Grafika Parvaldisana

Kas ir darba grafika valsts?

Piektdiena, 16:47. Maiņas vadītājs viesnīcu ķēdē apzinas, ka svētdien no rīta ir divi recepcijas operatori tikai divos vietā. Viens izsauca slims, otrs nomainīja maiņu bez brīdinājuma. Vadītājs pavada nākamās divas stundas ar zvaniem un lūgumiem. Līdz segu apstiprināšanai ir gandrīz septiņi.

Grafika parvaldisana - jaunā rotatīvo vai personāla plānošana - ir veids, kā organizācija nodod cilvēkus maiņām, lomām un atrašanās vietām noteiktā periodā. Darba grafiks ir vairāk nekā laika tabula. Tas parāda, kas kur strādā, kad uzsākt un beidzas, kādu lomu pilda un kas ir pieejams kā rezerve. Kad tas darbojas, neviens to nepaņem. Kad tas saplīst, visi to ņem.

Koncepcija skan vienkāršu. Izpilde nav. Darba grafiku ir jāsaspēlē biznesa pieprasījums ar darbinieku pieejamību, darba tiesību ierobežojumiem, prasmes prasībām, tikumības cerībām un budžeta ierobežojumiem - vienlaicīgi. Lielākā daļa vadītāju, ar kuriem mēs runājām, to apraksta kā visvairāk laiku prasošo administratīvo uzdevumu, ko viņi katra nedēļā veic. Un nepareizi izpildītā darba izmaksas sniedzas daudz tālāk par dažiem pārstundu.

Kāpēc darba grafiks ir svarīgāks, nekā izskatās

Slēpts darba grafiks rada problēmas, kas uz virsmas izskatās nesaistītas. Augsts prombūtnes? Bieži plānošanas jautājums - cilvēki, kas nevar nomainīt maiņu, vienkārši pārstāj nākt. Pieaugošus pārstundu izmaksas? Iespējams, darbinieku trūkums konkrētos laika intervālos, ko neviens nepie niekiera, līdz algas pārskats nonāca. Pat modeļi, kas stāv aiz cilvēkiem, kas aiziet bieži vien atgriešas uz grafika kvalitātes pakāpē.

Saskaņā ar Eiropas Dzīves un darba nosacījumu uzlabošanas pamatni, neregulāri un nepredami darba laiki ir tieši saistīti ar sliktāku darba un dzīves līdzsvaru un augstāku veselības problēmu līmeni starp darbiniekiem. Tas nav mīksts mērītu. Tas parādās prombūtnes skaitļos, invaliditātes atlases un uzturēšanas likmēs.

Labs darbinieku plānošana veic trīs lietas vienlaicīgi. Tas kontrolē darbaspēka izmaksas, piesaistot personāla skaitu faktiskajai pieprasījumam. Tas saglabā pakalpojumu līmeni, novirzot kvalificētus cilvēkus uz pareizajiem atsevišķajiem. Un tas cilvēkiem dod pietiekami daudz prognozējamības, lai plānotu savu dzīvi ārpus darba - kas par stundu apmaksātiem darbinieku ir īpaši svarīgi.

Efektīva darba grafika pamatkomponenti

Nav divu vienādu grafikas. Slimnīcas nodaļai un mazumtirdzniecībai ir dažādi ritmi, pīķu stundas un atbilstības prasības. Taču labi funkcionējošā maiņas grafika būvkakuli ir konsekventi visur.

Pieprasījuma prognozēšana

Pirms kaut viena vārda ierakstīšanas grafikā, jums jāzina, cik daudz cilvēku jums stundā tieši ir nepieciešams. Tas ir atkarīgs no vēsturiskajiem datiem - pēdē skaits, biļešu apjoms, ražošanas mērķi, neatkarīgi no tā, ko jūsu uzņēmums seko. Lielākā daļa grafika optimizācijas sākas šeit: vispirms skaita darbu, pēc tam piešķirs cilvēkus. Izklausās acīmredzams, bet vadītāju skaits, kas veidoj grafiku uz "kas mēs pagājušajā nedēļā darījām" vietā, no datiem, ir šokējošs.

Iemaņas un sertifikāti

Maiņas piepildīšana ir ne tikai karstā ķermeni sēž. Jums ir nepieciešams kāds, kurš to var faktiski izdarīt. Restorāns ir nepieciešams vismaz viens apmācīts bārmens bāram, nevis trīs suņi, kas nekad nav redzējuši kokteiļu šūpoli. Apgabalves plānošana ražošanā kļūst vēl specifiskāka - kravas mašīnvadu sertifikāti, drošības apmācības līmeņi, mašīnu kvalifikācijas.

Izsekošana tam, kas var izdarīt izklājlistē, darbojas, līdz tas nedarbojas. Un brīdis, kad tas nedarbojas, ir parastais laiks, kad kāds apņemas lomu, par kuru viņš nav kvalificēts un kaut kas notiek slikti.

Darbinieku pieejamības un preferences

Tas ir vieta, kur plānošanas vai ieguvis uzticēšanos vai to pārtūka. Darbinieki, kas nepārtraukti saņem grafikus, kas ignorē viņu pieejamības pieprasījumus, pārstāj lūgt. Tā vietā viņi sāk meklēt jaunu darbu. Ļaujot cilvēkiem uzstādīt vēlamās maiņas, blokēt pieejamos dienas un pieprasīt laiku ārā skaidrajā sistēmā ir minimums. Jūsu dokumentētas darba pārskates politika ir jāaprakstīts tieši, kā tas darbojas, lai nebūtu neskaidrības.

Atbilstības aizsargi

Minimāls atpūtas periodi starp maiņām. Maksimālais nedēļas stundas. Pārstundu slieksnis. Jauniešu ierobežojumi. Noteikumi atšķiras pēc jurisdikcijas, bet viņiem visiem ir viens kopīgs - to pārkāpšana maksā dārgi. Stingra darba grafika plānošanas process iestrāda šos ierobežojumus grafikā pirms tā tiek publicēts, nevis pēc atbilstības audita.

Kopējas darba grafika vadības kļūdas

Dažas no tām izklausīsies sāpīgi pazīstamas. Tas ir tāpēc, ka lielākā daļa maiņu darbības veic tās pašas brīnuma kļūdas - un turpina to darīt, līdz kāds faktiski mēra ietekmi.

Grafika publicēšana pārāk vēlu

Ja jūsu komanda redz nākamās nedēļas grafiku četrdienas vakarā, jūs jau neesat izdevies. Viņi nevar organizēt bērnusargu, nevar izplānot pieņemšanu, nevar atsaukt ko ārpus darba. Divu nedēļu paziņojums ir minimums. Trīs ir labāk. Vēlā publicēšana ir ātrākais veids, kā garantēt nepareizas un maiņas maiņas juceklīs.

Datu, kas jums ir, ignorēšana

Jūsu POS sistēma zina, kuras stundas ir visvairāk aizņemtas. Jūsu apmeklējuma dokumentācija rāda, kurš visvairāk bieži paskambināja slims un kādos datumos. Jūsu pārstundu pārskats atklāj, kuri departamenti ir hronisks nepietiekami apveltīti. Bet ja neviens neskatalas grafika dati, kas atrodas jūsu sistēmā, jūs veidot grafikus uz sajūtas - un sajūta mēdz favorizēt vadītāja ērtības virs komandas realitātes.

Pārmērīga atkarība no tiem pašiem cilvēkiem

Katrai komandai ir tāds cilvēks - tas, kurš saka jā papildu maiņām, aizpilda pēdējās nepilnības, nekad nesūdzas. Vadītāji paļaujas uz tiem, jo tas ir viegli. Līdz šim cilvēkam nedeg un iesniedz paziņojumu. Godīga maiņas sadalīšana nē ir tikai par taisnīgumu. Tas ir riska vadība. Ja jūsu darbības saplīst, kad konkrēts cilvēks slimo, jūsu grafikam ir viena punkta kļūme.

Kā veidot labāku darbinieku grafiku

Nav burvju formulas, bet ir atkārtojams process. Labākā darbība, ar kuru mēs esam strādājuši, seko aptuveni vienai sekvencei, neatkarīgi no tā, vai plānojat virtuves ekipāžu 12 locekļu vai loģistikas komandu 200 cilvēku.

Sāciet ar darbu, nevis cilvēkiem

Vispirms kartējiet segu vajadzības. Cik daudz cilvēku jums nepieciešams lomai, laika spraigumam, dienai? Izmantojiet vēsturiskos pieprasījuma modeļus, nevis pieņēmumus. Darba grafs, kas uzbūvēts "mums vienmēr bija trīs cilvēki otrdienā no rīta" ir flips, brīdī, kad biznesa modeli mainās - sezonālo izmaiņas, vietējos notikumus, jaunu konkurentu tuvumi.

Slānis ierobežojumus

Pirms sākt piešķirt vārdus, satīnes neierosinošus: darba tiesību ierobežojumus, apstiprinātos brīvdienu pieprasījumus, prasmes prasības, līgumstundas. Padomājiet par šiem par mīklas sienām. Viņi nepārvietojas. Tas, kas pārvietojas, ir tas, kurš piepilda kuru spraugu starp šiem sienām.

Tas ir vieta, kur komandas plānošanas rīki nopelna. To darīt manuāli 30+ komandai ar mainīgiem līgumiem, pieejamības logiem un sertifikātiem ir kā Rubika kuba atrisināšana ar acīm. Tehniskajā iespējams. Sensible, nē.

Padarīt maiņas viegli un redzams

Maiņu maiņas notiek. Paņemot, ka tas nenotiks, ir recepte grāmatvedības pārraudzībai tirgojumam, ko neviens neuzseko. Caurspīdīga maiņa - kur darbinieki lūdz tirdzniecību, vadītāji apstiprināja vai automātiski apstiprināja pamatnoteikumos un grafika sistēma atjauninās reāllaikā - grafs paliek precīza bez mikro vadības katras izmaiņas.

Pārskatīt un pielāgot katru nedēļu

Grafs nē ir dokumentu, ko publicējāt un aizmirstat. Pēc katra cikla paskaties uz to, kas nogāja greizi. Bija neapsegtās maiņas? Pārstundu skaļums? Nav parādības uz tāda paša modeļa? Pieci minūtes pārskatīšana pēc katra nedēļas padara nākamā nedēļas grafiku krasi labāks. Tas ir darba pārvaldīšana kā nepārtraukta uzlabošanas process, nē vienkārts uzdevums.

Manuālie grafiki pret programmatūru: Kad pārslēgties

Izklājlapas un papīra grafiku darbojas labi daudz maza mums komandām ar prognozējamiem maiņām. Kafejnīca ar pieciem barista uz fiksētiem maiņām ne nepieciešams īpašs programmatūra. Taču ikreiz, kad kaut kas no tā kļūst iespējams, matemātika mainās:

• Vairāk nekā 15-20 darbinieka ar rotējošiem maiņas modeļiem
• Vairākas vietas vai departamenti apkalpojot darbinieku
• Atbilstības noteikumi, kas atšķiras pēc darbinieka veida (daļlaiks, nepilngadīgie, līgumstundas)
• Maiņu maiņu pieprasījumi, kas nāk caur sms, e-pastu un koridora sarunām vienlaicīgi

Tajā brīdī vadītāja manuāli veidot un labot grafikus pavadītas stundas maksā vairāk par jebkuru programmatūras abonementu. Un kļūdes - dubultā grāmatošana, neatrastie atpūtas periodi, neizsekots pārstundas - ir savi cena.

Pārslēgšanās no manuāla uz digitālu nē ir tiešām par tehnoloģiju. Tas ir jautājums par to, vai jūsu pašreizējais process var celt sarežģītību bez izlaušanas. Ja jūs reiz esat publicējuši grafiku un saņemts četri "es nevaru strādāt šajā dienā" ziņojumi stundu jooksā, jūs jau zināt atbildi.

FAQ

Kāda ir atšķirība starp grafiku un grafiku?

Praktiski termini pārklājas. Grafiks ir parasti plašāks plāns - kurš darbojas, kuras dienas. Grafs pievieno detaļas: konkrētas lomas, vietas, pauzes un rezerves uzdevumus. Padomājiet par grafiku kā skeletu un grafiku kā pilnu attēlu. Lielākā daļa darbaspēka vadības rīku apstrādā abos.

Cik tālu iepriekš ir jāpublicē grafiki?

Divas nedēļas minimums. Dažas jurisdikcijas to prasa pēc likuma - paredzamā grafika dekrēti pilsētās, piemēram, San Francisco un Ņujorka, prasa 14 dienu paziņojumu noteiktiem nozarēm. Pat ja tas nav juridiski noteikts, agrīna publicēšana samazina nepareizas un dod cilvēkus laiku maiņu sakārtošanai.

Vai maziem uzņēmumiem var būt labums no darba grafika vadības programmatūras?

Jā, ja plānošana ir pietiekami sarežģīta. Maiznīca ar trīs cilvēkiem fiksētās stundās - iespējams, nē. Tīrīšanas uzņēmums ar 15 daļlaika darbinieka dažādos klienta vietās - absolūti. Punkts nē ir uzņēmuma lielums. Tas ir plānošana sarežģītību.

Ko meklēt rostering rīkā?

Pieejamības pārvaldība, maiņu maiņu darba plūsmas, atbilstības noteikumu piespiedu, mobilo piekļuvi darbiniekiem un integrāciju ar jūsu algas vai laika sērijas sistēmu. Smaga AI funkcijas ir labas, taču vispirms iegūstiet pamatus tiesību. Ja jūsu komanda nevar redzēt maiņas no telefona, nekas cits nav svarīgs.