NOC ও ফিল্ড টিমের জন্য টেলিকম কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার

টেলিকম কার্যক্রম একসঙ্গে দুটি ঘড়ি ধরে চলে। নেটওয়ার্কের দরকার এমন কেউ যিনি প্রতিদিনের প্রতিটি ঘণ্টায় নজর রাখেন, আর ফিল্ডের দরকার এমন সব সাইটে ক্রু যেগুলো কদাচিৎ একে অপরের কাছাকাছি থাকে, আর সেই কাজ যত দ্রুত শেষ হয় ঠিক ততবারই সময় ছাড়িয়ে যায়। টেলিকম কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারকে এই দুই ধরনই একটি সময়সূচিতে ধরে রাখতে হয়, কোনো টিমকেই অন্যের ছাঁচে ঠেলে না দিয়ে।

কোনো পক্ষই স্প্রেডশিটে বানানো রোস্টার বেশিদিন সহ্য করে না। NOC রোস্টারে কভারেজের নির্দিষ্ট নিয়ম আর আইনসম্মত বিশ্রামের শর্ত থাকে। ফাইবার ক্রুর সামনে থাকে আবহাওয়া, অনুমতিপত্র আর এমন নির্মাণ কর্মসূচি যা প্রতি সপ্তাহে সরে যায়। পরিকল্পনার মূল্য ততটুকুই, যত দ্রুত সেটি বদলানো যায় আর যত দ্রুত সেই পরিবর্তন মানুষের কাছে পৌঁছায়।

টেলিকম কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে যা থাকতেই হবে

চারটি শর্ত ঠিক করে দেয় একটি প্ল্যাটফর্ম প্রথম বড় বিভ্রাট সামলাতে পারবে কি না। নিরবচ্ছিন্ন কভারেজ, মধ্যরাত পেরোনো শিফটসহ, যা সঠিকভাবে গোনা হয়। বেতন হিসাবের পরে নয়, রোস্টার প্রকাশের আগেই দৃশ্যমান ঘণ্টার সীমা। এমন মোবাইল অ্যাপ যা কখনও ডেস্কে না বসা টেকনিশিয়ানদের জন্য কাজ করে। আর এমন ভূমিকা ও অনুমতি যা সুপারভাইজারের ভিউকে টেকনিশিয়ানের ভিউ থেকে আলাদা রাখে।

এই চারটির বাইরে বাকিটা পছন্দের ব্যাপার। টেলিকম কর্মী ব্যবস্থাপনার বৈশিষ্ট্য হলো ভুলের দাম সঙ্গে সঙ্গেই দিতে হয়: NOC-তে কভার না হওয়া একটি রাত বা সাইটে না পৌঁছানো একটি ক্রু কয়েক ঘণ্টার মধ্যেই গ্রাহকের চোখে পড়ার মতো সমস্যা হয়ে ওঠে।

NOC কখনও বন্ধ হয় না

চব্বিশ ঘণ্টার কভারেজ হাতে বানানো সবচেয়ে কঠিন সময়সূচি। প্রতিটি ঘণ্টায় ন্যূনতম লোকবল দরকার, রাতের শিফট ন্যায্যভাবে ভাগ করতে হয়, আর দুই রোস্টারের মাঝের বিশ্রাম শুধু এই কারণে ভাঙা যায় না যে সুপারভাইজার স্মৃতি থেকে কাজ করছিলেন। একই তারিখে একাধিক শিফট ধরে রাখা সাপ্তাহিক গ্রিড, ২৩:০০ থেকে ০৭:০০ উইন্ডোসহ, যেকোনো NOC সময়সূচি সফটওয়্যারের জন্য ন্যূনতম শর্ত। সেরা NOC সময়সূচি সফটওয়্যার আর সেরা NOC রোস্টারিং সফটওয়্যার তুলনা করা টিমগুলো সাধারণত একই জিনিস যাচাই করে: হাতে নজরদারি ছাড়া বিশ্রামের নিয়ম মেনে নিরবচ্ছিন্ন কভারেজ টিকে থাকে কি না।

প্যাটার্ন স্থির হয়ে গেলে ভারী কাজটা টেমপ্লেটই করে দেয়। যে রোস্টার সাজাতে আধা দিন লেগেছিল, সেটি পরের চক্রে কয়েক সেকেন্ডে প্রয়োগ হয়, শুধু ব্যতিক্রমগুলো সম্পাদনা করতে হয়। Shifton-এর শিফট পরিকল্পনা মডিউল দিন, সপ্তাহ ও মাসের ভিউ, বড় অপারেটর গ্রুপের জন্য স্বয়ংক্রিয় বণ্টন এবং যেখানে চাপ যথেষ্ট অনুমেয় সেখানে চাহিদার পূর্বাভাস সমর্থন করে।

ফিল্ড টেকনিশিয়ান, ফাইবার ক্রু ও টাওয়ারের কাজ

ফিল্ডের দিকটি একই পোশাক পরা ভিন্ন এক সমস্যা। ক্রু ছড়ানো, দক্ষতা একে অপরের বদলে চলে না, আর শিফট বাঁধা থাকে সাইটের সঙ্গে, আপনার নিজের ভবনের সঙ্গে নয়। প্রতিটি শিফটে কর্মস্থল ট্যাগ করলে বিষয়টি পরিষ্কার থাকে, ফলে পরিকল্পনাকারী দ্বিতীয় কোনো সিস্টেম না খুলেই দেখতে পান কে কোথায়। সেরা ফাইবার ক্রু সময়সূচি সফটওয়্যার আর সেরা কেবল টেকনিশিয়ান সময়সূচি সফটওয়্যারের মধ্যে বাছাই শেষমেশ দাঁড়ায় এতে যে, নিজের ভবন নয় বরং সাইটের সঙ্গে যুক্ত শিফটকে কে কীভাবে সামলায়।

ঠিক এখানেই শ্রেণিগুলো ঘুলিয়ে যায়, তাই নির্দিষ্ট করে বলা দরকার। টেলিকম ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার ইতিমধ্যে শিফটে থাকা টেকনিশিয়ানকে কাজ ও ওয়ার্ক অর্ডার বণ্টন করে, আর টেলিকম কর্মী ডিসপ্যাচ সিস্টেমও একই ঘরে পড়ে। টেলিকম কর্মী সময়সূচি এর আগের প্রশ্নের উত্তর দেয়: আদৌ কে শিফটে আছেন, কত সময়ের জন্য, আর কোন সীমার নিচে। দুটি পাশাপাশি চলে, আর সেরা টেলিকম সময়সূচি সফটওয়্যার সেটিই যা রোস্টার ঠিক করে দেয়, যাতে ডিসপ্যাচ স্তরের পাঠানোর মতো লোক থাকে। একই অপারেটরের গ্রাহকসেবার দিকটি প্রতিটি ধাপে কল ভলিউম অনুযায়ী পরিকল্পনা করা হয়, আর সেই দিকটির জন্য রয়েছে কল সেন্টারের শিফট পরিকল্পনা পাতাটি।

ঘণ্টা, ওভারটাইম ও ক্লান্তি

টেলিকমে ওভারটাইম খুব কমই সিদ্ধান্ত, এটি জমতে থাকা ব্যাপার। বিভ্রাট দীর্ঘ হয়, নির্মাণ পিছিয়ে যায়, একজন টেকনিশিয়ান সহকর্মীর দায়িত্ব নেন, আর বৃহস্পতিবার নাগাদ কেউ একজন এমন সীমা অনেক আগেই পেরিয়ে যান যেটির দিকে কেউ তাকায়নি। সাপ্তাহিক ভিউর প্রতিটি সারিতে চলতি মোটের পাশে সর্বোচ্চ সীমা থাকে, যা নিয়মরক্ষার সমস্যাকে স্ক্রিনে একটি সংখ্যায় বদলে দেয়। সেরা টেলিকম শিফট সময়সূচি সফটওয়্যার সেই সংখ্যাটি দেখায় যখন রোস্টার এখনও সম্পাদনযোগ্য, দুই সপ্তাহ পরের রিপোর্টে নয়।

• প্রতি টেকনিশিয়ানের জন্য সীমা নির্ধারণ করুন এবং ইতিমধ্যে বরাদ্দ ঘণ্টার পাশে সেটি দেখুন
• শিফটে ওভারটাইম যোগ করার আগে নিশ্চিতকরণ বাধ্যতামূলক করুন
• সপ্তাহ প্রকাশের আগে দৈনিক লোকবল ও ঘণ্টার যোগফল যাচাই করুন
• পরিকল্পিত শিফটের বিপরীতে প্রকৃত ক্লক-ইন ও ক্লক-আউট রেকর্ড করুন

যে ব্রডব্যান্ড কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার শুধু পরিকল্পিত ঘণ্টা দেখায়, সেটি অর্ধেক ছবিই বাদ দিয়ে দেয়। পরিকল্পিত শিফটের বিপরীতে প্রকৃত ক্লক-ইন ও ক্লক-আউট রেকর্ড করাই সেই জিনিস, যা সেরা টেলিকম কোম্পানি টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার রোস্টারে যোগ করে। পরিকল্পিত আর প্রকৃত কাজের ব্যবধানেই খরচ আর ক্লান্তি দুটোই লুকিয়ে থাকে, আর সাইটে পৌঁছানো নিশ্চিত করা যেখানে জরুরি সেখানে জিওলোকেশন মডিউলের মাধ্যমে অবস্থানভিত্তিক ক্লক-ইন একটি পেইড অ্যাড-অন হিসেবে পাওয়া যায়।

বহু-অঞ্চলের রোস্টার ও টাইম জোন

অপারেটররা কদাচিৎ এক জায়গায় কাজ করেন। এক অঞ্চলের NOC অন্য অঞ্চলের ক্রুকে সহায়তা দেয়, আর ভুল জোনে শুরুর সময় পড়া টেকনিশিয়ান মানে একটি হাতছাড়া অ্যাপয়েন্টমেন্ট। প্রত্যেকের নিজস্ব টাইম জোন থাকে, তাই শিফট স্থানীয় সময়ে দেখা যায়, আর পরিকল্পনাকারী একটিই সামঞ্জস্যপূর্ণ ভিউ ধরে রাখেন। প্রকল্প বা অঞ্চল অনুযায়ী ফিল্টার আঞ্চলিক ম্যানেজারকে বড় ছবি না হারিয়ে নিজের এলাকায় কাজ করতে দেয়।

ইউটিলিটি প্রতিষ্ঠানগুলো একই ভূগোলের মুখোমুখি হয় ভিন্ন অবকাঠামো নিয়ে, আর আমাদের ইউটিলিটি কর্মী সময়সূচি পাতাটি দুই নেটওয়ার্কই রক্ষণাবেক্ষণ করা টিমের জন্য এই মিলটি কভার করে। যে ব্রডব্যান্ড কর্মী ব্যবস্থাপনা সিস্টেম অঞ্চলগুলো পরিষ্কারভাবে আলাদা করতে পারে না, সেটি প্রতিটি রোস্টারকে দর কষাকষিতে পরিণত করে, আর তাই সেরা ব্রডব্যান্ড সময়সূচি সফটওয়্যার ও সেরা আইএসপি সময়সূচি সফটওয়্যার ক্যালেন্ডারের মতোই ফিল্টার দিয়েও বিচার হয়।

ঠিকাদার, সাবকন্ট্রাক্ট ক্রু ও সিস্টেমে যুক্ত করা

নির্মাণ কর্মসূচি এমন লোক নিয়ে আসে যারা স্থায়ী কর্মী নন, প্রায়ই অল্প সময়ের নোটিশে এবং নির্দিষ্ট মেয়াদের জন্য। কর্মী স্ক্রিন সেটি নিয়ন্ত্রণে রাখে: প্রত্যেকে পদ, যোগাযোগের তথ্য, টাইম জোন ও অনুমতি স্তর পান, তারপর ইমেইলে আমন্ত্রণ যায় যা অপেক্ষমাণ থেকে গৃহীত অবস্থায় যায়। সাবকন্ট্রাক্টর পুরো ক্রু নিয়ে এলে তালিকা ইমপোর্ট করা দ্রুততর, আর এটিই সেরা ব্রডব্যান্ড কর্মী সময়সূচি সফটওয়্যার আর স্থির লোকবল ধরে নেওয়া টুলের মধ্যে বাস্তব পার্থক্য।

এখানে অ্যাক্সেস স্তর বেশিরভাগ খাতের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। চুক্তিভিত্তিক টেকনিশিয়ানের শুধু নিজের শিফট দেখা উচিত, আর কিছু নয়, আর সুপারভাইজার পুরো রোস্টার পরিচালনা করেন। সেরা টেলিকম ক্রু সময়সূচি অ্যাপ এই পার্থক্যটি পাঁচ জায়গায় কনফিগার করার বদলে স্পষ্ট করে দেয়, আর সেরা টেলিকম ফিল্ড টেকনিশিয়ান সময়সূচি সফটওয়্যার আমন্ত্রণ গৃহীত হওয়ার মুহূর্ত থেকেই তা প্রয়োগ করে।

যে টেকনিশিয়ানরা কখনও ডেস্কে বসেন না তাদের কাছে পৌঁছানো

যে সময়সূচি কেউ পড়ে না, সেটি ব্যর্থ সময়সূচি। ফিল্ডের কর্মীরা শিফট চলাকালে ইমেইল দেখেন না, আর রাতের ডিউটি শেষ করা NOC অপারেটর মঙ্গলবারের খবর জানতে পোর্টালে লগইন করবেন না। পুশ ও এসএমএস নোটিফিকেশন রোস্টার আর পরবর্তী প্রতিটি পরিবর্তন ফোনে পৌঁছে দেয়, আর ছড়ানো কর্মীবাহিনীর জন্য এটিই একমাত্র নির্ভরযোগ্য চ্যানেল। সেরা টেলিকম সময়সূচি অ্যাপ সেটিই যা টেকনিশিয়ান একবার খুলেই বুঝে ফেলেন, আর সেরা টেলিকম রোস্টারিং সফটওয়্যার সেটিই যাতে সুপারভাইজার ছয় মাস পরেও আস্থা রাখেন।

শিফট বদল আর ছুটির আবেদন একই পথে চলে। টেকনিশিয়ান আবেদন করেন, সুপারভাইজার এক ট্যাপে অনুমোদন দেন, আর প্রকাশিত রোস্টার সবার জন্য একসঙ্গে হালনাগাদ হয়। এই চক্রটিই সেরা টেলিকম কর্মী সময়সূচি সফটওয়্যারকে সেই শেয়ার করা ফাইল থেকে আলাদা করে, যেটি খোলার সময়েই পুরনো হয়ে গেছে।

টেলিকম সময়সূচি সফটওয়্যার বাছাই

যেকোনো প্ল্যাটফর্ম যাচাই করুন আপনার সবচেয়ে কঠিন সপ্তাহ দিয়ে, শান্ত সপ্তাহ দিয়ে নয়। দুটি রাতের ক্রু আর পাশাপাশি চলা একটি ফাইবার নির্মাণসহ পুরো ২৪/৭ রোস্টার তৈরি করুন, ঠিক এমন সপ্তাহই সেরা ফাইবার ক্রু রোস্টারিং সফটওয়্যারের নতুন করে না বানিয়ে সামলানোর কথা। একটি শিফট বদলান আর মাপুন সেই পরিবর্তন সংশ্লিষ্ট টেকনিশিয়ানের কাছে পৌঁছাতে কত সময় লাগে। জিজ্ঞেস করুন শিফট মধ্যরাত পেরোলে কী হয়, ঠিকাদার সপ্তাহের মাঝে যোগ দিলে কী হয়, আর দুটি অঞ্চলের একই রোস্টারের ভিন্ন ভিউ লাগলে কী হয়, কারণ সস্তা টুল এই তিন জায়গাতেই ভেঙে পড়ে। সেরা টেলিকম কর্মী সময়সূচি সফটওয়্যার বিচার করুন ফিচারের তালিকা নয়, এই পরীক্ষার ভিত্তিতে।

দশ জনের কম হলে Shifton সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা ছোট ইন্টারনেট সেবাদাতা বা টেলিকম কর্মী ব্যবস্থাপনা সিস্টেম বদলানোর মতো কি না যাচাই করা একটি ক্রুকে কভার করে। লোকবল বাড়ার সঙ্গে পেইড প্ল্যান যোগ করে বহু-লোকেশন পরিকল্পনা, গভীর রিপোর্টিং আর সেই মডিউলগুলো, বড় পরিসরে সেরা টেলিকম কোম্পানি কর্মী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের কাছে যেগুলো প্রত্যাশিত। লক্ষ্য এক থাকে: নেটওয়ার্কের প্রতিটি ঘণ্টা কভার, প্রতিটি ক্রু নিজের সীমার ভেতরে, আর এমন একটি রোস্টার যা পুরো টিম পড়তে পারে।