Διαχειριση Εργατικης Δυναμης

Τι ειναι η Διαχειριση Εργατικης Δυναμης;

Παρασκευη, 16:47. Ενας εποπτης βαρδιας σε μια αλυσιδα ξενοδοχειων συνειδητοποιει οτι Κυριακη το πρωι υπαρχουν δυο υπαλληλοι ληψης και οχι τεσσερις. Ενας κληθηκε ασθενης, αλλος αλλαξε τη βαρδια χωρις να ειδοποιησει. Ο διευθυντης ξοδευει τις επομενες ωρες με κληση και ικεσιες. Κατα την ωρα που η καλυψη επιβεβαιωνεται, ειναι σχεδον επτα.

Η διαχειριση της εργατικης δυναμης - που ονοματιζεται επισης διαχειριση τ ροστερ ή προγραμματισμος του προσωπικου - ειναι ο τροπος με τον οποιο ο οργανισμος αναθετει ανθρωπους σε βαρδιες, ρολους και τοποθεσιες κατα ενα καθοριστικο περιοδο. Ενα εργασιακο δυσδιαχειριστο ειναι περισσοτερο απο ενα απλο χρονοδιαγραμμα. Δειχνει ποιος εργαζεται που, ποτε αρχιζει και τελειωνει, τι ρολο εκπληρωνει και ποιος ειναι διαθεσιμος ως ενας αντιγραφος. Οταν λειτουργει σωστα, κανεις δεν το παρατηρει. Οταν καταρρευει, ολοι το παρατηρουν.

Η εννοια ακουγεται απλη. Η εφαρμογη δεν ειναι. Ο εργασιακοι δυσδιαχειριστοι πρεπει να ισορροπησουν την ζητηση της επιχειρησης με την διαθεσιμοτητα των εργαζομενων, τους περιορισμους του εργατικου δικαιου, τις απαιτησεις δεξιοτητας, τις προσδοκιες δικαιοσυνης και τους περιορισμους του προυπολογισμου - ταυτοχρονα. Οι περισσοτεροι διευθυντες με τους οποιους μιλησαμε περιγραφουν ωςτο πιο χρονοβορο διοικητικο καθηκον που εκτελουν καθε εβδομαδα. Και το κοστος κακης εκτελεσης ξεπερνα πολυ την απλη ωρια εργασιας.

Γιατι η Διαχειριση Εργατικης Δυναμης Ειναι Πιο Σημαντικη Απο Οσο Νομιζετε

Ενα κακοκατασκευαστο εργασιακο δυσδιαχειριστο δημιουργει προβληματα που φαινονται ανασχετιστα στην επιφανεια. Υψηλη απουσια; Συχνα ενα θεμα προγραμματισμου - οι ανθρωποι που δεν μπορουν να αλλαξουν βαρδια απλα σταματουν να εμφανιζονται. Αυξανομενα κοστη ωριων; Πιθανως ελλειψη εργαζομενων σε συγκεκριμενα χρονικα κενα που κανεις δεν παρατηρησε μεχρι η μισθοδοσια να εμφανιστει. Ακομα και τα μοτιβα πισω απο ανθρωπους που φευγουν συχνα επιστρεφουν στην ποιοτητα του δυσδιαχειριστου.

Σε αυτο το Ευρωπαϊκο Ιδρυμα για τη Βελτιωση των Διαβιωσιακων και Εργασιακων Συνθηκων, οι ακανονιστες και απρόβλεπτες ωρες εργασιας ειναι αμεσα συνδεδεμενες με χειροτερη ισορροπια εργασιας-ζωης και υψηλοτερα ποσοστα προβληματων υγειας μεταξυ των εργαζομενων. Αυτο δεν ειναι ενα μαλακο μετρο. Εμφανιζεται στις αριθμους απουσιας, τις αιτησεις αναπηριας και τα ποσοστα κρατησης.

Ο καλος προγραμματισμος προσωπικου κανει τρια πραγματα ταυτοχρονα. Ελεγχει το κοστος εργατικης δυναμης ταιριαζοντας τον αριθμο του προσωπικου με την πραγματικη ζητηση. Διατηρει τα επιπεδα υπηρεσιων τοποθετωντας αρμοδιους ανθρωπους στις σωστες θεσεις. Και δινει στους εργαζομενους αρκετη προβλεψιμοτητα για να σχεδιασουν τη ζωη τους εκτος του χωρου εργασιας - κατι που ειναι εξαιρετικα σημαντικο για τους ωρολογους εργαζομενους.

Κατα κορυφη Στοιχεια ενος Αποτελεσματικου Εργασιακου Δυσδιαχειριστου

Δεν ειναι δυο ιδιοι εργασιακοι δυσδιαχειριστοι. Ενα νοσοκομειακο τμημα και ενα μαγαζι λιανεμποριου εχουν διαφορετικους ρυθμους, ωρες αιχμης και απαιτησεις συμμορφωσης. Αλλα τα κτιριακα στοιχεια ενος καλα λειτουργουντος δυσδιαχειριστου βαρδιας ειναι συνεπη παντου.

Προγνωση της ζητησης

Πριν γραψετε ενα ονομα σε ενα δυσδιαχειριστο, πρεπει να ξερετε ποσους ανθρωπους χρειαζεστε πραγματικα ανα ωρα. Αυτο εξαρταται απο ιστορικα δεδομενα - κυκλοφορια πεζων, ποσοστο εισιτηριων, στοχοι παραγωγης, οτιδηποτε χρησιμοποιει η επιχειρηση σας. Οι περισσοτεροι προγραμματισμοι δυσδιαχειριστων ξεκινουν εδω: πρωτα μετρηστε την εργασια, μετα αναθεστε ανθρωπους. Ακουγεται προφανες, αλλα ο αριθμος των διευθυντων που κατασκευαζουν δυσδιαχειριστους με βαση «τι καναμε την προηγουμενη εβδομαδα» αντι για το τι λεει τα δεδομενα ειναι εκπληκτικος.

Δεξιοτητες και Πιστοποιησεις

Η συμπληρωση μιας βαρδιας δεν ειναι μονο να εχετε ενα θερμο σωμα σε καποιο σημειο. Χρειαζεστε καποιον που μπορει να κανει πραγματικα τη δουλεια. Ενα εστιατοριο χρειαζεται τουλαχιστον ενα εκπαιδευμενο μπαρμαν πισω απο τη ζυθοποιια, οχι τρεις σερβιτορους που ποτε δεν ειδαν ενα κοκτειλ. Ο προγραμματισμος επιπλωσης στη μιας γεωργικης παραγωγης γινεται ακομη πιο συγκεκριμενος - πιστοποιησεις ανελκυστηρων, επιπεδα εκπαιδευσης ασφαλειας, προσοντα μηχανης.

Η παρακολουθηση του ποιος μπορει να κανει τι σε ενα υπολογιστικο φυλλο λειτουργει μεχρι να μην δουλεψει. Και το σημειο που δεν δουλευει ειναι συνηθως οταν καποιος καλυπτει ενα ρολο που δεν ειναι αρμοδιος και κατι πηγαινει στραβα.

Διαθεσιμοτητα Εργαζομενων και Προτιμησεις

Αυτο ειναι το σημειο οπου ο προγραμματισμος δυσδιαχειριστου ειτε κερδιζει εμπιστοσυνη ειτε την χανει. Οι εργαζομενοι που συνεχως παιρνουν δυσδιαχειριστους που αγνοουν τα αιτηματα διαθεσιμοτητας τους σταματουν να ζητουν. Αντι αυτου, αρχιζουν να αναζητουν δουλεια. Αφηνοντας στους ανθρωπους να κανουν προτιμησεις βαρδιας, να αποκλειουν τις μη διαθεσιμες ημερες και να ζητουν χρονο χωρις σε ενα σαφες συστημα ειναι το ελαχιστο. Η τεκμηριωμενη πολιτικη του χωρου εργασιας θα πρεπει να διευκρινιζει με ακριβεια πως λειτουργει αυτο ωστε να μη υπαρχει συγχυση.

Διασφαλιση Συμμορφωσης

Ελαχιστες περιοδοι ανακουφισης μεταξυ βαρδιων. Μεγιστες ωρες την εβδομαδα. Ορια υπεργολαβιας. Περιοριστες για τους νεαρους εργαζομενους. Οι κανονες διαφερουν ανα δικαιοδοσια, αλλα εχουν κατι κοινο - η παραβιαση τους ειναι ακριβη. Μια σταθερη διαδικασια προγραμματισμου δυσδιαχειριστου ενθεσπιζει αυτους τους περιοριστμους στο δυσδιαχειριστο πριν δημοσιευθει, οχι μετα απο εναν ελεγχο συμμορφωσης.

Συνηθης Λαθη Διαχειρισης Εργατικης Δυναμης

Ορισμενα απο αυτα θα ακουγονται τραυματικα οικεια. Γιατι τα περισσοτερα προγραμματα με βαση βαρδιας κανουν τα ιδια μερικα λαθη - και συνεχιζουν να τα κανουν μεχρι καποιος πραγματικα να μετρησει την επιπτωση.

Δημοσιευση Δυσδιαχειριστων Πολυ Αργα

Αν η ομαδα σας βλεπει το δυσδιαχειριστο της επομενης εβδομαδας τετάρτη το βραδυ, εχετε ηδη αποτυχει. Δεν μπορουν να ταξι τη φροντιδα του παιδιου, δεν μπορουν να δεσμευουν ραντεβου, δεν μπορουν να δεσμευουν τιποτε εκτος του χωρου εργασιας. Δυο εβδομαδες προειδοποιηση ειναι το ελαχιστο. Τρεις ειναι καλυτερη. Αργη δημοσιευση ειναι ο ταχυτερος τροπος να εγγυηθειτε αποτυχιες και συγχυση μεταφορας βαρδιας.

Αγνοηση των Δεδομενων που εχετε ηδη

Το συστημα σας POS γνωριζει ποιες ωρες ειναι πιο απασχολημενες. Τα δεδομενα παρουσιας σας δειχνουν ποιος ειχε πυρετο συχνοτερα και σε ποιες ημερες. Η αναφορα υπεργολαβιας σας αποκαλυπτει ποιοι τμηματα ειναι χρονιως απανται. Αλλα αν κανεις δεν κοιταει τα δεδομενα δυσδιαχειριστου στο συστημα σας, κατασκευαζετε δυσδιαχειριστους στο αισθημα - και το αισθημα τειρει να υποστηριζει την ευκολια του διευθυντη απο την πραγματικοτητα της ομαδας.

Υπερβολικη Εξαρτηση απο τους Ιδιους Ανθρωπους

Καθε ομαδα εχει τον ανθρωπο στον οποιο ανατιθεται - αυτον που λεει ναι σε επιπλεον βαρδιες, γεμιζει τα τελευταια κενα, δεν γογγυζει ποτε. Οι διευθυντες βασιζονται σε αυτον γιατι ειναι ευκολο. Μεχρι αυτος ο ανθρωπος δεν εξαντληθει και δεν υποβαλει την παραιτηση του. Η δικαια διανομη βαρδιας δεν ειναι απλα για δικαιοσυνη. Ειναι διαχειριση κινδυνου. Αν η λειτουργια σας καταρρευσει οταν συγκεκριμενος ανθρωπος αρρωσταινει, ο δυσδιαχειριστος σας εχει ενα απλο σημειο αποτυχιας.

Πως να Κατασκευασετε εναν Καλυτερο Εργασιακο Δυσδιαχειριστο

Δεν υπαρχει καποια μαγικη φορμουλα, αλλα υπαρχει μια επαναληψιμη διαδικασια. Οι καλυτερες εργασιες που εχουμε δουλεψει ακολουθουν περιπου την ιδια ακολουθια, ειτε προγραμματιζετε μια κουζινα 12 μελων ειτε μια ομαδα εφοδιαστικης 200 ανθρωπων.

Ξεκινηστε με την Εργασια, οχι με τους Ανθρωπους

Πρωτα χαρτογραφησετε τις αναγκες καλυψης. Ποσους ανθρωπους χρειαζεστε ανα ρολο, ανα χρονικο διαστημα, ανα ημερα; Χρησιμοποιησετε ιστορικα μοτιβα ζητησης, οχι υποθεσεις. Ενας εργασιακος δυσδιαχειριστος κατασκευασμενος σε «ειχαμε πανω παντα τρεις ανθρωπους Δευτερα το πρωι» κηρυσσει το moment αν τα μοτιβα εργασιας αλλαξουν - εποχιακες αλλαγες, τοπικα συμβαντα, νεος ανταγωνιστης που ανοιγει κοντα.

Στρωση Περιορισμων

Προτου ξεκινησετε να δινετε ονοματα, τοποθετησετε τα μη διαπραγματευσιμα: περιορισμους εργατικου δικαιου, εγκεκριμενες αιτησεις αδειας, απαιτησεις δεξιοτητας, συμβατικες ωρες. Σκεφτειτε αυτα σαν τοιχους του παζλ. Δεν κινουνται. Αυτο που κινειται ειναι ποιος γεμιζει ποια θεση εντος αυτων των τοιχων.

Εδω ειναι οπου τα εργαλεια δυσδιαχειριστου ομαδας κερδιζουν τα αθιχτα του. Να κανεις αυτο με το χερι για μια ομαδα 30+ με διαφορετικες συμβασεις, παραθυρα διαθεσιμοτητας και πιστοποιησεις ειναι σαν να λυνεις ενα κυβο του Rubik τυφλη. Τεχνικα δυνατον. Sensible, οχι.

Κανε τις Μεταφορες Ευκολες και Ορατες

Οι μεταφορες βαρδιας γινονται. Προσποιηση οτι δεν θα γινουν ειναι μια συνταγη για εκτος βιβλιων εμπορο που κανεις δεν παρακολουθει. Μια διαφανης διαδικασια μεταφορας - οπου οι εργαζομενοι ζητουν εμπορο, οι διευθυντες εγκρινουν η αυτοματα εγκρινουν με βαση τους κανονες και το συστημα δυσδιαχειριστου ανανεωνεται σε πραγματικο χρονο - κρατα το δυσδιαχειριστο ακριβη χωρις μικροδιαχειριση καθε αλλαγης.

Επανεξεταση και Προσαρμογη Εβδοmaδιαιως

Ενας δυσδιαχειριστος δεν ειναι ενα εγγραφο που δημοσιευετε και ξεχνατε. Μετα απο καθε κυκλο, κοιταξτε τι πηγε λαθος. Υπηρχαν ακαλυπτες βαρδιες; Αυξησεις υπεργολαβιας; Μοτιβο αποτυχιας στην ιδια ημερα; Πεντε λεπτα επανεξετασης μετα απο καθε εβδομαδα κανει το δυσδιαχειριστο της επομενης εβδομαδας σημαντικα καλυτερο. Αυτο ειναι η διαχειριση εργασιας ως μια διαδικασια συνεχους βελτιωσης, οχι μια μοναδικη εργασια.

Χειροκινητοι Δυσδιαχειριστοι κατα των Λογισμικου: Ποτε να μεταβασετε

Τα υπολογιστικα φυλλα και οι χειροκινητοι δυσδιαχειριστοι λειτουργουν καλα για πολυ μικρες ομαδες με προβλεπομενες βαρδιες. Μια καφετερια με πεντε barista σε σταθερες βαρδιες δεν χρειαζεται ειδικη λογισμικο. Αλλα στη στιγμη που κατι απο αυτα γινει αληθεια, τα μαθηματικα αλλαζουν:

• Περισσοτερο απο 15-20 εργαζομενοι με περιστρεφομενα μοτιβα βαρδιας
• Πολλες τοποθεσιες η τμηματα που διαμοιραζουν προσωπικο
• Κανονες συμμορφωσης που διαφερουν ανα τυπο εργαζομενου (μερικης απασχολησης, ανηλικοι, συμβατικες ωρες)
• Αιτηματα μεταφορας βαρδιας που ερχονται μεσω sms, email και συζητησεων διαδρομου ταυτοχρονα

Στο σημειο εκεινο, οι ωρες που δαπανα ο διευθυντης στη δημιουργια και την επιδιορθωση χειροκινητων δυσδιαχειριστων κοστος περισσοτερο απο οποιαδηποτε συνδρομη λογισμικου. Και τα σφαλματα - διπλη κρατηση, χαμενες ανα περιοδο, ανιχνευτες ωριες - εχουν το δικο τους τιμημα.

Η μεταβαση απο χειροκινητο σε ψηφιακο δεν ειναι πραγματικα περι τεχνολογιας. Ειναι θεμα εξω αν η τρεχουσα διαδικασια μπορει να αντεπεξελθει στη πολυπλοκοτητα χωρις να σπασει. Αν εχετε ποτε δημοσιευσει ενα δυσδιαχειριστο και λαβει τεσσερα μηνυματα «δεν μπορω να δουλευω αυτην την ημερα» εντος μιας ωρας, γνωριζετε ηδη την απαντηση.

FAQ

Ποια ειναι η διαφορα μεταξυ ενος δυσδιαχειριστου και ενος χρονοδιαγραμματος;

Στην πραξη, οι οροι επικαλυπτονται. Ενα χρονοδιαγραμμα ειναι συνηθως το πιο ευρυ σχεδιο - ποιος εργαζεται ποιες ημερες. Ενας δυσδιαχειριστος προσθετει λεπτομερειες: συγκεκριμενα ρολο, τοποθεσιες, ωρες διαλειμματος και αποθεματικες εργασιες. Σκεφτειτε το χρονοδιαγραμμα ως το σκελετο και τον δυσδιαχειριστο ως την πληρη εικονα. Τα περισσοτερα εργαλεια διαχειρισης εργατικης δυναμης χειριζονται και τα δυο.

Ποσο μακρια εμπροσθεν θα πρεπει να δημοσιευθουν οι δυσδιαχειριστοι;

Δυο εβδομαδες ελαχιστο. Μερικες δικαιοδοσιες το απαιτουν ειδικα για νομο - τα διαταγματα προβλεπτικου χρονοδιαγραμματος σε πολεις οπως η Σαν Φρανσισκο και η Νεα Υορκη απαιτουν 14 ημερων προειδοποιηση για συγκεκριμενες βιομηχανιες. Ακομη και αν δεν απαιτειται με νομο, η προωρη δημοσιευση μειωνει τις αποτυχιες και δινει στους ανθρωπους χρονο για να αναδιοργανωσουν τις μεταφορες.

Μπορουν τα μικρα επιχειρησεις να ωφεληθουν απο τη δυσδιαχειριση λογισμικου;

Ναι, αν ο προγραμματισμος ειναι αρκετα περιπλοκος. Ενα αρτοποιειο με τρεις εργαζομενους σε σταθερες ωρες - πιθανως οχι. Μια εταιρια καθαρισμου με 15 εργαζομενους μερικης απασχολησης σε διαφορους τοπους πελατων - απολυτα. Το σημειο διαχωρισμου δεν ειναι το μεγεθος της εταιρειας. Ειναι η πολυπλοκοτητα του προγραμματισμου.

Τι να αναζητησετε σε ενα εργαλειο rostering;

Διαχειριση διαθεσιμοτητας, ροες εργασιας μεταφορας βαρδιας, επιβολη κανονων συμμορφωσης, κινητη προσβαση για εργαζομενους και ενσωματωση με το σας λογισμικο αμοιβων η παρακολουθησης ωρων. Τα εξυπνα χαρακτηριστικα AI ειναι ωραια να εχετε, αλλα εξασφαλισετε τα βασικα σωστα πρωτα. Αν η ομαδα σας δεν μπορει να δει τις βαρδιες απο ενα τηλεφωνο, δεν εχει σημασια τιποτα αλλο.