การบันทึกเวลาอย่างชาญฉลาด: สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำที่คุณไม่ควรมองข้าม

ธุรกิจสมัยใหม่ทำงานด้วยเวลาเป็นนาที ถ้าคุณสูญเสียมันไป คุณจะเสียเงิน ความเชื่อถือ และความปลอดภัยทางกฎหมาย ถ้าคุณทำได้ดี คุณจะมีรายได้ที่สะอาดขึ้น ทีมงานที่มีความสุขมากขึ้น และการตัดสินใจที่อิงกับความจริง ไม่ใช่การคาดเดา คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีการที่ควรทำและไม่ควรทำ เครื่องมือ และขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน เพื่อให้คุณหยุดปวดหัวกับสเปรดชีตและเริ่มดำเนินธุรกิจที่ราบเรียบไร้ความขัดแย้ง

ทำไมการบันทึกเวลาเป็นเรื่องสำคัญในปี 2025

ต้นทุนแรงงานเป็นค่าใช้จ่ายที่สามารถควบคุมได้มากที่สุด การบันทึกเวลาที่แม่นยำจะให้ข้อมูลดิบที่จำเป็นในการควบคุม คุณจะเห็นว่าช่วงเวลาไหนที่ต่ำกว่า ช่วงไหนที่ค่าล่วงเวลาสูงขึ้น และช่วงไหนที่มีเวลาว่างซ่อนอยู่ มันจะปกป้องคุณในการตรวจสอบ พิสูจน์การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน และสร้างความเป็นธรรมในเงินเดือน พนักงานก็ได้รับประโยชน์ด้วย: บันทึกที่สะอาดหมายความว่าพวกเขาได้รับค่าจ้างที่สมควร ในเวลาที่สมควร โดยไม่มีข้อโต้แย้ง เมื่อการบันทึกเวลาแม่นยำ ทุกคนจะชนะ

บันทึกที่แม่นยำมีไว้เพื่ออะไรจริง ๆ

ชั่วโมงไม่ได้เป็นเพียงข้อมูลสำหรับเงินเดือนเท่านั้น มันคือหลักฐานในข้อขัดแย้ง ข้อมูลสำหรับการวางแผนกำลังการผลิต และเป็นเชื้อเพลิงในการตัดสินใจด้านราคา เมื่อบันทึกสมบูรณ์จนถึงระดับนาทีและมีเหตุผลสำหรับการปรับ คุณสามารถเห็นรูปแบบ: การเริ่มงานที่ช้าประจำ โครงการที่มักจะเกินเวลา แผนกที่เผาผลาญค่าเหนือเวลาที่จะถึงเป้าหมาย ด้วยความชัดเจนนี้คุณไม่ได้แค่ “จ่ายเงินคนอย่างถูกต้อง” แต่ยังปรับแต่งการสรรหา ระดับการบริการ และอัตรากำไรด้วย

สิ่งที่ควรทำ: นิสัยที่ทำให้การนับชั่วโมงซื่อตรง

ควรเลือกแหล่งความจริงที่เดียว แพลตฟอร์มเดียวจะช่วยขจัดความสับสนเรื่องเวอร์ชั่น หากมีระบบสามระบบเก็บชั่วโมง การทะเลาะวิวาทย่อมเกิดขึ้นควรทำให้การบันทึกเวลาอัตโนมัติ ให้ผู้คนเริ่มและหยุดช่วงเวลาทำงานในแอป คีออส หรือบราวเซอร์ได้ การทำให้เป็นอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดในการคัดลอกและฆ่าคำแก้ตัว “ฉันลืมจด”ควรจับบริบท ขอรหัสงาน สถานที่ หรือแท็กงานพร้อมกับชั่วโมง บริบทจะเปลี่ยนเวลาดิบเป็นการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายควรตรวจสอบในเวลาจริง การตรวจสอบรายวันดีกว่าการสืบสวนสิ้นเดือน ผู้จัดการควรมองดูแดชบอร์ดและแก้ปัญหาความผิดปกติเมื่อยังจำได้อยู่ควรฝึกอบรมทุกคน วิดีโอตัวอย่างห้านาทีในวันแรกจะช่วยลดเวลาการแก้ไขในภายหลัง เขียน SOP สั้น ๆ แบ่งปันสกรีนช็อต และทดสอบความเข้าใจควรกำหนด geofences หรือกฎของอุปกรณ์ถ้าจำเป็น สำหรับทีมที่ทำงานนอกสถานที่ จำกัดว่าใครสามารถบันทึกชั่วโมงที่ไหนหรือใช้อุปกรณ์ใดได้ เพื่อป้องกันการบันทึกแทนกันโดยไม่จำเป็นควรแสดงข้อมูลให้พนักงานดูด้วยตนเอง ความโปร่งใสสร้างความไว้วางใจ หากผู้คนสามารถเปิดแอปและดูชั่วโมงของตนเองได้ พวกเขาจะตรวจพบข้อผิดพลาดได้เร็วกว่าแทนที่จะรอหลังจากการปิดบัญชีเงินเดือนควรรักษาช่วงเบรก การเดินทาง และเวลาฝึกอบรมในการบันทึก การที่ไม่ให้ผลงานไม่ได้หมายความว่าไม่ได้จ่ายในหลายเขตอำนาจศาล ระบุการติดตามอย่างชัดเจนเพื่อให้คุณรู้ว่าจะชดใช้ค่าเสียหายอย่างไรควรล็อกช่วงเวลา เมื่อบัญชีเงินเดือนสำหรับสัปดาห์ได้รับการอนุมัติ ให้ทำการแช่แข็ง ไม่มีอะไรทำลายความไว้วางใจได้เร็วกว่าแก้ไขย้อนหลังโดยไม่มีแจ้ง

เมทริกเพื่อการบันทึกเวลาที่ต้องติดตาม

ติดตามจำนวนชั่วโมงทั้งหมด ชั่วโมงเลิกงานช้า/เร็วกว่ากำหนด เวลาพักที่พลาด เวลาไม่ระบุ (ไม่มีรหัสงาน) การแก้ไขด้วยตนเอง และความล่าช้าในการอนุมัติ (เวลาจากการยื่นถึงการอนุมัติ) ตรวจสอบอัตราการแก้ไขต่อผู้จัดการ—มากเกินไปหมายถึงการฝึกสอนไม่ดีหรือการละเมิดเปรียบเทียบเวลาที่กำหนดแผนเทียบกับเวลาจริงเพื่อตรวจจับการคาดเขยื้อนที่เป็นระบบ เมทริกการบันทึกเวลาเหล่านี้จะแสดงว่ากระบวนการของคุณกำลังกระชับหรือรั่ว

สิ่งที่ไม่ควรทำ: ความผิดพลาดที่ทำให้เสียเงิน

อย่าทำให้มันยากเกินไป หากการล็อกชั่วโมงใช้เวลามากกว่านาที ผู้คนจะปลอมหรือลืมออกแบบให้แตะสองครั้ง ไม่ใช่สิบครั้งอย่าล่าช้าในการปรับเงินเดือน ถ้ามีคนรายงานว่าขาดชั่วโมง ให้แก้ไขในรอบนี้ ความล่าช้าสร้างความไม่พอใจและความเสี่ยงทางกฎหมายอย่าซ่อนกฎ หากนโยบายถูกซ่อนไว้ในคู่มือที่ไม่มีใครอ่าน เตรียมพร้อมสำหรับข้อแก้ตัว “ฉันไม่รู้” สรุปกฎบนกำแพง ในแอป และในการรับเข้าอย่าเพิกเฉยต่อการแก้ไขเล็กน้อย การ “ปรับขึ้น” บางครั้งต่อคนรวมกันได้ การวิเคราะห์รูปแบบตรวจจับการละเมิดก่อนที่จะกลายเป็นวัฒนธรรมอย่าทำกระดาษบันทึกเวลาหาย การจัดเก็บในคลาวด์พร้อมการเข้าถึงตามบทบาทดีกว่า USB และสิ่งแนบอีเมล สำรองข้อมูลอัตโนมัติอย่ายอมให้การทำงานนอกเวลาหลุดไป การเปลี่ยนเวลาด้วยน้ำใจสามารถกลายเป็นคดีความ ถ้ามีคนช่วย “เพียงห้านาที” ให้บันทึก จากนั้นตัดสินใจจ่ายเงินหรือห้าม แต่บันทึกไว้ก่อนอย่าวางใจในความจำ การสร้างสัปดาห์ใหม่จากข้อมูลแชตเป็นฝันร้าย การบันทึกในเวลาจริงหรือล้มล้างอย่าลืมพักเบรก กฎหมายหลายประเทศกำหนดการพักที่ชำระเงินหรือไม่ได้ชำระเงินในระยะเวลาที่ระบุ การพลาดหรือไม่บันทึกจะทำให้เสียเงินในค่าปรับอย่าทำให้การอนุมัติซับซ้อนเกินไป ทำให้มันเป็นคลิกหนึ่งเพื่อให้พนักงานยื่นข้อมูลและคลิกหนึ่งเพื่อผู้จัดการอนุมัติ ชั้นโครงสร้างสร้างทางลัด

สร้างนโยบายที่ชัดเจนที่ทุกคนเข้าใจได้

นโยบายล้มเหลวเมื่ออ่านเหมือนหนังสือตำรากฎหมาย เก็บของคุณไว้ที่หนึ่งหน้า:

• ใครต้องบันทึก: พนักงานที่ไม่ต้องทำงานครบเวลา และพนักงานที่ต้องทำเมื่อมีการเดินทางหรือฝึกอบรม
• วิธีการบันทึก: ไอคอนแอป → “เริ่มงาน” เพิ่มรหัสโครงการ “สิ้นสุดงาน” ปุ่มพักสำหรับมื้อกลางวัน การแก้ไขผ่านฟอร์ม ไม่ใช่ DM
• กำหนดส่ง: การยื่นก่อน 10:00 เช้าวันจันทร์ การอนุมัติโดยผู้จัดการภายในเที่ยงวัน
• การแก้ไข: เฉพาะบัญชีเงินเดือนที่สามารถแก้ไขช่วงเวลาที่ได้รับการอนุมัติ ได้ และการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้
• ห้ามทำนอกเวลาที่บันทึก: การทำงานใด ๆ ที่ไม่มีการบันทึกเวลาทำงาน ไม่อนุญาตและจะยังคงจ่ายหากเกิดขึ้น
• ผลที่ตามมา: การไม่ปฏิบัติตามบ่อยครั้งจะปล่อยให้ได้รับการสอน จากนั้นถูกตำหนิ

โพสต์นโยบายนี้ในการรับเข้า Slack และบนกระดานประกาศข่าวสาร ปรับปรุงทุกปีเมื่อลักษณะหรือเวิร์กโฟลว์มีการเปลี่ยนแปลง

การเลือกเครื่องมือที่ถูกต้อง: ทำไม Shifton เหมาะสมกับงาน

คุณไม่จำเป็นต้องมีฟีเจอร์ยี่สิบแง่มุม คุณต้องเพียงแค่อย่างละห้าที่ถูกต้องและทำได้ดี Shifton เสนอให้คุณ:

• การล็อกอินผ่านมือถือและเว็บ พร้อมข้อจำกัด GPS หรือ IP
• ชีทเวลาที่สร้างเองโดยอัตโนมัติ พร้อมสำหรับการตรวจสอบและส่งออก
• แดชบอร์ดแบบเวลาจริง ที่แสดงความผิดปกติก่อนวันจ่ายเงินเดือน
• การอนุมัติตามบทบาท เพื่อให้การแก้ไขถูกควบคุมและตรวจสอบได้
• การผสานการจ่ายเงินเดือน เพื่อให้ชั่วโมงไหลตรงเข้าสู่การบัญชีของคุณ

สำคัญที่สุด Shifton รวดเร็วมาก หากพนักงานไม่ชอบอินเทอร์เฟซ พวกเขาจะต้านการใช้ ถ้าผู้จัดการไม่มีเวลาตรวจสอบปัญหาในไม่กี่วินาที พวกเขาจะเพิกเฉย Shifton ทำให้การเสียดทานต่ำเพื่อให้การใช้งานติดมั่น

แผนการเปิดตัว 30 วัน

วันที่ 1–3: แผนการทำงานปัจจุบัน ชั่วโมงมาจากที่ใด ใครเป็นผู้อนุมัติ ความผิดพลาดปรากฏบ่อยแค่ไหน บันทึกจุดเจ็บปวดวันที่ 4–7: กำหนดค่า Shifton สร้างทีม บทบาท ช่วงการจ่ายเงิน แขวกฎและ geofences นำเข้ารายชื่อพนักงานวันที่ 8–10: เขียนนโยบายหนึ่งหน้า ใส่สกรีนช็อต แปลถ้าจำเป็นวันที่ 11–14: ทดลองกับทีมหนึ่ง รวบรวมความคิดเห็น แก้ไขปุ่มที่สับสนหรือรหัสที่หายไปวันที่ 15–18: ฝึกอบรมผู้จัดการ แสดงแดชบอร์ด บันทึกการแก้ไข และขั้นตอนการอนุมัติวันที่ 19–22: ฝึกอบรมบุคคลอื่นทั้งหมด การประชุมสั้น ๆ ห้านาทีหรือวิดีโอสั้น ๆวันที่ 23–26: เริ่มใช้งานจริง ดำเนินการสัปดาห์แรกทั้งาเลข เรียกดูเมทริกวันที่ 27–30: ตรวจสอบและปรับแต่ง เข้มงวดกฎ ลบรหัสที่ไม่ได้ใช้ออก และเฉลิมฉลองชนะด่วนต่อสาธารณะ

กรณีพิเศษ: การฝึกอบรม การเดินทาง การพักเบรก การทำงานทางไกล

การฝึกอบรม: หากการเข้าร่วมเป็นภาคบังคับหรือเกี่ยวข้องกับงาน จดบันทึกและจ่ายเงินให้ ตรึงเป็นการฝึกอบรมเพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่ายการเดินทาง: เวลาเดินทางปฏิบัติงานมักไม่ได้รับค่าตอบแทน การเดินทางระหว่างสถานที่ทำงานในหนึ่งวันมักจะได้รับค่าตอบแทน จดระยะทางและวัตถุประสงค์พักเบรก: ให้ปุ่มพัก การเลือกจ่าย/ไม่จ่ายถ้ากฎหมายของคุณแยกต่างหากการทำงานทางไกล: ใช้ข้อกำหนดของอุปกรณ์หรือตำแหน่งที่ที่สามารถนำไปใช้ได้ แต่ให้รักษาสมดุลความไว้วางใจกับความเป็นส่วนตัว ความคาดหวังเริ่ม/สิ้นสุดชัดเจนมีความสำคัญกว่าเครื่องมือแอบมองเวลาออนไลน์: กำหนดสิ่งที่นับว่า “อยู่รอฟัง” กับ “ว่างเพื่อออก” บันทึกทั้งสองแบบต่างกันเพื่อให้อยู่ในกฎหมาย

รักษาความสอดคล้องโดยไม่ต้องเป็นนักกฎหมาย

คุณไม่จำเป็นต้องจำบทบัญญัติทุกอย่าง แต่คุณต้องฝังความสอดคล้องในการทำ:

• ปรับระยะเวลาการจ่ายเงินตามเส้นตายทางกฎหมายสำหรับการจ่ายค่าจ้าง
• บันทึกการแก้ไข: ใครบ้างที่เปลี่ยนแปลง อะไร เมื่อ และทำไม
• เก็บบันทึกในระยะเวลาที่กฎหมายต้องการ (มักจะ 2-4 ปี; กฎภาษีอาจต้องการมากกว่า)
• ติดตามผู้เยาว์หรือกลุ่มพิเศษแยกต่างหากหากกฎหมายจำกัดชั่วโมงของพวกเขา
• บันทึกเวลาพักที่พลาดและการดำเนินการแก้ไข

เมื่อสงสัย จ่ายเงินเวลาและแก้ไขนโยบายในภายหลัง ค่าปรับและการจ่ายเงินซ้ำมีค่าใช้จ่ายมากกว่าค่าจ้างที่ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

ถ้ามีคนลืมบันทึกเวลาเข้า? ต้องการแบบฟอร์มการแก้ไขในวันเดียวกันพร้อมการลงนามของผู้จัดการ จำกัดจำนวนต่อเดือนไม่ให้เกินค่าปรับเราจะหยุดการบันทึกแทนกันได้อย่างไร? ใช้ PIN พร้อมกับภาพถ่าย GPS หรือการเชื่อมอุปกรณ์ ประกาศการตรวจสอบแบบสุ่มเราสามารถปรับเป็นทุก ๆ 5 นาทีได้หรือไม่? กฎหมายบางข้ออนุญาตการปรับที่น้อยที่สุดถ้ามันเป็นประโยชน์ต่อพนักงานอย่างเท่าเทียมกันในระยะยาว เส้นทางที่ปลอดภัย: บันทึกนาทีที่แน่นอนพนักงานที่มีเงินเดือนต้องติดตามไหม? ถ้าพวกเขาได้รับการยกเว้น อาจไม่ต้องรายวัน แต่การติดตามโครงการและการเดินทางจะช่วยให้ข้อมูลค่าใช้จ่ายสะอาด ถ้าพวกเขาไม่ได้รับการยกเว้น ก็ต้องทำเราควรเก็บบันทึกไว้นานแค่ไหน? อย่างน้อยสองปีสำหรับค่าจ้างและชั่วโมง; สี่ปีหรือนานกว่าสำหรับภาษีในหลายที่ ตรวจสอบกฎท้องถิ่นเกี่ยวกับผู้รับการว่าจ้าง? บันทึกชั่วโมงหรือผลงานของพวกเขาด้วย คุณยังต้องการข้อมูลสำหรับค่าใช้จ่ายและการเรียกเก็บเงิน ถึงแม้ว่ากฎเงินเดือนจะแตกต่างกัน

ดัชนีการปฏิบัติงาน (KPI) และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

กระบวนการที่ไม่ได้วัดคำร้าย่วน ดัชนีการพิจารณารายเดือนกับผู้จัดการ:

• ความล่าช้าในการอนุมัติ (เป้าหมาย: ภายใต้ 24 ชั่วโมง)
• อัตราการแก้ไขต่อช่วงเวลา
• จำนวนการไม่แสดงกับการเริ่มสาย
• โอทีเป็น % ของชั่วโมงโดยรวม
• อัตราการปฏิบัติตามการพักเบรก
• อัตราส่วนชั่วโมงที่กำหนดการกับชั่วโมงจริง
• ค่าใช้จ่ายต่อชั่วโมงแรงงานต่อโครงการ

กำหนดเป้าหมายรายไตรมาส: “ลดอัตราการแก้ไขจาก 12% เป็น 5%” “ลดโอที 15% ด้วยการวางแผนทีมให้ดีขึ้น” เกี่ยวโยงพวกเขากับโบนัสหรือ OKR ของทีมเพื่อให้ความสำเร็จในการบันทึกเวลาเป็นเรื่องสำคัญสำหรับทุกคน

คำสุดท้าย

การชั่วโมงที่แม่นยำไม่เกี่ยวกับการควบคุมจดจ่อ แต่เกี่ยงเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจอย่างรอบรู้ ยุติธรรม และมีกำไร รักษากฎให้เรียบง่าย เครื่องมือให้สามารถใช้ได้ง่าย และข้อมูลโปร่งใส ทำสิ่งที่ถูกต้องทุกวัน หลีกเลี่ยงหลุมพรางที่พบบ่อย และให้ Shifton รับมือข้อมูลหนักๆ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นที่การเติบโต

จากกระดาษสู่ดิจิตอล: รายการตรวจสอบการโยกย้าย

การเปลี่ยนจากกระดาษเป็นดิจิทัลฟังดูน่ากลัว แต่ความเจ็บปวดมาจากการวางแผนไม่ดี ไม่ใช่จากการเปลี่ยนแปลงจริง การโยกย้ายที่มีโครงสร้างให้ลดความสับสนเริ่มต้นด้วยการรวบรวมเทมเพลตเวลาปัจจุบันทุกรูปแบบ. แท็บสเปรดชีตและกฎที่เหลือ ระบุที่อยู่ และที่ต้องการแปลเป็นการตั้งค่าระบบ แล้วทำความสะอาดรายชื่อพนักงานของคุณ: ห้ามเสมือน นามซ้ำ ถูกต้องในบทบาท ต่อไป สร้างสภาพแวดล้อมการทดสอบขั้นต่ำ: พนักงานไม่กี่คน รหัสงานไม่กี่หมายเลขหนึ่งช่วงเวลาการจ่ายเงิน รันสัปดาห์ปลอม ระบุมุมสะกัด—ช่องว่างที่ขาดแคลน ป้ายที่สับสน หรือการอนุมัติที่ติดขัด แก้ไขพวกเขาเดี๋ยวนี้ ไม่ใช่ในวันจ่ายเงินเดือน ในที่สุด ประกาศวันที่ตัดขาด ช่องทางการสนับสนุน และเส้นทางการให้จัดการการแก้ไขเพื่อให้พนักงานรู้ว่าจะหาความช่วยเหลือได้ที่ไหนในวินาทีที่มีอะไรผิดปกติ ด้วยโครงสร้างนั้น การจับเวลาทางดิจิทัลจะกลายเป็นธรรมชาติที่สองในระหว่างการเปลี่ยนแปลง ซ้ำคำที่ทุกคนสนใจ: ความเรียบง่าย หากฟิลด์ไม่กระตุ้นการรายงาน การเรียกเก็บเงิน หรือการปฏิบัติตามกฎทิ้งมันไป กล่องพิเศษทุกกล่องทำให้ผู้ใช้ช้าลง ระบบดิจิตอลสามารถเก็บข้อมูลได้ไม่สิ้นสุด แต่ไม่ควร คุณควรเก็บข้อมูลที่สำคัญและไม่สนใจของที่เหลือ วินัยนั้นทำให้การบันทึกเวลาคงตัวและยั่งยืน

การเชื่อมข้อมูลเข้ากับการจ่ายเงินเดือนและการบัญชี

การผสานเวลาทับกับการจ่ายเงินเดือนและการบัญชีคือที่ที่การทำงานอัตโนมัติให้ผลประโยชน์ การส่งออก CSV และพิมพ์ตัวเลขใหม่เปิดช่องว่างข้อผิดพลาด แทนที่จะแผนที่ฟิลด์ครั้งเดียว—ชั่วโมงปกติ โอที พักที่จ่ายเงิน เวลาที่ไม่ได้รับเงิน—และตั้งค่าให้ดันอัตโนมัติหลังจากการอนุมัติ รันการจ่ายเงินเดือนแบบคู่ขนานหนึ่งรอบเพื่อตรวจสอบว่ารวมทั้งหมดตรงกัน ถ้าไม่ตรง ให้ตรวจสอบกฎการปัด เงื่อนไขเวลาการทำงาน และทริกเกอร์โอทีการส่งออกของ Shifton และ API ช่วยให้คุณซิงค์กับผู้จัด提供การจ่ายเงินเดือนเกือบทุกราย ใช้พวกเขา จำนวนการสัมผัสข้อมูลที่ลดลงหมายความว่าโอกาสที่มันจะสับสนก็ลดลง และเมื่อผู้ตรวจมาถามว่าตัวเลขคำนวณอย่างไร คุณสามารถชี้ไปที่ลำดับการสอบสวนชัดเจน: การบันทึก > การอนุมัติ > การส่งออก > การคิดเงินเดือน ความสามารถในการสอบสวนย้อนเส้นชัดเจนคือวัตถุประสงค์ทั้งหมดของการบันทึกเวลาอย่างมีระเบียบ แม้จะไม่มีใครบอกออกเสียง

ความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และจริยธรรม

ชั่วโมงคือข้อมูลส่วนตัว ตำแหน่งคือตัวตนที่ละเอียดอ่อนยิ่งกว่า ใช้พวกมันด้วยความเคารพ บอกให้พนักงานทราบถึงสิ่งที่คุณติดตาม ทำไม และนานแค่ไหนที่คุณเก็บมัน ให้แดชบอร์ดโปร่งใสเพื่อให้พวกเขาเห็นเหมือนที่คุณเห็น จำกัดการเข้าถึงตามบทบาท: ผู้จัดการควรเห็นทีมของพวกเขา การจ่ายเงินเดือนควรเห็นรวมทั้งหมด และ IT ควรแตะเฉพาะการตั้งค่า เข้ารหัสการสำรองและลบข้อมูลเก่าตามกฎหมายและนโยบายจริยธรรมไปไกลกว่าการปฏิบัติตามกฎ อย่าใชบันทึกเวลาเพื่อจับผิดการไปห้องน้ำหรือท้องลีบใครที่อยู่เกินเพื่อช่วยลูกค้า ใช้ข้อมูลเพื่อปรับปรุงแผนการสรรหา ไม่ใช่เพื่อตรวจสอบ เมื่อคนไว้วางใจเป้าหมายของคุณ การนำไปใช้พุ่งพ่า

สถานการณ์โลกจริง (และวิธีการหลีกเลี่ยง)

ลองดูที่สามสถานการณ์สั้น ๆ ที่แสดงให้เห็นว่าช่องว่างเล็ก ๆ กลายเป็นปัญหาใหญ่ได้อย่างไร:สถานการณ์ 1: ผู้ช้าบันทึก อเล็กซ์มักจะสายสามถึงห้านาทีในการบันทึกเวลาเข้า แล้วแก้ไขการบันทึกในวันศุกร์เพื่อให้ดูตรงเวลา หากไม่มีบันทึกการแก้ไข คุณจะไม่ทันสังเกตการณ์การเปลี่ยนแปลง ด้วย Shifton ความถี่ในการแก้ไขโผล่บนแดชบอร์ด คุณให้คำแนะนำอเล็กซ์ ปรับเวลาดารเริ่มงาน และปัญหานั้นจากไปเงียบ ๆสถานการณ์ 2: วันที่ฝึกอบรมไม่ได้รับค่าตอบแทน เทคโนโลยีของคุณเข้าร่วมกิจกรรมความปลอดภัยที่ต้องเข้าร่วม ไม่มีใครบันทึกชั่วโมงเพราะ “ไม่ได้อยู่ในตารางเวลา” หลายเดือนต่อมา ผู้ตรวจแรงงานสอบถามหลักฐานการชำระเงิน เพราะคุณต้องการให้เหตุการณ์ทั้งหมดถูกบันทึกภายใต้รหัส ‘การฝึกอบรม’ คุณสามารถสร้างบันทึกทันทีและหลีกเลี่ยงค่าปรับได้สถานการณ์ 3: สเปรดชีตบนแล็ปท็อปที่สูญหาย ผู้จัดการเก็บบันทึกเวลาหลักไว้ในอุปกรณ์ส่วนตัวซึ่งถูกขโมย ตอนนี้บันทึกครึ่งปีสูญหาย การบันทึกเวลาด้วยระบบคลาวด์ป้องกันสิ่งนี้ การบันทึกทุกครั้งถูกจัดเก็บซ้ำซ้อนและถาวร ช่วยคุณจากความวุ่นวายในการจ่ายเงินเดือน

ลูปการปรับปรุง

ตัวชี้วัดมีความสำคัญ แต่การดำเนินการสำคัญกว่า กำหนดการประชุมทบทวนรายเดือน 30 นาที กับหัวหน้าแผนกแต่ละแผนก ตรวจดูแดชบอร์ดเดียวกันทุกครั้ง เพื่อให้แนวโน้มปรากฏชัด ถามว่า: อะไรทำให้เกิดการทำงานล่วงเวลา? งานใดที่สร้างเวลาว่างที่ไม่ได้มอบหมายมากที่สุด? อนุมัติล่าช้าในที่ไหน? ตัดสินใจสร้างการเปลี่ยนแปลงหนึ่งอย่างเพื่อลองทดสอบในเดือนถัดไป — การแก้ไขสตาฟ, การเตือนนโยบาย, แม่แบบตารางงาน วงจรนี้คือ สังเกต → ตัดสินใจ → ดำเนินการ → วัดผล ในหนึ่งปี วงจรเล็ก ๆ นี้จะทำให้กระบวนการบันทึกเวลาของคุณเข้าที่จนสามารถดำเนินการได้เอง

สคริปต์การเริ่มต้นที่คุณสามารถคัดลอก

นี่เป็นสคริปต์ที่กระชับสำหรับผู้ฝึกอบรมการเริ่มต้นใช้งานหรือนักบรรยายวิดีโอของคุณ:

1. เปิดแอป Shifton แตะที่ เริ่มกะหากมีการเตือนให้เลือกโครงการหรือลูกค้า
2. ทานอาหารกลางวัน? แตะที่ เริ่มพักเมื่อกลับมา แตะที่ สิ้นสุดพัก.
3. เสร็จสิ้นสำหรับวันนี้? แตะที่ สิ้นสุดกะตรวจสอบชั่วโมงที่แสดงอีกครั้ง
4. ต้องการแก้ไขอะไรไหม? ส่งคำร้องขอแก้ไขในแอป อย่าส่งข้อความถึงผู้จัดการของคุณ
5. เช้าวันจันทร์ ยืนยันชั่วโมงของสัปดาห์ที่ผ่านมาในแท็บ แผ่นบันทึกเวลาของฉัน tab.

สคริปต์นี้เปลี่ยนกฎระเบียบการบันทึกเวลาเป็นการกระทำที่ชัดเจนที่ผู้เริ่มงานใหม่สามารถทำตามได้โดยไม่ต้องถามคำถามใด ๆ

อภิธานศัพท์ของคำที่ทุกคนควรแบ่งปัน

อภิธานศัพท์ช่วยลดข้อโต้แย้ง เมื่อคุณกำหนดคำสำคัญเพียงครั้งเดียว คุณจะไม่ต้องถกเถียงมันซ้ำอีกทุกครั้งที่มีคนใหม่เข้ามา นี่คือตัวอย่างที่คุณควรระบุเรียบร้อย:

• ชั่วโมงปกติ: งานใด ๆ ที่อยู่ในขอบเขตกำหนดการ
• ล่วงเวลา: ชั่วโมงที่เกินเกณฑ์รายวันหรือรายสัปดาห์ที่กำหนดโดยกฎหมายหรือนโยบาย
• พักแบบจ่ายเงิน: เวลาพักสั้น ๆ ที่นับรวมในการทำงาน
• พักแบบไม่จ่ายเงิน: ช่วงรับประทานอาหารที่ยาวขึ้นที่ไม่นับรวมในการทำงาน
• แก้ไข: การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำด้วยตนเองกับการบันทึกเวลาต้นฉบับ รวมถึงเวลา, รหัส, หรือสถานที่
• การอนุมัติ: การยืนยันของผู้จัดการว่าข้อมูลถูกต้องและพร้อมสำหรับการจ่ายเงินเดือน

เพิ่มคำจำกัดความเหล่านี้ในนโยบายของคุณเพื่อให้ทุกคนพูดภาษาเดียวกัน ความสม่ำเสมอเป็นพื้นฐานของการบันทึกเวลาที่เชื่อถือได้

การแสดง ROI ให้กับฝ่ายบริหาร

การคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุนช่วยให้ฝ่ายบริหารมีส่วนร่วม นี่คือสูตรง่าย ๆ: ROI = (ข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยง + ชั่วโมงทางการบริหารที่บันทึก + การลดล่วงเวลา) − ค่าซอฟต์แวร์สมมติว่าคุณจ่ายค่าจ้างให้ผู้ดูแลสามคน 10 ชั่วโมงต่อเดือนแต่ละคนเพื่อแก้ไขแผ่นบันทึกเวลา การเปลี่ยนมาใช้การบันทึกเวลาแบบอัตโนมัติลดลงเหลือ 2 ชั่วโมง ที่ $25/ชั่วโมง คุณบันทึกเงินได้ $600 ต่อเดือน ถ้าการทำงานล่วงเวลาลดลง 15 ชั่วโมงที่ $35/ชั่วโมง นั่นคือเพิ่มอีก $525 รวมกับการหลีกเลี่ยงข้อพิพาททางกฎหมายหนึ่งปีแล้วเลขที่จะน่าตื่นเต้น เสนอหมายเลขเช่นนี้หลังจากไตรมาสแรกของคุณกับ Shifton เพื่อความมั่นใจในระยะยาว

คำตอบเพิ่มเติมอย่างรวดเร็ว

หากมีคนลืมแตะสิ้นสุดการเข้าเวรล่ะ? สิ้นสุดการทำงานอัตโนมัติหลังจากเวลากำหนดและแจ้งให้พนักงานและผู้จัดการทราบ ต้องการการยืนยันในเช้าวันถัดไปเราจัดการพนักงานที่การันตีเงินเดือนที่ทำงานแบบบุกเบิกเป็นบางครั้งได้อย่างไร? สร้างรหัสพิเศษและบอกให้พวกเขาลงทะเบียนเฉพาะเวลานั้น การทำเช่นนี้ทำให้มั่นว่าไม่ถูกทับถมด้วยการบริหารจัดการเราสามารถลบการบันทึกได้หรือไม่? อย่าเลย ทำให้ว่างเปล่าและเพิ่มเหตุผล แต่อย่าลบข้อมูล การลบทำลายเส้นทางการตรวจสอบควรตรวจสอบบันทึกบ่อยแค่ไหน? รายไตรมาสต่อทีม และการตรวจสอบทั่วทั้งบริษัทประจำปี สลับผู้ตรวจสอบเพื่อไม่ให้ใครตรวจสอบเส้นทางข้อมูลของตัวเองอุปกรณ์ที่ดีที่สุดในการลงชื่อเข้าเว็บไซต์คืออะไร? แท็บเล็ตติดผนังเป็นตัวเลือกที่ประหยัดและเชื่อถือได้ เพียงแค่ล็อกเข้ากับแอปและเชื่อมต่อกับเครือข่ายที่เสถียร

แม่แบบนโยบายหนึ่งหน้าและคู่มือผู้จัดการ

แม่แบบที่เขียนไว้อย่างดีช่วยให้คุณเริ่มใช้งานได้อย่างรวดเร็ว คัดลอก วาง และปรับแต่ง:วัตถุประสงค์ — กระบวนการบันทึกเวลาของเราสร้างขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนได้รับค่าตอบแทนถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน และฝ่ายบริหารมีข้อมูลที่เชื่อถือได้สำหรับการวางแผน การบันทึกเวลาที่สม่ำเสมอปกป้องทั้งบริษัทและคุณขอบเขต — นโยบายนี้ครอบคลุมพนักงานทุกคนที่ทำงานแบบบุกเบิก และพนักงานที่การันตีเงินเดือนเมื่อพวกเขาทำงานแบบบุกเบิก, เดินทาง, อบรม, หรือทำงานกะพิเศษ ไม่มีใครยกเว้นจากการบันทึกเวลาหากมีเงื่อนไขเหล่านั้นบังคับความรับผิดชอบ — พนักงานต้องบันทึกเวลาของตัวเอง ผู้จัดการตรวจสอบและอนุมัติ ฝ่ายจ่ายเงินเดือนตรวจสอบและส่งออก ห้ามโอนหน้าที่การบันทึกเวลาต่อให้เพื่อนร่วมงานวิธีการ — ใช้แอป Shifton บนมือถือหรือเว็บสำหรับการบันทึกทุกครั้ง หากระบบล้มเหลว ส่งฟอร์มการแก้ไขบันทึกเวลาแบบแมนวลภายใน 24 ชั่วโมง การส่งฟอร์มแมนวลซ้ำ ๆ เวลาทำให้ออกมาเกี่ยวกับคำปรึกษาความแม่นยำ — บันทึกเวลากับเหตุการณ์จริง การเข้าสู่เวลาที่สร้างขึ้นไม่ได้รับอนุญาต ยกเว้นในกรณีที่ระบบล้มเหลว ใด ๆ ที่ตั้งใจทำให้ข้อมูลการบันทึกเวลาผิดพลาดเป็นการกระทำที่ต้องบังคับใช้กฎหมายวินัยการพัก — เริ่มและสิ้นสุดการพักอาหารหรือการพักผ่อนในแอป หากข้ามการพัก ให้บันทึกและแจ้งผู้จัดการของคุณ การพักที่ไม่ได้บันทึกก่อให้เกิดปัญหาทางการจ่ายเงินเดือนและความปฏิบัติตามกฎหมายการแก้ไข — เฉพาะฝ่ายจ่ายเงินเดือนเท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนข้อมูลบันทึกที่ได้รับการอนุมัติได้ ทุกการแก้ไขจะถูกบันทึก การแก้ไขโดยไม่มีบันทึกจะถูกปฏิเสธ ความซื่อตรงในการบันทึกเวลาขึ้นอยู่กับเส้นทางที่มองเห็นได้งานนอกเวลาที่บันทึกไว้ — ห้ามทำงานโดยไม่บันทึกเวลา ถ้าคุณทำงานใด ๆ คุณต้องใช้ระบบการบันทึกเวลา บริษัทจะจ่ายค่าตอบแทนสำหรับงานที่อนุญาตหรือต้องทำ แต่การละเมิดซ้ำ ๆ จะนำไปสู่การลงโทษการเก็บรักษา — บันทึกเก็บไว้อย่างน้อยสี่ปี บันทึกเวลามีความลับและแชร์เฉพาะกับผู้ที่ต้องการเพื่อทำงานของพวกเขาคำถาม — ส่งคำถามเกี่ยวกับนโยบายหรือระบบทั้งฝากไปที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรืองานจ่ายเงินเดือน อย่าไปถามเพื่อนร่วมงานแบบสุ่ม เพื่อให้คำตอบคงที่เหมือนเดิม หากคุณคิดว่าแอพบันทึกเวลาผิด แจ้งทันทีผู้จัดการควรได้รับใบสรุปเพิ่มเติม: ตรวจสอบแดชบอร์ดก่อนเที่ยงทุกวัน หาแต้มที่หายไปและกระตุ้นกิจกรรมแบบเดียวกันในวันนั้น การแก้ไขที่เร็วขึ้นหมายถึงสถิติการบันทึกเวลาที่สะอาดขึ้นเมื่อสิ้นสัปดาห์

• อนุมัติหรือปฏิเสธการส่งข้อมูลภายใน 24 ชั่วโมง การอนุมัติที่ช้าเป็นอุปสรรคแก่การจ่ายเงินเดือน กระแสการบันทึกเวลาที่ดีคือเมื่อไม่มีอะไรค้างค้าง
• ดูอัตราการแก้ไข หากการบันทึกเวลาของบุคคลใดต้องการการแก้ไขอย่างต่อเนื่อง ให้ให้คำแนะนำหรือทำให้วิธีการทำงานของพวกเขาง่ายขึ้น
• Watch edit ratios. If one person’s Timekeeping needs constant fixes, coach them or simplify their workflow.
• ส่งออกตามกำหนด การส่งออกล่าช้าทำให้ความเชื่อมั่นในความถูกต้องของการจ่ายเงินเดือนลดลง ให้ปฏิบัติตามกำหนดการบันทึกเวลาเหมือนกำหนดการส่งใบแจ้งหนี้ — ไม่สามารถต่อรองได้

เมื่อคุณปฏิบัติต่อแม่แบบนี้เป็นเอกสารที่พัฒนาจากข้อมูลจริง วัฒนธรรมการบันทึกเวลาของคุณจะเติบโตขึ้นเอง ผู้คนจะหยุดมองว่านี่เป็นงานประจำ แต่จะเริ่มมองว่าเป็นสิ่งที่ปลอดภัยเพื่อกระตุ้นพฤติกรรม เพิ่มสิ่งจูงใจเล็ก ๆ เฉลิมฉลองการควบคุมการบันทึกเวลาที่ตรงเวลา 98% ในช่วงไตรมาส ยกย่องทีมที่ไม่มีการแก้ไขแบบแมนวล การยอมรับที่ดีขึ้นทำให้กิจวัตรรู้สึกมีความหมายมากขึ้นสุดท้าย จำไว้ว่าตัวเครื่องมือจะไม่ช่วยบันทึกนิสัยที่เสียหาย Shifton สามารถลดคลิกและข้อผิดพลาดได้ใช่ แต่การเป็นผู้นำยังคงต้องเป็นแบบอย่างการบันทึกเวลาที่สะอาด: ผู้จัดการต้องเข้าสู่ระบบในวันภาคสนาม, ผู้บริหารบันทึกชั่วโมงการฝึกอบรม, ทุกคนต้องปฏิบัติตามกฎเดียวกัน ความสม่ำเสมอจากเบื้องบนจะยืนยันนิสัยได้ทุกที่อื่น

รายการตรวจสอบในวันศุกร์ของการจ่ายเงินเดือน (และการล้างความเชื่อที่ผิด)

ผู้คนชอบรายการตรวจสอบเพราะมันลดการคิดในวันที่ย่ำแย่ ใช้รายการตรวจสอบนี้ทุกวันศุกร์ของการจ่ายเงินเดือน:

1. เปิดแดชบอร์ด และกรองหา "เวลาสิ้นสุดที่ขาดหาย" เรียกพนักงานเหล่านั้นทันที
2. จัดเรียงตามบันทึกที่ไม่ได้อนุมัติ เตือนผู็จัดการโดยการแท็กพวกเขาในแชทภายใน อย่าส่งอีเมลที่อาจถูกฝัง
3. สแกนหาความยาวของเวรที่เยี่ยมยอด (น้อยกว่า 30 นาทีหรือมากกว่า 16 ชั่วโมง) สิ่งเหล่านี้มักเป็นข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล
4. ตรวจสอบการปฏิบัติตามการพัก ตามขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนด หากมีผู้ข้าม ให้บันทึกเหตุผลและดำเนินการแก้ไข
5. ส่งออกร่างไฟล์ และตรวจสอบยอดรวมเป็นตัวอย่างการตรวจสอบสุ่มของสิบคน ดูสำหรับเลขฐานที่ดูไม่ถูกต้องหรือประเภทที่รวมกันไม่ได้
6. ล็อกช่วงเวลา เมื่อการจ่ายเงินขึ้นไป ขอย้ำว่าการเปลี่ยนแปลงย้อนหลังต้องการคำร้องขอแบบเป็นทางการ

พิธีกรรมนี้ใช้เวลา 20 นาทีเมื่อฝึกฝน การละไว้จะเสียเวลาในภายหลังเมื่ออีเมลที่โกรธเริ่มมาถึงมาปิดท้ายด้วยการทำลายความเชื่อที่ผิด:"ทีมของฉันมีขนาดเล็ก การติดตามแบบแมนวลก็ดีแล้ว" ทีมเล็กโตขึ้น นิสัยที่สร้างตั้งแต่สิบคนจะแตกเมื่อเป็นยี่สิบคน เริ่มสะอาดเพื่อไม่ต้องสร้างใหม่ในภายหลัง"ซอฟต์แวร์มีราคาแพง" เปรียบเทียบค่าบริการรายเดือนกับความผิดพลาดบนเพลาดาวเดียวที่กระตุ้นค่าปรับหรือชั่วโมงเงินเดือนที่ใช้ในการแก้ไขสเปรดชีต การบัญชีมักสนับสนุนระบบอัตโนมัติทุกครั้ง"พนักงานจะเกลียดการถูกติดตาม" พวกเขาเกลียดที่จะไม่ได้รับค่าจ้างอย่างถูกต้องหรือขอให้จำถึงวันอังคารที่ผ่านมา ยิ่งกว่านั้น เมื่ออธิบายประโยชน์ — ความเท่าเทียมและการจ่ายเงินเร็ว — การยอมรับง่ายกว่าที่คาด"เราจะทำในภายหลัง" ภายหลังมักหมายถึงเวลาที่ผู้ควบคุมกำลังถามคำถาม ติดตั้งระบบตอนนี้ แล้วคุณจะนอนหลับสบายขึ้นเมื่อวันนั้นมาถึง

โอเค แล้วตอนนี้ทำไง?

พร้อมเปลี่ยนความยุ่งเหยิงเป็นความชัดเจนหรือยัง? เปิด Shifton สร้างแม่แบบกะแรกของคุณ และเชิญผู้ควบคุมสองคนวันนี้ เริ่มการทดลองเล็ก ๆ เป็นเวลา 3 วัน ดูว่ามีอะไรพังบ้าง แก้ไข แล้วขยายออกไป ความเคลื่อนที่ดีกว่าความสมบูรณ์แบบ คุณไม่ต้องการหน่วยปฏิบัติงานพิเศษหรือคณะกรรมการ 6 เดือน คุณต้องการการตัดสินใจและคำเชิญในปฏิทินสำหรับพรุ่งนี้เช้า ตั้งขึ้น, แบ่งปัน, และเคลื่อนไหว ทีมงานของคุณจะขอบคุณ, การจ่ายเงินเดือนจะง่ายขึ้น, และฝ่ายผู้นำจะสามารถเห็นข้อมูลแรงงานที่พวกเขาไว้วางใจได้ในที่สุด