वास्तविक दुनिया के स्टाफिंग के लिए शीर्ष 5 व्यावहारिक संपर्क केंद्र सॉफ़्टवेयर चयन

उच्च-वॉल्यूम समर्थन कभी नहीं सोता। एक प्रोमो के बाद कॉल बढ़ जाते हैं। एक उत्पाद भेजे जाने पर चैट्स बढ़ जाती हैं। एजेंट आवाज, ईमेल, और सोशल के बीच स्विच करते हैं। पर्यवेक्षक ब्रेक्स, कोचिंग, और हैंडओवर्स को संभालते हैं। बिना साझा योजना के, कतारें बढ़ती हैं और मनोबल कम होता है। एक स्पष्ट प्रणाली दिखाती है कि कौन सेवा में है, वे कहाँ काम करते हैं और वे क्या संभालते हैं। इसके साथ संपर्क केंद्र सॉफ़्टवेयर, आप मिनटों में योजना प्रकाशित करते हैं, मध्य-दिवस में लोगों को स्थानांतरित करते हैं, और सफाई के बिना समय डेटा बंद करते हैं। नतीजा है कम 'सभी-हैंड्स' आपात स्थितियां और स्थिर सेवा।

जब टीम बिना प्रणाली के चलती है तो समस्याएँ

• चेट्स में अदला-बदली होती है; दो एजेंट्स सोचते हैं कि वे एक ही शिफ्ट के मालिक हैं।

• कतारें खिंचती हैं क्योंकि ब्रेक्स और लंच एक ही समय पर होते हैं।

• समय प्रविष्टियाँ लेट आती हैं; पेरोल और रिपोर्ट्स में देरी होती है।

• पर्यवेक्षक टूल्स में कॉपी-पेस्ट करके अपडेट्स देते हैं; गलतियाँ आती हैं।

• रात्रि हैंडओवर संदर्भ खो देते हैं; अगली टीम पूर्व में की गई ट्रायज दोहराती है।

दैनिक कार्यों के लिए संपर्क केंद्र सॉफ़्टवेयर का महत्व

शेड्यूल को लोगों, चैनल्स, और कौशल का जीवित नक्शा मानें। आप घंटे के हिसाब से कवरेज की योजना बनाते हैं, आवाज, चैट, ईमेल, और सोशल के हिसाब से विभाजित करते हैं। आप लीड्स, QA, और प्रशिक्षकों के लिए भूमिकाएं जोड़ते हैं। आप ब्रेक्स को उस जगह रखते हैं जहाँ मांग कम होती है। फिर आप वास्तविकता के अनुसार समायोजित करते हैं। सही सेटअप के साथ, संपर्क केंद्र सॉफ़्टवेयर योजना और रिकॉर्ड को एक स्थान पर रखता है, ताकि नेता तेजी से कार्रवाई करें और एजेंट स्पष्ट निर्देश देखें।

एक अच्छी प्रणाली केंद्रों के वास्तविक संचालन को समझती है। यह रिमोट और हाइब्रिड टीमों का समर्थन करता है। यह विभाजित शिफ्ट्स को आसान बनाता है। यह पालन को सरल रखता है: एजेंट्स अगला ब्लॉक और टाइमर देखते हैं। पर्यवेक्षक एक स्क्रीन का उपयोग करके कतारों को पुनः असाइन करते हैं, अलर्ट भेजते हैं, और अपवादों को अनुमोदित करते हैं। सभी एक ही सच्चाई देखते हैं।

दैनिक परिदृश्य जो योजना का परीक्षण करते हैं:

• एक मार्केटिंग अभियान आता है। चैट वॉल्यूम दोगुना हो जाता है। आप चार आवाज एजेंटों को चैट के लिए दो घंटे के लिए स्थानांतरित करते हैं, मैक्रोज़ के साथ एक नोट पुश करते हैं, और लंच को 30 मिनट के लिए स्लाइड करते हैं।

• एक आउटेज एक पार्टनर को प्रभावित करता है। आप एक वार्म-लाइन टीम जोड़ते हैं, एक स्क्रिप्ट प्रसारित करते हैं, और वेव गुजरने तक प्रशिक्षण पार्क करते हैं।

• अंतर्राष्ट्रीय समर्थन को रात की कवरेज की आवश्यकता होती है। आप दूसरे साइट के लिए टेम्पलेट को क्लोन करते हैं और एक रिमोट लीड को असाइन करते हैं।

• एक कोच को एक संघर्षरत एजेंट के साथ एक त्वरित सत्र की आवश्यकता होती है। आप 20 मिनट अवरुद्ध करते हैं, न्यूनतम कवरेज बनाए रखते हैं, और समय को ट्रैक करते हैं।

कैसे चुनें: एक छोटा चेकलिस्ट जो सच में काम करता है

इस सूची का उपयोग करें दैनिक कार्य को ठीक करने वाले टूल्स से बजवर्ड्स को अलग करने के लिए:

• मोबाइल क्लॉक-इन/आउट और सेल्फ-सर्विस स्वैप्स। एजेंट्स फोन पर शिफ्ट्स की पुष्टि करते हैं और नियमों के साथ ट्रेड्स का अनुरोध करते हैं।

• बल्क अधिसूचनाएं। चैनल्स, कतारों, या भूमिकाओं में सेकंड्स में लक्षित अलर्ट भेजें।

• शिफ्ट और ब्रेक टेम्पलेट्स। सप्ताह के दिनों, सप्ताहांतों, और छुट्टियों के लिए पैटर्न का पुन: उपयोग करें; डिजाइन द्वारा लंच को साजगार रखें।

• भूमिकाएं और अनुमतियाँ। पर्यवेक्षकों और टीम लीड्स को वे लीवर्स दें जो उन्हें चाहिए, बिना निजी डेटा प्रकट किए।

• तेज़ आयात और ऑनबोर्डिंग। एक स्प्रेडशीट अपलोड करें, लिंक द्वारा आमंत्रित करें, और उसी दिन एक लाइव रोस्टर प्रकाशित करें।

• बहुभाषी स्क्रीन। वैश्विक टीमों के लिए भ्रम को कम करें।

• समय पत्रक निर्यात। पेरोल और रिपोर्टिंग के लिए क्लीन CSV/XLS।

• मल्टी-साइट और रिमोट सपोर्ट। एक ही दृश्य में स्थानों और घर से काम करने का प्रबंधन करें।

• सरल उपस्थिति और पालन रिपोर्ट। देखें कौन समय पर था, किसने अदला-बदली की, और अंतराल कहाँ आए।

आधुनिक समर्थन टीमों के लिए शीर्ष-5 प्लेटफ़ॉर्म

नीचे पांच टूल्स का व्यावहारिक दृष्टिकोण है जिसे कई परिचालन विचार करते हैं। ध्यान इस बात पर है कि वे वास्तविक कार्य के चारों ओर लोगों की योजना बनाने में कैसे मदद करते हैं और संचार को कैसे मजबूत बनाते हैं।

1) शिफ्टन - गति और स्पष्टता के लिए निर्मित

शिफ्टन शेड्यूल्स, स्वैप्स, और समय डेटा को एक जगह पर रखता है, ताकि टीमें बिना भ्रमित हुए दिन के मध्य में समायोजन कर सकें। आप चैनल और भूमिका के अनुसार योजना बनाते हैं, मिनटों में प्रकाशित करते हैं, और ड्रैग-एंड-ड्रॉप के साथ समायोजित करते हैं।

• एजेंट्स का तेज़ आयात; साइट, टीम, और कौशल के अनुसार समूह करें।

• आवाज़/चैट/ईमेल/सोशल के लिए शिफ्ट और ब्रेक टेम्पलेट्स; साप्ताहिक पैटर्न को डुप्लिकेट करें।

• मोबाइल क्लॉक-इन/आउट, कीओस्क मोड, और अपवादों के लिए ऑन-द-स्पॉट अनुमोदन।

• स्वत: पुष्टि के साथ बल्क अधिसूचनाएं; भूमिका या कतार के अनुसार लक्षित।

• पर्यवेक्षकों, लीड्स, QA, और प्रशिक्षकों के लिए लचीली भूमिकाएं।

• क्लीन समय पत्रक निर्यात; बहुभाषी UI; रिमोट-फ्रेंडली नियंत्रण।

शिफ्टन आपके रूटिंग और CRM टूल्स के साथ काम करता है। आप कॉल्स और टिकट्स के लिए उपयोग किए जाने वाले प्लेटफ़ॉर्म बनाए रखते हैं, जबकि शिफ्टन शेड्यूल और लोगों के प्रवाह को संभालता है।

2) NICE CXone

• एक व्यापक ग्राहक-अनुभव सूट के भीतर मजबूत कार्यबल विशेषताएँ।

• उपयोगी पूर्वानुमान और मार्गन विकल्प; सेटअप गहराई टीम के आकार के अनुसार भिन्न होती है।

• मोबाइल पहुँच मौजूद है; छोटे समूहों के लिए प्रक्रियाएँ भारी लग सकती हैं।

• जब आप पहले से ही सूट के भागों का उपयोग कर रहे हों तो सबसे अच्छा काम करता है।

3) Genesys Cloud CX

• योजना उपकरण और विश्लेषिकी के साथ व्यापक संपर्क-केंद्र प्लेटफॉर्म।

• मल्टी-चैनल रूटिंग के लिए अच्छा; कॉन्फ़िगरेशन देखभाल की आवश्यकता है।

• परिपक्व इकोसिस्टम; टीमों के लिए जटिल हो सकता है जो हल्की शुरुआत चाहते हैं।

• उन केंद्रों के लिए उपयुक्त जो एकीकृत सेवा स्टैक में निवेश कर रहे हैं।

4) Five9

• प्रैक्टिकल शेड्यूलिंग ऐड-ऑन्स के साथ क्लाउड संपर्क-केंद्र प्रणाली।

• मिश्रित आवाज और डिजिटल कार्य के लिए सहायक; रिपोर्टिंग ठोस है।

• फ़ीचर गहराई सेटअप पर निर्भर करती है; कुछ टीमें इसे अलग प्लानर के साथ जोड़ती हैं।

• उन परिचालनों के लिए जो सब-में-एक की इच्छा रखते हैं लेकिन लचीलापन को महत्व देते हैं।

5) टॉकडेस्क

• चैनलों के पार वर्कफ़्लो के साथ आधुनिक इंटरफ़ेस।

• टेम्पलेट्स और ऑटोमेशन सहायक हैं; ट्यूनिंग में समय लगता है।

• मोबाइल विकल्प मौजूद हैं; कवरेज योजना में अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता हो सकती है।

• जब आप तेज़ UI और व्यापक ऐप विकल्प चाहते हैं, तब यह अच्छा काम करता है।

ये विकल्प टीमों को मांग के चारों ओर लोगों का समन्वय करने में मदद करते हैं। अंतर व्यस्त दिनों में दिखाई देता है: कितनी तेजी से आप योजना बदल सकते हैं, सही समूह को सूचित कर सकते हैं, और ऑडिट ट्रेल को साफ रख सकते हैं।

सपाट शब्दों में त्वरित तुलना

सेल्फ-सर्विस स्वैप्स के लिए, शिफ्टन सरल नियमों और तेज अनुमोदनों पर जोर देता है ताकि एजेंट बिना कवरेज तोड़े ट्रेड कर सकें। अधिकांश प्लेटफ़ॉर्म में अधिसूचनाएं लक्षित हैं, लेकिन शिफ्टन कतार-स्तर के प्रसारणों पर ध्यान केंद्रित करता है जो प्राप्ति की पुष्टि करते हैं। सभी में टेम्पलेट्स उपलब्ध हैं; शिफ्टन में हल्का तरीका सप्ताहांत और छुट्टियों के लिए तेज़ प्रतिकृति बनाता है। सभी टूल्स में भूमिकाएं और अनुमतियाँ मौजूद हैं; शिफ्टन के नियंत्रण पर्यवेक्षकों को फुर्तीला रखते हैं जबकि HR और वित्त बड़ी तस्वीर देखते हैं। मल्टी-साइट और रिमोट सपोर्ट आम है, फिर भी शिफ्टन का एक-व्यू रोस्टर स्क्रीन-हॉपिंग को काटता है। एक्सपोर्ट्स मानक हैं, और शिफ्टन व्यस्त हफ्तों के बाद क्लीन CSV/XLS पर ध्यान केंद्रित करता है। ऑनबोर्डिंग आमतौर पर सबसे तेज होती है जहां आयात-और-आमंत्रण की प्रवाह अंदर निर्मित होती है, जो टीमों को बिना लंबे प्रोजेक्ट के लॉन्च करने में मदद करता है।

आधुनिक टीमों के लिए संपर्क केंद्र सॉफ़्टवेयर विकल्पों में शिफ्टन क्यों अग्रणी है

शाम की चैट स्पाइक्स सामान्य हैं। शिफ्टन पर्यवेक्षकों को चार एजेंटों को चैट करने, दो लंच में देरी करने और एक सामान्य उत्तर पुश करने की अनुमति देता है - बिना स्प्रेडशीट खोले। रोस्टर पठनीय रहता है।

अभियान के दिनों में लचीले ब्रेक्स की आवश्यकता होती है। आप ब्लॉक्स को 15 मिनट तक स्थानांतरित करते हैं, न्यूनतम कवरेज बनाए रखते हैं, और एक टैप में एजेंटों को सूचित करते हैं। सभी परिवर्तन और कारण देखते हैं।

रिमोट स्टाफ को दृश्य होना चाहिए। एजेंट फोन पर क्लॉक-इन करते हैं आपके द्वारा सेट किए गए स्थान नियमों के साथ। पर्यवेक्षक पालन देखते हैं और लंबे फॉर्म के बिना अपवादों को मंजूरी दे सकते हैं।

मल्टी-साइट ऑपरेशनों को स्थानीय नियंत्रण की आवश्यकता होती है। साइट लीड्स को उनके लोगों का प्रबंधन करने के लिए अधिकार दें जबकि मुख्यालय कतारों और जोखिमों को देखता है। आप स्वायत्तता और सच्चाई का एकल स्रोत बनाए रखते हैं।

ऑनबोर्डिंग जल्दी होनी चाहिए। एक सूची आयात करें, टेम्पलेट्स चुनें, और प्रकाशित करें। नए हायर को एक लिंक मिलता है और दो स्क्रीन देखता है जिसकी उन्हें आवश्यकता होती है। यदि किसी की कनेक्शन कमजोर है, तो आप फिर भी समय कैप्चर करते हैं और बाद में सिंक करते हैं।

फ्लोर से मिनी-केस

ई-कॉमर्स समर्थन, 200 एजेंट
ज़रूरत। सप्ताहांत के प्रमोशन ने लंबी कतारें और ओवरटाइम बना दिया। पेरोल लेट हो गया।
सेटअप। कमपोज टीम से कर्मचारियों को आयात करें; सप्ताह के दिनों/सप्ताहांत के टेम्पलेट्स का निर्माण करें; सेल्फ-सर्विस स्वैप्स सक्षम करें; कतार-आधारित अलर्ट सेट करें।
परिणाम। डिज़ाइन द्वारा लंच को साजगार रखा गया। पीक समय में कतारें कम हो गईं। समय पत्रक समय पर निर्यात किए गए। टीम ने मौजूदा उपकरणों के साथ शिफ्टन की जोड़ी बनाई और संपर्क केंद्र सॉफ़्टवेयर उपस्थिति योजना को ईमानदार रखने के लिए उपयोग किया।

बीपीओ बहु-साइट संचालन के साथ
ज़रूरत। बार-बार क्लाइंट परिवर्तन ने साइटों के बीच तेज़ अदला-बदली की आवश्यकता की।
सेटअप। स्थान-जानकारी वाले रोस्टर्स; प्रति साइट पर्यवेक्षकों की अनुमति; प्रत्येक ग्राहक कार्यक्रम के लिए डुप्लिकेट पैटर्न; रात का 'कल की योजना' सारांश।
परिणाम। मिनटों में स्वैप्स स्वीकार किए गए, न कि थ्रेड्स में। कम नो-शो और साफ-सुथरे हैंडओवर्स।

हाइब्रिड केयर टीम
ज़रूरत। आधे एजेंट्स घर से काम करते थे; पर्यवेक्षकों के पास एक दृश्य की कमी थी।
सेटअप। रिमोट-फ्रेंडली क्लॉक-इन्स; ब्रेक टेम्पलेट्स; सीमित अनुमोदनों के साथ लीड रोल्स; साफ दैनिक निर्यात।
परिणाम। पारदर्शी कवरेज, कम आखिरी मिनट की घबराहट, और स्थिर पालन। टीमों ने संपर्क केंद्र सॉफ़्टवेयर को अतिरिक्त कॉलों के बिना मांग के अनुकूल स्टाफ़ करने के लिए उपयोग किया।

आम गलतियाँ (और आसान सुधार)

• इंट्राडे परिवर्तन की उपेक्षा करना। हर दिन लंच और चैनल्स को स्थानांतरित करने की योजना बनाएं; इसे सामान्य बनाएं।

• कोई सेल्फ-सर्विस स्वैप्स नहीं। एजेंट वैसे भी व्यापार करेंगे; नियम सेट करें और ऑडिट ट्रेल रखें।

• भारी रोलआउट। यदि सेटअप में हफ्तों लगते हैं तो लोग चैट का उपयोग करते रहते हैं। आयात-और-आमंत्रण के साथ शुरू करें।

• भूमिकाएं और अधिकार गायब। बिना पर्यवेक्षक लीवर्स के, मुख्यालय एक बाधा बन जाता है।

• कमज़ोर एक्सपोर्ट्स और उपस्थिति दृश्य। यदि रिपोर्ट को सफाई की जरूरत है तो बचत गायब हो जाती है। ऐसे टूल्स चुनें जो साफ़ता से एक्सपोर्ट करें और एक झलक में बुनियादी बातें दिखाएं।

सरल शब्दों में शब्दावली

• शिफ्ट स्वैप। दो लोग निर्धारित नियमों के तहत शिफ्ट्स का व्यापार करते हैं। एक पर्यवेक्षक अनुमोदन करता है, और सिस्टम इसे रिकॉर्ड करता है।

• अनुपालन। योजना के अनुसार निर्धारित समय पर योजना की गई स्थिति में होना: तैयार, ब्रेक, लंच, बैठक। यह एक सरल मेल है, न कि जासूसी टूल।

• समय पत्रक/समय-ट्रैकिंग। जब लोग काम किए इसका रिकॉर्ड। स्वच्छ समय पत्रक का मतलब तेजी से पेरोल और बेहतर रिपोर्ट है।

FAQ

क्या रिमोट कार्य समर्थित है?

हाँ। एजेंट अनुमोदित स्थानों से क्लॉक इन कर सकते हैं, और पर्यवेक्षक एक ही स्थान में उपस्थिति और पालन देखते हैं।

रोलआउट कितना तेज़ है?

एक स्प्रेडशीट आयात करें, टेम्पलेट्स चुनें, लिंक द्वारा आमंत्रित करें, और प्रकाशित करें। अधिकांश टीमें उसी हफ्ते लाइव रोस्टर चलाती हैं।

हम भूमिकाएं और अनुमतियाँ कैसे सेट करते हैं?

ऐसे पर्यवेक्षक और लीड भूमिकाएं बनाएं जो लोगों को स्थानांतरित कर सकें, अपवादों को अनुमोदित कर सकें, और अलर्ट भेज सकें। HR और वित्त पूरी दृश्यता बनाए रखते हैं।

क्या एजेंट्स खुद शिफ्ट्स बदल सकते हैं?

हाँ, नियमों के साथ। सेल्फ-सर्विस ट्रेड्स पर्यवेक्षक के भार को कम करते हैं और कवरेज को बरकरार रखते हैं।

मोबाइल क्लॉक-इन/आउट?

एजेंट फोन या कीओस्क का उपयोग पिन/क्यूआर के साथ करते हैं। अपवादों को एक टैप में मंजूरी मिलती है और लॉग किया जाता है।

निष्कर्ष

व्यस्त समर्थन को शांत दिनचर्या की आवश्यकता होती है। एक स्पष्ट योजना, त्वरित स्वैप्स, और सरल निर्यात छोटे विलंबों को बड़ी कतारों में बदलने से रोकते हैं। शिफ्टन पर्यवेक्षकों को मिनटों में समायोजित करने में मदद करता है और एजेंट को एक शेड्यूल देता है जिस पर वे भरोसा कर सकते हैं। आपके रूटिंग और टिकट टूल्स के साथ उपयोग किया गया, संपर्क केंद्र सॉफ़्टवेयर लोगों और मांग को संरेखित रखता है। जब हर कोई एक ही योजना देखता है तो सेवा सुचारू महसूस होती है - यहां तक कि सबसे व्यस्त दिनों में भी।

अपना शिफ्टन खाता बनाएं और आज ही अपनी पहली एजेंट टीम को शेड्यूल करें।