Как правильно делегировать рабочие задачи

Что нужно и ненужно делать при делегировании рабочих задач

Фото с сайта: pexels.com

На протяжение недели мы получаем десятки заданий на почту, Skype и Telegram. Эту работу требуется выполнить либо немедленно, либо в будущем. Мы инстинктивно стараемся приниматься за новые поручения, из-за чего часто отвлекаемся от заданий, которые требуют максимальной концентрации и самоотдачи. Большая нагрузка вынуждает нас прибегнуть к делегированию задач. Это позволяет очистить рабочий график, уделить время приоритетной работе, улучшить отношения в команде. Всего есть 6 видов заданий, которые подлежат распределению между сотрудниками согласно принципам делегирования:

В каком случае используется делегирование задач

Небольшие задания кажутся незначительными, пока их количество не приобретает угрожающие размеры. Как правило, такая работа не предполагает быстрого выполнения и является менее важной, о ней то и дело забывают. Речь идет о маркетинге в социальных сетях и других повседневных заданиях. Они не требуют много времени, но становятся проблемой, если не уделять им внимание.

На такую работу не тратится много времени. Её не составит труда выполнить любому сотруднику. Например, если вам поручили распечатать новые визитные карточки компании или сходить за новой печатью — распределите данные задачи между сотрудниками.

В этом случае выбирайте важную и сложную работу, которая не требует вашего участия на первых этапах. Например, поручите создать макет страницы сайта начинающему веб-дизайнеру. Все что вам потребуется, это проследить за выполнением работы и ее завершением.

Такие задания, с небольшим риском, можно отдать коллегам с должным уровнем контроля качества. Например, научить коллегу делать email-рассылку через CRM-систему.

Если задание не входит в вашу сферу компетентности, лучше назначьте его более квалифицированному работнику. В противном случае вы плохо справитесь. В следующий раз когда вас, к примеру, попросят составить юридический документ, лучше обратиться за помощью к специалисту по этим вопросам.

У вас может быть несколько задач первостепенной важности. Делегируйте часть из них сразу нескольким сотрудникам. Так вы будете одновременно трудиться над поручениями и успеете их выполнить. Это один из основных принципов делегирования.

На протяжение нескольких недель старайтесь записывать все поручения, которые попадают под одну из вышеописанных категорий. Не важно, знаете ли вы кому их поручить. Ваша задача - определить подходящие задания для сотрудников, на основе вышеупомянутых принципов делегирования.