hàng, tăng sự hài lòng và trung thành.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ nhất quán trên tất cả các ca làm việc và múi giờ.

Tối ưu hóa chi phí lao động

• Ngăn ngừa tình trạng thừa nhân viên trong các khoảng thời gian nhu cầu thấp, tiết kiệm chi phí trả lương.
• Giảm chi phí làm thêm giờ bằng cách đảm bảo lên kế hoạch ca làm việc phù hợp.
• Tối đa hóa việc sử dụng nhân lực để đạt lợi tức đầu tư cao hơn từ chi phí lao động.

Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên

• Cung cấp lịch trình dự đoán phù hợp với sở thích của nhân viên.
• Giảm thiểu sự kiệt sức bằng cách đảm bảo khối lượng công việc và thời gian nghỉ ngơi hợp lý.
• Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên bằng cách tạo ra môi trường làm việc tích cực.

Việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho trung tâm liên lạc đảm bảo kiểm soát tốt hơn về nhân sự, tuân thủ và chất lượng dịch vụ, dẫn đến năng suất cao hơn và giảm chi phí hoạt động.

Các tính năng chính của Quản lý nhân sự trung tâm cuộc gọi

Một chiến lược quản lý nhân sự trung tâm cuộc gọi được cấu trúc tốt dựa vào các công cụ và tính năng tối tân đảm bảo lịch trình chính xác, giám sát theo thời gian thực và hiệu quả hoạt động. Phần mềm quản lý nhân sự trung tâm liên lạc hiện đại bao gồm các chức năng được thiết kế để tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên, kiểm soát chi phí lao động và nâng cao mức độ dịch vụ khách hàng.

Dưới đây là các tính năng chính làm cho hệ thống quản lý nhân sự trung tâm cuộc gọi trở nên hiệu quả:

Dự báo và lập lịch nhân sự

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý nhân sự trong hoạt động trung tâm cuộc gọi là dự báo chính xác. Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng theo mùa và nhu cầu theo thời gian thực, các doanh nghiệp có thể:

• Dự đoán biến động khối lượng cuộc gọi và điều chỉnh mức độ nhân sự phù hợp.
• Lên lịch cho nhân viên một cách hiệu quả để ngăn chặn tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự.
• Cải thiện mức độ dịch vụ bằng cách điều chỉnh số lượng nhân viên phù hợp với khối lượng công việc dự kiến.

Với lịch trình quản lý nhân sự trung tâm cuộc gọi được hỗ trợ bởi AI, các quản lý có thể tự động hóa

Trải nghiệm khách hàng nhất quán

Một cách tiếp cận lập kế hoạch nhân sự trung tâm cuộc gọi có cấu trúc đảm bảo rằng:

• Khách hàng nhận được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả, bất kể thời gian nào trong ngày.
• Mức độ dịch vụ duy trì ổn định trên tất cả các ca làm việc và kênh (điện thoại, email, trò chuyện, mạng xã hội).
• Nhân viên được phân bổ hợp lý để xử lý các giai đoạn nhu cầu cao.

Bằng cách tích hợp các công cụ tối ưu hóa nhân sự trung tâm cuộc gọi, các doanh nghiệp nâng cao lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng.

Sự hài lòng và gắn kết công việc của nhân viên

Một chiến lược quản lý nhân sự trung tâm cuộc gọi không chỉ tập trung vào năng suất – nó còn nhằm vào sự hài lòng của nhân viên. Các công cụ quản lý nhân sự tốt nhất cho trung tâm liên lạc cung cấp:

• Tùy chọn lịch trình linh hoạt giúp nhân viên kiểm soát ca làm việc của mình.
• Phân chia khối lượng công việc công bằng, ngăn ngừa căng thẳng và kiệt sức.
• Cơ chế phản hồi của nhân viên giúp giữ cho nhân viên luôn gắn kết và có động lực làm việc.

Sự gắn kết cao của nhân viên dẫn đến tỷ lệ rời khỏi công việc thấp hơn và một lực lượng lao động trung tâm cuộc gọi hiệu quả hơn.

Lịch trình tối ưu hóa bằng AI

Trí tuệ nhân tạo đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự trung tâm cuộc gọi bằng cách:

• Dự đoán chính xác các giai đoạn cao điểm và thấp điểm.
• Điều chỉnh lịch trình một cách động dựa trên khối lượng cuộc gọi thực tế.
• Tối ưu hóa thời gian nghỉ để đảm bảo sự bảo phủ liên tục mà không làm gián đoạn dịch vụ.

Với các giải pháp quản lý nhân sự trung tâm cuộc gọi dựa trên AI, các doanh nghiệp giảm thiểu nỗ lực lập lịch thủ công và cải thiện hiệu quả tổng thể.

Đấu Giá Ca Làm

Cho phép nhân viên đấu giá ca làm dựa trên khả năng và sở thích của họ giúp cải thiện:

• Cân bằng công việc và cuộc sống, giúp lịch trình linh hoạt hơn.
• Sự hài lòng của nhân viên, dẫn đến việc giữ chân tốt hơn.
• Phân phối ca làm công bằng, đảm bảo tất cả nhân viên đều có cơ hội cho những ca làm mong muốn.

Đấu giá ca làm là tính năng quan trọng trong giải pháp phần mềm quản lý nhân sự hiện đại cho tổng đài.

Theo Dõi Thời Gian và Sự Tham Gia

Theo dõi sự tuân thủ lịch trình làm việc là điều cần thiết để:

• Đảm bảo nhân viên chấm công vào và ra đúng giờ.
• Quản lý sự vắng mặt và xác định xu hướng.
• Ngăn chặn làm thêm giờ quá mức và vi phạm luật lao động.

Bằng cách tích hợp các tính năng theo dõi thời gian, quản lý duy trì tầm nhìn đầy đủ về hiệu quả nhân sự.

Quản Lý Đội Ngũ Theo Thời Gian Thực

Giải pháp quản lý nhân sự tổng đài phải cho phép người giám sát:

• Theo dõi hoạt động của nhân viên trong thời gian thực.
• Xác định và giải quyết sự mất cân bằng tải công việc trước khi ảnh hưởng đến mức dịch vụ.
• Thực hiện điều chỉnh lịch trực tiếp để xử lý tình trạng tăng cầu bất ngờ.

Tính năng này đảm bảo rằng quản lý có thể phản ứng ngay lập tức với bất kỳ vấn đề lịch trình hay nhân sự nào.

Hiệu Quả Vận Hành

Sử dụng quản lý nhân sự trong tổng đài cải thiện quy trình công việc vận hành bằng cách:

• Giảm bớt nỗ lực lập lịch thủ công, tiết kiệm thời gian và tài nguyên.
• Tối ưu hóa phân bổ ca làm để duy trì mức dịch vụ nhất quán.
• Nâng cao năng suất của nhân viên, đảm bảo tương tác khách hàng tốt hơn.

Với công cụ WFM tổng đài phù hợp, các doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.

Tiết Kiệm Ngân Sách

Chiến lược quản lý nhân sự tổng đài được quản lý tốt dẫn đến:

• Chi phí nhân công thấp hơn bằng cách ngăn ngừa việc thừa nhân viên và làm thêm giờ không cần thiết.
• Phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn, giảm lãng phí chi phí bảng lương.
• Lập kế hoạch tài chính tốt hơn, đảm bảo ngân sách nhân công phù hợp với mục tiêu doanh thu.

Các công ty sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tổng đài cắt giảm chi phí đồng thời cải thiện việc cung cấp dịch vụ.

Báo Cáo và Phân Tích

Các hiểu biết dựa trên dữ liệu rất cần thiết cho sự cải tiến liên tục. Hệ thống quản lý nhân sự tổng đài mạnh mẽ cung cấp:

• Theo dõi hiệu suất cho từng nhân viên và đội nhóm.
• Báo cáo nhân sự chi tiết để tối ưu hóa việc lập kế hoạch ca làm.
• Phân tích dựa trên AI để cải thiện dự báo và quyết định về nhân sự.

Với công cụ báo cáo mạnh mẽ, doanh nghiệp đưa ra các quyết định lịch trình thông minh nhằm mang lại kết quả tốt hơn.

Lợi Ích Của Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự

Đầu tư vào giải pháp phần mềm quản lý nhân sự tổng đài cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động, hài lòng của nhân viên và chất lượng dịch vụ khách hàng. Các hệ thống này tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp, cải thiện độ chính xác và cung cấp những kiến thức dựa trên dữ liệu để đưa ra những quyết định tốt hơn.

Dưới đây là những lợi ích hàng đầu của phần mềm quản lý nhân sự tổng đài:

1. Tăng Độ Chính Xác Trong Lịch Trình và Dự Báo

Sử dụng dự báo quản lý nhân sự tổng đài dựa trên AI, các doanh nghiệp có thể:

• Dự đoán những biến động về lưu lượng cuộc gọi một cách chính xác.
• Giảm thiểu lỗi lập lịch dẫn đến việc thừa hoặc thiếu nhân viên.
• Đảm bảo phân bố nhân lực tối ưu dựa trên các xu hướng nhu cầu.

Lập lịch chính xác cải thiện năng suất, đảm bảo nhân viên có mặt khi họ cần thiết nhất.

2. Giảm Thời Gian Dành Cho Lên Lịch

Lập lịch thủ công tiêu tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi của con người. Giải pháp quản lý nhân sự tổng đài tự động hóa:

• Phân công ca làm, đảm bảo phân phối công việc công bằng và cân bằng.
• Lên lịch giải lao và bữa trưa, tối ưu hóa khả năng làm việc của nhân viên.
• Điều chỉnh lịch trình phút cuối, xử lý các vắng mặt không lường trước một cách suôn sẻ.

Bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ lập lịch thủ công, quản lý tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc cải thiện các chiến lược dịch vụ khách hàng.

3. Đảm Bảo Tuân Thủ Lịch Trình

Hệ thống quản lý nhân sự tổng đài đảm bảo rằng:

• Nhân viên tuân thủ lịch trình công việc đã được phân công.
• Các khoảng nghỉ và thời gian ăn trưa tuân thủ các chính sách công ty và luật lao động.
• Thông báo cảnh báo thời gian thực cho quản lý về sai lệch lịch trình.

Tuân thủ lịch trình và chính sách dẫn đến sự nhất quán cao hơn về dịch vụ và tuân thủ quy định.

4. Hiểu Nơi Các Nhân Viên Cần Hỗ Trợ Thêm

Hệ thống quản lý nhân sự tổng đài mạnh mẽ theo dõi:

• Các khoảng cách hiệu suất, xác định những nhân viên có thể cần đào tạo thêm.
• Phân phối khối lượng công việc, đảm bảo không nhân viên nào bị quá tải hoặc không được sử dụng hết công suất.
• Năng suất của đại lý theo thời gian thực, cho phép thực hiện các điều chỉnh nhanh chóng.

Bằng cách phân tích dữ liệu lực lượng lao động, doanh nghiệp có thể triển khai các chương trình đào tạo và huấn luyện mục tiêu.

5. Tạo Trải Nghiệm Tốt Hơn Cho Nhân Viên

Nhân viên vui vẻ cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Các giải pháp quản lý lực lượng lao động giúp:

• Cung cấp lịch làm việc công bằng và linh hoạt phù hợp với sở thích của nhân viên.
• Giảm căng thẳng và kiệt sức bằng cách cân bằng khối lượng công việc.
• Cung cấp tính năng tự quản lý lịch làm việc, cho phép nhân viên có thể tự điều chỉnh lịch của họ.

Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn dẫn đến sự hài lòng cao hơn trong công việc và tỷ lệ luân chuyển thấp hơn.

6. Thúc Đẩy Tuân Thủ Các Quy Định

Luật lao động và yêu cầu tuân thủ thay đổi tùy theo ngành và địa điểm. Quản lý lực lượng lao động trong trung tâm cuộc gọi đảm bảo:

• Tuân thủ giới hạn giờ làm việc và các quy định về làm thêm giờ.
• Lên lịch nghỉ và ăn trưa tự động để tuân thủ luật lao động.
• Theo dõi chính xác giờ làm việc, ngăn chặn sự sai lệch trong bảng lương.

Bằng cách tuân thủ các yêu cầu pháp lý, doanh nghiệp tránh được các hình phạt và cải thiện tính minh bạch của lực lượng lao động.

Thực Hành Tốt Nhất Quản Lý Lực Lượng Lao Động Trung Tâm Cuộc Gọi

Triển khai thực hành tốt nhất về quản lý lực lượng lao động trung tâm cuộc gọi đảm bảo trung tâm hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí và có sự tham gia cao của nhân viên. Bằng cách tối ưu hóa lịch làm việc, sử dụng công nghệ và duy trì sự hài lòng của nhân viên, doanh nghiệp có thể nâng cao mức độ dịch vụ đồng thời giảm chi phí vận hành.

Dưới đây là các phương pháp tốt nhất hiệu quả nhất cho hoạt động quản lý lực lượng lao động trung tâm cuộc gọi:

1. Chọn Phần Mềm WFM Phù Hợp

Việc lựa chọn phần mềm quản lý lực lượng lao động trung tâm cuộc gọi đúng là rất quan trọng để dự báo chính xác, lập lịch theo thời gian thực và theo dõi hiệu suất. Các yếu tố chính cần xem xét:

• Khả năng lập lịch trình dựa trên AI để tự động hóa và tối ưu hóa việc phân bổ nhân viên.
• Giám sát theo thời gian thực để theo dõi sự tuân thủ của nhân viên và cân bằng khối lượng công việc.
• Tùy chọn tự phục vụ cho phép nhân viên hoán đổi hoặc yêu cầu các ca làm việc.
• Các tính năng phân tích và báo cáo để cải thiện việc ra quyết định.

Với phần mềm quản lý lực lượng lao động trung tâm liên lạc, các doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất và tối ưu hóa sự phân bổ nguồn lực.

2. Lên Lịch Những Nhân Viên Phù Hợp Vào Thời Điểm Phù Hợp

Lên lịch chính xác ngăn ngừa thiếu hụt nhân sự và chi phí làm thêm giờ quá mức. Để tối ưu hóa quản lý lực lượng lao động trong trung tâm cuộc gọi, công ty nên:

• Tận dụng Phân Tích Sâu. Sử dụng dữ liệu lịch sử và dự báo dựa trên AI để dự đoán khối lượng cuộc gọi, giờ cao điểm và xu hướng mùa vụ.
• Trao Quyền Cho Nhân Viên Của Bạn. Cho phép các đại lý yêu cầu các ca làm việc ưa thích trong khi đảm bảo bao phủ các khung thời gian quan trọng.
• Xây Dựng Cơ Sở Kiến Thức. Cung cấp đào tạo và tài nguyên để nâng cao kỹ năng của nhân viên và cải thiện hiệu quả lập lịch.
• Trao Quyền Cho Nhân Viên Với Tự Phục Vụ. Cho phép hoán đổi ca làm việc và cập nhật tình trạng sẵn có thông qua hệ thống quản lý trung tâm cuộc gọi lực lượng lao động.
• Học Tập Liên Tục. Cung cấp các chương trình đào tạo liên tục để nâng cao hiệu quả và khả năng thích ứng của nhân viên.
• Đừng Quên Sự Hao Hụt. Tính toán vắng mặt, các kỳ nghỉ và thời gian họp để đảm bảo che phủ đầy đủ các ca làm việc.
• Linh Hoạt. Sử dụng công cụ lập lịch theo thời gian thực để điều chỉnh ca làm việc một cách động dựa trên sự biến động nhu cầu.

Bằng cách áp dụng các chiến lược lập lịch trình này, doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả lực lượng lao động và năng suất của nhân viên.

3. Giúp Duy Trì Tinh Thần Cao Cho Nhân Viên và Ngăn Ngừa Kiệt Sức

Sự khỏe mạnh và sự gắn bó của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ khách hàng. Để duy trì tinh thần cao, quản lý nên:

Cung Cấp Sự Dự Đoán hoặc Tự Chủ về Lịch Làm Việc

• Thông báo trước cho nhân viên về lịch trình ca làm việc để cải thiện cân bằng công việc-cuộc sống.
• Cung cấp các tùy chọn lịch trình linh hoạt, chẳng hạn như mô hình làm việc lai hoặc đấu giá ca làm việc.

Giữ Nhân Viên Luôn Tương Tác

• Thực hiện trò chơi hóa để làm cho công việc hàng ngày trở nên tương tác và thú vị hơn.
• Tạo môi trường làm việc tích cực với các chương trình công nhận.

Biểu Dương Công Việc Xuất Sắc

• Cung cấp các khoản thưởng và khuyến khích cho những nhân viên đạt thành tích cao.
• Công nhận những nỗ lực và thành tích để tăng động lực.

Một văn hóa công sở tích cực dẫn đến tỷ lệ luân chuyển thấp hơn và chất lượng dịch vụ cao hơn.

4. Để AI Thực Hiện Công Việc Nặng Nhọc

Các công cụ lập lịch trình của quản lý lực lượng lao động trung tâm cuộc gọi được hỗ trợ bởi AI loại bỏ sai sót thủ công và hợp lý hóa quy trình hoạt động bằng cách:

• Tự động hóa lập lịch dựa trên nhu cầu để ngăn ngừa thừa hoặc thiếu nhân sự.
• Tối ưu hóa việc chỉ định nhân sự dựa trên hiệu suất, kỹ năng và nhu cầu của khách hàng.
• Cải thiện tính linh hoạt của lực lượng lao động với các điều chỉnh ca làm việc theo thời gian thực.

Với các giải pháp quản lý lực lượng lao động trung tâm liên lạc được hỗ trợ bởi AI, doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và giảm bớt công việc hành chính.

5. Tích Hợp Phản Hồi của Nhân Viên (và Khách Hàng)

Lắng nghe cả nhân viên và khách hàng giúp tinh chỉnh các chiến lược quản lý lực lượng lao động. Các phương pháp tốt nhất bao gồm:

• Thực hiện các khảo sát nhân viên thường xuyên để xác định các thách thức về lịch trình.
• Sử dụng phản hồi của khách hàng để đánh giá mức độ dịch vụ và điều chỉnh nhân sự phù hợp.
• Thực hiện đánh giá công việc trung tâm cuộc gọi trong quản lý lực lượng lao động để cải thiện hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên.

Tích hợp phản hồi vào các giải pháp quản lý lực lượng lao động trung tâm cuộc gọi dẫn đến trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên và tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng.

Phần Mềm Có Thể Hỗ Trợ Quản Lý Lực Lượng Lao Động Trung Tâm Cuộc Gọi Như Thế Nào

Áp dụng các giải pháp phần mềm quản lý lực lượng lao động cho trung tâm cuộc gọi giúp đơn giản hóa lịch trình, giám sát theo thời gian thực và theo dõi hiệu suất. Phần mềm quản lý lực lượng lao động trung tâm liên lạc tiên tiến tự động hóa dự báo, lập kế hoạch ca và theo dõi tuân thủ, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực trong khi duy trì mức dịch vụ cao.

Đây là cách các hệ thống quản lý lực lượng lao động trung tâm cuộc gọi hỗ trợ hoạt động hiệu quả:

Theo Dõi KPI và Chỉ Số

Đo lường các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho phép doanh nghiệp cải thiện các chiến lược quản lý lực lượng lao động trung tâm cuộc gọi. Các KPI thiết yếu bao gồm:

• Xu Hướng Khối Lượng Cuộc Gọi – Theo dõi sự biến động của yêu cầu khách hàng đến để cải thiện dự báo.
• Giải Quyết Ngay Lần Gọi Đầu (FCR) – Đo lường mức độ hiệu quả của nhân viên trong việc giải quyết các vấn đề trong một tương tác.
• Tuân Thủ Lịch Trình – Đảm bảo nhân viên tuân theo lịch làm việc và nghỉ giải lao được chỉ định.
• Tỷ Lệ Hoạt Động – Xác định mức độ năng suất của nhân viên để ngăn chặn làm việc quá nhiều hoặc sử dụng không hết tiềm năng.
• Điểm Sự Hài Lòng Của Khách Hàng (CSAT) – Đánh giá chất lượng dịch vụ và hiệu suất của nhân viên.

Bằng cách phân tích dữ liệu theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể liên tục tối ưu hóa hoạt động lực lượng lao động.

Tự Động Tuân Thủ Lịch Trình và Phê Duyệt

Tự động hóa quản lý lực lượng lao động trong một trung tâm cuộc gọi đảm bảo sự ổn định của lịch trình bằng cách:

• Áp đặt giới hạn giờ làm việc để ngăn chặn thời gian làm thêm quá nhiều.
• Quản lý đổi ca trong khi vẫn đảm bảo đủ nhân sự.
• Tự động hóa lịch nghỉ giải lao để tuân thủ luật lao động.
• Cung cấp cảnh báo tuân thủ theo thời gian thực để giúp quản lý giải quyết vấn đề chủ động.

Với các công cụ lập lịch trình của trung tâm cuộc gọi quản lý lực lượng lao động, quản lý có thể giảm xung đột lịch trình và cải thiện tuân thủ.

Kích Hoạt Phân Tuyến Dựa Trên Kỹ Năng

Chiến lược quản lý lực lượng lao động trung tâm liên lạc hiệu quả bao gồm phân tuyến cuộc gọi dựa trên kỹ năng, điều này:

• Kết nối khách hàng với nhân viên có chuyên môn nhất, cải thiện giải quyết các vấn đề ngay lần liên hệ đầu tiên.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động bằng cách điều hướng các thắc mắc chuyên sâu đến các đội ngũ chuyên gia.
• Giảm tỷ lệ chuyển cuộc gọi, dẫn đến thời gian phản hồi nhanh hơn và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Với giải pháp trung tâm cuộc gọi hỗ trợ bởi AI, doanh nghiệp tăng hiệu quả trong khi tối ưu hóa phân phối khối lượng công việc cho nhân viên.

Sử Dụng Dự Báo Dự Đoán

Công cụ dự báo lực lượng lao động trung tâm cuộc gọi phân tích xu hướng lịch sử, nhu cầu theo thời gian thực và biến động theo mùa để:

• Điều chỉnh mức nhân sự theo cách linh động dựa trên khối lượng công việc dự đoán.
• Ngăn chặn tình trạng thừa nhân sự trong các giai đoạn nhu cầu thấp, giảm chi phí lao động.
• Đảm bảo đáp ứng nhu cầu cao điểm với đội ngũ nhân viên đầy đủ.

Bằng cách tận dụng phân tích dự đoán, doanh nghiệp cải thiện phân bổ lực lượng lao động và sự nhất quán của dịch vụ.

Cảm ơn bạn đã xác minh! Tôi đang chỉnh sửa phần cuối cùng, loại bỏ đề cập đến AI và hiệu suất.

Shifton Có Thể Giúp Đỡ Giải Pháp Quản Lý Lực Lượng Lao Động Trung Tâm Cuộc Gọi Như Thế Nào

Shifton là dịch vụ dựa trên đám mây dành cho lập kế hoạch và sắp xếp ca làm việc cho nhân viên. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý lịch trình lực lượng lao động hiệu quả, giảm tải công việc hành chính và cải thiện sự phối hợp ca làm việc. Các lợi ích chính bao gồm:

• Lên Kế Hoạch Ca Tự Động – Nhanh chóng tạo ra lịch làm việc tối ưu, đảm bảo sự phân bổ ca công bằng.
• Điều Chỉnh Theo Thời Gian Thực – Cho phép quản lý điều chỉnh lịch ngay lập tức để đáp ứng nhu cầu nhân sự.
• Tính Năng Tự Lên Lịch – Cho phép nhân viên tự chọn ca, yêu cầu đổi ca và đặt ưu tiên khả dụng.
• Tùy Chọn Lên Lịch Linh Hoạt – Hỗ trợ các ca cố định, xoay vòng và bán thời gian, làm cho quản lý lực lượng lao động linh hoạt hơn.
• Hỗ Trợ Tuân Thủ – Giúp doanh nghiệp cấu trúc ca làm việc theo luật lao động và chính sách của công ty.

Với nền tảng lập lịch trực quan của Shifton, doanh nghiệp có thể tinh giản lập kế hoạch lực lượng lao động, cải thiện sự phối hợp đội ngũ và duy trì hoạt động ca làm việc liền mạch.

Tự động hóa có thể được sử dụng trong gần như mọi thứ, ngay cả trong lĩnh vực dịch vụ an ninh nơi ngoài các công cụ giám sát an ninh đặc biệt, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm lập lịch bảo vệ để nâng cao hiệu suất công ty và đưa nó lên cấp cao nhất.

Trong Shifton, chúng tôi có nhiều trường hợp thành công trong việc triển khai phần mềm quản lý bảo vệ, và chúng tôi rất vui mừng chia sẻ với độc giả của blog của chúng tôi một số bí mật và ưu điểm của giải pháp kỹ thuật này.

Phần Mềm Lập Lịch Bảo Vệ Là Gì?

Ý tưởng cốt lõi của phần mềm lên lịch bảo vệ là tối ưu hóa nguồn nhân lực của bạn để họ làm việc với hiệu quả cao nhất. Đối với một bộ phận an ninh hoặc một công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ và bảo vệ thân thể, sản phẩm này giải quyết các vấn đề sau:

• Lập lịch chính xác để cung cấp ca làm việc công bằng và rõ ràng cho mọi người trong công ty của bạn. Bạn có thể tạo các lịch trình và chia sẻ chúng với nhân viên của mình ngay lập tức trong một môi trường duy nhất để thông báo cho họ, hoặc thậm chí cho phép họ chọn khi nào làm việc và chọn ca làm việc nào.
• Ngăn chặn làm việc quá sức. Công cụ này giúp quản lý tránh việc tải thêm cho một số nhân viên trong khi những người khác có thể làm việc lười biếng và kiếm được ít hơn.
• Kiểm soát thời gian của nhân viên. Đặc biệt, trong Shifton, chúng tôi sử dụng GPS trong phần mềm lên lịch bảo vệ của mình và cho phép chủ doanh nghiệp hoặc quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát thời gian đến và đi làm, sự vắng mặt tại nơi làm việc hoặc các vấn đề về trễ giờ của từng nhân viên.
• Quy trình kế toán chính xác. Trong ngành dịch vụ an ninh, bạn có nhiều yếu tố cần xem xét khi tính toán lương. Với việc tùy chỉnh mẫu lịch bảo vệ, bạn có thể tính toán tiền lương tự động, thêm thưởng hoặc phạt cho từng nhân viên và dễ dàng gửi các bảng tính lương đã chuẩn bị sẵn đến phòng kế toán của bạn.

Phần Mềm Lập Lịch Bảo Vệ Hoạt Động Như Thế Nào?

Tất nhiên, mỗi phần mềm lên lịch bảo vệ có thể có các đặc điểm riêng về chức năng của nó, nhưng thường thì, nó hoạt động giống nhau.

• Bạn có một môi trường mà nhân viên có quyền truy cập, nơi bạn tạo lịch trình bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn hoặc tự xây dựng mẫu của riêng bạn.
• Bạn có thể dễ dàng điền vào biểu mẫu và phân bổ các ca làm việc và giờ giấc cho các nhân viên của mình.
• Khi đến lúc tính toán tiền lương, nền tảng tự động tính toán giờ làm việc của từng nhân viên và tạo ra bảng hoặc báo cáo mà bạn có thể sử dụng để tính lương.
• Trong trường hợp phần mềm của bạn cũng là phần mềm theo dõi bảo vệ, nó cung cấp các công cụ đặc biệt để chỉ ra giờ làm việc và giúp nhân viên ký báo hiệu khi bắt đầu và kết thúc ca làm của họ.

Đó là một giải thích ngắn gọn về bất kỳ phần mềm lên lịch bảo vệ nào. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nó hiệu quả nhất và cung cấp cho bạn các chức năng tiên tiến, bạn có thể tận hưởng tất cả những lợi ích từ Shifton.

Shifton – Phần Mềm Lên Lịch Bảo Vệ Tốt Nhất Năm 2024

Tại sao chúng tôi khẳng định Shifton là phần mềm quản lý bảo vệ tốt nhất? Có rất nhiều lý do cho điều đó. Nói chung, các tính năng cốt lõi làm cho sản phẩm của chúng tôi là số 1 trên thị trường dành cho các cơ quan dịch vụ an ninh và các bộ phận an ninh như sau:

• Các kịch bản và mẫu tích hợp để lên lịch công việc hiệu quả trong tổ chức. Chúng tôi cung cấp cho khách hàng nhiều mẫu phù hợp với các loại hình kinh doanh và mô hình tuyển dụng khác nhau, do đó, bạn có thể điều chỉnh chúng cho quy trình công việc cụ thể của mình.
• Module nhiệm vụ đặc biệt, cung cấp cơ hội rộng lớn để giao nhiệm vụ bên cạnh việc tạo lịch trình và ca làm. Module phân công đa yếu tố này giúp theo dõi ai và khi nào chịu trách nhiệm và phải nhận ca, và đồng thời giao các nhiệm vụ cần thực hiện trong ca.
• Thay đổi ca dễ dàng và linh hoạt. Trong trường hợp khẩn cấp hoặc tình huống phát sinh, bạn có thể thay đổi ca, cung cấp thay thế trong ca, và đồng thời bạn nhận được thông tin ngay lập tức về số giờ làm việc của từng nhân viên để ngăn chặn làm việc quá sức.
• Giao tiếp tức thời với nhân viên. Shifton cung cấp giao tiếp đơn giản với toàn bộ nhân viên sử dụng các công cụ tích hợp trong ứng dụng. Bạn có thể thông báo kịp thời cho nhân viên về các thay đổi, nhận phản hồi của họ và liên hệ với họ qua ứng dụng khi nhân viên đang làm việc ngoài hiện trường.
• Các công cụ cảnh báo giúp chuyển tin nhắn đến nhân viên một cách ngay lập tức với kiểm soát liền mạch về việc nhận.
• Các công cụ tính lương tiên tiến cung cấp tính toán lương phức tạp, bao gồm áp dụng các kịch bản đặc biệt về tính thưởng và phạt.
• Các công cụ theo dõi giúp giám sát hiệu suất các nhiệm vụ, nhận các ca làm, và thời gian đến kịp thời.

Đó là bộ công cụ cơ bản chúng tôi cung cấp, và ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ này cho dự báo, phân tích và lập kế hoạch. Có nhiều biểu mẫu báo cáo tích hợp và các công cụ phân tích mà bạn có quyền truy cập.

Hiểu Giá Trị của Phần Mềm Lập Lịch Bảo Vệ

Điều gì đặc biệt trong phần mềm lên lịch bảo vệ khiến nó trở thành một nhu cầu không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực này? Chúng ta hãy xem xét những lợi ích quan trọng nhất.

Tối Ưu Hóa Độ Phủ Cho Mục Tiêu An Ninh

Không có gì tệ hơn việc thiếu nhân lực trong kinh doanh an ninh. Nếu bạn không cung cấp đủ bảo vệ để đạt mức an ninh cao nhất, bạn không chỉ mất một khách hàng mà còn mất cả uy tín tốt. Với sự giúp đỡ của phần mềm lên lịch bảo vệ đặc biệt, bạn có thể lập kế hoạch độ phủ an ninh và huy động nhiều người như bạn cần để có hiệu suất hoàn hảo.

Cải Thiện Nhìn Thấy và Trách Nhiệm

Shifton, như một ví dụ về phần mềm quản lý an ninh, cung cấp mức độ nhìn thấy và trách nhiệm cao nhất. Bạn không cần thêm viết các kế hoạch và kiểm tra chúng trong văn phòng. Thay vào đó, bạn có thể nhìn thấy ngay lập tức lịch trình và các nhiệm vụ hiện tại của từng nhân viên, bạn biết ai đang làm việc ngoài hiện trường và ai đang nghỉ. Bạn không cần tốn thời gian gọi điện và làm rõ tình hình hiện tại. Bạn chỉ cần khởi chạy ứng dụng và nhận thông tin tức thời về mọi thứ liên quan đến nhân viên của bạn.

Giảm Chi Phí Lập Lịch

Tiết kiệm thời gian của bạn cho việc lập lịch và tính toán nhiều chi tiết. Điều đó có thể được thực hiện tự động bởi phần mềm lên lịch bảo vệ của bạn. Ngay cả những quy tắc và tính toán phức tạp nhất cũng được thực hiện không có lỗi nào với sự trợ giúp của phần mềm.

Giám Sát Theo Thời Gian Thực

Theo dõi quy trình công việc theo thời gian thực là vô giá. Nhờ đó, bạn có thể phản ứng kịp thời với các hoàn cảnh mới, lập kế hoạch trước cho các tiếp tục tiếp theo và nhận thông tin tức thời về các tình huống khẩn cấp, trễ giờ hoặc bất kỳ tình huống thêm nào. Vì vậy, bạn có thể giải quyết chúng kịp thời để duy trì hoạt động trơn tru.

Cải Thiện Giao Tiếp

Điều cốt lõi trong mỗi doanh nghiệp là giao tiếp rõ ràng và nhanh chóng giữa các thành viên trong nhóm và quản lý. Đó là lý do tại sao sử dụng phần mềm quản lý bảo vệ giúp duy trì giao tiếp nhanh nhất và thuận tiện nhất. Bạn có thể nhận phản hồi tức thời từ các bảo vệ về việc hoàn thành nhiệm vụ của họ, nhận thông tin về các thay đổi lịch trình cần thiết từ những nhân viên không thể nhận ca, hoặc thông báo cho nhân viên của bạn bất cứ điều gì bạn muốn với thông báo đảm bảo cho mọi người.

Những tính năng này được triển khai trong nền tảng kỹ thuật thế hệ mới bởi Shifton giúp các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ an ninh tuân thủ mục tiêu của họ và cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở mức độ hoàn hảo. Ngoài ra, phần mềm như vậy còn giảm chi phí và thời gian cho các CEO để giúp họ tập trung vào những việc quan trọng hơn thay vì liên tục giám sát, thông báo và lên lịch cho nhân viên của họ.

Làm việc như một quản lý khách sạn hoặc CEO trong ngành kinh doanh khách sạn mang lại cho bạn nhiều nhiệm vụ, thử thách và tình huống khẩn cấp mà có thể được vượt qua bằng cách sử dụng phần mềm quản lý nhân viên cho khách sạn. Không phải là bí mật rằng phần lớn các quy trình trong bất kỳ khách sạn nào đều liên quan đến việc giao tiếp với nhân viên của bạn. Trong khách sạn, bạn có rất nhiều nhân viên như thường lệ. Ngay cả khi đó là doanh nghiệp gia đình, bạn không thể tự mình vận hành nó.

Thực tế này dẫn đến một thực tế mới: hầu hết các khó khăn và sai lầm bạn có thể gặp phải khi cố gắng để đưa doanh nghiệp khách sạn của mình đạt đến thành công đều xảy ra do thiếu giao tiếp kịp thời và hiệu quả giữa bạn và nhân viên của bạn. Trong Shifton, chúng tôi hiểu rõ điều đó và chúng tôi có thể giúp bạn giải quyết những tình huống như vậy bằng cách chia sẻ kinh nghiệm của chúng tôi và phần mềm lập lịch khách sạn của chúng tôi.

Làm thế nào để quản lý nhân viên khách sạn: chìa khóa thành công

Nhân viên của bạn phải làm việc suôn sẻ vì danh tiếng của khách sạn và sự trung thành của khách hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của họ. Điều này có nghĩa là bạn nên suy nghĩ về tất cả các thách thức có thể làm giảm mọi nỗ lực mà bạn bỏ ra để tạo ra một khách sạn hoàn hảo. Đặc biệt những điều này cần bạn xem xét:

• Thiếu giao tiếp giữa các nhân viên và đội nhóm của bạn.
• Khó khăn với việc lập lịch làm việc dẫn đến các vấn đề với dịch vụ khách hàng.
• Thiếu linh hoạt trong quản lý nhân sự dẫn đến tình trạng thiếu nhân viên về lâu dài.
• Quản lý công việc kém phát triển.
• Thiếu động lực và hệ thống khen thưởng, trừng phạt không hiệu quả.

Ngoài những nỗ lực của bạn để giảm thiểu những vấn đề này, phần mềm quản lý nhân viên cho khách sạn có thể rất hữu ích trong việc kiểm tra và điều chỉnh hoạt động của nhân viên của bạn. Tiết kiệm thời gian, cân nhắc các kênh giao tiếp để tiếp cận nhân viên của bạn kịp thời, nhưng trước tiên, hãy phân tích những vấn đề nào xảy ra thường xuyên trong hoạt động của bạn để làm việc với chúng.

Vấn đề giao tiếp trong ngành khách sạn

Điều đầu tiên và quan trọng nhất mà bạn cần cung cấp là giao tiếp trong ngành khách sạn. Bạn cần quản lý của mình đặt phòng cho khách hàng kịp thời và thông báo cho nhân viên dọn phòng về việc phòng nào cần được làm sạch. Bạn cần nhận thông tin kịp thời về ai và khi nào bắt đầu ca làm việc hôm nay và ai sẽ đến ca làm việc vào ngày mai. Nhân viên quầy bar của bạn phải thông báo về những đồ cần thiết cho quầy bar và dịch vụ bảo vệ phải cung cấp báo cáo kịp thời. Đó chỉ là phần nổi của tảng băng và giao tiếp là điều hình thành nền tảng cho thành công. Điều gì xảy ra khi thiếu nó?

• Toàn bộ hoạt động có thể rơi vào hỗn loạn.
• Khách hàng không hài lòng và có thể để lại đánh giá tiêu cực về công việc của bạn.
• Thiếu nhân viên là điều không thể tránh khỏi.
• Bạn mất tiền và mất những nhân viên giỏi thay vì làm cho họ có động lực hơn.

Nghe buồn phải không? Tuy nhiên, bạn chỉ cần một thứ bên cạnh thời gian của bạn để quản lý khách sạn. Đó là phần mềm lập lịch nhân viên cho khách sạn, giúp giải quyết nhiều vấn đề cùng một lúc.

Tự động hóa quản lý và lập kế hoạch nhân sự

Khi bạn có phần mềm quản lý nhân viên của Shifton cho khách sạn, bạn có một công cụ đa năng trong tay.

1. Nhân viên của bạn sẽ không bỏ lỡ ca làm việc hoặc làm việc quá mức nhờ đồng hồ thời gian dựa trên GPS giúp chấm công ra vào trực tiếp từ thiết bị di động của họ.
2. Bạn tạo lịch trình cho tất cả đội nhóm đơn giản nhất có thể nhờ các mẫu lịch trình nhân viên khách sạn tích hợp.
3. Bạn nhận được thông tin tức thời về hoạt động của cơ sở mình thông qua báo cáo tự động trong phần mềm.
4. Bạn làm cho các nhiệm vụ hàng ngày và hoạt động trở nên suôn sẻ và quản lý thời gian hiệu quả hơn trong trường hợp này.
5. Các nhiệm vụ nhân sự tự động giúp bạn với quá trình tuyển dụng và đưa nhân viên mới vào một cách hiệu quả và cá nhân hóa hơn.
6. Bạn nhận được một khung làm việc cho giao tiếp và thông tin của nhân viên nơi nhân viên có thể truy cập thông tin quan trọng trong khi di chuyển vì Shifton hoạt động như ứng dụng di động cho nhân viên khách sạn.
7. Nhận phản hồi từ nhân viên của bạn là điều cần thiết, và bạn có được một nguồn xã hội kỹ thuật số thúc đẩy sự tham gia và cộng tác của nhân viên.
8. Tích hợp liền mạch với QuickBooks Online cho bảng lương và kế toán – đó là điều giúp bạn tính toán lương công bằng và nhanh chóng, đồng thời tự động động viên nhân viên giỏi.

Làm thế nào để cải thiện việc quản lý đội ngũ làm việc?

Quản lý đội ngũ hiệu quả trong ngành khách sạn có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trong sự hài lòng của khách hàng và thành công tổng thể của doanh nghiệp. Với Shifton, bạn có thể sử dụng các mẹo sau và tận hưởng kết quả gần như ngay lập tức.

• Sử dụng các mẫu lịch trình đặc biệt ví dụ, 2/2, 3/3, 1/3, 5/2 để tạo ra các ca làm việc hiệu quả và phân phối nhân viên một cách hợp lý và hiệu quả.
• Sử dụng công cụ Nhiệm vụ để phân công nhiệm vụ cho nhân viên, theo dõi hoàn thành của họ, tạo ra danh sách kiểm tra cho nhân viên dọn phòng và đầu bếp, chẳng hạn, kiểm tra trạng thái nhiệm vụ ngay lập tức để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp. Điều này giảm bớt hoạt động và giúp quản lý nhiệm vụ hiệu quả hơn cho lợi nhuận của bạn.
• Thông báo cho nhân viên của bạn bằng ứng dụng di động của họ. Bằng cách hoạt động trong một khuôn khổ chung, nhân viên của bạn sẽ nhận được các thông báo đẩy và nhắc nhở tự động và họ không bao giờ bỏ lỡ chúng.
• Cung cấp sự linh hoạt cao hơn bằng cách trao đổi ca làm việc, ngày cuối tuần và ngày ốm trực tuyến. Nhân viên của bạn sẽ biết ơn nếu bạn phản hồi nhanh chóng nhu cầu cấp bách của họ về việc thay thế hoặc nghỉ ốm. Và doanh nghiệp của bạn cũng sẽ được hưởng lợi từ điều đó.
• Động viên nhân viên của bạn bằng tiền thưởng làm thêm giờ. Chúng có thể được tính toán tự động khi Shifton tính toán giờ làm việc của từng nhân viên và cung cấp báo cáo rõ ràng về ai đã làm việc quá giờ hôm nay.
• Quản lý thời gian nghỉ để không ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. Tạo thời gian nghỉ đã lên lịch trước hoặc đặt giới hạn về số lượng và thời gian của các lần nghỉ.
• Kiểm tra điểm danh và nhận thông tin kịp thời về khi một người thật sự bắt đầu và kết thúc ca làm việc, ai đã đến muộn hoặc đã bỏ lỡ ca làm việc.

Những mẹo này có thể giúp bạn dễ dàng quản lý một khách sạn ngay cả khi đội ngũ của bạn có hơn 100 nhân viên.

Phần mềm quản lý nhân viên cho ngành khách sạn

Với phần mềm quản lý nhân viên mạnh mẽ cho khách sạn, bạn có thể lập lịch nhân viên hiệu quả hơn và linh hoạt thay thế họ trong trường hợp khẩn cấp.

• Phân công ca làm việc cho nhân viên dựa trên vai trò công việc, khả năng sẵn có.
• Sử dụng kéo và thả, phân công ca làm việc hàng loạt, đặt ca làm việc lặp lại, tạo mẫu tùy chỉnh, và thậm chí cho phép nhân viên yêu cầu ca làm việc còn trống có sẵn.
• Dễ dàng giải quyết các vấn đề lập lịch với cảnh báo làm thêm giờ, cảnh báo giới hạn, hoặc cảnh báo xung đột lịch trình.
• Cung cấp thông báo đẩy cho nhân viên để cho phép họ ngay lập tức chấp nhận hoặc từ chối ca làm việc trực tiếp từ thiết bị di động của họ.
• Bao gồm các nhiệm vụ ca làm việc, ghi chú, và thậm chí là tệp trong lịch trình, để nhân viên biết chính xác phải làm gì khi đến chỗ làm.
• Giám sát hoàn toàn việc lập lịch nhân viên hợp tác trong thời gian thực, tất cả đều khi đang di chuyển.

Giao tiếp là nền tảng của quản lý khách sạn hiệu quả. Tuy nhiên, việc cung cấp nó có thể là một nhiệm vụ phức tạp. Nhờ vào sự hiện diện của các công cụ tự động hóa hiện đại, bạn có thể giao một phần quy trình giao tiếp và tương tác trong nhân viên của bạn cho giải pháp đó. Ngày nay, Shifton cung cấp cho doanh nghiệp khách sạn một công cụ tự động hóa đa năng giúp quản lý nhân viên, quản lý ca làm việc, giải quyết tình huống khẩn cấp, tuyển dụng và động viên đội ngũ của bạn. Chỉ cần chọn và sử dụng nó để đạt được thành công với ứng dụng di động nhân viên cho khách sạn.

Đội ngũ tại Shifton không ngừng cải tiến công cụ để lựa chọn và bố trí nhân viên y tế cho ca trực, giới thiệu mẫu lịch làm việc cho y tá. Không ai còn nghi ngờ rằng lập kế hoạch hiệu quả đóng vai trò then chốt trong chăm sóc sức khỏe, đảm bảo rằng các bệnh viện và phòng khám hoạt động. Hãy cùng thảo luận về cách ứng dụng hoặc mẫu lịch làm việc cho y tá giúp lập kế hoạch trực tuyến dễ dàng hơn.

Mẫu Lịch Làm Việc Của Y Tá Là Gì?

Mẫu lịch làm việc của y tá giống như xương sống của hệ thống quản lý ca trực y tá trong bệnh viện. Chúng là những tài liệu soạn sẵn giúp quản lý lên kế hoạch khi nào đội ngũ y tá của họ làm việc. Những lịch này bao gồm tất cả các ca, từ ngày đến đêm. Hơn nữa, chúng xem xét tất cả những yếu tố liên quan đến từng nhân viên, như khi nào họ có thể và không thể làm việc, để giữ tất cả hài lòng và đảm bảo lịch trình hoạt động suôn sẻ.

Các Mẫu Lịch Làm Việc Của Y Tá Cải Thiện Quản Lý Bệnh Viện và Phòng Khám Như Thế Nào?

Mẫu lịch làm việc của y tá cực kỳ quan trọng để đảm bảo hoạt động bệnh viện và phòng khám trơn tru. Nhiều cơ sở y tế đang sử dụng chúng để làm cho lịch trình nhân viên y tá dễ dàng hơn, và đây là lý do tại sao:

Không Lộn Xộn: Những mẫu này giúp giảm thiểu những sai lầm trong việc lên lịch để bạn không bị thiếu nhân viên và phải khẩn trương tìm người thay thế. Quản lý có thể dễ dàng nhận thấy những khoảng trống hoặc chồng chéo và khắc phục chúng để đảm bảo luôn có người trực.

Tiết Kiệm Thời Gian: Sử dụng mẫu lịch trình nhân viên y tế hoặc ứng dụng tiết kiệm nhiều thời gian so với việc tự lên kế hoạch từ đầu mỗi tuần. Điều chỉnh một mẫu soạn sẵn hoặc cập nhật một ứng dụng thay thế.

Y Tá Hạnh Phúc: Nghề y tá rất thách thức, vì vậy việc giữ cho y tá hạnh phúc là điều quan trọng. Sử dụng những mẫu này có nghĩa là y tá sẽ có những lịch trực rõ ràng, công bằng mà họ có thể lên kế hoạch xung quanh. Điều đó tạo nên một đội ngũ hạnh phúc và hiệu quả hơn.

Minh Bạch: Quản lý ứng dụng và mẫu lịch làm việc cho y tá cũng làm cho lịch trực minh bạch hơn. Mọi người đều có thể thấy ai làm việc khi nào, vì vậy không ai cảm thấy như có ai đó được ưu ái đặc biệt. Tất cả đều hướng đến tinh thần đồng đội và đảm bảo bệnh nhân nhận được sự chăm sóc tốt nhất.

Cách Tạo Mẫu Lịch Làm Việc Của Y Tá

Mặc dù có rất nhiều mẫu có sẵn trực tuyến cho việc lập lịch nhân viên, nhưng tạo ra mẫu riêng của bạn là đơn giản hơn bạn tưởng. Đó là một nhiệm vụ làm một lần nhưng sẽ tiết kiệm thời gian về lâu dài. Dưới đây là 5 bước dễ dàng để bạn thực hiện:

1. Chọn một nền tảng. Sử dụng Excel, Google Sheets hoặc phần mềm lập lịch cho y tá trực tuyến.
2. Cá nhân hóa mẫu bằng thông tin tổ chức của bạn và tên nhân viên.
3. Nếu cần thiết, thêm giá trị lương theo giờ cho nhân viên.
4. Điền thông tin vào lịch dựa trên sự sẵn có của nhân viên, đảm bảo khối lượng công việc đều đặn.
5. Chia sẻ lịch với đội ngũ của bạn, kiểm soát ai có thể chỉnh sửa khi cần thiết.
   

Nâng Cao Lịch Trình Ca Làm Việc Của Y Tá: 6 Mẹo Hữu Ích

Những tổ chức chăm sóc sức khỏe cần nâng cao kỹ năng lập kế hoạch ca trực của y tá để cải thiện kết quả lâm sàng và kinh doanh. Việc lập lịch trình ca trực cho y tá chỉ là bước khởi đầu; để làm cho nó hiệu quả đối với mọi người, hãy tham khảo sáu mẹo này:

Sử Dụng Phần Mềm Lập Lịch Cho Y Tá

Phần mềm lập lịch cho y tá rất tuyệt vì nó giữ cho mọi thứ rõ ràng và minh bạch, nên đội ngũ của bạn luôn biết khi nào và ở đâu họ làm việc. Nói lời tạm biệt với bảng tính Excel kiểu cũ và thử phần mềm lập lịch ca trực như Shifton. Nó giúp lập lịch dễ dàng, ngay cả với lịch trình điên cuồng và thay đổi của nhân viên y tế. Hơn nữa, nó cũng xử lý các yêu cầu nghỉ phép và theo dõi sự có mặt và bảng lương — tất cả trong một nơi tiện lợi.

Xem Xét Mong Muốn Của Nhân Viên

Khi sắp xếp lịch trình, hãy xem xét sở thích của đội ngũ y tá của bạn. Đó là cách đơn giản để giữ cho họ hài lòng, nâng cao tinh thần và giữ họ ở lại. Một số người thích ca trực cụ thể, trong khi những người khác có thể muốn tránh làm việc vào những ngày cụ thể. Đáp ứng những sở thích này sẽ làm cho đội ngũ của bạn hài lòng hơn và ít có khả năng rời bỏ công việc.

Có Kế Hoạch Dự Phòng

Cuộc sống là không thể đoán trước, vì vậy hãy chuẩn bị cho các trường hợp khẩn cấp. Dù nó không may, những điều này xảy ra và có thể gây gián đoạn lịch trình ca trực, đặc biệt là trong những lần thay đổi ca lớn của bệnh viện. Đó là điều tuyệt vời nếu bạn có một y tá trực gọi khi cần thiết, giống như nhiều phòng khám thực hiện.

Cập Nhật Lịch Trình Của Bạn

Đừng để lịch trình của bạn bám bụi. Đảm bảo bạn theo dõi lịch trình của y tá và làm mới nó thỉnh thoảng. Bằng cách đó, nó luôn cập nhật với bất kỳ thay đổi nào về sự sẵn có của nhân viên, nhu cầu bệnh viện, v.v. Điều cuối cùng bạn muốn là nhóm của bạn xem lịch cũ và bỏ sót các ca trực hoặc đi muộn, làm rối lịch thay đổi ca của y tá.

Cho Y Tá Nghỉ Ngơi

Đảm bảo y tá của bạn có đủ thời gian nghỉ giữa các ca làm việc để tái tạo năng lượng. Khi y tá không ngủ đủ, họ có xu hướng dễ gặp phải các chấn thương do kim tiêm và các vấn đề sức khỏe như cao huyết áp, béo phì, tiểu đường, trầm cảm và các vấn đề tim mạch. Hơn nữa, làm việc lâu dài dễ dẫn đến mệt mỏi từ cảm xúc đồng cảm. Đó là lý do cần tự động hóa lập lịch ca. Phần mềm lập lịch thông minh có thể xử lý lập lịch mà không có sự cố, không giống con người thì dễ làm hỏng.

Giao Tiếp Tốt Là Chìa Khóa

Thông báo cho đội ngũ của bạn về lịch trình của họ là điều cần thiết để giữ cho mọi người hài lòng và tránh nhầm lẫn. Muốn duy trì tinh thần tốt đẹp trong đội ngũ của bạn? Luôn thông báo cho họ về những gì đang diễn ra và bất kỳ thay đổi nào sắp tới. Sử dụng ứng dụng lịch làm việc cho y tá nơi mà mọi người có thể nhanh chóng kiểm tra? Đó là ý kiến hay!

Suy Nghĩ Cuối Cùng

Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên y tá giúp quản lý khối lượng công việc của bạn dễ dàng hơn và tăng cường năng suất. Khi nhiệm vụ quan trọng này không được thực hiện tốt, nó có thể gây ra vấn đề cho y tá, lãnh đạo y tá, bệnh viện và bệnh nhân. Lịch trình kém có thể làm y tá không hài lòng và gây tốn kém cho bệnh viện trong việc trả lương tăng ca. Đó là nơi Shifton giúp đỡ! Là một quản lý y tá, việc đảm bảo nhân viên y tá của bạn được tổ chức tốt là điều sống còn để dễ dàng chăm sóc bệnh nhân.

Với Shifton, bạn có thể:

• Dễ dàng tổ chức và giám sát đội ngũ y tá của bạn để đảm bảo đủ nhân lực.
• Theo dõi các nhiệm vụ chăm sóc bệnh nhân, chẳng hạn như quản lý thuốc và thủ thuật.
• Phối hợp và giao tiếp với đội ngũ của bạn một cách dễ dàng.

Nói lời tạm biệt với những cơn đau đầu do lập lịch thủ công. Ai cũng đã nghe nói — vào năm 2024, các ứng dụng lập lịch cho y tá sẽ ra mắt. Chúng không chỉ làm cho việc lập kế hoạch ca trực dễ dàng hơn, mà còn giảm bớt giấy tờ và giúp y tá cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Thử phần mềm Shifton ngay hôm nay để quản lý y tá trơn tru hơn.

Tuân theo lịch trình là một trong những điều quan trọng nhất trong quá trình làm việc của bất kỳ công ty nào. Các chuyên gia phải coi trọng thời gian của họ và sử dụng nó một cách hợp lý trong giờ làm việc. Nhân viên có thể áp dụng những lời khuyên sau để làm cho công việc của họ bớt căng thẳng hơn.

Biết giới hạn của bạn là một trong những mẹo quản lý thời gian đơn giản nhất

Đừng ngại nói chuyện với quản lý của bạn nếu bạn gặp khó khăn. Tốt hơn là làm rõ mọi thứ ngay từ đầu hơn là đợi cho đến khi tình huống vượt khỏi tầm kiểm soát. Ví dụ: nếu bạn cần đặt phòng khách sạn cho chuyến công tác, hãy đảm bảo rằng bạn đặt số phòng phù hợp với khách sạn nằm ở phần đúng của thành phố. Bạn cũng nên hỏi về bất kỳ giới hạn tài chính nào.

Bạn không thể luôn xử lý mọi việc một mình. Không có gì phải xấu hổ khi yêu cầu sự giúp đỡ từ đồng nghiệp của bạn. Nếu bạn được giao một nhiệm vụ mà bạn không thể xử lý, bạn có thể phân chia công việc cho một số đồng nghiệp của bạn. Điều này có thể được thực hiện nếu, ví dụ, bạn được giao công việc front-end trên toàn bộ trang web. Bạn có thể ủy thác công việc trên một vài trang cho các lập trình viên khác. Bằng cách này, bạn sẽ tự cứu mình khỏi mệt mỏi không cần thiết và có cơ hội cao hơn để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

Đừng lãng phí thời gian của bạn

Dù chuyện gì xảy ra, bạn nên tập trung vào trách nhiệm của mình. Đừng bật dậy ngay khi thấy sếp rời khỏi văn phòng. Hãy tập trung vào công việc của bạn thay vì đi loanh quanh trong văn phòng và trò chuyện với đồng nghiệp. Chúng tôi khuyên bạn nên lập một kế hoạch công việc chi tiết để giữ cho bạn đi đúng hướng.

Cố gắng tránh xa các yếu tố gây phân tâm. Không có gì sai khi gọi điện cho bạn bè và những người thân yêu của chúng ta thỉnh thoảng. Tuy nhiên, thói quen này có thể trở thành thói quen xấu nếu các cuộc gọi và nhắn tin vượt khỏi tầm kiểm soát.

Tổ chức không gian làm việc của bạn

Xem trọng bàn làm việc của bạn là một trong những mẹo hàng đầu về quản lý thời gian. Đặc biệt chú ý đến nơi lưu trữ các tài liệu của bạn. Bằng cách này bạn sẽ không lãng phí thời gian quý báu để tìm kiếm chúng. Hãy ghi lại tất cả các nhiệm vụ của bạn vào nhật ký công việc hoặc tài liệu số. Nếu không, bạn có nguy cơ quên chúng. Bạn cũng không nên ăn nơi bạn làm việc. Điều này làm giảm sự tập trung và khiến bạn buồn ngủ.

Đúng giờ

Cố gắng đi làm và ra về đúng giờ. Nghỉ quá nhiều ngày mà không có lý do chính đáng hoặc không thông báo cho cấp trên của bạn là một ý kiến ​​tồi. Nếu bạn muốn rời công việc sớm hơn, hãy nói với quản lý của bạn về điều đó.

Đừng để đồng nghiệp phải chờ đợi phần công việc của bạn được hoàn thành. Đặc biệt nếu bạn làm việc trong một dự án lớn và mọi người đang phụ thuộc vào bạn. Việc không hành động hoặc làm việc một cách cẩu thả của bạn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của họ.

Có vẻ như nhiều trong số chúng ta có khả năng phân phối thời gian của mình và thời gian của nhân viên một cách hợp lý và khoa học. Nếu đúng như vậy, tại sao chúng ta thường xuyên gặp phải sự thiếu hụt của tài nguyên nổi bật, quý giá và tiếc là có hạn này? Ban đầu, dường như chúng ta làm mọi thứ đúng đắn: ghi chép kế hoạch trong sổ tay, giảm thiểu sự sao lãng và kiên định theo đuổi mục tiêu của mình. Có lẽ nguyên nhân gốc rễ của sự mất mát và thiếu hụt thời gian của chúng ta nằm ở việc không tuân theo các quy tắc quản lý thời gian hiệu quả? Hãy thử tìm hiểu những nguyên nhân có thể gây ra điều này và học cách quản lý thời gian của chúng ta một cách hiệu quả và hợp lý.

Để làm điều này, chúng ta cần nói về mô hình bốn khung quản lý thời gian. Nếu chúng ta muốn hiểu các nguyên tắc của nó, trước hết chúng ta phải định nghĩa quản lý thời gian thực sự là gì. Quản lý thời gian hiệu quả là một khoa học, một công cụ hoặc phương pháp giảng dạy về cách quản lý, phân phối, tổ chức, ghi chép và sử dụng thời gian một cách đúng đắn.

Tại sao chúng ta cần quy trình quản lý thời gian?

• Nó là một công cụ cho phép thực hiện nhiều nhiệm vụ đã thiết lập nhất trong thời gian ngắn nhất có thể;

• Quy trình quản lý thời gian giúp thiết lập ưu tiên công việc của chúng ta một cách chính xác;

• Nó cung cấp cơ hội để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước và giải quyết các trách nhiệm kém quan trọng hơn chỉ sau khi đã xử lý các công việc có mức ưu tiên cao;

• Bằng cách tuân theo các mô hình quản lý thời gian đúng đắn, bạn sẽ có thời gian cho giải trí, gia đình và một cuộc sống sôi động bên ngoài công việc.

Tất nhiên, bạn không nên quên rằng quản lý thời gian hiệu quả sẽ dẫn bạn đến việc thành thạo các kỹ năng và phương pháp mới rất quan trọng được sử dụng để đạt được các mục tiêu cụ thể và hoàn thành dự án quan trọng. Quy trình quản lý thời gian là một cơ chế lớn chứa đựng nhiều hành động, kỹ năng và khả năng khác nhau như bất kỳ ngành nào khác. Chúng bao gồm lập kế hoạch mục tiêu đúng đắn, phân công trách nhiệm, lập danh sách và kế hoạch, giám sát, phân tích chi phí thời gian, đánh giá giá trị của các hành động khác nhau, thiết lập ưu tiên, v.v.

Mô hình bốn khung là gì?

Quản lý thời gian cổ điển đã xuất hiện từ một thời gian trước đây, khi có một cách tiếp cận đơn giản đối với quản lý. Thế giới đang không ngừng phát triển và điều tương tự cũng có thể nói về việc nghiên cứu phân phối thời gian hiệu quả. Sau khi xuất bản cuốn sách “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” của Lee Bolman và Terry Deal năm 2012, quy trình quản lý thời gian đã được xem như một cỗ máy phức tạp, nhiều tầng. Đó là khi khái niệm “mô hình bốn khung” xuất hiện. Đây là một hệ thống kiểm soát thời gian của bạn cũng như hệ thống, quy trình, chính bản thân bạn và những người khác.

Sự khác biệt chính giữa quản lý truyền thống đơn nhất và mô hình bốn khung là quản lý thời gian truyền thống hướng đến việc kiểm soát thời gian dựa trên một thành phần duy nhất – ưu tiên của nó. Cụ thể hơn, nó liên quan đến việc thực hiện công việc của bạn tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng. Mô hình bốn khung là một công cụ chi tiết, chính xác và đa diện hơn, tiết lộ các mô hình và các mô hình quản lý thời gian khác nhau.

Nói một cách đơn giản hơn, để làm cho công việc của bạn và của nhân viên của bạn có hiệu quả và thành công, bạn phải quên việc xem quản lý thời gian như một vấn đề một chiều. Khi làm công việc của bạn, bạn phải chú ý đến cả bốn yếu tố được nhắc đến dưới đây. Mỗi yếu tố trong số đó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và đáp ứng thời hạn.

• Bạn phải học cách sử dụng từng phút trong thời gian của bạn một cách đúng đắn và kiểm soát nó hoàn toàn;

• Một giám đốc công ty giỏi phải phát triển một hệ thống thực hiện các nhiệm vụ nhất định, dù đó là liên quan đến nhiệm vụ của chính mình hay công việc do nhân viên thực hiện;

• Bạn phải kiểm soát hoàn toàn cách nhân viên làm việc trên các nhiệm vụ và dự án nhất định. Chúng tôi không gợi ý rằng bạn nên kiểm soát liên tục mọi khía cạnh của quá trình làm việc. Chưa kể rằng một giám đốc điều hành công ty phải kiểm tra và giám sát một số lĩnh vực công việc giá trị nhất hoặc có vấn đề;

• Yếu tố quản lý thời gian bốn khung cuối cùng và không kém phần quan trọng: một người chủ giỏi phải có kỷ luật tự giác cũng như khả năng kiểm soát cấp dưới của mình, tự thu thập, đưa ra quyết định hợp lý và liên tiếp.

Tất nhiên, không ai nên quên kỷ luật tự giác vì nó quan trọng đối với nhân viên ở bất kỳ vị trí nào: từ cấp cao đến thấp nhất. Khi cả bạn và nhân viên của bạn có quy củ và lịch sự, việc lập kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả sẽ trở nên dễ dàng. Trong trường hợp bạn không có mức độ tự tổ chức đúng đắn và không giỏi trong việc thiết lập đúng đắn ưu tiên của mình, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc hệ thống hóa và cấu trúc thời gian của riêng mình.

Bằng cách sử dụng mô hình này trong số các mô hình quản lý thời gian, bạn sẽ bắt đầu kiểm soát thời gian của bạn, thời gian của nhân viên của bạn và toàn bộ quá trình làm việc. Dường như công cụ này được đặc biệt thiết kế cho cách bạn nhìn nhận thời gian, thái độ của bạn đối với cuộc sống và công việc. Nó sẽ xem xét các đặc thù của hệ thống của bạn, cũng như quá trình công việc của bạn và sẽ hướng tới những người xung quanh bạn.

Làm công việc môi giới bất động sản bao gồm nhiều chức năng, dữ liệu lớn, và giao tiếp liên tục với người bán, người mua và nhà phát triển bất động sản, mặc dù hầu hết các chức năng này có thể được giao phó cho phần mềm quản lý bất động sản đặc biệt. Bạn ngạc nhiên chứ? Vậy thì hãy nói chi tiết về cách phần mềm bất động sản cho quản lý tài sản và lên lịch giúp các doanh nghiệp duy trì dịch vụ ở mức cao nhất và do đó, đạt mức hài lòng cao từ khách hàng.

Nếu bạn muốn thành công trong ngành công nghiệp bất động sản cạnh tranh, điều quan trọng là phải tiến xa hơn các đại lý khác. Điều này có nghĩa là bạn không nên giới hạn bản thân trong một địa điểm và cố gắng có càng nhiều đề xuất bất động sản để bán càng tốt. Một lịch biểu hiển thị bất động sản sẽ rất hữu ích để giúp bạn tối ưu hóa doanh nghiệp và đội ngũ của mình.

Ứng dụng lên lịch bất động sản không chỉ giới hạn bạn trong việc sắp xếp các hoạt động theo lịch. Chúng còn đi xa hơn và giúp bạn với nhiều nhiệm vụ khác mà bạn có thể có:

• Kiểm soát lịch trình bận rộn của bạn;
• Đảm bảo thêm nhiều cuộc hẹn niêm yết hơn;
• Lên kế hoạch cho những lần thăm của nhân viên dọn dẹp và công việc của nhân viên trang trí ở giai đoạn trước khi hiển thị;
• Tính toán lương cho nhân viên của bạn nếu bạn là chủ sở hữu công ty bất động sản;
• Cung cấp giao tiếp dễ dàng và hiệu quả trong đội nhóm của bạn.

Nếu bạn tổ chức lịch trình của mình tốt, bạn sẽ tối đa hóa số lượng cuộc hẹn và hiển thị, điều này sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi tức hoa hồng của bạn.

Các Tính Năng của Phần Mềm Quản Lý Tài Sản Tốt Nhất năm 2024

Hãy phân tích cách phần mềm quản lý bất động sản có thể đơn giản hóa các hoạt động hàng ngày của bạn, và tính năng nào của nó lại có ích đặc biệt cho các đại lý bất động sản:

Lựa chọn lên lịch công việc

Khi bạn có một đội ngũ làm việc cho bạn, bạn cần lên lịch cho công việc của họ, chia nhỏ tải công việc, và kiểm tra các nhiệm vụ của họ để đảm bảo vận hành hoàn hảo của công ty, điều này mang đến cho bạn khách hàng và do đó, lợi nhuận. Cơ hội để xây dựng lịch biểu tối ưu cho nhân viên của bạn dựa trên thời gian dành cho công việc và trình độ công việc của mỗi nhân viên là điều bạn có thể trân trọng trong phần mềm lập lịch bất động sản hiện đại. Trong Shifton, chẳng hạn, bạn có thể thêm tất cả thông tin liên quan như địa điểm và nhiệm vụ, và chia sẻ nhiệm vụ với nhân viên của bạn trực tuyến, để đội ngũ của bạn có mọi thứ họ cần để làm việc tốt nhất qua điện thoại di động. Mọi người đều nhận được phần công việc của họ, và bạn tránh được những sai sót và trùng lặp nhờ sử dụng một lịch biểu bất động sản cân nhắc chu đáo.

Công việc kỹ thuật số, biểu mẫu và danh sách kiểm tra cho hoạt động tốt nhất của bạn

Khi bạn có một trường làm việc chung cho công việc cùng lúc với đội ngũ của mình, bạn có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc. Bên cạnh đó, lựa chọn này có thể sử dụng được cho cả nhiệm vụ của nhân viên của bạn và cho các kế hoạch quản lý công việc cá nhân của bạn.

• Bạn tạo nhiệm vụ nhanh chóng và giao cho nhân viên của mình,
• Bạn duy trì cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến trình của họ trong thời gian thực ngay trong phần mềm lập lịch bất động sản. Điều này có thể là bất cứ điều gì từ yêu cầu bảo trì một lần đến các cuộc kiểm tra và công việc dọn dẹp thường lệ.
• Bạn có thể thêm tất cả các thông tin mà nhân viên của bạn cần để làm việc và thực hiện nhiệm vụ đúng thời hạn, chẳng hạn như ghi chú và thời hạn.
• Trong một lịch biểu bất động sản như Shifton, bạn có thể phát triển các báo cáo, biểu mẫu và danh sách kiểm tra tự chỉnh, cho nhân viên của bạn làm điền, sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận danh tính của mỗi nhân viên và gửi lại cho bạn xem xét để giữ cho bạn cập nhật thông tin và đảm bảo tuân thủ quy định.

Quản lý cơ sở của bạn dễ dàng

Khi bạn điều hành một công ty bất động sản, làm việc như một đại lý bất động sản tự do, thực hiện dịch vụ kiểm tra, hoặc kinh doanh quản lý cơ sở, bạn cần giám sát đầy đủ tất cả các nguồn lực của mình trong nháy mắt. Đó là lý do tại sao phần mềm bất động sản cho quản lý tài sản được sử dụng. Với nó, bạn có thể chỉ ra tất cả các cơ sở và nhà ở, thêm chúng vào danh sách, quản lý chúng và phân bổ các nhiệm vụ liên quan đến những cơ sở này cho nhân viên của bạn. Những lợi ích chính bạn nhận được từ các giải pháp như vậy là:

• Bạn có thể linh hoạt quản lý từng cơ sở hoặc đối tượng bất động sản và chỉ ra tất cả thông tin về nó bằng phần mềm quản lý bất động sản.
• Bạn có thể giao nhà bán cho nhân viên của bạn để chia sẻ trách nhiệm.

Bảo đảm an toàn và hiệu suất của nhân viên hiện trường của bạn

Phần mềm lập lịch phiên đổi bất động sản giúp bạn trang bị cho môi giới, đại lý, người kiểm tra và nhân viên hiện trường với các công cụ cần thiết để làm công việc tuyệt vời, bao gồm biểu mẫu an toàn kỹ thuật số và đăng nhập an toàn vào trang. Ngoài ra, khi nhân viên của bạn đang ở ngoài hiện trường, họ không cần phải tốn thêm thời gian sau khi hoàn thành nhiệm vụ để phát triển báo cáo. Trong ứng dụng tốt nhất cho môi giới Shifton, danh sách và báo cáo có thể được điền từ xa, từ điện thoại di động và thậm chí khi đang đi, điều này đơn giản hóa quá trình làm việc.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Shifton, như một ví dụ về trình lên lịch tốt nhất cho đại lý bất động sản, cung cấp tất cả các khả năng bạn cần để nâng cao trải nghiệm khách hàng lên một mức độ cao hơn nhờ vào chức năng tiên tiến bao gồm các công cụ tích hợp sau:

• Xác nhận cuộc hẹn và nhắc nhở tự động ngăn cản bạn bỏ lỡ các cuộc hẹn.
• Lên lịch thay thế nhanh chóng khi một đại lý không thể hoàn thành cuộc hẹn – bạn có thể thay thế họ bằng một nhân viên khác để tối ưu hóa hoạt động và duy trì lòng trung thành của khách hàng.
• Ghép cặp địa điểm để đưa những nhân viên hiện trường gần nhất đến với khách hàng nhanh chóng và tiết kiệm thời gian và chi phí cho các cuộc hẹn xa.
• Các trường nhận xét để chia sẻ thông tin từ các công việc trước và cung cấp phản hồi ngay lập tức khi nhân viên của bạn đang làm việc ngoài hiện trường.
• Các tùy chọn họp ảo để mở rộng nỗ lực xây dựng đội nhóm và cung cấp giao tiếp ngay lập tức với nhân viên trong một không gian làm việc trực tuyến duy nhất.
• Phù hợp công việc thông minh và tự động lên lịch nhân sự dựa trên các ưu tiên kinh doanh để đáp ứng các thỏa thuận dịch vụ (SLA) một cách nhất quán. Ví dụ, cho phép các công ty định giá bất động sản nhanh chóng chỉ định công nhân có sẵn để hoàn thành các công việc mới để đáp ứng thời gian giải quyết nhanh cho các khách hàng lớn hơn.

Do đó, khi bạn chuyển nhiều hoạt động sang nền tảng trực tuyến bằng phần mềm lên lịch bất động sản, bạn nhận được nhiều lợi ích từ việc tối ưu hóa tất cả các quy trình này đến việc hoàn thành giao dịch nhanh hơn và dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Lợi Ích của Phần Mềm Quản Lý Tài Sản cho Doanh Nghiệp Bất Động Sản là Gì?

Những lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm đặc biệt cho quản lý bất động sản đề cập đến bản chất hữu ích của nó và các công cụ được thiết kế cẩn thận được tích hợp trong đó.

• Nó tăng cường hiệu quả bằng cách tự động hoá các nhiệm vụ và quy trình phức tạp và lặp đi lặp lại hàng ngày. Điều này còn giúp bạn tiết kiệm thời gian để bạn có thể tập trung vào các vấn đề rộng hơn.
• Nó cho phép bạn tổ chức, quản lý và theo dõi thông tin và quy trình quan trọng trên một nền tảng tập trung. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ nó ngay lập tức với nhân viên của mình bằng công nghệ đám mây.
• Nó hoạt động có lợi cho an ninh doanh nghiệp của bạn bằng cách cung cấp một nền tảng an toàn để quản lý thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như thông tin người thuê, dữ liệu cá nhân của người bán, người mua, chủ nhà, thanh toán của họ và các thông tin dễ tổn thương khác. Nhờ mức bảo vệ cao, ứng dụng lập lịch bất động sản và lưu trữ đám mây của nó bảo vệ thông tin đáng tin cậy khỏi rò rỉ.
• Nó cung cấp cho bạn những cái nhìn sâu sát trực tiếp bằng cách cho bạn một cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả dữ liệu được quản lý trong hệ thống và cung cấp phản hồi ngay lập tức từ công nhân của bạn. Điều này cho phép bạn luôn cập nhật theo các hoạt động của mình và đưa ra các quyết định sáng suốt kịp thời và chu đáo.

Những ngày mà để vận hành thành công các doanh nghiệp bất động sản, bạn chỉ cần một cuốn lịch giấy và máy tính đã qua lâu rồi. Ngày nay, để đi trước các đối thủ cạnh tranh và đạt được nhiều khách hàng và các giao dịch có lợi, bạn cần nhanh chóng, hướng đến khách hàng, đưa ra các quyết định nhạy bén và thông thái, và phát triển sự đoàn kết trong đội ngũ của bạn. Tất cả điều đó có thể đạt được bằng việc sử dụng công nghệ cao. Vào năm 2024, một lịch biểu bất động sản là điều cần thiết cho các đại lý và chủ sở hữu công ty. Hơn nữa, nếu lịch biểu này tiên tiến như Shifton, bạn sẽ có thêm nhiều lợi ích và phát triển một hệ sinh thái có ích cho sự giao tiếp trong đội ngũ của bạn.

Ngành bán lẻ có lợi nhuận cao và đang có nhu cầu, tuy nhiên, có nhiều rủi ro tiềm ẩn có thể dẫn đến hiệu quả quản lý bán lẻ thấp. Không cần phải lo sợ vì mẹo quản lý bán lẻ từ Shifton có thể giúp bạn đối phó với các thách thức trên con đường đến quy trình quản lý bán lẻ hiệu quả cao nhất.

Điều đầu tiên mà một nhà quản lý hiệu quả trong ngành bán lẻ cần cân nhắc là công việc này yêu cầu bạn quản lý một loạt các vấn đề và quy trình đa dạng hàng ngày. Hãy coi đó như một dòng nước chảy không ngừng mà bạn cần quản lý. Dòng chảy này bao gồm giám sát tất cả nhân viên trong cửa hàng, phân công nhiều nhiệm vụ cho họ, quản lý việc hoàn thành của họ, và đồng thời, trở thành một phần của đội ngũ để tạo ra sự phối hợp. Nghe có vẻ thú vị? Điều này có thể thành hiện thực khi bạn có sự hỗ trợ thông tin và biết cách phối hợp công việc của đội ngũ bán lẻ. Shifton chia sẻ các mẹo quản lý nhân viên bán lẻ hiệu quả nhất để giúp bạn điều đó.

Quản lý bán lẻ là gì và họ thực hiện những nhiệm vụ nào?

Một quản lý bán lẻ là người quản lý một cửa hàng bán lẻ, hỗ trợ quản lý, hoặc quản lý một phòng ban nhất định. Vì các cửa hàng bán lẻ có thể khác nhau về quy mô từ các doanh nghiệp nhỏ với một vài trăm mét mặt tiền đến các nhà kho lớn, các trung tâm mua sắm và siêu thị thuộc sở hữu của các tập đoàn lớn, nhiệm vụ và công việc của một quản lý bán lẻ có thể khác nhau. Hơn nữa, chúng cũng khác nhau từ ngày này qua ngày khác tùy thuộc vào tải trọng hiện tại trên một điểm bán hàng hoặc một bộ phận, lưu lượng khách hàng, và thậm chí cả tính thời vụ.

Tuy nhiên, phổ biến nhất, làm quản lý bán lẻ bao gồm các nhiệm vụ quản lý nhân viên bán lẻ sau đây:

• sắp xếp môi trường cửa hàng để làm cho nó tiện lợi và thu hút khách hàng;
• quản lý nhân viên cửa hàng, nhiệm vụ của họ và kết quả;
• duy trì và theo dõi hàng hóa có sẵn trong kho;
• theo dõi, giảm thiểu và ngăn chặn mất mát do ăn cắp vặt;
• dịch vụ khách hàng phụ thuộc vào sự hỗ trợ của bạn;
• theo dõi doanh số trong các khoảng thời gian ấn định và cung cấp báo cáo cho các giám đốc điều hành cấp cao hơn.

Nói ngắn gọn, một quản lý bán lẻ là một nhân viên chịu trách nhiệm cho toàn bộ chức năng và hiệu quả của một điểm bán hàng.

Cách trở thành một quản lý bán lẻ giỏi

Chúng tôi cung cấp cho bạn một vài mẹo phù hợp với các quản lý bán lẻ thuộc mọi loại hình và quy mô kinh doanh và giúp quản lý nhân viên bán lẻ đạt kết quả cao khi áp dụng.

Lên lịch bán lẻ là điều bắt buộc!

Điểm bán hàng của bạn cần hoạt động như đồng hồ để mang lại lợi nhuận. Để làm được điều này, bạn cần nhân viên của mình bắt đầu làm việc đúng giờ và làm việc đồng thời. Do đó, ngay cả đối với một cửa hàng tạp hóa nhỏ, bạn cũng cần cung cấp lịch làm việc đúng đắn. Các ca làm việc và thời gian cao điểm thường xuyên và hợp lý trong siêu thị hoặc trung tâm mua sắm là thực sự cần thiết.

Mặc dù lên lịch trong ngành công nghiệp bán lẻ có thể là một cơn ác mộng, giải pháp rất đơn giản và nó được thể hiện trong phần mềm lên lịch bán lẻ hiện đại. Với nó, bạn không cần phải nhớ các khối dữ liệu lớn hoặc viết chúng vào bảng giấy để quyết định các yêu cầu nghỉ phép, nghỉ hè, tình huống khẩn cấp, thời gian bận rộn, thời gian rảnh rỗi, thời gian bị đau ốm, v.v. Thay vào đó, bạn sử dụng một công cụ tự động và có thể cập nhật các biến số và dữ liệu mới trên đó ngay lập tức.

Sử dụng một lịch trình bán lẻ phù hợp, bạn có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

• Quyết định về sự kết hợp tốt nhất của nhân viên cho từng ca để làm cho công việc của họ hiệu quả nhất và thân thiện với khách hàng. Bạn có thể chọn đội ngũ cho ca dựa trên kỹ năng, sự chăm chỉ, và sự phối hợp mà họ có.
• Một phần mềm lên lịch bán lẻ như Shifton tối ưu hóa quá trình lên lịch bằng cách cung cấp cảnh báo và đề xuất để bạn tránh đặt chỗ đôi, xung đột, và lên lịch cho ai đó khi họ không thể làm việc. Bạn tối ưu hóa lịch làm việc theo ca chỉ trong vài bước, và bạn tạo ra lịch làm việc tối ưu ngay lập tức.
• Phân phối các lịch trình và ca làm cũng thuộc trách nhiệm của phần mềm lên lịch nhân viên bán lẻ. Đội ngũ của bạn có quyền truy cập vào bảng điều khiển trong ứng dụng và có thể dễ dàng biết khi nào là ca làm việc của họ hoặc đề xuất thay đổi nếu có bất kỳ trở ngại nào. Bạn có thể tổ chức mọi thứ trên đám mây để có thể truy cập mọi nơi, mọi lúc, và thông báo cho đội ngũ bán lẻ của bạn ngay lập tức khi có bất kỳ thay đổi nào. Mỗi nhân viên có thể đề xuất thay đổi lịch trình, tự động đổi ca, nhận thông báo về thay đổi lịch làm việc.

Điều tốt nhất trong phần mềm lên lịch nhân viên cho bán lẻ là nó tự động hóa mọi thứ có thể từ việc phân công ca cho đến tính toán lương và giờ làm việc cho mỗi nhân viên và cả đội ngũ. Bạn có thể tự động tạo ra một lịch trình xoay vòng tối ưu cho nhân viên bán hàng, thu ngân, bảo vệ, người khuân vác và nhân viên sàn bán hàng với sự phối hợp tự động thay đổi ca và phân công ca làm cho nhân viên, bao gồm cả giờ làm thêm.

Nhiệm vụ của quản lý bán lẻ

Quản lý nhiệm vụ cũng là một phần của các thói quen quản lý nhân viên bán lẻ. Bạn cần làm nổi bật các nhiệm vụ hàng ngày, quyết định ai sẽ thực hiện chúng, theo dõi việc hoàn thành, và báo cáo kết quả. Tin tốt là bạn có thể sử dụng cùng một phần mềm lên lịch bán lẻ như phần mềm quản lý nhiệm vụ cho bán lẻ. Nó bao gồm các nhiệm vụ bạn cần phân công cho nhân viên bạn quản lý, và bên cạnh đó, bạn có thể lên kế hoạch cho những ngày của mình và cung cấp danh sách nhiệm vụ cho bản thân để không bỏ lỡ bất cứ điều gì. Bạn có thể đặt mức độ ưu tiên, kiểm soát việc hoàn thành từng nhiệm vụ, và cung cấp thông báo về những nhiệm vụ quan trọng và thời hạn cho cả bạn và nhân viên của bạn.

Sử dụng quản lý thời gian hiệu quả

Khi chúng tôi nói rằng điểm bán lẻ nên hoạt động như đồng hồ, điều này cũng bao gồm quản lý thời gian hiệu quả. Nếu nhân viên bán hàng của bạn thường xuyên đi muộn, nhân viên giao hàng không quản lý việc giao hàng đúng giờ, hoặc nhân viên kho của bạn quên việc bổ sung hàng, điều gì sẽ xảy ra? Thảm họa thực sự! Tuy nhiên, điều này cũng có thể tự động hóa để giảm thiểu các rủi ro chúng tôi đã liệt kê. Bạn cần áp dụng phần mềm quản lý thời gian và điểm danh cho bán lẻ. Shifton cung cấp cơ hội này trong phần mềm lên lịch dành cho bán lẻ cho các doanh nghiệp lớn. Điều tương tự cũng áp dụng cho những giai đoạn nhàn hạ khi có ít khách hàng và hầu hết nhân viên không tham gia vào quy trình làm việc. Quản lý thời gian tốt là điều cho phép bạn cung cấp các giải pháp linh hoạt cho đội ngũ: khi bạn cần họ bắt đầu làm việc, khi bạn cần có thêm nhân viên tại cửa hàng để đối phó với lưu lượng khách hàng dày đặn, và khi bạn có thể cung cấp ngày nghỉ cho họ mà không gây tổn thất hiệu suất cho cửa hàng. Hãy thử sử dụng quản lý thời gian trong Shifton, và bạn có thể ngạc nhiên về mức độ dễ dàng khi nó được tự động hóa và tinh giản.

Tuyển dụng đội ngũ chất lượng cao

Hiệu suất của cửa hàng hoặc bộ phận của bạn bắt đầu từ đội ngũ của bạn. Bạn có thể có một số trợ lý quản lý nếu bạn quản lý một bộ phận lớn để phân công nhiệm vụ tuyển dụng và tìm kiếm nhân tài, và bạn có thể sử dụng phần mềm lên lịch bán lẻ để kiểm soát hiệu suất của mỗi nhân viên để thay thế họ nếu họ không đáp ứng yêu cầu của bạn hoặc làm việc không hiệu quả.

Sử dụng phần mềm lên lịch bán lẻ

Như bạn thấy, nhiều thói quen quản lý bán lẻ có thể được giảm nhẹ nhờ phần mềm lên lịch nhân viên bán lẻ. Với phần mềm này, bạn nâng cao kết quả ở các lĩnh vực sau:

• quản lý lịch làm việc của nhân viên;
• phân tích doanh số hàng ngày;
• theo dõi thời gian nghỉ của nhân viên;
• cung cấp quản lý nhiệm vụ hiệu quả cho bạn và từng nhân viên.

Từ một góc nhìn rộng hơn, nó có thể giúp bạn xây dựng một chiến lược quản lý hiệu quả và đặt ra các mục tiêu cho từng điểm bán hàng mà có thể đạt được và logic.

Tập trung vào lưu lượng của cửa hàng

Lưu lượng tại một điểm bán là điều thể hiện khả năng sinh lời của nó. Bạn có thể sử dụng phần mềm để đếm số khách hàng và xuất báo cáo về những thời gian bận rộn. Bằng cách biết được lưu lượng khách của cửa hàng và khi nào bạn bận rộn nhất, bạn có thể chuẩn bị tốt hơn và ngăn ngừa các tình huống khẩn cấp vào những ngày cao điểm, tức là vào dịp lễ, ngày thứ sáu đen tối, hoặc thời gian bán hàng. Điều đó có thể giúp bạn sắp xếp đủ nhân viên cho số lượng khách hàng dự kiến và tránh tổ chức các nhiệm vụ lớn hoặc bổ sung hàng vào những thời điểm cửa hàng đầy ắp khách.

Cung cấp theo dõi dữ liệu tức thời

Quản lý bán lẻ dựa trên các con số: doanh số, khách thăm, hàng hoá trong kho, hàng đã bán, thu nhập, và chi phí bảo trì, tạo thành một dòng chảy công việc hoàn chỉnh. Tất cả dữ liệu này yêu cầu sự chú ý và tính toán chính xác của bạn. Thực hiện thủ công, nó là một nhiệm vụ khó nhọc, nhưng vẫn cần làm. Khi bạn sử dụng phần mềm lên lịch bán lẻ, bạn có thể giữ tất cả dữ liệu ở một nơi, vận hành nó, và cung cấp các báo cáo cho thấy kết quả quản lý của bạn bằng số liệu.

Dữ liệu nào cần kiểm tra và xử lý?

• Số lượng khách hàng;
• Mức độ doanh số;
• Số lượng hàng hóa đã bán trong các khoảng thời gian cụ thể;
• Giờ làm việc của từng nhân viên;
• Làm thêm giờ;
• Giờ cao điểm trong cửa hàng của bạn.

Sau đó, bạn có thể vận hành dữ liệu này để phân tích toàn bộ công việc và cải thiện nó khi cần thiết.

Làm thế nào để cải thiện quản lý đội ngũ bán lẻ?

Quản lý đội ngũ hiệu quả trong ngành bán lẻ có thể là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng và thành công chung của doanh nghiệp. Dưới đây là một số mẹo bổ sung:

• Cung cấp mẫu lịch làm việc tốt nhất (như 2/2, 3/3, 1/3, 5/2) tùy thuộc vào đặc điểm của cửa hàng của bạn. Đừng ngại thử một số trong số chúng để tìm ra cái phù hợp nhất.
• Đặt ra các nhiệm vụ rõ ràng và thông báo cho nhân viên của bạn. Bạn có thể tạo nhiệm vụ cho nhân viên trong môi trường đám mây bằng phần mềm lên lịch bán lẻ. Ngoài ra, đừng quên theo dõi các nhiệm vụ này, cung cấp danh sách kiểm tra và tình trạng nhiệm vụ cho họ. Phần mềm lên lịch nhân viên của Shifton cung cấp cho bạn tất cả các chức năng này.
• Gửi thông báo đẩy tự động và nhắc nhở cho nhân viên của bạn để cảnh báo họ và ngăn ngừa bỏ sót ca làm việc hoặc nhiệm vụ đã quá thời gian.
• Đừng cứ mãi ở mãi một nơi trong văn phòng. Hãy linh hoạt đổi ca, cuối tuần, và các ngày ốm đau trực tuyến để tiết kiệm thời gian và duy trì di động.
• Động viên nhân viên của bạn với tiền thưởng khi làm thêm giờ – bạn có thể dễ dàng tính toán chúng trong phần mềm lên lịch nhân viên.
• Làm việc với các ca nghỉ để tránh nghỉ cùng lúc trong đội của bạn. Tạo các ca nghỉ được lên lịch trước hoặc đặt giới hạn về số lượng và thời gian nghỉ để đảm bảo rằng môi trường cửa hàng luôn có đủ nhân viên để cung cấp dịch vụ khách hàng.
• Làm việc với giờ làm để hiểu khi nào thực tế một người bắt đầu và kết thúc ca làm việc. Nếu bạn phát hiện nhân viên của mình thường xuyên đi muộn, bạn có thể áp dụng hình phạt cho công việc kém hiệu quả theo cách tương tự như khi bạn tính thưởng.

Đơn giản hóa Lịch trình

Với ứng dụng giao tiếp nhân viên mạnh mẽ, bạn có thể lên lịch cho nhân viên một cách hiệu quả hơn theo những cách sau:

• Phân công ca làm việc cho nhân viên dựa trên vai trò công việc và sự sẵn sàng.
• Sử dụng kéo thả, phân công ca làm việc hàng loạt, đặt ca làm việc định kỳ, tạo mẫu tùy chỉnh, và thậm chí cho phép nhân viên nhận các ca làm việc trống sẵn có.
• Thông báo đẩy tự động để nhân viên có thể ngay lập tức chấp nhận hoặc từ chối ca làm việc trực tiếp từ thiết bị di động của họ.
• Bao gồm các nhiệm vụ ca làm việc, ghi chú và thậm chí là tệp trong lịch trình để nhân viên biết chính xác những gì cần làm khi đến nơi làm việc.
• Giám sát hoàn toàn quá trình lập lịch làm việc hợp tác trong thời gian thực khi đang di chuyển.

Việc trở thành một quản lý bán lẻ hiệu quả không phải là một nhiệm vụ bất khả thi, dù đang quản lý một cửa hàng nhỏ hay một bộ phận bán lẻ hoàn chỉnh. Hãy nhớ rằng hiệu quả của bạn dựa trên ba trụ cột, như sau:

• Lập kế hoạch kỹ lưỡng và quản lý thời gian.
• Tuyển dụng hiệu quả để tạo ra đội ngũ tốt nhất.
• Phần mềm lập lịch cho nhân viên hoàn hảo giúp thực hiện hầu hết các công việc hàng ngày.

Nếu hai phần đầu tiên chủ yếu là trách nhiệm của bạn, Shifton có thể cung cấp cho bạn trụ cột thứ ba để làm cho quy trình quản lý của bạn trở nên đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn.

Bạn đã từng gặp phải một sản phẩm như ứng dụng lên lịch cho nhà hàng chưa? Nếu chưa, có lẽ đã đến lúc cân nhắc những quy trình, nhiệm vụ và thói quen nào có thể được thực hiện với sự trợ giúp của phần mềm quản lý nhân sự đặc biệt cho nhà hàng. Nhận được sự tư vấn từ các nhà phát triển của Shifton để áp dụng những tính năng tốt nhất của các sản phẩm như vậy vào quy trình làm việc của bạn.

Làm quản lý nhà hàng là một công việc không ngừng nghỉ. Bạn phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ đồng thời, kiểm soát nhiều nhân viên từ đầu bếp và phụ bếp đến người giao hàng, nhà cung cấp, nhân viên vệ sinh, v.v. Bên cạnh đó, rất nhiều sự cố không mong muốn có thể làm gián đoạn quy trình của bạn, và hoàn toàn là trách nhiệm của bạn, mặc dù các nhiệm vụ thông thường cũng không thể bị trì hoãn. Tất cả những điều đó, cộng thêm các nhiệm vụ hàng ngày từ lập lịch đến lương bổng đến báo cáo có thể làm bạn cảm thấy quá tải.

Tuy nhiên, bạn không đơn độc trong quy trình không ngừng nghỉ này, vì Shifton chăm sóc các quản lý nhà hàng để dễ dàng hóa cuộc sống của họ với sự trợ giúp của một công cụ duy nhất có thể là chìa khóa cho bạn.

Có lẽ bạn sẽ không ngạc nhiên với việc tự động hóa trong ngành kinh doanh nhà hàng. Tuy nhiên, một ứng dụng đặc biệt dành cho quản lý nhà hàng có thể giúp bạn dành nhiều thời gian hơn làm những gì bạn yêu thích và tiết kiệm tế bào thần kinh của mình.

Mẹo quản lý nhà hàng để mang lại lợi ích cho nhân viên hạnh phúc

Cho dù bạn đang sử dụng dự báo doanh thu và chỉ tiêu lao động để tạo lịch làm việc cho nhân viên nhà hàng hay xử lý tiền lương, Shifton cung cấp cho bạn công cụ cần thiết ở mỗi bước. Với sự trợ giúp của ứng dụng lập lịch của Shifton dành cho nhà hàng, bạn có thể tự động hóa và thực hiện các quy trình sau trong chế độ được tối ưu hóa:

• Theo dõi giờ làm việc chính xác cho từng nhân viên;
• Giảm thiểu trộm cắp thời gian và việc điểm danh giúp nhau trong nhà hàng của bạn;
• Tăng cường sức mạnh cho các thành viên trong nhóm để cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể cho khách hàng của bạn.

Điều tốt nhất để có một đội ngũ nhân viên hạnh phúc là giao tiếp với họ. Trong một nhà hàng, điều đó đã phức tạp vì mọi người đều đang di chuyển. Vậy thì nói gì về các cơ sở mạng lưới nhỉ? Với ứng dụng quản lý nhà hàng của Shifton, bạn cung cấp cho nhân viên của mình một kênh giao tiếp để họ có thể liên lạc với nhau và với bạn. Bạn có thể thấy trong thời gian thực việc giao tiếp trong môi trường chung giúp giảm bớt sự hiểu lầm như thế nào, từ đó, giảm bớt nhiều khuyết điểm, và giúp bạn nhận được lòng trung thành lớn hơn từ nhân viên của mình và khiến họ hạnh phúc hơn ngay cả khi công việc của họ vẫn khá nặng nề.

Cải thiện hiệu suất của nhân sự với các mẹo về lịch làm việc

Đối với một nhà hàng, có một lịch trình rõ ràng và suy nghĩ kỹ là điều cần thiết. Bạn cần các đầu bếp và trợ lý của họ có mặt vào thời điểm đã định. Giả sử bạn không lên kế hoạch cho nhân viên vệ sinh bắt đầu chuẩn bị sảnh nhà hàng để gặp gỡ khách hàng với diện mạo tốt nhất. Bạn cần nhân viên phục vụ phải sẵn sàng bắt đầu phục vụ khách hàng đúng giờ. Danh tiếng của bạn sẽ bị đe dọa nếu bất kỳ phần nào của hoạt động này thất bại do lỗi lập lịch.

Sử dụng trình lập lịch tự động cho nhân viên nhà hàng là chiếc chìa khóa kỳ diệu. Nó giúp tăng năng suất của nhân viên và nâng cao doanh thu của bạn. Hãy xem xét làm thế nào để quyết định loại lịch trình cho cơ sở của bạn và các mẹo nào nên sử dụng để khiến nó hoạt động trơn tru.

Phần mềm lập lịch cho nhà hàng

Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể tạo một bộ chính sách lên lịch cơ bản và tuân theo điều đó. Điều đó tạo cơ sở cho toàn bộ hoạt động và giúp bạn quản lý khoảng thời gian trước bao lâu bạn sẽ công bố lịch trình và khoảng thời gian trước bao lâu nhân viên cần yêu cầu thời gian nghỉ. Bạn cũng có thể bao gồm việc thiết lập thời gian tối thiểu cho mỗi nhân viên hoặc chỉ định ca làm việc nhất định là có lưu lượng cao (và do đó tốt hơn cho tiền boa) bằng cách sử dụng ứng dụng lập lịch cho nhà hàng.

Kết quả là:

• Bạn cung cấp cho nhóm của mình một tầm nhìn rõ ràng về công việc tương lai và số ca làm việc/số giờ làm việc họ phải làm.
• Bạn cho thấy bạn giỏi quản lý thời gian và do đó, xác nhận sự chuyên nghiệp của bạn trước nhân viên.
• Bạn thúc đẩy nhân viên chọn các ca có lưu lượng cao để có nhiều tiền boa hơn.

Sự tham gia của nhân viên

Ở đây, chúng ta bước sang bước tiếp theo. Bạn cần duy trì mức độ tham gia cao nhất của đội ngũ của mình để đảm bảo hoạt động hoàn hảo của nhà hàng của bạn. Với hệ thống tự động cho quản lý nhà hàng, bạn có thể đưa ra phản hồi thời gian thực cho nhóm về hiệu suất của họ, tư vấn kịp thời và nhận phản hồi của họ. Phần mềm quản lý nhà hàng như Shifton cung cấp cho quản lý và nhân viên một kênh giao tiếp thuận tiện và giúp nhóm của bạn cảm thấy được hỗ trợ và tham gia vào công việc.

Giữ chân nhân viên

Trong ngành kinh doanh nhà hàng, việc thay đổi nhân viên có vẻ tự nhiên, nhưng đó cũng là một thách thức lớn, vì tìm kiếm và thuê được những chuyên gia thực sự không để bạn thất vọng rất khó. Vận hành nhà hàng một cách hiệu quả là chứng tỏ với nhân viên rằng bạn tôn trọng thời gian của họ và đánh giá cao tài năng của họ, nhờ đó khiến họ tham gia và trung thành với công việc của mình. Hệ thống quản lý nhà hàng hiệu quả là một phần quan trọng trong việc xây dựng môi trường tích cực. Do đó, đừng từ chối nhân viên mà bạn đang có mà đồng thời, đánh giá hiệu quả của họ để quyết định liệu có nên tăng cường đội ngũ với nhân viên mới hay thúc đẩy nhân sự hiện tại làm việc tốt hơn. Với phần mềm quản lý nhà hàng của Shifton, bạn có thể kiểm tra và đánh giá hiệu quả của mỗi nhân viên bằng nhiều tiêu chí khác nhau bao gồm giờ làm việc, làm thêm giờ, mức độ hài lòng của khách hàng, v.v.

Thông báo và nhắc nhở nhanh chóng

Bạn có muốn nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hoàn hảo không? Có quan trọng với họ khi đối phó với nhiều nhiệm vụ bạn giao không? Đừng để lại cơ hội cho sự thiếu hụt hoặc quên công việc. Các nhắc nhở ca làm việc tự động được tích hợp trong phần mềm lập lịch cho nhà hàng có thể giảm chú ý sự vắng mặt hoặc nhiệm vụ bị lỡ. Chỉ cần phát triển các tin nhắn thông báo hoặc thông báo đẩy và điều chỉnh cài đặt để gửi chúng đến thiết bị di động của nhân viên vào thời điểm cụ thể. Tương tự cũng áp dụng cho các thông báo cảnh báo trong trường hợp khẩn cấp, thông báo về các sự kiện công ty, hoặc các cuộc gặp gỡ xây dựng nhóm trong tương lai nếu bạn tổ chức chúng.

Thu thập dữ liệu và sử dụng một cách có ý thức

Cuối mỗi ngày, hãy ghi chú cách mà nhân viên của bạn đối phó với các công việc hàng ngày, những thiếu sót nào là quan trọng và công việc nào cần khen thưởng. Bạn cũng có thể phân tích hiệu quả của từng ca để xem xét liệu bạn có thường xuyên thiếu nhân viên hoặc thừa nhân viên trong một ca làm việc cụ thể. Tất cả dữ liệu đó dễ dàng được theo dõi trong hệ thống quản lý nhà hàng của Shifton. Chỉ cần lấy nó và sử dụng dữ liệu này để điều chỉnh lịch trình của bạn cho phù hợp, xây dựng chiến lược quản lý của bạn và báo cáo kết quả cho chủ nhà hàng.

Cải thiện năng suất với giải pháp công nghệ cao được tích hợp trong ứng dụng lập lịch nhà hàng Shifton

Công cụ quản lý nhà hàng mang lại lợi ích cho toàn bộ nhóm của bạn, từ người chủ trì và phục vụ bàn đến các đầu bếp. Khi bạn duy trì hiệu quả cao hơn của hoạt động và giao tiếp tối ưu hóa bằng cách sử dụng các giải pháp phần mềm, điều này dẫn đến môi trường làm việc căng thẳng cho mọi người.

Những loại công nghệ nào bảo vệ ngành kinh doanh nhà hàng? Hãy xem xét điều đó.

Phần mềm lập lịch cho nhân viên

Với sự trợ giúp của tự động hóa, bạn có thể quên đi việc lao vào làm việc với các bảng tính, bảng, lịch trình giấy và kế hoạch.

Thay vào đó, phần mềm lập lịch cho nhân viên nhà hàng dựa trên công nghệ đám mây, cung cấp cho bạn và nhân viên của bạn các tính năng sau:

• Phát triển lịch trình nhanh chóng trong vài cú nhấp chuột, có sẵn trong Shifton dưới dạng các mẫu thuận tiện.
• Phân phối thông tin về lịch trình và các ca làm việc dễ dàng cho nhân viên của bạn.
• Điều chỉnh linh hoạt và thay đổi lịch trình, mà bạn có thể thực hiện trực tuyến từ bất kỳ nơi nào trên thế giới.
• Sự tiện lợi trong việc theo dõi giờ làm việc, làm thêm, ca bỏ lỡ, hoặc các ngày nghỉ.

Phần mềm quản lý nhiệm vụ

Đặt các nhiệm vụ sử dụng phần mềm quản lý nhân sự đặc biệt? Đó thực sự là cách tốt nhất để duy trì nhà hàng của bạn hoạt động trơn tru. Trong Shifton, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra cho mọi nhân viên từ đầu bếp đến người phục vụ, và kiểm soát việc hoàn thành của họ. Từ việc làm sạch bếp đến nạp đầy chất tẩy rửa, các nhiệm vụ có thể dễ dàng bị lãng quên.

Đó là lúc mà phần mềm quản lý nhiệm vụ phát huy hiệu quả.

• Đó là một cách tuyệt vời để tối ưu hóa các nhiệm vụ của bạn, với các danh sách kiểm tra riêng lẻ cho từng vai trò và ca làm việc.
• Nó cho phép bạn theo dõi năng suất của nhóm của bạn.
• Nó giúp giảm thiểu những thiếu sót và kiểm tra những điều đã bị lỡ hoặc quên. Phần mềm quản lý nhiệm vụ duy trì dữ liệu lịch sử về các nhiệm vụ đã hoàn thành, vì vậy bạn có thể xem xét nó và nhận được thông tin mà bạn cần.

Công cụ giao tiếp cho nhân viên

Khi nói đến giao tiếp với nhân viên, nhắn tin và gọi điện thoại là những kênh giao tiếp phổ biến nhất. Tuy nhiên, chúng không tốt cho nhà hàng nơi mỗi nhân viên luôn di chuyển và không có thời gian để kiểm tra tin nhắn hoặc trả lời điện thoại. Ý tưởng tốt nhất là cung cấp cho nhân viên của bạn một môi trường chia sẻ để giao tiếp với bạn và với nhau. Xét trong một hệ thống quản lý nhà hàng, nó hữu ích vì những lý do sau:

• Bạn có thể dễ dàng liên lạc với từng nhân viên.
• Họ có thể giao tiếp với nhau để tránh hiểu lầm và việc điểm danh giúp nhau.
• Bạn có thể theo dõi toàn bộ quá trình làm việc chỉ bằng cách kiểm tra thông tin nhân viên của bạn chia sẻ với những người khác. Nếu có điều gì sai trái, bạn là người đầu tiên biết về điều đó.

Shifton cung cấp một công cụ giao tiếp an toàn, hướng tới công việc kinh doanh cho phép bạn chia sẻ lịch trình và thông báo ngay lập tức. Nó cũng giúp nhân viên của bạn dễ dàng yêu cầu thời gian nghỉ và giải quyết các vấn đề về lương như suất thiếu.

Nhà hàng theo dõi thời gian

Phần mềm theo dõi thời gian cho nhà hàng là công cụ cần thiết. Với phần mềm chấm công, nhân viên chấm công vào và ra chỉ với một nút bấm. Thêm vào đó, phần mềm đồng bộ trực tiếp với tiền lương của bạn để tự động tính toán giờ làm việc.

Phần mềm chấm công nhà hàng cũng có thể giúp ngăn chặn việc nhân viên vào ca sớm, giảm chi phí lao động. Nó giải quyết vấn đề với thời gian nghỉ bắt buộc và thời gian ca làm việc. Phần mềm sẽ nhanh chóng tính toán thời gian làm thêm giờ và giữ hồ sơ an toàn về giờ làm việc của nhóm của bạn.

Tự động hóa lương bổng

Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho việc thuê một chuyên gia tính lương hoặc giao thêm công việc cho phòng kế toán của bạn để tính toán tiền lương. Thay vào đó, bạn có thể theo dõi toàn bộ giờ làm việc và tính toán tiền lương ngay lập tức trong Shifton. Điều này tự động hóa việc tính toán lương, trả tiền làm thêm giờ và khấu trừ thuế và lợi ích. Không cần dựa vào tính toán thủ công, do đó bạn sẽ ít gặp lỗi tiền lương hơn và tốn ít thời gian hơn trước máy tính.

Vì mọi loại phần mềm mà chúng tôi đã nêu đều hữu ích, việc có tất cả chúng trong một công cụ là một điều tuyệt vời. Đó là những gì Shifton mang lại cho các nhà quản lý nhà hàng. Phần mềm tính lương đồng bộ trực tiếp với đồng hồ thời gian và phần mềm lịch trình của bạn trong Shifton, và bạn có một môi trường đồng nhất cho hầu hết các nhiệm vụ và hoạt động quản lý.

Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là gì?

Những lợi ích quan trọng nhất của Shifton để đạt được mục tiêu quản lý nhà hàng như sau:

• Một môi trường chung để các nhà quản lý và nhân viên giao tiếp và cung cấp phản hồi tức thì.
• Một công cụ tất-cả-trong-một kết hợp các tính năng của phần mềm quản lý thời gian, công cụ quản lý công việc, công cụ HR, lịch trình làm việc theo ca, và kênh giao tiếp.
• Nó cung cấp khả năng truy cập đa cấp điều chỉnh được, có thể được các nhà quản lý và nhân viên sử dụng ở các cấp độ khác nhau.
• Nó tự động hóa hầu hết các quy trình mà bạn đã phải ghi nhớ hoặc xử lý thủ công trước đây.

Do đó, bằng cách sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, bạn cải thiện toàn bộ hoạt động kinh doanh của nhà hàng, loại bỏ khả năng xảy ra lỗi và khuyết điểm, và quản lý đội ngũ của bạn dễ dàng hơn. Kết quả mang lại lợi ích cho bạn trong vai trò quản lý, làm việc hiệu quả và không rắc rối, và cho đội ngũ của bạn khi các thành viên có thể thỏa mãn khách hàng của họ và nhận được phần thưởng xứng đáng cho nỗ lực của mình.