Je plánovací softvér užitočný?

Jednoduché riešenia plánovania, medzi ktoré patria Microsoft Word a Excel, len ťažko udržiavajú pracovný tok stabilný. Keď mnohé odvetvia, vrátane pohostinstva, zdravotníctva, maloobchodu a outsourcingu služieb, prešli do digitálnej éry, objavili sa stovky softvérových produktov na plánovanie, ktoré výrazne zjednodušili postup tvorby rozvrhov.

Predtým, ako sa ponoríme do možností moderného plánovacieho softvéru, je dôležité oboznámiť sa s typmi pracovných rozvrhov.

Možnosti vytvárania rozvrhov v plánovací softvér pre zamestnancov

Samozrejme, väčšina moderných firiem používa typ fixného pracovného rozvrhu kvôli jeho jednoduchosti: rovnaký počet hodín a dní každý týždeň – napríklad, keď firma funguje od pondelka do piatka od 9.00 do 18.00. Používajú ho lekárne, malé obchody, zákaznícke služby, vládne organizácie. V niektorých prípadoch môžu zamestnanci pracovať nadčasy a dostať dodatočnú odmenu.

Ako môže plánovací softvér zlepšiť efektivitu pracovného harmonogramu?

1. Flexibilný

   Na papieri sa to zdá ako ideálny spôsob organizácie pracovnej sily: zamestnanci a zamestnávatelia sa dohodnú na počte hodín a dní, ktoré treba splniť na mesačnej báze. Môžu pracovať 20–30 hodín týždenne, kedykoľvek chcú, alebo v určitom čase dňa. Veci sa skomplikujú, keď väčšina zamestnancov chce flexibilný rozvrh. Ak to nebolo dosť náročné, existuje niekoľko podtypov flexibilného rozvrhu:

   Zhustený pracovný týždeň. Táto verzia flexibilného rozvrhu spája 40-hodinový týždeň do niekoľkých dní. Napríklad zamestnanci môžu mať tri 12-hodinové alebo štyri 10-hodinové pracovné dni, no získajú tak jeden alebo dva dni voľna navyše.

   Flex. Ak si zamestnanci vyberú túto možnosť, môžu si vybrať čas, kedy sa ich zmena začína a končí, no budú musieť odpracovať rovnaký počet hodín každý deň.

   Pracovné prostredie orientované na výsledky. Nevyžaduje počítanie odpracovaných hodín na účely mzdy, namiesto toho sú platby založené na množstve vykonanej práce: splnené termíny a dokončené úlohy.

   Rozdelená zmena. Tento typ flexibilného rozvrhu umožňuje rozdeliť zmenu medzi rôzne hodiny dňa. Zamestnanec môže pracovať 3 hodiny ráno, 4 hodiny večer.

2. Rotácia

   Menej bežne používaný, no stále prítomný typ rozvrhu je rotačný rozvrh. Ak firma zavedie rotačný rozvrh, môže fungovať 24/7 tak, že rozdelí výrobný cyklus na tri zmeny: dennú, poobednú a nočnú. Tento typ rozvrhu zamestnancov sa najčastejšie vyskytuje na stavebných prácach, v nemocniciach, elektrárňach a pri cestných prácach.

   Zamestnanci striedajú zmeny týždenne alebo štvrťročne, v závislosti od pracovných požiadaviek. Napríklad tí, ktorí pracujú na stavebných prácach, môžu jeden týždeň pracovať nočnú zmenu a nasledujúci týždeň prejsť na dennú zmenu. Zamestnancom môže byť ťažké tieto zmeny zvládať, keďže ich vzorce spánku a stravovania sa neustále menia.

Prečo prejsť na tvorcu rozvrhov pre zamestnancov

Tieto typy rozvrhov sa na prvý pohľad zdajú náročné na zvládnutie, no našťastie existuje množstvo generátorov rozvrhov pre zamestnancov. Ponúkajú rôzne funkcie, ktoré uľahčujú plánovanie pre rôzne typy firiem, či už si ich vyberú pre všetkých svojich zamestnancov, alebo len pre určitú skupinu.

Umožňujú to rôzne nastavenia, ktoré tento softvér ponúka:

1. Generovanie rozvrhov
   Používatelia môžu vytvárať rozvrhy bez ohľadu na to, aký typ práce si zvolia. Väčšina online plánovacieho softvéru ponúka vytváranie ľubovoľného počtu šablón zmien a rozvrhov.
2. Riadenie zmien
   Ak dôjde k zmenám v trvaní zmeny, možno ich upravovať priebežne. Napríklad, ak zamestnanec chce pracovať viac hodín, ale menej dní, niektoré zmeny možno vymazať, zatiaľ čo iné sa predĺžia alebo skrátia na zvolené obdobie. Zmeny, ktoré nie sú pridelené žiadnemu zamestnancovi, možno vymazať alebo ich môžu prevziať iní pracovníci.
3. Výmena zmien
   Ak nastanú nepredvídané okolnosti, zamestnanci si môžu jednoducho medzi sebou vymeniť zmeny, aby sa vyhli zbytočnému plytvaniu časom pri výmene zmien, použitiu externého softvéru, a udržali pracovný tok pod kontrolou. Existuje niekoľko prípadov, kedy sa táto funkcia zíde. Napriek tomu musí vedenie tieto žiadosti schváliť, aby si zachovalo istú kontrolu nad organizáciou pracovnej sily.
4. Žiadosti o voľno
   Napokon, no rovnako dôležité, väčšina moderných riešení na plánovanie zamestnancov ponúka spôsob, ako môžu zamestnanci požiadať o voľno. Možno sú príliš unavení, potrebujú dovolenku, alebo sa zajtra nedostavia do práce kvôli chorobe. To možno vykonať bez použitia akejkoľvek externej služby. V niektorých prípadoch môžu používatelia priložiť dokumenty na potvrdenie toho, že ich neprítomnosť je podložená pevnými dôkazmi.

Na trhu je v súčasnosti k dispozícii množstvo podobných softvérových produktov. Pýšia sa rôznymi vyššie spomenutými funkciami, ako aj niektorými vlastnými. Napriek tomu nemôžeme dostatočne odporučiť službu Shifton na plánovanie. Ponúka majiteľom firiem rýchly spôsob vytvárania a zavádzania pracovných rozvrhov pre akýkoľvek počet zamestnancov s rôznymi funkciami a systémom flexibilnej tvorby rozvrhov.

Služba Shifton je jedným z produktov softvéru na plánovanie zamestnancov, ktoré sú v súčasnosti dostupné na trhu.

Daria Oleshko

Manažérka zákaznického úspechu v spoločnosti Shifton s rozsiahlymi skúsenosťami v riadení pracovnej sily a riadení terénnych služieb.