Як Шіфтон може оптимізувати роботу ресторану

Компетентна організація робочого процесу має вирішальне значення для успішної роботи ресторану. Відсутність ефективного розкладу для працівників може легко знизити рівень обслуговування клієнтів і збільшити ризик відходу співробітників.

Ця стаття пропонує, як додаток Shifton може допомогти власникам ресторанів покращити ефективність роботи свого персоналу.

Як підвищити продуктивність працівників ресторану?

Щоб завжди бути в курсі того, що відбувається у ресторані, встановлюйте свої робочі графіки з допомогою онлайн-додатка Shifton. Завдяки його простій в користуванні структурі, цей додаток може бути впроваджений для відстеження робочого часу у багатьох закладах харчування. Менеджери ресторанів мають миттєвий доступ до всієї інформації щодо графіків, змін працівників тощо, оскільки всі дані зберігаються в одному місці.

Модулі, доступні у додатку Shifton, спеціально розроблені для ресторанів і дозволяють розумно розподіляти зміни між співробітниками, враховуючи понаднормові години. Ці опції значно заощаджують час, витрачений на складання графіків та численні виправлення, що безпосередньо впливає на продуктивність персоналу.

Крім того, Shifton надає всім співробітникам можливість пропонувати зміни в розкладі та бути сповіщеними про всі оновлення в робочих графіках. Наприклад, якщо є потреба замінити хворого або відсутнього працівника, його колеги отримують відповідне сповіщення про відкриту зміну і можуть швидко її взяти. Якщо необхідно, запит на підтвердження обміну відправляється менеджеру або керівнику зміни, що забезпечує повний контроль за всіма операціями з графіком.

Shifton – оптимальний онлайн-додаток для підвищення мотивації серед співробітників

При складанні розкладу для ресторану важливо враховувати навантаження на свята та інші дати з піковими відвідуваннями. Онлайн-додаток Shifton дозволяє створювати розклади з найбільш оптимальною ротацією персоналу для найзавантаженіших змін (наприклад, у п’ятницю вечорами або на свята).

Відповідно, кожен працівник матиме можливість заробити додатковий дохід час від часу. Такий підхід до складання графіку дозволяє одним пострілом вбити двох зайців: зберегти увагу досвідчених співробітників і дати новачкам шанс проявити себе.

Для ефективного управління рестораном ви можете використовувати інші методи мотивації співробітників. Наприклад, модуль “Бонуси та штрафи” в Shifton відображає відповідну інформацію для менеджерів ресторану, а співробітники можуть перевіряти суму своїх заробітків за поточний місяць в своїх акаунтах. Ця поінформованість дозволяє співробітникам ресторану ефективно контролювати свій дохід.

Підведення підсумків

Онлайн-додаток Shifton надає ресторанному управлінню повну картину планування змін. Shifton дозволяє менеджерам зменшити час, витрачений на створення ефективних робочих графіків, і зосередити увагу на інших аспектах ведення ресторанного бізнесу.

Модуль Shifton “Звіти про оплату” допомагає правильно розрахувати заробітну плату працівників та відстежувати понаднормовий час. Модуль “Бонуси та штрафи” фіксує всі винагороди та штрафи. Модуль “Відвідуваність” відображає реальний час початку та закінчення змін та перерв співробітників та підсумовує цю інформацію для статистики.

Крім того, розробники Shifton завжди прислухаються до запитів клієнтів і готові налаштувати можливості додатка під потреби вашого бізнесу.

* Усі оригінальні фотографії надані кол-центром DialogMarket. Огляд Shifton від засновниці Coffee Molly Ірини Ускової можна знайти тут.

Як Shifton може покращити продуктивність роботи кол-центру

Керівники кол-центрів повинні щоденно контролювати робочий процес та виконання плану операторами. Одним з найважливіших завдань є створення та підтримка графіків роботи кол-центру.

Оскільки клієнти можуть знаходитися по всьому світу, в кол-центрі завжди повинні бути оператори, які працюють за місцевим часом абонентів. Керівники кол-центрів повинні враховувати графіки роботи та кількість операторів на кожній зміні під час створення своїх місячних графіків. Інакше помилки у з графіками роботи, змінами та розподілом працівників неминучі.

Як Shifton покращує продуктивність кол-центру

1. Shifton підтримує всі типи графіків

• Оператори можуть працювати у дві зміни, по 8 годин на день, з фіксованою обідньо перервою через чотири години після початку зміни.
• Цей формат графіка роботи також передбачає 8-годинний робочий день з фіксованим часом початку для співробітника кол-центру.
• Оператори можуть обідати та просити перерви в будь-який час протягом свого робочого дня.
• Оператори можуть працювати у змінах по 4/8 годин, визначаючи початок свого робочого дня та перерви під час змін.

Такий графік роботи не тільки зменшує витрати на персонал кол-центру майже на 25%, але й значно підвищує продуктивність. Shifton може обробляти всі ці типи графіків роботи, підтримуючи гнучкі часи початку, запити на перерви та вихідні. З Shifton менеджери кол-центру можуть створювати графіки для будь-якої кількості підрозділів та співробітників.

2. Shifton допомагає підтримувати робочий графік

Графік кол-центру має бути складений так, щоб перерви, обіди, наради та інші події не порушували робочий процес. Після початкового налаштування Shifton автоматично складе ваші графіки так, щоб перерви операторів не збігалися. Поки кілька операторів роблять перерву, інші продовжують працювати. Таким чином, використання додатку Shifton допомагає уникнути простоїв та підтримувати структуру графіку.

3. Shifton дозволяє миттєво оновлювати графік

Якщо співробітники кол-центру не відчувають хоча б трохи свободи, з часом вони можуть втратити інтерес до роботи. З Shifton менеджери можуть розподіляти зміни так, щоб оператори працювали менше днів на тиждень, але з повними годинами. Крім того, за потреби (наприклад, під час локдаунів), співробітники можуть мати гнучкі часи початку і закінчення змін, а також навіть працювати з дому в певні дні або повний робочий час.

4. Shifton відслідковує та оцінює продуктивність кол-центру

Аналіз статистики в CRM є необхідним для правильного планування у кол-центрі. Shifton пропонує потужні інструменти звітності, які відображають статистику продуктивності кол-центру з різних точок зору. Налаштовувані модулі не лише відображають дані у звітах, але й дозволяють робити прогнози витрат, годин і не тільки, що допомагає оптимізувати процеси компанії.

5. Shifton підтримує інтеграцію з іншими програмами

Безвідносно до того, яке програмне забезпечення ви використовуєте для управління співробітниками, бухгалтерії та відстеження роботи, Shifton спрощує ваше життя. Додаток Shifton пропонує можливості інтеграції з багатьма популярними програмами для покращення робочих процесів, обміну даними та надання API-доступу для різних інтеграцій. Оскільки Shifton інтегрується з іншими програмами (наприклад, Quickbooks), керівництво отримує доступ до всіх необхідних звітів — робочих годин, змін, заробітної плати, штрафів і бонусів.

Шукаєте нові інтеграції чи функції? Розкажіть нам про свої потреби, і Shifton запропонує відповідне рішення.

З Shifton менеджер кол-центру може ефективно створити графіки для будь-якої кількості підрозділів та співробітників лише за кілька кліків. Доступні функції та інтеграції Shifton дозволяють використовувати цей додаток як єдину програму для виконання та відстеження щоденних завдань в кол-центрі.

*Всі оригінальні фотографії надані кол-центром DialogMarket. Огляд Shifton від виконавчого директора DialogMarket можна знайти тут.

Представляємо вашій увазі ще один реальний відгук від одного з наших перших клієнтів – колл-центру DialogMarket.

Shifton: Вітаємо! Розкажіть, будь ласка, про специфіку вашої компанії.

Альона: Вітаю! Мене звати Альона Пешехонова, я є керівником аутсорсингового колл-центру DialogMarket, розташованого в Кропивницькому, Україна. Наш колл-центр спеціалізується на наданні гарячої лінії та послуг підтримки клієнтів. Унікальна особливість DialogMarket – це наша здатність швидко запускати стартапи та збільшувати кількість операторів на зміні лише за добу.

Shifton: Які ваші щоденні обов’язки?

Альона: Мої основні завдання як менеджера включають надання миттєвої підтримки клієнтам та реагування на їх запити та замовлення. Я також контролюю кількість людей на кожній зміні та відповідаю за розумний розподіл змін між операторами, залежно від пікових періодів навантаження в кожному проєкті. Робота 24/7, 365 днів на рік, вимагає правильно та розумно розроблених графіків, особливо з ростом масштабу проєкту.

Shifton: Які найпоширеніші виклики, з якими ви стикаєтеся при управлінні колл-центром?

Альона: При управлінні проєктом із 40-50 особами ми зіткнулися з труднощами в створенні графіків, що підходять як нашим клієнтам, так і персоналу. А тепер уявіть собі розробку ефективного щотижневого або щомісячного графіка для 300 осіб! Якщо хтось захворіє, звільняється або може працювати лише певні години чи дні, це порушує все. Це як картковий будиночок — якщо один працівник випадає, все доводиться перебудовувати з нуля!

Shifton: Як ви почали працювати з Shifton?

Альона: Ми обрали Shifton, оцінюючи десятки варіантів для складання графіків. Ви значно полегшили нам життя.

Shifton: Які можливості Shifton ви вважаєте найбільш корисними для щоденних операцій?

Альона: Співробітники дійсно цінують функцію заміни зміни і, що найголовніше, тепер складання графіків займає лише кілька кліків! У нас також немає проблем з обліком лікарняних та відпусток.

Shifton: Як змінилася робоча організація в DialogMarket після початку роботи з Shifton?

Альона: Я завжди прагну створити зрозумілу систему розрахунку зарплати для співробітників. Shifton робить це ще простішим. Модуль Payroll Reports дозволяє мені підтримувати прозорість у обліку заробітної плати в DialogMarket. Кожен співробітник колл-центру завжди може знати, скільки він заробив у певному місяці, і планувати витрати заздалегідь.

Shifton: Чи рекомендуватимете ви Shifton іншим колл-центрам?

Альона: Безперечно так! Це додаток є однаково корисним як для великих, так і для малих аутсорсингових колл-центрів та інших бізнесів.

Вітаємо наших підписників і всіх, хто випадково потрапив на сторінку компанії Shifton. Сьогодні ми пропонуємо інтерв’ю з одним із наших клієнтів – власником мережі кафе, який вже досить давно користується онлайн-сервісом Shifton.

Shifton: Вітаємо. Давайте познайомимося!

Ірина: Привіт! Мене звуть Ірина Ускова, я володію та керую мережею кав’ярень Coffee Molly в Нижньому Новгороді (Росія).

Shifton: Розкажіть трохи більше про свій бізнес.

Ірина: На початок 2021 року в компанії налічувалося понад 20 барменів з різними ступенями зайнятості. Coffee Molly працює в місті з 2014 року, розвиваючи концепцію кав’ярень для офісних працівників. Сьогодні в Нижньому Новгороді є сім кав’ярень з загальним оборотом 25 мільйонів рублів на рік.

Shifton: Чому ви вирішили співпрацювати з Shifton?

Ірина: Специфіка ринку така, що наші співробітники – це досить молоді люди, і тому вони часто змінюють роботу. Для більшості з них це перша робота. Тому робота з персоналом займає багато часу і включає відбір кандидатів, навчання, наставництво та професійний розвиток.

Мені вже давно було зрозуміло, що цей процес потрібно спрощувати, адже головне – зберегти основний «кістяк» барменів – 5-6 осіб. Вони допомагають новачкам швидко і легко адаптуватися.

Вся ця бурхлива діяльність впливає на робочий графік щодня, тому його має бути оперативно контролювати, а у разі змін усіх слід негайно повідомити.

Shifton: Як ви раніше вирішували ці питання?

Ірина: Раніше ми відправляли оновлення в загальний чат, іноді доводилося особисто дзвонити співробітникам, щоб переконатися, що вони обізнані про зміни. Але чим більше кав’ярень ми відкривали, тим більше потрібно було автоматизувати всю рутину.

Shifton: Чи потрібен вашій компанії автоматизований онлайн-сервіс планування?

Ірина: Звісно, ті, хто стежать за трендами, знають, що ринок харчових послуг все більше адаптує ІТ-технології. Робота з графіками – це щоденна рутина адміністратора та старшого бариста. У рамках планування вони повинні враховувати уподобання співробітників (особисті справи, інша робота тощо), ефективність бармена в конкретній кав’ярні і специфіку дня (вихідний чи робочий). Крім того, нам потрібно організувати навчання для новачків, провести інвентаризацію або загальне прибирання, знайти заміну для хворих або розділити зміну між двома співробітниками. І, звісно, ми повинні враховувати всі можливі затримки та понаднормову роботу.

Ми давно автоматизували цей процес, але ріст компанії продовжувався, і я хотіла чогось більшого, ніж просто програма, що складатиме графіки роботи. Я шукала партнерів-розробників, які б створили програму, що могла б також працювати як платіжна відомість для кожного працівника. Ідей було ще більше…

Shifton: Чи виправдалися ваші очікування після розширення співпраці з Shifton?

Ірина: Так, я абсолютно задоволена! Відверто кажучи, коли я випадково знайшла Shifton, мені знадобився деякий час, щоб зрозуміти, наскільки гнучким може бути цей продукт.

На етапі тестування я задавала багато питань щодо того, що ще планується реалізувати і які функції пропонує Shifton, щоб співробітники в будь-який момент могли бути впевнені в своєму робочому графіку і заздалегідь знати суму, яку отримають наприкінці кожного місяця. Я хотіла, щоб заробітна плата виконувалася без затримок, проводилася в режимі реального часу і була доступна на смартфоні в будь-яку мить, а не тільки в день отримання зарплати.

Shifton: Чи вдалося вам виконати свої прохання? Наскільки вам подобається підтримка від розробників Shifton?

Ірина: Усі мої прохання були виконані, і я також зрозуміла, що програму можна модернізувати далі відповідно до наших потреб. Я активно спілкувалася з розробниками протягом 6 місяців, розповідала їм, що нам подобається і що ще ми очікуємо побачити. Ми швидко реалізували програму і одразу зрозуміли, що хочемо використовувати її все більше і більше та налаштовувати її під наші потреби.

Shifton: Чи вдалося вам досягти успіху?

Ірина: Ми зуміли досягти наступних пунктів: автоматизували графік для кожного співробітника з урахуванням їхніх уподобань, призначили барменів на відділення, налаштували розрахунок бонусів та штрафів. Ми також усунули помилки в розрахунках зарплат, коли деякі зміни не були враховані або оплачувалися двічі. Ми також встановили додаток на смартфони всіх співробітників, де вони миттєво отримують сповіщення про оновлення та зарплату. Ми також зменшили час, витрачений на планування, в 10 разів і зменшили плинність кадрів, оскільки співробітники бачать свої зміни/зарплату і можуть на неї впливати, тому в цілому ми покращили процес планування часу для всіх співробітників.

Shifton: Безсумнівно, у вас є ще більше пропозицій щодо налаштування інструменту Shifton?

Ірина: Так, звичайно. Ми чекаємо на більш зручний інтерфейс для внесення змін у графіки. Зараз не всі деталі можна змінити, і для налаштування певних параметрів потрібно створювати все знову. Ми чекаємо на більш гнучкі налаштування у звітах по зарплатах за загальні періоди та можливість залишати коментарі щодо роботи. Щодо сервісних функцій, нам потрібна можливість для співробітників залишати коментарі та складати звіти про виконані завдання в додатку. Мене також цікавить автоматичний розрахунок бонусів залежно від показників продажів або виконання KPI і більш гнучкі налаштування інтерфейсу програми для зручності співробітників: що відображати на головному екрані, які сповіщення відправляти, і на що звітувати.

Shifton: Дякую за ваш докладний та інформативний відгук, Ірино. Чи можете ви порекомендувати онлайн-сервіс Shifton власникам інших компаній?

Ірина: Я вже рекомендую інструмент своїм клієнтам, яким допомагаю запускати свої кав’ярні, оскільки Shifton допомагає економити гроші, легко у використанні і моїм працівникам подобається. Перед початком використання Shifton я ретельно протестувала більше ніж 10 різних додатків і програм. На момент, коли я знайшла Shifton, я вже домовилася з розробником, який був готовий створити подібну програму для нас. І Shifton повністю вирішив всі мої питання з плануванням графіків і автоматизацією платежів.

Розробники сервісу Shifton додали функцію, яка дозволяє звільняти співробітників компанії. Це можна зробити на сторінці Співробітники. Щоб звільнити співробітника та видалити його зі списку співробітників компанії, потрібно натиснути піктограму Звільнити у формі жовтого .

При звільненні співробітника, потрібно вибрати дату, з якої він не матиме доступу до компанії. Починаючи з вибраної дати, співробітник не зможе увійти до свого облікового запису з будь-якого пристрою. При цьому система збереже всю інформацію про звільненого співробітника.

Спочатку здається, що немає нічого простішого, ніж скласти робочий графік працівника. Все, що потрібно зробити – це ввести прізвища працівників в Excel-документ, встановити кілька параметрів і змінних та натиснути Enter. Насправді, все трохи інакше. Створення щоденних робочих графіків, особливо змінних, для якоїсь форми підприємства – це трудомістка і відповідальна робота, покладена на бухгалтерів або HR-спеціалістів.

Які цілі можна досягти з правильно складеним робочим графіком працівників?

• Організувати робочий час працівників на підприємстві

• Забезпечити виконання певних трудових зобов’язань працівниками

• Правильно розрахувати дохід компанії

• Визначити середню зарплату окремих працівників та всього підприємства

• І, звичайно ж, правильно складений робочий розклад означає, що бухгалтерія буде менше помилятися при розрахунку зарплати та відпускних

Багато підприємств не можуть успішно надавати свої послуги або й зовсім існувати без змінного робочого графіка. Магазини біля дому, готелі, лікарні, служби порятунку, поліцейські відділи та кондитерські фабрики – список підприємств, які від цього залежать, можна продовжувати безкінечно, але не багато хто знає, з якими труднощами стикаються HR-менеджери при складанні змінних графіків роботи. Під час цього процесу експерти з управління персоналом повинні оновлювати всі деталі в обліку, включаючи відпустки, лікарняні, державні свята, понаднормову роботу та багато інших компонентів. І не кажучи вже про те, що непередбачена подія може статися після того, як розклад був затверджений, і HR-менеджер повинен буде терміново почати працювати над графіком з нуля.

Робота над щоденними робочими графіками з Shifton

Shifton – це оптимальний сервіс для легкого та швидкого онлайн-складання графіків роботи працівників, який має багато переваг. Він був створений для полегшення роботи керівників, бухгалтерів та HR-менеджерів. Ось деякі з функцій, які пропонує сервіс:

• Вам не потрібно керувати всім робочим процесом самостійно. Делегуйте право створювати та редагувати робочі розклади адміністраторам компанії;

• Сервіс Shifton допоможе вам скласти змінний робочий графік для необмеженої кількості співробітників, щоб отримати максимальну віддачу від робочих розкладів;

• Функції Shifton дозволяють налаштовувати робочі графіки з урахуванням такої інформації, як кількість змін, працівників і робочих днів;

• Під час створення та редагування робочих графіків ви зможете дозволити зміну змін між користувачами з управлінням або без управління;

• Коли трапляються несподіванки, ви зможете швидко внести зміни до розкладу.

• Якщо ви використовуєте Shifton, ви будете отримувати сповіщення про зміни в розкладах і нові події компанії.

Сервіс Shifton надає безкоштовну технічну підтримку 24/7. Ви можете звертатися до наших операторів у будь-який час і отримати відповіді на будь-які запитання. Ще однією важливою частиною сервісу є те, що Shifton дозволяє створювати розклади роботи як для малих підприємств, так і для великих корпорацій, які наймають тисячі працівників.

Shifton регулярно оновлюється і намагається йти в ногу з часом. Вам також слід вдосконалюватися. Припиніть витрачати час на ручне складання графіків роботи працівників, коли є зручний та якісний сервіс, що спеціально розроблений для економії вашого робочого часу.

Ми часто стикаємося з поняттям планування в нашому повсякденному житті. Раз на рік ми ретельно плануємо наші поїздки, рідше замислюємось про зміну місця роботи або святкування річниць та днів весіль. Звичайно, майже всі ми плануємо, як має бути витрачений щомісячний бюджет і як сімейні кошти будуть розподілені. На жаль, багато власників бізнесу та працівників на топових позиціях забувають про необхідність прогнозування попиту на робочу силу. Що ще цікавіше, є генеральні директори, які не використовують професійних HR-менеджерів. Вони самостійно проводять інтерв’ю та керують працівниками. Ця стаття спробує пояснити, що таке прогнозування попиту на робочу силу і довести, що це необхідна і важлива частина ведення будь-якої компанії.

Ми всі розуміємо, що досягти успіху без кваліфікованого персоналу важче, ніж із командою експертів. Тому генеральний директор або HR-менеджер повинен правильно оцінити попит на робочу силу, вибрати найбільш ефективні методи розрахунку та знайти джерела для покриття цієї потреби перед тим, як шукати нових працівників. Але перед тим, як ми дійдемо до цього, нам потрібно почати з основ і зрозуміти, що таке прогнозування попиту на робочу силу.

Прогнозування попиту на робочу силу є частиною більшого процесу планування робочої сили. Його основна мета – скласти список необхідних позицій та експертів, які можуть стати життєво важливими для зростання бізнесу компанії, досягнення цілей та етапів у найближчому майбутньому.

Цілі планування робочої сили:

• Забезпечення компанії необхідними працівниками з мінімальними витратами часу та фінансових ресурсів;

• Забезпечення бізнесу належними, професійними працівниками в найкоротші терміни;

• Прогнозування попиту на робочу силу дозволяє скоротити непотрібні сегменти робочої сили або оптимізувати їх роботу

• Правильне планування та розподіл працівників забезпечують належне та високоефективне використання будь-яких ресурсів працівника, враховуючи їх навички, знання та здатності.

Фактори, які слід враховувати для правильного планування робочої сили:

• Яка фінансова ситуація у вашій компанії та який загальний стан економіки на даний момент?;

• Реорганізація робочої сили (плани зі скорочення, звільнення або переведення працівників на нові посади. Також необхідно враховувати виходи на пенсію та декретні відпустки);

• Аналіз і розуміння ситуації на ринку праці та серед ваших конкурентів є ще однією важливою точкою;

• Рівень заробітної плати у компанії;

• Можливо, одним з найважливіших факторів є наявність стратегічних планів та цілей для компанії.

Усвідомлення, на якому етапі розвитку знаходиться ваша компанія, має бути одним з факторів, які ви повинні знати при прогнозуванні попиту на робочу силу. У більшості випадків ефективне планування може бути досягнуто в періоди активного зростання та під час створення підприємства.

Перед тим, як почати прогнозування попиту на робочу силу, важливо зрозуміти, що це процес послідовних, глибоко продуманих дій і рішень, які мають чіткі цілі перед собою. Основна мета планування полягає в тому, що будь-яке підприємство чи успішна компанія повинна наймати і використовувати справді кваліфікований персонал на всіх позиціях, щоб робота виконувалася якісно та ефективно.

Типи прогнозування попиту на робочу силу:

• Стратегічне або довгострокове планування;

• Тактичне (ситуативне) планування.

При складанні стратегічних планів критично важливо розробити програму, спрямовану на виявлення потенційних співробітників, які можуть стати потрібними для компанії в майбутньому. Цей процес також вимагає створення стратегічної програми розвитку людських ресурсів, яка одночасно оцінює необхідність цих ресурсів у довгостроковій перспективі.

Тактичне планування вимагає ретельного аналізу попиту на організацію працівників протягом періоду, встановленого генеральним директором. Наприклад, це може охоплювати місяць, квартал або рік. Ця необхідність залежатиме від декількох факторів: рівня плинності кадрів у заданий період, кількості виходів на пенсію, декретних відпусток, а також скорочень персоналу.

Періоди планування робочої сили

• Короткострокове планування — планування до 2 років;

• Середньострокове планування — стратегія на 2 до 5 років;

• Довгострокове планування — плани на наступні 5 років та понад цим.

Отже, давайте уявимо на хвилинку, що ви новий керівник компанії або HR-експерт. З чого вам слід почати в плані прогнозування попиту на робочу силу?

Насамперед, ви повинні зібрати інформацію про результати й етапи, які компанія повинна досягти в найближчому кварталі чи році. Якщо ви HR-експерт, отримайте цю інформацію від ваших керівників. Потім вивчіть всі коротко- та довгострокові цілі, завдання та плани підприємства.

У більшості випадків бухгалтерів та директорів відділів допоможуть вам зрозуміти підприємство, в якому ви працюєте, та його плани, незалежно від того, чи працюєте ви в людських ресурсах або керуєте ним.

Речі, необхідні для успішного планування:

• По-перше, ви повинні ретельно переглянути дані працівників. Вам потрібно отримати доступ до особистих справ, роздавати анкети і зібрати інформацію, що стосується навичок і здібностей працівників, що не стосуються роботи на підприємстві;

• Робочий графік або розклад усіх працівників компанії;

• Дані про відсоток плинності кадрів на різних позиціях у відділах.

На цьому етапі проводиться ретельний аналіз попиту на робочу силу в компанії для різних посад протягом певного періоду часу. Це час, коли ви відповідаєте на велику кількість питань, які є важливими для процесу планування: скільки працівників потрібно найняти, наскільки вони повинні бути кваліфікованими, і, що важливіше, коли певні працівники будуть потрібні для заповнення конкретних позицій.

У ході цього процесу ви також приймаєте рішення про те, чи потрібно залучати внутрішні людські ресурси або перекваліфікація існуючих працівників буде більш фінансово обґрунтованим рішенням.

Не має значення, чи є ви генеральним директором або професіоналом з HR. Пам’ятайте, що будь-який процес повинен бути послідовним, базуватися на виважених рішеннях і системному підході. Щойно ви почнете приділяти роботі, якій ви присвятили своє життя, трохи більше серйозності, ви зможете підійти до будь-якого завдання, навіть такого складного як планування робочої сили, з легкістю, пристрастю та запалом.

У попередній частині цієї статті ми розглянули лише частину лідерських навичок, якими повинен володіти кожен хороший топ-менеджер. У цій частині буде обговорено такі риси характеру, як добре почуття гумору, цікавість і здатність вести переговори та делегувати повноваження. Почнемо.

Здатність вести переговори

Спершу здається, що у веденні переговорів і ділових перемовинах немає нічого складного. Люди зустрічаються, говорять, п’ють каву, вихваляються та підписують стопки паперів. Так типові переговори виглядають для середньостатистичного заздрісного працівника. Мало хто знає, що проведення переговорів є однією з основних лідерських навичок. Саме під час цих розмов і ділових зустрічей обговорюються найважливіші питання, підписуються багатомільйонні угоди і приймаються найважливіші рішення. Ось чому ніколи не можна недооцінювати цінність правильних навичок ведення переговорів. До речі, на цю тему існує безліч книг, з щорічними та щомісячними зустрічами і тренінгами, присвяченими цій важливій навичці. Не вагайтесь відвідувати ці зустрічі та прочитати декілька книг на цю тему. Тоді навіть найвимогливіші та найінтенсивніші переговори пройдуть гладко, як по маслу.

Цікавість

Цікавість – це ще одна важлива лідерська якість професійного керівника. Якщо ви хочете, щоб ваша компанія розвивалася, ви повинні бути цікавими у позитивному сенсі цього слова. Ми не кажемо, що ви маєте цікавитися особистим життям ваших співробітників, проявляти цікавість до того, хто з ким зустрічається і де хто провів відпустку. Ми говоримо про інший вид цікавості, навіть допитливості. Важливо, щоб, ставши директором, ви не втратили свого вогню і цікавості, були залучені до вивчення нових технологій у своїй галузі, відвідували конференції, обмінювалися досвідом з колегами та рухались вперед.

Здатність делегувати повноваження

Працюючи на звичайній посаді, ви звикли виконувати всі завдання самостійно. Якщо ви хочете стати головою компанії та навчитися ефективно керувати персоналом, вам потрібно навчитися делегувати повноваження. Це не тільки збереже ваш час, але й дозволить налаштувати робочий процес компанії, оскільки всі співробітники матимуть чим зайнятись, і відчуватимуться потрібними та цінними. Багато людей бояться розподіляти завдання серед співробітників або доручати важливі завдання комусь із них. Розумійте, що якщо ви робите це правильно, то відділ або бізнес, який ви очолюєте, буде працювати як єдиний механізм.

Здатність ставити цілі та досягати їх

Будь-який досвідчений директор знає, що необхідно правильно формулювати завдання і виконувати їх. Якщо ви безцільно керуєте бізнесом і хаотично приймаєте нелогічні рішення, нічого хорошого з цього не вийде. Директор з великими лідерськими навичками має бути врівноваженим, спокійним і вміти чітко формулювати власні і корпоративні цілі. Тоді співробітники сприйматимуть його як лідера та також прагнутимуть досягнути спільну мету. Цілі повинні бути зрозумілими, чіткими та правильно сформульованими. Наприклад, мета стати кращими у нашій сфері звучить розпливчасто. Також незрозуміло, чому люди повинні прагнути досягти цього. Якщо ви ставите перед своїми співробітниками завдання, яке звучить приблизно так У наступному році наш дохід повинен бути удвічі більшим за дохід попереднього року, вони зрозуміють, що треба робити, і будуть прагнути досягти передбаченого результату. Але коли ви ставите перед командою фінансову ціль, не забудьте винагородити їх, коли вона буде досягнута.

Добре почуття гумору

Почуття гумору – це ще одна цінна лідерська якість, яка характеризує успішного керівника. Однак, ця якість має одну особливість – її не можна навчитися. Ви або народжуєтесь з хорошим почуттям гумору, або ні. На серйознішій ноті, ми хотіли би відзначити, що знайти директора компанії з хорошим почуттям гумору – це рідкість. Ви дуже щасливі, якщо вам, окрім всіх вищезгаданих якостей, вдається робити інтелігентні жарти та розуміти жарти інших людей. Ми повинні визнати, що почуття гумору допомагає нам у найскладніших та, здавалося б, нерозв’язних ситуаціях, з якими вам неминуче доведеться зіткнутися, незважаючи на вашу посаду.

Позитивний погляд на життя

Жити в сучасному світі важко підтримувати позитивний погляд на життя і на світ загалом. Якщо ви бажаєте стати по-справжньому успішним директором компанії, ви повинні дивитися на речі найпозитивнішим чином. Ви повинні розуміти, що ви є головою компанії, і ваш настрій, думка або погляд на життя впливають на настрій всіх ваших співробітників. Кожного разу, коли ви приходите на роботу, уявляйте, що ви капітан величезного корабля. Якщо ви випромінюєте негатив, ви станете напруженим і роздратованим, ваш корабель потоне або всі моряки і головні інженери розбіжаться, залишивши вас одного в гуркочучому бізнес-морі. Якщо ви не хочете, щоб це сталося, спробуйте шукати щастя у дрібницях та бачити краще у своєму світі і роботі.

Навички надихати

Ми залишили основну лідерську навичку, без якої немає сенсу погоджуватися на роботу у топ-позиції, на десерт. Якщо вам не надихає робота, якій ви присвятили своє повсякденне життя, ви не зможете надихати співробітників на нові перемоги. Будь-який першокласний директор повинен вміти надихати людей, давати їм надію, мотивувати і розкривати їхній потенціал. Цю навичку можна легко освоїти, якщо ви дійсно закохані у свою роботу або пристрасно віддані своєму бізнесу. Якщо ви самі не натхнені, важко вселити протилежне відчуття в когось іншого. Ось чому ми радимо знайти роботу, яку ви любите, або ту, яка вас дратує найменше і приносить хороший дохід.

Якщо ви освоїте всі ці навички, шлях до підвищення буде легким. Прагніть, навчайтеся, наважуйтеся та завжди вдосконалюйтеся!