การมอบหมายงานคืออะไร และทำไมมันถึงสำคัญ?
การมอบหมายงานคือกระบวนการส่งมอบงานให้ผู้อื่นในขณะที่ยังคงรับผิดชอบผลลัพธ์อยู่ มันช่วยให้เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการสามารถกระจายโหลดงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มั่นใจได้ว่าทักษะและเวลาถูกใช้เป็นอย่างดี หากไม่มีการมอบหมายงาน ผู้นำอาจเสี่ยงต่อการจัดการในรายละเอียดซึ่งจะขัดขวางการเติบโตของพนักงานและจำกัดการแพร่กระจายของธุรกิจเมื่อคุณมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรับผิดชอบงานของตนเอง ทำให้ผลิตภาพและขวัญกำลังใจดีขึ้น กลยุทธ์การมอบหมายงานที่ถูกต้องนำไปสู่การดำเนินงานที่ราบรื่นและช่วยให้ผู้นำสามารถมุ่งเน้นการตัดสินใจที่สูงระดับได้มอบหมายงานที่ถูกต้องให้คนที่ถูกต้อง
การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การปล่อยงาน — มันคือการมอบหมายงานที่ถูกต้องให้กับคนที่ถูกต้อง คิดถึงความสามารถ ประสบการณ์และโหลดงานของพนักงานแต่ละคนก่อนมอบหมาย หากงานต้องการความคิดสร้างสรรค์ มอบหมายให้สมาชิกในทีมที่มีทักษะการแก้ปัญหาแข็งแรง สำหรับงานที่ต้องการความละเอียดละเมียด เลือกคนที่พิถีพิถัน การจับคู่งานกับคนที่เหมาะสมทำให้มั่นใจในประสิทธิภาพและคุณภาพทำไมบางคน “ไม่สามารถ” มอบหมายงานได้
เจ้าของธุรกิจหลายคนประสบปัญหากับการมอบหมายงานเนื่องจากความเข้าใจผิดและความกลัวบางอย่าง เช่น:- เชื่อว่า "ทำเองเร็วกว่า"
- กลัวเสียการควบคุมคุณภาพ
- ขาดความไว้วางใจในความสามารถของพนักงาน
- คำสั่งที่ไม่ชัดเจนทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ไม่ดี
ทำไมการมอบหมายงานจึงสำคัญ
การไม่มอบหมายงานนำไปสู่ความเครียด โอกาสที่พลาดเสีย และความไม่มีประสิทธิภาพ การมอบหมายงานช่วยให้ผู้นำสามารถ:- มุ่งเน้นการเติบโตเชิงกลยุทธ์แทนงานที่เป็นกิจวัตร
- เพิ่มพลังให้กับพนักงานโดยให้ความรับผิดชอบ
- ปรับปรุงการบริหารเวลาและผลิตภาพ
- ขยายการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่เหนื่อยล้า
วิธีมอบหมายงาน: การฝึกฝนทักษะของคุณด้วย 9 เคล็ดลับสำหรับผู้จัดการ
เคล็ดลับ | คำอธิบาย |
1. รู้ว่าควรจะมอบหมายอะไร ให้คำแนะนำและความคาดหวังที่ชัดเจน | ระบุตัวงานที่ไม่ต้องการการมีส่วนร่วมโดยตรงของคุณ มั่นใจว่าคุณให้แนวทางที่ชัดเจน กำหนดเส้นตาย และความคาดหวังเพื่อให้พนักงานเข้าใจความรับผิดชอบของพวกเขา หลีกเลี่ยงการจัดการในรายละเอียดแต่พร้อมที่จะสนับสนุน |
2. ใช้ประโยชน์จากความแข็งแกร่งและเป้าหมายของพนักงานคุณ | มอบหมายงานตามทักษะ ความแข็งแกร่ง และเป้าหมายการพัฒนาทางอาชีพของพนักงาน นี่จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ พนักงานมีส่วนร่วม และส่งเสริมการเติบโตทางวิชาชีพ |
3. กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ | แทนที่จะอธิบายทุกขั้นตอนในรายละเอียด ให้เน้นถึงสิ่งที่ความสำเร็จควรจะเป็น สื่อสารเป้าหมายสุดท้ายชัดเจนและให้พนักงานเลือกวิธีที่ดีที่สุดในการทำงานให้สำเร็จ |
4. จัดหาเครื่องมือและระดับอำนาจที่เหมาะสม | มั่นใจว่าพนักงานมีเครื่องมือ การเข้าถึง และความยืดหยุ่นที่จำเป็นในการทำงานที่ได้รับมอบหมายโดยไม่มีทรัพยากรที่เพียงพอ พวกเขาอาจต้องดิ้นรน ทำให้เกิดความล่าช้าหรือข้อผิดพลาด |
5. สร้างช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน | รักษาการสื่อสารแบบเปิดเพื่อถามและอัปเดต ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานเพื่อติดตามความก้าวหน้าและหลีกเลี่ยงการประชุมที่ไม่จำเป็น |
6. อนุญาตให้มีความผิดพลาด | การมอบหมายงานเกี่ยวข้องกับความไว้วางใจ และความผิดพลาดจะเกิดขึ้น สร้างสภาพแวดล้อมที่เรียนรู้ได้ที่พนักงานสามารถปรับปรุงจากความผิดพลาดแทนที่จะกลัวการลงโทษ |
7. อดทน | พนักงานอาจใช้เวลาในการปรับตัวเข้าสู่ความรับผิดชอบใหม่ ให้คำแนะนำ, อดทน, และให้ข้อคิดเห็นที่สร้างสรรค์เพื่อช่วยให้พวกเขาเติบโตเข้าสู่บทบาทของพวกเขา |
8. ให้ข้อเสนอแนะ (และขอข้อเสนอแนะ) | ให้ข้อเสนอแนะเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่างานที่ได้รับมอบหมายเป็นไปตามความคาดหวัง เช่นเดียวกัน ขอข้อเสนอแนะจากพนักงานเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงกระบวนการมอบหมายงาน |
9. ให้เครดิตในสิ่งที่สมควรได้รับ | รับทราบและชื่นชมความพยายามของพนักงาน การยอมรับในที่สาธารณะและการเสริมแรงในเชิงบวกกระตุ้นให้พวกเขารับผิดชอบ มีแรงจูงใจ และกำลังใจของทีม |
วิธีการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพในงบประมาณ
ธุรกิจขนาดเล็กหรือสตาร์ทอัพมักลังเลใจที่จะมอบหมายงานเนื่องจากกังวลด้านค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม การว่าจ้างฟรีแลนซ์ การใช้แอปพลิเคชันการจัดการงานหรือการใช้ประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติ สามารถเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการมอบหมายงานโดยไม่กระทบต่อกระเป๋าเงิน18 งานที่คุณควรจะมอบหมาย
การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การปลดภาระ แต่เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ มั่นใจได้ว่างานมีคุณภาพสูง และให้ทีมงานของคุณมีโอกาสเติบโต ด้านล่างนี้คืองานที่สำคัญ 18 งานที่เจ้าของธุรกิจทุกคนควรพิจารณามอบหมาย1. การจัดการเวลาประจำวัน
เวลาของคุณเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุด อย่างไรก็ตาม การจัดการตารางงานประจำวันของคุณ — การตรวจสอบการนัดหมาย การตั้งค่าการเตือน และการจัดลำดับความสำคัญของงาน — สามารถใช้เวลามาก ผู้ช่วยเสมือน (VA) หรือผู้ช่วยส่วนตัวสามารถรับผิดชอบนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแนวทางที่ถูกต้องกับการประชุม, กำหนดเส้นตาย และพันธะสัญญาทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- กำจัดเวลาที่สูญเสียไปกับการจัดและยกเลิกการจัดตารางเวลา
- มั่นใจว่าคุณมุ่งเน้นที่กิจกรรมที่มีผลกระทบสูง
- ลดความเครียดและความล้าหลังในการตัดสินใจ
2. การจัดระเบียบและจัดการอีเมล
มืออาชีพทั่วไปใช้เวลา 28% ของเวลาในการทำงานในการอ่านและตอบอีเมล ผู้ช่วยเสมือนสามารถกรองอีเมลที่สำคัญ ตอบคำถามทั่วไป และจัดการกล่องข้อความของคุณเพื่อมั่นใจว่าสิ่งที่เร่งด่วนจะได้รับการจัดการก่อนทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ป้องกันการล้นรายชื่อในกล่องจดหมาย.
- ประหยัดชั่วโมงทำงานในแต่ละสัปดาห์.
- ปรับปรุงเวลาตอบกลับสำหรับการสื่อสารที่สำคัญ.
3. การจัดการคำขอ
การประสานงานการประชุม การจัดการนัดหมาย และการจัดตารางเวลาข้ามหลาย ๆ ผู้เกี่ยวข้องอาจทำให้ยุ่งเหยิง. ผู้ช่วยจัดตารางหรือตัวเลือกการจองแบบอัตโนมัติสามารถจัดการงานเหล่านี้ให้คุณได้.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- หลีกเลี่ยงการจองที่ซ้ำซ้อนและการขัดแย้งในตารางเวลา.
- ประหยัดเวลาที่ใช้ในการส่งอีเมลกลับไปกลับมา.
- รับประกันการจัดตารางเวลาที่เหมาะสมตามลำดับความสำคัญ.
4. การจัดการค่าใช้จ่าย
การติดตามค่าใช้จ่ายธุรกิจ, ใบเสร็จ, การคืนเงิน และงบประมาณรายเดือนสามารถซับซ้อนและใช้เวลามาก. การมอบหมายให้ผู้ช่วยหรือใช้แอปจัดการงานที่อัตโนมัติการติดตามทางการเงินสามารถทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้น.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ทำให้การเงินเป็นระบบและพร้อมสำหรับการตรวจสอบ.
- ลดข้อผิดพลาดในการรายงานค่าใช้จ่าย.
- ประหยัดเวลาที่ใช้ในการติดตามและปรับรายการการทำธุรกรรม.
5. การจัดการ CRM
เครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) มีความสำคัญสำหรับการติดตามลูกค้าเป้าหมาย, การติดต่อ, และติดตามผล. แต่การอัปเดตข้อมูลและวิเคราะห์การติดต่อกับลูกค้าอาจเป็นงานที่น่าเบื่อ. ผู้เชี่ยวชาญ CRM หรือผู้ช่วยสามารถจัดการงานเหล่านี้ให้คุณได้.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ปรับปรุงการมีส่วนร่วมและการรักษาลูกค้า.
- การติดตามผลอัตโนมัติและติดตามลูกค้าเป้าหมาย.
- ทำให้ข้อมูลลูกค้าเป็นปัจจุบันและถูกต้อง.
6. การจัดการโซเชียลมีเดีย
การมีสถานะโซเชียลมีเดียที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรับรู้แบรนด์, แต่การโพสต์อย่างสม่ำเสมอ, การมีส่วนร่วมกับผู้ติดตาม, และการติดตามการวิเคราะห์อาจทำให้ยุ่งเหยิง. ผู้จัดการโซเชียลมีเดียสามารถจัดการการสร้างเนื้อหา, การกำหนดเวลา, และการมีส่วนร่วม.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- รักษาการโพสต์และการมีส่วนร่วมกับผู้ชมนั้นอย่างสม่ำเสมอ.
- เพิ่มการรับรู้แบรนด์และการเข้าถึง.
- ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถโฟกัสที่การวางแผนกลยุทธ์แทนการปฏิบัติการ.
7. การสั่งจัดหา
การเติมคลังสต็อกอุปกรณ์สำนักงาน, การบริหารความสัมพันธ์กับผู้ขาย, และการทำให้มั่นใจว่าวัสดุมาถึงตามเวลาที่กำหนดเป็นงานสำคัญที่สามารถบริหารได้อย่างง่ายดายโดยผู้จัดการสำนักงานหรือผู้ช่วยฝ่ายธุรการ.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ป้องกันการขาดแคลนสต็อก.
- ประหยัดเวลาที่ใช้ในการประสานงานคำสั่งซื้อ.
- ประกันการซื้อที่คุ้มราคา.
8. การวิจัยทั่วไป
จากแนวโน้มตลาดถึงการวิเคราะห์คู่แข่ง, การวิจัยมีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจ. แต่การค้นหาผ่านรายงานและข้อมูลที่ไม่รู้จบอาจทำให้เหน็ดเหนื่อย. ผู้ช่วยวิจัยสามารถให้ข้อมูลสรุปที่มีคุณค่าแก่คุณได้.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ช่วยในการตัดสินใจที่มีข้อมูลทางธุรกิจ.
- ประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูล.
- ให้ข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามด้วยตนเอง.
9. การบริหารการเดินทาง
การวางแผนการเดินทางธุรกิจ, การจองเที่ยวบิน, จัดหาที่พัก, และการจัดการตารางการเดินทางใช้เวลาที่มีค่า. ผู้ช่วยการเดินทางสามารถจัดการงานโลจิสติกส์เหล่านี้ทั้งหมดให้กับคุณได้.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาและการจอง.
- รับประกันการจัดการการเดินทางที่ไม่มีปัญหา.
- ป้องกันปัญหาวินาทีสุดท้ายกับเที่ยวบินและโรงแรม.
10. การซื้อของขวัญ
ของขวัญองค์กรสำหรับลูกค้า, ของขวัญขอบคุณพนักงาน, หรือของแจกในวันหยุดต้องใช้ความคิดและเวลา. การมอบหมายงานนี้ให้กับผู้ช่วยจะช่วยให้การให้ของขวัญเต็มไปด้วยความคิดเหมือนเดิมโดยไม่ต้องเพิ่มความเครียด.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ประหยัดเวลาในการค้นหาของขวัญที่เหมาะสม.
- รับประกันการส่งมอบตรงเวลา.
- เสริมสร้างความสัมพันธ์ของลูกค้าและพนักงาน.
11. การจ่ายบิล
การจัดการชำระเงินผู้ขาย, ค่าสาธารณูปโภค, และการต่ออายุการสมัครใช้บริการด้วยตนเองเป็นงานที่น่าเบื่อและมีข้อผิดพลาดสูง. การมอบงานให้กับผู้ช่วยหรือใช้แอปกระทำการจัดการงานสามารถทำให้กระบวนการสะดวกขึ้น.ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ป้องกันการเสียค่าธรรมเนียมล่าช้าและการจ่ายที่พลาด.
- ประหยัดเวลาที่ใช้ในการติดตามและจัดการใบแจ้งหนี้.
- รับประกันการจัดระเบียบการเงิน.
12. การทำบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้
การมีบันทึกทางการเงินที่แม่นยำเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จทางธุรกิจ แต่งานบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้อาจซับซ้อนและใช้เวลามาก นักบัญชีมืออาชีพสามารถมั่นใจได้ว่าธุรกรรมทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- เพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามกฎและความแม่นยำ
- ลดข้อผิดพลาดในการรายงานทางการเงิน
- ประหยัดเวลาในการปรับสมดุลบัญชี
13. การสร้างเนื้อหา
จากโพสต์บล็อกถึงจดหมายข่าว การตลาดเนื้อหาเป็นสิ่งสำคัญต่อการเติบโตของธุรกิจ นักเขียนอิสระหรือทีมการตลาดสามารถสร้างเนื้อหาคุณภาพสูงที่สอดคล้องกับเสียงของแบรนด์คุณทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- เพื่อให้แน่ใจถึงเนื้อหาที่เป็นมืออาชีพและน่าสนใจ
- ประหยัดเวลาในการเขียนและแก้ไข
- ส่งเสริม SEO และการมองเห็นออนไลน์
14. งานออกแบบ
การออกแบบกราฟิกเป็นเรื่องสำคัญสำหรับการสร้างแบรนด์ สื่อสังคมออนไลน์ และวัสดุทางการตลาด แทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างภาพ ให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบจัดการแทนทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- เพื่อให้แน่ใจถึงงานออกแบบคุณภาพสูงที่ดึงดูดสายตา
- ประหยัดเวลาในการแก้ไขและปรับปรุง
- เสริมสร้างอัตลักษณ์แบรนด์
15. การจัดการเว็บไซต์
เว็บไซต์จำเป็นต้องได้รับการอัปเดต การดูแลรักษา และการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอ การว่าจ้างนักพัฒนาเว็บไซต์หรือผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีจะทำให้แน่ใจว่าเว็บไซต์ของคุณยังคงทำงานได้ดีและปลอดภัยทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ป้องกันการหยุดทำงานและปัญหาด้านเทคนิค
- เพื่อให้แน่ใจว่าเว็บเพจโหลดเร็วและใช้งานง่าย
- ประหยัดเวลาสำหรับการแก้ปัญหาเว็บไซต์
16. การจัดการปฏิทิน
การติดตามเส้นตาย การประชุม และเหตุการณ์ต่าง ๆ อาจทำให้เครียด ผู้ช่วยเสมือนสามารถจัดการปฏิทินของคุณ ตั้งค่าการแจ้งเตือน และจัดเปลี่ยนเวลานัดหมายเมื่อจำเป็นทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดตารางเวลาอย่างเหมาะสม
- ประหยัดเวลาในการจัดการการนัดหมาย
- ลดความเครียดจากการประชุมที่ทับซ้อนกัน
17. การป้อนข้อมูลและจัดไฟล์
การกรอกข้อมูล การอัปเดตบันทึก และการจัดระเบียบไฟล์เป็นงานที่ซ้ำซากแต่จำเป็น ผู้ช่วยที่มีความพยายามสามารถจัดการงานเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ป้องกันข้อผิดพลาดในการจัดการข้อมูล
- ประหยัดชั่วโมงในการทำงานด้วยตนเอง
- รักษาบันทึกที่มีโครงสร้างและเข้าถึงได้ง่าย
18. เอกสารภายใน
จากคู่มือกระบวนการถึงคู่มือการเริ่มงาน เอกสารภายในเป็นสิ่งสำคัญต่อประสิทธิภาพ ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสามารถสร้างและดูแลทรัพยากรเหล่านี้ให้กับคุณทำไมต้องมอบหมายงานนี้?- ปรับการฝึกฝนพนักงานและการดำเนินงานให้เป็นระเบียบ
- เพื่อให้แน่ใจว่ามีความสม่ำเสมอในกระบวนการทำงาน
- ประหยัดเวลาในการอธิบายกระบวนการซ้ำ ๆ