การมอบหมายงานคืออะไร และทำไมมันถึงสำคัญ?
การมอบหมายงานคือกระบวนการส่งมอบงานให้ผู้อื่นในขณะที่ยังคงรับผิดชอบผลลัพธ์อยู่ มันช่วยให้เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการสามารถกระจายโหลดงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มั่นใจได้ว่าทักษะและเวลาถูกใช้เป็นอย่างดี หากไม่มีการมอบหมายงาน ผู้นำอาจเสี่ยงต่อการจัดการในรายละเอียดซึ่งจะขัดขวางการเติบโตของพนักงานและจำกัดการแพร่กระจายของธุรกิจเมื่อคุณมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรับผิดชอบงานของตนเอง ทำให้ผลิตภาพและขวัญกำลังใจดีขึ้น กลยุทธ์การมอบหมายงานที่ถูกต้องนำไปสู่การดำเนินงานที่ราบรื่นและช่วยให้ผู้นำสามารถมุ่งเน้นการตัดสินใจที่สูงระดับได้มอบหมายงานที่ถูกต้องให้คนที่ถูกต้อง
การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การปล่อยงาน — มันคือการมอบหมายงานที่ถูกต้องให้กับคนที่ถูกต้อง คิดถึงความสามารถ ประสบการณ์และโหลดงานของพนักงานแต่ละคนก่อนมอบหมาย หากงานต้องการความคิดสร้างสรรค์ มอบหมายให้สมาชิกในทีมที่มีทักษะการแก้ปัญหาแข็งแรง สำหรับงานที่ต้องการความละเอียดละเมียด เลือกคนที่พิถีพิถัน การจับคู่งานกับคนที่เหมาะสมทำให้มั่นใจในประสิทธิภาพและคุณภาพทำไมบางคน “ไม่สามารถ” มอบหมายงานได้
เจ้าของธุรกิจหลายคนประสบปัญหากับการมอบหมายงานเนื่องจากความเข้าใจผิดและความกลัวบางอย่าง เช่น:- เชื่อว่า "ทำเองเร็วกว่า"
- กลัวเสียการควบคุมคุณภาพ
- ขาดความไว้วางใจในความสามารถของพนักงาน
- คำสั่งที่ไม่ชัดเจนทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ไม่ดี
ทำไมการมอบหมายงานจึงสำคัญ
การไม่มอบหมายงานนำไปสู่ความเครียด โอกาสที่พลาดเสีย และความไม่มีประสิทธิภาพ การมอบหมายงานช่วยให้ผู้นำสามารถ:- มุ่งเน้นการเติบโตเชิงกลยุทธ์แทนงานที่เป็นกิจวัตร
- เพิ่มพลังให้กับพนักงานโดยให้ความรับผิดชอบ
- ปรับปรุงการบริหารเวลาและผลิตภาพ
- ขยายการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่เหนื่อยล้า
วิธีมอบหมายงาน: การฝึกฝนทักษะของคุณด้วย 9 เคล็ดลับสำหรับผู้จัดการ
| เคล็ดลับ | คำอธิบาย |
| 1. รู้ว่าควรจะมอบหมายอะไร ให้คำแนะนำและความคาดหวังที่ชัดเจน | ระบุตัวงานที่ไม่ต้องการการมีส่วนร่วมโดยตรงของคุณ มั่นใจว่าคุณให้แนวทางที่ชัดเจน กำหนดเส้นตาย และความคาดหวังเพื่อให้พนักงานเข้าใจความรับผิดชอบของพวกเขา หลีกเลี่ยงการจัดการในรายละเอียดแต่พร้อมที่จะสนับสนุน |
| 2. ใช้ประโยชน์จากความแข็งแกร่งและเป้าหมายของพนักงานคุณ | มอบหมายงานตามทักษะ ความแข็งแกร่ง และเป้าหมายการพัฒนาทางอาชีพของพนักงาน นี่จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ พนักงานมีส่วนร่วม และส่งเสริมการเติบโตทางวิชาชีพ |
| 3. กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ | แทนที่จะอธิบายทุกขั้นตอนในรายละเอียด ให้เน้นถึงสิ่งที่ความสำเร็จควรจะเป็น สื่อสารเป้าหมายสุดท้ายชัดเจนและให้พนักงานเลือกวิธีที่ดีที่สุดในการทำงานให้สำเร็จ |
| 4. จัดหาเครื่องมือและระดับอำนาจที่เหมาะสม | มั่นใจว่าพนักงานมีเครื่องมือ การเข้าถึง และความยืดหยุ่นที่จำเป็นในการทำงานที่ได้รับมอบหมายโดยไม่มีทรัพยากรที่เพียงพอ พวกเขาอาจต้องดิ้นรน ทำให้เกิดความล่าช้าหรือข้อผิดพลาด |
| 5. สร้างช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน | รักษาการสื่อสารแบบเปิดเพื่อถามและอัปเดต ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานเพื่อติดตามความก้าวหน้าและหลีกเลี่ยงการประชุมที่ไม่จำเป็น |
| 6. อนุญาตให้มีความผิดพลาด | การมอบหมายงานเกี่ยวข้องกับความไว้วางใจ และความผิดพลาดจะเกิดขึ้น สร้างสภาพแวดล้อมที่เรียนรู้ได้ที่พนักงานสามารถปรับปรุงจากความผิดพลาดแทนที่จะกลัวการลงโทษ |
| 7. อดทน | พนักงานอาจใช้เวลาในการปรับตัวเข้าสู่ความรับผิดชอบใหม่ ให้คำแนะนำ, อดทน, และให้ข้อคิดเห็นที่สร้างสรรค์เพื่อช่วยให้พวกเขาเติบโตเข้าสู่บทบาทของพวกเขา |
| 8. ให้ข้อเสนอแนะ (และขอข้อเสนอแนะ) | ให้ข้อเสนอแนะเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่างานที่ได้รับมอบหมายเป็นไปตามความคาดหวัง เช่นเดียวกัน ขอข้อเสนอแนะจากพนักงานเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงกระบวนการมอบหมายงาน |
| 9. ให้เครดิตในสิ่งที่สมควรได้รับ | รับทราบและชื่นชมความพยายามของพนักงาน การยอมรับในที่สาธารณะและการเสริมแรงในเชิงบวกกระตุ้นให้พวกเขารับผิดชอบ มีแรงจูงใจ และกำลังใจของทีม |
วิธีการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพในงบประมาณ
ธุรกิจขนาดเล็กหรือสตาร์ทอัพมักลังเลใจที่จะมอบหมายงานเนื่องจากกังวลด้านค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม การว่าจ้างฟรีแลนซ์ การใช้แอปพลิเคชันการจัดการงานหรือการใช้ประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติ สามารถเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการมอบหมายงานโดยไม่กระทบต่อกระเป๋าเงิน18 งานที่คุณควรจะมอบหมาย
การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การปลดภาระ แต่เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ มั่นใจได้ว่างานมีคุณภาพสูง และให้ทีมงานของคุณมีโอกาสเติบโต ด้านล่างนี้คืองานที่สำคัญ 18 งานที่เจ้าของธุรกิจทุกคนควรพิจารณามอบหมาย1. การจัดการเวลาประจำวัน
เวลาของคุณเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุด อย่างไรก็ตาม การจัดการตารางงานประจำวันของคุณ — การตรวจสอบการนัดหมาย การตั้งค่าการเตือน และการจัดลำดับความสำคัญของงาน — สามารถใช้เวลามาก ผู้ช่วยเสมือน (VA) หรือผู้ช่วยส่วนตัวสามารถรับผิดชอบนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแนวทางที่ถูกต้องกับการประชุม, กำหนดเส้นตาย และพันธะสัญญาทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- กำจัดเวลาที่สูญเสียไปกับการจัดและยกเลิกการจัดตารางเวลา
- มั่นใจว่าคุณมุ่งเน้นที่กิจกรรมที่มีผลกระทบสูง
- ลดความเครียดและความล้าหลังในการตัดสินใจ
2. การจัดระเบียบและจัดการอีเมล
มืออาชีพทั่วไปใช้เวลา 28% ของเวลาในการทำงานในการอ่านและตอบอีเมล ผู้ช่วยเสมือนสามารถกรองอีเมลที่สำคัญ ตอบคำถามทั่วไป และจัดการกล่องข้อความของคุณเพื่อมั่นใจว่าสิ่งที่เร่งด่วนจะได้รับการจัดการก่อนทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ป้องกันการล้นรายชื่อในกล่องจดหมาย.
- ประหยัดชั่วโมงทำงานในแต่ละสัปดาห์.
- ปรับปรุงเวลาตอบกลับสำหรับการสื่อสารที่สำคัญ.
3. การจัดการคำขอ
การประสานงานการประชุม การจัดการนัดหมาย และการจัดตารางเวลาข้ามหลาย ๆ ผู้เกี่ยวข้องอาจทำให้ยุ่งเหยิง. ผู้ช่วยจัดตารางหรือตัวเลือกการจองแบบอัตโนมัติสามารถจัดการงานเหล่านี้ให้คุณได้.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- หลีกเลี่ยงการจองที่ซ้ำซ้อนและการขัดแย้งในตารางเวลา.
- ประหยัดเวลาที่ใช้ในการส่งอีเมลกลับไปกลับมา.
- รับประกันการจัดตารางเวลาที่เหมาะสมตามลำดับความสำคัญ.
4. การจัดการค่าใช้จ่าย
การติดตามค่าใช้จ่ายธุรกิจ, ใบเสร็จ, การคืนเงิน และงบประมาณรายเดือนสามารถซับซ้อนและใช้เวลามาก. การมอบหมายให้ผู้ช่วยหรือใช้แอปจัดการงานที่อัตโนมัติการติดตามทางการเงินสามารถทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้น.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ทำให้การเงินเป็นระบบและพร้อมสำหรับการตรวจสอบ.
- ลดข้อผิดพลาดในการรายงานค่าใช้จ่าย.
- ประหยัดเวลาที่ใช้ในการติดตามและปรับรายการการทำธุรกรรม.
5. การจัดการ CRM
เครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) มีความสำคัญสำหรับการติดตามลูกค้าเป้าหมาย, การติดต่อ, และติดตามผล. แต่การอัปเดตข้อมูลและวิเคราะห์การติดต่อกับลูกค้าอาจเป็นงานที่น่าเบื่อ. ผู้เชี่ยวชาญ CRM หรือผู้ช่วยสามารถจัดการงานเหล่านี้ให้คุณได้.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ปรับปรุงการมีส่วนร่วมและการรักษาลูกค้า.
- การติดตามผลอัตโนมัติและติดตามลูกค้าเป้าหมาย.
- ทำให้ข้อมูลลูกค้าเป็นปัจจุบันและถูกต้อง.
6. การจัดการโซเชียลมีเดีย
การมีสถานะโซเชียลมีเดียที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรับรู้แบรนด์, แต่การโพสต์อย่างสม่ำเสมอ, การมีส่วนร่วมกับผู้ติดตาม, และการติดตามการวิเคราะห์อาจทำให้ยุ่งเหยิง. ผู้จัดการโซเชียลมีเดียสามารถจัดการการสร้างเนื้อหา, การกำหนดเวลา, และการมีส่วนร่วม.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- รักษาการโพสต์และการมีส่วนร่วมกับผู้ชมนั้นอย่างสม่ำเสมอ.
- เพิ่มการรับรู้แบรนด์และการเข้าถึง.
- ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถโฟกัสที่การวางแผนกลยุทธ์แทนการปฏิบัติการ.
7. การสั่งจัดหา
การเติมคลังสต็อกอุปกรณ์สำนักงาน, การบริหารความสัมพันธ์กับผู้ขาย, และการทำให้มั่นใจว่าวัสดุมาถึงตามเวลาที่กำหนดเป็นงานสำคัญที่สามารถบริหารได้อย่างง่ายดายโดยผู้จัดการสำนักงานหรือผู้ช่วยฝ่ายธุรการ.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ป้องกันการขาดแคลนสต็อก.
- ประหยัดเวลาที่ใช้ในการประสานงานคำสั่งซื้อ.
- ประกันการซื้อที่คุ้มราคา.
8. การวิจัยทั่วไป
จากแนวโน้มตลาดถึงการวิเคราะห์คู่แข่ง, การวิจัยมีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจ. แต่การค้นหาผ่านรายงานและข้อมูลที่ไม่รู้จบอาจทำให้เหน็ดเหนื่อย. ผู้ช่วยวิจัยสามารถให้ข้อมูลสรุปที่มีคุณค่าแก่คุณได้.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ช่วยในการตัดสินใจที่มีข้อมูลทางธุรกิจ.
- ประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูล.
- ให้ข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามด้วยตนเอง.
9. การบริหารการเดินทาง
การวางแผนการเดินทางธุรกิจ, การจองเที่ยวบิน, จัดหาที่พัก, และการจัดการตารางการเดินทางใช้เวลาที่มีค่า. ผู้ช่วยการเดินทางสามารถจัดการงานโลจิสติกส์เหล่านี้ทั้งหมดให้กับคุณได้.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาและการจอง.
- รับประกันการจัดการการเดินทางที่ไม่มีปัญหา.
- ป้องกันปัญหาวินาทีสุดท้ายกับเที่ยวบินและโรงแรม.
10. การซื้อของขวัญ
ของขวัญองค์กรสำหรับลูกค้า, ของขวัญขอบคุณพนักงาน, หรือของแจกในวันหยุดต้องใช้ความคิดและเวลา. การมอบหมายงานนี้ให้กับผู้ช่วยจะช่วยให้การให้ของขวัญเต็มไปด้วยความคิดเหมือนเดิมโดยไม่ต้องเพิ่มความเครียด.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ประหยัดเวลาในการค้นหาของขวัญที่เหมาะสม.
- รับประกันการส่งมอบตรงเวลา.
- เสริมสร้างความสัมพันธ์ของลูกค้าและพนักงาน.
11. การจ่ายบิล
การจัดการชำระเงินผู้ขาย, ค่าสาธารณูปโภค, และการต่ออายุการสมัครใช้บริการด้วยตนเองเป็นงานที่น่าเบื่อและมีข้อผิดพลาดสูง. การมอบงานให้กับผู้ช่วยหรือใช้แอปกระทำการจัดการงานสามารถทำให้กระบวนการสะดวกขึ้น.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ป้องกันการเสียค่าธรรมเนียมล่าช้าและการจ่ายที่พลาด.
- ประหยัดเวลาที่ใช้ในการติดตามและจัดการใบแจ้งหนี้.
- รับประกันการจัดระเบียบการเงิน.
12. การทำบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้
การมีบันทึกทางการเงินที่แม่นยำเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จทางธุรกิจ แต่งานบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้อาจซับซ้อนและใช้เวลามาก นักบัญชีมืออาชีพสามารถมั่นใจได้ว่าธุรกรรมทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- เพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามกฎและความแม่นยำ
- ลดข้อผิดพลาดในการรายงานทางการเงิน
- ประหยัดเวลาในการปรับสมดุลบัญชี
13. การสร้างเนื้อหา
จากโพสต์บล็อกถึงจดหมายข่าว การตลาดเนื้อหาเป็นสิ่งสำคัญต่อการเติบโตของธุรกิจ นักเขียนอิสระหรือทีมการตลาดสามารถสร้างเนื้อหาคุณภาพสูงที่สอดคล้องกับเสียงของแบรนด์คุณทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- เพื่อให้แน่ใจถึงเนื้อหาที่เป็นมืออาชีพและน่าสนใจ
- ประหยัดเวลาในการเขียนและแก้ไข
- ส่งเสริม SEO และการมองเห็นออนไลน์
14. งานออกแบบ
การออกแบบกราฟิกเป็นเรื่องสำคัญสำหรับการสร้างแบรนด์ สื่อสังคมออนไลน์ และวัสดุทางการตลาด แทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างภาพ ให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบจัดการแทนทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- เพื่อให้แน่ใจถึงงานออกแบบคุณภาพสูงที่ดึงดูดสายตา
- ประหยัดเวลาในการแก้ไขและปรับปรุง
- เสริมสร้างอัตลักษณ์แบรนด์
15. การจัดการเว็บไซต์
เว็บไซต์จำเป็นต้องได้รับการอัปเดต การดูแลรักษา และการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอ การว่าจ้างนักพัฒนาเว็บไซต์หรือผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีจะทำให้แน่ใจว่าเว็บไซต์ของคุณยังคงทำงานได้ดีและปลอดภัยทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ป้องกันการหยุดทำงานและปัญหาด้านเทคนิค
- เพื่อให้แน่ใจว่าเว็บเพจโหลดเร็วและใช้งานง่าย
- ประหยัดเวลาสำหรับการแก้ปัญหาเว็บไซต์
16. การจัดการปฏิทิน
การติดตามเส้นตาย การประชุม และเหตุการณ์ต่าง ๆ อาจทำให้เครียด ผู้ช่วยเสมือนสามารถจัดการปฏิทินของคุณ ตั้งค่าการแจ้งเตือน และจัดเปลี่ยนเวลานัดหมายเมื่อจำเป็นทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดตารางเวลาอย่างเหมาะสม
- ประหยัดเวลาในการจัดการการนัดหมาย
- ลดความเครียดจากการประชุมที่ทับซ้อนกัน
17. การป้อนข้อมูลและจัดไฟล์
การกรอกข้อมูล การอัปเดตบันทึก และการจัดระเบียบไฟล์เป็นงานที่ซ้ำซากแต่จำเป็น ผู้ช่วยที่มีความพยายามสามารถจัดการงานเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ป้องกันข้อผิดพลาดในการจัดการข้อมูล
- ประหยัดชั่วโมงในการทำงานด้วยตนเอง
- รักษาบันทึกที่มีโครงสร้างและเข้าถึงได้ง่าย
18. เอกสารภายใน
จากคู่มือกระบวนการถึงคู่มือการเริ่มงาน เอกสารภายในเป็นสิ่งสำคัญต่อประสิทธิภาพ ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสามารถสร้างและดูแลทรัพยากรเหล่านี้ให้กับคุณทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ปรับการฝึกฝนพนักงานและการดำเนินงานให้เป็นระเบียบ
- เพื่อให้แน่ใจว่ามีความสม่ำเสมอในกระบวนการทำงาน
- ประหยัดเวลาในการอธิบายกระบวนการซ้ำ ๆ
English (US)
English (GB)
English (CA)
English (AU)
English (NZ)
English (ZA)
Español (ES)
Español (MX)
Español (AR)
Português (BR)
Português (PT)
Deutsch (DE)
Deutsch (AT)
Français (FR)
Français (BE)
Français (CA)
Italiano
日本語
中文
हिन्दी
עברית
العربية
한국어
Nederlands
Polski
Türkçe
Українська
Русский
Magyar
Română
Čeština
Български
Ελληνικά
Svenska
Dansk
Norsk
Suomi
Bahasa
Tiếng Việt
Tagalog
ไทย
Latviešu
Lietuvių
Eesti
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Македонски
Қазақ
Azərbaycan
বাংলা