तकनीशियनों और टीमों के लिए गैराज डोर शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर
गैराज डोर शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर जो सर्विस तकनीशियनों और इंस्टॉलेशन टीमों की कवरेज बनाए रखता है, हर शिफ्ट को उसकी साइट से जोड़ता है और काम किए गए घंटों को पेरोल के लिए तैयार आँकड़ों में बदल देता है।
हफ़्ता तैयार करें और टीम तक पहुँचाएँ
साप्ताहिक ग्रिड पूरे कामकाज को एक ही स्क्रीन में रखती है। तकनीशियन पंक्तियों में बैठते हैं, हर शिफ्ट का अपना आरंभ और समाप्ति समय होता है, और ऊपर की खुली शिफ्टों की पंक्ति उन सभी स्लॉट को संभालती है जिनके सामने अभी किसी का नाम नहीं है। प्रोजेक्ट या शेड्यूल के फ़िल्टर से सर्विस वाला हिस्सा और इंस्टॉलेशन वाला हिस्सा अलग-अलग देखा जा सकता है, फिर भी पूरे हफ़्ते की तस्वीर हाथ से नहीं छूटती।
देखें कि हर शिफ्ट पर असल में कितना खर्च हुआ
कोई शिफ्ट खोलिए और रिकॉर्ड यह दिखाता है कि उसमें हुआ क्या, न कि योजना क्या थी। असली क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट समय निर्धारित समय के बगल में रहते हैं, ब्रेक शिफ्ट पर ही दर्ज होता है, और भुगतान का ब्योरा सीधे उससे जुड़ा रहता है। बढ़ी हुई दरें, बोनस और कटौतियाँ हर शिफ्ट पर अलग लागू होती हैं, और शिफ्ट का मूल्य काम किए गए घंटों से निकलता है।
जानिए अगले कुछ दिनों में कौन कहाँ है
छोटी अवधि का दृश्य शेड्यूल को अगले कुछ दिनों तक सीमित कर देता है, और अधिकांश सर्विस काम का फ़ैसला इसी खिड़की में होता है। हर शिफ्ट उस कार्यस्थल से चिह्नित रहती है जिससे वह जुड़ी है, इसलिए किसी साइट, शाखा या कॉल लेने की शिफ्ट पर लगाया गया तकनीशियन वैसे ही दिखता है। हर व्यक्ति के चलते घंटों का जोड़ नामों के बगल में रहता है, और खुली शिफ्टों की पंक्ति ऊपर ही बनी रहती है।
पेरोल, बजट और उपस्थिति की रिपोर्ट
रिपोर्ट स्क्रीन एक महीने की शिफ्टों को ऐसे आँकड़ों में बदल देती है जो सीधे लेखा विभाग को सौंपे जा सकें। कार्य घंटे, अवकाश, न्यूनतम घंटे, बोनस और कटौती के जोड़, देर से आना, छुट्टी का शेष, बजट और वेतन दर की रिपोर्ट सब एक ही मेन्यू में रहती हैं, महीने और पद के हिसाब से छनी हुई और निर्यात के लिए तैयार।
फ्री प्लान से शुरू करें
कोई समय सीमा नहीं। मुख्य सुविधाओं तक पूर्ण पहुँच, तैयार होने पर अपग्रेड करें।
गैराज डोर शेड्यूलिंग की पूरी गाइड पढ़ें
गैराज डोर कंपनी असल में समय बेचती है। तकनीशियनों के घंटे सर्विस कॉल और इंस्टॉलेशन में बदलते हैं, और कारोबार का बाकी सब कुछ इसी पर टिका है कि वे घंटे कितनी अच्छी तरह नियोजित हुए। गैराज डोर शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर वही परत है जो तय करती है कि हफ़्ता पूरी क्षमता पर चलेगा या रोज़ तीन घंटे खाली अंतराल, दोहरी बुकिंग और उन कॉल में बह जाएँगे जिन्हें लेने के लिए कोई खाली ही नहीं था।
दिक्कत काम के ढर्रे से आती है। काम बँटा रहता है रिहायशी पतों पर छोटी सर्विस विज़िट और लंबे व्यावसायिक इंस्टॉलेशन के बीच, जो एक टीम को कई दिन बाँध लेते हैं। उसी दिन के अनुरोध बिना चेतावनी आते हैं। मौसम इंस्टॉलेशन का कैलेंडर खिसका देता है। कोई बीमारी की सूचना देता है और डिस्पैचर सुबह भर वह योजना दोबारा बनाता रहता है जो सात बजे तक ठीक थी।
गैराज डोर शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को क्या संभालना चाहिए
मार्केटिंग को किनारे रखिए तो काम चार बातों पर आ जाता है। हफ़्ता तय होने से पहले यह दिखाना कि कौन उपलब्ध है। घंटों को अनुबंध की सीमा में रखना, ताकि ओवरटाइम हैरानी नहीं, फ़ैसला हो। बदलाव उन तकनीशियनों तक पहुँचाना जो पहले ही रास्ते पर हैं। और जो सचमुच काम हुआ उसे इतनी सटीकता से दर्ज करना कि पेरोल को दूसरा चक्कर न लगाना पड़े।
जो भी उपकरण ये चार बातें पार कर ले, वह गैराज डोर कारोबार के लिए उस सिस्टम से ज़्यादा काम का है जिसकी फ़ीचर सूची लंबी है पर दफ़्तर उसे एक महीने में छोड़ देता है। विकल्प तौलते समय गैराज डोर बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर को इसी पैमाने पर परखना चाहिए।
शेड्यूलिंग और कॉल बाँटना एक ही परत नहीं हैं
इस पेशे में दोनों शब्द एक-दूसरे की जगह चल जाते हैं, पर ख़रीदते समय फ़र्क़ मायने रखता है। कॉल बाँटना तय करता है कि कौन तकनीशियन कौन-सी कॉल और किस क्रम में लेगा। शेड्यूलिंग तय करती है कि उस दिन काम पर कौन है, किस लोकेशन से, कितने घंटे और किस दर पर।
Shifton साफ़ तौर पर दूसरी परत में बैठता है। यह न रूट बनाता है, न कॉल का क्रम तय करता है। यह इतना करता है कि काम बाँटने वाले को सबसे पहले वाले सवाल का सही जवाब देता है: कौन सचमुच शिफ्ट पर है, योग्य है और अभी अपने घंटों की सीमा तक नहीं पहुँचा। गैराज डोर डिस्पैच सॉफ़्टवेयर ढूँढ़ रही कई टीमों की असल समस्या रूट की नहीं, श्रमबल की होती है, क्योंकि पुराने रोस्टर से चलने वाला रूट इंजन बड़े आत्मविश्वास से बेतुके नतीजे देता है। रोस्टर सही कर लीजिए, बाकी दिन आसान हो जाएगा।
सर्विस तकनीशियनों और इंस्टॉलेशन टीमों के रोस्टर अलग होने चाहिए
सर्विस तकनीशियन एक के बाद एक छोटी विज़िट करता है और उसे पहुँच में तथा लचीला बने रहना होता है। इंस्टॉलेशन टीम एक इकाई की तरह काम करती है, अक्सर एक ही साइट पर कई दिन, और उसे पूरी संख्या में पहुँचना होता है, वरना बिल्कुल नहीं। दोनों को एक ही ग्रिड में बिना अलग किए बनाना ही वह वजह है कि दो लोगों का इंस्टॉलेशन शुरू होने की सुबह एक आदमी कम पड़ जाता है।
इन्हें पद और प्रोजेक्ट अलग रखते हैं। हर तकनीशियन का एक पद होता है, हर काम या साइट अपना प्रोजेक्ट बन सकती है, और शिफ्ट दोनों में से किसी से भी छानी जा सकती है। कवरेज और कुल घंटे एक ही स्क्रीन पर पढ़ने लायक रहते हैं, इसलिए दिखता है कि मंगलवार को सर्विस क्षमता पर्याप्त है जबकि इंस्टॉलेशन टीम कहीं और लगी है। जो गैराज डोर इंस्टॉलर शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर यह अंतर नहीं कर पाता, वह दफ़्तर को स्प्रेडशीट में दूसरी योजना रखने पर मजबूर करता है, और ग़लतियाँ वहीं से आती हैं। आप जिस भी गैराज डोर तकनीशियन शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को आज़माएँ, बात वही है: अगर वह हर कर्मी को बदले जाने लायक मानता है तो व्यस्त इंस्टॉलेशन हफ़्ते में टिक नहीं पाएगा।
उसी दिन की कॉल और कार्यालय समय के बाद की कवरेज
आपात और उसी दिन का काम वही जगह है जहाँ ज़्यादातर गैराज डोर सर्विस शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर की परीक्षा होती है। जो दरवाज़ा बंद नहीं हो रहा वह गुरुवार तक इंतज़ार करने वाला काम नहीं है, और प्रतिक्रिया पूरी तरह इस पर निर्भर है कि अगले एक घंटे में कोई खाली और पहुँच में है या नहीं।
ज़्यादातर बोझ दो व्यवस्थाएँ उठाती हैं। खुली शिफ्ट से बिना कवर शाम, सप्ताहांत या कॉलआउट स्लॉट एक साथ सभी योग्य तकनीशियनों तक पहुँचता है, इसलिए फ़ोन के चक्कर के बाद नहीं, कुछ मिनटों में ही ले लिया जाता है। पहले से जुटाई गई उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध बता देते हैं कि किससे पूछने का मतलब नहीं। भुगतान वाला हिस्सा बढ़ी हुई दरें संभालती हैं: शाम, सप्ताहांत और अवकाश के गुणक शिफ्ट पर ही लगते हैं, इसलिए कॉलआउट की रकम बाद में तय नहीं होती, गणना से निकलती है। जो कंपनियाँ हीटिंग और कूलिंग के काम भी लेती हैं, उनके लिए वही तरीके एचवीएसी तकनीशियनों की शिफ्ट योजना पेज पर समझाए गए हैं।
घंटे, ओवरटाइम और एक हफ़्ते की लागत
इस पेशे में ओवरटाइम शायद ही कभी फ़ैसले के रूप में आता है। वह लंबे खिंच गए काम से, शनिवार की एक मदद से और उस कवर शिफ्ट से जमा होता है जिसने किसी को उसके अनुबंधित हफ़्ते के पार धकेल दिया। जब तक वह वेतन बिल में उतरता है, पैसा पहले ही खर्च हो चुका होता है।
हर तकनीशियन के लिए अधिकतम घंटों का आँकड़ा और हफ़्ता बनाते समय दिखता चलता जोड़ इस क्रम को पलट देता है। सिस्टम प्रकाशन से पहले ही उस हफ़्ते को चिह्नित कर देता है जो अपनी सीमा पार कर रहा है। बजट और वेतन दर रिपोर्टिंग के साथ मिलाकर देखें तो व्यवहार में बचत का बड़ा हिस्सा यहीं है: टीम घटाने में नहीं, बल्कि महीने के उन पंद्रह या बीस घंटों में जिन्हें कोई शेड्यूल करना ही नहीं चाहता था। गैराज डोर टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर को दावा किए गए और वास्तव में काम किए गए घंटों का अंतर भी पाटना चाहिए, जो काग़ज़ की शीट कभी नहीं करती।
साइट या शाखा से जुड़ी शिफ्ट
जैसे ही कंपनी एक से ज़्यादा शाखा चलाती है या बड़े सर्विस क्षेत्र में अनुबंध रखती है, शेड्यूल नामों की सूची नहीं रह जाता, वह ज़िम्मेदारियों का नक़्शा बन जाता है। हर शिफ्ट को उसके कार्यस्थल से चिह्नित करना ही उसे पढ़ने लायक रखता है। जो तकनीशियन हफ़्ता दो शाखाओं में बाँटता है उसके घंटों का जोड़ फिर भी एक ही साफ़ आँकड़ा रहता है, और जब जानना हो कि कोई साइट कवर है या नहीं तो हर साइट अलग से पढ़ी जा सकती है। औद्योगिक ओवरहेड डोर पर काम करने वाली कंपनियाँ और मिली-जुली रिहायशी तथा व्यावसायिक बुक चलाने वाली कंपनियाँ इसे पहले महसूस करती हैं, क्योंकि जो शाखा काग़ज़ पर पूरी भरी दिखती है वही अक्सर दूसरी को लोग उधार देती है।
जिन टीमों को पहुँचने का प्रमाण चाहिए, उनके लिए जियोलोकेशन आधारित क्लॉक-इन दर्ज करता है कि शिफ्ट कहाँ शुरू हुई और कर्मचारियों की आवाजाही नक़्शे पर दिखाता है। यह मॉड्यूल मुफ़्त प्लान का हिस्सा नहीं, सशुल्क है, इसलिए इसे तभी जोड़ना ठीक है जब साइट पर पहुँचने की पुष्टि आपके अनुबंधों में सचमुच मायने रखती हो।
वेतन के सवाल पर टिकने वाली रिपोर्टिंग
गैराज डोर कारोबार में जो रिपोर्ट असल में काम आती हैं वे जटिल नहीं होतीं। पिछले महीने हर तकनीशियन ने कितने घंटे काम किया और उनमें कितने ओवरटाइम थे? हर शाखा में श्रम पर कितना खर्च हुआ? किसकी छुट्टियाँ कम पड़ रही हैं? इस तिमाही में दो बार से ज़्यादा कौन देर से आया? गैराज डोर बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर को इनका जवाब दो-चार क्लिक में देना चाहिए और वह जवाब लेखा विभाग के लिए निर्यात कर देना चाहिए।
कार्य घंटे, अवकाश, न्यूनतम घंटे, छुट्टी शेष और बोनस या कटौती की रिपोर्ट एक ही तस्वीर का एक-एक कोना ढँकती हैं, जबकि बजट रिपोर्ट और वेतन दर रिपोर्ट उसके नीचे रकम रख देती हैं। साथ पढ़ने पर ये बताती हैं कि जो हफ़्ता आपने बनाया था वही हफ़्ता आपने चुकाया भी या नहीं, और गैराज डोर सर्विस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर की यही अकेली ईमानदार कसौटी है। इन आँकड़ों पर भरोसा विस्तृत टाइम ट्रैकिंग से बनता है।
ऐसा सिस्टम चुनिए जिसे तकनीशियन सचमुच इस्तेमाल करें
किसी भी प्लेटफ़ॉर्म को वैसे परखिए जैसे टीम उसे इस्तेमाल करेगी, वैसे नहीं जैसे डेमो चलता है। उसे गाड़ी के सबसे पुराने फ़ोन पर खोलिए। पूरा हफ़्ता बनाइए और अपना समय नापिए। एक बदलाव भेजकर देखिए कि वह साइट पर पहुँच चुके किसी व्यक्ति तक कितनी देर में पहुँचता है। पूछिए कि तकनीशियन शिफ्ट कैसे बदलता है, क्योंकि अगर यह संदेश भेजने से मुश्किल है तो संदेश जीतेगा और शेड्यूल दो हफ़्तों में पुराना पड़ जाएगा। गैराज डोर रोस्टरिंग सिस्टम उतना ही अच्छा है जितना वह ऐप जिसे टीम खुला रखती है।
Shifton श्रमबल वाला पूरा हिस्सा संभालता है: दिन, हफ़्ते और महीने के दृश्य में शिफ्ट शेड्यूलिंग, खुली शिफ्ट और अदला-बदली, उपलब्धता तथा छुट्टी के अनुरोध, दोबारा इस्तेमाल होने वाले टेम्पलेट, अपने आप वितरण, ब्रेक सहित टाइम क्लॉक, बोनस और कटौतियाँ, कई लोकेशन वाले प्रोजेक्ट, और वे रिपोर्ट जो इस सब को आँकड़ों में बदल देती हैं। पड़ोसी पेशों की टीमें भी इसी तरह चलती हैं, जिनमें रेफ़्रिजरेशन सर्विस टीमें शामिल हैं। दस सदस्यों तक मुफ़्त प्लान बिना समय सीमा के पूरा काम संभाल लेता है, और उससे आगे सशुल्क मॉड्यूल कई लोकेशन की गहराई और अधिक विस्तृत लागत रिपोर्टिंग जोड़ते हैं। गैराज डोर वर्कफ़ोर्स मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर को परखने का सबसे तेज़ तरीका यही है कि उसमें अगला हफ़्ता बनाइए और देखिए कि टीम कितनी जल्दी यह पूछना बंद कर देती है कि आज कौन काम पर है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
गैराज डोर कारोबार के लिए शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर क्या करता है?
यह कामकाज का श्रमबल वाला हिस्सा संभालता है: कौन शिफ्ट पर है, हर शिफ्ट किस साइट की है, इंस्टॉलेशन काम के लिए कौन योग्य है, हर तकनीशियन ने कितने घंटे जुटाए और उन घंटों पर कितना खर्च आया। शेड्यूल मोबाइल ऐप पर प्रकाशित होते हैं और काम किए गए घंटे पेरोल रिपोर्ट में जाते हैं।
क्या सॉफ़्टवेयर तकनीशियनों के आने-जाने के रूट बनाता है?
नहीं। Shifton श्रमबल प्रबंधन का प्लेटफ़ॉर्म है, रूट बनाने का टूल नहीं। यह बताता है कि कौन काम कर रहा है, कब, किस लोकेशन से और किस दर पर। कई गैराज डोर कंपनियाँ इसे उसी टूल के साथ चलाती हैं जिससे वे पहले से कॉल बाँटती हैं, क्योंकि रूट टूल को भी यह सही तस्वीर चाहिए कि असल में कौन शिफ्ट पर है।
तकनीशियन अपनी शिफ्ट और बदलाव कैसे देखते हैं?
iOS और एंड्रॉइड पर Shifton मोबाइल ऐप के ज़रिए। शेड्यूल प्रकाशित या संपादित होते ही संबंधित सभी लोगों को पुश सूचना मिलती है, एसएमएस का विकल्प भी है। उसी ऐप से तकनीशियन अपने घंटे देख सकते हैं, छुट्टी का अनुरोध भेज सकते हैं, शिफ्ट अदला-बदली के लिए रख सकते हैं और खुली शिफ्ट ले सकते हैं।
क्या इंस्टॉलेशन टीम और सर्विस तकनीशियनों का शेड्यूल अलग बन सकता है?
हाँ। पद और प्रोजेक्ट दोनों को अलग रखते हैं, फिर भी दोनों एक ही ग्रिड में दिखते रहते हैं। कई दिन चलने वाले काम के सामने इंस्टॉलेशन टीम का रोस्टर और रोज़ाना कवरेज के सामने सर्विस रोस्टर बनाइए, फिर एक ही स्क्रीन पर हफ़्ते की कुल संख्या और कुल घंटे पढ़िए।
ऑन-कॉल और कार्यालय समय के बाद की कवरेज कैसे संभलती है?
शाम और सप्ताहांत की कवरेज अपने अलग शिफ्ट पैटर्न के रूप में तय होती है, और बढ़ी हुई दरें शिफ्ट पर ही लागू होती हैं, इसलिए ओवरटाइम और कॉलआउट का भुगतान अनुमान से नहीं, गणना से निकलता है। खुली शिफ्ट से बिना कवर शाम या सप्ताहांत का स्लॉट एक साथ सभी योग्य तकनीशियनों तक भेजा जा सकता है।
क्या छोटी गैराज डोर कंपनी के लिए मुफ़्त प्लान है?
हाँ। 10 सदस्यों तक की टीम के लिए Shifton बिना समय सीमा के मुफ़्त है, और इसमें शिफ्ट शेड्यूलिंग, बुनियादी टाइम क्लॉक, मोबाइल ऐप और रिपोर्ट शामिल हैं। बड़ी टीमें प्रति कर्मचारी प्रति माह मूल्य वाले सशुल्क मॉड्यूल पर जाती हैं, जो कई साइटों की गहराई, जियोलोकेशन क्लॉक-इन और गहरी लागत रिपोर्टिंग जोड़ते हैं।
अपनी गैराज डोर टीमों को एक शेड्यूल पर लाएँ
10 सदस्यों तक की टीम के लिए मुफ़्त शुरू करें और अगले हफ़्ते की सर्विस कवरेज तथा इंस्टॉलेशन एक ही जगह पर तय करें।