Як ефективно складати розклад для співробітників: 16 кроків

Створення ефективного робочого графіку для співробітників є важливим для підтримання продуктивності, забезпечення справедливості та задоволення ділових потреб. Добре організований графік роботи персоналу допомагає бізнесам функціонувати безперебійно, збалансовуючи доступність, переваги та навантаження працівників. Однак, планування робочого часу співробітників може бути складним, особливо коли доводиться мати справу з непередбаченими змінами, обмінами змін і трудовими законами. Цей посібник окреслює 16 кроків для покращення процесу планування роботи вашого персоналу, охоплюючи основні техніки розподілу робочого часу для ефективного розподілу працівників, зменшення конфліктів у графіках і підвищення автоматизації бізнесу.

Речі, які слід знати та впроваджувати в планування робочого часу

Інструменти планування роботи, такі як Shifton, дозволяють менеджерам автоматизувати роботу з графіками та усувати ручне планування змін. Раніше фахівці з кадрів та керівники команд витрачали значну частину часу на управління графіками персоналу, враховуючи запити на відпустки та переваги в змінях. Тепер автоматизовані рішення для бізнесу упорядковують ці завдання, дозволяючи менеджерам зосередитися на благополуччі співробітників, підвищенні продуктивності та розвитку робочої сили. Ефективна реалізація технологій планування робочого часу вимагає розуміння ключових елементів розподілу працівників та автоматизації управління змінами. Ось п'ять важливих речей, які слід знати при оцифруванні процесу планування робочого часу вашого персоналу.

1. Кращий менеджмент часу та завдань

З інструментами автоматизації праці менеджери можуть ефективно планувати роботу працівників та управляти завданнями та проектами в одній системі. Ця інтеграція дозволяє компаніям покращити управління часом, продуктивність і колаборацію команди, гарантуючи, що працівники точно знають, що робити під час своїх змін. Добре структурований графік персоналу повинен включати у собі розподілення змін, розподіл завдань та крайні терміни проектів, щоб забезпечити безперебійність роботи. Shifton, потужне рішення для планування, дозволяє компаніям створювати графіки для співробітників, одночасно призначаючи контрольні списки та завдання для підвищення якості обслуговування та оперативної ефективності.

2. Автоматизація та штучний інтелект

Основною перевагою автоматичного планування роботи працівників є використання автоматизації на основі ШІ. 62% бізнесів або планують впровадити, або вже використовують автоматизацію на робочих місцях, і зрозуміло, що рішення на основі ШІ для планування ставатимуть дедалі важливішими для менеджерів. Як ефективно планувати роботу співробітників, використовуючи автоматизацію:

• Внесіть дані про співробітників, тривалість змін та доступність у систему.
• Дозвольте програмному забезпеченню оптимізувати робочі графіки.
• Система автоматично коригує зміни на основі запитів на відпустки та потреби у робочій силі.
• Мінімізуйте конфлікти у графіках завдяки оновленням у реальному часі та автоматичним рекомендаціям.

Використання автоматизації бізнес-процесів спрощує розклад роботи та комплектування штату, зменшуючи потребу в ручних коригуваннях і термінових змінах.

3. Хмарне відстеження часу

Приблизно 44% менеджерів з талановитого управління сьогодні покладаються на хмарні інструменти автоматизації робочої сили для відстеження графіків та відвідувань працівників. Сучасні методи планування працівників включають хмарні входи, дозволяючи персоналу заходити і виходити з будь-якого місця. Ця функція є важливою для гібридних робочих моделей, віддалених команд і компаній, що діють у кількох місцях. Для компаній, які вимагають onsite реєстрації, багато інструментів планування пропонують перевірку за допомогою GPS та реєстрацію на основі IP, що забезпечує точне відстеження робочих графіків працівників. Ці цифрові функції відстеження часу підвищують відповідальність і зменшують розбіжності в заробітній платі, пропонуючи працівникам більшу гнучкість.

4. Аналітика даних для оптимізації планування

Ефективний робочий графік повинен базуватися на аналізі даних. Цифрові рішення для планування пропонують аналітичні панелі в реальному часі, які забезпечують доступ до:

• Відвідуваності працівників та дотримання змін.
• Загальних годин роботи за період.
• Запізнень, понаднормової роботи та тенденцій продуктивності.
• Рівня виконання завдань на зміну.

Використовуючи аналіз даних для розкладу працівників, бізнеси можуть ідентифікувати неефективності, покращити рішення щодо комплектування штату та вдосконалити відстеження продуктивності. Ці дані дозволяють менеджерам удосконалювати графіки персоналу, забезпечуючи, що витрати на оплату праці відповідають операційним потребам, зберігаючи продуктивність робочої сили.

5. Автоматизований розрахунок заробітної плати

Однією з найбільших переваг автоматизації бізнес-процесів у плануванні та комплектуванні штату є автоматизована обробка заробітної плати. Замість ручного відстеження годин і розрахунку заробітку, сучасні процеси планування персоналу інтегрують функції розрахунку, спрощуючи процес розрахунку заробітної плати. Ключові переваги автоматизації у розрахунку заробітної плати:

• Відстежує робочі години працівників і застосовує встановлені ставки оплати.
• Генерує автоматизовані звіти з розрахунку заробітної плати на основі фактично відпрацьованого часу.
• Знижує помилки в розрахунках заробітної плати шляхом усунення ручного введення даних.
• Інтегрується з обліковими та фінансовими системами для безперебійної обробки зарплати.

З автоматизованими системами планування та розрахунку заробітної плати команди HR можуть заощадити значний час, забезпечуючи точну і своєчасну виплату заробітної плати.

16 кроків для покращення планування вашого персоналу

Крок 1: Визначте, що ваша команда повинна робити

Перш ніж скласти графік для працівників, визначте ключові обов'язки та завдання, які необхідно виконати. Розгляньте:

• Які послуги або завдання необхідно виконувати щодня?
• Які працівники найкраще підходять для конкретних ролей?
• Чи є пікові години, що вимагають додаткового покриття персоналом?

Розуміння розподілу робочого навантаження гарантує, що планування працівників відповідає операційним потребам і забезпечує ефективне виконання роботи.

Крок 2: Подивіться, коли ви найзавантаженіший (і найнезавантаженіший)

Проаналізуйте дані про попередні показники роботи, щоб визначити найзавантаженіші та найменш завантажені періоди вашого бізнесу. Використовуйте інсайти з:

• Звітів про продажі та потік клієнтів
• Даних про обсяг дзвінків (для команд з підтримки клієнтів)
• Сезонних тенденцій та коливань попиту

Складаючи графіки персоналу відповідно до фактичного попиту, бізнеси оптимізують витрати на робочу силу та забезпечують достатню покриття персоналом у пікові години, уникаючи переповненості під час тихих періодів.

Крок 3: Прогнозуйте майбутні рівні активності

Прогнозування навантаження допомагає менеджерам чесно та ефективно планувати роботу працівників. Розгляньте:

• Майбутні акції або бізнесові події
• Сезони свят або запити на відпустку
• Тенденції на ринку, які можуть вплинути на попит клієнтів

Попереднє прогнозування майбутніх потреб дозволяє менеджерам планувати персонал проактивно, запобігаючи нестачі персоналу в останню хвилину та забезпечуючи ефективний графік роботи для працівників.

Крок 4: Розгляньте Потреби Вашого Персоналу

Розклад персоналу повинен враховувати як потреби бізнесу, так і переваги працівників. Працівники, які відчувають, що їхні потреби визнані, більш схильні залишатися залученими та продуктивними. Коли створюєте розклад для працівників, розгляньте:

• Доступність та запити на вихідний час
• Розгляд балансу між роботою та особистим життям
• Рівні навиків та робочі ролі

Справедливий і збалансований розклад покращує задоволення співробітників, знижує вигоряння і мінімізує відсутність.

Крок 5: Виберіть Свій Метод Планування Змін

Вибір правильного підходу до розкладу працівників залежить від вашої бізнес-моделі, структури робочої сили та операційних вимог. Є кілька технік планування працівників, які варто розглянути:

• Фіксовані зміни – Працівники працюють в однакові години кожен день (наприклад, з 9 ранку до 5 вечора). Ідеально для бізнесів з стабільними навантаженнями.
• Змінні зміни – Працівники чергуються між різними змінами (ранок, вечір, ніч). Поширено в охороні здоров'я, роздрібній торгівлі та сферах гостинності.
• Розділені зміни – Працівники працюють два окремих періоди в день (наприклад, з 8 до 12 години, потім з 16 до 20 години). Корисно для бізнесів з коливальним попитом.
• Планування на виклик – Працівники залишаються доступними для роботи в разі потреби. Часто використовується в охороні здоров'я та службах екстреної допомоги.
• Гнучке планування – Працівники вибирають свої години роботи на основі навантаження та потреб бізнесу. Підходить для віддалених команд та творчих індустрій.

Вибір правильного процесу планування персоналу допомагає бізнесам оптимізувати витрати на працю, забезпечуючи ефективний розклад для співробітників.

Крок 6: Оптимізуйте Розклад Змін на Основі Годин Пікового Навантаження

Щоб максимізувати продуктивність, складіть розклад для персоналу на основі пікових і повільних годин. Бізнеси повинні:

• Призначати більше працівників під час пікових годин, щоб покращити якість обслуговування.
• Зменшити кількість персоналу під час повільних годин, щоб уникнути непотрібних витрат на працівників.
• Використовуйте історичні дані, щоб прогнозувати коливання попиту та відповідно налаштовувати зміни.

Дані, орієнтовані підхід до планування персоналу, щоб робота була завершена, забезпечує оптимальний розподіл ресурсів, допомагаючи бізнесам працювати ефективно.

Крок 7: Мінімізуйте Зміни в Розкладі на Останній Момент

Неочікувані зміни в розкладі порушують робочий процес і засмучують працівників. Щоб запобігти змінам в останню хвилину:

• Заохочуйте працівників подавати запити на вихідний заздалегідь.
• Встановіть крайні терміни для обміну змінами і вимагайте затвердження управлінням.
• Майте резервних працівників для термінових потреб у персоналі.
• Використовуйте програмне забезпечення для розкладів, щоб автоматизувати коригування в останню хвилину.

Мінімізуючи конфлікти в розкладі, бізнеси забезпечують стабільність розкладу персоналу і покращують задоволення працівників.

Крок 8: Забезпечте Доступність Розкладів

Робочий розклад для працівників повинен бути легко доступним, зменшуючи плутанину і непорозуміння. Щоб покращити доступність:

• Поділіться розкладами в цифровому вигляді через онлайн-портал або мобільний додаток.
• Вивішуйте друковані розклади в кімнатах відпочинку або загальних місцях.
• Повідомляйте працівників про оновлення розкладу в режимі реального часу, щоб уникнути непорозумінь.

Чітка комунікація забезпечує поінформованість працівників про свої робочі розклади, зменшуючи відсутність і помилки у розкладі.

Крок 9: Балансування Потреб Бізнесу та Працівників

Ефективне управління розкладами персоналу вимагає балансу між вимогами бізнесу і добробутом працівників. Хоча бізнеси повинні підтримувати продуктивність і прибутковість, вони також повинні враховувати переваги працівників для підвищення їхньої мотивації і утримання. Стратегії для балансування потреб бізнесу і працівників:

• Запропонуйте гнучке планування, коли це можливо, щоб врахувати особисті зобов'язання.
• Справедливо чергуйте зміни, щоб уникнути перенапруження певних працівників.
• Запровадьте чіткі політики для запиту часу на відпочинок або обміну змінами.
• Заохочуйте відкритий діалог між менеджерами та працівниками щодо питань розкладу.

Добре збалансований розклад для працівників покращує моральний стан, зменшує плинність кадрів і створює більш мотивовану робочу силу.

Крок 10: Будьте Обізнані про Події та Фактори, що Впливають на Розклад

Певні зовнішні фактори впливають на кращі практики планування персоналу, вимагаючи від бізнесу залишатися адаптивними. Загальні фактори, що впливають на розклади:

• Державні свята і сезонний попит – Бізнеси повинні підготуватися до збільшення навантаження або зменшення доступності персоналу.
• Погодні умови – Зовнішні роботи можуть бути відкладені через погодні умови.
• Галузеві тенденції – Економічні зрушення або переваги клієнтів можуть вплинути на потреби у персоналі.
• Неочікувані надзвичайні ситуації – Відсутності працівників через хворобу або сімейні обставини вимагають запасних планів.

Моніторинг цих факторів допомагає бізнесам проактивно коригувати робочі розклади для працівників, запобігаючи нестачам персоналу або неефективностям.

Крок 11: Розподіліть Розклад Між Працівниками

Після фіналізації графіка персоналу, бізнеси повинні забезпечити, щоб кожен співробітник отримав його вчасно. Кращі практики для розповсюдження графіків:

• Надсилайте графіки заздалегідь, щоб дати співробітникам час для планування.
• Використовуйте онлайн-платформу для графіків для легких оновлень і доступу.
• Розміщуйте фізичні копії у загальних зонах для ознайомлення.
• Дозвольте співробітникам підтвердити отримання, щоб підтвердити, що вони побачили свої зміни.

Забезпечення легкодоступності графіків допомагає ефективно керувати розкладом співробітників, зменшуючи плутанину та непорозуміння.

Крок 12: Встановлення стратегії комунікації команди

Сильна стратегія комунікації забезпечує, що співробітники залишаються поінформованими і залученими до оновлень графіків. Способи покращення комунікації в команді:

• Використовуйте додатки для графіків, щоб надсилати автоматичні нагадування про зміни.
• Створіть спеціальний чат-групу для обговорення замін змін чи оновлень.
• Заохочуйте зворотний зв'язок, щоб вчасно виявити проблеми з графіком.
• Проводьте регулярні наради для обговорення проблеми-розв'язань по штату.

Чітка комунікація підвищує ефективність планування персоналу, запобігаючи плутанині і конфліктам в останню хвилину.

Крок 13: Періодично оцінюйте ваш графік і процес

Процес планування персоналу повинен переглядатися регулярно, щоб забезпечити його ефективність. Бізнеси повинні аналізувати ключові показники ефективності, щоб визначити, чи відповідає їх стратегія планування операційним і потребам персоналу. Як оцінити ваш процес планування:

• Відстежуйте відвідуваність і пунктуальність – ідентифікуйте схеми прогулів або запізнень.
• Контролюйте розподіл навантаження – переконайтесь, що зміни справедливо розподілені серед співробітників.
• Збирайте зворотний зв'язок від співробітників – запитуйте персонал про проблеми з графіком і покращення.
• Оцініть задоволеність клієнтів – переконайтесь, що рівень обслуговування відповідає якості обслуговування клієнтів.

Періодичний перегляд і вдосконалення графіка дозволяє покращити ефективність і задоволеність співробітників, роблячи планування гнучкішим до змінюваних вимог.

Крок 14: Моніторинг і регулювання за потребою

Навіть добре спланований робочий графік співробітників потребує регулювань з часом. Бізнеси повинні залишатися гнучкими і чуйними до змінних обставин. Кращі практики для моніторингу і регулювання графіків:

• Використовуйте програмне забезпечення для графіків, щоб відстежувати години співробітників і покриття змін в реальному часі.
• Швидко вирішуйте питання нестачі персоналу, призначаючи додаткових працівників коли це необхідно.
• Регулюйте зміни на основі продуктивності співробітників і потреб робочого навантаження.
• Будьте проактивні щодо конфліктів, вирішуючи їх до їх загострення.

Регулярний моніторинг забезпечує ефективне планування персоналу, дозволяючи менеджерам приймати рішення на основі даних для оптимізації графіків персоналу.

Крок 15: Дотримуйтеся юридичних вимог

Бізнеси повинні дотримуватись законів і нормативів праці при створенні графіків співробітників, щоб уникнути правових ризиків. Основні міркування з дотриманням:

• Мінімальні періоди відпочинку – переконайтеся, що співробітники отримують належні перерви між змінами.
• Регулювання понаднормових годин – відстежуйте години понаднормової роботи і компенсуйте співробітникам відповідно.
• Закони про справедливе планування – деякі регіони вимагають попереднього повідомлення про зміни змін.
• Обмеження на робочий час – певні галузі мають обмеження на максимальну кількість робочих годин.

Розуміння і дотримання кращих практик планування часу співробітників захищає бізнес від штрафів і юридичних суперечок, забезпечуючи справедливі умови праці.

Крок 16: Використовуйте програмне забезпечення для складання графіків

Використання автоматизації для бізнесу спрощує процес складання графіків персоналу, знижуючи адміністративне навантаження і підвищуючи точність. Додаток для складання графіків допомагає бізнесу:

• Автоматизувати призначення змін, щоб відповідало доступності і навантаженню співробітників.
• Надавати співробітникам оновлення графіка в реальному часі.
• Дозволяти співробітникам просити час відпустки і зручно обмінюватися змінами цифровим засобом.
• Генерувати звіти про витрати на працю, відвідуваність і продуктивність.

Впроваджуючи автоматизацію робочої сили, бізнеси можуть заощаджувати час, зменшувати конфлікти в розкладі та забезпечувати справедливі та ефективні робочі графіки для співробітників.

Які переваги використання програмного забезпечення для планування для співробітників?

Вкладення у програмне забезпечення для планування надає бізнесу структурований та ефективний спосіб планувати співробітників, знижувати помилки та покращувати управління робочою силою. Нижче наведено ключові переваги використання автоматизації на робочому місці для планування.

1. Оптимізація планування

Ручне планування потребує багато часу і схильне до людських помилок. Програмне забезпечення для планування допомагає бізнесу ефективно складати графіки для співробітників наступним чином:

• Автоматизація створення змін і коригувань.
• Зниження ризику подвійного бронювання співробітників.
• Надання менеджерам можливості легко оновлювати графіки в реальному часі.
• Надання шаблонів для повторюваних графіків.

Завдяки автоматизації для бізнесу менеджери можуть швидко і точно планувати співробітників, забезпечуючи безперебійність операцій.

2. Покращення комунікації

Графік роботи співробітників повинен бути легкодоступним для всього персоналу. Програмне забезпечення для планування підвищує рівень комунікації, шляхом:

• Надсилання автоматичних сповіщень про зміни та призначення змін.
• Надання централізованої платформи, де співробітники можуть переглядати графіки.
• Забезпечення прямої комунікації між менеджерами та персоналом для обміну змінами.

З покращенням комунікації, співробітники залишаються поінформованими та залученими, що зменшує непорозуміння з приводу їхніх робочих графіків.

3. Зменшити конфлікти в плануванні

Конфлікти виникають, коли кілька співробітників просять однаковий час відпочинку або зміни розподіляються несправедливо. Програмне забезпечення для планування запобігає цим проблемам шляхом:

• Виділення потенційних конфліктів у графіку до їх виникнення.
• Надавання можливості співробітникам подавати заявки на наявність і відпустки в цифровому форматі.
• Надання автоматичного вирішення конфліктів для налаштування змін за потреби.

Це забезпечує справедливе планування та збалансоване розподілення робочого навантаження, що призводить до підвищення задоволеності працівників.

4. Підвищити ефективність

Добре організований графік персоналу підвищує ефективність, забезпечуючи правильне призначення співробітників у потрібний час. Програмне забезпечення для планування допомагає шляхом:

• Вирівнювання змін із потребами бізнесу та піковими годинами.
• Відстеження продуктивності співробітників та тенденцій їхньої відвідуваності.
• Усунення ручних помилок у плануванні, які спричиняють уповільнення операцій.

Ефективно плануючи співробітників, підприємства можуть підвищити продуктивність і знизити витрати на робочу силу.

5. Масштабувати ріст бізнесу

У міру розширення бізнесу управління графіками співробітників вручну стає не стійким. Автоматизація робочої сили допомагає масштабувати операції шляхом:

• Ефективного управління більшими командами та кількома локаціями.
• Інтеграція з програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати та HR для оптимізації управління робочою силою.
• Дозволяє гнучкі структури робочих змін, щоб адаптуватися до зростання бізнесу.

З найкращим способом планування змін для співробітників, бізнеси можуть масштабутися, зберігаючи ефективне планування роботи співробітників.

Оптимізація планування з Shifton

Shifton - це потужне рішення для планування графіків співробітників, розроблене для допомоги бізнесу в управлінні графіками співробітників, оптимізації планування змін і спрощенні автоматизації робочої сили. Незалежно від того, чи потрібно вам ефективно планувати співробітників, зменшувати конфлікти, чи покращувати видимість змін, Shifton надає відповідні інструменти для автоматизації бізнесу та управління графіками персоналу.

Ключові особливості Shifton для планування персоналу

• Автоматизоване планування змін – створюйте ефективні графіки роботи співробітників всього за кілька кліків.
• Відстеження наявності співробітників – запобігайте конфліктам у плануванні, зіставляючи зміни з наявністю співробітників.
• Оновлення графіків в реальному часі – негайно сповіщайте співробітників про будь-які зміни чи оновлення змін.
• Обміни змінами та управління відпустками – дозвольте співробітникам обмінюватися змінами та запитувати відпустки в цифровому форматі.
• Інтеграція розрахунку заробітної плати та відстеження часу – синхронізація робочих годин із системами розрахунку для точності обробки зарплати.
• Планування для різних локацій – керуйте графіками персоналу в декількох філіях або місцях.

Як Shifton допомагає бізнесу ефективно планувати співробітників

Shifton розроблено спростити процес планування персоналу, забезпечуючи можливість бізнесу:

• Швидко та точно створювати графіки для співробітників.
• Зменшувати зміни в останню хвилину та забезпечувати надійне покриття змін.
• Покращувати залученість співробітників, надаючи справедливе та прозоре планування.
• Економити час на ручному плануванні та зосереджуватися на розвитку бізнесу.
• Забезпечувати дотримання трудового законодавства через автоматичні правила планування.

Чому вибрати Shifton для автоматизації робочої сили?

Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс Shifton та інструменти автоматизації роблять його одним із найкращих способів планування змін для співробітників у бізнесі будь-якого розміру. Впроваджуючи Shifton, компанії можуть:

• Зменшувати помилки в плануванні шляхом автоматизації призначень змін.
• Підвищувати ефективність шляхом узгодження робочих графіків із потребами бізнесу.
• Посилювати гнучкість для співробітників, забезпечуючи при цьому операційну стабільність.

З програмним забезпеченням для планування персоналу Shifton, бізнеси можуть ефективно керувати графіками співробітників, зменшувати конфлікти та оптимізувати планування змін для довгострокового успіху.

Фінальні думки про планування співробітників

Ефективне планування персоналу є важливим для підтримки продуктивності, забезпечення справедливого розподілу роботи та оптимізації бізнес-операцій. Дотримуючись цих 16 кроків, бізнеси можуть ефективно планувати співробітників, мінімізувати конфлікти та покращити задоволеність робочої сили. Основні висновки:

• Плануйте наперед, аналізуючи потреби бізнесу, пікові години та наявність співробітників.
• Використовуйте планування на основі даних, щоб відповідати рівню персоналу з попитом.
• Забезпечте справедливість, враховуючи уподобання співробітників і юридичні вимоги.
• Поліпшуйте комунікацію, роблячи графіки легко доступними.
• Використовуйте програмне забезпечення для планування, наприклад, Shifton, для автоматизації планування змін, зменшення помилок та підвищення ефективності.

Добре структурований графік роботи для співробітників не тільки приносить користь бізнесу, але й підвищує заангажованість та утримання працівників. Інвестуючи в автоматизацію управління персоналом, компанії можуть оптимізувати операції та зосередитися на зростанні, а не на адміністративних завданнях. З правильними методами та інструментами планування робочого часу співробітників бізнеси можуть зекономити час, знизити витрати та створити більш ефективне робоче середовище. Почніть оптимізувати графік роботи вашого персоналу сьогодні та створіть міцнішу, більш продуктивну робочу силу!