Tout le monde est parfois coupable de reporter des tâches importantes. Les gens croient souvent qu’ils ont du temps illimité pour le travail. La date limite approche, tandis que les tâches restent inachevées. La procrastination chronique peut entraîner des conséquences graves : des réprimandes à la perte de l’emploi. Cela dit, voici quelques conseils pour arrêter de procrastiner.

Gérer la procrastination commence par trouver la cause du problème

Tout le monde peut être submergé par la charge de travail. Tout d’abord, vous devez choisir une tâche prioritaire. Avant de commencer, comprenez les causes de la procrastination. Peut-être avez-vous peur de mal faire la tâche ou êtes-vous confus à son sujet. N’ayez pas peur de demander de l’aide à vos collègues.

Aujourd’hui est une bonne journée pour commencer

Si vous ne savez pas comment vaincre la procrastination, la meilleure solution est de commencer à travailler immédiatement. Si une tâche vous semble trop compliquée et que vous pensez ne pas avoir le temps de la faire, essayez ce qui suit. Pensez à une tâche qui vous prendra 5 minutes à terminer et faites-la. Ensuite, mettez un minuteur et essayez de travailler sur cette tâche compliquée pendant 5 minutes. Si vous commencez à faire quelque chose, vous avez plus de chances de le mener à bien, car vous avez tendance à vous souvenir des tâches inachevées. De cette façon, vos chances de vaincre la procrastination augmentent.

Divisez vos heures de travail en blocs

Eliminez toutes les distractions et concentrez-vous sur votre travail. Nous vous suggérons de diviser une heure de travail en périodes de 20 minutes et de faire de courtes pauses entre elles. Le cerveau fonctionne par cycles avec des périodes d’activité élevée et faible. Pour atteindre le sommet de la productivité, il faut être conscient de ces variations, équilibrer respectueusement le temps de travail et de repos.

Faites un pari

Une autre façon d’améliorer votre productivité est de faire un pari avec un ami. Choisissez une heure et une date comme date limite pour votre tâche. Ensuite, proposez à votre ami un peu d’argent, un café ou un déjeuner si vous ne terminez pas la tâche à temps. Cela apportera une motivation supplémentaire.

Pensez positivement aux cas précédents de procrastination

Essayez de ne pas être trop dur avec vous-même pour vos cas précédents de procrastination. Ce problème se pose souvent chez les perfectionnistes et ceux qui ont peur d’échouer. Gardez le moral et ne laissez pas les pensées négatives s’immiscer dans votre esprit.

Nous espérons que notre article vous libérera du piège de la procrastination.

Les changements récurrents dans le plan de travail perturbent constamment la liste des priorités. Cela peut conduire à des conséquences négatives sur la productivité et la progression de l’équipe, à une gestion du temps irrationnelle et à des échéances manquées. Y a-t-il un moyen de rester maître de la situation et de consacrer du temps à tout ?

La meilleure façon de prioriser les tâches est de les écrire

Pour commencer, vous devez planifier le futur proche en créant une liste détaillée de toutes les missions et de leurs échéances pour un jour, une semaine ou un mois. Au lieu d’essayer de tout mémoriser, vous devriez commencer un journal de travail et noter toutes vos tâches. Ce truc psychologique souligne l’importance de votre travail.

Organisez tout

Une fois que vous avez compilé une liste de missions, vous pourriez remarquer des similitudes entre elles. Ce n’est pas surprenant car la plupart des tâches peuvent être classées en trois catégories : individuelles, récurrentes et projets.

1. Individuels
   Si on vous confie une tâche individuelle, mieux vaut la faire dès demain matin. Faites une liste de petites missions et rayez-en quelques-unes chaque jour. Avant de décider des tâches les plus importantes, considérez leur urgence et le temps nécessaire pour les réaliser. Votre objectif est de terminer les missions pendant votre service. Si vous n’avez pas le temps, faites la tâche demain. Notez que cette méthode ne fonctionne pas pour les tâches immédiates.
2. Récurrentes
   Vous n’avez pas besoin de noter chaque chose à faire quotidiennement. Par exemple, si vous partagez des articles sur les réseaux sociaux ou êtes en charge de campagnes e-mail. Ceci dit, un planning devrait être établi pour les tâches liées à des heures et des jours précis. Cela simplifiera considérablement le tri des priorités de travail.
3. Projets
   Les projets sont des tâches plus difficiles à accomplir que les missions simples. Travaillez dessus aussi longtemps que vous le pouvez, mais n’essayez pas de prendre plusieurs projets simultanément. Nous vous recommandons de créer une liste de projets et de choisir parmi eux le plus urgent et important. Ne démarrez pas un nouveau projet sans avoir terminé le précédent.

Les missions importantes en premier

Créer une liste alphabétique ou numérique ne fonctionnera pas. Votre objectif n’est pas de suivre aveuglément les éléments de la liste, mais de vous concentrer sur les tâches de haute priorité. Le reste du travail peut être fait dans l’ordre que vous jugez nécessaire.

Avec le temps, vous apprendrez à choisir les travaux avec le plus haut niveau de priorité sans en faire un problème. Si vous suivez ces règles, vous ne croirez pas à quelle vitesse le processus de travail deviendra.

Difficultés dans la planification et solutions

Si vous êtes un gestionnaire chargé du planning de travail d’une entreprise et que vous lisez cet article, il est fort probable que vous rencontriez des problèmes pour planifier les horaires des employés.

Ici, vous trouverez les trois problèmes les plus courants qui surviennent lors de la compilation des horaires de travail, ainsi que les meilleures solutions pour y remédier. Commencez à les mettre en œuvre dès aujourd’hui !

Problème n°1 : Planification de dernière minute

Reporter la planification des horaires à la dernière minute n’est pas une bonne idée. Les gestionnaires responsables doivent s’assurer que le planning est disponible dès que possible pour que les employés puissent organiser leurs propres activités durant le mois. Sinon, de nombreux travailleurs devront choisir entre leurs affaires personnelles et le travail.

Solution :

Planifiez vos horaires à l’avance pour donner à tous les employés la possibilité de les consulter et de faire des modifications si nécessaire. De nombreux modèles du service en ligne Shifton vous permettent de le faire en quelques clics !

Problème n°2 : Répartition inégale des horaires

En apportant des modifications manuelles à l’horaire, un gestionnaire peut négliger une erreur dans la répartition des horaires. En conséquence, il se peut que certains employés ne travaillent pas le nombre d’heures prescrites, tandis que d’autres, au contraire, effectuent des heures supplémentaires, ce qui peut aussi entraîner une violation involontaire du droit du travail.

Solution :

Pour éviter ce scénario, utilisez Shifton, un service automatisé pour planifier le travail et les horaires. Dans ce cas, les employés n’auront aucune raison de reprocher au gestionnaire sa négligence et son manque de soin !

Problème n°3 : Manque d’outils modernes

Les gestionnaires qui utilisent encore du papier et des stylos pour créer le planning d’une entreprise ne compliquent pas seulement leur vie, ils sont également plus susceptibles de commettre des erreurs. De plus, la grande quantité d’appels et de messages sur les téléphones personnels des cadres et des employés est chronophage, ce qui entraîne un manque de différenciation entre la vie professionnelle et personnelle.

Solution :

Avec des logiciels faciles à utiliser comme Shifton, vous pouvez simplifier considérablement la planification des employés et la communication au sein de l’entreprise. De plus, les notifications arrivent presque instantanément sur la version mobile de l’application en ligne, et les employés peuvent échanger leurs horaires eux-mêmes, ce qui fait gagner beaucoup de temps aux gestionnaires.

En automatisant la planification des employés avec le service en ligne Shifton, vous pouvez obtenir des résultats cohérents, faire moins d’erreurs, réduire les coûts et augmenter la productivité et la satisfaction globale des employés.

Si vous n’utilisez pas encore Shifton pour votre entreprise, il est temps de vous y mettre ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de l’application en ligne gratuitement pendant toute la période d’essai !

Comment améliorer l’efficacité des employés de centre d’appel

La plupart des managers de centres d’appel utilisent des méthodes standard afin de motiver les employés et d’atteindre leurs objectifs (par exemple, des primes, allocations et avantages). Mais si vous êtes vraiment intéressé par la croissance de votre entreprise, vous devriez essayer de nouvelles solutions pour améliorer la productivité des opérateurs.

Voici 5 idées intéressantes qui vous aideront à augmenter l’efficacité de vos employés de centre d’appel d’au moins 10 %.

1. Bons de 15 minutes

Y a-t-il des opérateurs qui refuseraient de terminer le travail 15 minutes plus tôt sans perdre leur rémunération ?

De nombreux centres d’appel essaient d’encourager leurs employés avec divers bonus (comme des douceurs ou des billets de cinéma). Pourtant, dans chaque entreprise, il y aura toujours des employés qui ne mangent pas de sucreries et préfèrent le théâtre. Mais presque tout le monde veut quitter son lieu de travail plus tôt !

Les bons de 15 minutes pour les employés de centre d’appel les plus productifs peuvent être une excellente incitation à mieux travailler. Cette solution permet de motiver presque n’importe quel opérateur.

2. Recueillir les reconnaissances

Beaucoup d’opérateurs de centres d’appel sont mécontents que, tandis que toutes les plaintes des clients sont enregistrées, formalisées et transmises à la direction, les compliments et la gratitude ne sont souvent pas consignés.

Par ailleurs, recueillir et faire entendre les retours des clients reconnaissants peut augmenter considérablement la motivation des employés de centre d’appel. Essayez d’envoyer, une fois par semaine, les messages de remerciements enregistrés de la semaine dernière aux opérateurs qui les ont maintenus.

C’est une excellente occasion pour tous les autres employés de comprendre l’importance de leur travail. Et les employés qui reçoivent de la gratitude sentiront à quel point ils sont précieux pour l’entreprise.

3. Appel du mois

Les appels les plus difficiles des clients les plus « durs » ne devraient pas passer inaperçus non plus.

C’est bien si votre centre d’appel pratique l’analyse des enregistrements d’appels sur une base mensuelle. Dans ce cas, vous pouvez rapidement et facilement choisir l’appel du mois en recueillant les commentaires des responsables et superviseurs.

Une fois que vous avez trouvé un parfait exemple de situation particulièrement difficile ou stressante qui a eu lieu pendant un appel, vous pouvez rechercher les stratégies comportementales les plus réussies pour ces situations. Une telle analyse peut non seulement devenir une reconnaissance du succès de l’opérateur-héros de l’appel, mais aussi une incitation supplémentaire pour les employés qui réussissent à gérer de tels appels.

4. Vigueur de la journée

Il n’est pas secret qu’entre l’après-midi et la fin de la journée de travail, une baisse significative de la productivité des travailleurs se produit assez souvent. Mais nous pouvons vous proposer un moyen rapide et facile d’éviter cela !

Essayez de demander à vos employés de centre d’appel de se lever, de ne pas s’asseoir, pendant une heure après le déjeuner ! Cette méthode évite la chute d’activité et rend les voix des opérateurs plus énergiques et engageantes.

Bien sûr, une telle innovation devrait être mise en œuvre exclusivement sur une base volontaire. De plus, les travailleurs en situation de handicap ou souffrant de maux de dos, etc., devraient être avertis des problèmes de santé possibles.

5. Flexibilité des horaires

Un défi perpétuel pour les managers de centres d’appel est de garantir qu’assez d’employés travaillent sur un projet donné. Après tout, un manque d’opérateurs affecte considérablement les conditions de travail de toute l’équipe et bien sûr, réduit la productivité.

Un manager compétent essaie toujours d’être réceptif aux demandes des employés qui ont besoin de changements dans l’emploi du temps. Par exemple, de nombreux parents voudront prendre des vacances pendant les vacances scolaires, et les étudiants voudront prendre du temps libre pendant une session à l’université.

Seul un outil de planification bien conçu vous permet de créer un emploi du temps de centre d’appel qui satisfera les besoins de tous les employés. Cela aidera la direction à atteindre ses objectifs et apportera des avantages financiers à l’entreprise à long terme.

Comment prendre en compte les problèmes personnels de chaque employé tout en respectant toutes les exigences de la législation du travail ? Nous avons une solution !

Conclusion

Le service en ligne Shifton vous aidera à créer rapidement et efficacement le calendrier de travail de l’entreprise et les horaires des employés en utilisant des modèles pratiques, ainsi qu’à confirmer les demandes de congé ou de congé maladie en un seul clic. En outre, les opérateurs peuvent échanger eux-mêmes leurs quarts de travail, ce qui réduit la charge des managers de centre d’appel.

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Top 5 des logiciels de centre d’appels cloud en 2021-2022

La clé pour un service client efficace n’est pas seulement des opérateurs bien formés, mais aussi un logiciel de centre d’appels de qualité. Les technologies modernes aident à automatiser les processus opérationnels et commerciaux dans un centre d’appels, ainsi qu’à augmenter la productivité des employés.

Les principales tâches des logiciels pour tout centre d’appels sont l’automatisation et l’augmentation de l’efficacité des processus opérationnels : distribution des appels, remplissage des informations clients, routage, etc.

L’optimisation des processus d’affaires est également importante : la capacité à surveiller la performance des opérateurs en particulier et des départements en général, analyser les indicateurs clés de performance et surveiller le fonctionnement du centre d’appels en temps réel.

Lors du choix d’un logiciel de centre d’appels, vous pouvez améliorer votre service à la clientèle en utilisant un logiciel basé dans le cloud. Voici les principaux avantages d’une telle solution :

• Meilleure gestion du service client
• Rapports améliorés
• Efficacité accrue
• Collecte de données centralisée
• Réduction des coûts
• Augmentation des ventes et de la satisfaction client
• Sécurité des données renforcée
• Soutien multicanal

5 Meilleurs Programmes de Centre d’Appels Cloud en 2021-2022

1. Shifton
   Planifier manuellement les postes pour les opérateurs prend trop de temps et d’efforts pour les gestionnaires de centres d’appels. L’application en ligne Shifton optimise les opérations quotidiennes de planification, réduit le turnover et augmente l’engagement des employés afin de fournir la meilleure expérience client possible. Le service cloud Shifton est idéal pour planifier les postes dans un centre d’appels. La fonctionnalité de l’application permet aux cadres de créer des horaires de travail optimaux, de planifier facilement les postes et de répartir les tâches entre les opérateurs. De plus, les employés peuvent ajuster leur emploi du temps en échangeant des postes (avec confirmation de l’échange par le responsable, si nécessaire). Shifton vous aide à créer un emploi du temps équilibré optimal qui garantit le meilleur service de qualité pour vos clients du centre d’appels.
2. CloudTalk
   Ce logiciel innovant basé sur le cloud fournit plusieurs outils uniques pour les centres d’appels. La fonctionnalité personnalisée de mise en attente en file d’attente élimine le transfert d’appels, ce qui aide l’équipe de vente à conclure plus de marchés en automatisant le processus de numérotation. CloudTalk maintient également un niveau élevé de satisfaction client grâce au routage intelligent des appels, aux options Click-to-Call et IVR. CloudTalk vous permet de configurer un centre d’appels en ligne avec tous les appareils disponibles depuis n’importe où dans le monde tout en maintenant une présence locale avec des numéros de téléphone locaux. En outre, ce logiciel de centre d’appels propose des centaines d’intégrations avec CRM, e-commerce, support technique, paniers d’achat, Zapier et API.
3. Avaya
   Avaya Contact Center est une solution d’automatisation universelle cloud ou hybride pour les applications entrantes et sortantes pour la voix, la vidéo, l’email et les conversations de groupe. Un système de communication unifié multicanal permet aux groupes d’opérateurs à distance de gérer les appels de n’importe où. Avaya Contact Center propose également des fonctionnalités de capture d’écran, de formation, de gestion de la qualité des appels ainsi que des rapports et statistiques en temps réel pour toute période sélectionnée. En outre, ce logiciel de centre d’appels basé sur le cloud offre des fonctionnalités de capture d’engagement, d’analyse vocale et de planification automatisée.
4. MyOperator
   Le logiciel de centre d’appels MyOperator vous permet de gérer plusieurs appels sans consacrer trop de temps et d’efforts. L’avantage d’utiliser cette solution de logiciel de centre d’appels est qu’il propose des fonctionnalités innovantes telles que l’ajout de musique en attente et la possibilité de prendre des notes lors d’une conversation avec un client. MyOperator est un service cloud facile à utiliser qui offre une intégration API. Son principal objectif est d’enregistrer, transférer, transférer et suivre les appels. Cependant, vous pouvez également exporter les données des journaux d’appels pour une analyse de performance si nécessaire.
5. Dialpad
   Dialpad est une application web qui vous aide à faire passer votre communication d’affaires au niveau supérieur. Elle vous permet de communiquer avec vos clients, employés et autres entreprises avec une facilité extrême, rendant votre communication d’affaires plus efficace et efficiente. Que ce soit la communication vocale ou les messages texte, Dialpad propose d’excellentes solutions pour tous. Elle élève votre communication à un nouveau niveau pour que vous puissiez aussi apprécier vos moments lorsque vous parlez à vos clients.

Conclusion

Le bon logiciel de centre d’appels basé sur le cloud aide à améliorer l’efficacité, la productivité et le service client. Nous choisissons le service en ligne Shifton car c’est l’application parfaite pour une gestion efficace du centre d’appels.

Si vous n’utilisez pas encore Shifton pour votre entreprise, il est temps de commencer ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de l’application en ligne pendant 2 mois gratuitement !

Comment Shifton améliore les rapports des centres d’appels

Le télémarketing et l’analyse statistique constituent l’une des activités les plus importantes d’un centre d’appels. Des indicateurs tels que le nombre et la durée des appels traités, le temps d’attente moyen pour la réponse d’un client, les KPI des opérateurs, etc., peuvent être entièrement mesurés et l’efficacité des employés peut être évaluée très rapidement.

Mesurer la performance du centre d’appels

Lorsque les activités de télémarketing sont limitées à un ou deux employés, l’analyse opérationnelle est assez simple et peut se limiter au suivi de 2-3 indicateurs. C’est tout à fait suffisant pour la gestion efficace d’une campagne publicitaire.

D’autre part, au fur et à mesure que les projets de télémarketing se développent, il est toujours bon de connaître un éventail plus large de métriques qui aident à gérer la performance du centre d’appels. Elles permettent d’identifier plus facilement les éléments qui ont un impact positif ou négatif sur le résultat de la campagne.

Il peut y en avoir beaucoup; en voici quelques exemples : une base de données de contacts incorrecte, une équipe mal formée, des horaires de travail inadéquatement planifiés pour le personnel à certaines heures, des pannes d’équipement, etc.

Des mesures correctement conçues et calculées peuvent aider à identifier les domaines qui nécessitent une amélioration. Les statistiques reçues à temps peuvent vous aider en ce sens.

Rapports statistiques des centres d’appels

Lors de l’évaluation du travail d’un centre d’appels, il faut prêter attention non seulement aux rapports sur les pistes fermées mais aussi à d’autres indicateurs de rapport — le nombre d’appels traités, leur durée et le niveau de service.

Après avoir analysé le rapport pour chaque appel, on obtient en fait une mini-étude marketing. Cela aide à comprendre beaucoup de choses sur les clients — ce qu’ils préfèrent, quelles entreprises concurrentes ils utilisent, etc.

Un autre indicateur important est le temps d’attente des clients en ligne. Pendant les jours de pointe dans l’équipe du centre d’appels, les retards dans le traitement des appels entrants peuvent indirectement affecter le niveau de satisfaction des clients et pour cette raison, ils peuvent choisir des concurrents. En conséquence, l’entreprise pour laquelle ce centre d’appels fournit des services recevra moins de bénéfices potentiels, ce qui signifie qu’elle subira des pertes.

Comment Shifton peut-il aider dans ce cas ?

En se basant sur les informations concernant les horaires de travail et les pauses, Shifton fournit des rapports détaillés sur plusieurs projets ou un employé spécifique au niveau le plus détaillé. Ce type de reporting, combiné à d’autres informations statistiques, vous permet d’identifier les jours de pointe et de configurer de manière optimale les horaires et le nombre d’opérateurs sur chacun d’eux.

Shifton offre également une option de paie qui peut être utilisée pour prévoir les coûts des centres d’appels. Cette fonctionnalité vous évitera de devoir payer des heures supplémentaires en raison de plus d’attributions d’opérateurs.

Le service cloud Shifton propose des outils de reporting puissants qui affichent de nombreuses informations statistiques sur le travail de l’entreprise dans son ensemble ainsi que de ses employés individuels. Combinés avec des outils de planification et de suivi de l’assiduité, ces rapports peuvent afficher des informations sur les réalisations, les tâches planifiées et accomplies, prévoir les coûts futurs et optimiser les processus au sein de l’entreprise à temps.

Les prévisions et rapports obtenus grâce au service cloud Shifton permettent une optimisation supplémentaire du centre d’appels avec un nombre illimité d’employés. Ainsi, vous ne résoudrez pas seulement les problèmes existants, mais préviendrez également leur apparition à l’avenir.

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7 facteurs importants qui font de Shifton la meilleure solution pour tout centre d’appel

Choisir le bon logiciel pour les centres d’appels n’est plus un privilège, mais une nécessité. De plus, le point clé dans le choix d’un programme particulier pour un centre d’appel est la disponibilité de toutes les fonctions nécessaires pour un flux de travail efficace et ininterrompu.

Lors du choix d’un programme pour centre d’appel, il est important de considérer 7 facteurs qui garantissent la rentabilité de l’entreprise. Aujourd’hui, vous allez découvrir pourquoi Shifton est le meilleur service pour les entreprises d’externalisation en 2021.

Fonctions requises

Il est crucial que le logiciel pour centre d’appel fournisse toutes les fonctions nécessaires pour simplifier le travail des opérateurs et des managers.

Shifton vous aide à économiser considérablement du temps et des efforts sur la compilation des horaires et des plannings. L’option « Échange de Shifts » enlève une charge inutile aux managers, puisqu’elle permet aux employés d’échanger leurs shifts de manière autonome, les managers intervenant uniquement pour approuver l’échange. Ainsi, le manager économise du temps et des efforts pour trouver des remplaçants.

Gestion d’équipe

Les équipes de centres d’appel peuvent être grandes ou petites, les systèmes de l’entreprise peuvent être complexes, et les succursales situées à travers le pays ou même dans le monde entier. Shifton offre d’excellents outils de gestion d’équipe – de l’accès multi-niveaux et des comptes structurés à l’assignation et au suivi des tâches avec des checklists.

Grâce au fait que Shifton prend en compte les différents fuseaux horaires, vous pouvez gérer les employés à distance.

L’étendue des fonctionnalités de Shifton vous permet de travailler de n’importe où, en ayant tous les outils nécessaires à portée de main. Cela permet également d’offrir des services à des clients du monde entier à distance.

Évolutivité

Le logiciel pour centres d’appel doit être extensible en fonction de votre entreprise et s’adapter au nombre de clients ainsi qu’à la complexité de leurs besoins et demandes.

Shifton prend en charge la planification pour un nombre illimité d’employés. La taille de l’entreprise n’est pas critique — Shifton vous permet de construire sa structure en tenant compte de tous les projets, des horaires de travail, de la hiérarchie des postes et d’autres conditions.

Rapports et surveillance

Les fonctions d’analyse et de contrôle du logiciel pour centres d’appel vous aident à atteindre une efficacité maximale. Shifton offre des outils de rapport puissants qui affichent des informations statistiques étendues sur la performance de l’entreprise.

Combinés aux outils de planification et de suivi de l’assiduité, ces rapports fournissent des informations complètes sur les réalisations, les tâches planifiées et accomplies, vous aidant à prévoir les coûts futurs et à recevoir un signal pour optimiser les processus de l’entreprise en temps voulu.

Intégration parfaite

Le logiciel pour centres d’appel doit s’intégrer harmonieusement avec le CRM, la plateforme de commerce électronique, et le bureau d’aide existant au besoin.

Shifton offre des intégrations avec plusieurs logiciels populaires (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, etc.) pour améliorer les flux de travail, l’échange de données et l’accès à l’API. La liste des intégrations est constamment mise à jour.

Notifications SMS, email et push

Shifton propose l’option de notifications SMS, email et push qui sont envoyées aux employés lorsqu’ils créent des plannings ou apportent des modifications aux plannings.

Ainsi, toutes les données importantes sont reçues par les bonnes personnes au bon moment.

Prix

Lors du choix d’un programme pour centre d’appel, le prix est indéniablement l’un des facteurs importants. Nous recommandons de commencer par un essai gratuit en examinant de manière critique vos résultats.

Shifton vous permet d’utiliser juste la bonne quantité de modules et de ne payer que pour ceux que vous utilisez. Pendant deux mois, vous pouvez essayer toutes les fonctionnalités de l’application absolument gratuitement. Après cette période, le coût par employé sera de 0,5 € à 4 € (selon le nombre de modules sélectionnés).

Choisissez Shifton — La Solution Parfaite pour Centre d’Appel

Le bon logiciel sera une excellente base pour le bon fonctionnement de votre entreprise. En tenant compte des facteurs ci-dessus, les meilleurs résultats seront sans aucun doute obtenus avec Shifton, le logiciel ultime de planification de centre d’appel. Ce logiciel vous permet non seulement d’intégrer tous les canaux de communication avec le client, mais offre également un certain nombre d’autres fonctionnalités utiles.

Établir les horaires de travail et les shifts, comptabiliser l’assiduité des employés, l’échange des shifts, l’analyse et le reporting — ce n’est qu’une liste partielle des fonctionnalités de l’application en ligne Shifton !

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L’une des tâches les plus importantes pour le responsable de toute entreprise est de développer la marque de l’entreprise, d’accroître la productivité et de gagner du temps dans le travail avec le personnel. Nous vous présentons les meilleurs services pour planifier les tâches et gérer les ressources des équipes en 2021. Il est temps de remettre de l’ordre dans votre liste de choses à faire !

Outils de gestion de projet 2021

Selon la taille, le secteur et les objectifs, vous pouvez choisir des systèmes de contrôle relativement simples, ainsi que de grandes solutions commerciales ou des développements internes.

Voici les 6 meilleurs services de gestion de projet et de personnel en 2021.

Monday

C’est un outil puissant mais simple pour les équipes qui aide à modeler les flux de travail, à s’adapter aux besoins changeants, à créer de la transparence, à collaborer et à mettre fin au travail manuel.

L’outil peut être utilisé par des équipes, départements, dirigeants et organisations, et pour tous types de projets et processus.

Le plan individuel gratuit inclut jusqu’à 2 membres d’équipe et aide à suivre leur travail et leurs tâches, en fournissant les fonctionnalités essentielles de l’outil. Les plans payants débutent à 8 $ par utilisateur et par mois.

Trello

Outil facile à utiliser qui peut être intégré avec des services populaires et est idéal pour planifier des tâches.

La caractéristique principale de ce service est son interface simple sous forme de tableaux avec des tâches et des listes de tâches. Les statuts des tâches peuvent être mis à jour d’un simple clic de souris. L’une des fonctionnalités les plus pratiques est la fenêtre séparée allouée à chaque utilisateur.

Trello est gratuit à utiliser seulement en version limitée.

Slack

Ce messager d’entreprise est devenu l’une des solutions commerciales les plus populaires pour l’interaction des employés en 2021. Le service web fonctionne sur ordinateurs personnels, appareils iOS et Android et est souvent utilisé comme alternative à Skype.

Dans sa version gratuite, on dispose de 5 Go de stockage et 10 000 messages pour l’équipe, ainsi que 10 intégrations avec des outils et services populaires. Les plans payants commencent à 8 $ par utilisateur par mois.

Wrike

Service cloud populaire pour fixer des tâches et gérer des projets en 2021. De nombreuses intégrations sont la marque de fabrique de l’application. Comparé à d’autres outils, Wrike offre une relative simplicité et commodité.

Quant aux inconvénients, les utilisateurs notent que l’interface est trop simple. Le plan gratuit propose 2 Go pour l’ensemble du compte et des fonctions limitées. Les plans payants commencent à 9,8 $ par utilisateur par mois.

Asana

Un suiveur de tâches très populaire en 2021 avec une interface intuitive. Ce service peut être utilisé aussi bien en équipe que pour des fins personnelles.

L’outil présente une large fonctionnalité : planification, discussion, contrôle de l’exécution, et bien plus encore. Asana propose 3 plans au choix en fonction des objectifs de l’entreprise. Le plan gratuit de base inclut jusqu’à 15 utilisateurs et offre des fonctionnalités limitées. Les plans mensuels payants commencent à 13,49 $ par utilisateur.

Shifton

Shifton est une excellente alternative aux outils susmentionnés. L’application en ligne offre une large gamme d’outils pour gérer les entreprises, projets et calendriers, ainsi que 4 langues d’interface au choix. Les utilisateurs de Shifton peuvent également définir leurs heures de travail préférées, demander une pause ou échanger des quarts avec des collègues au sein de l’application.

Le service prend en charge la planification pour un nombre quelconque d’employés pouvant utiliser le module « Tâches ». Ce module permet de gérer les tâches et les données client associées, d’assigner des tâches aux employés ou de leur permettre de les prendre eux-mêmes, d’établir des délais pour l’exécution et l’achèvement des tâches, de joindre des listes que les employés remplissent après l’accomplissement des tâches. Shifton est disponible gratuitement pendant 2 mois. Ensuite, le paiement mensuel pour le module « Tâches » sera de 0,5 $ par personne.

La liste ci-dessus des développeurs de logiciels pour gérer les ressources d’équipe n’est de loin pas complète, mais désormais, vous savez par où commencer !

Nous espérons que ces outils vous permettront de vous concentrer sur le développement de votre entreprise, ainsi que de gagner du temps sur les tâches organisationnelles et marketing.

Habituellement, les managers qui s’occupent de la planification pour les équipes et les départements font face à une tâche difficile. Ils doivent créer les horaires en tenant compte de tous les employés et de leurs circonstances personnelles, des congés maladie, des jours de repos, des heures de travail mensuelles et hebdomadaires.

Si vous continuez à établir des horaires et des shifts sur papier ou dans un fichier Excel, cela peut prendre des heures pour effectuer toutes les mises à jour nécessaires. Les diverses applications de planification allègent sûrement le fardeau de la planification des employés. Elles réduisent considérablement le temps et les efforts des managers, améliorent le travail d’équipe et maximisent le temps de fonctionnement.

Nous savons que l’application en ligne Shifton est une excellente alternative à tous les analogues populaires. Comparons les fonctionnalités de Shifton avec celles de WhenIWork pour nous en assurer.

Période d’essai gratuite	1 mois	2 semaines
Coût min.	1 $ par utilisateur par mois	2 $ par utilisateur par mois
Assistance	Gestionnaire de compte personnel	Chat bot
Planification automatisée	oui	oui
Échange de shifts	oui	oui
Échange de pauses	oui	non
Calcul des salaires	oui	non
Tâches	oui	oui
Listes de contrôle	oui	non
Disponibilité	oui	non
Contrôle des échanges	oui	oui
Intégrations	oui	oui
Rapports et analyses	oui	oui
Rappels	oui	oui
Notifications	oui	oui

* Les comparaisons de fonctionnalités sont établies à partir d’informations publiquement disponibles en septembre 2021.

Comme nous pouvons le voir dans le tableau de comparaison, Shifton fournit presque les mêmes fonctionnalités que WhenIWork et même plus – par exemple, un gestionnaire de compte personnel, une option « Disponibilité » qui assure une flexibilité maximale tant pour les employés que pour les employeurs, sans oublier une période d’essai gratuite beaucoup plus longue et des coûts moindres.

Vous voulez en être sûr ? Bienvenue chez Shifton ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de Shifton gratuitement pendant 2 mois !

Créer un horaire de travail efficace pour les employés est essentiel pour maintenir la productivité, assurer l’équité et répondre aux exigences de l’entreprise. Un planning du personnel bien organisé aide les entreprises à fonctionner sans heurts tout en équilibrant la disponibilité, les préférences et la charge de travail des employés. Cependant, planifier les employés peut être un défi, surtout lorsqu’il s’agit de changements de dernière minute, d’échanges de postes et de lois du travail.

Ce guide présente 16 étapes pour améliorer votre processus de planification du personnel, couvrant les techniques essentielles pour planifier efficacement, réduire les conflits d’horaires et améliorer l’automatisation de l’entreprise.

Ce que vous devez savoir et mettre en œuvre dans la planification du travail

Les outils de planification du travail comme Shifton permettent aux gestionnaires d’automatiser la planification et d’éliminer la planification manuelle des postes. Les professionnels des ressources humaines et les chefs d’équipe passaient auparavant une partie importante de leur temps à gérer les horaires du personnel, en tenant compte des demandes de congés et des préférences de postes. Désormais, les solutions d’automatisation des entreprises rationalisent ces tâches, permettant aux gestionnaires de se concentrer sur le bien-être des employés, le coaching de performance et le développement de la main-d’œuvre.

La mise en œuvre efficace de la technologie de planification du travail nécessite de comprendre les éléments clés de la planification des employés et l’automatisation de la gestion des postes. Voici cinq points cruciaux à connaître lors de la numérisation de votre processus de planification du personnel.

1. Meilleure gestion du temps et des tâches

Avec les outils d’automatisation du personnel, les gestionnaires peuvent planifier efficacement les employés tout en gérant les tâches et les projets au sein du même système. Cette intégration permet aux entreprises d’améliorer la gestion du temps, la productivité et la collaboration en équipe, en veillant à ce que les employés sachent exactement quoi faire pendant leurs postes.

Un horaire de personnel bien structuré doit inclure des affectations de postes, une répartition des tâches et des délais de projet, assurant le bon déroulement des opérations. Shifton, une solution puissante de planification, permet aux entreprises de créer des horaires pour les employés tout en attribuant des listes de contrôle et des tâches pour améliorer la qualité de service et l’efficacité opérationnelle.

2. Automatisation et intelligence artificielle

L’un des principaux avantages d’un planificateur automatique d’employés est l’utilisation de l’automatisation alimentée par l’IA. Avec 62 % des entreprises envisageant d’implémenter ou utilisant déjà l’automatisation sur le lieu de travail, il est clair que les solutions de planification basées sur l’IA deviendront de plus en plus importantes pour les gestionnaires.

Comment planifier efficacement les employés grâce à l’automatisation :

• Saisissez les détails des employés, les durées de postes et la disponibilité dans le système.
• Laissez le logiciel de planification optimiser les horaires de travail.
• Le système ajuste automatiquement les postes en fonction des demandes de congés et de la demande de main-d’œuvre.
• Réduisez les conflits d’horaires avec des mises à jour en temps réel et des recommandations automatisées.

L’utilisation de l’automatisation pour les entreprises simplifie la planification et le personnel, réduisant ainsi le besoin de réglages manuels et de changements de dernière minute des postes.

3. Suivi du temps basé sur le cloud

Environ 44 % des gestionnaires de talents s’appuient désormais sur des outils d’automatisation du personnel basés sur le cloud pour suivre les horaires et la présence des employés. Les techniques modernes de planification des employés incluent des connexions basées sur le cloud, permettant au personnel de pointer d’où qu’il soit. Cette fonctionnalité est cruciale pour les modèles de travail hybrides, les équipes à distance et les entreprises opérant à plusieurs endroits.

Pour les entreprises nécessitant des enregistrements sur site, de nombreux outils de planification offrent une vérification par GPS et des pointages basés sur IP, garantissant un suivi précis des horaires de travail des employés. Ces fonctionnalités numériques de suivi du temps augmentent la responsabilité et réduisent les écarts de paie tout en offrant une plus grande flexibilité aux employés.

4. Analyse des données pour l’optimisation de la planification

Un horaire de travail efficace doit être basé sur les données. Les solutions numériques de planification fournissent des tableaux de bord d’analyses en temps réel, offrant des aperçus sur :

• Présence des employés et respect des horaires.
• Total d’heures travaillées par période.
• Retards, heures supplémentaires et tendances de productivité.
• Taux d’achèvement des tâches par poste.

En exploitant l’analyse des données dans la planification des employés, les entreprises peuvent identifier les inefficacités, améliorer les décisions en matière de personnel et optimiser le suivi des performances. Ces aperçus permettent aux gestionnaires de peaufiner leurs plannings du personnel, s’assurant que les coûts de main-d’œuvre sont alignés sur les besoins opérationnels tout en maintenant la productivité de la main-d’œuvre.

5. Calcul de salaire automatisé

L’un des plus grands avantages de l’automatisation des entreprises en matière de planification et de dotation en personnel est le traitement automatisé des paies. Au lieu de suivre manuellement les heures et de calculer les salaires, les processus modernes de planification du personnel intègrent des fonctions de paie, simplifiant ainsi les calculs de salaires.

Principaux avantages de l’automatisation du traitement des salaires :

• Suit les heures de travail des employés et applique des taux de rémunération prédéfinis.
• Génère des rapports de paie automatisés basés sur le temps travaillé réel.
• Réduit les erreurs de paie en éliminant la saisie manuelle des données.
• S’intègre aux systèmes comptables et financiers pour un traitement des paies sans faille.

Avec des systèmes de planification et de paie automatisés, les équipes RH peuvent économiser un temps considérable tout en garantissant une distribution des salaires précise et ponctuelle.

16 étapes pour améliorer votre planification du personnel

Étape 1 : Établir ce que votre équipe doit faire

Avant de créer un planning pour les employés, identifiez les responsabilités et les tâches clés qui doivent être couvertes. Considérez :

• Quels services ou tâches doivent être effectués quotidiennement ?
• Quels employés sont le mieux adaptés à des rôles spécifiques ?
• Y a-t-il des heures de pointe nécessitant une couverture supplémentaire ?

Comprendre la répartition de la charge de travail garantit que la planification des employés est alignée avec les besoins opérationnels et assure une exécution efficace du travail.

Étape 2 : Examinez quand vous êtes le plus occupé (et le moins occupé)

Analysez les données de performances passées pour déterminer les périodes de pointe et de creux de votre entreprise. Utilisez les aperçus provenant de :

• Rapports de ventes et de trafic client
• Données du volume d’appels (pour les équipes de support client)
• Tendances saisonnières et fluctuations de la demande

En alignant les plannings du personnel sur la demande réelle, les entreprises optimisent les coûts de main-d’œuvre et assurent une couverture suffisante pendant les heures de pointe tout en évitant le surcroît de personnel pendant les périodes de creux.

Étape 3 : Prédire les niveaux d’activité futurs

Prédire la charge de travail aide les gestionnaires à planifier les employés de manière équitable et efficace. Pensez à :

• Promotions ou événements commerciaux à venir
• Périodes de vacances ou demandes de congés
• Les tendances du marché qui pourraient affecter la demande des clients

En anticipant les besoins futurs, les gestionnaires peuvent planifier proactivement le personnel, évitant ainsi les pénuries de personnel de dernière minute et assurant un horaire de travail efficace pour les employés.

Étape 4 : Considérer vos besoins en personnel

Un planning de personnel doit tenir compte à la fois des exigences de l’entreprise et des préférences des employés. Les employés qui sentent que leurs besoins sont reconnus sont plus susceptibles de rester engagés et productifs. Lors de la création d’un planning pour les employés, considérer :

• Disponibilité et demandes de congés
• Considérations de l’équilibre travail-vie
• Niveaux de compétence et rôles professionnels

Un planning équitable et équilibré améliore la satisfaction des employés, réduit l’épuisement professionnel et minimise l’absentéisme.

Étape 5 : Sélectionner votre méthode de planification des horaires

Choisir la bonne approche pour planifier les employés dépend de votre modèle d’entreprise, de la structure de votre main-d’œuvre et des exigences opérationnelles. Il existe plusieurs techniques de planification des horaires à considérer :

• Horaires fixes – Les employés travaillent les mêmes heures chaque jour (par exemple, 9h – 17h). Idéal pour les entreprises avec des charges de travail stables.
• Horaires rotatifs – Les employés alternent entre différents postes (matin, soir, nuit). Courant dans les secteurs de la santé, du commerce de détail et de l’hôtellerie.
• Horaires fractionnés – Les employés travaillent deux périodes séparées dans une journée (par exemple, 8h – 12h, puis 16h – 20h). Utile pour les entreprises avec des demandes fluctuantes.
• Planification sur appel – Les employés restent disponibles pour travailler si nécessaire. Souvent utilisé dans les services de santé et d’urgence.
• Planification flexible – Les employés choisissent leurs heures en fonction de la charge de travail et des besoins de l’entreprise. Convient aux équipes à distance et aux industries créatives.

Sélectionner le bon processus de planification du personnel aide les entreprises à optimiser les coûts de main-d’œuvre tout en assurant une planification efficace des employés.

Étape 6 : Optimiser les horaires en fonction des heures de pointe

Pour maximiser la productivité, planifiez le personnel en fonction des heures de pointe et des heures creuses. Les entreprises doivent :

• Affecter plus d’employés pendant les heures de pointe pour améliorer la qualité du service.
• Réduire le personnel pendant les heures creuses pour éviter des coûts de main-d’œuvre inutiles.
• Utiliser des données historiques pour prédire les fluctuations de la demande et ajuster les horaires en conséquence.

Une approche basée sur les données pour planifier les employés de manière optimale assure une allocation efficace des ressources, aidant les entreprises à fonctionner efficacement.

Étape 7 : Minimiser les modifications de planning de dernière minute

Les changements de planning inattendus perturbent le flux de travail et frustrent les employés. Pour éviter les modifications de dernière minute :

• Encourager les employés à soumettre les demandes de congé à l’avance.
• Fixer une date limite pour les échanges de postes et exiger l’approbation de la direction.
• Avoir des employés de réserve disponibles pour les besoins urgents de personnel.
• Utiliser un logiciel de planification pour automatiser les ajustements de dernière minute.

En réduisant les conflits de planification, les entreprises maintiennent la stabilité des plannings de personnel et améliorent la satisfaction des employés.

Étape 8 : Assurer la disponibilité immédiate des horaires

Un planning de travail pour les employés doit être facile d’accès, réduisant la confusion et la mauvaise communication. Pour améliorer l’accessibilité :

• Partager les horaires numériquement via un portail en ligne ou une application mobile.
• Afficher les plannings imprimés dans les salles de pause ou les espaces communs.
• Informer les employés des mises à jour de planning en temps réel pour éviter les malentendus.

Une communication claire assure que les employés restent informés de leurs plannings de travail, réduisant l’absentéisme et les erreurs de planning.

Étape 9 : Équilibrer les besoins de l’entreprise et des employés

Une gestion efficace des plannings du personnel nécessite un équilibre entre les exigences de l’entreprise et le bien-être des employés. Bien que les entreprises doivent maintenir la productivité et la rentabilité, elles doivent également considérer les préférences des employés pour renforcer l’engagement et la rétention.

Stratégies pour équilibrer les besoins de l’entreprise et des employés :

• Offrir des horaires flexibles lorsque cela est possible pour s’accommoder des engagements personnels.
• Faire tourner les postes équitablement pour éviter de surcharger certains employés.
• Mettre en œuvre des politiques claires pour demander des congés ou échanger des postes.
• Encourager une communication ouverte entre les managers et le personnel concernant les préoccupations de planning.

Un planning bien équilibré pour les employés améliore le moral, réduit le turnover et crée une main-d’œuvre plus motivée.

Étape 10 : Être conscient des événements et facteurs influençant un planning

Certains facteurs externes impactent les meilleures pratiques de planification des employés, nécessitant que les entreprises restent adaptables.

Facteurs courants affectant les plannings :

• Jours fériés et demande saisonnière – Les entreprises doivent se préparer à des charges de travail accrues ou à une disponibilité réduite du personnel.
• Conditions météorologiques – Les travaux en extérieur peuvent être retardés en raison de perturbations climatiques.
• Tendances industrielles – Les changements économiques ou les préférences des clients peuvent affecter les besoins en personnel.
• Urgences inattendues – Les absences de personnel pour cause de maladie ou d’urgence familiale nécessitent des plans de contingence.

Surveiller ces facteurs aide les entreprises à ajuster proactivement les plannings de travail pour les employés, prévenant les pénuries de personnel ou les inefficacités.

Étape 11 : Distribuer le planning aux employés

Une fois le planning du personnel finalisé, les entreprises doivent s’assurer que chaque employé le reçoive à temps.

Meilleures pratiques pour distribuer les horaires :

• Envoyez les horaires à l’avance pour que les employés aient le temps de se préparer.
• Utilisez une plateforme de planification en ligne pour des mises à jour et un accès faciles.
• Affichez des copies papier dans les zones communes pour référence.
• Permettez aux employés d’accuser réception pour confirmer qu’ils ont vu leurs horaires.

Rendre les horaires facilement accessibles aide à gérer efficacement les emplois du temps des employés tout en réduisant la confusion et les malentendus.

Étape 12 : Établir une stratégie de communication d’équipe

Une stratégie de communication solide assure que les employés restent informés et engagés avec les mises à jour des plannings.

Moyens d’améliorer la communication d’équipe :

• Utilisez des applications de planification pour envoyer des rappels automatiques de début de service.
• Créez un groupe de discussion dédié pour discuter des échanges ou des mises à jour de services.
• Encouragez les retours d’informations pour identifier tôt les préoccupations liées à la planification.
• Organisez régulièrement des réunions pour discuter des défis et solutions liés au personnel.

Une communication claire améliore l’efficacité de la planification du personnel, évitant ainsi la confusion et les conflits de dernière minute.

Étape 13 : Évaluer périodiquement votre planning et votre processus

Le processus de planification du personnel doit être révisé régulièrement pour s’assurer qu’il reste efficace. Les entreprises devraient analyser les principaux indicateurs de performance pour déterminer si leur stratégie de planification répond aux besoins opérationnels et des employés.

Comment évaluer votre processus de planification :

• Suivez l’assiduité et la ponctualité – Identifiez les schémas d’absentéisme ou de retard.
• Surveillez la répartition de la charge de travail – Assurez-vous que les services sont équitablement répartis entre les employés.
• Recueillez les retours d’expérience des employés – Interrogez le personnel sur les défis et améliorations de la planification.
• Évaluez la satisfaction des clients – Assurez-vous que les niveaux de personnel s’alignent sur la qualité du service client.

En réexaminant et en affinant périodiquement le planning, les entreprises peuvent améliorer l’efficacité et la satisfaction des employés, rendant la planification plus adaptable aux demandes changeantes.

Étape 14 : Surveiller et ajuster au besoin

Même un planning de travail bien conçu pour les employés nécessite des ajustements au fil du temps. Les entreprises doivent rester flexibles et réactives aux circonstances changeantes.

Meilleures pratiques pour surveiller et ajuster les plannings :

• Utilisez des logiciels de planification pour suivre en temps réel les heures de travail des employés et la couverture des services.
• Traitez rapidement les problèmes de sous-effectif en assignant des travailleurs supplémentaires si nécessaire.
• Ajustez les horaires en fonction des performances et des besoins de charge de travail des employés.
• Soyez proactif face aux conflits, en les résolvant avant qu’ils n’escaladent.

Une surveillance régulière garantit une planification efficace des employés tout en permettant aux gestionnaires de prendre des décisions basées sur les données pour optimiser les plannings du personnel.

Étape 15 : Respecter les exigences légales

Les entreprises doivent respecter les lois et réglementations du travail lors de la création des plannings des employés pour éviter les risques juridiques.

Considérations clés en matière de conformité :

• Périodes de repos minimales – Assurez-vous que les employés bénéficient de pauses suffisantes entre les services.
• Réglementations sur les heures supplémentaires – Suivez les heures supplémentaires et rémunérez les employés en conséquence.
• Lois sur la planification équitable – Certaines régions exigent un préavis pour les changements de service.
• Restrictions sur les heures de travail – Certaines industries ont des limites sur le nombre d’heures de travail maximum.

Comprendre et se conformer aux meilleures pratiques de programmation du personnel protège les entreprises des sanctions et des litiges tout en assurant des conditions de travail équitables.

Étape 16 : Utiliser un logiciel de planification

L’utilisation de l’automatisation pour les entreprises simplifie le processus de planification du personnel, réduisant la charge administrative et améliorant l’exactitude. Une application de planification aide les entreprises à :

• Automatiser les affectations de services en fonction de la disponibilité et de la charge de travail des employés.
• Fournir des mises à jour d’horaire en temps réel aux employés.
• Permettre au personnel de demander des congés et d’échanger des services numériquement.
• Générer des rapports sur les coûts de main-d’œuvre, l’assiduité et les performances.

En mettant en œuvre l’automatisation de la main-d’œuvre, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire les conflits d’horaires et assurer aux employés des horaires de travail justes et efficaces.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de planification pour les employés ?

Investir dans un logiciel de planification offre aux entreprises une méthode structurée et efficace pour planifier les employés, réduire les erreurs et améliorer la gestion de la main-d’œuvre. Voici les principaux avantages de l’utilisation de l’automatisation au travail pour la planification.

1. Simplifier la planification

La planification manuelle prend du temps et est sujette aux erreurs humaines. Le logiciel de planification aide les entreprises à créer un programme pour les employés efficacement en :

• Automatisant la création et les ajustements de services.
• Réduisant le risque de double réservation d’employés.
• Permettant aux managers de mettre à jour facilement les horaires en temps réel.
• Fournissant des modèles pour les schémas de planification répétitifs.

Avec l’automatisation pour les entreprises, les managers peuvent planifier les employés rapidement et avec précision, assurant un fonctionnement fluide.

2. Améliorer la communication

Un planning des employés devrait être facilement accessible à tous les membres du personnel. Un logiciel de planification améliore la communication en :

• Envoyant des notifications automatiques concernant les affectations de postes et les changements.
• Fournissant une plateforme centralisée où les employés peuvent consulter les horaires.
• Permettant une communication directe entre les gestionnaires et le personnel pour les échanges de postes.

Avec une meilleure communication, les employés restent informés et engagés, réduisant ainsi la confusion concernant leurs horaires de travail.

3. Réduire les Conflits de Planification

Les conflits surviennent lorsque plusieurs employés demandent le même congé ou que les postes sont attribués de manière inéquitable. Un logiciel de planification prévient ces problèmes en :

• Mettant en évidence les conflits de planification potentiels avant qu’ils ne se produisent.
• Permettant aux employés de soumettre leurs disponibilités et demandes de congés numériquement.
• Offrant une résolution automatique des conflits pour ajuster les postes au besoin.

Cela garantit une planification équitable et une répartition équilibrée de la charge de travail, menant à une plus grande satisfaction des employés.

4. Augmenter l’Efficacité

Un horaire de personnel bien organisé améliore l’efficacité en s’assurant que les bons employés sont assignés au bon moment. Un logiciel de planification aide en :

• Alignant les postes sur la demande de l’entreprise et les heures de pointe.
• Suivant les performances des employés et les tendances d’assiduité.
• Éliminant les erreurs de planification manuelles qui causent des ralentissements opérationnels.

En planifiant efficacement les employés, les entreprises peuvent augmenter leur productivité et réduire les coûts de main-d’œuvre.

5. Favoriser la Croissance de l’Entreprise

À mesure que les entreprises se développent, la gestion manuelle des horaires du personnel devient insoutenable. L’automatisation de la main-d’œuvre aide à étendre les opérations en :

• Gérant efficacement de plus grandes équipes et plusieurs sites.
• S’intégrant aux logiciels de paie et RH pour rationaliser la gestion de la main-d’œuvre.
• Permettant des structures de postes flexibles pour accompagner la croissance de l’entreprise.

Avec le meilleur moyen de planifier les postes des employés, les entreprises peuvent se développer tout en maintenant une planification efficace des employés.

Optimisation de la Planification avec Shifton

Shifton est une puissante solution de planification des employés conçue pour aider les entreprises à gérer les horaires des employés, optimiser la planification des postes et rationaliser l’automatisation de la main-d’œuvre. Que vous ayez besoin de planifier efficacement vos employés, de réduire les conflits ou d’améliorer la visibilité des postes, Shifton offre les bons outils pour l’automatisation des affaires et la gestion des plannings du personnel.

Caractéristiques Clés de Shifton pour la Planification du Personnel

• Planification Automatisée des Postes – Créez des horaires de travail efficaces pour les employés en quelques clics.
• Suivi de la Disponibilité des Employés – Évitez les conflits de planification en associant les postes à la disponibilité des employés.
• Mises à Jour Instantanées des Horaires – Informez instantanément les employés de tout changement ou mise à jour des postes.
• Échanges de Postes & Gestion des Congés – Permettez aux employés d’échanger des postes et de demander des congés numériquement.
• Intégration de la Paie & Suivi du Temps – Synchronisez les heures de travail avec les systèmes de paie pour un traitement salarial précis.
• Planification Multi-Sites – Gérez les plannings du personnel à travers plusieurs branches ou sites.

Comment Shifton Aide les Entreprises à Planifier les Employés Efficacement

Shifton est conçu pour simplifier le processus de planification du personnel, garantissant que les entreprises peuvent :

• Établir rapidement et précisément un horaire pour les employés.
• Réduire les changements de dernière minute et assurer une couverture de poste fiable.
• Améliorer l’engagement des employés en offrant une planification juste et transparente.
• Gagner du temps sur la planification manuelle et se concentrer sur la croissance de l’entreprise.
• Assurer la conformité aux lois du travail grâce à des règles de planification automatisées.

Pourquoi Choisir Shifton pour l’Automatisation de la Main-d’œuvre ?

L’interface intuitive de Shifton et ses outils d’automatisation en font l’un des meilleurs moyens de planifier les postes d’employés pour les entreprises de toutes tailles. En implémentant Shifton, les entreprises peuvent :

• Réduire les erreurs de planification en automatisant l’affectation des postes.
• Augmenter l’efficacité en alignant les horaires de travail sur les besoins de l’entreprise.
• Améliorer la flexibilité pour les employés tout en assurant une cohérence opérationnelle.

Avec le logiciel de planification du personnel de Shifton, les entreprises peuvent gérer efficacement les horaires des employés, réduire les conflits et optimiser la planification des postes pour le succès à long terme.

Réflexions Finales sur la Planification des Employés

Une planification efficace du personnel est essentielle pour maintenir la productivité, assurer une distribution équitable du travail et optimiser les opérations commerciales. En suivant ces 16 étapes, les entreprises peuvent planifier les employés efficacement, minimiser les conflits et améliorer la satisfaction de la main-d’œuvre.

Points Clés :

• Planifiez à l’avance en analysant les besoins de l’entreprise, les heures de pointe et la disponibilité des employés.
• Utilisez une planification basée sur les données pour faire correspondre les niveaux de personnel à la demande.
• Assurez l’équité en tenant compte des préférences des employés et des exigences légales.
• Améliorez la communication en rendant les horaires facilement accessibles.
• Exploitez le logiciel de planification tel que Shifton pour automatiser la planification des postes, réduire les erreurs et améliorer l’efficacité.

Un horaire de travail bien structuré pour les employés profite non seulement à l’entreprise, mais améliore également l’engagement et la fidélisation du personnel. En investissant dans l’automatisation des effectifs, les entreprises peuvent simplifier leurs opérations et se concentrer sur la croissance plutôt que sur les tâches administratives.

Avec les bonnes techniques et outils de planification des employés, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire les coûts et créer un environnement de travail plus efficace.

Commencez à optimiser la planification de votre personnel dès aujourd’hui et bâtissez une équipe plus forte et plus productive !

Shifton est un outil en ligne de pointe conçu pour planifier le travail des employés dans une entreprise. Shifton offre l’accès à une large gamme de fonctionnalités utiles : horaires de travail personnalisables, modèles de roulements, échanges de postes simplifiés, respect intégré des lois du travail et de nombreux autres modules utiles qui vous permettent de créer rapidement et efficacement des horaires pour les employés.

C’est ce qui rend l’application en ligne Shifton unique :

Planification en un clic grâce aux modèles préconfigurés

Les gestionnaires d’entreprise peuvent suivre le flux de travail dans un système de gestion des tâches flexible. Shifton offre également à tous les employés la possibilité de choisir des tâches dans leur domaine de compétence.

Par exemple, les serveurs dans un restaurant peuvent s’envoyer des demandes d’échanges de postes. Selon les paramètres de l’horaire, ces échanges peuvent avoir lieu sans la participation du responsable, ou bien être envoyés au responsable pour confirmation. Ainsi, le propriétaire du restaurant ne se retrouvera jamais dans une situation où il n’y a pas assez de personnel pour les roulements. De plus, le système apporte automatiquement des changements à l’horaire et toutes ces informations sont stockées en un seul endroit.

Paye intelligente

Shifton permet à un propriétaire d’entreprise de collecter en un seul endroit des informations sur le salaire des employés, les calculs des heures supplémentaires quotidiennes et hebdomadaires, les taux pour les événements uniques, les primes, les pénalités et autres données. Un employé peut occuper plus d’un poste au sein d’une entreprise et recevoir des salaires différents pour leur travail.

Étant donné que différents pays utilisent différentes lois, Shifton aide les entreprises avec des employés à distance situés dans différents pays à se conformer à toutes les exigences des lois du travail. L’intégration avec Quickbooks et d’autres programmes comptables populaires est également disponible.

Suivi de l’assiduité

Le module de suivi de l’assiduité de Shifton fournit des informations précises sur le début et la fin des roulements ainsi que sur les absences en temps réel. La fonction est disponible pour les ordinateurs fixes et les smartphones, ainsi que via GPS ou réseau.

Le système Shifton vérifie l’horaire défini en temps réel, en comparant le temps des roulements et des pauses. Une fonctionnalité distincte permet également de marquer automatiquement la fin du poste si les employés oublient de le faire manuellement.

Si nécessaire, la direction de l’entreprise peut recueillir des données sur l’emplacement des employés pour leurs visites sur le lieu de travail. Par exemple, si un employé est constamment en mouvement entre les bureaux de l’entreprise avec un réseau Wi-Fi et une adresse IP statique, le système Shifton peut être configuré pour accepter les événements uniquement à partir d’une adresse IP statique spécifique, garantissant que l’employé est sur le lieu de travail.

Comment Shifton peut améliorer la gestion des flux de travail en banque

L’activité pleinement développée de la banque est impossible sans un travail bien coordonné de toutes ses branches et un calendrier de travail compétent. De nos jours, les banques commerciales et d’État envisagent de travailler non seulement les jours ouvrables réguliers, mais aussi pendant les jours fériés. De plus, la situation actuelle avec les confinements exige également des ajustements flexibles aux réalités de la vie.

L’application en ligne Shifton est une véritable aide pour toute banque

L’automatisation maximale du flux de travail aide à simplifier la vie du propriétaire de la banque. L’application en ligne Shifton aide à répartir les employés dans les départements, à suivre leurs heures de travail et à gérer les horaires de travail.

De plus, la fonctionnalité de l’application permet d’établir une communication et une gestion efficaces avec les employés qui se trouvent dans différents fuseaux horaires ou qui travaillent à distance. Pour ajouter des employés au système Shifton, le gestionnaire doit seulement ajouter leurs prénoms, noms de famille, numéros de téléphone mobile ou e-mails.

En utilisant Shifton, le directeur de banque peut ajouter un nombre illimité d’employés, leur assigner diverses tâches et leur donner différents niveaux d’accès. Le module « Départements, Projets » de Shifton permet de transférer instantanément des employés d’un département à un autre si nécessaire. Shifton offre également la possibilité de coordonner efficacement le travail du personnel et de comparer les statistiques et les indicateurs mensuels.

Une autre fonctionnalité utile de l’application est la capacité de transférer et de sauvegarder toute la documentation nécessaire dans un stockage en nuage sécurisé. Étant donné que l’application en ligne Shifton est disponible 24h/24 et 7j/7, tout employé de la banque ayant l’autorité appropriée peut demander toutes les informations nécessaires à tout moment.

Avec l’application Shifton, les gestionnaires de banque peuvent créer et éditer des horaires réguliers et de vacances pour différents départements ou employés individuels. Parallèlement, ils peuvent rapidement apporter des modifications aux horaires déjà créés.

Par exemple, si une banque ferme plus tôt que d’habitude pendant les jours fériés, l’horaire peut être raccourci à l’heure requise. De plus, grâce au module « Bonus et Pénalités », vous pouvez attribuer des bonus supplémentaires aux employés qui prennent leurs postes pendant les jours fériés.

Avoir un horaire de travail intelligent est essentiel pour établir un flux de travail stable dans une banque. Cependant, l’horaire doit être flexible. Tout employé peut être absent pour diverses raisons : congé maladie, circonstances familiales, hospitalisation, etc. Pour ces cas, l’option « Postes ouverts » sera utile, permettant à la banque de fonctionner comme prévu, peu importe la durée d’absence d’un employé ou d’un autre.

Avec Shifton, un outil moderne de planification en ligne, vous pouvez facilement gérer le flux de travail d’une banque avec un nombre quelconque de branches et d’employés.