Làm thế nào để Shifton tối ưu hóa hoạt động của nhà hàng

Tổ chức hợp lý quy trình làm việc là rất quan trọng để nhà hàng hoạt động thành công. Thiếu lịch trình hiệu quả cho nhân viên có thể dễ dàng làm giảm mức độ phục vụ khách hàng và tăng nguy cơ rời bỏ của nhân viên.

Bài viết này đề xuất cách ứng dụng Shifton có thể giúp chủ nhà hàng cải thiện hiệu quả của nhân viên.

Làm thế nào để cải thiện năng suất của nhân viên nhà hàng?

Để luôn nắm bắt được những gì đang diễn ra trong nhà hàng, hãy lập lịch trình làm việc của bạn với ứng dụng trực tuyến Shifton. Nhờ cấu trúc dễ sử dụng, ứng dụng này có thể được triển khai để theo dõi giờ làm việc tại nhiều nhà hàng. Quản lý nhà hàng có quyền truy cập ngay lập tức vào tất cả thông tin liên quan đến lịch trình, ca làm việc của nhân viên và hơn thế nữa vì dữ liệu được lưu trữ tại một nơi.

Các module có sẵn trong ứng dụng Shifton được phát triển đặc biệt cho nhà hàng và cho phép phân phối thông minh ca làm việc giữa các nhân viên, tính đến các giờ làm thêm. Các tùy chọn này tiết kiệm đáng kể thời gian dành cho lập kế hoạch và nhiều lượt sửa đổi, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của nhân viên.

Hơn nữa, Shifton cung cấp cho tất cả nhân viên tùy chọn đề xuất thay đổi lịch trình và được thông báo về tất cả các cập nhật trong lịch làm việc. Chẳng hạn, nếu cần thay thế một nhân viên ốm hoặc vắng mặt, đồng nghiệp của anh ta sẽ nhận được thông báo tương ứng về ca làm việc mở và có thể nhanh chóng đảm nhận nó. Nếu cần, yêu cầu xác nhận hoán đổi sẽ được gửi tới người quản lý hoặc giám sát ca làm việc, điều này cung cấp toàn quyền kiểm soát tất cả các hoạt động với lịch trình.

Shifton là ứng dụng trực tuyến tối ưu để tăng động lực cho nhân viên

Khi lập lịch trình cho nhà hàng, điều quan trọng là phải tính đến khối lượng công việc vào các ngày lễ và các ngày có lượng khách tăng. Ứng dụng trực tuyến Shifton cho phép bạn tạo lịch trình với sự thay phiên nhân viên tối ưu nhất cho các ca làm việc đông đúc nhất (chẳng hạn như vào buổi tối thứ Sáu hoặc ngày lễ).

Như vậy, mỗi nhân viên sẽ có cơ hội kiếm thêm thu nhập theo thời gian. Cách tiếp cận này trong việc lập lịch cho phép bạn đạt được hai mục tiêu: giữ chân những nhân viên có kinh nghiệm tập trung và cho những người mới cơ hội để chứng tỏ bản thân.

Để quản lý nhà hàng hiệu quả, bạn có thể sử dụng các phương pháp tăng động lực cho nhân viên khác. Ví dụ, mô-đun “Thưởng và Phạt” của Shifton hiển thị thông tin liên quan cho các nhà quản lý nhà hàng, và nhân viên có thể kiểm tra số tiền thu nhập của mình trong tháng hiện tại trong tài khoản của họ. Điều này cho phép nhân viên nhà hàng kiểm soát hiệu quả thu nhập của mình.

Tổng kết

Ứng dụng trực tuyến Shifton cung cấp cho việc quản lý nhà hàng một bức tranh toàn cảnh về lịch trình ca làm việc. Shifton cho phép các nhà quản lý giảm thời gian dành để tạo ra các lịch trình công việc hiệu quả và tập trung vào các khía cạnh khác của việc điều hành kinh doanh nhà hàng.

Mô-đun “Báo cáo tỷ lệ lương” của Shifton giúp tính toán chính xác lương cho nhân viên và theo dõi giờ làm thêm. Mô-đun “Thưởng và Phạt” ghi lại tất cả các khoản thưởng và phạt. Mô-đun “Chấm công” hiển thị thời gian thực khi nhân viên bắt đầu và kết thúc các ca làm việc và nghỉ giải lao và tóm tắt thông tin này để lập thống kê.

Hơn nữa, các nhà phát triển Shifton luôn lắng nghe yêu cầu của khách hàng và sẵn sàng tùy chỉnh khả năng của ứng dụng để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

* Tất cả các bức ảnh gốc được cung cấp bởi trung tâm gọi DialogMarket. Đánh giá về Shifton của người sáng lập Coffee Molly Irina Uskova có thể được tìm thấy ở đây.

Shifton có thể cải thiện hiệu suất trung tâm cuộc gọi như thế nào

Người quản lý trung tâm cuộc gọi cần giám sát luồng công việc và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch của các nhân viên hàng ngày. Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của họ là tạo và duy trì lịch trình trung tâm cuộc gọi.

Vì khách hàng có thể ở khắp nơi trên thế giới, nên luôn có nhân viên trong trung tâm cuộc gọi làm việc theo múi giờ của khách hàng. Người quản lý trung tâm cuộc gọi cần xem xét lịch làm việc và số lượng nhân viên trong mỗi ca khi tạo lịch hàng tháng. Nếu không, sai sót về giờ làm, ca làm việc và phân phối nhân viên là điều không thể tránh khỏi.

Shifton cải thiện hiệu suất trung tâm cuộc gọi như thế nào

1. Shifton hỗ trợ mọi loại lịch trình

• Nhân viên có thể làm việc trong hai ca, 8 giờ một ngày, với giờ nghỉ trưa cố định sau bốn giờ bắt đầu ca làm việc.
• Định dạng lịch trình này cũng giả định một ngày làm việc 8 giờ với giờ bắt đầu cố định cho nhân viên trung tâm cuộc gọi.
• Nhân viên có thể nghỉ trưa và yêu cầu nghỉ ngơi vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày làm việc của họ.
• Nhân viên có thể làm việc trong các ca 4/8 giờ, tự quyết định giờ bắt đầu ngày làm việc và nghỉ ngơi trong ca làm việc.

Loại lịch làm việc này không chỉ giảm chi phí nhân viên trung tâm cuộc gọi gần 25% mà còn cải thiện đáng kể năng suất. Shifton có thể xử lý tất cả các loại lịch làm việc này, hỗ trợ các giờ bắt đầu linh hoạt, yêu cầu nghỉ và thời gian nghỉ phép. Với Shifton, người quản lý trung tâm cuộc gọi có thể tạo lịch cho bất kỳ số lượng phòng ban và nhân viên nào.

2. Shifton giúp duy trì lịch làm việc

Lịch trình trung tâm cuộc gọi phải được sắp xếp sao cho các giờ nghỉ, ăn trưa, họp và các sự kiện khác không làm gián đoạn luồng công việc. Sau khi thiết lập ban đầu, Shifton sẽ tự động xây dựng lịch trình để không có sự trùng lặp trong giờ nghỉ của nhân viên. Trong khi một số nhân viên nghỉ ngơi, những người khác tiếp tục làm việc. Vì vậy, sử dụng ứng dụng Shifton giúp loại bỏ thời gian chết và duy trì cấu trúc lịch làm việc.

3. Shifton cho phép cập nhật lịch tức thời

Nếu nhân viên trung tâm cuộc gọi không cảm thấy ít nhất một chút tự do, họ có thể mất hứng thú với công việc theo thời gian. Với Shifton, người quản lý có thể phân phối ca làm việc để nhân viên được nghỉ ít ngày hơn nhưng với đầy đủ giờ làm. Ngoài ra, nếu cần thiết (ví dụ: trong thời gian phong tỏa), nhân viên có thể có giờ bắt đầu và kết thúc ca linh hoạt và thậm chí làm việc từ xa một số ngày hoặc toàn thời gian.

4. Shifton theo dõi và đánh giá hiệu suất trung tâm cuộc gọi

Phân tích thống kê trong CRM là rất quan trọng để lên kế hoạch lịch trình đúng trong trung tâm cuộc gọi. Shifton cung cấp các công cụ báo cáo mạnh mẽ hiển thị thống kê về hiệu suất trung tâm cuộc gọi từ nhiều góc độ khác nhau. Các mô-đun tùy chỉnh không chỉ hiển thị dữ liệu trong báo cáo mà còn cho phép dự báo về chi phí, giờ làm và nhiều hơn nữa, giúp tối ưu hóa quy trình của công ty.

5. Shifton hỗ trợ tích hợp với các chương trình khác

Dù sử dụng phần mềm nào cho quản lý nhân viên, kế toán và theo dõi công việc, Shifton làm cho cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn. Ứng dụng Shifton cung cấp khả năng tích hợp với nhiều chương trình phổ biến để cải thiện luồng công việc, trao đổi dữ liệu và cung cấp quyền truy cập API cho các tích hợp khác nhau. Vì Shifton tích hợp với các chương trình khác (ví dụ: Quickbooks), quản lý có quyền truy cập vào tất cả các báo cáo cần thiết—về giờ làm việc, ca làm, lương, tiền phạt và tiền thưởng.

Đang tìm kiếm tích hợp hoặc tính năng mới? Cho chúng tôi biết về nhu cầu của bạn, và Shifton sẽ gợi ý một giải pháp phù hợp.

Với Shifton, một người quản lý trung tâm cuộc gọi có thể tạo lịch hiệu quả cho bất kỳ số lượng phòng ban và nhân viên nào chỉ với vài cú nhấp chuột. Những tính năng và tích hợp có sẵn của Shifton cho phép bạn sử dụng ứng dụng này như một chương trình duy nhất để hoàn thành và theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày trong trung tâm cuộc gọi.

*Tất cả ảnh gốc được cung cấp bởi trung tâm cuộc gọi DialogMarket. Đánh giá về Shifton của quản lý điều hành DialogMarket có thể được tìm thấy tại đây.

Chúng tôi xin giới thiệu đánh giá thực tế từ một trong những khách hàng đầu tiên của chúng tôi – trung tâm gọi DialogMarket.

Shifton: Xin chào! Vui lòng cho chúng tôi biết về đặc điểm của công ty bạn.

Alyona: Xin chào! Tôi tên là Alyona Peshekhonova, và tôi là trưởng trung tâm gọi thuê ngoài DialogMarket, có trụ sở tại Kropyvnytskyi, Ukraine. Trung tâm gọi của chúng tôi tập trung vào việc cung cấp dịch vụ đường dây nóng và hỗ trợ khách hàng. Một đặc điểm độc đáo của DialogMarket là khả năng khởi động nhanh chóng các dự án khởi nghiệp và tăng số lượng nhân viên trực ca chỉ trong một ngày thông báo.

Shifton: Trách nhiệm hàng ngày của bạn là gì?

Alyona: Công việc chính của tôi với tư cách là một quản lý bao gồm cung cấp hỗ trợ ngay lập tức cho khách hàng và phản hồi các yêu cầu và đơn đặt hàng của họ. Tôi cũng kiểm soát số lượng người trong mỗi ca và chịu trách nhiệm phân bố ca làm việc thông minh giữa các nhân viên, tùy thuộc vào thời gian cao điểm ở mỗi dự án. Hoạt động 24/7, 365 ngày một năm, cần có lịch làm việc hợp lý và thông minh, đặc biệt là khi dự án mở rộng quy mô.

Shifton: Những thách thức phổ biến nhất bạn gặp phải khi điều hành một trung tâm gọi là gì?

Alyona: Khi quản lý một dự án với 40-50 người, chúng tôi đã gặp khó khăn trong việc tạo lịch làm việc phù hợp với cả khách hàng và nhân viên. Bây giờ, hãy tưởng tượng việc phát triển một lịch trình hàng tuần hoặc hàng tháng cho 300 người! Nếu ai đó bị ốm, rời đi, hoặc chỉ có thể làm vào một số giờ hoặc ngày nhất định, toàn bộ đều bị xáo trộn. Nó giống như một ngôi nhà bài—nếu một nhân viên rơi ra, mọi thứ phải được xây dựng lại từ đầu!

Shifton: Bạn đã bắt đầu với Shifton như thế nào?

Alyona: Chúng tôi đã chọn Shifton sau khi đánh giá hàng chục lựa chọn lên lịch. Bạn đã làm cho cuộc sống của chúng tôi dễ dàng hơn rất nhiều.

Shifton: Những tính năng nào của Shifton bạn đánh giá là hữu ích nhất cho hoạt động hàng ngày?

Alyona: Nhân viên thực sự đánh giá cao tính năng đổi ca, và quan trọng nhất là lịch trình hiện tại được thiết lập chỉ trong vài cú nhấp chuột! Chúng tôi cũng không gặp vấn đề gì trong việc theo dõi nghỉ ốm và kỳ nghỉ.

Shifton: Quy trình làm việc tại DialogMarket thay đổi như thế nào sau khi bắt đầu với Shifton?

Alyona: Tôi luôn cố gắng tạo ra một hệ thống tính lương dễ hiểu cho nhân viên. Shifton làm cho việc này dễ dàng hơn. Mô-đun Báo cáo Tiền lương cho phép tôi duy trì sự minh bạch trong kế toán tiền lương tại DialogMarket. Mỗi nhân viên trung tâm gọi đều có thể biết họ đã kiếm được bao nhiêu trong một tháng nhất định và có thể lên kế hoạch chi tiêu trước.

Shifton: Bạn có khuyên dùng Shifton cho các trung tâm gọi khác không?

Alyona: Chắc chắn có! Ứng dụng này hữu ích cho cả trung tâm gọi thuê ngoài lớn và nhỏ cùng các doanh nghiệp khác.

Xin chào các bạn đọc và những ai tình cờ ghé trang của công ty Shifton. Hôm nay, chúng tôi xin giới thiệu một buổi phỏng vấn với một trong những khách hàng của chúng tôi – chủ chuỗi quán cà phê, người đã sử dụng dịch vụ trực tuyến Shifton trong một thời gian dài.

Shifton: Chào bạn. Hãy cùng làm quen nào!

Irina: Xin chào! Tôi tên là Irina Uskova, tôi sở hữu và điều hành chuỗi quán cà phê Coffee Molly ở Nizhny Novgorod (Nga).

Shifton: Hãy nói cho chúng tôi biết thêm về doanh nghiệp của bạn.

Irina: Đầu năm 2021, công ty có hơn 20 nhân viên pha chế với mức độ công việc khác nhau. Coffee Molly đã hoạt động tại thành phố từ năm 2014, phát triển mô hình quán cà phê cho dân văn phòng. Hiện nay, có bảy quán cà phê tại Nizhny Novgorod với tổng doanh thu 25 triệu rúp mỗi năm.

Shifton: Tại sao bạn quyết định hợp tác với Shifton?

Irina: Đặc tính của thị trường là nhân viên của chúng tôi khá trẻ, vì vậy họ thường xuyên thay đổi công việc. Đối với hầu hết họ, đây là công việc đầu tiên. Do đó, công tác quản lý nhân sự tốn rất nhiều thời gian và bao gồm việc tuyển chọn ứng viên, đào tạo, hướng dẫn và phát triển chuyên môn.

Tôi đã hiểu rằng quá trình này cần phải thực hiện một cách nhẹ nhàng, vì điểm mấu chốt là duy trì «xương sống» chính của nhân viên pha chế – 5-6 người. Họ giúp các nhân viên mới thích nghi nhanh chóng và dễ dàng.

Tất cả hoạt động sôi nổi này ảnh hưởng đến lịch làm việc hàng ngày, vì vậy cần được giám sát kịp thời và nếu có thay đổi thì phải thông báo ngay cho mọi người.

Shifton: Bạn đã giải quyết những vấn đề này như thế nào trước đây?

Irina: Trước đây, chúng tôi gửi cập nhật trong một nhóm chat chung, đôi khi phải gọi điện cho nhân viên để chắc chắn rằng họ nhận thức được sự thay đổi. Nhưng càng mở rộng quán cà phê, chúng tôi càng cần tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại này.

Shifton: Công ty của bạn có cần dịch vụ lập kế hoạch lịch trực tuyến tự động không?

Irina: Tất nhiên rồi, người theo dõi xu hướng biết rằng thị trường dịch vụ ăn uống đang ngày càng tích hợp công nghệ IT. Việc lập lịch là công việc hàng ngày của quản trị viên và các nhân viên pha chế cấp cao. Trong quá trình lập lịch, họ phải tính đến sở thích của nhân viên (vấn đề cá nhân, công việc thứ hai, v.v.), hiệu quả của nhân viên pha chế tại từng quán cà phê cụ thể và đặc điểm của ngày (ngày nghỉ hay ngày thường). Ngoài ra, chúng tôi cần tổ chức đào tạo cho những người mới, thực hiện kiểm kê hoặc vệ sinh chung, tìm người thay thế khi bị ốm hoặc chia ca cho hai nhân viên. Và tất nhiên, chúng tôi phải tính đến mọi sự chậm trễ và làm thêm giờ có thể.

Chúng tôi đã tự động hóa quá trình này từ lâu, nhưng sự phát triển của công ty vẫn tiếp diễn, và tôi mong muốn có một chương trình không chỉ thiết lập lịch làm việc mà còn có thể đóng vai trò như một hệ thống trả lương cho từng nhân viên. Có nhiều ý tưởng hơn nữa…

Shifton: Kỳ vọng của bạn có thành hiện thực khi hợp tác với Shifton không?

Irina: Có, tôi hoàn toàn cảm thấy hài lòng với nó! Nói thật là, khi tình cờ tìm được Shifton, tôi mất một thời gian để nhận ra sản phẩm này linh hoạt thế nào.

Trong giai đoạn thử nghiệm, tôi đã đặt rất nhiều câu hỏi về những gì dự kiến triển khai và các chức năng mà Shifton cung cấp, để nhân viên có thể tự tin trước lịch làm việc của họ và biết trước số tiền họ sẽ nhận vào cuối mỗi tháng. Tôi muốn việc xử lý bảng lương được thực hiện không bị chậm trễ, diễn ra theo thời gian thực và có sẵn cho người dùng trên điện thoại thông minh của mình vào bất kỳ lúc nào, không chỉ vào ngày trả lương.

Shifton: Bạn có thực hiện được những yêu cầu của mình không? Bạn hài lòng thế nào với sự hỗ trợ từ các nhà phát triển của Shifton?

Irina: Tất cả yêu cầu của tôi đều được thực hiện, và tôi cũng nhận ra rằng chương trình có thể hiện đại hóa hơn nữa theo nhu cầu của chúng tôi. Tôi đã giao tiếp mật thiết với các nhà phát triển trong 6 tháng và chia sẻ những điều chúng tôi thích và những gì chúng tôi muốn thấy thêm. Chúng tôi đã triển khai chương trình nhanh chóng và nhận ra rằng chúng tôi muốn sử dụng nó ngày càng nhiều và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.

Shifton: Bạn đã thành công cho đến bây giờ chưa?

Irina: Chúng tôi đã làm được những điều sau đây: chúng tôi tự động hóa lịch làm việc cho từng nhân viên, tính đến sở thích của họ, phân công nhân viên pha chế cho từng chi nhánh và điều chỉnh việc tính toán tiền thưởng và tiền phạt. Chúng tôi cũng đã loại bỏ các lỗi trong tính toán lương, khi một số ca làm việc không được tính đến hoặc được trả hai lần. Chúng tôi đã cài đặt ứng dụng lên điện thoại thông minh của tất cả nhân viên, nơi họ nhận ngay thông báo về cập nhật và bảng lương. Chúng tôi cũng giảm thời gian dành cho lập lịch làm việc xuống 10 lần, và giảm luân chuyển nhân sự, vì nhân viên thấy được ca làm việc/lương của họ và có thể ảnh hưởng đến chúng, nên nói chung chúng tôi đã cải thiện quy trình lập kế hoạch thời gian cho tất cả nhân viên.

Shifton: Chắc rằng bạn còn nhiều đề xuất về việc tùy chỉnh công cụ Shifton?

Irina: Vâng, đương nhiên. Chúng tôi đang chờ một giao diện thân thiện hơn để thực hiện các thay đổi trong lịch trình. Hiện nay không phải tất cả chi tiết có thể thay đổi, và để điều chỉnh các tham số cụ thể, bạn cần tạo lại từ đầu. Chúng tôi mong đợi các cài đặt linh hoạt hơn trong báo cáo lương cho các kỳ hạn chung và tùy chọn để lại bình luận về công việc. Về các chức năng dịch vụ, chúng tôi cần tùy chọn để nhân viên để lại bình luận và lập báo cáo về các công việc đã hoàn thành trong ứng dụng. Tôi cũng quan tâm đến việc tính toán tự động tiền thưởng dựa trên chỉ số bán hàng hoặc hoàn thành KPI và các cài đặt giao diện ứng dụng linh hoạt hơn để thuận tiện cho nhân viên: những gì hiển thị trên màn hình chính, thông báo gì cần gửi và báo cáo những gì.

Shifton: Cảm ơn bạn vì phản hồi chi tiết và nhiều thông tin, Irina. Bạn có thể giới thiệu dịch vụ trực tuyến Shifton đến các chủ doanh nghiệp khác không?

Irina: Tôi đã giới thiệu công cụ này cho những khách hàng, những người tôi giúp mở quán cà phê của họ, vì Shifton giúp tiết kiệm tiền, dễ sử dụng và nhân viên của tôi thích nó. Trước khi bắt đầu sử dụng Shifton, tôi đã thử nghiệm kỹ lưỡng hơn 10 ứng dụng và chương trình khác nhau. Đến khi tôi tìm thấy Shifton, tôi đã đồng ý với một nhà phát triển sẵn sàng tạo một chương trình tương tự cho chúng tôi. Và Shifton đã hoàn toàn giải quyết tất cả vấn đề của tôi với việc lập lịch và tự động hóa việc tính lương.

Các nhà phát triển dịch vụ Shifton đã thêm một tính năng cho phép sa thải nhân viên công ty. Điều này có thể thực hiện trên trang Nhân viên. Để sa thải một nhân viên và xóa anh ta khỏi danh sách nhân viên công ty, cần nhấp vào biểu tượng «Sa thải» dưới dạng một «x» màu vàng».

Khi sa thải nhân viên, cần chọn ngày từ đó anh ta sẽ không còn quyền truy cập vào công ty. Từ ngày đã chọn, nhân viên sẽ không thể đăng nhập tài khoản của mình từ bất kỳ thiết bị nào. Tuy nhiên, hệ thống sẽ lưu giữ mọi thông tin về nhân viên bị sa thải.

Lúc đầu, có vẻ như không có gì dễ dàng hơn việc lập lịch làm việc cho nhân viên. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập họ của nhân viên vào tài liệu Excel, thiết lập một vài thông số và biến số, rồi nhấn Enter. Trên thực tế, mọi thứ hơi khác một chút. Việc tạo lịch làm việc hàng ngày, đặc biệt là lịch làm việc theo ca, cho một loại hình doanh nghiệp nào đó là một công việc vất vả và trách nhiệm được đặt lên vai các kế toán hoặc chuyên viên HR.

Những mục tiêu nào bạn có thể đạt được với một lịch làm việc nhân viên được lập chuẩn xác?

• Sắp xếp giờ làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp

• Đảm bảo rằng nhân viên hoàn thành các nghĩa vụ công việc nhất định

• Tính toán chính xác thu nhập của công ty

• Xác định mức lương trung bình của từng nhân viên và toàn bộ doanh nghiệp

• Và tất nhiên, một lịch làm việc được lập chính xác đồng nghĩa với việc ít lỗi xảy ra hơn từ phía kế toán khi tính lương và thanh toán nghỉ phép

Nhiều doanh nghiệp không thể cung cấp dịch vụ của mình một cách thành công hoặc tồn tại ngay từ đầu nếu không có lịch làm việc theo ca. Các cửa hàng tiện lợi, khách sạn, bệnh viện, dịch vụ cứu hộ, sở cảnh sát và nhà máy bánh kẹo – danh sách các doanh nghiệp phụ thuộc vào nó có thể tiếp tục mãi, nhưng không nhiều người biết những khó khăn mà các nhà quản lý HR phải đối mặt khi tiến hành lập lịch làm việc theo ca. Trong quá trình này, các chuyên gia nhân sự phải cập nhật tất cả các chi tiết trong sổ kế toán, bao gồm các kì nghỉ, thời gian ốm đau, các ngày lễ quốc gia, giờ làm thêm và nhiều thành phần khác. Chưa kể đến việc một sự kiện bất ngờ có thể xảy ra sau khi lịch trình đã được duyệt, và người quản lý HR sẽ phải nhanh chóng bắt đầu làm lại lịch trình từ đầu.

Làm việc trên lịch làm việc hàng ngày với Shifton

Shifton là dịch vụ tối ưu để lập lịch nhân viên trực tuyến dễ dàng và nhanh chóng với nhiều ưu điểm. Nó được tạo ra nhằm làm cho công việc dễ dàng hơn cho các CEO, kế toán và quản lý nhân sự. Dưới đây là một số tính năng mà dịch vụ cung cấp:

• Bạn không cần tự mình quản lý toàn bộ quy trình công việc. Giao quyền tạo và chỉnh sửa các thời gian biểu làm việc cho các quản trị viên của công ty;

• Dịch vụ Shifton sẽ giúp bạn tạo một lịch làm việc theo ca cho số lượng nhân viên không giới hạn để tận dụng tối đa các thời gian biểu làm việc;

• Các tính năng của Shifton cho phép điều chỉnh lịch làm việc trong khi lưu ý đến những dữ liệu như số ca, nhân viên và ngày làm việc;

• Trong khi tạo và chỉnh sửa lịch làm việc, bạn sẽ có thể cho phép hoán đổi ca giữa các nhân viên có hoặc không có sự giám sát của quản lý;

• Khi những điều không mong đợi xảy ra, bạn sẽ có thể thực hiện các điều chỉnh nhanh chóng đối với lịch trình.

• Nếu bạn sử dụng Shifton, bạn sẽ được thông báo về những thay đổi trong các thời gian biểu và sự kiện mới của công ty.

Dịch vụ Shifton cung cấp hỗ trợ kỹ thuật miễn phí 24/7. Bạn có thể liên hệ với các nhân viên của chúng tôi bất cứ lúc nào bạn cần và nhận câu trả lời cho mọi câu hỏi bạn có thể có. Một phần quan trọng khác của dịch vụ là Shifton cho phép tạo lịch làm việc cho cả các doanh nghiệp nhỏ và các tập đoàn lớn với hàng nghìn nhân viên.

Shifton được cập nhật thường xuyên và cố gắng theo kịp thời đại. Bạn cũng nên phát triển bản thân. Đừng lãng phí thời gian vào việc lập lịch nhân viên thủ công khi có một dịch vụ tiện lợi và chất lượng cao được thiết kế riêng để tiết kiệm thời gian làm việc của bạn.

Chúng ta thường gặp khái niệm lập kế hoạch trong cuộc sống hàng ngày. Mỗi năm, chúng ta lập kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ cho các chuyến đi của mình, ít khi nghĩ đến việc thay đổi nơi làm việc hoặc kỷ niệm ngày cưới và kỷ niệm ngày cưới. Tất nhiên, hầu như tất cả chúng ta đều lên kế hoạch chi tiêu ngân sách hàng tháng sẽ như thế nào và quỹ gia đình sẽ được phân bổ như thế nào. Thật không may, nhiều chủ doanh nghiệp và nhân viên cấp cao quên đi tính cần thiết của dự báo nhu cầu lao động. Điều thú vị hơn nữa là có những CEO không sử dụng các nhà quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Họ tự mình thực hiện phỏng vấn và quản lý nhân viên. Bài viết này sẽ cố gắng giải thích dự báo nhu cầu lao động là gì và chứng minh rằng đây là một phần cần thiết và quan trọng trong việc điều hành bất kỳ công ty nào.

Chúng ta đều hiểu rằng việc không có nhân sự có trình độ khó hơn là thành công với đội ngũ chuyên gia. Đây là lý do tại sao CEO hoặc nhà quản lý nhân sự phải ước tính đúng nhu cầu nhân viên, chọn phương pháp tính toán hiệu quả nhất và tìm nguồn bổ sung cho nhu cầu này trước khi tìm kiếm nhân viên mới. Nhưng trước khi đến đó, chúng ta cần bắt đầu với những điều cơ bản và hiểu ý nghĩa của việc dự báo nhu cầu lao động.

Dự báo nhu cầu lao động là một phần của quy trình lập kế hoạch nhân sự lớn hơn. Mục tiêu chính của nó là lập danh sách các vị trí và chuyên gia cần thiết có thể trở nên quan trọng trong việc phát triển kinh doanh công ty, đạt được các mục tiêu và cột mốc trong tương lai gần.

Mục tiêu lập kế hoạch nhân sự:

• Cung cấp cho công ty những nhân viên cần thiết mà vẫn giữ chi phí thời gian và tài chính thấp;

• Giữ cho doanh nghiệp có lợi nhuận với nhân viên phù hợp, chuyên nghiệp trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể;

• Dự báo nhu cầu lao động giúp cắt bỏ các phân đoạn nhân viên không cần thiết hoặc tối ưu hóa lao động của họ

• Lập kế hoạch và bố trí nhân viên chính xác duy trì việc sử dụng hiệu quả và tốt nhất các nguồn lực của nhân viên, dựa trên kỹ năng, kiến thức và khả năng của họ.

Các yếu tố cần xem xét cho việc lập kế hoạch nhân sự đúng đắn:

• Tình hình tài chính của công ty bạn như thế nào và tình trạng chung của nền kinh tế hiện tại ra sao?;

• Tái tổ chức lực lượng lao động (kế hoạch cắt giảm, sa thải hoặc chuyển chức nhân viên sang vị trí mới. Cũng cần xem xét các trường hợp nghỉ hưu và nghỉ thai sản);

• Phân tích và hiểu rõ tình hình thị trường việc làm và giữa các đối thủ cạnh tranh của bạn cũng là một điểm quan trọng;

• Mức lương trong công ty;

• Có lẽ một trong những yếu tố quan trọng nhất là có kế hoạch và mục tiêu chiến lược cho công ty.

Biết được giai đoạn phát triển hiện tại của công ty bạn sẽ là một trong những yếu tố bạn nên biết khi dự báo nhu cầu lao động. Trong hầu hết các trường hợp, lập kế hoạch hiệu quả có thể đạt được trong các giai đoạn phát triển hoạt động và vào thời điểm thành lập doanh nghiệp.

Trước khi bạn tiến hành dự báo nhu cầu lao động, điều quan trọng cần hiểu rằng đó là một quá trình các hành động và quyết định liên tiếp, có suy nghĩ và có mục tiêu rõ ràng trước mắt. Mục tiêu chính của việc lập kế hoạch nằm ở ý tưởng rằng bất kỳ doanh nghiệp hoặc danh mục công ty thành công nào cũng phải tuyển dụng và sử dụng nhân sự có trình độ phù hợp ở tất cả các vị trí để công việc có thể được thực hiện một cách chất lượng cao và hiệu quả.

Các loại dự báo nhu cầu lao động:

• Lập kế hoạch chiến lược hoặc dài hạn;

• Lập kế hoạch chiến thuật (tình huống).

Khi lập kế hoạch chiến lược, quan trọng là phải có một chương trình nhắm đến việc phát hiện các nhân viên tiềm năng có thể trở thành yêu cầu của công ty trong tương lai. Quá trình này cũng đòi hỏi phải tạo ra một chương trình phát triển nguồn lực nhân sự chiến lược đồng thời đánh giá sự cần thiết của các nguồn lực này về lâu dài.

Lập kế hoạch chiến thuật đòi hỏi phải phân tích cẩn thận nhu cầu tổ chức nhân viên trong khoảng thời gian do CEO đề ra. Ví dụ, nó có thể bao gồm một tháng, một quý hoặc một năm. Nhu cầu này sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố: mức độ thay thế nhân viên trong một thời kỳ nhất định, số lượng nghỉ hưu, nghỉ thai sản cũng như cắt giảm nhân sự.

Thời gian lập kế hoạch nhân sự

• Lập kế hoạch ngắn hạn — kế hoạch cho đến 2 năm;

• Lập kế hoạch trung hạn — chiến lược từ 2 đến 5 năm;

• Lập kế hoạch dài hạn — lập kế hoạch cho 5 năm tới và lâu hơn.

Vậy giả sử có một lúc nào đó bạn là người đứng đầu mới của công ty hoặc là một chuyên gia nhân sự. Bạn nên bắt đầu từ đâu trong việc dự báo nhu cầu lao động?

Trước hết, bạn phải thu thập thông tin về các kết quả và cột mốc mà công ty phải đạt được trong quý hoặc năm đến. Nếu bạn là một chuyên gia nhân sự, hãy lấy thông tin đó từ cấp trên. Sau đó, nghiên cứu tất cả các mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp.

Trong hầu hết các trường hợp, các kế toán và giám đốc bộ phận sẽ giúp bạn hiểu rõ về doanh nghiệp bạn đang làm việc và các kế hoạch của nó, dù bạn làm việc trong lĩnh vực nhân lực hay điều hành nơi này.

Những thứ cần thiết cho việc lập kế hoạch thành công:

• Trước tiên, bạn phải cẩn thận tìm hiểu dữ liệu nhân viên. Bạn sẽ cần tiếp cận hồ sơ cá nhân, phát phiếu khảo sát, đồng thời thu thập thông tin liên quan đến các kỹ năng và khả năng của nhân viên không liên quan đến công việc đã thực hiện tại doanh nghiệp;

• Lịch làm việc hoặc thời gian biểu của tất cả nhân viên công ty;

• Dữ liệu về tỷ lệ thay thế nhân viên ở các vị trí khác nhau trên các phòng ban.

Tại giai đoạn này, một phân tích kỹ lưỡng về nhu cầu lao động trong công ty được thực hiện cho các vị trí khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Đó là khi bạn trả lời số lượng lớn các câu hỏi quan trọng cho quá trình lập kế hoạch: bao nhiêu nhân viên cần được tuyển dụng, họ phải có trình độ như thế nào và quan trọng hơn, khi nào một số nhân viên cụ thể sẽ được cần cho các vị trí đặc biệt.

Trong quá trình này, bạn cũng quyết định liệu bạn có nên tăng cường nguồn lực nội bộ hay tái đào tạo nhân viên hiện tại có phải là một quyết định tài chính hợp lý hơn không.

Cho dù bạn là CEO hay chuyên gia nhân sự, hãy nhớ rằng bất kỳ quy trình nào cũng phải có tính liên tiếp, dựa trên các quyết định cân nhắc và một phương pháp có hệ thống. Ngay khi bạn bắt đầu làm việc một cách nghiêm túc hơn với công việc mà bạn đã cống hiến cả cuộc đời, bạn sẽ có thể tiếp cận bất kỳ nhiệm vụ nào, thậm chí là phức tạp như lập kế hoạch nhân sự, với sự dễ dàng, đam mê và nhiệt huyết.

Trong phần trước của bài viết này, chúng ta đã nói về chỉ một phần của các kỹ năng lãnh đạo mà bất kỳ nhà quản lý giỏi nào cũng nên có. Phần này sẽ thảo luận về những đặc điểm như khiếu hài hước tốt, sự tò mò, và khả năng đàm phán cũng như ủy quyền. Hãy bắt đầu.

Khả năng đàm phán

Lúc đầu, có vẻ như chẳng có gì khó trong việc đàm phán và tổ chức cuộc nói chuyện kinh doanh. Mọi người gặp nhau, nói chuyện, uống cà phê, thể hiện bản thân, và ký hàng chồng giấy tờ. Đây là cách mà một cuộc đàm phán điển hình thường được nhìn nhận bởi một nhân viên ghen tị. Rất ít người biết rằng việc tổ chức đàm phán là một trong những kỹ năng lãnh đạo chính. Các vấn đề quan trọng nhất được thảo luận, hợp đồng trị giá hàng triệu đô la được ký kết, và quyết định quan trọng nhất được đưa ra trong những cuộc gặp gỡ và hội họp kinh doanh này. Đó là lý do không bao giờ nên đánh giá thấp giá trị của kỹ năng đàm phán phù hợp. Nhân tiện, có rất nhiều sách về chủ đề này, cùng những hội họp và phiên đào tạo hàng năm và hàng tháng để cống hiến cho kỹ năng quan trọng này. Đừng ngần ngại tham gia những buổi họp và đọc vài quyển sách về chủ đề này. Khi đó, ngay cả cuộc đàm phán đòi hỏi và bận rộn nhất cũng sẽ diễn ra trơn tru.

Sự tò mò

Sự tò mò là một đặc điểm lãnh đạo quan trọng khác của một ông chủ chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn công ty của mình phát triển, bạn phải tò mò theo hướng tích cực. Chúng tôi không nói rằng bạn nên quan tâm đến đời tư của nhân viên mình, như ai đang hẹn hò với ai hay ai đã đi nghỉ ở đâu. Chúng tôi đang nói về một loại tò mò khác, thậm chí là sự ham học hỏi. Điều quan trọng là khi bạn trở thành giám đốc, bạn không được mất đi niềm đam mê và sự tò mò, hãy đầu tư vào việc tìm hiểu về công nghệ mới trong ngành của bạn, tham dự hội thảo, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp và tiến lên phía trước.

Khả năng ủy quyền

Khi làm việc ở vị trí bình thường, bạn quen làm tất cả nhiệm vụ một mình. Nếu bạn muốn trở thành người đứng đầu công ty và học cách quản lý nhân sự hiệu quả, bạn phải học cách ủy quyền. Không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn cho phép bạn điều chỉnh quy trình làm việc của công ty khi tất cả nhân viên đều có việc làm và họ sẽ cảm thấy được trân trọng và cần thiết. Nhiều người sợ phải phân chia nhiệm vụ giữa các nhân viên hoặc giao những nhiệm vụ quan trọng cho một ai đó trong số họ. Hiểu rằng nếu bạn làm điều này đúng cách, một bộ phận hoặc công việc bạn điều hành sẽ hoạt động như một cơ chế đồng nhất.

Khả năng đặt ra mục tiêu và đạt được chúng

Bất kỳ giám đốc có kinh nghiệm nào cũng biết rằng cần phải lập đúng các nhiệm vụ và theo đuổi chúng. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp mà không có hướng đi rõ ràng và đưa ra những quyết định hỗn loạn, thiếu logic, thì sẽ không có gì tốt xảy ra. Một giám đốc có kỹ năng lãnh đạo tuyệt vời phải cân bằng, bình tĩnh và có khả năng rõ ràng hợp thức hóa mục tiêu của mình và công ty. Khi đó, nhân viên sẽ nhìn nhận anh ta là một lãnh đạo và cũng sẽ cố gắng đạt được mục tiêu chung. Các mục tiêu phải dễ hiểu, rõ ràng và được lập đúng cách. Ví dụ, mục tiêu trở thành người giỏi nhất trong ngành của mình nghe có vẻ mơ hồ. Cũng không rõ tại sao mọi người nên cố gắng đạt được điều đó. Nếu bạn đặt ra một mục tiêu cho nhân viên kiểu như Trong năm tới, thu nhập của chúng ta phải gấp đôi so với thu nhập của năm trước, họ sẽ hiểu những gì họ cần làm và sẽ nỗ lực để đạt được kết quả như mong đợi. Tuy nhiên, khi bạn đặt ra mục tiêu tài chính trước nhân viên, đừng quên thưởng cho họ khi mục tiêu đó được thực hiện.

Một khiếu hài hước tốt

Khiếu hài hước là một đặc điểm lãnh đạo quý giá khác đặc trưng cho một ông chủ thành công. Tuy nhiên, đặc điểm này có một đặc thù – bạn không thể học nó. Bạn hoặc sinh ra với một khiếu hài hước tốt hoặc không. Nói một cách nghiêm túc hơn, chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc tìm thấy một giám đốc công ty có khiếu hài hước tốt là điều hiếm có. Bạn rất may mắn nếu ngoài tất cả những phẩm chất đã đề cập ở trên, bạn còn có thể nói những câu đùa thông minh và hiểu được những câu đùa của người khác. Phải thừa nhận rằng khiếu hài hước giúp chúng ta trong những tình huống phức tạp và dường như không thể giải quyết, điều mà bạn chắc chắn sẽ gặp dù bạn đang giữ một vị trí nào.

Một cái nhìn tích cực về cuộc sống

Sống trong thế giới hiện đại làm khó để duy trì một cái nhìn tích cực về cuộc sống và thế giới nói chung. Nếu bạn muốn trở thành một giám đốc công ty thực sự thành công, bạn tuyệt đối phải nhìn mọi thứ theo cách tích cực nhất có thể. Bạn phải hiểu rằng bạn là người đứng đầu công ty và tâm trạng, ý kiến hay quan điểm về cuộc sống của bạn ảnh hưởng đến tâm trạng của tất cả nhân viên của bạn. Mỗi lần bạn đến làm việc, hãy tưởng tượng rằng bạn là thuyền trưởng của một con tàu lớn. Nếu bạn phát ra tiêu cực, bạn sẽ trở nên căng thẳng và dễ nổi cáu, con tàu của bạn sẽ chìm hoặc tất cả thủy thủ và kỹ sư trưởng sẽ bỏ chạy trong khi bạn bị bỏ lại một mình trên biển kinh doanh đục ngầu. Nếu bạn không muốn điều này xảy ra, hãy cố gắng tìm kiếm hạnh phúc trong những điều nhỏ bé và nhìn thấy điều tốt nhất trong thế giới và công việc của bạn.

Kỹ năng truyền cảm hứng

Chúng tôi đã giữ kỹ năng lãnh đạo chính mà không có nó, không có lý do nào để chấp nhận làm việc ở vị trí cao cho phần cuối. Nếu bạn không được truyền cảm hứng bởi công việc mà bạn đã cống hiến cả đời để làm thì bạn sẽ không thể truyền cảm hứng cho nhân viên đến những chiến thắng mới. Bất kỳ giám đốc hàng đầu nào cũng phải biết cách truyền cảm hứng cho mọi người, cho họ hy vọng, động viên và khám phá tiềm năng của họ. Kỹ năng này có thể dễ dàng đạt được nếu bạn thực sự yêu thích công việc của mình hoặc đam mê với doanh nghiệp của mình. Nếu bạn không truyền cảm hứng cho chính mình, sẽ rất khó để khơi dậy cảm giác ngược lại trong ai đó. Đó là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn tìm công việc mà bạn yêu thích hoặc công việc mà làm bạn ít khó chịu hơn và mang lại thu nhập tốt.

Nếu bạn nắm vững tất cả những kỹ năng này, con đường đến thăng chức sẽ dễ dàng. Hãy nỗ lực, học hỏi, dám bước và luôn hoàn thiện bản thân!