Upravljanje Urnnika

Kaj je upravljanje urnnika?

Petek, 16:47. Nadzornik izmene v hotelski verigi se zaveda, da ima nedelja zjutraj dva recepcijska namesto štirih. Eden je pozval bolnika, drugi je zamenjal izmeno brez obvestila. Upravitelj naslednje ure porabi s pogovori in prošnjami. Do časa, ko je pokritost potrdjena, je skoraj sedem.

Upravljanje urnnika - tudi rota upravljanje ali planiranje osebja - je način, kako organizacija dodeluje ljudi izmenim, vlogam in lokacijam v določenem obdobju. Delovni urnik je več kot le časovnica. Prikazuje, kdo dela kje, kdaj se začne in konča, kakšno vlogo polni, in kdo je na voljo kot rezerva. Ko deluje pravilno, ga nihče ne opazi. Ko se zlomi, ga opazi vsak.

Koncept se sliši preprosto. Izvedba ni. Delovni urniki morajo uravnotežiti poslovno povpraševanje s prosto dostopnostjo zaposlenih, omejitvami delovnega prava, zahtevami veščin, pričakovanji pravilnosti in omejitvami proračuna - hkrati. Večina upraviteljev, s katerimi smo govorili, to opisuje kot najbolj časovno potratno upravno nalogo, ki jo počnejo vsak teden. In stroški slabega dela segajo daleč preko nekaj nadurnih ur.

Zakaj je upravljanje urnnika bolj pomembno, kot se zdi

Slabo sestavljen urnik osebja ustvari težave, ki na površini izgledajo nepovezane. Visoka odsotnost? Pogosto težava pri načrtovanju - ljudje, ki ne morejo zamenjati izmene, enostavno prestanejo prihajati. Naraščajući stroški nadurnega dela? Verjetno pomanjkanje osebja v specifičnih časovnih reženjih, ki jih nihče ni opazil do prihoda plačnega listka. Tudi vzorci za ljudmi, ki se odločijo za slovo se pogosto vrnejo na kakovost urnika kot na večje dejavnike.

Glede na Evropsko fundacijo za izboljšanje pogojev bivanja in dela, so nepravilne in nepredvidljive delovne ure neposredno povezane s slabšo ravnovesjem med delom in zasebnim življenjem ter višjimi stopnjami zdravstvenih težav med zaposlenimi. To ni mehka metrika. Prikazuje se v številkah odsotnosti, invalidskih zahtevkih in stopnjah zadrževanja.

Dobro načrtovanje delovnega časa počne tri stvari hkrati. Nadzira stroške dela z ujemanjem števila ljudi s trenutnim povpraševanjem. Ohranja raven storitev z umestanjem usposobljenih oseb na prave položaje. In daje zaposlenim dovolj predvidljivosti za načrtovanje njihovega življenja izven dela - kar je za urno plačane delavce še posebej pomembno.

Ključne komponente učinkovitega delovnega urnnika

Ni vsakega urnnika enak. Bolnišnična bolnica in trgovina na drobno imata drugačne ritme, vrhunske ure in zahteve skladnosti. Vendar pa gradniki dobro delujoče izmenske urnike so konsistentni povsod.

Napoved povpraševanja

Preden napišete eno samo ime v urnik, morate vedeti, koliko ljudi res potrebujete na uro. To je odvisno od zgodovinskih podatkov - obiskanost, količina kart, proizvodnih ciljev, kar koli sledi vaš posel. Večina optimizacije urnika se začne tukaj: najprej štejte delo, nato dodelite ljudi. Sliši se očitno, toda število upraviteljev, ki gradijo urniki na podlagi "kaj smo počeli prejšnji teden" namesto kaj podatki nakazujejo je osupljivo.

Spretnosti in certifikati

Izpolnjevanje izmene ni le v tem, da ima toplega človeka na mestu. Potrebujete nekoga, ki lahko res opravi delo. Restavracija potrebuje vsaj enega izšolanega barmana za baro, ne tri natakarje, ki nikoli niso videli miksanega šejkerja. Planiranje posadke v proizvodnji postane še bolj specifično - certifikati za viličarje, ravni usposabljanja za varnost, strojna usposobljenost.

Spremljanje, kdo kaj more narediti v preglednici, deluje dokler ne počne. In trenutek, ko ne počne, je običajno, ko nekdo pokriva vlogo, za katero ni kvalificiran in se kaj slabega zgodi.

Dostopnost in željeni zaposlenih

Tu se planiranje urnnika ali pridobi zaupanje ali ga zlomi. Zaposleni, ki dosledno dobijo urniki, ki prezrejo njihove zahtevke za dostopnost, nehajo prositi. Namesto tega začnejo iskati novo službo. Omogočanje ljudem, da nastavijo prednostne izmene, blokirajo nedostopne dneve in zahtevajo čas brez v jasnem sistemu, je najmanjši standard. Vaša dokumentirane politike na delovnem mestu bi morale natanko razlagati, kako to deluje, da ni nesoglasij.

Varnostni ukrepi skladnosti

Minimalni počitki med izmenami. Največje tedenske ure. Prag nadurnega dela. Omejitve mladih delavcev. Pravila se razlikujejo glede na jurisdikcijo, vendar imajo vse skupno stvar - kršitev je draga. Trdno procesno planiranje delovne izmene te omejitve vnaša v urnik pred objavo, ne po reviziji skladnosti.

Pogoste napake pri upravljanju urnnika

Nekateri od teh se bodo slišali boleče znano. To je zato, ker večina delovanja na osnovi izmene počne isto peščico napak - in jih počne naprej, dokler nekdo dejansko izmeri vpliv.

Objava urnikov prepozno

Če vaša ekipa vidi urnik naslednjega tedna v četrtek zvečer, ste že spodleteli. Ne morejo urediti varstva otrok, ne morejo rezervirati napovedanih, ne morejo zavzeti kaj zunaj dela. Dve tedni obvestila je najmanj. Tri je bolje. Pozna objava je hitrejši način, da zagotovite ne-pojave in zmešnjave zamenjave izmene.

Preziranje podatkov, ki jih že imate

Vaš sistem POS ve, katere ure so najbolj zasedene. Vaši imenik prisotnosti kaže, kdo most pogosto poka bolnika, na katere dni. Vaš pregled nadurnega dela razkriva, kateri oddelki so kronično pomanjkljivi. Toda če nihče ne gleda na podatke o urnikih, ki se nahajajo v vašem sistemu, gradite urniki na občutku - in občutek ima tendencijo, da je v prid upraviteljevemu udobju pred stvarnostjo ekipe.

Pretiran poudarek na enakih ljudeh

Vsaka ekipa ima osebo, na katero se zanašajo - tista, ki pravi ja dodatnim izmenam, prepolni zadnje praznine, nikoli ne pritoži. Upravitelji se nanjo zanašajo, ker je lahka. Dokler ta oseba ne izgoreva in ne odloži obvestila. Pravično dodeljevanje izmene ni le o pravilnosti. Gre za upravljanje tveganja. Če se vaš posel podre, ko ima ena specifična oseba bolezen, je vaš urnik z eno samo točko razbit.

Kako zgraditi boljši urnik osebja

Ni čarobne formule, ampak je znova ponovljiv proces. Najboljše operacije, s katerimi smo delali, sledijo približno isti sekvenci, bodisi da načrtujejo kuhinjo 12 članov ali logistični tim 200 članov.

Začnite s planom, ne s ljudmi

Najprej mapujte potrebe pokritosti. Koliko ljudi potrebujete na vlogo, na časovni rez, na dan? Uporabite zgodovinske vzorce povpraševanja, ne domnevanja. Urnik zaposlenosti, zgrajen na "vedno smo imeli tri osebe v torek zjutraj" se zlomi v trenutku, ko se vzorci poslovanja spremenijo - sezonske spremembe, lokalni eventi, nova konkurenca blizu.

Preložite omejitve

Preden začnete s postavljanjem imen, nalegajte ne-pogajljive stvari: omejitve delovnega prava, odobrene zahtevke za čas brez, zahteve za veščine, pogodljene ure. Razmislite o teh kot zidih uganke. Se ne premikajo. Kaj se premika je, kdo napolni katero razpoložljivo mesto med temi stenami.

Tu je mesto, kjer orodja za urnikovanje ekipe koristijo. Delati to ročno za ekipo 30+ s spreminjajočimi pogodbami, okni dostopnosti in sertifikati je kot reševati Rubikovo kocko z zavezanimi očmi. Tehnično mogoče. Smiselno, ne.

Naredite zamenjave enostavne in vidne

Izmenske zamenjave se zgode. Pretvarjanje, da se ne bo, je odlična strategija za nezakonite trgovine, ki jih nihče ne sledi. Pregledna zamenjava - kjer zaposleni zahtevajo trgovine, upravitelji odobrijo ali samodejno odobrijo na osnovi pravil in urnik sistema je posodobljen v realnem času - urnik ostane natančen brez mikro upravljanja vsake spremembe.

Pregledajte in prilagodite tedensko

Urnik ni dokument, ki ga objavite in pozabite. Po vsaki cikluses pogledajte, kaj je šlo narobe. Ali je bilo odkritih izmene? Pikomenti nadurnega dela? Ne-pojav na isti dan vzorec? Pet minut pregleda po vsakem tednu naredi urnik naslednjega tedna merljivo boljši. To je upravljanje dela kot proces neprekinjenega izboljšanja, ne enkratne naloge.

Ročni urnniki proti programski opremi: Kdaj preiti

Preglednice in papirni urniki delujejo dobro za zelo majhne ekipe s predvidljivi urniki. Kavarna s petimi baristami na fiksnih izmenah ne potrebuje posebne programske opreme. Toda takoj, ko postane kaj od tega res, se matematika spremeni:

• Več kot 15-20 zaposlenih s kombiniranimi urniki izmene
• Več lokacij ali oddelkov z deljenjem osebja
• Skladnost pravil, ki se razlikuje glede na vrsto zaposlenega (delo na pol časa, mladoletniki, pogodljene ure)
• Zahteve za izmenske zamenjave, ki prihajajo prek besedila, e-pošte in pogovorov na hodnikih hkrati

V tistem trenutku ure, ki jih upravitelj porabi na gradnjo in popravo urnnikov ročno, stanejo več kot kakršen koli naročnik programske opreme. In napake - dvojne rezervacije, pogrešane ostanke dobe, nesledno nadurno delo - imajo svojo ceno.

Prehod z ročnega na digitalno ni dejansko o tehnologiji. Gre za to, ali vaš trenutni proces lahko rokuje s kompleksnostjo brez poruške. Če ste kdaj objavili urnik in dobili štiri "tega dneva ne morem delati" sporočila v roku ene ure, že poznate odgovor.

FAQ

Kaj je razlika med urni in urni?

V praksi se pogoji prekrivajo. Urnik je običajno širši plan - kdo dela katere dni. Urnik doda podrobnost: specifične vloge, lokacije, čase premora in rezervne naloge. Razmislite na urnik kot na skelet in urnik kot na celotno sliko. Večina orodij za upravljanje delovne sile obravnava oboje.

Kako daleč naprej bi trebalo objaviti urniki?

Najmanj dva tedna. Nekateri jurisdikciji to zahtevajo po zakonu - ordinance za napovedovanje urnika v mestih, kot sta San Francisco in New York, zahtevajo 14-dnevno obvestilo za določene industrije. Tudi kadar to ni zakonsko potrebno, zgodnja objava zmanjša ne-pojave in da ljudem čas, da uredijo zamenjave.

Ali lahko majhne poslovne koristijo od upravljanja urnnika programske opreme?

Ja, če je planiranje dovolj kompleksno. Pekarna s tremi osebami na fiksnih urah - verjetno ne. Čistilna podjetja z 15 delovanja na pol časa v različnih krajih klientov - absolutno. Pločnik ni velikost podjetja. To je planiranje kompleksnosti.

Kaj bi moral gledati v orodje rostering?

Upravljanje dostopnosti, delovne tokove zamenjave izmene, uveljavljanje pravil skladnosti, mobilni dostop za zaposlene in integracija s sistemom plačnega lista ali spremljanja časa. Fancy AI funkcije je lepo imeti, vendar najprej popravite osnove. Če vaša ekipa ne more videti svojih izmene iz telefona, nič drugega ne matters.