ขอบเขตงาน ทำให้เข้าใจง่าย: มันคืออะไร 5 ตัวอย่าง และ 7 ขั้นตอนในการกำหนด

การจ้างงานผิดพลาดเมื่อบทบาทไม่ชัดเจน ทุกคนทำงานสารพัดอย่าง ไม่มีใครรับผิดชอบผลลัพธ์ และโครงการหยุดชะงัก วิธีแก้คือ ขอบเขตที่ชัดเจน—คำอธิบายสั้นๆ ที่เป็นรูปธรรมถึงสิ่งที่งานนั้นรับผิดชอบ not รับผิดชอบและจะวัดความสำเร็จอย่างไร คำอธิบายสั้นนั้นมีชื่อเรียกว่า ขอบเขตงานในคู่มือนี้ เราจะอธิบายให้เข้าใจง่าย โชว์ตัวอย่างในโลกจริง 5 ตัวอย่าง และให้ขั้นตอนง่ายๆ 7 ขั้นตอนในการเขียนขอบเขตที่ทำให้ทีมมีสมาธิและพอใจ

คำจำกัดความแบบรวดเร็ว: ขอบเขตงาน ในบรรทัดเดียว

ขอบเขตงาน คือคำแถลงที่กระชับซึ่งสรุปภารกิจของบทบาทนั้น ความรับผิดชอบหลักและสิทธิ์การตัดสินใจ ขอบเขตของสิ่งที่บทบาทนั้นจะไม่ทำ และตัวชี้วัดที่ง่ายในการประเมินความสำเร็จ

ทำไมถึงต้องใช้ขอบเขตเลย? เพราะ

• สร้างการเข้าใจระหว่างผู้จัดการและพนักงานว่าอะไรคือ ‘ดี’

• ลดความขัดแย้งกับบทบาทที่ใกล้เคียงกัน

• ช่วยเพิ่มความเร็วในการเข้าสู่ระบบและตรวจสอบ

• ทำให้การวางแผนและการจัดตารางเวลาบุคลากรง่ายขึ้นในเครื่องมือเช่น Shifton

ทำไมขอบเขตที่ชัดเจนจึงมีความสำคัญ

คิดถึงขอบเขตว่าเป็นรั้วรอบบทบาท ในรั้ว: งานที่พนักงานเป็นเจ้าของ นอกรั้ว: งานที่พวกเขาช่วยได้แต่ไม่ใช่ผู้นำ ถ้าไม่มีรั้ว คนจะเหยียบเท้ากันและกัน ถ้ามีรั้ว การทำงานร่วมกันจะง่ายขึ้นเพราะทุกคนรู้ว่าใครนำอะไร

ผลที่คุณจะเห็นเมื่อขอบเขตชัดเจน

• การตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้น (คนรู้ว่าอะไรที่พวกเขาสามารถอนุมัติเองได้)

• การส่งต่อที่น้อยลงและการถามว่า 'ใครเป็นเจ้าของนี้?'

• การตรวจสอบประสิทธิภาพที่ชัดเจนกว่า (วัตถุประสงค์ตรงกับขอบเขต)

• อัตราการเปลี่ยนพนักงานที่ต่ำลง (ผู้เข้าทำงานใหม่มีความมั่นใจเร็วขึ้น)

ขอบเขต vs. รายละเอียดงาน (และทำไมพวกมันไม่เหมือนกัน)

รายละเอียดงานคือเอกสารสาธารณะที่ยาวที่คุณโพสต์เพื่อการจ้างงาน มันรวมถึงข้อมูลบริษัท สวัสดิการ ทักษะที่ต้องการ และบ่อยครั้งที่มีการบอกรายการหน้าที่ ขอบเขตสั้นกว่าและใช้ ภายใน ทีม มันเน้นที่ ภารกิจ, ความรับผิดชอบ, ขอบเขต, และตัวชี้วัดบริษัทส่วนมากแนบขอบเขตไว้บนรายละเอียดงานหรือเก็บในโปรไฟล์พนักงานเพื่อการอ้างอิงประจำวัน

องค์ประกอบของขอบเขตที่เยี่ยม

ให้มันอยู่ที่หนึ่งหน้า ใช้หัวข้อสั้นๆ หลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะทาง ใส่:

1. ภารกิจ (1-2 ประโยค). ทำไมบทบาทถึงมีอยู่

2. ความรับผิดชอบหลัก (5–8 หัวข้อ). งานรายสัปดาห์ที่ขับเคลื่อนผลลัพธ์

3. สิทธิ์การตัดสินใจ. สิ่งที่คนสามารถอนุมัติหรือเปลี่ยนโดยไม่ต้องมีผู้จัดการ

4. ขอบเขต. งานที่บทบาทไม่ นำ (เพื่อป้องกันขอบเขตล้น). lead (to prevent scope creep).

5. ตัวชี้วัด. 3–5 ตัวเลขที่ตรวจสอบรายเดือนหรือรายไตรมาส

6. แผนที่การทำงานร่วมกัน. บทบาทนี้ทำงานกับใครและทำเพื่ออะไร

โรยคำว่า ขอบเขตงาน ในชื่อเอกสารและที่ด้านบนเพื่อให้ทุกคนรู้ว่านี่คือคู่มือสิ่งที่ทำและทำไม ไม่ใช่แค่การประกาศงาน

5 ตัวอย่างในโลกจริง (คัดลอก, แก้ไข, ใช้)

ด้านล่างนี้เป็นขอบเขตที่ย่อเพื่อปรับใช้ แต่ละข้อเขียนให้ชัดเจน ไม่ใช่เพื่อความสมบูรณ์แบบทางกฎหมาย

1) เจ้าหน้าที่สนับสนุนลูกค้า

• ภารกิจ: แก้ไขปัญหาลูกค้าอย่างรวดเร็วและรักษาความพึงพอใจสูง

• หลัก: ตอบกลับตั๋วและแชท ยกระดับบั๊ก บันทึกวิธีแก้ไขที่ศูนย์ช่วยเหลือ

• สิทธิ์การตัดสินใจ: ออกเครดิตสูงสุด $100; ปิดตั๋วตามดุลยพินิจของตนเอง

• ขอบเขต: ไม่เป็นเจ้าของแผนงานผลิตภัณฑ์หรือการเปลี่ยนแปลงราคา

• ตัวชี้วัด: เวลาตอบกลับครั้งแรก, เวลาการแก้ปัญหา, CSAT, บทความที่อัปเดตต่อเดือน

• การทำงานร่วมกัน: ทำงานกับผลิตภัณฑ์ในการรายงานบั๊ก; ฝ่ายขายสำหรับบริบทของบัญชี

2) ผู้ประสานงานการจ่ายเงินและเก็บเวลาทำงาน

• ภารกิจ: ตรวจสอบแผ่นบันทึกเวลาที่ถูกต้องและจ่ายเงินตรงเวลา

• หลัก: ตรวจสอบแผ่นบันทึกเวลา ไล่ตามชั่วโมงที่หายไป, ใช้กฎเวลางาน, ส่งออกไปยังการจ่ายเงิน

• สิทธิ์การตัดสินใจ: อนุมัติการแก้ไขเวลาที่ต่ำกว่าหนึ่งชั่วโมง; ส่งคืนรายการที่มีข้อโต้แย้ง

• ขอบเขต: ไม่กำหนดอัตราการจ่ายหรือเซ็นสัญญา

• ตัวชี้วัด: % ของการจ่ายเงินตรงเวลา, อัตราความผิดพลาดในการจ่ายเงิน, เวลาในการแก้ไขเฉลี่ย

• การทำงานร่วมกัน: ร่วมมือกับฝ่าย HR และผู้จัดการ; ใช้การส่งออก Shifton รายสัปดาห์

3) ผู้นำด้านการปฏิบัติการภาคสนาม

• ภารกิจ: รักษาเส้นทางรายวันให้เป็นไปตามตารางและทีมงานให้ปลอดภัย

• หลัก: กำหนดงาน, ติดตามความสอดคล้องของ GPS/Geofence, จัดการเวลาพักและเวลางานพิเศษ

• สิทธิ์การตัดสินใจ: เปลี่ยนเส้นทางงาน, อนุมัติงานพิเศษฉุกเฉิน, หยุดงานที่ไม่ปลอดภัย

• ขอบเขต: ไม่เจรจาราคาลูกค้าหรืออนุมัติผู้ให้บริการใหม่

• ตัวชี้วัด: งานที่เสร็จในแต่ละวัน, อัตราการมาสาย, เหตุการณ์ความปลอดภัย, การใช้น้ำมัน

• การทำงานร่วมกัน: ทำงานร่วมกับการจ่ายเงินและความปลอดภัย; รายงานสถานะเวลา 16.00 น.

4) ผู้เชี่ยวชาญด้านโซเชียลมีเดีย

• ภารกิจ: ขยายการเข้าถึงแบรนด์และการมีส่วนร่วมของชุมชน

• หลัก: วางแผนปฏิทินเนื้อหา, เผยแพร่โพสต์, กำกับดูแลความคิดเห็น, รายงานผลลัพธ์

• สิทธิ์การตัดสินใจ: โพสต์ตามเสียงแบรนด์; ส่งเสริมโพสต์ได้ถึง $200/เดือน

• ขอบเขต: ไม่เป็นเจ้าของการออกแบบเว็บไซต์ใหม่หรือค้นหาที่เสียเงิน

• ตัวชี้วัด: การเติบโตของผู้ติดตาม, อัตราการมีส่วนร่วม, CTR, เวลาตอบความคิดเห็น

• การทำงานร่วมกัน: การประชุมประจำสัปดาห์กับผู้จัดการการตลาดและผลิตภัณฑ์สำหรับการเปิดตัว

5) เจ้าหน้าที่คลังสินค้า (Picker/Packer)

• ภารกิจ: จัดส่งคำสั่งซื้อที่ถูกต้องตรงเวลาด้วยความเสียหายเป็นศูนย์

• หลัก: เลือกสินค้าโดยสแกนเนอร์, แพ็คอย่างปลอดภัย, ติดป้าย, วางเตรียมเพื่อการรับของผู้ขนส่ง

• สิทธิ์การตัดสินใจ: สัญญาณสินค้าไม่มีในสต็อก; ขอการนับรอบใหม่

• ขอบเขต: ไม่ได้กำหนดสัญญากับผู้ขนส่งหรือตั้งสินค้าคงคลังใหม่

• ตัวชี้วัด: จำนวนบรรทัดที่เลือกต่อชั่วโมง, ความถูกต้องในการแพ็ค, ความเสียหายต่อ 1,000, จัดส่งตรงเวลา

• การทำงานร่วมกัน: รายงานต่อหัวหน้ากะ; ประสานงานกับการควบคุมสินค้า

ตัวอย่างเหล่านี้ทำให้ ขอบเขตงาน ชัดเจนและวัดได้เพื่อให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบความคืบหน้าได้โดยไม่ต้องถกเถียง

7 ขั้นตอนในการกำหนดขอบเขตที่ทำงาน

ใช้เส้นทางเวิร์กชอปนี้กับทีมของคุณ ใช้เวลา 45–60 นาทีต่อบทบาท

1. เริ่มจากภารกิจ ประโยคเดียว: “บทบาทนี้มีอยู่เพื่อ…” ถ้าคุณเขียนไม่ได้ บทบาทนั้นไม่ชัดเจน

2. ระบุดผลงานที่ยอดเยี่ยม สิ่งใดต้องดีขึ้นเพราะบุคคลนี้อยู่ที่นี่? จำกัดไว้ที่ห้า

3. จัดกลุ่มงานตามจังหวะรายสัปดาห์ ถ้าหน้าที่เกิดขึ้นไม่บ่อย มันอาจเป็นหน้าที่ของบทบาทอื่น

4. วาดขอบเขต เขียน 'ไม่รับผิดชอบในการ…' และระบุหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง (เช่น ตั้งราคา, รับบุคลากร)

5. กำหนดสิทธิ์การตัดสินใจ การอนุมัติ, งบประมาณ, ส่วนลด, เปลี่ยนเส้นทาง—ทำให้ชัดเจน

6. เลือกตัวชี้วัดที่ง่าย เลือกสามตัวเลขที่บุคคลนั้นสามารถส่งผลโดยตรง

7. ทดสอบด้วยสถานการณ์ ดำเนินการในสถานการณ์ที่ลำบากและดูว่าขอบเขตแนะนำการตัดสินใจหรือไม่

ทบทวนแต่ละครั้ง ขอบเขตงาน ทุกหกเดือน หรือทุกครั้งที่คุณปรับโครงสร้างทีม

ข้อผิดพลาดทั่วไป (และวิธีแก้ง่ายๆ)

• ข้อผิดพลาด: ระบุหน้าที่ที่เป็นไปได้ทุกอย่าง
  วิธีแก้: เก็บเฉพาะงานรายสัปดาห์ที่ขับเคลื่อนดัชนีชี้วัดแล้วเก็บงานที่หายากในที่อื่น

• ข้อผิดพลาด: ไม่มีกำแพง—ขอบเขตล้นตามมา
  วิธีแก้: เพิ่มกล่อง “ไม่รับผิดชอบ” ปกป้องกำแพง

• ข้อผิดพลาด: ดัชนีชี้วัดที่คุณไม่สามารถวัดได้
  วิธีแก้: ใช้ตัวเลขที่ระบบของคุณตรวจสอบอยู่แล้ว (ตั๋ว/วัน, CSAT, การจัดส่งตรงเวลา)

• ข้อผิดพลาด: การเขียนในภาษาสำบัดสำบวนขององค์กร
  วิธีแก้: ใช้คำกริยาสั้น ๆ: เป็นเจ้าของ, จัดส่ง, อนุมัติ, ยกระดับ, พนันกัน

• ข้อผิดพลาด: เก็บขอบเขตในที่ที่ไม่มีใครหา
  วิธีแก้: บันทึกแต่ละ ขอบเขตงาน ข้าง ๆ ตารางเวลาการทำงานและแผ่นบันทึกใน Shifton เพื่อให้ผู้จัดการและพนักงานเห็นทุกวัน

แผนที่ความร่วมมือ: ใครทำงานกับใคร

ขอบเขตป้องกันความขัดแย้งโดยการตั้งชื่อพันธมิตร สำหรับทุกบทบาท เติมตารางนี้อย่างเร็ว:

• ขั้นตอนบน: ใครให้ข้อมูลนำเข้า (เช่น ฝ่ายขายส่งคำสั่งซื้อ)

• ขั้นตอนล่าง: ใครใช้ผลลัพธ์ (เช่น การขนส่งใช้กล่องที่บรรจุแล้ว)

• เพื่อน: ใครประสานงานเรื่องเวลา (เช่น การจ่ายเงินเรียงลำดับเส้นทาง)

ถ้าขอบเขตสองขอบเขตทับซ้อนกัน จัดการประชุมสั้น ๆ เพื่อแยกความรับผิดชอบ ใส่การตัดสินใจลงในขอบเขตทั้งสองเพื่อให้มันยึดมั่น

การส่งต่อและสิทธิ์การตัดสินใจ

ส่วนที่มีประสิทธิภาพของทุก ขอบเขตงาน คือ เส้น 'สามารถตัดสินใจเองได้ vs. ต้องขอถาม' ตัวอย่าง:

• ตัวแทนสนับสนุนสามารถคืนเงินได้ถึง $100; ผู้จัดการอนุมัติเหน่านั้น

• ผู้นำ Ops สามารถจัดสรรเส้นทางในวันนี้ใหม่ ผู้บริหารอนุมัติการเปลี่ยนแปลงถาวร

• ผู้ประสานงานการจ่ายเงินสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในแผ่นบันทึกเวลา; HR อนุมัติการเปลี่ยนอัตรา

เมื่อการตัดสินใจเป็นไปอย่างชัดเจน คนจะเคลื่อนที่เร็วโดยไม่ก้าวข้ามสิทธิ์

ขอบเขตงาน และการเติบโตในอาชีพ

ขอบเขตที่ดี ขอบเขตงาน ไม่ล็อคคนไว้ในกล่อง—แต่มันแสดงทางเดียวไปยังกล่องถัดไป เพิ่มหมายเหตุการเติบโตเล็ก ๆ: 'เพื่อก้าวไปสู่ระดับอาวุโส คุณจะเริ่มรับผิดชอบ X และตัดสินใจ Y ได้' พนักงานจะเห็นเส้นทางในการได้มาซึ่งอิสระและการจ่ายที่มากขึ้นโดยขยายครั้งคราว ไม่ใช่เพียงแค่ทำงานนาน

วิธีการเขียน ขอบเขตงาน แถลงการณ์ (แม่แบบ)

คัดลอกสิ่งนี้ วางลงในเอกสารของคุณ และเติมลงในช่องว่าง:

• ชื่อบทบาท:

• ภารกิจ (ไม่เกิน 2 ประโยค):

• ความรับผิดชอบหลัก (5-8 หัวข้อ):

• สิทธิ์การตัดสินใจ:

• ไม่รับผิดชอบในการ:

• ตัวชี้วัด (3–5 ตัว):

• แผนที่การทำงานร่วมกัน: ขั้นตอนบน / เพื่อน / ขั้นตอนล่าง

• วิธีการทบทวน: รายไตรมาสกับผู้จัดการ

จัดเก็บขอบเขตนี้กับตารางเวลาของพนักงาน เมื่อมีคำถามเกิดขึ้นระหว่างสัปดาห์ คุณทั้งคู่จะดูที่แหล่งข้อมูลเดียวกัน

ตัวอย่างของตัวชี้วัดที่ใช้ได้จริง

เลือกตัวเลขที่มีคนสามารถเปลี่ยนภายในหนึ่งเดือน:

• สนับสนุน: เวลาตอบกลับครั้งแรก, แก้ปัญหาต่อวัน, CSAT

• การขาย: การประชุมที่จัดขึ้น, มูลค่าทางการเงินที่สร้างขึ้น, อัตราการปิด

• การปฏิบัติการ: % มาถึงตรงเวลา, อัตราการทำซ้ำ, งานต่อเส้นทาง

• การเงิน: วันในการปิด, อัตราความผิดพลาด, เงินที่เก็บ

• HR: เวลาการจ้างงาน, อัตราการยอมรับ, การรักษาพยาบาล 90 วัน

เชื่อมโยงโบนัสหนึ่งหรือสองจำนวนเข้ากับตัวเลขเหล่านี้เพื่อให้ ขอบเขตงาน เชื่อมโยงกับผลลัพธ์จริง

การใช้ข้อมูลการจัดตารางเวลาเพื่อให้ขอบเขตซื่อสัตย์

ตารางเวลาแสดงการไม่ตรงกันระหว่างสิ่งที่ขอบเขตสัญญาไว้และเวลาใช้จริง ถ้าปฏิทินบทบาทแสดง 70% ของเวลาใช้ทำงานนอกเขต ต้องแก้ไขตารางเวลาหรืออัปเดตขอบเขต แท็กงานของ Shifton และ geofencing ช่วยที่นี่: แท็กงานให้กับขอบเขตบัลเลต์ ดูว่ามีการกระจายเวลาอย่างไร และปรับ

คำถามที่พบบ่อย 10 คำถาม (สำเนาสำหรับหนังสือคู่มือของคุณ)

1) ใครเขียนขอบเขต—ฝ่าย HR หรือผู้จัดการ?
ผู้จัดการโดยตรงดูแลมันพร้อมกับคำแนะนำจาก HR และพนักงาน

2) ควรยาวแค่ไหน?
หนึ่งหน้า ถ้ามันยาวเกินไปให้ตัดหรือตัดบท

3) เราควรอัปเดตมันบ่อยแค่ไหน?
ทุกๆ หกเดือนหรือตอนที่ผลลัพธ์เปลี่ยนแปลง

4) ขอบเขตเหมือน KPI หรือไม่?
ไม่ KPI คือ ตัวเลข; ขอบเขตอธิบายงานที่ขับเคลื่อนตัวเลขเหล่านั้น

5) สามารถมีคนสองคนใช้ขอบเขตเดียวกันได้ไหม?
ได้ คัดลอกและกำหนดตัวชี้วัดส่วนบุคคล

6) หากมีคนเติบโตเกินขอบเขตของตนเอง?
ฉลอง จากนั้นเขียนขอบเขตถัดไปและปรับปรุงการจ่ายและระดับ

7) เราจะจัดการโครงการชั่วคราวอย่างไร?
เพิ่มเติมส่วนสั้น ๆ "เพิ่มโครงการ" พร้อมวันยุติ

8) หากขอบเขตทับซ้อนกันและเกิดความขัดแย้ง?
จัดการประชุมขอบเขต 15 นาที; อัปเดตเอกสารทั้งสองด้วยการตัดสินใจ

9) ขอบเขตแทนรายละเอียดงานได้ไหม?
ไม่—พวกมันช่วยเพิ่มกันและกัน โพสต์ JD; จัดการวันต่อวันด้วยขอบเขต

10) ขอบเขตควรอยู่ที่ไหน?
ถัดจากตารางเวลาและแผ่นบันทึกเพื่อให้ใช้ทุกวัน

มินิเคส: การแก้ไขบทบาทที่ยุ่งภายในหนึ่งสัปดาห์

บริษัทบริการที่ยุ่งมี 'ผู้ควบคุม' ที่ทำหน้าที่ส่งของ โทรหาลูกค้า และจัดซื้อ ไฟทั่วทุกทิศทาง เราแยกบทบาทเดียวออกเป็นสองขอบเขต:

• ผู้ควบคุมการส่งของ: เป็นเจ้าของการจัดส่ง, เวลามาถึง, การจัดสรรใหม่

• ผู้ควบคุมบริการ: เป็นเจ้าของการอัปเดตลูกค้า, การยกระดับ, การฝึกอบรมช่างเทคนิค

เรากำหนดตัวชี้วัด (อัตราการมาถึงตรงเวลาต่อ CSAT), ตั้งสิทธิ์การตัดสินใจ, และฝึกทั้งสองทีม ภายในหนึ่งเดือน การทำซ้ำลดลง 23% และเวลางานพิเศษลดลงเพราะการจัดการมีสิทธิ์ที่ชัดเจนในการเปลี่ยนเส้นทาง นั่นคือพลังของการควบคุมที่เข้มงวด ขอบเขตงาน.

รายการตรวจสอบที่คุณสามารถเรียกได้ทันที

• ภารกิจที่เขียนเป็นสองประโยค

• ความรับผิดชอบหลัก 5–8 ข้อในคำกริยา

• สิทธิ์การตัดสินใจถูกกำหนดพร้อมข้อจำกัด

• กล่อง “ไม่รับผิดชอบ” ถูกเพิ่ม

• ตัวชี้วัด 3–5 ตัวเลือกจากข้อมูลสด

• แผนที่การทำงานร่วมกันเสร็จสมบูรณ์

• ขอบเขตเก็บไว้ข้าง ๆ ตารางเวลา

• วันที่ตรวจสอบจองแล้ว

พิมพ์มัน. ติดไว้ที่กำแพง. ทบทวนในหนึ่งต่อตัว เมื่อมีงานที่ไม่ตรงถามว่า: 'งานนี้อยู่ภายในรั้วหรือไม่?' ถ้าไม่ใช่ ส่งต่อหรือเปลี่ยนรั้วอย่างตั้งใจ

การรวบรวมทั้งหมดเข้าด้วยกัน

ความชัดเจนชนะเหนือความสับสน ขอบเขตที่สั้นและชัดเจนให้ความมั่นใจแก่ผู้คน ลบความคาดหมาย และรักษาโครงการเดินเรื่อง เริ่มต้นด้วยภารกิจ เลือกผลลัพธ์ที่สำคัญไม่กี่อย่าง และวาดขอบเขต วัดสิ่งที่คุณสามารถมีอิทธิพลได้จริง จากนั้นวางเอกสารไว้ในที่ที่ทีมอยู่—ถัดจากตารางเวลาประจำสัปดาห์ ทำอย่างนั้น แล้ววลี ขอบเขตงาน หยุดเป็นคำศัพท์ของ HR และกลายเป็นคู่มือในชีวิตประจำวันของทีมเพื่อการทำงานที่ดีขึ้น

คำสุดท้าย (และการกระตุ้นที่เป็นมิตร)

ถ้าคุณจัดการการกะใน Shifton อยู่แล้ว คุณก็ไปได้ครึ่งทางแล้ว เพิ่มแต่ละ ขอบเขตงาน ในโปรไฟล์บทบาท เชื่อมโยงตัวชี้วัดกับงานที่กำหนดเวลา และดำเนินการตรวจสอบสั้น ๆ ในทุกไตรมาส ผู้คนของคุณจะใช้เวลาน้อยลงในการขออนุญาตและเวลามากขึ้นในการส่งมอบผลลัพธ์