Kaip Shifton gali optimizuoti restoranų veiklą

Kompetentingas darbo eigos organizavimas yra lemiamas sėkmingam restorano darbui. Efektyvių darbuotojų grafikų trūkumas gali lengvai mažinti klientų aptarnavimo lygį ir padidinti personalo išėjimo riziką.

Šiame straipsnyje pateikiama, kaip Shifton programėlė gali padėti restoranų savininkams pagerinti personalo darbo efektyvumą.

Kaip pagerinti restoranų darbuotojų produktyvumą?

Norint visada žinoti, kas vyksta restorane, nustatykite savo darbo grafikus su Shifton internetine programėle. Dėl patogios struktūros, ši programa gali būti pritaikoma darbo valandų sekimui daugelyje maitinimo įstaigų. Restoranų vadovai turi momentinę prieigą prie visos informacijos apie grafikus, darbuotojų pamainas ir kt., kadangi duomenys saugomi vienoje vietoje.

Shifton programėlėje esantys moduliai specialiai sukurti restoranams ir leidžia protingai paskirstyti pamainas tarp darbuotojų, atsižvelgiant į viršvalandžius. Šios parinktys labai taupo planavimui ir įvairiems pakeitimams skirtą laiką, kuris tiesiogiai veikia personalo produktyvumą.

Be to, Shifton suteikia visiems darbuotojams galimybę pasiūlyti grafiko pakeitimus ir būti pranešamiems apie visus darbo grafiko atnaujinimus. Pavyzdžiui, jei reikia pakeisti sergantį ar nebuvusį darbuotoją, jo kolegoms išsiunčiamas atitinkamas pranešimas apie atvirą pamainą, kurią jie gali greitai perimti. Jei reikia, prašymas patvirtinti keitimą siunčiamas vadovui arba pamainos vadovui, kas užtikrina pilną grafiko operacijų kontrolę.

Shifton yra optimalus internetinės programėlės pasirinkimas darbuotojų motyvacijos didinimui

Sudarinėjant restorano grafiką, svarbu atsižvelgti į darbo krūvį švenčių ir kitomis dienomis, kai lankytojų srautas yra didžiausias. Shifton internetinė programėlė leidžia kurti grafikus su optimaliausia personalo rotacija labiausiai apkrautoms pamainoms (pavyzdžiui, penktadienio vakarais ar šventinių dienų metu).

Atitinkamai kiekvienas darbuotojas turės galimybę laikas nuo laiko papildomai užsidirbti. Toks grafiko sudarymo būdas leidžia nušauti du zuikius vienu šūviu: išlaikyti patyrusius darbuotojus sutelktus ir suteikti naujokams galimybę pasireikšti.

Efektyviai valdyti restoraną galite naudoti ir kitas darbuotojų motyvacijos priemones. Pavyzdžiui, Shifton „Premijų ir baudų“ modulis rodo atitinkamą informaciją restorano vadovams, o darbuotojai gali patikrinti savo sąskaitose gaunamas pajamas už einamąjį mėnesį. Šis suvokimas leidžia restorano darbuotojams efektyviai kontroliuoti savo pajamas.

Apibendrinant

Shifton internetinė programėlė suteikia restoranų valdymui pilną pamainų planavimo vaizdą. Shifton leidžia vadovams sumažinti laiką, skiriamą efektyvių darbo grafikų kūrimui, ir sutelkti dėmesį į kitas restorano verslo valdymo puses.

Shifton modulis „Darbo užmokesčio ataskaitos“ padeda teisingai apskaičiuoti darbuotojų atlyginimą ir sekti viršvalandžius. „Premijų ir baudų“ modulis registruoja visas premijas ir baudų informaciją. „Dalyvavimo“ modulis rodo realų laiką, kai darbuotojai pradeda ir baigia pamainas bei pertraukas, ir apžvelgia šią informaciją statistikai.

Be to, Shifton kūrėjai visada atsižvelgia į klientų pageidavimus ir yra pasiruošę pritaikyti programėlės funkcijas pagal jūsų verslo poreikius.

* Visos originalios nuotraukos DialogMarket skambučių centro nuosavybė. Kavos Molly įkūrėjos Irinos Uskovos Shifton apžvalgą galima rasti čia.

Kaip Shifton gali pagerinti skambučių centro veiklą

Skambučių centrų vadybininkai kasdien turėtų stebėti darbo eigą ir kontroliuoti operatorių plano vykdymą. Viena iš svarbiausių jų užduočių yra kurti ir palaikyti skambučių centro grafikus.

Kadangi klientai gali būti iš viso pasaulio, skambučių centre visada turėtų būti operatorių, dirbančių pagal vietinį abonentų laiką. Skambučių centrų vadybininkai turėtų atsižvelgti į darbo grafikus ir operatorių skaičių kiekvienoje pamainoje, kurdami mėnesinius grafikus. Priešingu atveju, klaidos su darbo valandomis, pamainomis ir darbuotojų paskirstymu neišvengiamos.

Kaip Shifton pagerina skambučių centro veiklą

1. Shifton palaiko visus grafiko tipus

• Operatoriai gali dirbti dviejose pamainose, po 8 valandas per dieną, su fiksuota pietų pertrauka keturias valandas po pamainos pradžios.
• Šis grafiko formatas taip pat numato 8 valandų darbo dieną su fiksuotu skambučių centro darbuotojo darbo pradžios laiku.
• Operatoriai gali bet kada savo darbo dieną padaryti pietų pertrauką ir pasiprašyti pertraukų.
• Operatoriai gali dirbti 4/8 valandų pamainomis, pasirinkdami savo darbo dienos pradžią ir pertraukų laiką pamainų metu.

Šio tipo darbo grafikas ne tik sumažina skambučių centro personalo sąnaudas beveik 25%, bet ir ženkliai pagerina produktyvumą. Shifton gali tvarkyti visus šiuos darbo grafikus, palaikydamas lanksčius pradžios laikus, pertraukų prašymus ir laiką. Su Shifton, skambučių centrų vadovai gali kurti bet kurio departamento ir darbuotojų skaičiaus grafikus.

2. Shifton padeda palaikyti darbo grafiką

Skambučių centro grafikas turi būti sudarytas taip, kad pertraukos, pietūs, susitikimai ir kiti įvykiai nesutrikdytų darbo eigos. Po pagrindinių nustatymų, Shifton automatiškai sudėlios jūsų grafikus taip, kad operatorių pertraukos nesikirstų. Kai keli operatoriai daro pertrauką, kiti toliau dirba. Taigi, naudojant Shifton programą padeda išvengti prastovų ir palaikyti grafiko struktūrą.

3. Shifton leidžia momentinius grafiko atnaujinimus

Jei skambučių centro darbuotojai nejaučia bent mažos laisvės, jie gali laikui bėgant prarasti susidomėjimą darbu. Su Shifton, vadovai gali paskirstyti pamainas, kad operatoriai dirbtų mažiau dienų per savaitę, bet pilnu etatu. Be to, jei reikia (pvz., per karantinus), darbuotojai gali turėti lanksčius darbo pradžios ir pabaigos laikus pamainoms ir net dirbti iš namų kai kuriomis dienomis arba pilnu etatu.

4. Shifton seka ir vertina skambučių centro veiklą

Analizuoti statistiką CRM yra būtina norint tinkamai sudaryti grafiką skambučių centre. Shifton siūlo galingas ataskaitų teikimo priemones, kurios rodo skambučių centro veiklos statistiką iš įvairių perspektyvų. Pritaikomi moduliai ne tik rodo duomenis ataskaitose, bet ir leidžia prognozuoti išlaidas, valandas bei kitus dalykus, padeda optimizuoti įmonės procesus.

5. Shifton palaiko integraciją su kitomis programomis

Nesvarbu, kokią programinę įrangą naudojate darbuotojų valdymui, apskaitai ir darbo sekimui, Shifton palengvina jūsų gyvenimą. Shifton programa siūlo integracijos galimybes su daugeliu populiarių programų, kad pagerintų darbo eigą, mainų duomenimis ir suteiktų API prieigą įvairioms integracijoms. Kadangi Shifton integruojasi su kitomis programomis (pvz., Quickbooks), valdymas gauna prieigą prie visų reikalingų ataskaitų—apie darbo valandas, pamainas, atlyginimus, baudas ir premijas.

Ieškote naujų integracijų ar funkcijų? Pasakykite mums apie savo poreikius, ir Shifton pasiūlys tinkamą sprendimą.

Su Shifton, skambučių centro vadovas gali efektyviai sudaryti grafiką bet kurio skyriaus ir darbuotojų skaičiui, tik keliais paspaudimais. Shifton galimos funkcijos ir integracijos leidžia naudoti šią programą kaip vieną programą kasdieninėms užduotims atlikti ir sekti skambučių centre.

*Visos originalios nuotraukos, mandagumo DialogMarket skambučių centro. Shifton apžvalgą atliko DialogMarket vykdomasis vadovas, galite rasti čia.

Siūlome Jūsų dėmesiui dar vieną tikrą atsiliepimą iš vieno iš mūsų pirmųjų klientų – DialogMarket skambučių centro.

Shifton: Sveiki! Prašome papasakoti apie Jūsų įmonės specifiką.

Alyona: Sveiki! Mano vardas yra Alyona Pešekonova, ir aš esu išorinių paslaugų skambučių centro DialogMarket vadovė, įsikūrusi Kropyvnytskyje, Ukrainoje. Mūsų skambučių centras specializuojasi teikti karštųjų linijų ir klientų aptarnavimo paslaugas. Unikali DialogMarket savybė – galimybė greitai pradėti veiklą ir padidinti operatorių skaičių pamainoje tik viena diena iš anksto pranešus.

Shifton: Kokios yra jūsų kasdienės atsakomybės?

Alyona: Pagrindinės mano, kaip vadovės, užduotys yra suteikti greitą klientų palaikymą ir reaguoti į jų užklausas bei užsakymus. Taip pat kontroliuoju žmonių skaičių kiekvienoje pamainoje ir esu atsakinga už protingą pamainų paskirstymą tarp operatorių, atsižvelgdama į didžiausio apkrovimo laikotarpius kiekviename projekte. Dirbant 24/7, 365 dienas per metus, reikalingi tinkamai ir protingai sudėlioti tvarkaraščiai, ypač kai projektas auga.

Shifton: Kokie yra dažniausi iššūkiai, su kuriais susiduriate vadovaudami skambučių centrui?

Alyona: Valdydami projektą su 40-50 žmonių, susidūrėme su iššūkiais kuriant tvarkaraščius, kurie tiktų tiek mūsų klientams, tiek darbuotojams. Dabar įsivaizduokite, kaip parengti efektyvų savaitės ar mėnesio tvarkaraštį 300 žmonių! Jei kas nors suserga, išeina ar gali dirbti tik tam tikromis valandomis ar dienomis, tai viską sujaukia. Tai kaip kortų namelis – jei vienas darbuotojas išeina, viską tenka perstatyti iš naujo!

Shifton: Kaip pradėjote dirbti su Shifton?

Alyona: Mes pasirinkome Shifton po to, kai įvertinome dešimtis planavimo galimybių. Jūs padarėte mūsų gyvenimą daug lengvesnį.

Shifton: Kurias Shifton funkcijas laikote naudingiausiomis kasdienėje veikloje?

Alyona: Darbuotojai labai vertina pamainų keitimo funkciją, o svarbiausia, kad tvarkaraščiai dabar sudaromi vos keliais paspaudimais! Taip pat neturime problemų sekti ligos atostogas ir atostogas.

Shifton: Kaip pasikeitė darbo eiga DialogMarket pradėjus naudoti Shifton?

Alyona: Visada siekiu sukurti aiškią atlyginimų skaičiavimo sistemą darbuotojams. Shifton tai dar labiau palengvina. Atlyginimų ataskaitų modulis leidžia man išlaikyti skaidrumą atlyginimų apskaitoje DialogMarket. Kiekvienas skambučių centro darbuotojas visada gali žinoti, kiek uždirbo per tam tikrą mėnesį, ir prieš planuoti savo išlaidas.

Shifton: Ar rekomenduotumėte Shifton kitiems skambučių centrams?

Alyona: Tikrai taip! Ši programa yra vienodai naudinga tiek dideliems, tiek mažiems išorinių paslaugų skambučių centrams ir kitoms įmonėms.

Sveikinimai mūsų prenumeratoriams ir visiems, kurie atsitiktinai pateko į Shifton įmonės puslapį. Šiandien siūlome interviu su vienu iš mūsų klientų – kavinės tinklo savininku, kuris jau gana ilgą laiką naudojasi Shifton internetine paslauga.

Shifton: Sveiki. Susipažinkime!

Irina: Sveiki! Mano vardas Irina Uskova, esu kavinės tinklo Coffee Molly, esančio Nizhny Novgorod’e (Rusija), savininkė ir vadovė.

Shifton: Papasakokite daugiau apie savo verslą.

Irina: Iki 2021 metų pradžios įmonė turėjo daugiau nei 20 barmenų su skirtingu užimtumo laipsniu. Coffee Molly veikia mieste nuo 2014 metų, vystydama kavinės koncepciją biuro darbuotojams. Šiandien Nizhny Novgorod’e yra septynios kavinės, kurių bendra apyvarta siekia 25 milijonus rublių per metus.

Shifton: Kodėl nusprendėte bendradarbiauti su Shifton?

Irina: Rinkos ypatybė yra ta, kad mūsų darbuotojai yra gana jauni žmonės, todėl jie dažnai keičia darbą. Daugeliui jų tai yra pirmasis darbas. Todėl darbas su personalu užima daug laiko ir apima kandidatų atranką, mokymus, mentorystę ir profesinį tobulėjimą.

Jau seniai buvo aišku, kad šį procesą reikia vertinti lengvai, kadangi pagrindinis tikslas yra išlaikyti pagrindinį barmenų «stuburą» – 5-6 žmones. Jie padeda naujokams greitai ir lengvai prisitaikyti.

Visa ši aktyvi veikla kasdien veikia darbo grafiką, todėl jį reikia greitai stebėti, o įvykus pokyčiams, visus reikia nedelsiant informuoti.

Shifton: Kaip jūs anksčiau sprendėte šiuos klausimus?

Irina: Anksčiau atnaujinimus siųsdavome bendrame pokalbyje, kartais turėdavome skambinti darbuotojams asmeniškai, kad įsitikintume, jog jie žino apie pokyčius. Tačiau kuo daugiau kavinių atidarėme, tuo daugiau reikėjo automatizuoti visą rutiną.

Shifton: Ar jūsų įmonėms reikia automatizuotos internetinės tvarkaraščių paslaugos?

Irina: Žinoma, tie, kurie seka tendencijas, žino, kad maisto paslaugų rinka vis labiau adaptuoja IT-technologijas. Darbas su tvarkaraščiais yra kasdieninė administratoriaus ir vyresniųjų baristų rutina. Planuojant grafikus, jie turi atsižvelgti į darbuotojų pageidavimus (asmeniniai reikalai, antrasis darbas ir t.t.), barmeno efektyvumą tam tikroje kavinėje ir dienos ypatybes (savaitgalis ar darbo diena). Be to, turime organizuoti naujokų mokymus, atlikti inventorizaciją ar bendrą valymą, surasti pakaitą sergantiems arba padalinti pamainą tarp dviejų darbuotojų. Ir žinoma, turime atsižvelgti į visas galimas vėlavimo ir viršvalandžių galimybes.

Šį procesą automatizavome jau seniai, tačiau įmonės augimas tęsėsi, ir norėjau kažko daugiau nei tik programos, kurios užduotis būtų sudaryti darbo grafikus. Ieškojau partnerių kūrėjų, kurie sukurtų programą, kuri taip pat veiktų kaip darbo užmokesčio sistema kiekvienam darbuotojui. Turėjau dar daugiau idėjų…

Shifton: Ar jūsų lūkesčiai išsipildė, kai bendradarbiavimas su Shifton plėtėsi?

Irina: Taip, esu visiškai patenkinta! Atvirai kalbant, kai netyčia radau Shifton, užtruko šiek tiek laiko pastebėti, koks lankstus gali būti šis produktas.

Bandymo etape uždaviau daug klausimų apie tai, kas dar planuojama įgyvendinti ir kokias funkcijas siūlo Shifton, kad darbuotojai bet kuriuo metu būtų užtikrinti savo darbo grafiku ir sužinotų iš anksto sumą, kurią gaus mėnesio pabaigoje. Norėjau, kad darbo užmokestis būtų pateikiamas be vėlavimų, būtų atliekamas realiu laiku ir būtų pasiekiamas darbuotojui jo išmaniajame telefone bet kuriuo metu, o ne tik atlyginimo dieną.

Shifton: Ar pavyko įvykdyti jūsų prašymus? Kiek esate patenkinta Shifton kūrėjų pagalba?

Irina: Visi mano prašymai buvo įgyvendinti, taip pat supratau, kad programą galima toliau modernizuoti pagal mūsų poreikius. 6 mėnesius artimai bendravau su kūrėjais ir pasakojau jiems, kas mums patinka ir ką dar tikimės pamatyti. Programą įgyvendinome greitai ir iš karto supratome, kad norime ja daugiau naudotis ir pritaikyti ją mūsų poreikiams.

Shifton: Ar jums pavyko pasiekti sėkmės iki šiol?

Irina: Mums pavyko įvykdyti šiuos punktus: automatizavome kiekvieno darbuotojo tvarkaraštį, atsižvelgdami į jų pageidavimus, paskyrėme barmenus į filialus, ir pritaikėme premijų ir baudų skaičiavimą. Taip pat pašalinome atlyginimų skaičiavimo klaidas, kai kai kurios pamainos nebuvo įtrauktos arba buvo sumokėtos du kartus. Taip pat įdiegėme programėlę visų darbuotojų išmaniuosiuose telefonuose, kur jie akimirksniu gauna pranešimus apie atnaujinimus ir darbo užmokestį. Be to, sumažinome laiko, skirto tvarkaraščių rengimui, trukmę 10 kartų ir sumažinome kadrų kaitą, nes darbuotojai mato savo pamainos/ atlyginimą ir gali daryti jiems įtaką, todėl apskritai pagerinome laiko planavimo procesą visiems darbuotojams.

Shifton: Be abejo, turite daugiau pasiūlymų dėl Shifton darbo įrankio pritaikymo?

Irina: Taip, žinoma. Laukiame patogesnės sąsajos, skirtos pakeitimams tvarkaraščiuose. Dabar ne visos detalės gali būti pakeistos, o norint koreguoti tam tikrus parametrus, reikia viską sukurti iš naujo. Laukiame lankstesnių nustatymų atlyginimų ataskaitose už bendrus laikotarpius ir galimybės palikti komentarus apie darbą. Kalbant apie paslaugų funkcijas, mums reikia galimybės darbuotojams palikti komentarus ir parengti ataskaitas apie atliktas užduotis programėlėje. Mane taip pat domina automatinis premijų skaičiavimas priklausomai nuo pardavimų rodiklių ar KIP veiklos rodiklių įvykdymo ir lankstesnis programėlės sąsajos nustatymas, siekiant darbuotojams patogumo: ką rodyti pagrindiniame ekrane, kokius pranešimus siųsti ir apie ką pranešti.

Shifton: Dėkojame už išsamų ir informatyvų grįžtamąjį ryšį, Irina. Ar galite rekomenduoti Shifton internetinę paslaugą kitų įmonių savininkams?

Irina: Aš jau rekomenduoju įrankį savo klientams, kuriems padedu atidaryti savo kavines, nes Shifton padeda taupyti pinigus, jis lengvai naudojamas, o mano darbuotojams jis patinka. Prieš pradedant naudotis Shifton, aš išsamiai išbandžiau daugiau nei 10 skirtingų programėlių ir programų. Iki tol, kol radau Shifton, jau buvau sutarusi su kūrėju, kuris buvo pasirengęs sukurti panašią programą mums. Ir Shifton visiškai išsprendė visas mano problemas, susijusias su tvarkaraščių ir darbo užmokesčio automatizavimu.

Shifton paslaugos kūrėjai pridėjo funkciją, leidžiančią atleisti įmonės darbuotojus. Tai galima padaryti Darbuotojų puslapyje. Norint atleisti darbuotoją ir ištrinti jį iš įmonės darbuotojų sąrašo, reikia paspausti «Atleisti» piktogramą geltono «x» pavidalu.

Atleidžiant darbuotoją, būtina pasirinkti datą, nuo kurios jis neturės prieigos prie įmonės. Nuo pasirinktos datos darbuotojas negalės prisijungti prie savo paskyros iš jokio įrenginio. Nepaisant to, sistema išsaugos visą informaciją apie atleistą darbuotoją.

Iš pradžių atrodo, kad nėra nieko lengviau nei sudaryti darbuotojų darbo grafiką. Viskas, ką turite padaryti – suvesti darbuotojų pavardes į Excel dokumentą, nustatyti keletą parametrų ir kintamųjų, ir paspausti Enter. Realybėje situacija yra kiek kitokia. Kasdieninių darbo grafikų, ypač pamainų grafikų, sudarymas tam tikros rūšies įmonei yra sudėtingas ir atsakingas darbas, kurį atlieka buhalteriai ar žmogiškųjų išteklių specialistai.

Kokius tikslus galite pasiekti su tinkamai sudarytu darbuotojų darbo grafiku?

• Suorganizuoti darbuotojų darbo valandas įmonėje

• Užtikrinti, kad darbuotojai įvykdytų tam tikras darbo pareigas

• Teisingai apskaičiuoti įmonės pajamas

• Nustatyti vidutinį atskirų darbuotojų ir visos įmonės atlyginimą

• Ir žinoma, teisingai sudarytas darbo grafikas reiškia, kad buhalteriai sumažins klaidų skaičių apskaičiuodami atlyginimus ir atostogų išmokas

Daugelis įmonių negali sėkmingai teikti paslaugų arba iš viso egzistuoti be pamainų darbo grafiko. Parduotuvės, viešbučiai, ligoninės, gelbėjimo tarnybos, policijos departamentai ir konditerijos fabrikai – tai ilgai galėtų tęstis, tačiau nedaug kas žino, su kokiais sunkumais susiduria žmogiškųjų išteklių vadovai, kai kuria pamainų darbo grafikus. Šio proceso metu žmogiškųjų išteklių ekspertai turi atnaujinti visą informaciją, įskaitant atostogas, biuletenius, valstybines šventes, viršvalandžius ir daugelį kitų komponentų. Nepaminint to, kad netikėtas įvykis gali įvykti po to, kai tvarkaraštis bus patvirtintas, ir žmogiškųjų išteklių vadybininkai turės skubiai pradėti darbą nuo nulio.

Darbas su kasdieniniais darbo grafikais kartu su Shifton

Shifton yra optimalus sprendimas lengvai ir greitai sudaryti darbuotojų darbo grafikus internetu, turintis daugybę privalumų. Jis buvo sukurtas tam, kad palengvintų darbą CEO, buhalteriams ir žmogiškųjų išteklių vadybininkams. Čia yra keletas paslaugos siūlomų funkcijų:

• Nebūtina tvarkyti darbo proceso savarankiškai. Suteikite teisę kurti ir redaguoti darbo grafikus įmonės administratoriams;

• Shifton paslauga padės sukurti pamainų darbo grafiką neribotam skaičiui darbuotojų, siekiant maksimaliai išnaudoti darbo grafikus;

• Shifton funkcijos leidžia koreguoti darbo grafikus, atsižvelgiant į tokius duomenis kaip pamainų skaičius, darbuotojų kiekis ir darbo dienos;

• Kuriant ir redaguojant darbo grafikus, galėsite leisti pamainų keitimą tarp vartotojų su arba be valdymo priežiūros;

• Kilus netikėtiems dalykams, galėsite greitai pakoreguoti tvarkaraštį.

• Jei naudojatės Shifton, būsite informuoti apie tvarkaraščių pasikeitimus ir naujus įmonės įvykius.

Shifton paslauga suteikia nemokamą techninę pagalbą visą parą. Galite kreiptis į mūsų operatorius bet kuriuo metu ir gauti atsakymus į visus jums rūpimus klausimus. Kitas svarbus paslaugos aspektas yra tai, kad Shifton leidžia kurti darbo grafikus tiek mažoms įmonėms, tiek milžiniškoms korporacijoms, kurios įdarbina tūkstančius darbuotojų.

Shifton nuolat atnaujinama ir stengiasi žengti koja kojon su laiku. Jums taip pat reikėtų tobulėti. Liaukitės švaistyti laiką rankiniu būdu darbuotojų grafikų sudarymui, kai yra patogi ir aukštos kokybės paslauga, specialiai skirta taupyti jūsų darbo laiką.

Kasdieniniame gyvenime dažnai susiduriame su planavimo sąvoka. Kartą per metus kruopščiai ir išsamiai planuojame savo keliones, rečiau svarstome darbo vietos pakeitimą ar jubiliejų bei vestuvių dienų šventimą. Žinoma, beveik visi planuojame, kaip reikia išleisti mėnesinį biudžetą ir kaip bus paskirstyti šeimos fondai. Deja, daugelis verslo savininkų ir aukščiausiųjų pozicijų darbuotojų pamiršta apie darbo jėgos poreikio prognozavimo būtinybę. Dar įdomiau yra tai, kad yra generalinių vadovų, kurie nesinaudoja profesionaliais personalo vadovais. Jie patys veda interviu ir tvarko darbuotojus. Šiame straipsnyje bus bandoma paaiškinti, kas yra darbo jėgos poreikio prognozavimas ir įrodyti, kad tai yra būtina ir esminė bet kokios įmonės veiklos dalis.

Mes visi suprantame, kad be kvalifikuoto personalo pasiekti sėkmę yra sunkiau nei su ekspertų komanda. Todėl generalinis vadovas arba personalo vadovas turi tinkamai įvertinti darbo jėgos poreikį, pasirinkti efektyviausius skaičiavimo metodus ir surasti šios poreikio padengimo šaltinius prieš pradedant ieškoti naujų darbuotojų. Bet prieš tai reikia pradėti nuo pagrindų ir suprasti, ką reiškia darbo jėgos poreikio prognozavimas.

Darbo jėgos poreikio prognozavimas yra didesnio darbo jėgos planavimo proceso dalis. Pagrindinis jo tikslas yra sudaryti reikalingų pozicijų ir ekspertų sąrašą, kurie gali tapti gyvybiškai svarbūs augant įmonės verslui, siekiant tikslų ir reikšmingų etapų artimoje ateityje.

Darbo jėgos planavimo tikslai:

• Suteikti įmonei reikalingus darbuotojus išlaikant mažas laiko ir finansines sąnaudas;

• Užtikrinti verslui reikalingų, profesionalių darbuotojų tiekimą kuo trumpesniais terminais;

• Darbo jėgos poreikio prognozavimas leidžia panaikinti nereikalingus darbo jėgos segmentus arba optimizuoti jų darbą

• Teisingas planavimas ir darbuotojų išdėstymas užtikrina tinkamą ir labai efektyvų bet kokių darbuotojų išteklių naudojimą, atsižvelgiant į jų įgūdžius, žinias ir gebėjimus.

Veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti tinkamam darbo jėgos planavimui:

• Kokia yra jūsų įmonės finansinė situacija ir kokia yra dabartinė bendra ekonomikos būklė?;

• Darbo jėgos pertvarkymas (planai dėl darbuotojų mažinimo, atleidimo ar perkėlimo į naujas pozicijas. Taip pat būtina atsižvelgti į pensijas ir motinystės atostogas);

• Analizuoti ir suprasti situaciją darbo rinkoje ir tarp jūsų konkurentų yra dar vienas svarbus aspektas;

• Atlyginimų lygis įmonėje;

• Tikriausiai vienas svarbiausių veiksnių yra turėti strateginius įmonės planus ir tikslus.

Žinodami, kuriame jūsų įmonės vystymo etape esate, turite tapti vienu iš veiksnių, į kuriuos turėtumėte atsižvelgti prognozuodami darbo jėgos poreikį. Daugeliu atvejų veiksmingas planavimas gali būti pasiekiamas aktyvaus augimo laikotarpiais ir įmonės steigimo metu.

Prieš pradėdami prognozuoti darbo jėgos poreikį, taip pat gyvybiškai svarbu suprasti, kad tai yra nuoseklių, gerai apgalvotų veiksmų ir sprendimų procesas, kuris turi aiškius tikslus. Pagrindinis planavimo tikslas yra tai, kad bet kuri įmonė ar sėkmingas įmonės direktorius turi įdarbinti ir laikyti gana kvalifikuotą personalą visose pozicijose, kad darbas būtų atliekamas aukštos kokybės ir efektyviai.

Darbo jėgos poreikio prognozavimo tipai:

• Strateginis arba ilgalaikis planavimas;

• Taktinis (situacinis) planavimas.

Kuriant strateginius planus svarbu sukurti programą, skirtą išsiaiškinti potencialius darbuotojus, kurie gali tapti reikalingi įmonei ateityje. Šis procesas taip pat reikalauja sukurti strateginę žmogiškųjų išteklių vystymo programą, kuri vienu metu įvertina šių išteklių būtinybę ilgalaikėje perspektyvoje.

Taktinis planavimas reikalauja kruopščios darbuotojų organizacijos paklausos analizės per laikotarpį, kurį nustato generalinis vadovas. Pavyzdžiui, tai gali apimti mėnesį, ketvirtį ar metus. Ši būtinybė priklausys nuo kelių veiksnių: darbuotojų kaitos lygio tam tikru laikotarpiu, pensijų, motinystės atostogų ir darbuotojų mažinimo.

Darbo jėgos planavimo laikotarpiai

• Trumpalaikis planavimas — planavimas iki 2 metų;

• Vidutinio laikotarpio planavimas — strategija 2-5 metams;

• Ilgalaikis planavimas — planai kitiems 5 metams ir po to.

Taigi įsivaizduokime akimirkai, kad jūs esate naujas įmonės vadovas arba personalo specialistas. Nuo ko reikėtų pradėti darbo jėgos poreikio prognozavimą?

Pirma, turite surinkti informaciją apie rezultatus ir žengimus, kuriuos įmonė turi pasiekti artimiausiame ketvirtyje ar metais. Jei esate personalo specialistas, gauti šią informaciją iš aukštesniųjų vadovų. Tada išstudijuoti visus trumpalaikius ir ilgalaikius įmonės tikslus, uždavinius ir planus.

Daugeliu atvejų buhalteriai ir skyrių vadovai padės jums pagalvoti apie įmonę, kurioje dirbate, ir jos planus, nesvarbu, ar dirbate personalo skyriuje, ar vadovaujate.

Ko reikia sėkmingam planavimui:

• Pirma, turite kruopščiai peržiūrėti darbuotojų duomenis. Jums reikės prieiti prie asmeninių bylų, išdalinti klausimynus, taip pat surinkti informaciją apie darbuotojų įgūdžius ir gebėjimus, kurie nesusiję su darbu įmonėje;

• Darbo grafikas arba visų įmonės darbuotojų tvarkaraštis;

• Duomenys apie darbuotojų kaitos procentą įvairiose pozicijose skirtinguose skyriuose.

Šiame etape atliekama išsami darbo jėgos poreikio analizė įmonėje įvairioms pozicijoms tam tikram laikotarpiui. Tada atsakoma į daugybę klausimų, kurie yra svarbūs planavimo procesui: kiek darbuotojų turi būti įdarbinta, kokie jų kvalifikacijos lygiai turi būti, ir dar svarbiau, kada tam tikri darbuotojai bus reikalingi užimti tam tikras pozicijas.

Šio proceso metu taip pat nusprendžiama, ar verta pasinaudoti vidiniais žmogiškaisiais ištekliais, ar būtų ekonomiškai naudingiau perkvalifikuoti esamus darbuotojus.

Nesvarbu, ar esate generalinis vadovas, ar personalo specialistas. Prisiminkite, kad bet koks procesas turi būti nuoseklus, paremtas apgalvotais sprendimais ir sisteminiu požiūriu. Kai tik pradėsite žiūrėti į darbą, kurį pasirinkote atlikti šiek tiek rimčiau, galėsite su didesniu užsidegimu, aistra ir ryžtingumu spręsti bet kokią užduotį, net ir tokią sudėtingą kaip darbo jėgos planavimas.

Ankstesnėje šio straipsnio dalyje kalbėjome tik apie dalį lyderystės įgūdžių, kuriuos turėtų turėti geras aukščiausio lygio vadovas. Šioje dalyje aptarsime tokius charakterio bruožus kaip geras humoro jausmas, smalsumas ir sugebėjimas derėtis bei deleguoti įgaliojimus. Pradėkime.

Gebėjimas derėtis

Iš pradžių atrodo, kad derėtis ir vesti verslo pokalbius nėra sunku. Žmonės susitinka, kalbasi, geria kavą, giriasi ir pasirašo popierių krūvas. Taip vidutinis pavydus darbuotojas mato tipinę derybą. Nedaugelis žino, kad derybų vedimas yra vienas pagrindinių lyderystės įgūdžių. Svarbiausi klausimai aptariami, pasirašomi daugiamilijoniniai sandoriai ir priimami svarbiausi sprendimai šių pokalbių bei verslo susitikimų metu. Todėl niekada nereikėtų nuvertinti tinkamų derybų įgūdžių vertės. Beje, šia tema yra gausu knygų, o kasmet ir kas mėnesį vyksta susitikimai bei mokymų sesijos, skirtos šiam svarbiam įgūdžiui. Nedvejokite apsilankyti šiuose susitikimuose ir perskaityti keletą knygų šia tema. Tuomet net pačios reikalaujančios ir sudėtingos derybos vyks lyg sklandžiai kaip sviestas.

Smalsumas

Smalsumas yra dar vienas svarbus profesionalaus vadovo lyderystės bruožas. Jei norite, kad jūsų įmonė augtų, turite būti smalsūs teigiama šio žodžio prasme. Mes nesakome, kad turėtumėte domėtis savo darbuotojų asmeniniais gyvenimais, būti smalsūs, kas su kuo draugauja ir kur kas atostogavo. Kalbame apie kitokį smalsumą, netgi tyrinėjimą. Svarbu, kad tapęs direktoriumi neprarastumėte žybsnio ir smalsumo, domėtumėtės naujomis technologijomis savo srityje, lankytumėtės konferencijose, keistumėtės patirtimi su kolegomis ir judėtumėte pirmyn.

Gebėjimas deleguoti įgaliojimus

Dirbant įprastoje pozicijoje, įprantate visus užsakymus atlikti pats. Jei norite tapti įmonės vadovu ir efektyviai valdyti personalą, turite išmokti deleguoti įgaliojimus. Tai ne tik taupo jūsų laiką, bet ir leidžia susireguliuoti įmonės darbo eigą, nes visi darbuotojai turės ką veikti ir jausis vertinami bei reikalingi. Daugelis žmonių bijo išskaidyti užduotis tarp darbuotojų ar duoti svarbias užduotis vienam iš jų. Supraskite, kad jei tai padarysite tinkamai, jūsų valdomas skyrius ar verslas veiks kaip vieningas mechanizmas.

Gebėjimas nustatyti tikslus ir jų siekti

Bet kuris patyręs direktorius žino, kad reikia tinkamai formuluoti užduotis ir laikytis jų. Jei beprasmiškai valdysite verslą ir chaotiškai priimsite nelogiškus sprendimus, iš to nieko gero neišeis. Direktorius, turintis didelių lyderystės įgūdžių, turi būti subalansuotas, ramus ir gebantis aiškiai formuluoti savo ir įmonės tikslus. Tada darbuotojai jį matys kaip lyderį ir taip pat sieks bendro tikslo. Tikslai turi būti suprantami, aiškūs ir tinkamai suformuluoti. Pavyzdžiui, tikslas tapti geriausiais mūsų srityje skamba neaiškiai. Taip pat neaišku, kodėl žmonės turėtų stengtis jo siekti. Jei suformuluosite tikslą savo darbuotojams, kuris skamba taip: Ateinančiais metais mūsų pajamos turėtų būti dvigubai didesnės nei praėjusiais metais, jie supras, ką turi daryti, ir sieks užsibrėžto rezultato. Visgi, kai prieš darbuotojus iškeliate finansinį tikslą, nepamirškite jų apdovanoti, jei jis bus pasiektas.

Geras humoro jausmas

Humoro jausmas yra dar vienas vertingas lyderystės bruožas, kuris apibūdina sėkmingą vadovą. Tačiau šis bruožas turi vieną ypatybę – jo negalima išmokti. Tu gimsti su geru humoro jausmu arba ne. Rimtesniu tonu norėtume pažymėti, kad rasti įmonės vadovą su geru humoro jausmu yra retenybė. Jums labai pasisekė, jei be visų aukščiau paminėtų savybių taip pat mokate juokauti ir suprasti kitų žmonių pasakojamas istorijas. Privalome pripažinti, kad humoro jausmas padeda net pačiose sudėtingiausiose ir iš pirmo žvilgsnio neišsprendžiamose situacijose, su kuriomis neišvengiamai susidursite, nepaisant jūsų užimamos pozicijos.

Pozityvus požiūris į gyvenimą

Gyvenant moderniame pasaulyje sunku išlaikyti pozityvų požiūrį į gyvenimą ir pasaulį apskritai. Jei norite tapti išties sėkmingu įmonės vadovu, privalote žiūrėti į dalykus kuo pozityviau. Turite suprasti, kad esate įmonės vadovas, ir jūsų nuotaika, nuomonė ar požiūris į gyvenimą įtakoja visų jūsų darbuotojų nuotaiką. Kiekvieną kartą, kai einate į darbą, įsivaizduokite, kad esate didelio laivo kapitonas. Jei skleisite negatyvą, tapsite įsitempę ir sudirgę, jūsų laivas nuskęs arba visi jūrininkai ir pagrindiniai inžinieriai pabėgs, o jūs liksite vieni blaškomi verslo jūroje. Jei nenorite, kad tai įvyktų, stenkitės rasti laimę mažuose dalykuose ir matyti geriausią pasaulyje ir savo darbe.

Įkvėpimo įgūdžiai

Mes palikome pagrindinį lyderystės įgūdį, be kurio nėra prasmės sutikti dirbti aukščiausio lygio pozicijoje, desertui. Jei nesate įkvėpti darbo, kuriam skyrėte savo kasdienį gyvenimą, negalėsite įkvėpti darbuotojų siekti naujų pergalių. Bet kuris pirmo lygio direktorius turi žinoti, kaip įkvėpti žmones, suteikti jiems vilties, motyvuoti ir atskleisti jų potencialą. Šio įgūdžio lengva išmokti, jei tikrai mylite savo darbą arba esate entuziastingas dėl savo verslo. Jei pats nesate įkvėptas, sunku sukelti priešingą jausmą kitam žmogui. Štai kodėl mes patariame rasti darbą, kurį mėgstate arba kuris jus mažiau nervina ir atneša geras pajamas.

Jei įsisavinsite visus šiuos įgūdžius, kelias į paaukštinimą bus lengvas. Siekite, mokykitės, drįskite ir nuolat tobulinkite save!