Trong khi thế giới vật chất cung cấp thông tin này cho những người chăm sóc, trong thời đại hiện đại của chúng ta – tất cả dữ liệu kỹ thuật số về bạn có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu ở đâu đó cách nửa vòng trái đất – phải có một số tiêu chuẩn mà qua đó PHI có thể di chuyển điện tử để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân và đảm bảo an ninh.

Đạo luật Khách quan Khả năng Tương tác và Giải Trình Bảo hiểm Y tế (HIPAA) được thành lập để đảm bảo bảo mật của hồ sơ chăm sóc sức khỏe cũng như một lộ trình cho các cơ sở về cách quản lý dữ liệu một cách đạo đức. Tuân thủ quy định của HIPAA không chỉ bảo vệ sự bảo mật của hồ sơ y tế mà còn tạo lòng tin trong tâm trí bệnh nhân và người chăm sóc.

Các chi tiết phức tạp về sự tuân thủ quy định của HIPAA, bao gồm cách định nghĩa, những gì mà nó bao gồm và các luật khác nhau áp dụng và các quy định giám sát nó, được trình bày chi tiết trong bài viết này. Tài liệu này định nghĩa «thông tin sức khỏe được bảo vệ», chỉ rõ ai cần tuân thủ các quy định của HIPAA và nêu rõ các thành phần chính của quy trình thực hiện chính sách doanh nghiệp có hiệu lực. Các tổ chức có thể cải thiện bảo vệ, ngăn ngừa các vi phạm có thể xảy ra và đảm bảo trách nhiệm trong bối cảnh quy định đang thay đổi thông qua việc hiểu rõ sự tinh tế của việc tuân thủ HIPAA.

Định nghĩa về Việc Tuân Thủ HIPAA

Về cơ bản, định nghĩa tuân thủ HIPAA bao gồm việc thực hiện một loạt các biện pháp kỹ thuật và biện pháp phòng ngừa vật lý để bảo vệ PHI khỏi các vi phạm và truy cập không mong muốn. Điều này bao gồm từ việc sử dụng hệ thống máy tính an toàn để lưu trữ và chuyển thông tin sức khỏe đến việc giáo dục nhân viên về các quy trình bảo mật dữ liệu. Thiết lập các quy tắc và quy trình rõ ràng chỉ ra cách các doanh nghiệp nên phản ứng với mọi vi phạm dữ liệu và bảo vệ quyền lợi của bệnh nhân cũng là một phần của việc tuân thủ.

Tại Sao Việc Tuân Thủ HIPAA Quan Trọng

Việc tuân thủ HIPAA ngăn chặn việc sử dụng không đúng, tiết lộ hoặc thu thập thông tin bệnh nhân và các dữ liệu liên quan đến chăm sóc sức khỏe khác. HIPAA đảm bảo rằng PHI được bảo mật và được bảo vệ, duy trì lòng tin của bệnh nhân và tuân thủ luật pháp. Hơn nữa, việc tuân thủ giúp các công ty tránh khỏi các khoản phạt hoặc hậu quả giám sát và mất uy tín liên quan đến các vi phạm HIPAA. Việc tuân thủ các quy định của HIPAA thể hiện trách nhiệm trong việc duy trì mức độ bảo mật cơ bản của bệnh nhân, yếu tố quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Ngoài khía cạnh đạo đức, nó đáp ứng các yêu cầu tuân thủ theo quy định của HIPAA theo luật pháp. Không tuân thủ có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm ngặt, hành động pháp lý và mất giấy phép công ty. Ngay cả khi các vi phạm dữ liệu ngày càng trở nên phổ biến, một văn hoá tuân thủ mạnh mẽ được coi là cách duy nhất để đảm bảo tuân thủ quy định HIPAA.

Thông Tin Sức Khỏe Được Bảo Vệ Là Gì

Bất kỳ thông tin nào trong hồ sơ y tế có thể được sử dụng để xác định một người cụ thể và được tạo ra, sử dụng hoặc tiết lộ trong quá trình cung cấp dịch vụ y tế như chẩn đoán hoặc điều trị được gọi là dữ liệu bệnh nhân bảo mật.

PHI bao gồm nhiều nhận dạng khác nhau liên kết dữ liệu sức khỏe, bao gồm hồ sơ điện tử và vật lý, với những người cụ thể. Để bảo vệ tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu bệnh nhân, các quy tắc PHI của HIPAA yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt về cách quản lý PHI.

Các Nhận Dạng Của PHI

Thông Tin Sức Khỏe Được Bảo Vệ (PHI) bao gồm một loạt các số nhận dạng có thể được sử dụng để xác định danh tính của một cá nhân, dù trực tiếp hay gián tiếp. Các tổ chức chăm sóc sức khỏe phải rõ ràng về những gì thuộc về PHI để tuân thủ luật tuân thủ HIPAA.

Thông tin về sức khỏe thể chất hoặc tinh thần đã diễn ra, hiện tại hoặc tiềm năng của cá nhân, các dịch vụ y tế được cung cấp, hoặc việc lập hóa đơn cho các lợi ích tương tự liên quan đến một nhân viên đều được coi là PHI. Các nhận dạng được liệt kê dưới đây là những chi tiết được HIPAA quy định:

• Tên;
• Vị trí địa lý nhỏ hơn một bang;
• Ngày tháng (sinh, tử, nhập viện);
• Số điện thoại;
• Địa chỉ email;
• Số hồ sơ y tế;
• Chi tiết tài khoản bảo hiểm;
• Bất kỳ mã số hoặc đặc điểm độc đáo nào khác.

Các nhà cung cấp dịch vụ y tế tuân thủ HIPAA và các thực thể liên quan phải có khả năng nhận dạng được những danh tính này. Các tổ chức có thể giảm rủi ro vi phạm dữ liệu và duy trì tuân thủ các quy tắc HIPAA bằng cách quản lý và bảo vệ PHI một cách thích hợp. Thực hành quản trị dữ liệu hiệu quả là vô cùng quan trọng, vì nếu không bảo vệ các mã nhận dạng này có thể dẫn đến các hình phạt nặng và mất lòng tin của bệnh nhân.

Ai Cần Tuân Thủ HIPAA

Bất kỳ công ty hoặc công dân nào có xử lý hoặc truy cập vào thông tin sức khỏe được bảo vệ của bạn (PHI) đều phải tuân thủ HIPAA. Có hai phân loại chính: «Các Đối Tác Kinh Doanh» và «Các Thể Che Chắn».

Để bảo vệ hồ sơ sinh viên trên toàn hệ sinh thái chăm sóc sức khỏe, điều rất quan trọng là xác định các loại doanh nghiệp thuộc phạm vi quy định của HIPAA. Để bảo vệ quyền riêng tư, tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin hồ sơ y tế được che chắn, cả Quy tắc Bảo mật HIPAA và Quy tắc An ninh HIPAA đều yêu cầu tất cả các tổ chức trong các danh mục này phải tuân thủ các quy định.

Các Thể Che Chắn

Một thể che chắn là nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe trực tiếp, chẳng hạn như phòng khám, bệnh viện, phòng khám bác sĩ, nhà thuốc bán lẻ và các kế hoạch y tế. Để đảm bảo an ninh thông tin khách hàng của họ, họ phải tuân thủ Quy tắc tuân thủ của HIPAA.

Những tổ chức này phải có chính sách để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu đúng cách và có trách nhiệm chính để có được sự đồng ý của bệnh nhân trước khi chia sẻ PHI. Những tổ chức này phải tuân thủ các Hướng dẫn Tuân thủ HIPAA.

Các Đối Tác Kinh Doanh

Thường được gọi là đối tác kinh doanh, một đối tác kinh doanh là một bên cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, chẳng hạn như IT, phân tích dữ liệu và lập hóa đơn, cho một nhà cung cấp chăm sóc sức khỏe. Một nhà cung cấp chăm sóc sức khỏe che chắn phải tuân thủ HIPAA vì họ có thể có thông tin cá nhân của bệnh nhân.

Các thỏa thuận yêu cầu cùng mức độ bảo mật và tuân thủ dữ liệu như các tổ chức che chắn cũng phải được ký kết bởi các đối tác kinh doanh. Vì một vi phạm bởi một đối tác kinh doanh vẫn có thể dẫn đến các khoản tiền phạt cho một tổ chức che chắn, việc tuân thủ mạng lưới đối tác mở rộng này là rất quan trọng.

Các Quy Tắc và Quy Định Của HIPAA Là Gì

Quy tắc Bảo mật HIPAA là một tập hợp các quy định bao trùm các khía cạnh cụ thể của bảo mật và quyền riêng tư; ba quy định chính là Quy tắc Thông báo Vi Phạm, Quy tắc An ninh HIPAA và Quy tắc Bảo mật HIPAA.

Những quy tắc này đảm bảo rằng các doanh nghiệp sử dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt để bảo vệ PHI khỏi những mối nguy hiểm, truy cập trái phép, và lạm dụng. Các quy định cung cấp một khung quy định các thủ tục xử lý các sự kiện an ninh và cách thức các tổ chức chăm sóc sức khỏe nên bảo vệ dữ liệu bệnh nhân.

Quy Tắc Bảo Mật và An Ninh HIPAA

Nền tảng của quy định HIPAA là quy tắc bảo mật và an ninh dữ liệu HIPAA, được thiết kế để giúp đảm bảo sự tồn tại, tính chính xác, sự dễ dàng sử dụng và quyền riêng tư của thông tin sức khỏe có thể quy về cá nhân (PHI).

Quy tắc Bảo mật HIPAA là một phần cơ bản của mỗi tổ chức chăm sóc sức khỏe và cùng hoạt động để đảm bảo rằng các doanh nghiệp và các đối tác hoạt động của họ tuân thủ các thực hành tốt nhất về bảo mật thông tin, tin cậy và bảo mật trong ngành. Tuân thủ những quy tắc này không chỉ ngăn ngừa các khoản phạt mà còn xây dựng lòng tin với bệnh nhân bằng cách đảm bảo với họ rằng PHI của họ được xử lý đúng cách.

Quy Tắc Bảo Mật HIPAA

Quy tắc Bảo mật HIPAA đặt ra các quy định quốc gia về việc bảo vệ sự riêng tư của hồ sơ y tế điện tử và thông tin sức khỏe cá nhân xác minh khác. Quy tắc Bảo mật hạn chế việc sử dụng và tiết lộ PHI mà không có sự đồng ý của bệnh nhân. Bệnh nhân có một số quyền khác để tôn trọng cuộc sống cá nhân và quyền riêng tư liên quan đến dữ liệu y tế cá nhân của họ, bao gồm cơ hội để sửa đổi nó, nhận bản sao hồ sơ và hiểu về việc sử dụng và chia sẻ thông tin cá nhân của họ.

Quy Tắc An Ninh HIPAA

Quy tắc An ninh HIPAA, bao gồm các quy định để bảo vệ sự sẵn có của các khu vực bảo mật và bảo vệ của PHI điện tử (ePHI), bổ sung cho Quy tắc Bảo mật. Quy tắc yêu cầu áp dụng các biện pháp quản lý, kỹ thuật và vật lý phù hợp để ngăn ngừa sự phơi nhiễm với các rủi ro và lỗ hổng tiềm tàng. Điều quan trọng để thành công trong các thực hành tuân thủ HIPAA là tuân theo các tiêu chuẩn của Quy tắc An ninh HIPAA. Hạn chế truy cập, kiểm tra dữ liệu thường xuyên và mã hóa trong số các biện pháp phòng ngừa.

Phân Tích Tuân Thủ HIPAA

Việc xác định các mối nguy cơ đối với việc bảo vệ thông tin y tế và cung cấp các biện pháp bảo vệ phù hợp cần thiết cho một cuộc kiểm toán tuân thủ HIPAA. Để giữ vững pháp luật hiện tại với những quy định và luật pháp HIPAA mới nhất, các tổ chức phải định kỳ xem xét lại hệ thống, chính sách và thực hành của họ. Ngoài ra, phân tích đảm bảo rằng nhân viên y tế vẫn có thể kiểm toán và sẽ giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Bảy Yếu Tố Của Sự Tuân Thủ Hiệu Quả

Bảy thành phần thiết yếu này tạo thành một chương trình tuân thủ HIPAA thành công:

• Thực hiện các quy định và quy trình đã nêu: Nhân viên phải được hướng dẫn thông qua một bản thuyết trình rõ ràng và ngắn gọn để bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu;
• Thiết lập một viên chức và ủy ban tuân thủ: Tất cả các dịch vụ liên quan đến sự tuân thủ được quản lý bởi một đội ngũ chuyên biệt;
• Cung cấp giáo dục và đào tạo hiệu quả: Nhân viên cần phải hiểu và có thể áp dụng các yêu cầu để tuân thủ HIPAA;
• Thiết lập các đường dẫn giao tiếp hiệu quả: Minh bạch phụ thuộc vào việc có các kênh báo cáo vấn đề mở;
• Thực hiện giám sát và kiểm tra nội bộ: Những kiểm toán thường xuyên giúp xác định và sửa chữa các điểm yếu;
• Sử dụng các quy trình kỷ luật được công bố rộng rãi để thực thi tiêu chuẩn: Để sự tuân thủ hiệu quả, trách nhiệm là cần thiết.

Giải quyết vi phạm ngay khi phát hiện và thực hiện các biện pháp khắc phục làm giảm nguy cơ các vi phạm nghiêm trọng hơn.

Ngoài ra, tạo ra các đường dây giao tiếp hiệu quả khuyến khích một văn hóa minh bạch bằng cách cho phép nhân viên lên tiếng lo ngại mà không sợ bị trả thù. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc thực thi các tiêu chuẩn thông qua các quy trình kỷ luật được công bố rộng rãi nhằm làm nổi bật tầm quan trọng của sự tuân thủ trên toàn bộ doanh nghiệp.

Thể hiện cam kết của bạn trong việc bảo vệ tính toàn vẹn dữ liệu của bệnh nhân bằng cách nhanh chóng giải quyết các vi phạm được báo cáo, điều này cuối cùng xây dựng sự tự tin và lòng tin trong cộng đồng y tế.

Các Biện Pháp Bảo Vệ Vật Lý và Kỹ Thuật, Chính Sách và Tuân Thủ HIPAA

Các tổ chức chăm sóc sức khỏe phải thực hiện các biện pháp toàn diện bảo vệ Truy cập Dữ liệu, Bảo vệ, Quyền riêng tư và An ninh của Thông Tin Sức Khỏe Được Bảo Vệ (PHI) để tuân thủ HIPAA. Các biện pháp bảo vệ này phân chia thành ba loại: hành chính, công nghệ và vật lý.

Trong khi các quy tắc và quy trình cung cấp nền tảng để giữ vững sự tuân thủ ở mọi cấp độ tổ chức, các biện pháp bảo vệ vật lý và kỹ thuật là rất quan trọng để duy trì an toàn và an ninh PHI.

Biện pháp bảo vệ vật lý

Các bước được thiết kế để duy trì bảo vệ vật chất của hệ thống và cơ sở nơi PHI được lưu giữ được gọi là biện pháp bảo vệ vật lý. Điều này bao gồm kiểm soát thiết bị đầu cuối và truy cập, và việc xử lý đúng cách thiết bị chứa PHI. Ví dụ bao gồm hệ thống giám sát để ngăn chặn xâm nhập vật lý không mong muốn, tủ bảo mật và quyền truy cập cơ sở hạn chế.

Biện pháp bảo vệ kỹ thuật

Các công nghệ và quy trình bảo vệ ePHI nằm trong biện pháp bảo vệ kỹ thuật. Để ngăn chặn truy cập không mong muốn, một số ví dụ bao gồm tường lửa, kiểm soát truy cập an toàn, mã hóa và hệ thống giám sát. Vì chúng giúp duy trì tính toàn vẹn của hồ sơ chăm sóc sức khỏe và đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể truy cập vào chúng, những biện pháp này rất quan trọng đối với việc tuân thủ an ninh HIPAA.

Chính sách & Thủ tục

Việc xử lý PHI của tổ chức được mô tả trong các hướng dẫn chính sách và thủ tục. Để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nhận thức được các nghĩa vụ của họ và để phản ánh các thay đổi trong tiêu chuẩn tuân thủ HIPAA, các tài liệu này nên được cập nhật thường xuyên. Chính sách xác định phải làm gì với các yêu cầu dữ liệu, xử lý sự kiện an ninh và thực hiện kiểm tra tuân thủ định kỳ.

Yêu cầu Tuân thủ HIPAA là gì

Các tiêu chuẩn cho tuân thủ HIPAA khác nhau dựa trên loại hình công ty và cách xử lý PHI. Việc thực hiện các biện pháp bảo vệ, tiến hành đánh giá rủi ro thường xuyên, đào tạo nhân viên và có các thủ tục để báo cáo vi phạm là những yêu cầu cơ bản. Tất cả các công ty được bao phủ và các đối tác kinh doanh phải hiểu rõ ý nghĩa của việc tuân thủ HIPAA và tuân theo các hướng dẫn này. Điều này đảm bảo rằng các tổ chức chăm sóc sức khỏe luôn sẵn sàng phản ứng kịp thời với bất kỳ sự kiện an ninh tiềm năng nào.

Vi phạm HIPAA là gì

Việc một thực thể hay doanh nghiệp không tuân thủ tiêu chuẩn và thủ tục thực hành công bằng và thông thường được nêu rõ trong Quy tắc Bảo mật HIPAA là vi phạm HIPAA. Xử lý không đúng cách và lưu trữ có thể dẫn đến việc tiết lộ thông tin sức khỏe bảo vệ (PHI) trong truy cập, tiết lộ hoặc sử dụng sai mục đích PHI. Cả sự kiện cố ý, như xâm nhập dữ liệu có chủ ý, và sự kiện không cố ý, như lỗi con người hoặc thiếu an toàn, đều có thể dẫn đến vi phạm HIPAA.

Các loại vi phạm HIPAA

Việc không bảo vệ PHI như quy định trong Quy tắc Quyền riêng tư Tuân thủ HIPAA là một vi phạm của HIPAA. Vi phạm bao gồm truy cập trái phép, mất dữ liệu, tiêu hủy PHI không được phép, và không thực hiện đánh giá rủi ro an ninh. Một vi phạm có thể là có chủ ý, chẳng hạn như xem hồ sơ y tế không được phép, hoặc không cố ý, chẳng hạn như thông tin bị gửi đến bên không đúng.

Hình phạt HIPAA

Dựa trên mức độ nghiêm trọng của vi phạm, các vi phạm HIPAA có thể từ phạt tiền đến truy tố hình sự. Các vi phạm nghiêm trọng có thể dẫn đến mức phạt lên đến 1,5 triệu đô la mỗi năm, và sự xem thường có thể dẫn đến án tù. Để giữ các công ty có trách nhiệm và thúc đẩy sự tuân thủ tốt hơn, các hình phạt đã cập nhật cho các vi phạm HIPAA đã được thực hiện. Những cải tiến này bao gồm các quy định chặt chẽ hơn và mức phạt lớn hơn để đảm bảo rằng các công ty thực hiện việc tuân thủ nghiêm túc.

Các ví dụ thực tế về vi phạm HIPAA

Một số kịch bản thực tế làm rõ hậu quả của việc không tuân thủ quy định HIPAA. Chúng thường xoay quanh các lỗ hổng an ninh dữ liệu do thực hành an ninh không đủ hoặc lỗi con người và có thể dẫn đến các khoản phạt nặng và thiệt hại uy tín. Một số ví dụ nổi tiếng bao gồm các công ty CNTT không bảo đảm an toàn các cửa hàng thông tin, bệnh viện xử lý không đúng cách hồ sơ và các kế hoạch chăm sóc sức khỏe tiết lộ PHI qua các danh mục trực tuyến.

Các cập nhật mới nhất về HIPAA

Nhiều sửa đổi đáng chú ý về tuân thủ HIPAA đã xuất hiện trong những năm gần đây nhằm tăng cường an ninh và quyền riêng tư của Thông tin Sức khỏe Bảo vệ (PHI) và điều chỉnh theo môi trường công nghệ y tế thay đổi nhanh chóng. Những cập nhật này bao gồm những chủ đề quan trọng như cuộc khủng hoảng opioid đang diễn ra và việc sử dụng ngày càng tăng dịch vụ chăm sóc sức khỏe từ xa và dữ liệu sức khỏe điện tử.

Cập nhật hình phạt cho vi phạm HIPAA

Một thay đổi lớn trong cách xử lý vi phạm đã được đưa ra bởi các sửa đổi gần đây áp đặt mức phạt nặng hơn cho các công ty không tuân thủ quy định HIPAA. Các quy tắc mới nhấn mạnh sự cần thiết phải tuân thủ các tiêu chuẩn hiện có bằng cách áp dụng mức phạt lớn hơn đáng kể cho các doanh nghiệp vi phạm nhiều lần. Sự gia tăng mức phạt này không chỉ là một biện pháp trừng phạt, mà là một biện pháp ngăn chặn thiết yếu chống lại sự cẩu thả và không tuân thủ, khuyến khích các tổ chức chăm sóc sức khỏe ưu tiên quyền riêng tư dữ liệu bệnh nhân.

Sự chuyển đổi này là một phần của xu hướng toàn cầu lớn hơn hướng tới các luật bảo mật dữ liệu chặt chẽ hơn, nơi các doanh nghiệp bị ràng buộc bởi các tiêu chuẩn cao hơn trước đây. Các cơ quan quản lý đang nhận ra sự cần thiết cho các biện pháp nghiêm ngặt hơn để đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ đầy đủ khi các vi phạm dữ liệu trở nên thường xuyên và phức tạp hơn. Do đó, các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, các công ty bảo hiểm và các đối tác kinh doanh cần chủ động trong nỗ lực tuân thủ của họ bằng cách thực hiện các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ và khuyến khích một văn hóa trách nhiệm bên trong các công ty của họ.

Cải thiện thực thi và trách nhiệm cho các vi phạm

Nhiều biện pháp trách nhiệm hơn cho các vi phạm và các biện pháp thực thi nghiêm ngặt hơn đã được thực hiện để đảm bảo rằng các doanh nghiệp coi trọng yêu cầu tuân thủ HIPAA. Các cơ quan quản lý như Văn phòng Dân quyền (OCR) đang tăng cường nỗ lực của họ để theo dõi tuân thủ, dẫn đến việc kiểm toán và đánh giá các công ty chăm sóc sức khỏe thường xuyên hơn. Ngoài việc phát hiện vi phạm, các cuộc kiểm toán này còn nhằm cung cấp khuyến nghị cho việc cải thiện quy trình tuân thủ.

Các biện pháp trừng phạt nghiêm khắc hơn cho sự không tuân thủ là một sự cản trở mạnh mẽ khiến các doanh nghiệp phải đặt sự tuân thủ HIPAA lên hàng đầu trong hoạt động của họ. Tùy theo mức độ nghiêm trọng và loại vi phạm, phạt tiền tài chính có thể lên tới hàng triệu đô la, điều này còn khuyến khích thêm các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và các đối tác kinh doanh của họ thiết lập các quy trình tuân thủ rộng rãi.

Chương trình kiểm toán thường xuyên tiềm năng

Một chương trình kiểm toán thường xuyên có thể được Văn phòng Dân quyền (OCR) thiết lập để thường xuyên đánh giá sự tuân thủ của công ty với quy định HIPAA. Chương trình chủ động này nhằm đánh giá toàn diện quy trình và chính sách của họ để đảm bảo rằng các tổ chức được bảo vệ và các đối tác kinh doanh tuân theo tiêu chí đã đặt ra để bảo vệ Thông tin Sức khỏe Bảo vệ (PHI).

OCR hy vọng phát hiện các điểm yếu có thể xảy ra trong nỗ lực tuân thủ – thường bị bỏ qua cho đến khi vi phạm xảy ra – bằng cách thực hiện kiểm toán định kỳ. Bằng cách sử dụng chiến lược này, các công ty có thể giải quyết các lỗ hổng trước khi chúng dẫn đến các vi phạm dữ liệu nghiêm trọng hoặc vi phạm, cải thiện an ninh thông tin bệnh nhân.

Hướng dẫn hoặc quy định bổ sung liên quan đến opioid

Để đối phó với cuộc khủng hoảng opioid, Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh (HHS) đã giới thiệu hướng dẫn bổ sung dưới quy định tuân thủ HIPAA để đảm bảo quản lý tốt hơn thông tin liên quan đến opioid. Những hướng dẫn này cho phép các nhà cung cấp chăm sóc y tế linh hoạt hơn trong hệ thống chuyển tải thông tin bệnh nhân với các thành viên gia đình, người chăm sóc và cơ sở điều trị trong một số trường hợp nhất định.

Mục tiêu là thúc đẩy sự phối hợp chăm sóc tốt hơn cho các cá nhân đang gặp khó khăn với nghiện opioid, đồng thời vẫn duy trì các tiêu chuẩn quyền riêng tư và an ninh yêu cầu theo quy tắc quyền riêng tư tuân thủ HIPAA.

Quy tắc Chặn thông tin

Tuân thủ HIPAA được liên kết chặt chẽ với Quy tắc Chặn thông tin của Đạo luật Cures từ Thế kỷ 21. Mục đích của quy định này là ngăn chặn các hành động cản trở việc sử dụng, trao đổi hoặc truy cập vào thông tin sức khỏe điện tử (EHI).

Quy tắc này cấm các nhà cung cấp IT và các nhà cung cấp y tế thực hiện bất kỳ biện pháp nào sẽ cố ý ngăn cản hoặc cản trở việc trao đổi thông tin y tế. Duy trì sự minh bạch và quyền sở hữu của bệnh nhân đối với dữ liệu sức khỏe của chính họ phụ thuộc vào việc tuân thủ hướng dẫn này.

Quyền của Sáng kiến Tiếp cận OCR

Để thực thi quy định tuân thủ HIPAA, Văn phòng Dân quyền (OCR) đã khởi động Sáng kiến Quyền Tiếp cận, tập trung cụ thể vào quyền của bệnh nhân để tiếp cận thông tin sức khỏe của họ. Chương trình này đảm bảo rằng yêu cầu hồ sơ y tế được xử lý nhanh chóng bởi các nhân viên chăm sóc y tế, không có sự chậm trễ không cần thiết hoặc chi phí quá lớn. Việc tăng cường sự ưu tiên của các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe trong việc tuân thủ các quy định của HIPAA về tiếp cận thông tin dữ liệu bệnh nhân là điều tối quan trọng được củng cố bởi việc phạt mạnh của OCR đối với các công ty không tuân thủ.

Shifton có thể giúp đỡ như thế nào trong Hỗ trợ Y tế Theo ca

Shifton là một giải pháp linh hoạt cho ngành y tế, cung cấp các công cụ cần thiết để theo dõi thời gian làm việc và quản lý ca một cách hiệu quả. Đối với các nhân viên y tế, như y tá và trợ lý y tế, làm ca đêm có thể mang lại những thách thức riêng. Shifton giúp đơn giản hóa các quy trình này bằng cách cung cấp một ứng dụng trực quan để theo dõi thời gian làm việc, đảm bảo ghi chép đúng giờ làm việc và quản lý lịch làm việc một cách dễ dàng.

Một trong những ưu điểm chính của Shifton là khả năng lưu trữ dữ liệu về nghỉ ốm, giúp các cơ sở y tế dễ dàng hơn trong việc duy trì hồ sơ chính xác về sự vắng mặt và đảm bảo nhân viên được sử dụng đúng cách. Trình theo dõi thời gian làm việc cho phép quản trị viên chăm sóc sức khỏe giám sát các mẫu ca làm việc, theo dõi thời gian làm việc và điều chỉnh lịch trình dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Bằng cách sử dụng tính năng theo dõi thời gian làm việc của Shifton, các tổ chức chăm sóc sức khỏe có thể đảm bảo rằng nhân viên của họ, bao gồm cả trợ lý y tế làm ca đêm, được sắp xếp hợp lý. Shifton cho phép quản lý thời gian tốt hơn và minh bạch, giúp tránh kiệt sức và cải thiện kết quả chăm sóc bệnh nhân.

Việc điều hành một công ty vệ sinh hợp đồng có thể khó khăn, đặc biệt là trong việc lên lịch, quan hệ khách hàng và quy trình thanh toán. Nhiều tổ chức đang sử dụng lịch trình vệ sinh thương mại và lập kế hoạch cho các công ty để giúp tối ưu hóa quy trình công việc và giảm thiểu chi phí lẫn năng suất. Các quy trình được tối ưu hóa, giao tiếp được cải thiện và quản lý thời gian trở nên khả thi nhờ những giải pháp này.

Phần mềm lên lịch phù hợp cho doanh nghiệp vệ sinh có thể là yếu tố quyết định, bất kể quy mô kinh doanh của bạn – từ dịch vụ dọn dẹp nhỏ đến dịch vụ giặt là thương mại lớn. Bài viết này đề cập đến 11 phần mềm kinh doanh vệ sinh tốt nhất giúp đơn giản hóa việc quản lý hoạt động của công ty.

Lựa chọn hàng đầu của chúng tôi

Phần mềm kinh doanh vệ sinh là gì

Người dùng phần mềm dịch vụ giặt là có thể quản lý hoạt động, bao gồm lập lịch trình nhân viên, theo dõi và thanh toán cho khách hàng, trong việc sử dụng công cụ hành chính của giặt là. Các hệ thống này, bao gồm các tính năng giúp quản lý hàng ngày dễ dàng hơn, đặc biệt được thiết kế cho các công ty vệ sinh. Phần mềm lên lịch cho doanh nghiệp vệ sinh, trợ giúp và các dịch vụ tương tự kết hợp nhiều tính năng thành một giao diện nhất quán, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào việc mở rộng doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụng phần mềm tốt nhất cho giặt là, tự động hóa các công việc nhàm chán như phân công công việc, lập lịch và thanh toán. Các hệ thống này có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn, bất kể bạn đang điều hành một hoạt động vệ sinh thương mại quy mô lớn hay giám sát một nhóm nhân viên dọn dẹp căn hộ.

Cách hoạt động của hệ thống phần mềm kinh doanh vệ sinh

Bằng cách kết hợp các yếu tố chức năng thiết yếu vào một nền tảng hợp nhất, công cụ tìm kiếm công ty vệ sinh cho phép các công ty vệ sinh có tất cả các nguồn lực cần thiết để quản lý nhiệm vụ hiệu quả. Hầu hết phần mềm lên lịch cho doanh nghiệp vệ sinh cho phép người dùng thiết lập và duy trì lịch trình, phân công nhiệm vụ cho nhân viên, theo dõi trạng thái công việc và xử lý việc lập hóa đơn và thanh toán.

Phần mềm lên lịch cho doanh nghiệp vệ sinh thường có ứng dụng di động cho phép nhân viên dọn dẹp kiểm tra chi tiết công việc, xem lịch trình và điểm danh khi đang di chuyển. Tích hợp với thiết bị theo dõi GPS giúp giám sát nhân viên dễ dàng hơn và đảm bảo họ có mặt đúng nơi quy định.

Lợi ích của phần mềm kinh doanh vệ sinh

Có nhiều lợi ích khi sử dụng các công cụ lập kế hoạch trong lĩnh vực vệ sinh công nghiệp:

• Phần mềm lập lịch tốt hơn cho doanh nghiệp vệ sinh: Khả năng tự động hóa lịch trình nhân viên là một trong những lợi ích chính. Điều này giảm thiểu khả năng đặt lịch trùng lặp và đảm bảo rằng mọi ca trực đều được phủ kín hiệu quả;
• Giao tiếp cải thiện: Bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên, công cụ lập kế hoạch làm sạch hiệu quả tối ưu hóa quy trình làm việc;
• Quản lý thời gian: Phần mềm dịch vụ vệ sinh đảm bảo rằng nhân viên đến đúng giờ và hoàn thành công việc đúng theo lịch trình với các tính năng như theo dõi thời gian và nhắc nhở tự động;
• Quản lý tài chính: Nhiều hệ thống kết hợp trách nhiệm lập hóa đơn và thanh toán hóa đơn, điều này làm giảm công việc hành chính và đảm bảo thanh toán đúng hạn;
• Khả năng mở rộng: Phần lớn các giải pháp cho phép bạn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình, bất kể là phần mềm vệ sinh hoạt động dài hay tổ chức nhỏ.

11 Giải pháp phần mềm kinh doanh vệ sinh tốt nhất

Phần mềm lịch trình phù hợp cho doanh nghiệp vệ sinh là rất cần thiết để quản lý hiệu quả lịch trình, điều phối nhân viên, tương tác với khách hàng và hoạt động chung của một công ty vệ sinh. Với nhu cầu gia tăng đối với dịch vụ vệ sinh, từ dọn dẹp nhà cửa đến công việc vệ sinh thương mại, việc áp dụng phần mềm tùy chỉnh cho lĩnh vực này đã trở nên cần thiết.

Có phần mềm lên lịch đặt tin cậy cho doanh nghiệp vệ sinh và hệ thống quản lý có thể đơn giản hóa đáng kể hoạt động của bạn, bất kể quy mô kinh doanh của bạn – dù bạn điều hành một dịch vụ dọn dẹp nhỏ hay một công ty vệ sinh thương mại lớn.

Chúng tôi sẽ xem xét 11 phần mềm lập lịch hàng đầu cho các doanh nghiệp vệ sinh có mặt trên thị trường ngay bây giờ trong phần này. Các chức năng chuyên biệt như lập lịch cho nhân viên, gửi đi, lập hóa đơn và quản lý khách hàng được tích hợp trong các hệ thống này; chúng là tất cả những gì bạn cần để điều hành một công ty vệ sinh có lợi nhuận. Chúng tôi cung cấp một loạt giải pháp để phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp có quy mô khác nhau, bao gồm ngành công nghiệp giặt là thương mại, các ứng dụng kinh doanh vệ sinh và phần mềm lập lịch trình cho các dịch vụ dọn dẹp. Hãy cùng khám phá các lựa chọn tuyệt vời này và chọn lựa cái nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn!

Shifton

Phần mềm lịch trình linh hoạt cho doanh nghiệp vệ sinh có tên Shifton được tạo ra để đơn giản hóa việc lập lịch và quản lý nhân viên. Bố cục trực quan của nó giúp dễ dàng giám sát giờ làm việc bằng cách tạo ra các lịch trình cho nhân viên và quản lý ca làm việc. Ngoài ra, bằng cách cải thiện việc phân công công việc và phân bổ tài nguyên, phần mềm công ty vệ sinh này nâng cao hiệu quả hoạt động của các công ty vệ sinh mọi quy mô, đồng thời cung cấp khả năng phân công nhiệm vụ, tạo danh sách kiểm tra, theo dõi vị trí của từng nhân viên trên bản đồ, vùng dịch vụ và báo cáo nhân viên dưới dạng hình ảnh công việc đã hoàn thành.

Các lợi ích chính của phần mềm lập lịch cho doanh nghiệp vệ sinh Shifton là các tính năng thích ứng và khả năng đáp ứng cho cả doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp quy mô lớn. Đây là một công cụ quản lý nhiệm vụ đáng tin cậy và giao diện dễ sử dụng thường được người dùng khen ngợi. Shifton cung cấp các tùy chọn giá có thể tùy chỉnh dựa trên yêu cầu và quy mô của doanh nghiệp.

Cách Shifton có thể hỗ trợ trong lĩnh vực kinh doanh vệ sinh

Đối với các công ty vệ sinh, phần mềm lập lịch cho doanh nghiệp vệ sinh Shifton đảm bảo rằng tất cả các ca làm việc đều được phủ kín, các công việc được phân bổ một cách hiệu quả và các nhân viên được thông báo về các trách nhiệm hàng ngày của họ. Các nhà quản lý có thể giám sát năng suất nhân viên nhờ khả năng theo dõi công việc vệ sinh theo thời gian thực của hệ thống, được thúc đẩy bởi công cụ quản lý tác vụ và theo dõi thời gian của nó.

Connecteam — Phần mềm kinh doanh vệ sinh toàn diện nhất

Connecteam nổi bật như một phần mềm hoàn chỉnh và linh hoạt dành cho các công ty vệ sinh thuộc mọi loại hình. Connecteam cung cấp một nền tảng toàn diện để tối ưu hóa các công việc hàng ngày và tăng cường sản xuất, bất kể quy mô công ty của bạn – cho dù bạn đang quản lý một nhóm dọn dẹp nhỏ hay một doanh nghiệp thương mại lớn.

Chương trình này là một trong những phần mềm công ty vệ sinh tốt nhất hiện có khi nó hỗ trợ đặc biệt cho phần mềm lập lịch cho các doanh nghiệp vệ sinh, truyền thông và quản lý công việc.

Công cụ lập lịch trình nhân viên hiệu quả

Đối với các công ty vệ sinh, việc lập lịch có thể là một công việc tốn nhiều thời gian. Với phần mềm lập lịch cho doanh nghiệp vệ sinh của Connecteam, bạn có thể dễ dàng tạo, thay đổi và chia sẻ lịch trình chỉ với vài cú nhấp chuột.

Bằng cách phân công công việc theo sự sẵn có và vị trí của nhân viên, bạn có thể đảm bảo rằng nhân viên phù hợp có mặt khi cần thiết. Ngoài ra, nền tảng tự động thông báo cho nhân viên về các ca làm việc sắp tới của họ, điều này làm giảm khả năng vắng mặt hoặc gặp khó khăn trong việc lên lịch.

Đồng hồ thời gian với khả năng theo dõi GPS

Nhân viên có thể sử dụng điện thoại di động của mình để điểm danh vào và ra bằng chức năng đồng hồ thời gian của Connecteam. Bạn có thể đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của mình có mặt tại chỗ theo lịch trình bằng cách theo dõi vị trí của họ trong suốt giờ làm việc nhờ các khả năng theo dõi GPS. Các doanh nghiệp quản lý nhiều địa điểm hoặc có nhân viên từ xa có thể thấy công nghệ này rất hữu ích. Ngoài ra, có ít sai sót hơn và giảm bớt gánh nặng hành chính khi việc theo dõi thời gian và bảng lương được tích hợp liền mạch.

Giữ tất cả tài liệu quan trọng ở một nơi dễ dàng tiếp cận.

Truy cập vào nhiều tài liệu khác nhau, bao gồm hướng dẫn thiết bị, giao thức an toàn và danh sách kiểm tra vệ sinh, thường cần thiết cho các doanh nghiệp vệ sinh. Phần mềm lập lịch cho doanh nghiệp vệ sinh Connecteam cung cấp một nền tảng tập trung nơi nhân viên có thể lưu và truy cập tất cả các tài liệu quan trọng này từ bất kỳ vị trí nào vào bất kỳ lúc nào. Tính năng này đơn giản hóa mọi thứ và đảm bảo rằng nhân viên của bạn luôn có sẵn các công cụ họ cần.

Đơn giản hóa giao tiếp nhân viên

Việc quản lý các nhóm làm sạch đòi hỏi phải giao tiếp hiệu quả, đặc biệt là khi các nhóm đang làm việc tại các địa điểm khác nhau. Với các khả năng nhắn tin tích hợp mà Connecteam cung cấp, các thành viên trong nhóm và quản lý có thể giao tiếp theo thời gian thực. Các cập nhật tức thì, nhắc nhở và cảnh báo quan trọng có thể được gửi để đảm bảo rằng mọi người đều nắm bắt thông tin mới nhất và đồng ý với các mục tiêu của công ty.

Quản lý nhiệm vụ và dự án dễ dàng

Phần mềm lập lịch cho doanh nghiệp vệ sinh Connecteam đơn giản hóa quy trình quản lý nhiệm vụ và dự án bằng cách cung cấp một nền tảng hợp nhất để phân công công việc, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ. Các nhà quản lý có thể nhận thông báo khi công việc được hoàn thành hoặc nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào vì mọi công việc đều được ghi nhận theo thời gian thực. Tính năng này rất hữu ích cho các công ty vệ sinh có nhiều khách hàng và phải quản lý nhiều công việc đang diễn ra cùng một lúc.

Tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới cũng như nhân viên vệ sinh hiện tại

Khả năng tiếp nhận và đào tạo nhân viên trực tiếp thông qua nền tảng là một trong những ưu điểm hay nhất của Connecteam. Đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo về các chính sách công ty, quy trình vệ sinh và luật an toàn có thể đạt được bằng cách tạo và phân công các chương trình đào tạo cho nhân viên mới hoặc cung cấp giáo dục liên tục cho các nhân viên vệ sinh hiện tại.

Điều này đảm bảo một mức độ dịch vụ nhất quán đồng thời giảm bớt thời gian và công sức cần thiết để tiếp nhận nhân viên mới.

Jobber — Tốt cho lập lịch và điều phối

Phần mềm lập lịch nổi bật cho doanh nghiệp vệ sinh Jobber nổi tiếng với khả năng điều phối và lịch trình tiên tiến. Đối với các công ty vệ sinh muốn quản lý hiệu quả nhân viên của họ và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc, phần mềm này là lý tưởng. Các chủ sở hữu công ty vệ sinh yêu thích Jobber vì giao diện dễ sử dụng của nó, giúp dễ dàng phân công công việc, theo dõi tiến độ và quản lý mối quan hệ khách hàng.

Lập lịch trình và điều phối nhân viên

Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng lập lịch và triển khai công nhân với phần mềm lập lịch cho doanh nghiệp vệ sinh, Jobber. Bạn có thể phân công công việc cho nhân viên dựa trên sự sẵn có của họ và sự gần gũi với địa điểm làm việc thông qua chương trình lập kế hoạch cho các công ty vệ sinh, việc này đảm bảo thời gian và hành trình được sử dụng hiệu quả. Nhân viên có thể được giữ thông tin và làm việc hiệu quả bằng cách nhận lịch trình và công việc của họ trực tiếp trên điện thoại di động của họ nhờ tích hợp của nền tảng với các thiết bị di động.

Đặt chỗ trực tuyến

Khả năng sắp xếp cuộc hẹn trực tuyến với Jobber là một lợi thế lớn cho những người làm sạch đang tìm cách giải quyết việc quản lý khách hàng. Thông qua trang web hoặc ứng dụng cụ thể, khách hàng có thể đặt dịch vụ trực tiếp, đơn giản hóa quy trình cho cả công ty và khách hàng của nó. Công cụ này giúp bạn điền vào lịch trình hiệu quả hơn bằng cách giảm thiểu nhu cầu giao tiếp qua lại.

Lập hóa đơn và thanh toán

Phần mềm lập lịch cho kinh doanh làm sạch Jobber cho phép bạn tạo và gửi hóa đơn trực tiếp qua trang web, đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn và thanh toán. Một phần lớn công việc hành chính được tự động hóa bởi chương trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Đối với khách hàng chưa thanh toán, bạn cũng có thể lập trình nhắc nhở tự động, điều này sẽ đảm bảo thanh toán kịp thời và cải thiện lưu lượng tiền mặt của công ty bạn.

ZenMaid — Tốt cho việc tự động hóa quy trình

Phần mềm lập lịch cho kinh doanh làm sạch, gọi là ZenMaid, được thiết kế đặc biệt cho các dịch vụ và công ty làm sạch gia đình. Mục tiêu chính của nó là tự động hóa các nhiệm vụ hành chính để chủ doanh nghiệp có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào sự vui vẻ của khách hàng và phát triển. Đối với bất kỳ dịch vụ làm sạch nào đang cố gắng tối ưu hóa hoạt động, ZenMaid là một công cụ cần thiết nhờ các tính năng làm đơn giản hóa việc lập hóa đơn, bảng lương và lập lịch.

Lên lịch công việc

Với sự hỗ trợ của các khả năng lập lịch cứng rắn của ZenMaid, bạn có thể giao nhiệm vụ cho nhân viên theo mức độ kỹ năng và sự sẵn sàng của họ. Các công ty làm sạch sử dụng phần mềm lập lịch cho kinh doanh làm sạch để đảm bảo rằng mọi công việc được hoàn thành đúng thời hạn và không có ca nào bị bỏ trống. Hệ thống cũng cho phép lên lịch công việc định kỳ, vì vậy bạn có thể tự động thiết lập dịch vụ lặp lại cho khách hàng.

Đặt chỗ trực tuyến

Khách hàng có thể sắp xếp cuộc hẹn dễ dàng hơn với hệ thống đặt chỗ trực tuyến của ZenMaid. Chỉ với vài cú nhấp chuột, khách hàng có thể xem các khoảng thời gian có sẵn và đặt dịch vụ làm sạch mong muốn. Phần mềm lập lịch cho kinh doanh làm sạch và hệ thống đặt chỗ được tích hợp, vì vậy lịch của bạn luôn cập nhật và không có xung đột.

Bảng lương

Bằng cách tương tác với nguồn bảng lương đã chọn của bạn và tự động tính toán giờ làm việc của nhân viên, ZenMaid đơn giản hóa quy trình bảng lương. Tính năng này đảm bảo rằng nhân viên được trả lương đúng hạn và chính xác, đồng thời giảm bớt công việc hành chính. Xử lý bảng lương xong, bạn có thể tập trung vào việc mở rộng ứng dụng dịch vụ dọn dẹp và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

ServiceM8 — Tốt cho việc tạo báo giá khách hàng

Đối với các doanh nghiệp tìm cách cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp báo giá chính xác và đầy đủ, ServiceM8 là lựa chọn phần mềm lập lịch tuyệt vời cho các doanh nghiệp làm sạch. Với chương trình này, bạn có thể nhanh chóng chuẩn bị báo giá và gửi chúng điện tử cho khách hàng, rất hữu ích cho các công ty cung cấp dịch vụ làm sạch chuyên biệt.

Báo giá khách hàng

Dễ dàng và hiệu quả để tạo và gửi báo giá khách hàng với ServiceM8. Với chương trình, bạn có thể tạo các ước tính chuyên nghiệp, có mục lục rõ ràng ghi rõ các dịch vụ bạn sẽ cung cấp và đặt kỳ vọng cho khách hàng của bạn. Khi một báo giá được chấp thuận, nó có thể được biến thành công việc chỉ với vài cú nhấp chuột, tăng tốc quá trình đặt chỗ tổng thể.

Đặt chỗ trực tuyến

Ngoài ra, phần mềm lập lịch việc kinh doanh làm sạch ServiceM8 có một công cụ đặt chỗ trực tuyến cho phép khách hàng đặt lịch hẹn dịch vụ trực tiếp từ trang web của bạn. Với công cụ này, việc điền vào lịch của bạn yêu cầu ít công việc và ít nhập liệu thủ công hơn. Hơn nữa, nó hoạt động cùng với chương trình lập lịch của bạn để giữ mọi thứ tập trung và ngăn nắp.

Workwave — Tốt cho các công ty làm sạch thương mại

Phần mềm lập lịch thương mại mạnh mẽ cho kinh doanh làm sạch, Workwave được tạo ra để giải quyết những khó khăn đặc biệt mà các doanh nghiệp quy mô lớn phải đối mặt. Workwave cung cấp phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) và Tối ưu hóa Tuyến đường Đi xe để hỗ trợ các tổ chức trong việc quản lý tốt hơn tài nguyên, nhân sự và khách hàng của họ.

Tối ưu hóa tuyến đường

Chức năng tối ưu hóa tuyến đường của phần mềm lập lịch cho kinh doanh làm sạch Workwave đảm bảo rằng các đội vệ sinh của bạn đi các con đường ngắn nhất giữa các công việc. Điều này cho phép bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong một ngày và tiết kiệm nhiên liệu và thời gian. Tối ưu hóa tuyến đường là một thành phần quan trọng của phần mềm làm sạch thương mại quản lý nhiều địa điểm để tối đa hóa hiệu quả.

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Khả năng CRM mạnh mẽ cũng được tích hợp trong Workwave, hỗ trợ bạn trong việc theo dõi lịch sử công việc, quản lý thông tin khách hàng và duy trì sự hài lòng của người tiêu dùng. Bằng cách duy trì hồ sơ về sở thích và lịch sử dịch vụ của khách hàng, các giải pháp CRM cho phép bạn tạo ra mối quan hệ gần gũi hơn với họ và đảm bảo rằng mọi công việc đều đáp ứng mong đợi của họ.

Swept — Tốt cho các doanh nghiệp vệ sinh

Swept là phần mềm lập lịch cho kinh doanh làm sạch được tạo ra đặc biệt cho các công ty vệ sinh. Nó cung cấp đầy đủ các tính năng giúp quản lý hiệu quả và đơn giản hơn các đội làm sạch. Được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của ngành làm sạch, Swept giúp các công ty tối ưu hóa quy trình của họ và đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của quản lý đội ngũ đều được quản lý hiệu quả và có hệ thống.

Swept có giao diện lập lịch rất trực quan, là một trong những lợi thế chính của nó. Với sự trợ giúp của ứng dụng lập lịch dọn dẹp này, các nhà quản lý có thể dễ dàng tạo và chỉnh sửa lịch trình và phân công công việc cho từng nhân viên dựa trên kỹ năng và sự sẵn sàng của họ. Đảm bảo rằng mọi công việc làm sạch đều có đủ nhân viên, nâng cao tiêu chuẩn dịch vụ chung và giảm khả năng cuộc hẹn bị bỏ lỡ.

Lên lịch nhân viên

Các công ty làm sạch có thể giao việc, quản lý ca và ngay lập tức thông báo cho nhân viên về kế hoạch của họ bằng phần mềm lập lịch nhân viên cho các doanh nghiệp làm sạch của Swept. Ngoài ra, nền tảng này làm cho việc điều chỉnh lịch trình vào phút cuối trở nên đơn giản, đảm bảo rằng những người làm sạch sẽ luôn có mặt khi họ cần có mặt.

Phần mềm lập lịch này cho kinh doanh làm sạch bao gồm cả các hoạt động vệ sinh nhỏ và lớn và đảm bảo rằng không có sự hiểu lầm nào.

Quản lý hàng tồn kho

Đối với các dịch vụ vệ sinh để theo dõi vật liệu làm sạch, quản lý hàng tồn kho là điều cần thiết. Swept đơn giản hóa quá trình này bằng cách cho phép các nhóm quản lý và theo dõi mức hàng tồn kho thông qua ứng dụng. Các doanh nghiệp có thể giám sát các mặt hàng như trang bị an toàn, cung cấp vệ sinh và công cụ, điều này giảm thời gian ngừng hoạt động do thiếu hụt hàng tồn kho.

mHelpDesk — Tốt cho việc tìm kiếm khách hàng mới

Phần mềm lập lịch cho kinh doanh làm sạch như mHelpDesk được tạo ra đặc biệt cho các công ty làm sạch, với nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đơn giản hóa quy trình và tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới thông qua quản lý khách hàng tiềm năng. Với một loạt các giải pháp hỗ trợ các công ty gia tăng năng suất và kích thích mở rộng, nền tảng mạnh mẽ này giải quyết các yêu cầu cụ thể của ngành làm sạch.

Tính năng quản lý khách hàng tiềm năng

Hệ thống quản lý khách hàng tiềm năng mạnh mẽ được mHelpDesk cung cấp giúp các công ty làm sạch giám sát, xử lý và đóng giao dịch với khách hàng tiềm năng. Các doanh nghiệp có thể tập trung vào việc mở rộng danh sách khách hàng của họ bằng cách tự động hóa quy trình, điều này đảm bảo rằng không có khách hàng tiềm năng nào bị bỏ lỡ. mHelpDesk làm đơn giản hóa việc theo dõi và thu nhận khách hàng tiềm năng thông qua các biểu mẫu trực tuyến, câu hỏi của khách hàng và giới thiệu.

Cổng khách hàng

Một trong những tính năng tốt nhất của mHelpDesk là cổng khách hàng, cho phép người dùng truy cập vào bảng điều khiển được tùy chỉnh nơi họ có thể liên hệ với công ty làm sạch, xem hóa đơn và yêu cầu dịch vụ. Điều này cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách hàng và tạo ra lòng tin, giúp việc giữ chân khách hàng quay lại dịch vụ dễ dàng hơn cho các công ty làm sạch.

Hubstaff — Tốt cho việc theo dõi thời gian

Hubstaff là một phần mềm lập lịch cho kinh doanh làm sạch chuyên nghiệp rất được tôn trọng với khả năng quản lý ngân sách và theo dõi thời gian của nhân viên, là giải pháp hoàn hảo cho các công ty đang cố gắng tiết kiệm chi phí lao động và nâng cao năng suất. Công năng phong phú và giao diện đơn giản của Hubstaff cho phép các công ty làm sạch giám sát chặt chẽ nhân viên của họ và đảm bảo rằng mọi phút làm việc được ghi nhận.

Thời gian làm việc của nhân viên và ngân sách lao động

Người quản lý các công ty làm sạch có thể đảm bảo tính toán tiền lương chính xác bằng cách theo dõi giờ làm việc của nhân viên từng phút một bằng cách sử dụng chức năng thời gian làm việc của phần mềm lập lịch cho doanh nghiệp làm sạch Hubstaff. Người quản lý có thể dễ dàng xác minh vị trí của nhân viên khi nhân viên ghi danh và từ bỏ việc làm nhờ tích hợp mượt mà với theo dõi GPS.

Bằng cách cung cấp cho tổ chức cái nhìn rõ ràng về lượng thời gian và nguồn lực dành cho mỗi công việc, tính năng ngân sách lao động có thể giúp họ giảm chi phí không cần thiết và gia tăng năng suất.

Theo dõi chi phí

Một khía cạnh quan trọng khác của Hubstaff là quản lý chi phí, giúp các doanh nghiệp quản lý và phân loại chi phí như nguyên liệu làm sạch, làm thêm giờ của nhân viên và chi phí đi lại. Các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa ngân sách và đưa ra quyết định đúng đắn thông qua các báo cáo chi tiết của phần mềm.

Workyard

Một trong những phần mềm lập lịch tuyệt vời nhất cho kinh doanh làm sạch là Workyard, nền tảng toàn diện giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả nhân viên của họ, giám sát thời gian và đơn giản hóa công việc.

Với giao diện dễ sử dụng giúp đơn giản hóa các hoạt động hàng ngày và giải phóng thời gian cho các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp để tập trung vào mở rộng và cung cấp dịch vụ, Workyard được tạo ra riêng để đặt đáp ứng những nhu cầu đặc biệt của ngành công nghiệp làm sạch.

Hệ thống quản lý nhân sự tiên tiến của Workyard là một trong những tính năng nổi bật nhất. Các tổ chức làm sạch có thể dễ dàng quản lý hiệu quả của nhân viên, đưa nhân viên mới vào hoạt động và duy trì hồ sơ có hệ thống về thông tin nhận diện và chứng chỉ của từng thành viên đội ngũ sử dụng ứng dụng này. Bằng cách tập trung dữ liệu của nhân viên, các nhà quản lý có thể dễ dàng hơn trong việc phân công công việc dựa trên sự khả dụng và cấp độ kỹ năng nhờ truy cập nhanh chóng vào thông tin quan trọng.

Chấm điểm

Chủ sở hữu doanh nghiệp làm sạch có thể giám sát và đánh giá hiệu quả của nhân viên bằng cách sử dụng công cụ chấm điểm của Workyard, dựa trên một số chỉ tiêu như hoàn thành công việc, đúng giờ và sự hài lòng của khách hàng. Hệ thống chấm điểm này giúp công ty tìm ra những khu vực cần phát triển và khuyến khích trách nhiệm.

Điểm nổi bật

Phần mềm lập lịch cho kinh doanh làm sạch Workyard rất giỏi trong việc cung cấp các tính năng để quản lý dự án và giám sát thời gian chính xác giúp hoạt động làm sạch trơn tru hơn. Thiết kế thân thiện với người dùng và khả năng lập lịch mạnh mẽ của nó đảm bảo giao tiếp và năng suất hiệu quả giữa người quản lý và nhân viên. Nó rất phù hợp cho những nhân viên làm sạch thường xuyên di chuyển vì nó cũng cung cấp quyền truy cập di động.

Đánh giá

Người dùng thích khả năng của Workyard để giảm bớt gánh nặng hành chính và tăng cường hợp tác nhóm. Nhiều đánh giá nhấn mạnh cách nền tảng theo dõi thời gian và hiệu suất một cách chính xác, giúp tổ chức tiết kiệm chi phí bằng cách giảm thiểu trộm cắp nhân viên và gia tăng năng suất.

Giá cả

Phần mềm lập lịch cho kinh doanh làm sạch Workyard cung cấp các giải pháp phù hợp với các doanh nghiệp làm sạch nhỏ và lớn với giá cả cạnh tranh. Nó phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp vì nó cung cấp các lựa chọn giá linh hoạt dựa trên số lượng nhân viên và các tính năng cụ thể mà công ty cần.

Housecall Pro

Một phần mềm lập lịch biểu nổi tiếng khác cho doanh nghiệp dọn dẹp là Housecall Pro, cung cấp nhiều tính năng để quản lý nhóm dọn dẹp một cách hiệu quả, theo dõi nhiệm vụ và quản lý liên lạc với khách hàng. Housecall Pro, được tạo ra với các yêu cầu của các công ty dọn dẹp trong tâm trí, đơn giản hóa nhiều quy trình hoạt động, giúp các quản lý và nhân viên duy trì hiệu quả và tổ chức tốt.

Phương pháp lập lịch đơn giản của Housecall Pro là một trong những đặc điểm tốt nhất của nó. Chương trình này cho phép các quản lý dễ dàng phân bổ nhiệm vụ cho đội ngũ dọn dẹp của họ, đảm bảo sự bao phủ tối ưu và loại bỏ các vấn đề về lịch trình. Người dùng có thể xem lịch trình theo thời gian thực, cho phép điều chỉnh kịp thời khi cần thiết. Ngoài ra, phần mềm tự động nhắc nhở người dùng về các nhiệm vụ sắp tới, giảm thiểu số lần không có mặt và đến muộn.

Chấm Điểm

Phần mềm lập lịch biểu cho doanh nghiệp dọn dẹp, Housecall Pro nhận được điểm cao về khả năng sử dụng và thiết kế đơn giản. Nhờ vào độ tin cậy trong việc duy trì các liên lạc với khách hàng, tự động hóa thanh toán, và lập lịch cũng như phân công dọn dẹp, chủ các dịch vụ dọn dẹp thường xếp hạng nó là một trong những lựa chọn phần mềm hàng đầu.

Chức Năng Chính

Xử lý thanh toán tích hợp, theo dõi nhiệm vụ theo thời gian thực, phân công và phần mềm lập lịch tự động cho doanh nghiệp dọn dẹp là một trong những tính năng chính của Housecall Pro. Nó đặc biệt nổi bật với khả năng giao tiếp mạnh mẽ, cho phép các giám sát viên truyền tải các bản cập nhật đến khách hàng và nhân viên, tăng cường sự phối hợp nhiệm vụ tổng thể.

Nổi Bật

Phần mềm lập lịch di động Housecall Pro cho doanh nghiệp dọn dẹp, cho phép nhân viên dọn dẹp truy cập chi tiết công việc, ghi lại giờ làm việc và liên lạc trực tiếp với khách hàng từ điện thoại di động của họ, là một trong những đặc điểm chính của ứng dụng này. Nó cũng tương tác với các nền tảng kế toán phổ biến như QuickBooks, giúp dễ dàng quản lý hóa đơn và thanh toán.

Đánh Giá

Người dùng khen ngợi phần mềm lập lịch cho doanh nghiệp dọn dẹp Housecall Pro vì bộ chức năng mạnh mẽ, giao diện dễ sử dụng và dịch vụ khách hàng xuất sắc. Chủ các doanh nghiệp dọn dẹp thường nhận xét rằng phần mềm này giúp họ tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các công việc hành chính, cho phép họ tập trung nhiều hơn vào quan hệ khách hàng và dịch vụ chất lượng cao.

Giá Cả

Housecall Pro cung cấp một loạt các tùy chọn giá để phù hợp với nhu cầu của các công ty dọn dẹp nhỏ và lớn. Có các lựa chọn đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm linh hoạt và đối với các công ty cần khả năng tiên tiến hơn, các chức năng khác có thể được thêm vào. Xem xét sự đa dạng của các công cụ đi kèm, chi phí là cạnh tranh.

So Sánh Các Giải Pháp Phần Mềm Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Dọn Dẹp

Điều quan trọng là đánh giá các tùy chọn khác nhau dựa trên tính năng, khả năng sử dụng và chi phí khi chọn phần mềm tốt nhất cho công ty dọn dẹp. Mỗi chương trình phần mềm đều có các tính năng đặc biệt được thiết kế cho các loại công ty dọn dẹp khác nhau.

Việc so sánh các lựa chọn phần mềm hàng đầu cho doanh nghiệp dọn dẹp có thể giúp bạn chọn lựa phù hợp nhất cho yêu cầu của công ty bạn, bất kể nhu cầu của bạn là phần mềm lập lịch cho doanh nghiệp dọn dẹp hay một công cụ quản lý giàu tính năng.

Xem xét các yếu tố như đánh giá của người dùng, dịch vụ khách hàng và khả năng tích hợp của công cụ với các công cụ hiện có. Bằng cách cân nhắc các tiêu chí này, bạn có thể đánh giá phần mềm nào mang lại giá trị lớn nhất cho tổ chức của mình. Các giải pháp phần mềm chính được thảo luận trong bài viết này được tóm tắt dưới đây, cùng với một bản tóm tắt ngắn gọn về các đặc điểm nổi bật của chúng.

• Shifton: Cung cấp khả năng quản lý công việc và lập lịch tiên tiến, làm cho nó là lựa chọn lý tưởng cho các công ty dọn dẹp muốn tối ưu hóa hiệu quả lao động và cải thiện giao tiếp quản lý-nhân viên;
• Connecteam là phần mềm dọn dẹp tất cả trong một tốt nhất cho các doanh nghiệp, hoàn hảo cho quản lý công việc, lập lịch và giao tiếp lực lượng lao động;
• Jobber: Xuất sắc trong việc phân công và lập lịch, với các cơ sở trực tuyến mạnh mẽ dành cho việc lập hóa đơn và đặt lịch;
• ZenMaid: chuyên về tự động hóa lập lịch nhiệm vụ và quản lý tiền lương cho các công ty dọn dẹp;
• ServiceM8: nổi tiếng về việc tạo báo giá cho khách hàng và cho phép đặt chỗ trực tuyến;
• Workwave: một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp thực hiện dọn dẹp thương mại, với công cụ CRM và tối ưu hóa tuyến đường rộng rãi;
• Swept: Được thiết kế đặc biệt cho các công ty dọn dẹp, với lập lịch nhân viên xuất sắc và kiểm soát hàng tồn kho;
• mHelpDesk: Xuất sắc trong việc tạo dựng và giữ chân khách hàng tiềm năng, cung cấp một cổng thông tin cho khách hàng;
• Hubstaff: một công cụ ngân sách lao động và đồng hồ thời gian nhân viên, làm cho nó là công cụ hoàn hảo để theo dõi thời gian;
• Workyard: Một lựa chọn linh hoạt cho các công ty dọn dẹp tập trung vào quản lý công việc và đánh giá hiệu suất nhân viên;
• Housecall Pro là phần mềm lập lịch biểu nhiều tính năng và thân thiện với người dùng dành cho doanh nghiệp dọn dẹp với thiết kế di động dễ sử dụng và các tính năng hỗ trợ khách hàng hiệu quả.

Bằng cách đánh giá các lựa chọn phần mềm này theo tính năng, chi phí và khả năng sử dụng, bạn có thể đưa ra quyết định thông minh hỗ trợ các mục tiêu của công ty bạn.

Cách Chọn Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Dọn Dẹp Tốt Nhất

Việc lựa chọn phần mềm công ty dọn dẹp tốt nhất yêu cầu xác định các yêu cầu đặc biệt của bạn và hiểu các tính năng cơ bản của các giải pháp khác nhau. Khi đánh giá phần mềm lập lịch biểu cho doanh nghiệp dọn dẹp và công cụ quản lý, hãy lưu ý các điểm sau.

Các tính năng cốt lõi quan trọng:

• Lập lịch nhân viên: Để quản lý ca trực, phân công nhiệm vụ và xử lý các điều chỉnh vào phút cuối, hãy tìm phần mềm cung cấp các tính năng lập lịch đơn giản. Điều này cần thiết để đảm bảo rằng các đội dọn dẹp của bạn luôn có mặt tại địa điểm thích hợp vào thời điểm thích hợp;
• Việc tạo nhiệm vụ, phân công và theo dõi nhiệm vụ được thực hiện nhờ các công cụ quản lý công việc hiệu quả. Việc theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực có thể làm tăng đáng kể hiệu quả;
• Lập hóa đơn và Thanh toán: Các chức năng lập hóa đơn và thanh toán tự động giúp đơn giản hóa các hoạt động tài chính, giảm bớt gánh nặng hành chính và đảm bảo thanh toán đúng hạn;
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Bằng cách đơn giản hóa liên lạc với khách hàng, quản lý thông tin khách hàng và theo dõi lịch sử giao tiếp, một chức năng CRM tích hợp có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng;
• Khả năng truy cập di động: Có một giao diện thân thiện với di động là rất cần thiết vì nhiều thành viên trong đội ngũ dọn dẹp luôn di chuyển. Với điện thoại di động của họ, nhân viên có thể kiểm tra lịch trình, liên lạc với quản lý và báo cáo tình trạng công việc;
• Phân tích và Báo cáo: Các giải pháp báo cáo toàn diện có thể cung cấp cho bạn thông tin về hiệu suất, cho phép bạn xác định các vấn đề và đưa ra quyết định sáng suốt.

Tôi đã tìm kiếm các tính năng dễ sử dụng, như:

• Giao diện người dùng (UI): Một giao diện sạch sẽ, trực quan nâng cao trải nghiệm người dùng và giảm đường cong học tập cho nhân viên mới. Tìm kiếm phần mềm với giao diện dễ sử dụng và thiết kế không mập mờ;
• Khả năng tích hợp: Khả năng hoạt động với các công cụ khác (chẳng hạn như các nền tảng tiếp thị, bộ xử lý thanh toán và phần mềm kế toán) đảm bảo một quy trình làm việc thông suốt và làm cho các hoạt động hiệu quả hơn;
• Dịch vụ khách hàng: Giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả phụ thuộc vào dịch vụ khách hàng nhạy bén. Tìm kiếm phần mềm cung cấp hỗ trợ qua điện thoại, email và trò chuyện trực tiếp, trong số các kênh hỗ trợ khác;
• Tùy chọn tùy biến: Có lựa chọn điều chỉnh các cài đặt và tính năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh đặc thù của bạn sẽ cải thiện tính hữu dụng chung của phần mềm và mức độ hài lòng;
• Khả năng mở rộng: Chọn phần mềm có thể phát triển cùng với công ty của bạn. Các giải pháp có tính mở rộng có thể phát triển cùng với nhu cầu của bạn, bất kể bạn thêm nhân viên mới hay đa dạng hóa dịch vụ của mình.

Bằng cách đánh giá cẩn thận các tính năng cốt lõi và các yếu tố khả năng sử dụng này, bạn có thể chọn phần mềm công ty dọn dẹp không chỉ đáp ứng yêu cầu hoạt động của bạn mà còn nâng cao năng suất và sự hài lòng của khách hàng tổng thể.

Điểm Mấu Chốt Về Phần Mềm Dọn Dẹp

Tóm lại, hiệu quả và hậu quả của doanh nghiệp của bạn có thể được nâng cao đáng kể với phần mềm dọn dẹp phù hợp. Sử dụng công nghệ có thể giúp bạn điều hành một công ty lớn hoặc phần mềm tốt nhất cho một nhóm dọn dẹp nhỏ nhờ vào việc đơn giản hóa quy trình làm việc, cải thiện giao tiếp và cuối cùng là tăng lợi nhuận.

Các khía cạnh quan trọng cần xem xét trong khi đánh giá phần mềm công ty dọn dẹp tốt nhất bao gồm quản lý nhiệm vụ, lập lịch nhân viên, lập hóa đơn và chức năng CRM. Đánh giá các yếu tố khả năng sử dụng bao gồm hỗ trợ khách hàng, khả năng tích hợp và thiết kế giao diện.

Phần mềm lập lịch biểu cho doanh nghiệp dọn dẹp hoặc công cụ quản lý phù hợp nhất với nhu cầu của bạn có thể được chọn bằng cách dành thời gian để so sánh các tùy chọn khác nhau và hiểu các yêu cầu kinh doanh độc đáo của bạn. Việc lựa chọn này sẽ đảm bảo thành công lâu dài trong ngành dọn dẹp cạnh tranh bằng cách đơn giản hóa quy trình của bạn và cải thiện trải nghiệm của khách hàng và nhân viên.

Quản lý bảng lương là một tính năng quan trọng cho các công ty ở mọi quy mô, nhưng có thể rất khó để chọn giải pháp phù hợp. Mặc dù phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương đều cung cấp khả năng mạnh mẽ trong việc xử lý dữ liệu lương, nhưng chúng có thể khác nhau nhiều về chức năng, chi phí và kiểm soát. Các công ty đang tìm cách tối ưu hóa hoạt động bảng lương của họ cần phải nhận thức được các lựa chọn khác nhau của phần mềm và dịch vụ trả lương.

Mục đích của bài viết này là xem xét các thành phần chính để cân nhắc lợi ích và hạn chế của việc sử dụng cả phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương, để chọn cái nào phù hợp nhất cho các loại doanh nghiệp khác nhau. Dù là hướng dẫn hiện tại hay khởi nghiệp về hệ thống trả lương nào, phần mềm trả lương hay dịch vụ trả lương, sẽ hiệu quả nhất cho sự chính xác của dữ liệu bảng lương công ty của bạn, bạn có thể sử dụng hướng dẫn được cung cấp trong tài liệu này.

Phần mềm trả lương là gì và Các tính năng chính

Phần mềm trả lương là một ứng dụng điện tử toàn diện giúp tự động hóa và đơn giản hóa quá trình quản lý bảng lương cho các công ty có quy mô hầu như bất kỳ. Việc loại bỏ sự can thiệp của con người thông qua quá trình trả lương giúp giảm lỗi của con người, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả hoạt động. Các công ty sử dụng sản phẩm này có thể tính toán chính xác lương, phụ cấp và khấu trừ lương của nhân viên, xem xét một loạt các yếu tố khác nhau như giờ làm thêm, thời gian làm việc và quy định thuế.

Tính Toán Và Tự Động Hóa Bảng Lương

Tự động hóa tính toán bảng lương là một trong những chức năng chính và hữu ích nhất của gói kế toán trong phần mềm trả lương so với dịch vụ trả lương. Tính năng này loại bỏ yêu cầu nhập liệu thủ công, từ đó giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi của con người.

Nó tự động tính toán tiền công của nhân viên dựa trên các quy tắc và động lực được thiết lập trước, có thể bao gồm lương giờ, lương cố định, giờ làm thêm và tiền thưởng, cũng như các yêu cầu khấu trừ khác nhau như thuế, chăm sóc sức khỏe và phúc lợi. Nó tối ưu hóa toàn bộ chuỗi xử lý lương bằng cách đảm bảo rằng từng cá nhân được trả tiền đúng hạn.

Theo Dõi Thời Gian Làm Việc Của Nhân Viên

Các công cụ theo dõi thời gian phong phú được tích hợp trong nhiều loại gói phần mềm lương, cung cấp cho các công ty một công cụ hoàn chỉnh để giám sát sự tham gia của nhân viên, giờ làm việc, nghỉ giải lao và làm thêm giờ.

Tính toán lương được đảm bảo chính xác và hoàn toàn khớp với thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên nhờ tích hợp này. Giảm khả năng mắc lỗi của con người trong phần mềm trả lương và tránh tranh chấp có thể xảy ra về số giờ làm việc bằng cách tự động ghi lại dữ liệu từ máy chấm công, thiết bị sinh trắc học hoặc nhập liệu thủ công.

Quản Lý Thông Tin Nhân Viên

Phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương là nơi lưu trữ tất cả dữ liệu nhân viên quan trọng, bao gồm tên, địa chỉ và các thông tin nhận dạng cá nhân khác (PII), cũng như thông tin tài khoản ngân hàng để trả lương. Nó cũng lưu trữ an toàn hồ sơ An sinh xã hội và Thuế, cũng như các thông tin cá nhân khác phải được cập nhật để tuân thủ luật pháp và quy định. Hệ thống cũng duy trì một cơ sở dữ liệu phong phú về phúc lợi của nhân viên, báo cáo hiệu suất và hợp đồng lao động.

Với quyền truy cập ngay lập tức vào tất cả các tài liệu liên quan đến nhân viên, kho lưu trữ duy nhất này cải thiện việc quản lý dữ liệu tổng thể đồng thời đơn giản hóa việc thu hồi dữ liệu. Nó giảm thiểu khả năng thất lạc tài liệu và đảm bảo rằng tài liệu được cập nhật, có thể truy cập và sắp xếp theo cách có phương pháp.

Tuân Thủ Thuế & Pháp Luật

Các tính năng tuân thủ thuế mạnh mẽ tự động tính toán thuế liên bang, tiểu bang và địa phương theo các quy định mới nhất thường được sử dụng với phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương. Nhờ tự động hóa này, thuế khấu trừ của từng nhân viên được đảm bảo chính xác, bao gồm các yếu tố như bậc thu nhập, khấu trừ và miễn trừ. Chương trình cũng sản xuất tài liệu cần thiết, bao gồm các tờ khai thuế lương, W-2 và 1099, giảm bớt gánh nặng hành chính cho nhân viên HR.

Thanh Toán

Phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương có thể được gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên nhờ chương trình, điều này đảm bảo các khoản thanh toán kịp thời, an toàn và hiệu quả. Quy trình này có thể được tự động hóa để loại bỏ yêu cầu phân phối séc thủ công, giảm bớt gánh nặng hành chính và khả năng sai sót. Hơn nữa, bằng cách đảm bảo rằng nhân viên nhận được séc của họ vào cùng ngày mỗi kỳ – bất kể ngày cuối tuần hay ngày lễ – tiền gửi trực tiếp tăng cường sự hài lòng của nhân viên.

Khả năng xử lý nhiều lịch trình cho các nhóm nhân viên hoặc bộ phận khác nhau khiến đây trở thành một tính năng linh hoạt mà các công ty có nhiều nhu cầu trả lương có thể sử dụng. Ví dụ, nhân viên làm việc theo giờ có thể được trả lương hàng tuần hoặc hai tuần một lần, trong khi nhân viên hưởng lương hàng tháng.

Tính Toán Phúc Lợi

Khi nói đến việc quản lý và tính toán phúc lợi của nhân viên như bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu, nghỉ phép có lương (PTO) và các phúc lợi khác như quyền chọn cổ phiếu hoặc kế hoạch sức khỏe và thể dục, kế toán lương là quan trọng đối với các tổ chức. Các công nghệ này tự động hóa quá trình tẻ nhạt và đôi khi phức tạp để đảm bảo rằng các khoản tiết kiệm nghỉ hưu được bao gồm chính xác trong tính toán phần mềm và dịch vụ trả lương. Đối với các chương trình phúc lợi khác nhau, chương trình có thể tự động khấu trừ các khoản đóng góp, đảm bảo độ chính xác, tuân thủ cũng như quy định của doanh nghiệp.

Phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương, ví dụ, có thể tích hợp với các nhà cung cấp phúc lợi bên thứ ba, chẳng hạn như quỹ hưu trí hoặc công ty bảo hiểm y tế, để duy trì dữ liệu phúc lợi hiện tại. Điều này làm giảm rủi ro sai sót bằng cách đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào về vị trí nhân viên, số tiền đóng góp, hoặc mức phí bảo hiểm đều được tự động ghi lại trong hệ thống trả lương.

Phân Tích & Báo Cáo

Phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương, có phân tích được tích hợp, có thể tạo ra các báo cáo chi tiết về nhiều chủ đề liên quan đến bảng lương, bao gồm chi phí nhân sự, tiền công nhân viên, đóng góp thuế, chi phí phúc lợi và thanh toán giờ làm thêm. Những báo cáo này mang lại thông điệp thông tin về tình hình tài chính của công ty, cho phép các tổ chức nhận ra xu hướng, kiểm soát tốt hơn tài nguyên và đảm bảo chi phí trả lương phù hợp với kế hoạch chi tiêu tổng thể.

Phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương cũng có thể theo dõi sự phát triển theo thời gian, cho phép doanh nghiệp đánh giá chi phí cụ thể của từng phòng ban, theo dõi tiến trình phát triển của tiền công nhân viên và thậm chí so sánh hiệu suất phần mềm trả lương qua các giai đoạn hoặc địa điểm khác nhau.

Giao Diện Nhân Viên

Đa số phần mềm trả lương đi kèm với một cổng thông tin nhân viên, nơi nhân viên có thể xem thông tin thuế, điều chỉnh thông tin cá nhân và lấy phiếu lương của họ. Lựa chọn tự phục vụ này giảm thiểu đáng kể gánh nặng hành chính cho các phòng ban nhân sự vì ít câu hỏi liên quan đến phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương, và dữ liệu nhân viên được chuyển tiếp. Đối với các yêu cầu đơn giản liên quan đến séc lương hoặc khấu trừ thuế của họ, nhân viên không cần liên hệ với phòng nhân sự; thay vào đó, họ có thể truy cập cổng thông tin bất cứ khi nào thuận tiện cho họ và lấy thông tin mà họ muốn.

Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi tiền lương của mình theo thời gian nhờ vào các công cụ được tìm thấy trên hầu hết các cổng thông tin nhân viên, chẳng hạn như truy cập trực tiếp vào các phiếu lương trước đây. Nhân viên có quyền truy cập vào lịch sử lương của mình có thể kiểm tra xem tất cả các khoản khấu trừ – bao gồm cả thuế và phúc lợi – có chính xác hay không, điều này có thể giúp họ quản lý tiền một cách khéo léo hơn.

Ưu Và Nhược Điểm Của Phần Mềm Trả Lương

Phần mềm trả lương có những ưu và nhược điểm mà các doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi triển khai. Mặc dù nó có thể làm đơn giản hóa quy trình trả lương và tăng hiệu quả, nhưng có một vài nhược điểm cần lưu ý.

Truy Cập Máy Tính để Bàn Và Di Động

Phần lớn phần mềm có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị máy tính để bàn hoặc di động nào vì nó được xây dựng trên nền tảng đám mây. Đối với các doanh nghiệp ngày nay, loại tiện ích này cực kỳ có giá trị, cho phép người quản lý và chuyên gia nhân sự quản lý trả lương từ hầu như bất kỳ đâu. Người dùng có thể đăng nhập để xem xét thu nhập của mình, đổi thông tin hoặc yêu cầu nghỉ mà không cần phải có mặt tại văn phòng.

Ngoài ra, cập nhật thời gian thực và đồng bộ hóa tệp thường được tích hợp sẵn trong phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương trên đám mây, đảm bảo tất cả người dùng đều có quyền truy cập vào thông tin mới nhất. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp với lực lượng lao động phân tán hoặc làm việc từ xa, giúp dễ dàng hợp tác và giao tiếp qua các chức năng và văn phòng khác nhau.

Bảo Mật Dữ Liệu Và Quyền Riêng Tư

Bảo mật là một trong những mối quan tâm chính trong việc quản lý trả lương. Dữ liệu nhân viên được xử lý trong các hệ thống trả lương, bao gồm dữ liệu kế toán, thông tin nhân sự và hồ sơ trả lương. Do đó, điều quan trọng là phải bảo vệ quyền riêng tư, dữ liệu và lòng tin của người sử dụng. Phần mềm trả lương có các cơ chế an toàn vững chắc để bảo vệ chi tiết kinh doanh riêng tư khỏi việc xem trái phép và tin tặc.

Các biện pháp bảo mật này thường sử dụng các phương pháp mã hóa phức tạp để bảo vệ thông tin, trong cả phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương khi truyền tải và khi lưu trữ. Dữ liệu riêng tư được mã hóa, khiến nó không thể giải mã với tất cả ngoại trừ người dùng hợp pháp có khóa giải mã cần thiết. Điều này có nghĩa là ngay cả khi dữ liệu bị chặn trong quá trình truyền tải, nó không thể được truy cập bởi các đối tượng xấu.

Khả Năng Chi Trả

Phần mềm trả lương có thể yêu cầu chi phí cài đặt lớn ban đầu, thay đổi theo nhà cung cấp và các tính năng nhưng thường tiết kiệm chi phí hơn về lâu dài, ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ đến tầm trung.

Nhiều giải pháp phần mềm trả lương có giá theo các cấp, cho phép các tổ chức tìm ra gói phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của họ. Với khả năng thiếu tài nguyên tài chính có thể, các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ có thể thấy sự linh hoạt này rất có lợi. Sau khi chương trình được cấu hình, thường có phí đăng ký cần thanh toán, cung cấp quyền truy cập độc quyền vào chức năng mới, hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật.

Tuỳ Chỉnh

Phần lớn phần mềm trả lương có thể điều chỉnh theo các yêu cầu độc đáo của công ty. Các tổ chức có thể tùy chỉnh hệ thống trả lương của mình theo nhiều cách khác nhau để phù hợp hơn với nhu cầu hoạt động và mục tiêu riêng của họ. Chẳng hạn, công ty có thể thiết kế báo cáo tùy chỉnh nổi bật các số liệu cụ thể hoặc chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan đến lực lượng lao động. Ban quản lý có thể đưa ra quyết định khôn ngoan với sự hỗ trợ của các báo cáo này, cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất nhân viên, xu hướng làm thêm giờ và chi tiêu bảng lương.

Đường Cong Học Tập

Phần mềm trả lương có nhiều lợi ích to lớn, nhưng thường đi kèm với đường cong học tập. Để tối đa hóa việc sử dụng phần mềm trả lương, các doanh nhân và đội ngũ nhân sự phải đầu tư thời gian và cam kết để hiểu rõ các khả năng và tính năng của nó. Quá trình này có thể đặc biệt khó khăn đối với những người có thể không am hiểu công nghệ hoặc có ít kiến ​​thức về phần mềm và dịch vụ trả lương.

Sự đa dạng của các công cụ và lựa chọn được cung cấp, từ các tính toán bảng lương đến quản lý dữ liệu nhân sự, có thể khiến người tiêu dùng bị choáng ngợp lúc đầu. Có thể mất một thời gian để thành thạo việc sử dụng giao diện, nhập dữ liệu một cách chính xác và tận dụng toàn bộ các khả năng. Để đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều cảm thấy thoải mái khi sử dụng chương trình, các buổi đào tạo hoặc hội thảo bổ sung có thể cần thiết trong nhiều trường hợp vì tính phức tạp của nó.

Thiếu Hỗ Trợ Chuyên Nghiệp

Phần mềm trả lương yêu cầu đội ngũ nội bộ xử lý quản lý bảng lương, so với phần mềm và dịch vụ trả lương, công ty được cung cấp một nhóm nguồn lực chuyên dụng hỗ trợ toàn bộ quá trình trả lương cho công ty. Để sử dụng phần mềm đúng cách, hiểu rõ chức năng của nó và theo kịp những thay đổi trong luật thuế và yêu cầu bảng lương, nhân viên phải được đào tạo.

Đối với các công ty không có nhân viên chuyên biệt về lương hoặc ít hiểu biết về nhân sự, việc thiếu sự giúp đỡ chuyên gia có thể rất khó khăn. Những công ty này có thể gặp khó khăn trong việc xử lý bảng lương chính xác, điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc trả lương cho nhân viên, khai thuế và tuân thủ luật lao động. Hơn nữa, nhân viên nội bộ chịu trách nhiệm duy nhất cho việc sửa lỗi, điều này có thể khiến họ bỏ qua các nhiệm vụ quan trọng khác của HR.

Phí Phần Mềm Định Kỳ

Phần mềm bảng lương thường rẻ hơn dịch vụ bảng lương, nhưng các công ty vẫn cần tính đến các chi phí khác, chẳng hạn như phí hội viên đang diễn ra. Việc mua phần mềm bảng lương ban đầu có thể rẻ hơn so với các chi phí định kỳ khi sử dụng phần mềm bảng lương so với nhà cung cấp dịch vụ bảng lương, nhưng điều quan trọng là phải tính những chi phí này vào lâu dài.

Giá thuê bao phần mềm bảng lương thường bao gồm quyền truy cập vào các tính năng mới, hỗ trợ khách hàng và nâng cấp phần mềm. Các doanh nghiệp có thể cần cập nhật phần mềm bảng lương của họ so với dịch vụ bảng lương hoặc mua thêm giấy phép người dùng để quản lý nhân viên mới khi lực lượng lao động của họ mở rộng và yêu cầu bảng lương của họ trở nên phức tạp hơn. Những chi phí bổ sung này có thể tăng nhanh chóng và cuối cùng có thể yêu cầu đầu tư tiền mặt đáng kể.

Có Nên Mua Phần Mềm Bảng Lương Không

Tùy thuộc vào nhu cầu độc đáo của công ty bạn, bạn phải đầu tư vào phần mềm bảng lương. Mặc dù chương trình có nhiều lợi ích, như độ chính xác, tiết kiệm chi phí, và tự động hóa, nó có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho mọi loại doanh nghiệp. Khi quyết định liệu phần mềm bảng lương có phải là lựa chọn tốt nhất cho công ty của bạn hay không, hãy xem xét các tiêu chí sau.

Công Ty Khởi Nghiệp Và Doanh Nghiệp Nhỏ

Phần mềm bảng lương có thể là lựa chọn phải chăng cho các tổ chức nhỏ với ít nhân viên hơn. Nó làm cho việc tự động hóa trở nên đơn giản mà không cần dịch vụ bảng lương đắt đỏ.

Các Công Ty Có Đội Ngũ Nhân Sự Nội Bộ

Phần mềm bảng lương thường lý tưởng cho các công ty có bộ phận nhân sự dày dạn kinh nghiệm. Nhóm có thể theo dõi chương trình và đảm bảo quy trình bảng lương suôn sẻ.

Doanh Nghiệp Với Nhóm Làm Việc Từ Xa Và Phân Tán

Phần mềm bảng lương so với Dịch vụ bảng lương là lý tưởng cho các tổ chức có nhân viên phân tán hoặc tách biệt về mặt địa lý. Nhân viên và các nhà quản lý có thể thực hiện bảng lương từ bất kỳ lưu trữ đám mây nào, cung cấp sự tiện lợi và linh hoạt.

Ai Sử Dụng Phần Mềm Bảng Lương

Các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ công ty khởi nghiệp đến các công ty lâu đời, đều sử dụng phần mềm bảng lương. Phần mềm bảng lương là lựa chọn hợp lý cho các công ty nhỏ có nguồn lực hạn chế. Các công ty lớn hơn có đội ngũ nhân sự nội bộ sử dụng phần mềm do tính kiểm soát và linh hoạt của nó.

Dịch Vụ Bảng Lương Và Các Tính Năng Chính

Ngược lại, dịch vụ bảng lương cung cấp một phương pháp quản lý bảng lương phân tán hơn. Với phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương này, việc xử lý bảng lương được thuê ngoài cho một công ty bên thứ ba quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến bảng lương, bao gồm tuân thủ, khai thuế, và thanh toán.

Xử Lý Bảng Lương

Dịch vụ bảng lương hoàn toàn xử lý việc xử lý bảng lương. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi các chuyên gia và bao gồm xử lý trừ thuế, trả lương cho nhân viên, và tính toán lương.

Tư Vấn Cá Nhân Hóa

Rất nhiều phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương cung cấp dịch vụ tư vấn cá nhân hóa, cung cấp lời khuyên chuyên nghiệp về lợi ích nhân viên, quản lý bảng lương, và tuân thủ thuế. Tư vấn này có thể là cần thiết cho các tổ chức thiếu kinh nghiệm bảng lương nội bộ.

Khai Thuế Và Tuân Thủ Pháp Luật

Dịch vụ bảng lương đảm bảo rằng các công ty tuân theo tất cả các quy tắc và quy định thuế áp dụng. Bằng cách quản lý khai thuế và cung cấp các giấy tờ cần thiết, họ giảm khả năng gặp vấn đề pháp lý.

Quản Lý Phúc Lợi

Quản lý phúc lợi, hỗ trợ quản lý lợi ích biên của nhân viên như kế hoạch sức khỏe, kế hoạch hưu trí, và đóng góp vào kế hoạch hưu trí nhân viên, thường được bao gồm trong phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương.

Thanh Toán Và Nộp Tiền

Dịch vụ giám sát tiền gửi trực tiếp đảm bảo thanh toán đúng thời hạn cho nhân viên và đảm bảo tính toàn vẹn của tất cả các hoạt động.

Ưu Và Nhược Điểm Của Dịch Vụ Bảng Lương

Dịch vụ bảng lương cung cấp sự hỗ trợ chuyên nghiệp với các nhiệm vụ liên quan đến bảng lương, nhưng như bất kỳ giải pháp nào khác, mỗi dịch vụ đều có ưu và nhược điểm. Các doanh nghiệp có thể xác định liệu việc thuê một công ty dịch vụ bảng lương bên thứ ba có phải là lựa chọn tốt nhất không bằng cách hiểu biết về chúng.

Dịch Vụ Chuyên Gia Đáng Tin Cậy

Các doanh nghiệp có thể tiếp cận các chuyên gia bảng lương có kỹ năng bằng cách sử dụng dịch vụ bảng lương. Điều này đảm bảo độ chính xác và giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót bảng lương.

Không Có Chi Phí Cao Hoặc Vấn Đề Quản Lý Bổ Sung

Vì dịch vụ bảng lương quản lý mọi thứ, các doanh nghiệp không cần phải lo lắng về phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương về việc cập nhật phần mềm hoặc tự mình quản lý bảng lương. Kết quả là giảm chi phí doanh nghiệp và tập trung nhiều hơn vào kinh doanh cốt lõi của bạn.

Khả Năng Mở Rộng

Dịch vụ bảng lương có thể phát triển cùng với việc hỗ trợ doanh nghiệp của bạn. Dịch vụ bảng lương đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của bạn nếu bạn đang mở rộng lực lượng lao động hoặc phân nhánh ra các khu vực mới.

Đầu Tư Ban Đầu Cao

Nhược điểm chính của dịch vụ bảng lương là chi phí của chúng. Phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương có thể đắt tiền, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn mà có thể thấy khó để biện minh cho chi phí ban đầu lớn hơn.

Quan Ngại Về An Ninh Dữ Liệu Và Quyền Riêng Tư

Dịch vụ bảng lương quản lý thông tin nhạy cảm, tuy nhiên, việc thuê ngoài có thể gây ra lo ngại về quyền riêng tư. Để bảo vệ dữ liệu nhân viên, các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ có các hướng dẫn dự phòng nghiêm ngặt.

Ai Sử Dụng Dịch Vụ Bảng Lương

Các công ty lớn hoặc những công ty không có kiến thức nội bộ về bảng lương có nhiều khả năng sử dụng dịch vụ bảng lương. Các công ty muốn giảm tải hành chính của bảng lương thường chuyển sang dịch vụ này để tiện lợi và yên tâm.

Phần Mềm Bảng Lương So Với Dịch Vụ Bảng Lương: Năm Khác Biệt

Các doanh nghiệp có thể quản lý bảng lương của họ hiệu quả hơn nếu họ biết những khác biệt chính giữa phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương. Dưới đây là năm điểm tương phản quan trọng cho thấy mỗi lựa chọn đáp ứng các yêu cầu công ty khác nhau như thế nào.

1. Tính Năng Và Kiểm Soát

Các doanh nghiệp có thể quản lý trực tiếp việc quản lý lương và tiền lương của họ với những phần mềm kế toán bảng lương. Cài đặt bảng lương, quản lý dữ liệu nhân viên và tạo báo cáo đều có thể tùy chỉnh bởi người dùng để đáp ứng nhu cầu riêng của họ. Phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương được làm cho linh hoạt bởi tính năng này, cho phép các bộ phận nhân sự sửa đổi chương trình để phù hợp với nhu cầu của họ.

Dịch vụ bảng lương, mặt khác, thường theo một bộ quy trình tiêu chuẩn hoá và xác định bởi nhà cung cấp dịch vụ. Mặc dù điều này có thể hạ thấp độ phức tạp và dễ quản lý, nhưng nó có thể không có các tính năng tùy chỉnh mà một số tổ chức mong muốn. Đối với các công ty muốn thay đổi cụ thể hoặc tích hợp với các hệ thống HR hiện tại, phần mềm bảng lương có thể là sự thay thế tốt nhất.

2. Chi Phí Và Đầu Tư

Khi quyết định giữa phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương, chi phí là một yếu tố quan trọng. Phần mềm bảng lương thường có giá mua ban đầu và sau đó là chi phí đăng ký liên tục để bảo trì và nâng cấp. Đối với các doanh nghiệp có lực lượng lao động ổn định, chiến lược này có thể tiết kiệm hơn về lâu dài hơn là các khoản thanh toán dịch vụ định kỳ. Mặt khác, chi phí của dịch vụ bảng lương thường được xác định bởi số lượng nhân viên và độ phức tạp của quy trình kinh doanh của các dịch vụ cung cấp.

Mặc dù các chi phí ban đầu đối với phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương có thể thấp hơn, chúng có thể tăng lên theo thời gian, đặc biệt là đối với các công ty lớn hơn. Do đó, để xác định lựa chọn nào mang lại giá trị nhiều nhất, các công ty cần cẩn thận xem xét kế hoạch phát triển và ngân sách của họ.

3. Chuyên Môn Và Hỗ Trợ

Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương và dựa vào kiến thức nội bộ để xử lý các nhiệm vụ bảng lương. Nhân viên HR phải biết đến các luật lệ lương bổng và các thực tiễn tốt nhất trong ngành để làm được điều này. Mặc dù nhiều giải pháp phần mềm cung cấp tài nguyên và hỗ trợ khách hàng, nhưng các doanh nghiệp nhỏ không có đội ngũ HR chuyên dụng có thể thấy khó khăn để đáp ứng mức độ kiến thức cần thiết.

Tuy nhiên, việc tiếp cận các chuyên gia bảng lương giàu kinh nghiệm luôn cập nhật các phát triển pháp lý và quy định được dễ dàng hơn thông qua phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương. Điều này có thể giảm đáng kể khả năng gặp các vấn đề về tuân thủ. Các doanh nghiệp không có kinh nghiệm hoặc khả năng xử lý bảng lương tự mình có thể tìm thấy sự yên tâm và tuân thủ quy định bằng cách thuê ngoài cho một nhà cung cấp bảng lương.

4. Tuân Thủ Và Quản Lý Rủi Ro

Tuân thủ các quy định thuế và luật lao động là điều cần thiết cho bất kỳ công ty nào, và cả phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương cung cấp các phương pháp quản lý rủi ro khác nhau. Thường thì phần mềm bảng lương có các công cụ tuân thủ tích hợp sẵn, giúp tự động hóa tính toán thuế và tạo ra báo cáo cần thiết. Để đối phó với các thay đổi về quy định, công ty cần đảm bảo rằng họ cập nhật phần mềm đều đặn.

Dịch vụ bảng lương, mặt khác, có trách nhiệm đảm bảo rằng các quy trình bảng lương tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý. Họ là chuyên gia trong việc tuân thủ quy định và quản lý rủi ro. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các công ty hoạt động dưới các dịch vụ bảng lương và các quy định khác nhau tại nhiều địa điểm. Các rủi ro tiềm tàng liên quan đến việc không tuân thủ có thể dẫn đến các hình phạt và tiền phạt, do đó sự hiểu biết do phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương cung cấp là rất quan trọng.

5. Khả Năng Mở Rộng Và Linh Hoạt

Khả năng mở rộng là một điều quan trọng khác cần cân nhắc. Khi mở rộng các doanh nghiệp nhỏ và vừa, phần mềm bảng lương có thể là lựa chọn tuyệt vời. Phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương thường cho phép các điều chỉnh nhanh chóng khi tổ chức tăng trưởng bằng cách chứa thêm nhân viên và tính năng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, một số giải pháp phần mềm có thể cần được nâng cấp lên các phiên bản đắt đỏ hơn, điều này có thể gây ra các chi phí không lường trước được.

Ngược lại, phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương có thể thuận tiện điều chỉnh theo nhu cầu thay đổi của công ty, dù có nghĩa là xử lý nhân viên thời vụ hoặc cho phép phát triển nhanh chóng. Không cần lo lắng với việc nâng cấp phần mềm, họ cung cấp sự linh hoạt để điều chỉnh dịch vụ tăng lên hay giảm xuống dựa trên nhu cầu hiện tại của công ty.

Phần Mềm Bảng Lương So Với Dịch Vụ Bảng Lương: Cái Nào Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Nâng cao quy trình trả lương của bạn với Shifton

Shifton là một giải pháp trả lương tiên tiến được phát triển để cải thiện độ chính xác và hiệu quả xử lý. Shifton đơn giản hóa việc quản lý trả lương cho các công ty có các quy mô khác nhau bằng cách kết hợp các tính năng tiên tiến và giao diện người dùng trực quan.

Các doanh nghiệp sử dụng Shifton nhận được những lợi ích sau:

• Quản lý trả lương toàn diện: Chỉ với vài cú nhấp chuột, tự động hóa tính toán và thanh toán cho nhân viên;
• Tích hợp liền mạch: Để cải thiện quy trình công việc và đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu, chỉ cần kết nối với hệ thống HR hiện tại;
• Hỗ trợ chuyên nghiệp: Liên hệ với đội ngũ hỗ trợ tận tâm để được giúp đỡ với bất kỳ câu hỏi nào bạn có về trả lương hoặc các vấn đề tuân thủ;
• Phân tích theo thời gian thực: Đưa ra quyết định chiến lược bằng cách tìm hiểu thêm về hiệu suất nhân viên và chi phí trả lương.

Đầu tư vào một hệ thống như Shifton có thể cải thiện rất nhiều quy trình trả lương của bạn, cho phép công ty của bạn tập trung vào sự hài lòng và phát triển của nhân viên trong khi vẫn duy trì tuân thủ và chính xác trong quản lý trả lương. Thay đổi sang một hệ thống trả lương hiện đại có thể là chìa khóa để tăng năng suất, khả năng thích ứng và kiểm soát quy trình trả lương của bạn.

Việc quản lý phần mềm trung tâm cuộc gọi hàng đầu đòi hỏi kế hoạch cẩn thận và lập lịch chính xác. Đảm bảo rằng tất cả các ca làm việc được che phủ, các nhân viên được tham gia, và dịch vụ khách hàng diễn ra suôn sẻ có thể là thách thức nếu thiếu các công cụ phù hợp. Trong trường hợp này, phần mềm lập lịch cho trung tâm cuộc gọi có thể hữu dụng.

Các sản phẩm này nhằm mục đích đơn giản hóa quy trình quản lý lực lượng lao động trong khi tối ưu hóa năng suất của nhân viên và giảm chi phí. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến 10 giải pháp phần mềm lập lịch hàng đầu cho trung tâm cuộc gọi có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển, cung cấp cho bạn những kiến thức quan trọng, tính năng nổi bật, ưu nhược điểm, cùng với thông tin về cách lựa chọn công cụ tốt nhất cho nhu cầu của bạn.

Phần Mềm Lập Lịch Cho Trung Tâm Cuộc Gọi Là Gì

Một công cụ cụ thể, phần mềm lập lịch cho trung tâm cuộc gọi, được thiết kế để giúp các trung tâm liên lạc quản lý lực lượng lao động tốt hơn. Nó tối ưu hóa hỗ trợ khách hàng và hiệu quả hoạt động bằng cách sắp xếp một quy trình tự động, bảo đảm rằng số lượng nhân viên thích hợp có sẵn vào những thời điểm phù hợp.

Với việc sử dụng phần mềm lập lịch cho trung tâm cuộc gọi này, nhà quản lý có thể tạo, phân phối và chỉnh sửa lịch làm việc dựa trên nhiều biến số, bao gồm nhu cầu khách hàng, khả năng tham gia của nhân viên và thời kỳ cao điểm cuộc gọi. Nó đóng vai trò giống như khung quản lý các hoạt động của trung tâm cuộc gọi, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và tăng cường năng suất của nhân viên.

Phần Mềm Lập Lịch Có Thể Giúp Ích Như Thế Nào Cho Trung Tâm Cuộc Gọi Của Bạn

Liên quan đến quản lý trung tâm cuộc gọi, phần mềm lập lịch hiệu quả cho trung tâm cuộc gọi có nhiều lợi ích làm tăng cường sự hài lòng của khách hàng và nhân viên. Đây là cách công cụ trung tâm liên lạc của bạn có thể được biến đổi nhờ nó.

Quá trình phân bố ca làm việc đầu tiên và chủ yếu được tự động hóa và đơn giản hóa bởi phần mềm lập lịch cho trung tâm cuộc gọi, tiết kiệm thời gian và công sức so với việc lập lịch thủ công. Bằng cách giảm khả năng xảy ra sai sót của con người, công nghệ này đảm bảo rằng đủ số lượng nhân viên có mặt vào những thời điểm bận rộn để trả lời cuộc gọi đến. Do đó, nhân viên có thể tập trung hơn vào việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc thay vì bị áp lực bởi công việc hành chính.

Thêm vào đó, phần mềm lập lịch hiệu quả cho trung tâm cuộc gọi cải thiện hiệu quả của nhân viên. Quản lý có thể lập kế hoạch khớp với nhu cầu thực tế bằng cách sử dụng các công cụ này để phân tích và dự đoán lưu lượng cuộc gọi dựa trên dữ liệu quá khứ. Kết quả cuối cùng là tối ưu hóa sự phân bổ tài nguyên và tránh tình trạng trung tâm liên lạc bị thừa hoặc thiếu nhân sự, từ đó giảm chi phí vận hành và tăng năng suất.

Việc sử dụng phần mềm lập lịch hiệu quả cho trung tâm cuộc gọi có thể mang lại sự hài lòng của khách hàng cao hơn, hoạt động đơn giản hóa và tinh thần nhân viên cao hơn. Những trung tâm liên lạc có thể cải thiện kết quả kinh doanh bằng cách sử dụng công nghệ để tạo ra môi trường làm việc nhạy bén và hiệu quả hơn.

1. Năng Suất Cao Hơn Của Nhân Viên

Phần mềm lập lịch cho trung tâm cuộc gọi đảm bảo rằng nhân viên hoạt động hiệu quả mà không bị làm việc quá sức hay bị lãng phí năng lực bằng cách tự động hóa việc phân công ca làm việc và công việc. Điều này giảm thiểu thời gian nhàn rỗi và tăng năng suất nói chung.

2. Cải thiện Tính Minh Bạch

Sự minh bạch giữa lực lượng lao động được thúc đẩy thông qua việc áp dụng giải pháp trung tâm liên lạc. Công bằng và rõ ràng được khuyến khích bởi việc nhân viên có thể yêu cầu xin nghỉ, đổi ca và xem lịch làm việc của họ thông qua một trang web trung tâm duy nhất.

3. Tăng Cường Sự Tham Gia Của Nhân Viên

Khi lập lịch linh hoạt kết hợp với việc phân công công bằng, tinh thần và sự tham gia của nhân viên được nâng cao. Nhân viên có xu hướng cống hiến hết mình hơn khi họ nhận thấy thời gian của mình được đánh giá cao.

4. Tiết Kiệm Chi Phí Cao

Giảm sai sót trong lập lịch, chi phí phụ thêm, và tỷ lệ không đến làm việc là những kết quả của việc lập lịch hiệu quả. Doanh nghiệp sử dụng những giải pháp phần mềm lập lịch hàng đầu cho trung tâm cuộc gọi sẽ được lợi rất nhiều từ những khoản tiết kiệm chi phí này.

5. Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng

Các nhân viên có lịch trình sẽ ít cảm giác áp lực hơn và sẵn sàng hơn để trả lời câu hỏi từ khách hàng, điều này cải thiện quan hệ khách hàng và mức độ hài lòng. Phần mềm lập lịch cho trung tâm cuộc gọi giúp đảm bảo rằng những nhân viên phù hợp có sẵn khi cần thiết để cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc.

6. Truyền Thông Nội Bộ Nhanh Chóng

Các nhóm được đồng bộ hóa và ứng dụng gọi điện theo lịch trình tiên tiến nhờ các giải pháp phần mềm lập lịch cho trung tâm cuộc gọi cho phép quản lý và nhân viên giao tiếp ngay lập tức về các thông báo quan trọng hoặc thay đổi lịch trình.

Đánh Giá 10 Phần Mềm Lập Lịch Cho Trung Tâm Cuộc Gọi Hàng Đầu

Các doanh nghiệp tìm kiếm phần mềm lập lịch cho trung tâm cuộc gọi tốt nhất để quản lý hiệu quả nhân viên và tăng cường sản xuất. Để giữ cho nhân viên của bạn được tổ chức tốt nhất có thể, chúng tôi sẽ xem xét Top 10 giải pháp phần mềm lập lịch cho trung tâm cuộc gọi trong nghiên cứu này, đặc biệt chú ý đến các tính năng chính, lợi ích và chi phí của chúng.

Shifton

Những đặc điểm quan trọng:

• Tự Động Hóa Lập Lịch: Bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình lập lịch, nền tảng của Shifton giảm thiểu sai sót và giải phóng thời gian cho quản lý.
• Dịch Vụ Tự Phục Vụ Cho Nhân Viên: Bằng việc sử dụng cổng tự phục vụ, nhân viên có thể xem và đổi ca, điều này tăng tốc độ giao tiếp.
• Dự Báo: Công cụ dự báo của nền tảng Shifton cho phép bạn dự đoán khối lượng cuộc gọi và yêu cầu nhân sự.
• Truy Cập Di Động: Sử dụng thiết bị di động để truy cập nền tảng đảm bảo rằng nhân viên có thể quản lý lịch trình khi di chuyển.
• Cập Nhật Thời Gian Thực: Shifton cung cấp thông tin cập nhật về khả năng tham gia của nhân viên và thay đổi lịch trình trong thời gian thực.

Ưu điểm:

• Giao diện người dùng dễ sử dụng với quá trình bắt đầu nhanh chóng.
• Các lựa chọn lập lịch linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của các ngành khác nhau.
• Sự tự chủ cho nhân viên thông qua các công cụ tự phục vụ.
• Hỗ trợ khách hàng.

Nhược điểm:

• API mở cho mọi tích hợp.
• Thêm và mời tới 100 nhân viên.
• Các vai trò khác nhau (quản trị viên, quản lý, nhân viên).
• Lập lịch tự động (không giới hạn).
• Các ca mở.
• Đổi/truyền chuyển ca.
• Kiểm soát làm thêm giờ.
• Cấu hình giờ làm đêm.
• Một dự án.
• Ứng dụng di động.
• Truy cập API.

Giá cả: Cung cấp phiên bản miễn phí và cung cấp giá được tùy chỉnh cho các đội lớn hơn.

RingCentral Contact Center

Những đặc điểm quan trọng:

• RingCentral Contact Center cung cấp hỗ trợ đa kênh, bao gồm chat, email, giọng nói và hỗ trợ qua mạng xã hội;
• Phân Tích Được Hỗ Trợ Bởi AI: Có cái nhìn sâu sắc về khối lượng cuộc gọi và năng suất lao động;
• Xác Định Đường Dẫn Dựa Trên Kỹ Năng: Sử dụng bộ kỹ năng để tự động định hướng cuộc gọi đến nhân viên phù hợp nhất;
• Công Cụ Tối Ưu Hóa Lực Lượng Lao Động: Bao gồm lập kế hoạch và dự báo nhân sự, cả hai đều cần thiết cho quản lý trung tâm liên lạc.

Ưu điểm:

• Kết nối mạnh mẽ với nhiều công cụ RingCentral khác.
• Dụng cụ phân tích phức tạp cho phép phân tích sâu sắc hơn.
• Hỗ trợ đa kênh đáng tin cậy để cải thiện hỗ trợ khách hàng.

Nhược điểm:

• Giá cao hơn so với một số đối thủ cạnh tranh;
• Có thể sẽ mất nhiều thời gian thiết lập do tính phức tạp của nó.

Chi phí: Nhận một báo giá từ RingCentral bằng cách liên hệ với họ; giá cả thay đổi tùy thuộc vào kích thước đội ngũ và thông số kỹ thuật.

Deputy

Những đặc điểm quan trọng:

• Lịch Trình Kéo-Thả: Sử dụng giao diện kéo-thả trực quan để dễ dàng tạo lịch làm việc cho nhân viên;
• Theo Dõi Tuân Thủ: Giảm thiểu rủi ro pháp lý bằng cách đảm bảo lịch trình tuân thủ luật lao động;
• Quản Lý Nhiệm Vụ: Sử dụng phần mềm lập lịch cho trung tâm cuộc gọi, giao nhiệm vụ trực tiếp cho nhân viên;
• Điểm Danh Thời Gian Thực: Giám sát sự có mặt của nhân viên theo thời gian thực để tránh tình trạng thừa hay thiếu.

Ưu điểm:

• Giao diện dễ sử dụng cho phép tạo lịch nhanh chóng.
• Công cụ mạnh mẽ đảm bảo tuân thủ luật pháp về lập lịch.
• Tích hợp hệ thống trả lương.

Nhược điểm:

• Các tính năng nâng cao bị hạn chế trong các gói cấp thấp hơn.
• Có thể đắt đỏ khi sử dụng bởi các nhóm lớn hơn.

Giá cả: Gói Lập Lịch có giá khởi điểm là 2,50 đô-la mỗi người dùng mỗi tháng; các gói cao hơn bao gồm nhiều tính năng hơn.

Talkdesk

Những đặc điểm quan trọng:

• Tương Tác Đa Kênh: Cung cấp dịch vụ khách hàng qua nhiều kênh, bao gồm SMS, chat và cuộc gọi điện thoại.
• Phần Mềm AI Trong Quản Lý Trung Tâm Cuộc Gọi: Sử dụng hiệu quả các công nghệ dựa trên AI trong dự báo và lập lịch nhân viên.
• Giám Sát và Báo Cáo Cuộc Gọi: Cho phép quản lý tạo báo cáo chi tiết và giám sát cuộc gọi theo thời gian thực.
• Giải Pháp Dựa Trên Đám Mây: Có thể truy cập từ xa và dễ dàng mở rộng.

Ưu điểm:

• Đặc điểm tự động hóa mạnh mẽ và AI.
• Hiệu suất đội ngũ được cải thiện nhờ giám sát cuộc gọi theo thời gian thực.
• Tùy chọn linh hoạt thích hợp bất kể kích thước đội ngũ.

Nhược điểm:

• Tầm giá cao hơn so với một số đối thủ cạnh tranh.
• Người dùng mới có thể gặp phải giai đoạn học tập khá khó khăn.

Chi phí: Dựa trên số lượng nhân viên và tính năng yêu cầu, giá tùy chỉnh sẽ được cung cấp.

Shiftboard

Những đặc điểm quan trọng:

• Tự động hóa quá trình lên lịch: Shifton giảm thiểu rủi ro sai sót của con người bằng cách tự động hóa quá trình lên lịch.
• Báo cáo nâng cao: Cung cấp số liệu thống kê chi tiết về sự tham dự và hiệu suất của nhân viên.
• Ứng dụng di động: Các điện thoại di động của nhân viên có thể truy cập lịch trình và cập nhật.
• Nhân viên có thể đổi ca nếu được quản lý cho phép.

Ưu điểm:

• Lên lịch tự động giảm thiểu công việc hành chính.
• Truy cập di động cho nhân viên tăng tính linh hoạt.
• Các tính năng mạnh mẽ được thiết kế để cải thiện việc báo cáo phân tích lực lượng lao động.

Nhược điểm:

• Người mới bắt đầu có thể thấy giao diện người dùng khó sử dụng.
• Ít tích hợp với các bên ngoài.

Giá cả: Định giá cấp doanh nghiệp được cung cấp, với giá khởi điểm hàng tháng là $3 mỗi người dùng.

Assembled

Những đặc điểm quan trọng:

• Quản lý lịch trình theo thời gian thực: Điều chỉnh lịch trình theo thời gian thực dựa trên sự sẵn sàng của nhân viên và số lượng cuộc gọi;
• Công cụ dự báo: Sử dụng dữ liệu quá khứ để dự đoán nhu cầu nhân sự và điều chỉnh lịch trình cho phù hợp;
• Quản lý thời gian nghỉ: Quản lý thời gian nghỉ dễ dàng hơn nhờ cho phép nhân viên yêu cầu nghỉ trực tiếp qua ứng dụng;
• Tích hợp: Dễ dàng kết nối với phần mềm lên lịch cho trung tâm cuộc gọi và các giải pháp CRM phổ biến.

Ưu điểm:

• Khả năng dự báo mạnh mẽ cho việc lên lịch chính xác.
• Cập nhật nhanh chóng nhờ có thông tin thời gian thực.
• Giao diện người dùng dễ dàng sử dụng và hiểu.

Nhược điểm:

• Tùy chọn hạn chế về tùy chỉnh.
• Tính năng báo cáo có thể được cải thiện.

Chi phí: Dựa trên kích thước và yêu cầu của trung tâm liên lạc, giá tùy chỉnh được cung cấp.

NICE Workforce Management

Những đặc điểm quan trọng:

• Dự báo dựa trên AI: Bạn có thể dự đoán lượng cuộc gọi và mức độ nhân sự bằng cách sử dụng các giải pháp dự báo dựa trên AI của NICE.
• Quản lý trong ngày: Sử dụng phân tích thời gian thực, điều chỉnh nhu cầu nhân sự trong suốt cả ngày.
• Lên lịch đa kỹ năng bao gồm việc giao nhiệm vụ cho nhân viên phù hợp với cuộc gọi theo bộ kỹ năng của họ.
• Báo cáo toàn diện: Cung cấp phân tích sâu sắc về hiệu suất nhân viên và hiệu quả của trung tâm cuộc gọi.

Ưu điểm:

• Công nghệ tiên tiến sử dụng AI cung cấp nhân sự chính xác.
• Hiệu quả tăng nhờ quản lý trong ngày theo thời gian thực.
• Khả năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ.

Nhược điểm:

• Giá tăng do tính năng cao cấp.
• Cần đào tạo để sử dụng hết các tính năng của nó.

Chi phí: Chi phí tùy chỉnh; liên hệ với NICE để có ước tính chi tiết.

TixTime

Những đặc điểm quan trọng:

• Lên lịch dễ dàng: Cung cấp giao diện thân thiện cho người dùng để sắp xếp lịch trình cho đại diện trung tâm cuộc gọi.
• Theo dõi thời gian: Sử dụng chương trình để theo dõi giờ làm việc và sự tham gia của nhân viên.
• Thông báo ca trực: Nhân viên được thông báo về ca sắp tới hoặc các thay đổi trong lịch trình.
• Tích hợp bảng lương: Đảm bảo thanh toán chính xác nhờ vào tích hợp trơn tru với hệ thống bảng lương.

Ưu điểm:

• Các tính năng dễ sử dụng và hiệu quả trong việc lên lịch.
• Các tùy chọn giá cả hợp lý, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ.
• Dễ dàng tích hợp hệ thống bảng lương.

Nhược điểm:

• Thiếu công cụ phức tạp liên quan đến quản lý nhân viên.
• Khả năng báo cáo và phân tích hạn chế.

Giá cả: Là một trong những giải pháp hợp lý hơn, với giá khởi điểm hàng tháng là $2 mỗi người dùng.

Humanity

Những đặc điểm quan trọng:

• Humanity sử dụng lịch trình tự động để tiết kiệm thời gian và đảm bảo số lượng nhân viên phù hợp.
• Truy cập di động: Nhân viên có thể xem và chỉnh sửa lịch trình của mình thông qua ứng dụng di động.
• Tuân thủ luật lao động: Đảm bảo rằng các lịch trình bạn tạo tuân theo tất cả các luật lao động địa phương hiện hành.
• Nhân viên có thể thay đổi ca dễ dàng nếu cấp trên duyệt.

Ưu điểm:

• Tự động hóa cực kỳ để cho phép lên lịch dễ dàng.
• Nhân viên có nhiều tự do hơn nhờ vào quyền truy cập di động.
• Giảm rủi ro pháp lý nhờ các tính năng tuân thủ.

Nhược điểm:

• Giá tăng trên các gói cao cấp.
• Không có nhiều tùy chọn về tích hợp.

Giá cả: Giá khởi điểm là $3 mỗi người dùng mỗi tháng, với phí bổ sung áp dụng cho các tính năng nâng cao.

Zoho Voice

Những đặc điểm quan trọng:

• Giao tiếp đa kênh hỗ trợ email, SMS và cuộc gọi điện thoại để tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả với khách hàng;
• Ghi âm cuộc gọi: Ghi âm cuộc gọi vì lý do kiểm soát chất lượng và đào tạo;
• Phân tích theo thời gian thực: Cung cấp các phân tích cuộc gọi theo thời gian thực để theo dõi và điều chỉnh hiệu suất của đội ngũ khi cần thiết;
• Tích hợp API linh hoạt: Kết hợp Zoho Voice với các chương trình trợ giúp và CRM mà bạn đang sử dụng.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ mạnh mẽ trên tất cả các kênh đảm bảo thông tin liên lạc trơn tru.
• Phân tích thời gian thực cung cấp thông tin ngay lập tức.
• Các tùy chọn giá cả phải chăng có sẵn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nhược điểm:

• Loại trừ một số tính năng tiên tiến có sẵn trong các hệ thống cao cấp;
• Các tài nguyên bị hạn chế cho quản lý lực lượng lao động.

Giá cả: Một trong những giải pháp kinh tế nhất, bắt đầu từ $1 mỗi người dùng mỗi tháng.

Bảng so sánh phần mềm trung tâm cuộc gọi

Lựa chọn đúng có thể giúp dễ dàng đạt được phần mềm lên lịch tốt nhất cho trung tâm cuộc gọi với một sự so sánh rõ ràng của các tùy chọn hàng đầu. Bảng so sánh dưới đây liệt kê các đặc điểm nổi bật, chi phí và tính dễ sử dụng của một số giải pháp lên lịch cho trung tâm cuộc gọi.

Cách Chọn Phần Mềm Lên Lịch Trung Tâm Cuộc Gọi

Chọn phần mềm lên lịch tốt nhất cho các trung tâm cuộc gọi cho trung tâm liên lạc của bạn cần cân nhắc một số yếu tố, bao gồm tính năng, chi phí, sự tiện lợi khi sử dụng và tích hợp. Hãy xem xét những yếu tố cần cân nhắc liên quan đến từng yếu tố này.

1. Tích hợp

Để đảm bảo rằng phần mềm lên lịch cho trung tâm cuộc gọi hoạt động hoàn hảo với các công cụ khác trong trung tâm liên lạc của bạn, tích hợp là điều cần thiết. Hiệu suất tổng thể của trung tâm liên lạc tăng lên nhờ khả năng giao tiếp với các nền tảng phân tích, hệ thống điện thoại, phần mềm chat và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Các phần mềm lên lịch quan trọng cho trung tâm cuộc gọi cần tìm kiếm bao gồm:

• Chương trình CRM như Zoho CRM hoặc Salesforce, tạo điều kiện chuyển đổi dữ liệu mượt mà giữa lịch trình nhân viên và khách hàng liên hệ.
• Công cụ quản lý lực lượng lao động bằng cách liên kết chấm công, đánh giá hiệu suất và lên lịch.
• Nền tảng giao tiếp, bao gồm chương trình chat và dịch vụ VoIP, tích hợp với lịch trình để đảm bảo nhân viên có mặt khi cần.
• Hệ thống nhân sự và bảng lương đơn giản hóa việc quản lý giờ làm của nhân viên, yêu cầu nghỉ phép và thanh toán.

Nếu không được tích hợp đúng cách, các kho dữ liệu riêng có thể gây ra gián đoạn hoạt động và làm giảm hiệu quả của nhóm trong trung tâm liên lạc của bạn.

2. Tính năng và chức năng

Giải pháp phần mềm lịch trình cho trung tâm cuộc gọi cần có nhiều tính năng hỗ trợ tối ưu hóa luồng công việc cũng như quản lý lịch trình. Các yếu tố thông thường cải thiện hiệu quả lên lịch như sau:

• Lên lịch tự động: Gán ca tự động theo sự khả dụng của nhân viên, mức độ kỹ năng, và yêu cầu về khối lượng cuộc gọi.
• Giám sát thời gian thực: Giám sát và điều chỉnh lịch trình để đối phó với sự gia tăng đột ngột về lưu lượng cuộc gọi hoặc sự thiếu hụt nhân sự.
• Tùy chọn tự phục vụ: Cung cấp cho nhân viên khả năng sử dụng nền tảng để quản lý lịch trình, đổi ca, hoặc xin nghỉ phép.
• Công cụ dự báo: Đưa ra quyết định lên lịch chính xác hơn và giảm trường hợp thừa hoặc thiếu nhân sự bằng cách sử dụng dữ liệu quá khứ để dự đoán lưu lượng cuộc gọi trong tương lai;
• Phân tích và báo cáo: Các báo cáo chi tiết giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách hỗ trợ họ hiểu xu hướng, các chỉ số hiệu suất và nhu cầu nhân sự.

Nhờ các phẩm chất này, quản lý lực lượng lao động có thể được tiếp cận mạnh mẽ hơn, đảm bảo các nhân viên có mặt ở vị trí cần thiết khi cần thiết và hệ thống lên lịch đủ linh hoạt để xử lý các tình huống tăng nhu cầu đột xuất.

3. Giá cả

Khi chọn phần mềm lên lịch cho trung tâm cuộc gọi, chi phí là một yếu tố quan trọng. Để đảm bảo bạn nhận được giá trị từ việc mua hàng của mình, điều cần thiết là so sánh giá cả và các tính năng được cung cấp.

Công cụ lên lịch thường cung cấp cho trung tâm cuộc gọi:

• Giá tính theo người dùng/tháng: Nhiều phần mềm lên lịch cho trung tâm cuộc gọi tính phí dựa trên số lượng người dùng, có thể có lợi cho các nhóm từ nhỏ đến trung bình. Phần mềm TixTime, lý tưởng cho các trung tâm cuộc gọi nhỏ bắt đầu từ $2 mỗi người dùng mỗi tháng.
• Giá đặc biệt: Dựa trên quy mô của trung tâm liên lạc và các tính năng cụ thể cần thiết, hệ thống cấp doanh nghiệp như NICE Workforce Management và Talkdesk thường cung cấp giá đặc biệt.

Xem xét các yếu tố sau khi đánh giá giá cả:

• Khả năng mở rộng: Phần mềm lên lịch cho trung tâm cuộc gọi có thể xử lý thêm các nhân viên và tính năng phức tạp như thế nào khi công ty của bạn phát triển?
• Chi phí liên quan đến hỗ trợ và đào tạo: Một số nền tảng có thể tính thêm phí cho việc đào tạo toàn diện hoặc hỗ trợ cao cấp;
• Tính năng: Chương trình có nhiều mức giá mà khi bạn nâng cấp, sẽ mở khoá thêm nhiều tính năng hơn không?

Đưa ra quyết định thông minh đòi hỏi cân nhắc khả năng của phần mềm lên lịch cho trung tâm cuộc gọi để tăng hiệu quả hoạt động với chi phí của nó.

4. Thân thiện với người dùng

Độ đơn giản mà nhân viên của bạn có thể sử dụng và làm quen với phần mềm lên lịch cho trung tâm cuộc gọi được xác định bởi mức độ thân thiện với người dùng của nó. Một thiết kế đơn giản có thể tăng tỷ lệ chấp nhận và sự hài lòng chung, trong khi giao diện phức tạp có thể dẫn đến sự thiếu hiệu quả và thậm chí phản đối từ các nhân viên.

Tiêu chí sau đây nên được sử dụng để đánh giá mức độ thân thiện với người dùng:

• Phần mềm nên có giao diện trực quan với các menu dễ điều hướng, thiết kế bảng điều khiển đơn giản và các công cụ có sẵn dễ dàng cho việc lên lịch, đổi ca và tạo ra báo cáo;
• Khả năng truy cập di động: Bởi vì nhiều đại diện phần mềm trung tâm liên lạc tốt nhất làm việc từ xa, việc có smartphone là điều cần thiết để nhận thông tin cập nhật lịch trình theo thời gian thực. Các nền tảng thân thiện với di động được cung cấp bởi các công cụ như Deputy và Humanity, cho phép các quản lý và nhân viên giám sát lịch trình khi đang di chuyển;
• Độ dốc học tập tối thiểu: Giới thiệu nhân viên mới về một giải pháp phần mềm lên lịch cho trung tâm cuộc gọi không nên mất nhiều thời gian, đặc biệt là ở các trung tâm liên lạc lớn. Các nền tảng tốt nhất là những nền tảng có nhân viên hỗ trợ hữu ích, trung tâm trợ giúp và các bài học hướng dẫn.

Chọn một nền tảng dễ sử dụng đảm bảo rằng quản lý và nhân viên có thể nhanh chóng thích nghi, giảm thời gian chết và tăng năng suất.

Kết Luận Về Phần Mềm Lên Lịch Trung Tâm Cuộc Gọi

Phần mềm lên lịch cho trung tâm cuộc gọi là cần thiết để tối ưu hóa quản lý nhân viên trong các trung tâm liên lạc. Thông qua tối ưu hóa phân công ca, giám sát hiệu suất và phân tích dữ liệu, các giải pháp này hỗ trợ duy trì phần mềm liên lạc trung tâm có đủ nhân lực và hoạt động hiệu quả. Chúng cho phép quản lý triển khai nguồn lực một cách thông minh, phân bố công việc và giảm khả năng xảy ra tình huống có thể dẫn đến chất lượng dịch vụ giảm hoặc chi phí hoạt động cao hơn do thừa hoặc thiếu nhân sự.

Phần mềm lên lịch tiên tiến cho trung tâm cuộc gọi cũng cung cấp khả năng báo cáo và phân tích theo thời gian thực, hỗ trợ quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về việc phân bổ nguồn lực và nhân sự. Những hiểu biết này hữu ích trong việc dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai, xác định giờ cao điểm và phân tích các mẫu lưu lượng cuộc gọi – tất cả đều dẫn đến sự hài lòng và năng suất của khách hàng gia tăng.

Điều quan trọng là phải xem xét nhiều yếu tố quan trọng khi chọn phần mềm lên lịch tốt nhất cho trung tâm cuộc gọi, chẳng hạn như tích hợp, giá cả, khả năng sử dụng và các tính năng cần thiết. Sự tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp khác, chẳng hạn như phần mềm CRM và HR, có thể mở rộng đáng kể tính hữu ích của công cụ lên lịch, cho phép trao đổi dữ liệu dễ dàng và nâng cao năng suất tổng thể.

Cuối cùng, việc đánh giá cẩn thận các yêu cầu và mục tiêu đặc biệt của công ty bạn là điều cần thiết khi lựa chọn phần mềm lên lịch tốt nhất cho trung tâm cuộc gọi. Các trung tâm liên lạc có thể tối ưu hóa các quy trình quản lý lực lượng lao động của họ và tăng sự hài lòng của khách hàng, hiệu suất và hiệu quả hoạt động bằng cách sử dụng các công nghệ phù hợp.

Một trong những việc khó khăn nhất đối với doanh nghiệp là quản lý bảng lương, đặc biệt khi họ phát triển lớn hơn và phức tạp hơn. Sai sót trong bảng lương có thể gây ra lo lắng không cần thiết cho phòng nhân sự, phạt tài chính, và nhân viên không hài lòng. May mắn thay, các ứng dụng bảng lương hiện đại được tạo ra để đơn giản hóa quy trình, dễ dàng tính toán, và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế. Dù công ty của bạn lớn hay nhỏ, lựa chọn các ứng dụng bảng lương hàng đầu là rất quan trọng.

Chúng tôi sẽ xem xét 10 ứng dụng bảng lương hàng đầu trong bài viết này để bạn có thể quyết định ứng dụng nào phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Tại sao các ứng dụng bảng lương là cần thiết cho doanh nghiệp

Các ứng dụng liên quan đến bảng lương đã trở thành tài nguyên thiết yếu cho các công ty mọi loại. Dưới đây là lý do tại sao chúng rất quan trọng:

• Tiết kiệm thời gian: Khi các chức năng bảng lương bao gồm thuế, lương, và tính toán khấu trừ nhân tạo, rất nhiều thời gian được tiết kiệm so với xử lý thủ công;
• Chính xác: Các ứng dụng bảng lương đảm bảo rằng nhân viên được trả số tiền chính xác mỗi lần bằng cách giảm thiểu sai sót của con người;
• Tuân thủ: Các ứng dụng bảng lương giúp doanh nghiệp tuân thủ tôn trọng các luật và quy tắc địa phương, bang, và thành phố, thường xuyên được sửa đổi;
• Hài lòng của nhân viên: Chi trả đúng thời hạn và kịp thời được liên kết với tinh thần và sự hài lòng của nhân viên cao hơn;
• Hiệu quả về chi phí: Bằng cách loại bỏ yêu cầu về nhân viên thêm hoặc dịch vụ bên ngoài, đơn giản hóa quy trình lương và giờ làm việc làm giảm chi phí hoạt động.

Quản lý lương hiệu quả không chỉ là một tiện ích mà là nhu cầu trong thế giới doanh nghiệp bận rộn ngày nay.

Điều gì cần tìm trong một ứng dụng bảng lương

Công cụ bảng lương tốt nhất để sử dụng dựa trên nhiều yếu tố. Khi so sánh các lựa chọn khác nhau, hãy ghi nhớ các khía cạnh sau:

• Dễ sử dụng: Nhân viên nhân sự và chủ doanh nghiệp nên thấy dễ dàng sử dụng giao diện đơn giản của ứng dụng;
• Tích hợp: Xác minh xem chương trình có dễ dàng kết hợp với theo dõi thời gian hiện tại của bạn, kế toán, hoặc các hệ thống cho nhân viên không;
• Tuân thủ thuế: Để đảm bảo bạn luôn tuân thủ, chương trình nên tính toán thuế và nộp báo cáo tự động;
• Khả năng mở rộng: Các ứng dụng bảng lương nên có thể dễ dàng thích ứng với nhiều nhân viên, địa điểm và sự phức tạp hơn khi công ty của bạn mở rộng;
• Khả năng truy cập di động: Để cho phép bạn xử lý bảng lương khi di chuyển, các ứng dụng bảng lương tốt nên cung cấp truy cập từ thiết bị di động;
• Chi phí: Tìm một kế hoạch giá phù hợp với kích thước và nguồn lực của công ty bạn. Trong khi một số chương trình cung cấp giá cố định, những chương trình khác tính phí theo nhân viên;
• Dịch vụ khách hàng: Nếu bạn gặp vấn đề hoặc có thắc mắc, bạn cần liên hệ với người mà bạn có thể tin tưởng.

Bây giờ hãy đánh giá các ứng dụng bảng lương hàng đầu trên thị trường để giúp bạn chọn ra ứng dụng lý tưởng cho công ty của mình. Dưới đây là một bảng nơi bạn có thể tìm thấy thông tin ngắn gọn về từng ứng dụng phổ biến và được ưa chuộng.

Bảng So Sánh

Shifton

Shifton là một chương trình bảng lương lưu trữ trong hệ thống đám mây và công cụ lập lịch trình nhân viên nhằm đơn giản hóa quy trình bảng lương cho các công ty cỡ trung. Nó cung cấp nền tảng thân thiện với di động cho chủ doanh nghiệp để kiểm soát sự hiện diện của nhân viên, thời gian biểu, và tiền lương có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào.

Đặc điểm quan trọng:

• Quy trình trả lương tự động hóa.
• Lên lịch và giám sát thời gian của nhân viên.
• Truy cập hệ thống lưu trữ trên đám mây từ thiết bị di động.
• Báo cáo có thể tùy chỉnh.

Tốt nhất cho: Shifton là lựa chọn tốt nhất cho các công ty nhỏ tìm kiếm hệ thống bảng lương tích hợp với giá cả hợp lý, có tính năng quản lý nhân sự tích hợp.

Định giá: Giá miễn phí tùy hợp theo nhu cầu và quy mô doanh nghiệp.
Quickbooks
Chức năng bảng lương của Quickbooks, một thương hiệu phần mềm kế toán nổi tiếng, là một bổ sung có giá trị cho dòng giải pháp kinh doanh của nó. Vì nó cung cấp giải pháp toàn diện và các chức năng bảng lương cơ bản, phù hợp cho các công ty mọi loại.

Đặc điểm quan trọng:

• Tự động hóa quy trình trả lương và tính toán;
• Kết hợp với Quickbooks, phần mềm tài chính;
• Giám sát các chiến lược 401(k) và lợi ích về sức khỏe;
• Nhân viên nhận tiền gửi trực tiếp.

Lý tưởng cho: Ứng dụng bảng lương từ Quickbooks đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp đã sử dụng nó cho việc kế toán vì nó kết hợp dữ liệu tài chính dễ dàng.

Định giá: Giá các kế hoạch bắt đầu từ $45 mỗi tháng; phí thêm áp dụng cho các lợi ích.

Payroll4Construction

Ngành xây dựng là thị trường mục tiêu của Payroll4Construction. Nó quản lý các khía cạnh phức tạp của bảng lương xây dựng, bao gồm chi phí công việc, theo dõi công đoàn, và báo cáo bảng lương được chứng nhận.

Đặc điểm quan trọng:

• Theo dõi và bảng lương công đoàn được chứng nhận;
• Quản lý bảng lương cho nhiều bang;
• Nghiên cứu công việc và định giá;
• Kết hợp với các ứng dụng kế toán.

Lý tưởng cho: Các tổ chức xây dựng, đặc biệt là những tổ chức quản lý hợp đồng chính phủ, đòi hỏi quy trình bảng lương chuyên biệt.

Định giá: Giá cá nhân hóa theo quy mô công ty và nhu cầu.

ADP

Nhà cung cấp giải pháp bảng lương nổi tiếng, ADP cung cấp các dịch vụ bảng lương có thể tùy chỉnh cao cho các công ty mọi loại. Trong số các sản phẩm của nó là xử lý phiếu lương, quản lý nhân sự, và ưu đãi cho nhân viên.

Đặc điểm quan trọng:

• Quản lý bảng lương cho các công ty có kích thước khác nhau;
• Phân phối phúc lợi và hỗ trợ luật pháp;
• Giao diện với các ứng dụng bảng lương và ngân sách HR được sử dụng rộng rãi;
• Chức năng báo cáo mạnh mẽ.

Lý tưởng cho: Các công ty lớn cần một giải pháp bảng lương và HR toàn diện.

Định giá: Chi phí cụ thể được xác định bởi các dịch vụ cần thiết.

Gusto

Chương trình trả lương phổ biến cho các công ty vừa và nhỏ là Gusto. Biên chế, và thanh toán phúc lợi nhân viên là chỉ một trong nhiều tính năng của nó. Nó nổi tiếng vì có giao diện đơn giản.

Đặc điểm quan trọng:

• Hiệu quả doanh thu về đăng ký và trách nhiệm;
• Quản lý phúc lợi nhân viên;
• Theo dõi thời gian và chi phí dự án;
• Kết hợp sử dụng các ứng dụng bảng lương cho kế toán.

Lý tưởng cho: Các công ty vừa và nhỏ đang tìm kiếm hệ thống quản lý bảng lương dễ sử dụng cùng với khung kiểm soát phúc lợi toàn diện.

Giá cả: Các gói bắt đầu từ $40 mỗi tháng, cộng với chi phí thêm cho mỗi nhân viên.

eBacon

eBacon được tạo ra đặc biệt dành cho các doanh nghiệp trong ngành hợp đồng và xây dựng chính phủ. Nó cung cấp hỗ trợ cho nhiều bang và đẩy nhanh các quy trình bảng lương được phê duyệt.

Đặc điểm quan trọng:

• Tuân thủ được xác minh với các luật thanh toán;
• Hỗ trợ bảng lương nhiều bang;
• Báo cáo công việc và định giá;
• Truy cập trên điện tử di động.

Lý tưởng cho: Các nhà thầu chính phủ và các doanh nghiệp xây dựng cần chuyên gia bảng lương và hỗ trợ tuân thủ.

Giá cả: Giá cụ thể được xác định theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Rippling

Đối với các công ty đang cố gắng đơn giản hóa quy trình của họ, Rippling cung cấp một cách tiếp cận toàn diện kết hợp ứng dụng bảng lương và quản lý nhân sự. Nền tảng này khá linh hoạt vì tích hợp thanh toán và tự động hóa với các công nghệ doanh nghiệp khác là hai ứng dụng của nó.

Đặc điểm quan trọng:

• Hỗ trợ bảng lương toàn cầu;
• Tự động hóa việc tôn trọng và tuân thủ pháp luật;
• Quản lý lợi ích và tuyển dụng nhân viên mới;
• Tích hợp hoàn toàn với ứng dụng bên ngoài.

Lý tưởng cho: Tự động hóa bảng lương là cần thiết cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhân viên nước ngoài, ngoài ra còn quản lý nhân sự và CNTT.

Giá cả: Chi phí được cá nhân hóa phụ thuộc vào số lượng nhân viên và các chức năng nhân sự khác cần thiết.

OnPay

Ứng dụng bảng lương dễ sử dụng và tiết kiệm, OnPay nhắm đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó tích hợp bảng lương, nhân sự, và nhiều lợi ích khác, với giao diện đơn giản làm cho nó trở thành công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp bảng lương đơn giản.

Đặc điểm quan trọng:

• Chạy bảng lương không giới hạn;
• Nộp thuế điện tử;
• Cổng sửa chữa độc lập của nhân viên;
• Lợi ích và quản lý bồi thường công nhân.

Lý tưởng cho: Các công ty vừa tìm kiếm giải pháp bảng lương trực quan tích hợp tính năng nhân sự.

Giá cả: Bắt đầu từ $40 một tháng + $6 cho mỗi nhân viên.

Paychex

Một công cụ bảng lương nổi tiếng, Paychex cung cấp cho các tổ chức một loạt các dịch vụ bảng lương, phúc lợi và nhân sự. Với các đặc điểm phức tạp như tuân thủ thuế và lập kế hoạch hưu trí, các kế hoạch tùy chỉnh của nó phù hợp cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Đặc điểm quan trọng:

• Thuế bảng lương được quản lý tự động;
• Lịch trình thanh toán tùy chỉnh;
• Phối hợp lương thưởng và 401(k);
• Ứng dụng điện thoại thông minh để truy cập khi đi lại.

Lý tưởng cho: Tất cả các cỡ doanh nghiệp đòi hỏi một giải pháp bảng lương và nhân sự hoàn chỉnh, đặc biệt là những doanh nghiệp yêu cầu thực hiện hiệu quả lợi ích cho nhân viên.

Giá cả: Giá tùy chỉnh được xác định dựa trên nhu cầu và quy mô của công ty.

SurePayroll

SurePayroll là một ứng dụng bảng lương dễ sử dụng và giá cả hợp lý, đặc biệt được tạo ra dành cho các doanh nghiệp nhỏ. SurePayroll là lựa chọn ưa thích cho các công ty mới vì thuê nhân viên trở nên ít khó khăn hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ, nộp hồ sơ bảo hiểm và lợi ích cho nhân viên cũng đơn giản và ít phức tạp.

Đặc điểm quan trọng:

• Nộp thuế tự động và tính toán;
• Công cụ bảng lương di động;
• Tích hợp với các ứng dụng bảng lương kế toán được sử dụng rộng rãi;
• Phúc lợi cho sức khỏe và hưu trí nhân viên.

Lý tưởng cho: Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ tìm kiếm giải pháp bảng lương tiết kiệm chi phí với đầy đủ các tính năng cần thiết cho thuế và phúc lợi.

Giá cả: Bắt đầu từ $19.99 một tháng + $4 cho mỗi nhân viên.

Suy nghĩ cuối cùng về ứng dụng bảng lương cần cân nhắc

Lựa chọn ứng dụng bảng lương phù hợp là rất quan trọng đối với các công ty ở mọi quy mô. Các chương trình bảng lương có tiềm năng cải thiện hoạt động, tiết kiệm thời gian, và đảm bảo tuân thủ luật thuế liên quan đến các công ty ở mọi quy mô. Như chúng ta đã thấy, mỗi công cụ bảng lương cung cấp các tính năng và lợi ích đặc biệt phù hợp với các yêu cầu của công ty khác nhau.

Với sự hỗ trợ rộng rãi và tự động hóa bảng lương toàn cầu, Rippling nổi bật cho các doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp hoàn chỉnh tích hợp CNTT, nhân sự và ứng dụng bảng lương.

Dựa trên ngành của bạn, quy mô của doanh nghiệp bạn, và nhu cầu thanh toán cụ thể của bạn, mỗi ứng dụng bảng lương mà chúng tôi đã đề cập – QuickBooks, Payroll4Construction, ADP, Gusto, eBacon, Rippling, OnPay, Paychex, hoặc SurePayroll – đều có lợi ích. Để quyết định cái nào là tối ưu cho công ty của bạn, điều quan trọng là xem xét chi phí ứng dụng bảng lương, khả năng bảo mật kết nối, và sự dễ sử dụng.

Cuối cùng, ứng dụng bảng lương lý tưởng có thể giảm tải hành chính, tăng độ chính xác, và hỗ trợ các công ty tập trung vào sự phát triển và thành công.

Quản lý thời gian hiệu quả là cần thiết trong môi trường kinh doanh bận rộn ngày nay. Một cách để giải quyết vấn đề này là thông qua các ứng dụng theo dõi thời gian của nhân viên, giúp nâng cao trách nhiệm và tăng năng suất. Dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hay quản lý một đội ngũ lớn, việc áp dụng công cụ ứng dụng theo dõi thời gian phù hợp có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động của bạn. Bài viết này sẽ nói về top 10 ứng dụng theo dõi thời gian của nhân viên cho năm 2024 và cách chúng có thể cải thiện quản lý thời gian trong công ty của bạn.

Ứng Dụng Theo Dõi Thời Gian Cho Nhân Viên Là Gì

Các ứng dụng theo dõi thời gian tại nơi làm việc là các thiết bị được thiết kế để theo dõi và ghi lại giờ làm việc. Nhiều công việc quản lý thời gian, chẳng hạn như theo dõi thời gian làm thêm, tính lương, và chấm công vào và ra, có thể được tự động hóa với sự giúp đỡ của những chương trình này.

Các công cụ để đo lường thời gian của nhân viên gồm có đặc điểm nổi bật:

• Nhật ký thời gian: Đăng ký giờ làm việc thủ công hoặc tự động.
• Theo dõi dự án, hay giám sát thời gian dành cho các hoạt động hoặc dự án cụ thể.
• Báo cáo: Tạo báo cáo chi tiết để đánh giá kết quả hoặc tính lương.
• Tích hợp: Đồng bộ với các ứng dụng tài chính hoặc phần mềm theo dõi thời gian làm việc để xử lý các dự án, cùng với các công cụ công ty khác.

Bằng cách cung cấp dữ liệu sâu sắc, các ứng dụng theo dõi thời gian không chỉ để hỗ trợ điểm danh nhân viên mà còn để nâng cao năng suất chung. Chúng rất cần thiết cho quản lý lao động hiệu quả nhờ khả năng theo dõi giờ làm việc chính xác và giao tiếp với nhiều ứng dụng doanh nghiệp.

Tại Sao Doanh Nghiệp Của Bạn Cần Ứng Dụng Theo Dõi Thời Gian

Các ứng dụng theo dõi thời gian mang lại nhiều lợi ích, từ việc nâng cao minh bạch đến việc đưa ra quyết định tốt hơn. Đây là lý do tại sao công ty của bạn nên suy nghĩ về việc sử dụng một:

• Năng suất cao hơn: Bạn có thể tìm ra các chỗ không hiệu quả và thực hiện các thay đổi dựa trên dữ liệu bằng cách theo dõi thời gian của người lao động.
• Tiết kiệm chi phí: Công cụ theo dõi thời gian giảm thiểu sai sót của con người và công việc hành chính, đặc biệt là khi xử lý bảng lương.
• Tuân thủ: Bằng cách hỗ trợ đảm bảo rằng người lao động tuân thủ luật lao động, chúng giúp tránh các vấn đề pháp lý phát sinh từ việc làm thêm giờ hoặc nghỉ giải lao bị bỏ lỡ.
• Trách nhiệm: Cả nhà tuyển dụng và người lao động đều có thể thấy thời gian được sử dụng ở đâu thông qua việc theo dõi thời gian thực, điều này giúp mọi người tập trung.
• Quản lý công việc từ xa: Những ứng dụng này là cần thiết cho các công ty sử dụng người lao động từ xa do chúng cung cấp phương tiện thuận tiện để theo dõi tình trạng thời gian của doanh nghiệp và nhân viên từ bất cứ đâu.

Doanh nghiệp có thể giải quyết tốt hơn các chỗ không hiệu quả và đạt được những hiểu biết có ích về hiệu quả lao động bằng cách đưa vào thực tiễn công cụ theo dõi thời gian. Các hệ thống này giúp giảm bớt công việc hành chính và sai sót trong bảng lương, từ đó cải thiện độ chính xác tài chính.

Bảng So Sánh Ứng Dụng Theo Dõi Thời Gian Cho Nhân Viên

Khi chọn phần mềm theo dõi thời gian làm việc phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn, hãy cân nhắc các yếu tố như chức năng, tùy chọn giá cả và phù hợp với quy mô và yêu cầu của nhóm bạn.

Những đặc điểm chính và phân tích chi phí của một vài ứng dụng theo dõi thời gian đi làm cho nhân viên hiện nay được làm nổi bật trong bảng so sánh này. Bất kỳ công cụ nào trong số đó có thể thúc đẩy trách nhiệm của nhân viên, cải thiện quản lý thời gian, và đẩy nhanh quá trình, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, cơ cấu nhóm, và nhu cầu độc đáo.

10 Ứng Dụng Theo Dõi Thời Gian Cho Nhân Viên Tốt Nhất

Các công ty muốn tăng cường sản lượng, quản lý các nhóm làm việc từ xa, và đảm bảo quy trình tính lương chính xác phải chọn ứng dụng theo dõi thời gian làm việc tốt nhất cho nhân viên. Tìm một giải pháp đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp cụ thể của bạn là điều quan trọng, cho dù đó là để tổ chức ca làm việc, theo dõi điểm danh, hoặc giám sát tiến độ một sáng kiến. Có rất nhiều giải pháp có sẵn. Phần này xem xét mười ứng dụng tốt nhất cho theo dõi thời gian làm việc, mỗi cái cung cấp một bộ đặc tính đặc biệt nhằm giúp các công ty quản lý lực lượng lao động tốt hơn.

Shifton

Lý tưởng cho: Kiểm soát Điểm danh + Vị trí làm việc

Ứng dụng theo dõi thời gian Shifton được tạo ra để làm cho việc sắp xếp trở nên dễ dàng hơn cho các công ty nơi người lao động được phân công ca làm việc. Các nhà quản lý có thể quản lý mọi thứ từ lên lịch đến phân tích nhật ký thời gian ở một nơi khi kết hợp giám sát thời gian và quản lý ca làm.

Các đặc tính quan trọng:

• Cập nhật ca làm việc trong thời gian thực.
• Báo cáo chi tiết.
• Quản lý sự sẵn sàng của nhân viên.

Shifton thì đặc biệt vì nó thích ứng với các điều kiện công việc và tải trọng khác nhau. Ngoài ra, ứng dụng giúp dễ dàng theo dõi tất cả thông tin liên quan đến bạn: báo cáo, nghỉ ốm, kỳ nghỉ và giờ làm việc thực tế. Ứng dụng cũng đa ngôn ngữ, vì vậy mọi nhân viên đều có thể làm việc ở đây. Ngoài ra, có sẵn API mở và webhook.

When I Work

Lý tưởng cho: Nhóm nhỏ

Các công cụ lập ngân sách đơn giản hóa và theo dõi thời gian do When I Work cung cấp làm đơn giản hóa việc quản lý nhân viên bán thời gian và toàn thời gian. Nhân viên có thể sử dụng điện thoại thông minh của mình để ghi lại nhờ vào giao diện người dùng ứng dụng theo dõi thời gian dễ sử dụng và người giám sát có thể nhanh chóng lập thời gian biểu và đánh giá giờ đã làm việc.

Các đặc tính quan trọng:

• Lên kế hoạch nhân viên.
• Đồng hồ thời gian di chuyển.
• Tin nhắn nhóm.

Chi phí: Miễn phí cho nhóm nhỏ.

Ứng dụng theo dõi thời gian When I Work là lựa chọn tuyệt vời cho các công ty cần quản lý lực lượng lao động một cách dễ dàng và linh hoạt. Nó lý tưởng cho các nhóm có nhân viên từ xa hoặc hiện trường vì chiến lược ưu tiên di động của nó, đảm bảo rằng nhân viên có thể ghi công từ bất cứ đâu. Hơn nữa, tính năng nhắn tin nhóm tích hợp tạo điều kiện liên lạc giữa người giám sát và nhân viên, tối ưu hóa điều phối ca làm việc và giảm thiểu các vấn đề khi lập lịch.

Connecteam

Lý tưởng cho: Các nhóm làm việc từ xa và nhân viên không có văn phòng

Một ứng dụng theo dõi thời gian mạnh mẽ gọi là Connecteam được tạo cho các doanh nghiệp mà nhân viên làm việc từ xa. Các doanh nghiệp trong ngành xây dựng, dịch vụ hậu cần, hoặc dịch vụ hiện trường sẽ thấy nó phù hợp nhờ vào thiết kế ưu tiên di động và giám sát thời gian dựa trên GPS của nó.

Các đặc tính quan trọng:

• Giám sát GPS.
• Quản lý công việc.
• Công cụ giao tiếp.

Chi phí: Giá bắt đầu từ $29 mỗi tháng cho tối đa 50 người dùng.

Ứng dụng theo dõi thời gian Connecteam tự phân biệt mình với bộ tính năng rộng lớn đáp ứng nhu cầu của các công ty nơi người lao động luôn di chuyển. Với chức năng theo dõi GPS của nó, các nhà quản lý có thể giám sát nơi nhân viên đang ở trong thời gian thực và đảm bảo trách nhiệm. Bằng cách cung cấp cho nhà quản lý quyền phân công công việc, ứng dụng tăng cường quản lý công việc trực tiếp từ nền tảng, cho phép người dùng thiết lập thời hạn và theo dõi tiến độ.

TimeCamp

Lý tưởng cho: Các công ty và nhà thầu độc lập

Ứng dụng theo dõi thời gian TimeCamp lý tưởng cho các nhà thầu độc lập hoặc nhóm hoạt động trên nhiều dự án vì cung cấp một bộ tính năng toàn diện, bao gồm bản công, lập hóa đơn, và giám sát dự án.

Các đặc tính quan trọng:

• Liên kết xử lý dự án;
• Lập hóa đơn;
• Giám sát thời gian một cú nhấp chuột.

Giá: $7 mỗi người dùng mỗi tháng cho các gói cao cấp; gói miễn phí cũng có sẵn.

TimeCamp tự hào với sự dễ sử dụng và khả năng thích ứng của nó, cung cấp một giao diện dễ sử dụng và cho phép theo dõi thời gian chỉ với một cú nhấp chuột. Việc lập hóa đơn chính xác cho khách hàng trở nên đơn giản hơn nhờ vào tính năng lập hóa đơn, đồng thời đảm bảo quản lý luồng công việc trôi chảy thông qua giao diện với các ứng dụng quản lý dự án chính.

Vì lý do này, TimeCamp rất hữu ích cho các nhà thầu độc lập và các tổ chức quản lý nhiều khách hàng và công việc.

Toggl Track

Lý tưởng cho: Theo dõi thời gian cơ bản

Ứng dụng theo dõi thời gian làm việc Toggl Track nổi tiếng vì sự đơn giản và dễ sử dụng, cung cấp một phương pháp theo dõi thời gian tinh gọn. Nó rất thích hợp cho các freelancer và các nhóm nhỏ vì có bộ hẹn giờ một lần nhấp và báo cáo chi tiết.

Các đặc tính quan trọng:

• Dễ xử lý;
• Báo cáo có thể tùy chỉnh;
• Kết nối với hơn 100 ứng dụng.

Giá: Gói trả phí bắt đầu từ $10 mỗi người dùng mỗi tháng hoặc miễn phí cho tối đa năm người dùng.

Cho nhóm hoặc cá nhân tìm kiếm công cụ quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả, Toggl Track là lý tưởng. Sự tích hợp ứng dụng theo dõi thời gian giúp nó thích ứng với nhiều quy trình khác nhau và báo cáo có thể tùy chỉnh dễ dàng cung cấp những nhận xét về năng suất mà không quá phức tạp cho người dùng.

Với tất cả các tính năng cần thiết cho nhóm nhỏ hoặc nhà thầu độc lập, gói miễn phí đặc biệt hấp dẫn.

Timely

Hoàn hảo cho: Theo dõi thời gian tự động hóa

Bằng cách theo dõi các hoạt động làm việc của bạn và tạo ra các bảng thời gian chính xác, Timely tự động hóa theo dõi thời gian. Các doanh nghiệp muốn giảm lượng dữ liệu thủ công cần thiết để theo dõi giờ làm việc có thể sử dụng phần mềm theo dõi thời gian làm việc này.

Các đặc tính quan trọng:

• Theo dõi tự động;
• Báo cáo tức thì;
• Nhận xét liên quan đến hoạt động.

Chi phí: Giá bắt đầu từ $8 mỗi người dùng mỗi tháng.

Phần mềm theo dõi thời gian làm việc Hệ thống theo dõi thời gian tự động của Timely giảm bớt các lỗi nhật ký và tạo ra hồ sơ chính xác hơn. Các nhà quản lý có thể thông qua số liệu thống kê thời gian thực, có cái nhìn rõ hơn về thời gian dành cho các dự án khác nhau. Và phân tích hoạt động.

Vì lý do này, nó là lựa chọn tuyệt vời cho các công ty muốn tối đa hóa sản lượng mà không yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi phức tạp. Các doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình và sử dụng dữ liệu thời gian thực để đưa ra quyết định thông minh hơn và đo lường hiệu suất bằng cách kết hợp tự động hóa với dữ liệu thông minh.

ClickUp

Lý tưởng cho: Hợp tác và quản lý dự án

Ứng dụng theo dõi giờ làm việc ClickUp là một giải pháp linh hoạt tích hợp các chức năng quản lý dự án và theo dõi công việc nhằm tăng cường giao tiếp đội. Nó là lựa chọn tuyệt vời cho các công ty cần một cửa hàng tổng hợp.

Các đặc tính quan trọng:

• Quản lý công việc;
• Sơ đồ dự án;
• Theo dõi thời gian.

Giá: Có một gói miễn phí cũng như các tùy chọn cao cấp chi phí $5 mỗi người dùng mỗi tháng.

Một trong những phẩm chất tuyệt vời nhất của ClickUp là tính linh hoạt của nó; nó cung cấp các công cụ cho nhiều loại hình đội, từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn đa quốc gia. Các doanh nghiệp có thể duy trì thời gian dự án và đơn giản hóa quy trình dễ dàng với giao diện và tính năng tùy chỉnh của họ.

Nền tảng cũng cho phép tương tác với các công cụ năng suất khác, biến nó thành một bổ sung mượt mà cho bất kỳ bộ kỹ thuật hiện có nào. Với sự tăng cường hợp tác và cập nhật thời gian thực, một ứng dụng để theo dõi giờ làm việc ClickUp giúp tăng năng suất, dù bạn quản lý một dự án nhỏ hay một bộ phận toàn diện.

ProofHub

Lý tưởng cho: Tích hợp theo dõi thời gian và quản lý dự án

Quản lý công việc, theo dõi thời gian, sơ đồ Gantt và các khả năng khác cho việc quản lý dự án toàn diện được bao gồm trong phần mềm theo dõi thời gian làm việc ProofHub. Nó được thiết kế để tạo điều kiện hợp tác đội hiệu quả trong khi theo dõi quản lý thời gian.

Các đặc tính quan trọng:

• Quy trình chi tiết;
• Thời gian ghi;
• Công cụ hợp tác.

Chi phí: Không có chi phí mỗi người dùng; mức giá hàng tháng là chỉ $45.

Đối với các công ty muốn quản lý thời gian rộng rãi và các khía cạnh của quản lý dự án trên một nền tảng, một ứng dụng theo dõi giờ làm việc ProofHub nổi bật. Các đội có thể tùy chỉnh quy trình để đáp ứng yêu cầu riêng của họ, và nhật ký thời gian đảm bảo rằng tất cả các công việc đều được ghi nhận đúng.

Các công cụ hợp tác của ProofHub, bao gồm chia sẻ tệp, trò chuyện và thảo luận về dự án, có thể tăng cường đáng kể năng suất nhóm và là một tài nguyên vô giá cho các tổ chức quản lý nhiều dự án và cần một giải pháp tập trung.

Jibble

Lý tưởng cho: Nhận dạng khuôn mặt và theo dõi sự hiện diện

Ứng dụng theo dõi giờ làm việc Jibble phù hợp cho các công ty cần bảo đảm rằng nhân viên có mặt thực tế vì nó tập trung vào việc theo dõi sự hiện diện. Nó ghi lại chính xác giờ làm việc bằng cách sử dụng nhận dạng khuôn mặt và GPS.

Các đặc tính quan trọng:

• Nhận diện khuôn mặt;
• Theo dõi GPS;
• Bảng thời gian tự động tạo ra.

Giá: Sử dụng cơ bản miễn phí, trong khi các gói cao cấp bắt đầu từ $2.99 mỗi người dùng mỗi tháng.

Ứng dụng theo dõi thời gian làm việc Jibble rất hữu ích cho các doanh nghiệp nơi sự hiện diện thực tế là cần thiết, chẳng hạn như trong sản xuất, bán lẻ và chăm sóc sức khỏe, vì sự nhấn mạnh vào theo dõi GPS và phát hiện khuôn mặt. Bằng cách loại bỏ nhu cầu quản lý sự hiện diện thủ công, các bảng thời gian tự động đảm bảo chính xác trả lương và tuân thủ.

Kế hoạch đăng ký của nó cung cấp nhiều khả năng tiên tiến hơn với chi phí hợp lý, làm cho nó trở thành một lựa chọn linh hoạt cho các công ty với nhiều kích thước và nhu cầu khác nhau.

HoursTracker

Lý tưởng cho: Nhà thầu độc lập

Đối với các nhà thầu độc lập cần theo dõi thủ công giờ làm việc trên nhiều dự án, HoursTracker là lý tưởng. Người dùng có thể xuất bảng thời gian, đo lường thời gian làm việc và thiết lập mục tiêu thu nhập.

Các đặc tính quan trọng:

• Bảng thời gian tùy chỉnh;
• Nhập thời gian thủ công;
• Xuất dữ liệu sang PDF hoặc CSV.

Giá: Sử dụng cơ bản miễn phí; cũng có các tùy chọn cao cấp.

Ứng dụng theo dõi giờ làm việc HoursTracker cung cấp cho các freelancer quản lý nhiều công việc một giao diện trực quan. Các khả năng nhập liệu thủ công và bảng thời gian có thể cấu hình cung cấp cho khách hàng toàn bộ sự linh hoạt về cách họ theo dõi thời gian của họ.

Suy Nghĩ Cuối Cùng về Ứng Dụng Theo Dõi Thời Gian Nhân Viên

Trong tình hình doanh nghiệp động hiện tại, thời gian là một tài nguyên cực kỳ quan trọng. Ứng dụng theo dõi thời gian nhân viên cung cấp một cách quan trọng để các công ty quản lý tài nguyên này tốt hơn. Các công ty có thể phát hiện ra những điểm không hiệu quả, tăng cường tổng sản lượng và có thêm hiểu biết về cách nhân viên của họ sử dụng thời gian bằng cách áp dụng các công nghệ như vậy.

Tự động hóa các hoạt động hành chính nhàm chán là một trong những lợi ích chính của việc sử dụng các công cụ theo dõi thời gian. Tiết kiệm thời gian, nhưng cũng có sự giảm đáng kể lỗi con người nhờ vào tự động hóa này, đặc biệt là trong quản lý bảng thời gian và xử lý trả lương.

Kết luận, với cách môi trường làm việc đang thay đổi, hệ thống theo dõi giờ làm việc của nhân viên đang phát triển thành không thể thiếu cho các công ty hiện đại. Ngoài việc hữu ích cho việc theo dõi những giờ đã dành, những công nghệ này cung cấp dữ liệu có giá trị về năng suất, quản lý dự án và hiệu quả kinh doanh tổng thể.

Quản lý bảng lương có thể khó kiểm soát trong ngành xây dựng. Các vấn đề về bảng lương trong các công ty xây dựng khá phức tạp và bao gồm mọi thứ từ hợp đồng điều hành, nhân viên toàn thời gian, nhân viên tạm thời cho đến giám sát nhiều địa điểm dự án.

Trong bài viết này, chúng tôi xem xét 10 lựa chọn hàng đầu cho phần mềm bảng lương xây dựng sẽ được cung cấp vào năm 2024, bao gồm When I Work, Gusto, và Shifton.

Tại sao Phần Mềm Bảng Lương Đặc Thù Xây Dựng Lại Quan Trọng

Vì nhiều vấn đề kỹ thuật, thanh toán lương trong ngành xây dựng thường phức tạp hơn so với hầu hết các ngành khác, bao gồm:

• Nhiều công trường: Công nhân phân bổ ở nhiều nơi và tiền lương có thể thay đổi tùy theo địa điểm.
• Chấm công phức tạp: Vì công nhân xây dựng thường có lịch trình thất thường, chấm công là điều quan trọng.
• Các loại hình lao động khác nhau: Các doanh nghiệp phải quản lý nhân viên toàn thời gian, hợp đồng, và tạm thời với thang lương khác nhau.
• Tuân thủ: Tùy thuộc vào khu vực, các công ty xây dựng có thể phải tuân thủ các luật lao động, quy tắc công đoàn và luật thuế khác nhau.

Dựa vào các dịch vụ bảng lương xây dựng thông thường có thể dẫn đến nguy cơ không tuân thủ, trì hoãn dự án và sai sót của con người. Các công cụ quản lý bảng lương được xây dựng riêng cho ngành này giúp đơn giản hóa các hoạt động này với các tính năng như báo cáo lương được xác minh, chấm công, và kiểm soát mức lương.

10 Giải Pháp Phần Mềm Bảng Lương Xây Dựng Hàng Đầu

Thiết bị phù hợp có thể bù đắp cho công nhân trong các dự án xây dựng một cách chính xác và hiệu quả hơn. Các công cụ đặc biệt cần thiết cho các vấn đề độc đáo mà các công ty xây dựng gặp phải. Do giờ làm việc không ổn định, nhiều địa điểm, và mức lương khác nhau cho các công việc khác biệt, nhu cầu của các công ty xây dựng vượt quá khả năng của các hệ thống bảng lương thông thường thường được sử dụng ở các ngành khác.

Với rất nhiều giải pháp phần mềm bảng lương xây dựng khác nhau, các tổ chức xây dựng cần chọn cách tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu đặc biệt của họ.

Shifton

Một giải pháp phần mềm bảng lương xây dựng toàn diện kế hoạch lao động gọi là Shifton rất hữu ích cho các nỗ lực của các công ty xây dựng trong việc xử lý bảng lương. Nó được thiết kế để đáp ứng nhu cầu bảng lương và chấm công phức tạp của các công ty sử dụng công nhân phân bổ tại nhiều địa điểm. Với giao diện trực quan của Shifton, các doanh nghiệp có thể phân bổ ca làm, quản lý bảng lương, và theo dõi thời gian tất cả từ một nơi.

Một số đặc điểm nổi bật của Shifton là:

• Quản lý ca làm: Tạo, phân bổ, và điều chỉnh ca cho nhân viên tại các địa điểm làm việc khác nhau rất đơn giản.
• Tự động hóa bảng lương: Bằng cách sử dụng hệ thống theo dõi thời gian của Shifton, bảng lương được tính toán chính xác và đúng với giờ thực tế làm việc, giảm thiểu sai sót.
• Báo cáo: Có danh sách các báo cáo có sẵn và tùy chọn tạo báo cáo tùy chỉnh theo yêu cầu của khách hàng.
• Khả năng truy cập di động: Nhân viên có thể sử dụng phần mềm bảng lương xây dựng của Shifton để vào và ra khỏi ca làm việc, ngay cả từ những nơi xa, đảm bảo nhật ký thời gian chính xác và hiện tại.

When I Work

When I Work là một quy trình lập kế hoạch và giải pháp lịch trình toàn diện tích hợp với hệ thống bảng lương của công ty, do đó là một nguồn tài nguyên vô giá cho các công ty xây dựng có nhu cầu nhân sự thay đổi. Nó giúp các công ty quản lý ca làm việc, theo dõi giờ làm của nhân viên, và đảm bảo rằng thời gian của nhân viên được ghi nhận chính xác cho bảng lương.

Các khía cạnh quan trọng của When I Work bao gồm:

• Lên lịch ca làm: Làm cho việc tạo, điều chỉnh và phân công ca trở nên dễ dàng, tạo thuận lợi cho việc quản lý nhân viên trải dài trên nhiều địa điểm làm việc;
• Theo dõi sự tham gia và thời gian: Nhân viên có thể sử dụng phần mềm bảng lương xây dựng để ghi lại ngay thời gian họ làm việc, và hệ thống bảng lương sẽ đồng bộ thông tin đó. Đảm bảo tính toán tiền lương chính xác;
• Tích hợp bảng lương: When I Work tự động chuyển giờ và kết hợp các báo cáo đúng giờ sử dụng các chương trình bảng lương đáng tin cậy;
• Chức năng di động: Lý tưởng cho các công trường xây dựng di động liên tục, chương trình này cho phép khách hàng truy cập vào lịch trình của họ và chấm công từ bất kỳ nơi đâu.

HCSS HeavyJob

HCSS HeavyJob là một hệ thống mạnh mẽ theo dõi bảng lương và hợp đồng được thiết kế đặc biệt cho ngành kỹ thuật dân dụng. Nó là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp quản lý các dự án lớn với các chức năng mở rộng để theo dõi nhân sự, thời gian và chi phí trực tiếp từ công trường.

Trong các thuộc tính chính của HCSS HeavyJob có:

• Dữ liệu sản xuất và giờ làm được ghi lại thực tế: Các nhà vận hành có thể nhập dữ liệu công việc và thời gian trực tiếp từ công trường, cho phép kế toán thời gian thực;
• Theo dõi chi phí công việc: Cho phép liên kết dữ liệu bảng lương tự động đến chi phí công việc để lập ngân sách và theo dõi chính xác;
• Thông tin bảng lương và công đoàn xác minh: Xác minh tuân thủ để đáp ứng các quy định bảng lương đã kiểm toán và công đoàn, điều này cần thiết cho hợp đồng liên bang;
• Xử lý bảng lương được làm mượt bằng phần mềm bảng lương xây dựng cho nhân viên sử dụng điện thoại thông minh. Để ghi lại giờ làm của họ khi di chuyển.

HCSS HeavyJob phù hợp tự nhiên cho các doanh nghiệp xây dựng lớn hơn đòi hỏi các khả năng hoạch toán bảng lương và hợp đồng mở rộng để quản lý môi trường làm việc lớn và lực lượng lao động.

Connecteam

Connecteam là giải pháp tối ưu cho việc quản lý bảng lương bằng phần mềm bảng lương xây dựng HR và giám sát bởi các tổ chức xây dựng có công nhân phân tán khắp khu vực và lực lượng lao động di động. Nó cung cấp một công cụ hữu ích cho việc quản lý thời gian của công nhân, xử lý bảng lương, tạo điều kiện giám sát và giao tiếp với nhân viên.

Một số tính năng chính của Connecteam là:

• Chấm công GPS: Nhân viên có thể ghi lại giờ vào và ra tại các địa điểm làm việc được chỉ định, đảm bảo bảng công chính xác;
• Tích hợp bảng lương: Hệ thống chấm công và kế toán giao tiếp để đảm bảo nhân viên được đền bù đúng theo số giờ làm việc;
• Giao tiếp nhân viên: Với các công cụ nhắn tin và cập nhật tích hợp, giữ cho toàn bộ đội ngũ được thông báo và đồng nhất rất đơn giản;
• Báo cáo tùy chỉnh: Chạy các chương trình bảng lương được điều chỉnh theo các nhu cầu đặc thù của tổ chức bạn.

Gusto

Nổi tiếng với tính linh hoạt và dễ sử dụng, Gusto là một lựa chọn xuất sắc cho công ty xây dựng quy mô vừa đến nhỏ. Gusto đáp ứng một số nhu cầu phần mềm bảng lương xây dựng như xử lý bảng lương dự án xây dựng của bạn.

Những đặc điểm nổi bật của Gusto bao gồm:

• Quy trình bảng lương hoàn toàn tự động, bao gồm trả thuế, đền bù cho nhân viên làm thêm giờ, và tính toán bồi thường;
• Gusto hỗ trợ đáp ứng các yêu cầu của luật pháp và quy định bằng cách kiểm soát quy tắc thuế và đưa ra đảm bảo luật bang, thành phố, và liên bang được tuân thủ;
• Quản lý lợi ích: Gusto cung cấp một trải nghiệm HR toàn diện qua việc giám sát lợi ích người dùng như bảo hiểm sức khỏe và lương thưởng;
• Thiết kế dễ sử dụng: Hệ thống thân thiện với người dùng, ngay cả khi không có kinh nghiệm tính tiền lương trước đó.

Payroll4Construction

Đúng như tên gọi, Payroll4Construction được thiết kế đặc biệt cho ngành xây dựng nặng, cung cấp sự hỗ trợ bảng lương đáp ứng các thách thức chuyên biệt của nhà thầu. Nó là sự lựa chọn hoàn hảo cho những doanh nghiệp cần một cách tiếp cận cá nhân hóa có thể quản lý các yêu cầu thanh toán lương phức tạp như bảng lương công đoàn, báo cáo bảng lương chứng nhận, và chi phí lao động đặc thù của dự án.

Những đặc điểm nổi bật của Payroll4Construction bao gồm:

• Báo cáo bảng lương chứng nhận: Dễ dàng tạo ra các báo cáo bảng lương chứng nhận cần thiết cho hợp đồng với chính phủ;
• Quản lý bảng lương công đoàn: Tự động hóa các tính toán bảng lương công đoàn, bao gồm mức lương và lợi ích theo thỏa thuận chung;
• Chi phí công việc: Cung cấp cái nhìn sâu sắc toàn diện về chi phí dự án bằng cách kết nối trực tiếp dữ liệu bảng lương với chi phí công việc;
• Nhập thời gian di động: Nhân viên có thể đăng nhập từ xa để đảm bảo xử lý bảng lương chính xác.

Các doanh nghiệp xây dựng, đặc biệt là những doanh nghiệp tham gia vào các dự án công hoặc lao động công đoàn, cần đến các tính năng bảng lương chuyên biệt cho ngành của họ có thể cân nhắc Payroll4Construction.

Rippling

Mặc dù không được thiết kế dành riêng cho ngành xây dựng, Rippling là một hệ thống hoàn chỉnh cho việc xử lý tuyển dụng và lương với khả năng tùy chỉnh đáng kể để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của ngành này. Bằng cách kết hợp ghi chép thời gian và lao động, tự động hóa bảng lương và lợi ích thành một nền tảng duy nhất, Rippling đơn giản hóa việc quản lý lực lượng lao động.

Các khía cạnh chính của Rippling bao gồm:

• Bảng lương toàn cầu: Hoàn hảo cho các doanh nghiệp có hoạt động toàn cầu, Rippling có thể cung cấp các giải pháp bảng lương toàn cầu cho cả nhân viên toàn cầu cũng như cục bộ và nước ngoài;
• Gắn kết đo thời gian: Sử dụng phần mềm bảng lương xây dựng di động của Rippling, nhân viên có thể ghi lại giờ làm việc của họ và dữ liệu sẽ được chuyển ngay lập tức đến dịch vụ bảng lương qua hệ thống;
• Tích hợp với sản phẩm của bên thứ ba: Rippling cung cấp sự hiệu quả bằng cách kết hợp với nhiều hệ thống HR, phát triển và lập ngân sách;
• Báo cáo có thể tùy chỉnh: Cung cấp thông tin chi tiết về bảng lương và chi phí lao động thông dụng để hỗ trợ quản lý các dự án vốn của bạn cho các hoạt động.

TriNet

TriNet là một ứng cử viên mạnh cho các doanh nghiệp xây dựng lớn cần dịch vụ quản lý nhân lực toàn diện về bảng lương xây dựng. Giải pháp bảng lương của TriNet được thiết kế để xử lý các gói bồi thường phức tạp, bao gồm tuân thủ theo luật lao động và các quy định của công nhân nghiệp đoàn.

Các tính năng nổi bật của TriNet bao gồm:

• Dịch vụ bảng lương toàn diện: TriNet xử lý tất cả các khía cạnh, bao gồm không chỉ bảng lương thực tế mà còn cả tuân thủ thu nhập và nộp hồ sơ;
• Quản lý lợi ích: Ngoài việc xử lý tiền lương, chúng tôi còn quản lý lợi ích của công ty bạn, ví dụ như kế hoạch hưu trí và y tế;
• Tuân thủ Luật Lao động: TriNet sẽ đảm bảo công ty của bạn tuân theo tất cả các luật lao động quốc gia và tiểu bang có liên quan;
• Hỗ trợ tận tâm: TriNet cung cấp các lợi ích cụ thể và hỗ trợ nhân sự để giúp doanh nghiệp vượt qua các vấn đề phức tạp về tiền lương.

Deel

Đối với các doanh nghiệp có lực lượng lao động phân tán, Deel cung cấp quy trình dịch vụ tiền lương xây dựng toàn diện và giải pháp tuân thủ thanh toán hoạt động trên toàn thế giới và là lựa chọn nổi bật cho các doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây dựng có hợp tác với nhà thầu ngoài khơi hoặc kinh doanh ở nước ngoài. Deel giảm thiểu sự phức tạp về tiền lương bằng cách xử lý khó khăn về luật thuế, tiêu chuẩn lao động khu vực, cũng như tuân thủ pháp luật và quy định của hơn 150 quốc gia.

Một trong những đặc điểm chính của Deel bao gồm:

• Quản lý tiền lương toàn cầu: Các công ty xây dựng có thể dễ dàng sử dụng Deel để xử lý tiền lương nước ngoài cho cả nhân viên và nhà thầu;
• Thanh toán cho nhà thầu: Deel đơn giản hóa quản lý và thanh toán cho các hợp đồng hoặc những người làm tự do, không phụ thuộc vào vị trí của họ;
• Pháp lý và Tuân thủ: Bằng cách cập nhật các thay đổi gần đây về quy tắc và quy định lao động khu vực, Deel đảm bảo rằng các công ty tuân thủ chúng;
• Tích hợp: Bằng cách kết nối với phần mềm tiền lương xây dựng nổi tiếng trong tài chính như QuickBooks, Xero và các giải pháp doanh nghiệp khác, Deel làm cho việc trao đổi dữ liệu diễn ra mượt mà hơn giữa tiền lương và các hoạt động kinh doanh khác;
• Cổng tự phục vụ: Cả nhà cung cấp và nhân viên đều có thể xem lịch sử thanh toán, lấy phiếu lương và chỉnh sửa ưu tiên thanh toán trên trang hỗ trợ trực tuyến này của Deel.

Đối với các tổ chức xây dựng lớn thường xuyên hợp tác với các đội đa quốc gia hoặc nhà thầu phụ, Deel là sự lựa chọn hoàn hảo. Nó giải phóng các doanh nghiệp tập trung vào các dự án của họ thay vì nghĩa vụ quy định bằng cách loại bỏ gánh nặng duy trì tuân thủ tiền lương trên biên giới quốc tế.

SurePayroll

SurePayroll là giải pháp dịch vụ tiền lương xây dựng dễ sử dụng được lưu trữ trên đám mây. Quản lý tiền lương được tối giản thông qua các thiết bị tự động hóa tự động tính toán tiền lương và nộp thuế. Bởi vì nó chú trọng mạnh vào tính kinh tế và dễ sử dụng, SurePayroll có thể là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp xây dựng tìm kiếm hệ thống tiền lương đáng tin cậy mà không cần các lựa chọn phức tạp của doanh nghiệp lớn.

Một số tính năng nổi bật của SurePayroll bao gồm:

• Tự động nộp tiền: SurePayroll đơn giản hóa toàn bộ hệ thống tiền lương để đảm bảo rằng các khoản thanh toán kịp thời được thực hiện cho công nhân độc lập và nhà thầu độc lập;
• Tuân thủ và nộp thu nhập: SurePayroll đảm bảo rằng tất cả các quy tắc thuế được tuân thủ bằng cách tự động nộp thuế liên bang, tiểu bang và địa phương của doanh nghiệp bạn;
• Thanh toán qua séc và chuyển khoản trực tiếp: SurePayroll cung cấp nhiều lựa chọn thanh toán linh hoạt, bao gồm chuyển khoản tài chính trực tiếp và xử lý séc;
• Truy cập di động: Các công ty xây dựng có thể xử lý tiền lương từ xa với phần mềm tiền lương xây dựng di động của SurePayroll;
• Dịch vụ tự phục vụ nhân viên: SurePayroll cung cấp một trang web tự động nơi nhân viên có thể kiểm tra phiếu lương, hồ sơ thuế và thông tin về quyền lợi để giảm gánh nặng quản lý từ nhân viên nhân sự;
• Tích hợp với Bồi thường cho công nhân: SurePayroll hỗ trợ quản lý chính sách bồi thường cho công nhân, là dịch vụ quan trọng đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng.

Các nhà xây dựng từ lớn đến nhỏ đang tìm kiếm một phần mềm tiền lương xây dựng có giá phải chăng, dễ sử dụng và giúp tuân thủ việc nộp thuế, xử lý thanh toán mà không có bất kỳ công việc nào của họ nên xem xét SurePayroll.

Những suy nghĩ cuối cùng về phần mềm tiền lương xây dựng

Các công ty trong ngành xây dựng muốn tuân thủ các tiêu chuẩn lao động của tiểu bang, thành phố và liên bang phải chọn phần mềm tiền lương xây dựng phù hợp.

Các tổ chức xây dựng nên xem xét nhiều khía cạnh khi chọn một hệ thống để quản lý tiền lương, bao gồm:

• Khả năng mở rộng: Phần mềm có mở rộng để đáp ứng việc tuyển dụng thêm nhân viên hoặc các dự án lớn hơn khi công ty bạn phát triển không?
• Tính toàn vẹn: Kiểm tra tính tương thích của hệ thống với các hệ thống thời gian, dự án và kế toán khác.
• Tuân thủ: Phần mềm tiền lương xây dựng sẽ đảm bảo tuân thủ các luật thuế của tiểu bang, luật lao động địa phương và các hạn chế đặc thù của ngành cụ thể không?
• Khả năng sử dụng: Có đơn giản cho quản lý và nhân viên sử dụng công cụ này không?
• Hỗ trợ và cá nhân hóa: Bạn có thể tùy chỉnh giải pháp để đáp ứng yêu cầu độc đáo của bạn với đủ hỗ trợ người dùng và tùy chọn cấu hình không?

Bằng cách chọn phần mềm tiền lương xây dựng phù hợp để quản lý tiền lương trong ngành xây dựng, các công ty có thể giảm các lỗi tiền lương đắt đỏ, tăng độ chính xác và thanh toán cho nhân viên một cách hiệu quả. Đầu tư vào quản lý thanh toán tùy chỉnh trong ngành xây dựng có thể có lợi cho các nhóm nhỏ cũng như các hoạt động lớn, quốc tế sẽ cải thiện quy trình làm việc tổng thể và cho phép bạn tập trung tốt hơn vào điều bạn làm tốt nhất – tạo ra và giao dự án chất lượng.

Phần mềm lập lịch tự động có thể khiến việc quản lý lịch trình nhân viên trở nên ít phức tạp và tốn thời gian hơn cho doanh nghiệp ở mọi quy mô. Cho dù bạn đang điều hành một công ty khởi nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, việc tạo ra và quản lý lịch trình bằng tay thường tiềm ẩn những non kém, sai sót và chi phí lao động gia tăng. Trong các ngành công nghiệp nơi mà ca làm việc của nhân viên là rất quan trọng để duy trì hoạt động — chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe, bán lẻ và khách sạn — việc lập lịch thủ công có thể gây ra sự gián đoạn nghiêm trọng.

Với sự gia tăng của phần mềm lập lịch tự động, các công ty hiện có một công cụ mạnh mẽ trong tay. Bằng cách triển khai một trình tạo lịch tự động, các doanh nghiệp có thể tối giản hóa quản lý lực lượng lao động, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí. Công nghệ này không còn chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn — các công ty nhỏ và vừa cũng đang áp dụng nó để tối ưu hóa quy trình lập lịch của họ.

Tại Sao Lập Lịch Tự Động Là Cần Thiết

Quản lý lực lượng lao động không chỉ đơn giản là phân công ca làm việc cho nhân viên. Nó đòi hỏi sự hiểu biết chi tiết về sự có mặt, kỹ năng và sở thích của từng nhân viên cũng như các mẫu cầu của công ty và các yêu cầu quy định. Quản lý điều này thủ công để lại quá nhiều khoảng trống cho sai sót — thừa nhân lực hoặc thiếu nhân lực, bỏ lỡ ca làm việc và vi phạm luật lao động là những lỗi thường gặp.

Đây là nơi mà phần mềm lập lịch tự động chứng tỏ sự cần thiết. Nó tự động hóa quá trình lập lịch bằng cách phân tích dữ liệu, bao gồm sẵn sàng của nhân viên và dự báo khối lượng công việc, để tạo ra các lịch trình hiệu quả đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty dựa vào nhân viên làm theo ca hoặc những công ty có nhu cầu nhân sự thay đổi trong suốt tuần hoặc tháng.

Ngoài việc tiết kiệm thời gian, lập lịch tự động đảm bảo tính chính xác và tuân thủ. Nó giảm thiểu các lỗi của con người như đặt chỗ trùng, leo avoid, hoặc không tính đến các khoảng thời gian nghỉ bắt buộc và luật lao động. Do đó, doanh nghiệp của bạn tránh được các khoản phạt tốn kém và đảm bảo hoạt động trơn tru mà không có các thiếu hiệu quả liên quan đến lập lịch thủ công.

Hơn nữa, lập lịch tự động cho phép cập nhật ngay lập tức. Khi nhân viên gọi báo bệnh hoặc cầu đột ngột thay đổi, các doanh nghiệp có thể thực hiện điều chỉnh thời gian thực với sự gián đoạn tối thiểu. Mức độ linh hoạt và khả năng đáp ứng này giúp đảm bảo lực lượng lao động của bạn luôn được tối ưu hóa cho các nhu cầu hiện tại.

Cách Hoạt Động Của Lập Lịch Tự Động

Cốt lõi của nó, phần mềm lập lịch tự động sử dụng các thuật toán thông minh và đầu vào dữ liệu để tạo ra lịch trình tối ưu. Quá trình này đơn giản, nhưng vô cùng hiệu quả.

1. Các nhà quản lý nhập thông tin vào hệ thống, chẳng hạn như sự có mặt của nhân viên, trình độ kỹ năng và bất kỳ sở thích lập lịch nào. Dữ liệu này chính là căn cứ để tạo ra lịch trình.
2. Các doanh nghiệp có thể nhập các quy tắc liên quan đến số giờ làm việc tối đa, giới hạn làm thêm giờ, các kỳ nghỉ bắt buộc và tuân thủ luật lao động. Những quy tắc này giúp phần mềm tuân thủ các yêu cầu pháp luật.
3. Khi dữ liệu đã được nhập vào, phần mềm sẽ tạo ra một lịch trình tối ưu dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp và sự có mặt của nhân viên.
4. Nếu cần thay đổi vào phút chót — chẳng hạn như một nhân viên gọi báo bệnh — phần mềm cho phép cập nhật thời gian thực. Nó có thể gợi ý các thay thế và điều chỉnh lịch trình cho phù hợp.

Một số phần mềm lập lịch tự động tiên tiến thậm chí còn tích hợp học máy, cải thiện theo thời gian bằng cách phân tích các mẫu và dự báo nhu cầu lập lịch trong tương lai. Ví dụ, nếu một số ngày hoặc giờ cụ thể liên tục yêu cầu nhiều nhân viên hơn, phần mềm có thể dự báo và điều chỉnh cho phù hợp.

Lợi Ích Chính Của Lập Lịch Tự Động

Tự động hóa quy trình lập lịch mang lại hàng loạt ưu điểm, giúp việc quản lý đội ngũ nhân viên trở nên hiệu quả hơn và ít tốn thời gian hơn. Bằng cách giảm nhu cầu nhập liệu thủ công, các doanh nghiệp có thể giải phóng thời gian và nguồn lực quý giá, cho phép các nhà quản lý tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng khác.

Tiết Kiệm Thời Gian: Giảm Nhập Liệu Thủ Công, Lập Lịch Nhanh Hơn

Lập lịch thủ công có thể mất hàng giờ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn hơn. Phần mềm lập lịch tự động giảm đáng kể thời gian này bằng cách tạo ra lịch trình trong vài phút. Thời gian tiết kiệm được có thể dùng cho các nhiệm vụ quan trọng khác, chẳng hạn như lập kế hoạch chiến lược hoặc cải tiến hoạt động.

Hệ thống tự động cũng cho phép doanh nghiệp lên lịch trước nhiều, với tùy chọn lặp lại hoặc điều chỉnh các lịch trình định kỳ. Điều này loại bỏ nhu cầu tạo ra lịch trình mới từ đầu mỗi tuần hoặc tháng.

Tiết Kiệm Chi Phí: Tối Ưu Hóa Chi Phí Lao Động, Giảm Giờ Làm Thêm

Với phần mềm lập lịch tự động, các doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí lao động bằng cách tối ưu hóa mức độ nhân lực. Phần mềm đảm bảo rằng nhân viên chỉ được lập lịch khi cần thiết, ngăn ngừa tình trạng thừa nhân viên và giờ làm thêm không cần thiết.

Điều này không chỉ giảm thiểu chi phí mà còn đảm bảo rằng mức độ nhân sự được căn chỉnh với nhu cầu. Ví dụ, các doanh nghiệp bán lẻ có thể đảm bảo rằng họ có đủ nhân viên trong giờ cao điểm mua sắm trong khi giảm thiểu nhân viên trong những thời gian yên tĩnh hơn. Tương tự, chi phí làm thêm giờ sẽ được giảm xuống, vì hệ thống đảm bảo tuân thủ các giới hạn giờ làm việc và yêu cầu nghỉ ngơi.

Linh Hoạt: Khả Năng Thích Ứng Với Sự Thay Đổi Về Nhu Cầu và Sự Có Mặt Của Nhân Viên

Các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường động, nơi mà nhu cầu nhân sự có thể thay đổi đột ngột. Phần mềm lập lịch tự động cung cấp sự linh hoạt để điều chỉnh cho các thay đổi này nhanh chóng. Các nhà quản lý có thể dễ dàng thay đổi lịch trình dựa trên sự dao động về nhu cầu hoặc sự có mặt của nhân viên, đảm bảo hoạt động trơn tru ngay cả trong giờ cao điểm hoặc thiếu hụt nhân viên không lường trước.

Ngoài ra, nhiều hệ thống lập lịch tự động cũng cho phép nhân viên trao đổi ca hoặc yêu cầu thay đổi trong hệ thống. Chức năng tự phục vụ này nâng cao sự hài lòng của nhân viên, vì nó cho phép họ có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với lịch trình làm việc của mình.

Độ Chính Xác: Giảm Thiểu Sai Sót và Mâu Thuẫn Của Con Người

Sai sót của con người là điều không thể tránh khỏi khi lập lịch thủ công. Bỏ qua sự có mặt của một nhân viên hoặc vô tình xếp lịch cho ai đó làm gấp đôi ca có thể dẫn đến sự khó chịu và gián đoạn hoạt động. Phần mềm lập lịch tự động loại bỏ những lỗi này bằng cách sử dụng dữ liệu để tạo ra các lịch trình không xung đột.

Hệ thống đảm bảo rằng nhân viên được lên lịch theo sự có mặt của họ và giờ làm việc hợp pháp, giảm nguy cơ xung đột lịch trình hoặc không tuân thủ. Do đó, các doanh nghiệp tránh được các khoản phạt liên quan đến vi phạm luật lao động và cải thiện sự hài lòng của nhân viên thông qua việc lên lịch nhất quán, không có lỗi.

Nghiên Cứu Trường Hợp: Câu Chuyện Thành Công Với Lập Lịch Tự Động

Nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều ngành khác nhau đã thành công áp dụng phần mềm lập lịch tự động để cải thiện hiệu quả, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

Ví dụ, một chuỗi bán lẻ lớn nổi tiếng đã triển khai trình tạo lịch tự động và báo cáo tiết kiệm được 15% chi phí lao động trong vòng sáu tháng đầu tiên. Phần mềm tối ưu hóa mức độ nhân viên, đặc biệt là trong các giai đoạn bán hàng cao điểm, dẫn đến dịch vụ khách hàng được cải thiện mà không cần tiêu tốn quá nhiều lao động.

Trong ngành chăm sóc sức khỏe, các bệnh viện đã áp dụng phần mềm lập lịch tự động để quản lý các mô hình ca làm việc phức tạp của y tá và bác sĩ. Hệ thống đảm bảo rằng nhân viên được xếp lịch tuân thủ luật lao động đồng thời cũng xem xét đến các sở thích cá nhân. Điều này giảm thiểu kiệt sức trong số nhân viên và cải thiện sự hài lòng công việc tổng thể.

Trong một ví dụ khác, một chuỗi nhà hàng đã sử dụng lập lịch tự động để đáp ứng nhu cầu dao động trong các kỳ nghỉ và sự kiện đặc biệt. Phần mềm cho phép các quản lý điều chỉnh mức độ nhân sự theo thời gian thực, đảm bảo rằng họ có đủ nhân viên trong các giai đoạn cao điểm mà không cần quá nhiều nhân viên trong các giai đoạn yên tĩnh hơn.

Các Tính Năng Nên Tìm Kiếm Trong Phần Mềm Lập Lịch Tự Động

Khi chọn một trình tạo lịch tự động, điều quan trọng là chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Dưới đây là một số tính năng chính cần xem xét:

Giao Diện Dễ Sử Dụng

Phần mềm cần phải trực quan và dễ sử dụng, với giao diện sạch sẽ, thân thiện với người dùng. Các nhà quản lý cần có thể nhanh chóng điều hướng hệ thống, đặt thông số và tạo lịch trình mà không cần đào tạo nhiều.

Tùy Chọn Tùy Chỉnh

Mỗi doanh nghiệp có những nhu cầu đặc biệt riêng khi nói đến quản lý lực lượng lao động. Tìm kiếm phần mềm lập lịch tự động cho phép bạn tùy chỉnh các mẫu ca làm việc, các sở thích của nhân viên và các quy tắc tuân thủ. Các tùy chọn tùy chỉnh đảm bảo phần mềm có thể phát triển và thích ứng khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Khả Năng Tích Hợp

Khả năng tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác — chẳng hạn như hệ thống chi trả, nhân sự và phần mềm theo dõi thời gian — là vô cùng cần thiết. Tích hợp đảm bảo rằng các lịch trình được căn chỉnh một cách trơn tru với các quy trình kinh doanh rộng hơn, cải thiện hiệu quả và độ chính xác trên toàn diện.

Truy Cập Di Động

Ngày nay lực lượng lao động ngày càng di động, và nhân viên mong muốn có quyền truy cập vào lịch trình của họ khi di chuyển. Chọn phần mềm cung cấp quyền truy cập di động, cho phép nhân viên xem và điều chỉnh ca làm việc từ điện thoại thông minh của họ. Tính năng này cũng cho phép người quản lý thực hiện thay đổi theo thời gian thực khi cần thiết.
Các thách thức thường gặp và cách vượt qua chúng
Trong khi phần mềm lập lịch tự động mang lại nhiều lợi ích, doanh nghiệp có thể gặp một số thách thức trong quá trình triển khai. Điều này có thể bao gồm sự kháng cự từ các nhân viên đã quen với việc lập lịch thủ công hoặc các vấn đề kỹ thuật liên quan đến việc tích hợp phần mềm với các hệ thống hiện có.

Để vượt qua những thách thức này, điều quan trọng là cung cấp đào tạo và giao tiếp rõ ràng với nhân viên, nhấn mạnh những lợi ích của việc lập lịch tự động cho cả doanh nghiệp và lực lượng lao động. Ngoài ra, việc lựa chọn phần mềm có hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ có thể giúp giải quyết bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào xuất hiện trong quá trình chuyển đổi.
Cách chọn công cụ lập lịch tự động phù hợp
Việc chọn phần mềm lập lịch tự động phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Bắt đầu bằng cách đánh giá quy mô lực lượng lao động của bạn, độ phức tạp của các yêu cầu lập lịch và ngân sách của bạn. So sánh các tính năng và giá cả của các lựa chọn khác nhau, và xem xét phần mềm cung cấp bản dùng thử hoặc demo miễn phí, để bạn có thể thử nghiệm trước khi cam kết.

Ví dụ, Shifton cung cấp nhiều tính năng với mức giá thấp hơn so với các công cụ tạo lịch tự động khác. Nó mang đến giao diện thân thiện với người dùng, điều chỉnh theo thời gian thực và các tùy chọn có thể tùy chỉnh—tất cả đồng thời tiết kiệm chi phí. Các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình lập lịch của mình trong khi giữ chi phí ở mức thấp sẽ thấy Shifton là một giải pháp lý tưởng.
Kết luận
Triển khai phần mềm lập lịch tự động có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp thời gian và tiền bạc đáng kể bằng cách tối ưu hóa quy trình lập lịch, giảm lỗi và tối ưu hóa chi phí lao động. Dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hay quản lý một đội ngũ lớn, những lợi ích của việc lập lịch tự động rất rõ ràng—tăng cường hiệu quả, cải thiện tính linh hoạt, và tuân thủ tốt hơn với các luật lao động.

Shifton cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp lập lịch làm việc có chi phí hợp lý và chức năng cao. Với các tính năng như cập nhật theo thời gian thực, tùy chọn có thể tùy chỉnh, và tích hợp liền mạch, Shifton giúp doanh nghiệp nâng cao quy trình lập lịch của mình lên một tầm cao mới.

Để thấy cách máy tạo lịch tự động của Shifton có thể biến đổi việc lập lịch của bạn, hãy đặt lịch demo ngay hôm nay và bắt đầu tiết kiệm thời gian và tiền bạc với quản lý lực lượng lao động tự động.

Quản lý sự hiện diện của nhân viên là một trong những khía cạnh quan trọng để điều hành một doanh nghiệp thành công. Một ứng dụng quản lý sự hiện diện hiệu quả có thể đơn giản hóa nhiệm vụ này bằng cách tự động hóa việc theo dõi thời gian, cải thiện độ chính xác và tiết kiệm thời gian quý báu. Các công nghệ hiện đại có những giải pháp hiệu quả để nâng cao quá trình này.

Tại Sao Bạn Cần Một Ứng Dụng Quản Lý Sự Hiện Diện

Quản lý sự hiện diện của nhân viên có thể phức tạp và tốn thời gian đối với các doanh nghiệp mọi quy mô. Các ứng dụng quản lý sự hiện diện cung cấp các giải pháp để tinh giản và tối ưu hóa quá trình này, giảm thiểu sự không hiệu quả, sai sót và chi phí lao động tăng cao. Dù bạn điều hành một công ty khởi nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, việc lên lịch thủ công có thể gây ra gián đoạn nghiêm trọng, đặc biệt trong các ngành mà ca làm việc của nhân viên là rất quan trọng — như chăm sóc sức khỏe, bán lẻ và dịch vụ khách sạn. Bằng cách tự động hóa việc theo dõi sự hiện diện, các ứng dụng này giúp ngăn chặn các vấn đề như vậy và đảm bảo hoạt động trơn tru hơn.

Một ứng dụng quản lý sự hiện diện là cần thiết vì nhiều lý do:

• Tự động hóa việc theo dõi sự hiện diện, giảm thiểu nhập liệu thủ công và giải phóng thời gian hành chính.
• Cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót và đảm bảo bảng lương và tuân thủ chính xác.
• Tự động hóa các phép tính và cung cấp cảnh báo để giúp tránh các vấn đề pháp lý.
• Cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi, cải thiện hiệu quả quy trình làm việc.
• Cung cấp các phân tích và báo cáo để cải thiện quyết định và phân bổ tài nguyên.

Việc tích hợp một ứng dụng quản lý sự hiện diện vào hoạt động kinh doanh của bạn có thể tăng cường độ chính xác và hiệu quả đáng kể, cuối cùng đóng góp vào hiệu suất tổng thể tốt hơn.

Top 10 Ứng Dụng Quản Lý Sự Hiện Diện Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Với nhiều lựa chọn có sẵn, việc tìm kiếm ứng dụng quản lý sự hiện diện phù hợp cho doanh nghiệp của bạn có thể gây khó khăn. Mỗi ứng dụng cung cấp các tính năng độc đáo phù hợp với các nhu cầu khác nhau, nhưng một số nổi bật về độ tin cậy và hiệu quả. Hãy cùng khám phá 10 lựa chọn hàng đầu và tìm hiểu các chức năng chính của chúng.

Shifton

Shifton nổi bật là một ứng dụng quản lý sự hiện diện hàng đầu cung cấp nhiều tính năng giúp đơn giản hóa việc lập lịch và theo dõi thời gian cho nhân viên. Nó cung cấp:

• Tạo lịch tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn, đáp ứng các mẫu ca làm khác nhau và sở thích của nhân viên. Tính năng này giúp đảm bảo mức độ nhân sự đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
• Sử dụng các mẫu ngày lễ và ca làm sẵn có để tiết kiệm thời gian và tránh các nhiệm vụ lặp lại. Các mẫu này làm đơn giản hóa quá trình lập lịch, giúp việc quản lý các kịch bản lập lịch phức tạp trở nên dễ dàng hơn.
• Cho phép nhân viên thay ca dễ dàng, đảm bảo độ phủ dù có sự thay đổi đột ngột. Tính linh hoạt này giúp duy trì hiệu quả vận hành và sự hài lòng của nhân viên.
• Công cụ tích hợp giúp bạn tuân thủ các luật lao động và quy định. Shifton cung cấp các kiểm tra tuân thủ tự động và cảnh báo để đảm bảo các thực hành lập lịch của bạn phù hợp với yêu cầu pháp lý.

Sự kết hợp của những tính năng này làm cho Shifton là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp giàu tính năng và hiệu quả về chi phí. Giao diện thân thiện với người dùng và chức năng toàn diện của nó cung cấp một trải nghiệm lập lịch mượt mà.

When I Work

When I Work là một ứng dụng quản lý sự hiện diện có đánh giá cao khác được biết đến với thiết kế trực quan và đầy đủ tính năng. Những lợi ích chính bao gồm:

• Nhân viên có thể dễ dàng thay đổi ca làm với sự đồng ý từ quản lý, cung cấp sự linh hoạt và giảm bớt gánh nặng hành chính. Tính năng này nâng cao quyền tự chủ của nhân viên và đơn giản hóa việc quản lý ca làm việc.
• Quy trình tinh giản cho việc yêu cầu và phê duyệt thời gian nghỉ, đảm bảo rằng các trường hợp vắng mặt được quản lý hiệu quả. Ứng dụng này đơn giản hóa quy trình phê duyệt và tích hợp các yêu cầu nghỉ phép với lịch trình.
• Thông báo cho nhân viên về thay đổi và cập nhật ca làm việc thông qua thông báo theo thời gian thực. Tính năng này giúp đảm bảo rằng nhân viên luôn biết về lịch làm việc của họ và bất kỳ sự thay đổi nào.

When I Work tích hợp một cách liền mạch với nhiều hệ thống trả công khác nhau, làm cho nó trở thành một lựa chọn linh hoạt cho các doanh nghiệp cần cả giải pháp lập lịch và bảng lương.

Homebase

Homebase cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ để quản lý sự hiện diện và lịch trình của nhân viên. Các tính năng bao gồm:

• Nhân viên có thể chấm công vào và ra bằng ứng dụng quản lý sự hiện diện này trên các thiết bị di động của họ, cung cấp một cách tiện lợi và chính xác để theo dõi giờ làm việc. Đồng hồ chấm công di động giảm thiểu rủi ro thời gian bị đánh cắp và đảm bảo hồ sơ hiện diện chính xác.
• Tạo và quản lý lịch trình dễ dàng, sử dụng một giao diện trực quan giúp đơn giản hóa các tác vụ lập lịch. Ứng dụng này cho phép lên lịch trình ca làm một cách hiệu quả, xem xét sự sẵn có và sở thích của nhân viên.
• Các tính năng nhắn tin tích hợp giúp dễ dàng liên lạc giữa các thành viên trong nhóm, khiến công việc điều phối lịch trình và xử lý các vấn đề trở nên dễ dàng hơn.

Với sự tập trung vào sự dễ sử dụng và tuân thủ, Homebase là lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quản lý sự hiện diện đồng thời nâng cao sự giao tiếp giữa nhân viên.

Hubstaff

Hubstaff được thiết kế cho các doanh nghiệp cần thông tin chi tiết về thời gian và năng suất của nhân viên. Các tính năng của ứng dụng quản lý sự hiện diện này bao gồm:

• Theo dõi vị trí của nhân viên trong thời gian làm việc, cung cấp cái nhìn rõ ràng vào công việc từ xa và tại hiện trường. Theo dõi GPS giúp đảm bảo rằng nhân viên có mặt tại các địa điểm làm việc được chỉ định và nâng cao tinh thần trách nhiệm.
• Theo dõi giờ làm việc và quản lý ngân sách dự án với các khả năng theo dõi thời gian chính xác. Ứng dụng cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc của nhân viên, cho phép tính chính xác hoá đơn và quản lý ngân sách.
• Đánh giá hiệu suất và năng suất của nhân viên với các phân tích tiên tiến, thu thập thông tin về mô hình công việc và hiệu quả. Tính năng này giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa quản lý lực lượng lao động.

Hubstaff đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa và các doanh nghiệp yêu cầu theo dõi thời gian chi tiết và quản lý dự án.

ClickTime

ClickTime kết hợp theo dõi thời gian với khả năng quản lý dự án. Các tính năng chính của ứng dụng quản lý sự hiện diện này bao gồm:

• Theo dõi giờ làm việc của nhân viên và thời gian dự án, cung cấp hồ sơ chính xác cho bảng lương và hóa đơn. Ứng dụng cung cấp các công cụ theo dõi thời gian chi tiết giúp quản lý cả giờ làm việc của nhân viên và thời gian dự án.
• Phân bổ và theo dõi ngân sách cho các dự án khác nhau, đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng hiệu quả. Tính năng quản lý ngân sách của ClickTime hỗ trợ lập kế hoạch tài chính và kiểm soát chi phí.
• Tạo các báo cáo chi tiết về thời gian và sử dụng tài nguyên, cung cấp thông tin thêm về hiệu suất dự án và năng suất của nhân viên. Khả năng báo cáo của ứng dụng hỗ trợ việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và cải thiện quản lý dự án.

ClickTime phù hợp cho các doanh nghiệp cần một giải pháp toàn diện để quản lý cả thời gian và ngân sách dự án.

QuickBooks

QuickBooks được công nhận rộng rãi về các khả năng kế toán của nó nhưng cũng cung cấp các chức năng quản lý sự hiện diện hiệu quả. Các tính năng bao gồm:

• Đồng bộ dữ liệu chấm công với QuickBooks Payroll, đơn giản hóa quá trình tính lương và đảm bảo độ chính xác. Tích hợp này loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và giảm thiểu sai sót trong việc tính toán lương.
• Quản lý lịch làm việc của nhân viên và theo dõi thời gian làm việc, tích hợp liền mạch với các tính năng kế toán và bảng lương của QuickBooks. Ứng dụng đơn giản hóa lịch trình và tích hợp với quản lý tài chính.
• Đảm bảo tuân thủ luật lao động với các công cụ tuân thủ tích hợp, giúp tránh các vấn đề pháp lý và duy trì tuân thủ. Các tính năng tuân thủ của QuickBooks hỗ trợ lưu trữ hồ sơ chính xác và tuân thủ pháp luật.

Nếu bạn đã sử dụng QuickBooks để kế toán, ứng dụng chấm công của nó cung cấp một sự mở rộng liền mạch của các tính năng tính lương và lịch trình.

Connecteam

Connecteam cung cấp một ứng dụng chấm công đa dạng với trọng điểm là truy cập di động. Các tính năng chính bao gồm:

• Nhân viên có thể chấm công vào và ra từ điện thoại thông minh của họ, cung cấp một cách theo dõi thời gian tiện lợi và linh hoạt. Truy cập qua di động đảm bảo việc theo dõi thời gian chính xác và dễ dàng cho nhân viên ở xa và tại chỗ.
• Tạo và quản lý lịch trình dễ dàng, sử dụng giao diện thân thiện với di động cho phép lập lịch hiệu quả khi di chuyển. Các tính năng lập lịch của ứng dụng hỗ trợ lập lịch động và cập nhật thời gian thực.
• Sử dụng các tính năng trò chuyện và nhắn tin tích hợp để cải thiện giao tiếp và phối hợp giữa các thành viên nhóm.

Connecteam lý tưởng cho doanh nghiệp ở mọi kích cỡ, cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh và cách tiếp cận ưu tiên di động.

Calamari

Calamari là một ứng dụng lịch chấm công cung cấp giao diện thân thiện với người dùng để quản lý chấm công và nghỉ phép. Các tính năng bao gồm:

• Chức năng chấm công vào và ra dễ dàng, đảm bảo ghi chép chính xác giờ làm việc của nhân viên. Ứng dụng đơn giản hóa việc theo dõi thời gian và tích hợp với nhiều hệ thống tính lương khác nhau.
• Nhân viên có thể yêu cầu nghỉ phép và xem số dư nghỉ của họ, đơn giản hóa quá trình phê duyệt nghỉ phép. Các tính năng quản lý nghỉ phép của ứng dụng giúp đảm bảo rằng các cuộc nghỉ diễn ra suôn sẻ.
• Đồng bộ với các hệ thống tính lương khác nhau để vận hành suôn sẻ, cung cấp kết nối liền mạch giữa theo dõi chấm công và xử lý bảng lương. Tích hợp này nâng cao hiệu quả và độ chính xác tổng thể.

Calamari là lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp cần một giải pháp đơn giản để quản lý chấm công và nghỉ phép.

Deputy

Deputy cung cấp một bộ tính năng toàn diện để quản lý lịch làm việc và chấm công của nhân viên. Những lợi ích chính bao gồm:

• Tạo và quản lý lịch trình với các cập nhật thời gian thực, cho phép lập lịch và điều chỉnh hiệu quả. Công cụ lập lịch của ứng dụng hỗ trợ lập lịch động và quản lý độ phủ, khiến nó trở thành lựa chọn mạnh mẽ trong các ứng dụng chấm công.
• Theo dõi chính xác giờ làm việc và chấm công của nhân viên, cung cấp hồ sơ chi tiết cho bảng lương và tuân thủ. Các tính năng theo dõi thời gian của Deputy đảm bảo dữ liệu chấm công chính xác và tin cậy.
• Hoạt động với nhiều hệ thống bảng lương và nhân sự, cung cấp tích hợp liền mạch và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể. Tích hợp với các hệ thống hiện có hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.

Deputy được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý lực lượng lao động hiệu quả trong khi đảm bảo tuân thủ các luật lao động.

Timely

Timely tập trung vào theo dõi thời gian tự động và quản lý dự án, cung cấp các tính năng độc đáo để đơn giản hóa các ứng dụng chấm công và quản lý năng suất. Các tính năng chính bao gồm:

• Timely tự động ghi lại thời gian dành cho các nhiệm vụ và dự án khác nhau, giảm nhu cầu nhập thời gian thủ công. Tính năng này giúp đảm bảo nhật ký thời gian chính xác và giảm bớt công việc hành chính.
• Theo dõi tiến độ dự án và phân bổ thời gian một cách hiệu quả với các công cụ quản lý dự án tích hợp. Timely cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ dự án và phân bổ tài nguyên, giúp tối ưu hóa việc thực hiện dự án.
• Sản xuất các báo cáo toàn diện về việc sử dụng thời gian, hiệu suất dự án và năng suất nhân viên. Khả năng báo cáo của ứng dụng cung cấp những thông tin quý giá để đưa ra quyết định thông minh và cải thiện hiệu suất.

Timely lý tưởng cho các doanh nghiệp cần một cách tiếp cận tự động cho việc theo dõi thời gian và quản lý dự án.

Suy nghĩ cuối cùng về các ứng dụng chấm công cho doanh nghiệp của bạn

Lựa chọn ứng dụng chấm công phù hợp có thể nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động và năng suất của doanh nghiệp. Mỗi ứng dụng đều cung cấp các tính năng độc đáo, từ theo dõi thời gian cơ bản đến quản lý dự án và hỗ trợ tuân thủ tiên tiến. Khi chọn ứng dụng chấm công cho nhân viên, hãy xem xét các yếu tố sau:

• Đảm bảo ứng dụng cung cấp các tính năng cần thiết như theo dõi thời gian tự động, lập lịch làm việc và công cụ tuân thủ.
• Chọn các ứng dụng tích hợp mượt mà với hệ thống nhân sự và bảng lương hiện có của bạn để đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu sự nhập liệu thủ công.
• Chọn ứng dụng chấm công với giao diện thân thiện với người dùng để đơn giản hóa việc quản lý chấm công cho cả nhân viên và quản lý, giảm thời gian đào tạo.

Shifton vượt trội trong lĩnh vực này, cung cấp một bộ tính năng toàn diện bao gồm lịch trình cá nhân hóa, mẫu sẵn có, đổi ca dễ dàng và tuân thủ luật lao động tích hợp sẵn, tất cả đều ở mức giá cạnh tranh.

Để xem cách Shifton có thể chuyển đổi quy trình lập lịch và quản lý chấm công của bạn, đặt lịch demo ngay hôm nay. Bắt đầu tiết kiệm thời gian và tiền bạc với quản lý lực lượng lao động tự động và khám phá những lợi ích của các ứng dụng chấm công của chúng tôi. Trải nghiệm sự khác biệt của một giải pháp được tối ưu hóa.

Quản lý lịch làm việc theo ca 24 giờ là rất quan trọng đối với các công ty hoạt động suốt ngày đêm, như bệnh viện, công ty bảo vệ, dịch vụ vận chuyển và nhà máy sản xuất. Với hoạt động 24/7, tầm quan trọng của việc tổ chức ca làm việc tốt không thể bị đánh giá thấp. Lịch trình kém có thể dẫn đến kiệt sức cho nhân viên, hiệu suất hoạt động kém, và các vấn đề tuân thủ pháp luật. Ngược lại, lịch làm việc theo ca 24 giờ mạnh mẽ đảm bảo hoạt động trơn tru, năng suất tối ưu và sự hài lòng của nhân viên.

Khái Niệm Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ

Các công ty hoạt động suốt ngày đêm cần có lịch trình làm việc theo ca 24 giờ đáng tin cậy để bao phủ mọi khung giờ trong ngày. Một khía cạnh quan trọng của việc lên lịch này là đảm bảo không có khoảng trống hoạt động nào, đồng thời cân bằng sức khỏe của nhân viên. Điều này bao gồm việc phân chia giờ làm việc giữa nhân viên trên các ca khác nhau, dù là luân phiên, cố định hay chia nhỏ. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động liên tục trong khi cho nhân viên thời gian nghỉ ngơi và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống mà họ cần.

Việc lên lịch có thể trở thành một thách thức quản lý lớn, đặc biệt khi thực hiện thủ công. Không có công cụ tự động như Shifton, các doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc quản lý ca làm việc chồng chéo, trao đổi ca và tuân thủ luật lao động. Với phần mềm lập lịch tiên tiến, các doanh nghiệp có thể tạo ra lịch làm việc theo ca 24 giờ cân bằng tốt, linh hoạt và tuân thủ pháp luật.

Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ Là Gì

Lịch làm việc theo ca 24 giờ là một thỏa thuận công việc trong đó nhân viên làm việc theo ca để bao phủ toàn bộ 24 giờ mỗi ngày. Điều này phổ biến trong các ngành như y tế, thực thi pháp luật, dịch vụ khẩn cấp và vận tải, nơi hoạt động phải liên tục không ngừng. Các lịch trình này có thể thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh, với các ca làm việc phổ biến kéo dài 8, 10 hoặc 12 giờ.

Nhưng ca làm việc 24 giờ hoạt động như thế nào trên thực tế? Nhân viên được chia thành các nhóm, mỗi nhóm được phân công một ca làm việc bao gồm một phần trong ngày. Lịch làm việc thường được chia thành các loại sau:

• Ca Sáng bao gồm phần đầu của ngày, thường từ 7 giờ sáng đến 3 giờ chiều.
• Ca Chiều bắt đầu sau ca sáng, từ 3 giờ chiều đến 11 giờ tối.
• Ca Đêm, còn gọi là «ca mộ», bao phủ giờ muộn từ 11 giờ tối đến 7 giờ sáng.

Các Yếu Tố Chính Của Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ

Hiệu quả của lịch làm việc theo ca 24 giờ phụ thuộc vào việc lập kế hoạch và quản lý cẩn thận. Dưới đây là một số yếu tố chính quyết định sự thành công của nó:

1. Tùy thuộc vào ngành và nhu cầu kinh doanh, ca làm việc có thể kéo dài 8, 10 hoặc 12 giờ. Trong khi ca 8 giờ cho phép cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn, ca 12 giờ giảm số lần bàn giao nhưng có thể tăng kiệt sức của nhân viên.
2. Đảm bảo nhân viên có đủ thời gian nghỉ ngơi giữa các ca là điều cần thiết để tránh kiệt sức và đảm bảo năng suất bền vững.
3. Lịch trình phải đảm bảo rằng các vị trí quan trọng được bao phủ trong tất cả các ca, đặc biệt trong giờ cao điểm hoặc tình huống khẩn cấp.
4. Một số lịch trình luân phiên nhân viên qua các ca khác nhau, trong khi các lịch khác giữ nhân viên trên các ca cố định. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh và sở thích của nhân viên.

Những Thách Thức Khi Triển Khai Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ

Mặc dù lịch làm việc theo ca 24 giờ là cần thiết cho nhiều doanh nghiệp, chúng đi kèm với các thách thức độc đáo. Việc triển khai hiệu quả yêu cầu cân nhắc đến sức khỏe của nhân viên, luật lao động và yêu cầu hoạt động.

1. Mệt mỏi của Nhân Viên

Giờ làm việc dài, đặc biệt là ca đêm, có thể dẫn đến mệt mỏi về thể chất và tinh thần. Nếu không có thời gian nghỉ ngơi đầy đủ, nhân viên có thể trải qua kiệt sức, giảm năng suất và nguy cơ sai lầm tăng. Ca đêm, đặc biệt, gây rối nhịp sinh học, làm cho nhân viên khó duy trì tỉnh táo hơn.

2. Tuân Thủ Luật Lao Động

Luật lao động thay đổi từ khu vực này đến khu vực khác, nhưng chúng thường quy định tối đa giờ làm việc, thời gian nghỉ bắt buộc và trả lương làm thêm giờ. Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định này khi triển khai lịch làm việc theo ca 24 giờ, vì vi phạm có thể dẫn đến hình phạt pháp lý và căng thẳng trong mối quan hệ chủ lao động – nhân viên.

3. Thách Thức Trong Giao Tiếp

Trong một doanh nghiệp với nhiều ca làm việc, duy trì giao tiếp hiệu quả giữa các nhóm có thể gặp khó khăn. Nhân viên làm các ca khác nhau có thể có ít tương tác, điều này có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc bỏ lỡ thông tin cập nhật. Đảm bảo rằng nhân viên được thông báo về lịch trình, nhiệm vụ và bất kỳ thay đổi nào trong chính sách công ty là quan trọng để duy trì hoạt động liên tục của các doanh nghiệp 24/7.

4. Các kẽ Hở Trong Làm Việc

Một thách thức thông thường khác là đảm bảo sự bao phủ đầy đủ của tất cả các ca. Lịch trình quản lý kém có thể để lại một số giờ bị thiếu nhân viên, dẫn đến gián đoạn trong dịch vụ. Người quản lý phải cẩn thận lập kế hoạch ca làm việc để tránh chồng chéo hoặc kẽ hở trong làm việc, đặc biệt là trong các giai đoạn quan trọng.

Các Loại Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ

Có một số loại lịch làm việc theo ca 24 giờ, mỗi loại được thiết kế để phù hợp với các nhu cầu kinh doanh khác nhau. Việc chọn đúng lịch trình phụ thuộc vào các yếu tố như số lượng nhân viên, bản chất công việc và mức độ bao phủ cần thiết.

Ca Luân Phiên

Một lịch làm việc theo ca luân phiên cho phép nhân viên làm việc các ca khác nhau theo chu kỳ. Điều này có nghĩa là một nhân viên có thể làm việc ca ngày trong một tuần, sau đó là ca đêm vào tuần kế tiếp. Các ca luân phiên đặc biệt hữu ích để đảm bảo tính công bằng, vì chúng phân phối các ca không mong muốn, như làm đêm, đồng đều giữa các nhân viên.

Các ca luân phiên cũng cho phép nhân viên có cơ hội trải nghiệm các thời điểm khác nhau trong ngày, có thể dẫn đến sự hài lòng công việc cao hơn. Tuy nhiên, chúng cũng có thể làm gián đoạn cuộc sống cá nhân của nhân viên, đặc biệt khi vòng luân phiên có bao gồm các ca đêm.

Ca Cố Định

Trong hệ thống ca cố định, nhân viên làm việc cùng một ca mỗi ngày. Điều này có thể có nghĩa là làm việc chỉ vào ban ngày, chỉ ban đêm, hoặc chỉ vào buổi tối. Các ca cố định cung cấp sự ổn định và nhất quán cho nhân viên, cho phép họ lên kế hoạch cho cuộc sống cá nhân dễ dàng hơn. Tuy nhiên, các ca đêm cố định vẫn có thể dẫn đến các vấn đề sức khỏe lâu dài, vì làm việc đêm thường xuyên có thể ảnh hưởng đến nhịp ngủ.

Ca Chia

Một ca chia chia ngày làm việc thành hai khoảng thời gian riêng biệt, cho phép nhân viên có một giờ nghỉ dài giữa các buổi. Ví dụ: một nhân viên có thể làm việc từ 6 giờ sáng đến 10 giờ sáng và sau đó trở lại làm ca hai từ 4 giờ chiều đến 8 giờ tối. Các ca chia cung cấp sự linh hoạt nhưng có thể làm gián đoạn các thói quen hàng ngày và dẫn đến thời gian di chuyển tăng lên cho nhân viên.

Mẹo Quản Lý Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ

Tạo và quản lý lịch trình làm việc theo ca 24 giờ hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa chiến lược, công cụ và giao tiếp. Dưới đây là một số mẹo thực tiễn để giúp bạn quản lý lịch trình 24 giờ hiệu quả hơn:

Tối Ưu Hóa Mức Độ Nhân Sự

Không phải mọi giờ trong ngày đều yêu cầu số lượng nhân viên giống nhau. Ví dụ, bệnh viện có thể cần nhiều nhân viên hơn trong giờ cao điểm, trong khi công ty bảo vệ có thể cần thêm nhân viên vào ban đêm. Phân tích dữ liệu lịch sử về nhu cầu và khối lượng công việc có thể giúp bạn xác định mức độ nhân sự tối ưu cho mỗi ca. Nhưng ca làm việc 24 giờ hoạt động như thế nào trong các trường hợp như vậy? Bằng cách sử dụng thông tin dựa trên dữ liệu, bạn có thể tránh tình trạng dư thừa nhân sự trong những giờ thấp điểm và thiếu nhân sự trong giờ cao điểm, tối đa hóa hiệu quả hoạt động.

Bằng cách đánh giá nhu cầu nhân sự thường xuyên, bạn sẽ đảm bảo rằng số lượng nhân viên cần thiết luôn có sẵn, ngăn ngừa kiệt sức trong khi duy trì hoạt động trơn tru.

Đảm Bảo Thời Gian Nghỉ Ngơi Đủ Đầy

Mệt mỏi là một mối quan ngại lớn khi quản lý lịch làm việc 24/7. Nhân viên làm việc theo ca dài hoặc giờ không cố định dễ mắc lỗi, tai nạn và gặp vấn đề sức khỏe. Đảm bảo nhân viên của bạn có đủ thời gian nghỉ ngơi giữa các ca để duy trì sức khỏe và năng suất làm việc của họ.

Hầu hết các luật lao động quy định về thời gian nghỉ bắt buộc giữa các ca. Ví dụ, nhiều khu vực yêu cầu thời gian nghỉ ít nhất là 11 giờ giữa các ca. Bằng cách đưa các khoảng thời gian nghỉ này vào lịch trình của bạn, bạn có thể ngăn ngừa sự kiệt sức của nhân viên và đảm bảo tuân thủ luật lao động.
Sử dụng Phần mềm Lên lịch
Lập lịch thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ mắc lỗi. Đây là lúc phần mềm lập lịch như Shifton phát huy tác dụng. Với Shifton, bạn có thể tự động hóa việc tạo ca, quản lý việc đổi ca và đảm bảo tuân thủ các quy định lao động.

Các tính năng mạnh mẽ của Shifton, chẳng hạn như các mẫu có sẵn và thông báo ca làm việc, giúp dễ dàng quản lý ngay cả lịch ca làm việc phức tạp nhất 24 giờ. Khả năng tối ưu hóa phân công ca làm việc dựa trên sở thích và trình độ của nhân viên cũng đảm bảo lực lượng lao động hiệu quả và hài lòng hơn.
Giao tiếp Rõ ràng với Nhân viên
Trong một hoạt động 24/7, giao tiếp rõ ràng rất cần thiết để đảm bảo chuyển đổi mượt mà giữa các ca. Nhân viên cần được thông báo về lịch trình của mình từ sớm và cập nhật về bất kỳ thay đổi nào. Các công cụ như Shifton có thể tự động hóa liên lạc, đảm bảo rằng nhân viên nhận được thông báo cập nhật thời gian thực về ca làm việc của họ qua email hoặc thông báo di động.

Giao tiếp tốt không chỉ cải thiện hiệu quả lập lịch mà còn góp phần tạo ra mối quan hệ tốt hơn giữa quản lý và nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy được thông tin và tham gia, họ có khả năng làm việc tích cực và động lực hơn.
Ví dụ về Lịch trình Ca làm việc 24 Giờ
Hãy xem xét một vài ví dụ thực tế về lịch trình ca làm việc 24 giờ thường được sử dụng ở các ngành công nghiệp khác nhau. Những ví dụ này làm nổi bật cách các doanh nghiệp có thể cấu trúc các ca làm việc của họ để duy trì sự bao phủ suốt ngày đêm.
Ví dụ 1: Lịch trình 4 Ngày Làm, 4 Ngày Nghỉ
Trong lịch trình 4 ngày làm, 4 ngày nghỉ, nhân viên làm việc bốn ca 12 giờ liên tục, sau đó là bốn ngày nghỉ. Lịch trình này đặc biệt phổ biến trong các ngành công nghiệp yêu cầu nhân sự liên tục, như sản xuất và dịch vụ khẩn cấp.

Ưu điểm:

Cho phép thời gian nghỉ dài giữa các ngày làm việc.
Cung cấp cho nhân viên nhiều ngày nghỉ hơn, dẫn đến cải thiện cân bằng công việc-cuộc sống.

Nhược điểm:

Các ca dài hơn có thể gây mệt mỏi, đặc biệt là trong các ca đêm.

Ví dụ 2: Lịch trình DuPont
Lịch trình DuPont là một mô hình ca làm việc xoay vòng được sử dụng trong các môi trường công nghiệp. Nó bao gồm lịch trình ca làm việc 24 giờ sử dụng bốn đội và theo một chu kỳ của các ca làm việc 12 giờ trong bốn tuần. Chu kỳ điển hình bao gồm:

4 ca ngày
3 ngày nghỉ
4 ca đêm
7 ngày nghỉ

Cách sắp xếp này cho phép nhân viên xoay chuyển giữa các ca ngày và ca đêm đồng thời tận hưởng các khoảng thời gian nghỉ dài hơn, chẳng hạn như nghỉ 7 ngày mỗi bốn tuần.

Ưu điểm:

Thời gian nghỉ kéo dài để phục hồi.
Cân bằng giữa các ca ngày và đêm.

Nhược điểm:

Chuyển đổi giữa ngày và đêm có thể đòi hỏi nhiều thể lực.
Các ca làm việc 12 giờ dài có thể gây mệt mỏi.

Ví dụ 3: Lịch trình Pitman
Lịch trình Pitman phổ biến trong các ngành như chăm sóc sức khỏe, dịch vụ khẩn cấp và thực thi pháp luật. Nó chia lực lượng lao động thành bốn đội làm việc ca 12 giờ. Trong hai tuần, mỗi đội làm việc:

2 ngày làm
2 ngày nghỉ
3 ngày làm
3 ngày nghỉ

Lịch trình này đảm bảo sự bao phủ liên tục và cho phép nhân viên xoay chuyển giữa các ca ngày và đêm đồng thời duy trì sự cân bằng hợp lý giữa công việc và nghỉ ngơi.

Ưu điểm:

Chu kỳ làm việc-nghỉ ngơi cân bằng.
Ca cố định, có thể dự đoán trước.

Nhược điểm:

Chuyển đổi giữa ngày và đêm có thể làm gián đoạn mô hình giấc ngủ.
Các ca làm việc dài hơn có thể dẫn đến mệt mỏi.

Mẫu Lịch trình Ca làm việc 24 Giờ
Sử dụng các mẫu tùy chỉnh đơn giản hóa việc tạo lịch trình ca làm việc 24 giờ. Dưới đây là ba mẫu thực tiễn mà các doanh nghiệp có thể áp dụng và sửa đổi:
Mẫu 1: Lịch trình 4 Ngày Làm, 4 Ngày Nghỉ

Loại hình: các ca làm việc xoay vòng 12 giờ
Giờ ca làm việc: Ngày (6 AM – 6 PM), Đêm (6 PM – 6 AM)

Mẫu này cung cấp sự bao phủ liên tục với vòng quay đơn giản, cung cấp cho nhân viên bốn ngày làm việc liên tiếp theo sau là bốn ngày nghỉ.
Mẫu 2: Lịch trình DuPont

Loại hình: các ca làm việc xoay vòng 12 giờ
Giờ ca làm việc: Ngày (7 AM – 7 PM), Đêm (7 PM – 7 AM)

Một vòng xoay phức tạp hơn, lịch trình DuPont cung cấp cho nhân viên thời gian nghỉ ngơi thường xuyên, bao gồm nghỉ cả tuần mỗi tháng.
Mẫu 3: Các Ca Làm Việc Cố Định 8 Giờ

• Loại: Ca cố định
• Giờ làm việc: Sáng (7 AM – 3 PM), Chiều (3 PM – 11 PM), Đêm (11 PM – 7 AM)

Mẫu này lý tưởng cho các doanh nghiệp yêu cầu bao phủ 24 giờ liên tục nhưng thích ca làm ngắn hơn cho nhân viên, điều này có thể giảm sự mệt mỏi.

Thực hành tốt nhất để triển khai lịch làm việc 24 giờ

Triển khai thành công lịch làm việc 24 giờ đòi hỏi sự quản lý cẩn thận. Dưới đây là một vài mẹo để đảm bảo kết quả tối ưu:

1. Tiến hành kiểm toán ca thường xuyên

Đánh giá hệ thống lập lịch của bạn thường xuyên để đảm bảo các ca làm đều cân bằng và nhân viên được nghỉ ngơi đầy đủ. Kiểm tra các vấn đề như khối lượng công việc không đồng đều hoặc mệt mỏi quá mức, và điều chỉnh cho phù hợp.

2. Sử dụng phần mềm lập lịch

Quản lý ca làm thủ công rất phức tạp, đặc biệt với lịch làm việc xoay ca. Công cụ lập lịch tự động như Shifton đơn giản hóa quá trình này, cung cấp các tính năng như mẫu có sẵn, kiểm tra tuân thủ và nhắc nhở lịch làm việc.

Chức năng của Shifton cạnh tranh với các công cụ khác ở mức giá hợp lý hơn, tạo nên một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp.

3. Quan tâm đến sức khoẻ nhân viên

Ca đêm thường xuyên hoặc ngày làm việc dài có thể dẫn đến kiệt sức. Quản lý nên ưu tiên sức khoẻ nhân viên bằng cách đảm bảo đủ thời gian nghỉ ngơi, cung cấp tài nguyên về sức khỏe tinh thần, và duy trì kênh giao tiếp mở.

Kết luận

Quản lý lịch làm việc 24 giờ có thể gặp khó khăn, nhưng việc sử dụng ca xoay hoặc cố định và phần mềm lập lịch nâng cao có thể làm giảm đáng kể quá trình này. Cho dù đội ngũ của bạn theo lịch làm việc 24/7 hay mô hình ca khác, sử dụng công cụ như Shifton đảm bảo lịch làm việc liền mạch và bao phủ liên tục.

Sẵn sàng để tối ưu hóa lịch làm việc của bạn? Đặt lịch bản demo hôm nay để xem cách Shifton có thể giúp doanh nghiệp của bạn quản lý lực lượng lao động hiệu quả hơn.

Các giám đốc điều hành có kinh nghiệm biết rằng việc lập lịch và quản lý ca làm việc cho nhân viên chưa bao giờ dễ dàng. Khoảng 100% các công ty có nhân viên đang bị giằng co giữa công việc, gia đình, các hoạt động học đường/mẫu giáo và có thể là công việc bán thời gian. Trong bối cảnh phong tỏa và đại dịch, nhiều công ty đã chuyển sang làm việc từ xa, điều này chỉ làm tăng sự phức tạp.

Các phương pháp lập kế hoạch không thể đoán trước có thể ảnh hưởng tiêu cực đến cả nhân viên và doanh nghiệp nói chung. Đối với hầu hết các loại hình kinh doanh (cà phê và nhà hàng, trung tâm cuộc gọi, dịch vụ giao hàng và nhiều ngành khác), sự phối hợp nhân sự là quy trình quan trọng nhất mà doanh thu của công ty phụ thuộc trực tiếp.

Bạn đang cố gắng thuê đủ nhân viên mà không phải trả quá nhiều chi phí? Các đặt thù của doanh nghiệp bạn có yêu cầu những điều chỉnh khác nhau cho lịch trình một cách nhanh chóng? Chúng tôi có một giải pháp tuyệt vời cho bạn!

Công cụ trực tuyến Shifton – giải pháp tự động cho lập kế hoạch và quản lý ca làm việc

Shifton là công cụ lập lịch và quản lý ca làm việc trực tuyến nhằm giúp bạn đảm bảo một quy trình làm việc ổn định trong công ty. Hãy thử cơ hội của Shifton và bạn sẽ không còn phải quản lý lịch trình của mình một cách thủ công nữa!

Shifton không mắc sai sót khi chuẩn bị lịch làm việc, nghĩa là bạn có thể tận dụng tối đa đội ngũ của mình mà tránh các tổn thất tài chính.

Ngoài ra, nhờ ứng dụng Shifton cho điện thoại thông minh, lịch làm việc của công ty bạn sẽ có sẵn trực tuyến cho bất kỳ nhân viên nào 24/7. Mọi thay đổi đối với lịch trình được ghi nhận trong hệ thống, hệ thống gửi thông báo và nhắc nhở đến các nhân viên có ca làm việc bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi.

Shifton là cách đơn giản nhất để lập kế hoạch và theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Với sự giúp đỡ của ứng dụng, nhân viên không chỉ có quyền truy cập 24/7 vào lịch làm việc qua điện thoại thông minh mà còn có thể tự chuyển ca. Trong trường hợp này, người quản lý chịu trách nhiệm sẽ không phải tìm người thay thế cho nhân viên không thể nhận ca vì bất kỳ lý do nào.

Shifton cũng hữu ích cho các giám đốc điều hành công ty vì nó cung cấp tùy chọn quản lý quy trình làm việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, thiết lập các nhiệm vụ hiện tại và nhận tất cả các báo cáo cần thiết. Các lịch làm việc sẵn có có thể được chỉnh sửa, gia hạn, rút ngắn hoặc sao chép. Bạn cũng có thể thêm hoặc loại bỏ nhân viên khỏi các ca làm việc và lịch trình – mọi thay đổi đều được ghi nhận ngay lập tức và hệ thống tự động tạo ra các lịch trình cập nhật dựa trên các điều kiện mới.

Quản lý đội ngũ có năng lực bắt đầu bằng các công cụ thích hợp. Công cụ lập kế hoạch trực tuyến Shifton là giải pháp hoàn hảo cho các công ty thuộc mọi ngành và quy mô.

Các giải pháp lập lịch đơn giản, bao gồm Microsoft Word và Excel, hầu như không giữ cho luồng công việc ổn định. Khi nhiều ngành công nghiệp, bao gồm nhà hàng, y tế, bán lẻ và thuê ngoài chuyển sang thời đại kỹ thuật số, hàng trăm sản phẩm phần mềm lập lịch đã xuất hiện giúp đơn giản hóa đáng kể quy trình tạo bảng thời gian biểu.

Trước khi chúng ta khám phá các khả năng của phần mềm lập lịch hiện đại, điều quan trọng là cần làm quen với các loại bảng thời gian làm việc.

Các loại bảng thời gian có thể tạo trong trình tạo lịch làm việc cho nhân viên

Tất nhiên, hầu hết các công ty hiện đại sử dụng một loại lịch làm việc cố định do tính đơn giản của nó: số giờ và ngày làm việc giống nhau mỗi tuần – ví dụ, khi một công ty làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Nó được sử dụng bởi các nhà thuốc, cửa hàng nhỏ, dịch vụ khách hàng, tổ chức chính phủ. Trong một số trường hợp, nhân viên có thể làm việc thêm giờ và nhận thêm tiền lương.

1. Linh hoạt

   Trên giấy tờ, đây dường như là cách tổ chức lực lượng lao động lý tưởng: nhân viên và nhà tuyển dụng thỏa thuận về số giờ và ngày cần đáp ứng hàng tuần. Họ có thể làm việc 20-30 giờ một tuần bất cứ khi nào họ muốn hoặc vào một thời gian cụ thể trong ngày. Mọi việc trở nên phức tạp khi hầu hết nhân viên muốn có một lịch làm việc linh hoạt. Nếu điều này không đủ khó để đối phó, vẫn còn một vài loại lịch trình linh hoạt phụ:

   Tuần làm việc nén. Biến thể này của lịch trình linh hoạt nén một tuần làm việc 40 giờ thành một vài ngày. Ví dụ, một nhân viên có thể có ba ngày làm việc 12 giờ hoặc bốn ngày làm việc 10 giờ nhưng nhận thêm một hoặc hai ngày nghỉ.

   Linh hoạt. Nếu nhân viên chọn tùy chọn này, họ có thể chọn thời điểm khi ca làm việc của họ kết thúc và bắt đầu, nhưng sẽ phải làm việc cùng số giờ mỗi ngày,

   Môi trường làm việc định hướng kết quả. Không yêu cầu đếm giờ làm việc để tính lương, thay vào đó, thanh toán dựa trên số công việc đã hoàn thành: các thời hạn đã đáp ứng và các nhiệm vụ đã hoàn thành.

   Ca làm việc phân tách. Loại thời gian biểu linh hoạt này cho phép chia ca làm việc giữa các giờ khác nhau trong ngày. Một công nhân có thể làm việc 3 giờ vào buổi sáng, 4 giờ vào buổi tối.

2.  Luân phiên

   Loại lịch trình ít được sử dụng hơn, nhưng vẫn còn tồn tại là lịch thời gian luân phiên. Nếu một doanh nghiệp áp dụng lịch luân phiên, nó sẽ có thể hoạt động 24/7 bằng cách phân chia chu kỳ sản xuất thành ba ca: ngày, chiều và đêm. Loại lập lịch nhân viên này chủ yếu được tìm thấy trong công việc xây dựng, bệnh viện, nhà máy điện và công việc đường sá.

   Ca làm việc của nhân viên thay đổi hàng tuần hoặc hàng quý, tùy thuộc vào yêu cầu công việc. Ví dụ, những người làm công việc xây dựng có thể làm ca đêm trong một tuần và chuyển sang ca ngày vào tuần sau. Nhân viên có thể cảm thấy khó xử lý những điều này, vì mô hình ngủ và ăn của họ phải thay đổi liên tục.

Tại sao nên chuyển sang trình lập lịch làm việc cho nhân viên

Các loại bảng thời gian này có thể có vẻ khó xử lý một chút, nhưng may mắn thay có rất nhiều trình tạo lịch làm việc cho nhân viên. Chúng cung cấp các tính năng khác nhau giúp lập lịch trình trở nên dễ dàng cho nhiều loại hình doanh nghiệp, bất kể họ chọn lựa cho tất cả nhân viên hay một nhóm trong số đó.

Điều này được thực hiện nhờ các cài đặt khác nhau mà phần mềm này cung cấp:

1. Tạo lịch trình
   Người dùng có thể tạo lịch trình, bất kể loại hình họ chọn làm việc với. Hầu hết phần mềm lập lịch trực tuyến đề nghị tạo bất kỳ số lượng mẫu ca và lịch trình nào.
2. Quản lý ca làm việc
   Nếu có sự thay đổi về thời lượng ca làm việc, chúng có thể được chỉnh sửa theo yêu cầu. Ví dụ, nếu một nhân viên muốn làm nhiều giờ hơn nhưng ít ngày hơn, một số ca của họ có thể bị xóa, trong khi những ca khác được kéo dài hoặc rút ngắn trong một khoảng thời gian được chọn. Các ca làm việc không được phân công cho bất kỳ nhân viên nào có thể bị xóa hoặc nhận bởi các công nhân khác.
3. Đổi ca làm việc
   Trong trường hợp có bất kỳ hoàn cảnh bất ngờ nào xảy ra, nhân viên có thể dễ dàng đổi ca làm việc với nhau, để tránh lãng phí thời gian không cần thiết trong việc trao đổi ca bằng phần mềm bên thứ ba và giữ cho luồng công việc được kiểm soát. Có thể có một số trường hợp khi tính năng này sẽ trở nên hữu ích. Tuy nhiên, ban quản lý cần xác nhận các yêu cầu này để có một số kiểm soát đối với tổ chức lực lượng lao động.
4. Yêu cầu nghỉ phép
   Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hầu hết các giải pháp lập lịch nhân viên hiện đại cung cấp cách để nhân viên yêu cầu nghỉ phép. Có thể họ quá mệt mỏi, cần một kỳ nghỉ, hoặc sẽ không chấm công vào ngày mai do bệnh tật. Việc này có thể được thực hiện mà không cần sử dụng bất kỳ dịch vụ bên thứ ba nào. Trong một số trường hợp, người dùng có thể đính kèm tài liệu để xác nhận rằng việc vắng mặt của họ dựa trên bằng chứng vững chắc.

Có rất nhiều sản phẩm phần mềm tương tự hiện đang có sẵn trên thị trường. Chúng hầu hết có các tính năng đã đề cập trước đó và một số tính năng riêng của chúng. Tuy nhiên, chúng tôi không khuyến khích sử dụng dịch vụ lập lịch Shifton một cách không cần thiết. Nó cung cấp cho chủ sở hữu công ty một cách nhanh chóng để tạo và triển khai lịch làm việc cho bất kỳ số lượng nhân viên nào với nhiều tính năng trong tầm tay và một hệ thống tạo lịch linh hoạt.

Dịch vụ Shifton là một trong các sản phẩm phần mềm lập lịch nhân viên hiện có trên thị trường.