Ủy quyền là gì và tại sao nó quan trọng?
Ủy quyền là quá trình giao nhiệm vụ cho người khác trong khi vẫn giữ trách nhiệm về kết quả. Nó cho phép các chủ doanh nghiệp và quản lý phân bổ khối lượng công việc một cách hiệu quả, đảm bảo rằng thời gian và kỹ năng được sử dụng tối ưu. Nếu không ủy quyền, các nhà lãnh đạo có nguy cơ quản lý vi mô, điều này kìm hãm sự phát triển của nhân viên và hạn chế khả năng mở rộng của doanh nghiệp. Khi bạn ủy quyền công việc một cách hiệu quả, bạn tạo ra một môi trường nơi nhân viên tiếp nhận trách nhiệm công việc của họ, cải thiện năng suất và tinh thần. Chiến lược ủy quyền đúng sẽ dẫn đến hoạt động trơn tru hơn và cho phép các lãnh đạo tập trung vào việc ra quyết định cấp cao.Ủy thác công việc phù hợp cho người phù hợp
Ủy quyền không chỉ là giao việc - đó là giao công việc phù hợp cho người phù hợp. Cân nhắc những điểm mạnh, kinh nghiệm và khối lượng công việc của từng nhân viên trước khi ủy nhiệm. Nếu một công việc đòi hỏi sự sáng tạo, hãy giao cho một thành viên trong nhóm có kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh. Đối với công việc chú ý đến chi tiết, hãy chọn người kỹ lưỡng. Ghép nối công việc với các cá nhân phù hợp đảm bảo hiệu quả và chất lượng.Tại sao một số người "không thể" ủy quyền
Nhiều chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc ủy quyền do những ngộ nhận và lo ngại phổ biến, chẳng hạn như:- Tin rằng "tự làm thì nhanh hơn"
- Sợ mất kiểm soát chất lượng
- Thiếu niềm tin vào khả năng của nhân viên
- Hướng dẫn không rõ ràng dẫn đến kết quả kém
Tại sao ủy quyền là quan trọng
Không ủy thác dẫn đến căng thẳng, cơ hội bị bỏ lỡ và kém hiệu quả. Ủy quyền cho phép các lãnh đạo:- Tập trung vào tăng trưởng chiến lược thay vì những công việc thường nhật
- Trao quyền cho nhân viên bằng cách giao cho họ trách nhiệm
- Cải thiện quản lý thời gian và năng suất
- Mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả mà không bị kiệt sức
Cách ủy thác: Nâng cao kỹ năng của bạn với 9 mẹo cho quản lý
| Mẹo | Mô tả |
| 1. Biết những gì cần ủy thác. Cung cấp hướng dẫn và mong đợi rõ ràng. | Xác định những công việc không cần sự tham gia trực tiếp của bạn. Đảm bảo bạn cung cấp hướng dẫn, thời hạn và mong đợi rõ ràng để nhân viên hiểu trách nhiệm của họ. Tránh quản lý vi mô nhưng luôn sẵn sàng hỗ trợ. |
| 2. Khai thác điểm mạnh và mục tiêu của nhân viên | Giao công việc dựa trên kỹ năng, điểm mạnh và mục tiêu phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Điều này cải thiện hiệu quả, giữ cho nhân viên gắn bó và thúc đẩy sự phát triển chuyên môn. |
| 3. Xác định kết quả mong muốn | Thay vì giải thích mọi bước chi tiết, hãy tập trung vào hình dung sự thành công là như thế nào. Truyền đạt rõ mục tiêu cuối cùng và để nhân viên tự chọn cách hoàn thành công việc. |
| 4. Cung cấp công cụ và mức độ quyền hạn phù hợp | Đảm bảo nhân viên có các công cụ, quyền truy cập và quyền tự chủ cần thiết để hoàn thành công việc được ủy thác. Thiếu tài nguyên có thể khiến họ gặp khó khăn, dẫn đến sự chậm trễ hoặc lỗi. |
| 5. Thiết lập kênh liên lạc rõ ràng | Giữ một đường dây liên lạc mở cho các câu hỏi và cập nhật. Sử dụng phần mềm quản lý công việc để theo dõi tiến độ và tránh các cuộc họp không cần thiết. |
| 6. Cho phép sai lầm xảy ra | Ủy quyền bao gồm sự tin tưởng, và sai lầm sẽ xảy ra. Tạo một môi trường khuyến khích học hỏi, nơi nhân viên có thể cải thiện từ những lỗi lầm thay vì sợ hãi hậu quả. |
| 7. Kiên nhẫn | Nhân viên có thể mất thời gian để thích nghi với trách nhiệm mới. Cung cấp hướng dẫn, kiên nhẫn và phản hồi mang tính xây dựng để giúp họ phát triển trong vai trò của mình. |
| 8. Cung cấp (và yêu cầu) phản hồi | Cung cấp phản hồi thường xuyên để đảm bảo công việc được ủy thác đáp ứng mong đợi. Tương tự, yêu cầu phản hồi từ nhân viên về cách cải thiện quy trình ủy quyền. |
| 9. Ghi nhận công lao đúng chỗ | Công nhận và đánh giá cao những nỗ lực của nhân viên. Sự công nhận công khai và khen thưởng tích cực khuyến khích tinh thần trách nhiệm, động lực và tinh thần đội nhóm. |
Cách ủy thác hiệu quả với ngân sách hạn hẹp
Các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp thường do dự trong việc ủy quyền do lo ngại về chi phí. Tuy nhiên, việc thuê ngoài cho những người làm việc tự do, sử dụng ứng dụng quản lý công việc, hoặc tận dụng tự động hóa có thể là cách tiết kiệm chi phí để ủy thác công việc mà không phải lúng túng vì ngân sách.18 công việc bạn nên ủy thác
Ủy thác công việc không chỉ là để giải phóng thời gian - mà là để tối ưu hóa hiệu quả, đảm bảo công việc chất lượng cao và cho phép đội ngũ của bạn phát triển. Dưới đây là 18 công việc quan trọng mà mỗi chủ doanh nghiệp nên cân nhắc ủy thác.1. Quản lý thời gian hàng ngày
Thời gian của bạn là một trong những tài sản quý giá nhất. Tuy nhiên, quản lý lịch trình hàng ngày - kiểm tra các cuộc hẹn, đặt lời nhắc và ưu tiên công việc - có thể tốn thời gian. Một trợ lý ảo (VA) hoặc trợ lý cá nhân có thể đảm nhận trách nhiệm này, đảm bảo bạn giữ đúng lịch với các cuộc họp, thời hạn và cam kết. Tại sao nên ủy thác?- Loại bỏ thời gian lãng phí do sắp xếp và đặt lại lịch trình.
- Đảm bảo bạn tập trung vào những hoạt động có tác động cao.
- Giảm căng thẳng và sự mệt mỏi trong quyết định.
2. Tổ chức và sắp xếp email
Một chuyên gia trung bình dành 28% tuần làm việc của họ để đọc và trả lời email. Một VA có thể lọc các email quan trọng, trả lời các yêu cầu thông thường và sắp xếp hộp thư đến của bạn để đảm bảo các vấn đề khẩn cấp được giải quyết đầu tiên. Tại sao nên ủy thác?- Ngăn chặn quá tải hộp thư đến.
- Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần.
- Cải thiện thời gian phản hồi cho những cuộc giao tiếp quan trọng.
3. Yêu cầu sắp xếp lịch
Điều phối cuộc họp, thiết lập cuộc hẹn và điều chỉnh lịch trình trên nhiều bên liên quan có thể quá tải. Một trợ lý sắp xếp lịch hoặc hệ thống đặt chỗ tự động có thể xử lý những công việc này cho bạn. Tại sao nên ủy thác?- Tránh đặt chỗ trùng lặp và xung đột lịch trình.
- Tiết kiệm thời gian trao đổi qua lại qua email.
- Đảm bảo lịch trình được tối ưu dựa trên ưu tiên.
4. Quản lý chi phí
Theo dõi chi phí kinh doanh, biên lai, hoàn lại và ngân sách hàng tháng có thể phức tạp và tốn thời gian. Tìm trợ lý hoặc sử dụng ứng dụng quản lý công việc để tự động hóa theo dõi tài chính có thể làm cho quá trình liền mạch. Tại sao nên ủy thác?- Giữ tài chính có tổ chức và sẵn sàng kiểm toán.
- Giảm sai sót trong báo cáo chi phí.
- Tiết kiệm thời gian quý báu dành cho việc theo dõi và đối chiếu giao dịch.
5. Quản lý CRM
Công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) rất quan trọng để theo dõi khách hàng tiềm năng, tương tác và theo dõi. Tuy nhiên, cập nhật hồ sơ và phân tích tương tác khách hàng bằng tay thì tẻ nhạt. Một chuyên viên CRM hoặc trợ lý có thể chịu trách nhiệm cho bạn. Tại sao nên ủy thác?- Đảm bảo sự gắn kết và giữ chân khách hàng tốt hơn.
- Tự động hóa việc theo dõi và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Giữ hồ sơ khách hàng chính xác và cập nhật.
6. Quản lý truyền thông xã hội
Tạo dựng sự hiện diện mạnh mẽ trên mạng xã hội là điều cần thiết cho nhận diện thương hiệu, nhưng việc đăng bài thường xuyên, tương tác với người theo dõi và theo dõi phân tích có thể quá tải. Một người quản lý truyền thông xã hội có thể xử lý việc tạo nội dung, lập lịch và tương tác. Tại sao nên ủy thác?- Duy trì việc đăng bài và tương tác với khán giả liên tục.
- Tăng cường nhận diện thương hiệu và phạm vi tiếp cận.
- Cho phép chủ doanh nghiệp tập trung vào chiến lược hơn là thực thi.
7. Đặt hàng cung ứng
Bổ sung văn phòng phẩm, quản lý mối quan hệ nhà cung cấp, và đảm bảo tài liệu đến đúng thời gian là các nhiệm vụ hoạt động quan trọng có thể dễ dàng ủy quyền cho người quản lý văn phòng hoặc trợ lý hành chính. Tại sao nên ủy thác?- Ngăn ngừa tình trạng hết hàng.
- Tiết kiệm thời gian dành cho việc điều phối đơn đặt hàng.
- Đảm bảo việc mua sắm tiết kiệm chi phí.
8. Nghiên cứu tổng quát
Từ xu hướng thị trường đến phân tích đối thủ, nghiên cứu đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định. Tuy nhiên, việc tìm kiếm hết các báo cáo và dữ liệu có thể nhàm chán. Trợ lý nghiên cứu có thể cung cấp cho bạn những thông tin tổng quan đã được tóm tắt. Tại sao nên ủy thác?- Giúp đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh.
- Tiết kiệm hàng giờ thu thập và phân tích dữ liệu.
- Cung cấp những thông tin có thể hành động mà không cần nỗ lực thủ công.
9. Quản lý du lịch
Lập kế hoạch chuyến công tác, đặt vé máy bay, sắp xếp chỗ ở, và quản lý hành trình tốn nhiều thời gian quý báu. Một trợ lý du lịch có thể xử lý tất cả các vấn đề về logistics này cho bạn. Tại sao nên ủy thác?- Tiết kiệm hàng giờ nghiên cứu và đặt phòng.
- Đảm bảo sắp xếp du lịch không rắc rối.
- Ngăn ngừa vấn đề vào phút cuối với chuyến bay và khách sạn.
10. Mua quà tặng
Quà tặng công ty cho khách hàng, quà ghi nhận nhân viên, hay quà tặng dịp lễ yêu cầu suy nghĩ và thời gian. Ủy thác công việc này cho trợ lý đảm bảo việc tặng quà ý nghĩa mà không gây căng thẳng thêm. Tại sao nên ủy thác?- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm quà tặng thích hợp.
- Đảm bảo giao hàng đúng hạn.
- Tăng cường mối quan hệ với khách hàng và nhân viên.
11. Thanh toán hóa đơn
Quản lý việc thanh toán nhà cung cấp, hóa đơn dịch vụ và gia hạn đăng ký thủ công là một công việc tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi. Giao cho trợ lý hoặc sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để tự động hóa việc thanh toán hóa đơn có thể làm gọn quy trình. Tại sao nên ủy thác?- Ngăn ngừa phí trễ và thanh toán bị bỏ lỡ.
- Tiết kiệm thời gian theo dõi và quản lý hóa đơn.
- Đảm bảo sự tổ chức tài chính.
12. Ghi sổ kế toán và lập hóa đơn
Ghi chép tài chính chính xác là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp thành công, nhưng việc ghi sổ và lập hóa đơn có thể phức tạp và tốn thời gian. Một kế toán viên chuyên nghiệp có thể đảm bảo tất cả các giao dịch được ghi lại chính xác. Tại sao nên ủy thác?- Đảm bảo tuân thủ và chính xác.
- Giảm thiểu lỗi trong báo cáo tài chính.
- Tiết kiệm thời gian cân đối tài khoản.
13. Tạo Nội Dung
Từ bài viết blog đến bản tin, tiếp thị nội dung là điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Một nhà văn tự do hoặc đội ngũ tiếp thị có thể tạo ra nội dung chất lượng cao phù hợp với giọng điệu thương hiệu của bạn. Tại sao nên ủy thác?- Đảm bảo nội dung chuyên nghiệp và hấp dẫn.
- Tiết kiệm thời gian viết và chỉnh sửa.
- Tăng cường SEO và khả năng hiển thị trực tuyến.
14. Công Việc Thiết Kế
Thiết kế đồ họa là điều quan trọng cho thương hiệu, truyền thông xã hội và tài liệu tiếp thị. Thay vì tốn hàng giờ để tạo hình ảnh, hãy giao việc này cho một nhà thiết kế chuyên nghiệp. Tại sao nên ủy thác?- Đảm bảo thiết kế chất lượng cao và hấp dẫn hình ảnh.
- Tiết kiệm thời gian chỉnh sửa và xem xét lại.
- Củng cố nhận diện thương hiệu.
15. Quản Lý Website
Một trang web cần thường xuyên cập nhật, bảo trì và tối ưu hóa. Thuê một nhà phát triển web hoặc chuyên gia IT đảm bảo trang web của bạn luôn hoạt động và an toàn. Tại sao nên ủy thác?- Ngăn chặn thời gian chết và vấn đề kỹ thuật.
- Đảm bảo các trang web tải nhanh, thân thiện với người dùng.
- Tiết kiệm thời gian khắc phục lỗi trang web.
16. Quản Lý Lịch
Theo dõi thời hạn, cuộc họp và sự kiện có thể làm bạn choáng ngợp. Một trợ lý ảo có thể quản lý lịch của bạn, đặt lời nhắc và sắp xếp lại các cuộc hẹn khi cần thiết. Tại sao nên ủy thác?- Đảm bảo lịch trình tối ưu.
- Tiết kiệm thời gian quản lý các cuộc hẹn.
- Giảm căng thẳng từ các cuộc họp chồng chéo.
17. Nhập Dữ Liệu & Lưu Trữ
Nhập dữ liệu, cập nhật hồ sơ và tổ chức tài liệu là những nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhưng cần thiết. Một trợ lý tận tâm có thể xử lý các công việc này một cách hiệu quả. Tại sao nên ủy thác?- Ngăn ngừa lỗi trong quản lý dữ liệu.
- Tiết kiệm hàng giờ lao động thủ công.
- Giữ hồ sơ có cấu trúc và dễ truy cập.
18. Tài Liệu Nội Bộ
Từ sổ tay quy trình đến hướng dẫn hội nhập, tài liệu nội bộ là điều quan trọng cho hiệu quả. Chuyên gia tài liệu có thể tạo và duy trì những nguồn lực này cho bạn. Tại sao nên ủy thác?- Đơn giản hóa đào tạo nhân viên và hoạt động.
- Đảm bảo tính nhất quán trong quy trình làm việc.
- Tiết kiệm thời gian giải thích quy trình nhiều lần.
